Pek çok rapor türü vardır – satış raporları, pazarlama raporları, okul raporları, sosyal medya raporları ve daha fazlası.
Ancak ne tür bir rapor yazmanız gerektiğine bakılmaksızın, doğru rapor yazma biçimini takip etmelidir. Doğru formatla, raporunuzun okunması ve anlaşılması kolay olacaktır.
Her şeyden önce, bir rapor bir deneme, blog yazısı veya gazetecilik makalesinden farklıdır. Bir raporun ana fikri, belirli bir konu, durum veya olay hakkında gerçekleri sunmaktır.
Fikirleri veya hipotezleri desteklemekle ilgili değil. Bilgiler açık ve özlü bir şekilde sunulmalıdır - bu nedenle uygun rapor yazma formatı önemlidir.
Farklı rapor türleri olduğu gibi, bunları sunmanın da farklı yolları vardır. Raporlar, basılı belgeler, etkileşimli slayt desteleri ve hatta görsel bir infografik olabilir.
Raporunuzun görsel kompozisyonundan bağımsız olarak bu makaledeki formatı takip edin. İçerik, seçtiğiniz herhangi bir format için aynı şekilde ayarlanmalıdır.
Raporunuzu yazdıktan sonra, Visme kontrol panelinize giriş yapın ve ihtiyaçlarınız için mükemmel rapor şablonunu bulun. Yazılı içeriğinizi girin, veri görselleştirmeleri oluşturun ve hedef kitlenizi sıkmayacak bir rapor oluşturun.
Oluşturmanız gerekebilecek bir dizi farklı rapor vardır. Bunların her biri, bu gönderide ele aldıklarımıza benzer bir raporlama yazma biçimini izleyecektir.
Ele alacağımız ilk rapor türü, yıllık bir rapordur. Bu, genellikle bir işletmenin ilerleme ve performans yılını, denetçilerin ve ekip üyelerinin şirketin nasıl yaptığını bilmelerini sağlamak için tamamlayacaktır.
Raporun kime yönelik olduğuna bağlı olarak, web sitesi analizlerinden satış kârlarına kadar her şeyi içerebilir.
Ekibinize yardımcı olacak bir rapor, çeşitli projelerdeki ve hedeflerdeki ilerlemenize dayalı haftalık bir rapordur. Bu, basit bir tek sayfalık veya belirli güncellemeleri içeren daha ayrıntılı bir rapor olabilir.
Müşterileri ve ekip üyelerini bir proje raporu sağlayarak üzerinde çalıştığınız çeşitli projelerin durumu hakkında güncel tutun. Bu, rapor ilerlemenizin bir zaman çizelgesini ve herkesi aynı sayfada tutmak için her segmentin son tarihini içerebilir.
Satış ve/veya pazarlama stratejilerinizin nasıl gittiği konusunda ekibinizi güncel tutmak çok önemlidir. Kar marjlarını, katılım artışlarını ve daha fazlasını gösteren grafikleri bir araya getirin.
Bu tür raporlar, stratejilerinizin işe yarayıp yaramadığını veya gelecekte biraz ince ayar yapılması gerekip gerekmediğini belirlemenin de harika bir yoludur.
Bazen derinlemesine bir araştırma yapmanız gerekiyorsa, bu bilgiyi sunmanın en iyi yolu bir araştırma raporudur. Bilimsel bulgular, bir çalışmadan elde edilen veriler ve istatistikler vb. olsun, bir araştırma raporu sonuçlarınızı paylaşmanın harika bir yoludur.
Akademik rapor, genellikle yüksek lisans veya lisans üniversitesinde bir sınıf için oluşturulan bir rapordur. Bu, resmi bir yazı stilini takip eder ve öğrencinin akademik çalışmaları ile ilgili bir konuya dalar.
Şimdi iyi kısma geliyoruz - nihai rapor yazma formatı. Bu, çektiğiniz verilere ve bilgilere göre değişiklik gösterse de, bu biçimi takip etmek her zaman herhangi bir rapora başlamak için harika bir yol olacaktır.
Biraz böyle gider:
Başlık: Açık ve özlü bir rapor başlığı.
İçindekiler: Raporunuzun içeriğine ayrılmış bir sayfa.
Özet: Raporunuzun tamamına genel bir bakış — bu bölümü yazmak için raporun tamamını tamamlamanızı beklemeniz gerekecek.
