Comment offrir un remboursement des frais de scolarité et investir dans votre équipe

Vous investissez dans vos employés pendant la journée de travail standard de 9h à 17h.

Vous les équipez des meilleurs outils pour faire leur travail, d'un bureau debout, et même de collations saines au bureau.

Mais qu'en est-il en dehors des heures de bureau ? Que peut faire votre entreprise pour contribuer davantage au succès à long terme de votre personnel ? Une façon de le faire est de proposer un programme de remboursement des frais de scolarité qui encourage la poursuite des études et le développement professionnel.

Les programmes ou cours qu'un employeur rembourse sont destinés aux employés cherchant à avancer dans leur éducation en rapport avec leur parcours professionnel actuel ou potentiel. Cela donne aux employés la chance d'augmenter leurs connaissances dans l'industrie et de développer des compétences avancées pour aider l'organisation à réussir.

Le remboursement des frais de scolarité est souvent proposé comme un remboursement des employés ou un avantage pour les employés en plus d'un package salarial et d'autres avantages comme les soins de santé, un 401(k), ou les frais de transport. Les entreprises utilisent généralement des logiciels de gestion des avantages pour planifier et administrer leurs avantages afin d'assurer la conformité avec les réglementations gouvernementales.

Les plans de remboursement des frais de scolarité sont généralement divisés en trois domaines d'exigences :

• Exigences du programme : Les collèges, universités ou institutions couverts par le plan
• Exigences des cours : Les cours éligibles au remboursement concernent généralement la description de poste de l'employé ou son parcours professionnel potentiel
• Exigences de délai : Si un employé est tenu ou non de continuer à travailler pour l'organisation pendant une période déterminée après la fin de ses études

Remboursement des frais de scolarité vs. aide aux frais de scolarité

Il est facile de confondre le remboursement des frais de scolarité avec l'aide aux frais de scolarité ou de penser qu'ils sont identiques. Cependant, il existe des différences spécifiques entre les deux.

Le remboursement des frais de scolarité est lorsque l'entreprise rembourse un employé pour les frais scolaires une fois terminés ou après chaque semestre. L'aide aux frais de scolarité est lorsque l'entreprise paie les frais de scolarité à l'avance. L'aide aux frais de scolarité est considérée comme plus risquée car les employeurs prennent le risque qu'un employé se relâche ou n'assiste pas aux cours, même si c'est déjà payé.

Comment fonctionne le remboursement des frais de scolarité ?

De la couverture des frais de scolarité au remboursement des livres, le plan de remboursement des frais de scolarité de votre entreprise peut couvrir de nombreux éléments différents. Il est important de le faire fonctionner pour votre organisation et vos employés. Voici quelques éléments à considérer lors de la création d'un programme à partir de zéro.

Calendrier de paiement

Lorsque les organisations mettent en place leur programme, un calendrier de paiement doit être défini. En général, les employés paient leurs cours à l'avance et soumettent des formulaires de remboursement des frais de scolarité une fois terminés. Certains employeurs peuvent choisir de payer les cours au moment où un employé s'inscrit.

Type de cours

Habituellement, un employeur ne paie que pour les cours ou les programmes de certification liés au rôle actuel de l'employé au sein de l'organisation pour continuer leur développement professionnel. Cependant, certaines entreprises choisissent d'inclure un diplôme d'études secondaires ou un programme GED, en plus d'un programme de diplôme, dans leur plan de remboursement des frais de scolarité.

Niveaux de paiement

Certaines organisations ont des niveaux de paiement échelonnés dans leur programme de remboursement des frais de scolarité. Par exemple, un employeur paie les employés à temps plein pour un certain pourcentage du cours, en fonction de leurs notes. Obtenir un A dans un cours signifierait qu'ils se qualifient pour un remboursement de 100 % des frais de scolarité, tandis qu'un B pourrait signifier 85 %, un C signifierait 75 %, et ainsi de suite.

Dépenses

Payer les dépenses est un autre élément à considérer lors de la création d'un programme de remboursement des frais de scolarité. Certaines entreprises choisissent de ne couvrir que le coût des frais de scolarité, tandis que d'autres paient pour les coûts de formation continue comme les livres, le service Internet, les frais de transport, et toute technologie nécessaire pour le cours.

Institutions

Enfin, de nombreuses entreprises couvrent toutes les institutions accréditées, mais il devient de plus en plus courant pour les employeurs de créer des partenariats exclusifs avec des fournisseurs d'éducation spécifiques. Par exemple, si un collège ou une université locale propose un programme précieux pour de nombreux employés, votre entreprise peut choisir de s'associer avec eux.

Comment créer un programme de remboursement des frais de scolarité

Lorsque votre équipe des ressources humaines crée un programme de remboursement des frais de scolarité, des étapes spécifiques doivent être incluses dans le processus.