Giriş: Rapor konunuzu ve okuyucuların sayfalarda ne bulacağını tanıtın.
Gövde: Raporunuzun en uzun bölümü — tüm bilgilerinizi derleyin ve sunmaya yardımcı olması için veri görselleştirmesini kullanın.
Sonuç: Özetten farklı olarak bu, raporun gövdesini sonlandırır ve tüm bulgularınızı özetler.
Öneriler: Bu raporda sağlanan bilgilerle tamamlanacak bir dizi önerilen hedef veya adım.
Ekler: Raporunuzdaki bilgileri derlemek için kullanılan kaynaklarınızın bir listesi.
Bu sekiz unsurun her biri, hiçbir noktayı göz ardı etmemenizi ve okuyucunuzun raporunuzda neler öğrendiğini ve bu bilgileri nasıl topladığınızı tam olarak bilmesini sağlar.
Bir sonraki adımınız bir taslakla başlamaktır. Anahattın her noktasında, orada ne olacağını açıklamak için bir veya iki cümle kullanın. Fazla söze gerek yok, sadece daha sonra uygulayabileceğiniz bir fikir. Genel tasarım için de bazı tasarım fikirleri girin.
Örneğin, İçindekiler bölümünde, yalnızca bir sayfa veya slaydı kapsamasını istediğinizi ekleyin, yalnızca ana bölümler veya belki alt bölümler için de sayfalar eklemek istiyorsanız not alın.
Ekler bölümünde, daha fazla araştırma yaparken kullandığınız ve eklediğiniz kaynakların tüm bağlantılarını listeleyin. Raporunuzda atıfta bulunduğunuz her kaynak burada listelenmelidir.
Anahatınızın en önemli kısmı Gövde bölümüdür. Orada, daha sonra yazarken takip edebileceğiniz dahili bir bölüm ve alt bölüm taslağı oluşturun.
Ana taslağı oluşturduktan sonra, tüm içeriği raporda bir araya getirme zamanı. Yukarıda sunduğumuz taslak, ihtiyaç duyacağınız tek rapor yazma formatıdır. Gerekirse bölümler ekleyebilirsiniz, ancak hiçbirini almayın.
Her bölüme ayrıntılı olarak bakalım.
Raporunuzun başlığı, ifadesinde açık olmalıdır. Raporun tam olarak ne hakkında olduğunu söylemelidir. Bunun bir roman olmadığını unutmayın. Gerekirse bir alt yazı ekleyin, her bir alt başlığın yazı tipi boyutunun başlıktan daha küçük olduğundan emin olun.
Tasarım açısından başlığınız davetkar bir kapak sayfası olarak tasarlanabilir. Başlığın nasıl göründüğü konusunda net bir hiyerarşi olması gerekir.
Başlık veya kapak sayfanıza aşağıdakileri eklediğinizden emin olun:
İçindekiler sayfasını her zaman sonuna kadar bırakın. Sonuçta, henüz tüm sayfa numaralarınızı bilmiyorsanız, içindekiler tablosu yazamazsınız.
Ancak, Gövde taslağınızda zaten tanımlanmış bölüm ve alt bölüm başlıkları varsa, bunları içeriğe ekleyebilir ve numaralandırmayı daha sonra bırakabilirsiniz.
İçindekiler Tablosu sayfalarına sahip olmak, okuyucularınızın en çok ilgilendikleri bilgileri hızlı ve kolay bir şekilde bulmasını kolaylaştırarak genel okunabilirliği artırır. Yani bu adımı kesinlikle atlamak istemezsiniz.
Benzer şekilde, raporun özeti (özet olarak da bilinir) en iyi, raporu yazmayı bitirdikten sonra yapılır. Çalışmaya devam etmenize yardımcı olması için başlangıçta bir özet taslağı oluşturabilirsiniz, ancak sonunda kesinlikle tekrar gözden geçirmek isteyeceksiniz.
Özet, tüm raporun bir tanıtım yazısıdır. Kararın amacını, sürecini ve bir pasajını içermelidir. Bu, bir veya iki paragraftan daha uzun olmamalıdır.
Giriş bölümünde, raporun ne hakkında olduğunu ve neden oluşturulduğunu belirtin. Raporunuzun uzunluğuna bağlı olarak, giriş, tek bir paragraftan bir sayfanın tamamına kadar değişebilir.
Örneğin, bir sosyal medya raporu tanıtımı için bir paragraf yeterliyken, bir yıllık rapor için bir sayfanın tamamı daha uygun olacaktır.
Özellikle bir araştırma raporuysa, konunuzun neden bu kadar önemli olduğunu tanıtmak için bu zamanı ayırın. Okuyucularınızın keşfettiklerinizi neden önemsemesi gerektiğine odaklanmalısınız.
Raporunuzun gövdesi, tüm bilgilerin bir araya getirildiği yerdir ve raporunuzun en uzun bölümü olacaktır. Bu muhtemelen birkaç (5-50 arası) sayfaya yayılacaktır. İçerik oluşturmada tutarlı bir akış sağlamak için ilk taslağınızı takip edin. Gövde içeriğini bölümler ve alt bölümler olarak yazın.
Ayrıca, görsel ipuçları olarak madde işaretleri ve veri görselleştirmeyi kullanın. Bunlar, hedef kitlenizin raporunuzun içeriğini daha iyi anlamasına yardımcı olacaktır.
Tüm bu verileri görselleştirmeyle ilgili bazı ipuçları için Visme'den bu videoyu izleyin!
Raporunuzu iyi hazırlanmış bir sonuçla kapatın. Bunu, raporda nelerin kapsandığının kısa bir özeti olarak formüle edin ve ekteki öneriler bölümüne ve kaynaklara değindiğinizden emin olun.
Bu bölüm asla tabloya yeni bilgiler getirmemelidir - bunun yerine, daha önce bahsettiğiniz tüm bulguları kısa ve öz bir son bölümde özetlemelidir.
Öneriler bölümünü, olası çözümlerle birlikte akıllı hedeflerle bir dizi eyleme dönüştürülebilir adım olarak oluşturun. Bu bölüm okul karneleri veya kitap karneleri ile ilgisizdir, ancak bir iş ortamında esastır.
Bu, bir araştırma raporuysa, tüm kaynaklarınızı listelediğiniz bölümdür. Raporla veya aynı konuyla ilgili önceki raporlarla ilgili bağlantıları da eklemelisiniz.
Hatta Visme ile oluşturduğunuz raporun etkileşimli bir versiyonunu bile bağlayabilirsiniz. Visme, tek bir tıklamayla web'de yayınlanabilen etkileşimli ve hareketli belgeler oluşturmanıza olanak tanır ve raporunuza yeni bir boyut sunar.
Eklerinizi oluştururken iyi bir kural, yalnızca raporla ilgili veya raporunuzu yazarken atıfta bulunduğunuz bilgileri eklemektir. Ekteki içeriğe bağlantı vermek için raporun içindeki referans açıklamalarını kullanın.
Bu örnek rapor tasarımında kullanılan rapor içeriği burada bulunabilir
Kaydolun. Ücretsizdir.Öne çıkan bir görsel rapor mu oluşturmak istiyorsunuz?
Bir rapor yazma biçimini takip etmek sürecin sadece bir parçasıdır. Yazılı içeriği ve görselleri nasıl bir araya getirdiğinizin de bilincinde olmanız gerekir.
İşte harika raporlar hazırlamanıza yardımcı olacak Visme ekibinden bazı ipuçları.
Raporunuzu oluşturmak üzere bu özelleştirilebilir şablonu kullanmak için aşağıdaki resme tıklayın. Standart rapor yazma biçimini takip eder, böylece kafanız karışmaz veya bir bölümü kaçırmazsınız.
Umarım bu gönderi, bir raporu bir araya getirmenin en iyi yolunu daha iyi anlamanıza yardımcı olmuştur. Standart bir rapor yazma biçimini takip etmek, ilgi çekici, akılda kalıcı raporlar oluşturmak için tam da ihtiyacınız olan şeydir. Yukarıdaki ipuçlarını takip edin ve bir daha asla sıkıcı bir rapor hazırlamayacaksınız.
Bir rapor yazma biçimini takip etmenin daha iyi bir rapor oluşturmanıza nasıl yardımcı olacağı gibi, bir Visme aboneliği de eksiksiz bir görsel içerik paketi oluşturmanıza yardımcı olacaktır.
İster deneyimli bir tasarımcı ister tamamen acemi olun, işletmeniz için görsel marka deneyimleri tasarlayın.
Visme’yi ücretsiz deneyin