Étape 1 : Effectuer une analyse coûts-avantages

En tant que professionnel des RH, vous devrez peut-être défendre un programme de frais de scolarité en convainquant les autres qu'il vaut le temps, l'énergie et le coût. Il est essentiel de s'assurer que votre entreprise peut se permettre d'offrir un tel programme et de déterminer les avantages et les inconvénients potentiels. Il peut être utile d'envoyer un sondage aux employés pour évaluer l'intérêt du personnel.

Étape 2 : Établir des politiques concernant l'inscription et l'éligibilité

Ensuite, vous voudrez avoir des détails clairs sur qui est éligible pour le programme et ce qui est couvert.

Étape 3 : S'associer avec des collèges et universités

La plupart des programmes ne permettent pas aux employés de choisir n'importe quelle école qu'ils souhaitent. Il est courant pour les entreprises de s'associer avec des écoles, collèges et universités spécifiques avec un objectif particulier en tête. Avoir une relation avec les collèges de la région rend également le dépôt des documents une expérience sans tracas pour toutes les parties impliquées.

Étape 4 : Créer un plan marketing

Une fois les détails en place, il est temps de mettre tout le monde au courant de ce que le programme offre. Si les employés ne sont pas au courant du programme, personne ne s'inscrira. Assurez-vous que les chefs de département informent correctement leur équipe des détails du programme dans le cadre d'une bonne administration des avantages.

Fournissez également des messages aux recruteurs sur la façon d'utiliser le programme lorsqu'ils recherchent des talents de premier plan pour rejoindre l'organisation.

Avantages d'offrir un remboursement des frais de scolarité

Les entreprises offrent le remboursement des frais de scolarité pour diverses raisons, et il y a des avantages pour l'employé et l'employeur. Voici quelques avantages à offrir ce type de programme à votre personnel.

Outil de recrutement pour attirer les candidats

Si votre organisation consacre du temps et des efforts à créer un programme de remboursement des frais de scolarité, montrez-le lors du processus de recrutement !

Ce type d'avantage pour les employés pourrait être ce qui distingue votre entreprise de la concurrence et peut être le facteur décisif pour un candidat. En offrant une aide pour les frais de scolarité et les prêts étudiants, vous montrez à quel point vous êtes investi dans votre équipe et le succès de votre organisation.

Retenir les employés

Les entreprises qui offrent un remboursement des frais de scolarité ont plus de chances de réduire le roulement du personnel car elles conservent les meilleurs talents. Les employés qui bénéficient de cet avantage restent généralement plus longtemps dans une entreprise, surtout s'il y a une clause stipulant que les employés doivent rester dans l'organisation pendant au moins un an après l'achèvement.

Les employés qui profitent du remboursement des frais de scolarité sont susceptibles de se sentir loyaux envers l'organisation et confiants qu'ils peuvent évoluer en interne, au lieu de chercher une croissance professionnelle ailleurs.

Économies fiscales

Les organisations qui hésitent à propos d'un plan de remboursement des frais de scolarité en raison des taxes associées doivent savoir que cela coûte très peu à un employeur. Tout argent qu'une entreprise dépense pour rembourser les frais de scolarité, ou d'autres dépenses éducatives, pour leurs employés est déductible d'impôt jusqu'à 5 250 $ par employé chaque année.

Développer les talents pour renforcer l'entreprise

Un programme de remboursement des frais de scolarité clairement défini ouvre la porte à plus d'opportunités éducatives, rendant les talents internes plus qualifiés pour assumer d'autres rôles. Il est intelligent d'embaucher un candidat interne qui connaît déjà les tenants et aboutissants de l'organisation au lieu d'essayer de recruter un nouveau candidat. Et si un candidat interne a certaines, mais pas toutes, les qualifications nécessaires pour un rôle de gestion, retourner à l'école pour une formation continue peut les y amener.

Pour certains employés, un diplôme universitaire ou de troisième cycle est la pièce manquante pour être éligible à une promotion. Les compétences et les connaissances que leurs études leur apportent les aideront à être des employés plus intelligents et plus efficaces.

“Un programme de remboursement des frais de scolarité est plus qu'une aide financière — c'est un signal qu'un employeur investit dans l'avenir d'un membre de l'équipe. Je suis reconnaissant pour l'investissement de G2 en moi, au travail et en dehors.”

Jeremy Levin
CSM stratégique, G2

Engagement des employés

Un autre avantage clé d'un programme de remboursement des frais de scolarité est que votre personnel ne se sent jamais ennuyé ou à l'arrêt dans leur rôle. Au lieu de cela, ils se sentiront encouragés à relever de nouveaux défis, à suivre leurs passions, et à apprendre de nouvelles compétences à appliquer au travail et dans leur vie personnelle.

Défis de l'offre de remboursement des frais de scolarité

Il est important de comprendre qu'il existe également des inconvénients possibles à offrir un programme de remboursement des frais de scolarité. Avant de définir les tenants et aboutissants de ce que votre organisation offrira, gardez ces inconvénients à l'esprit.

• Potentiel d'épuisement professionnel : Savoir comment équilibrer le travail, la vie personnelle, et tout ce qui entre dans la prise d'un cours peut être difficile pour les employés. Les managers devraient vérifier si la scolarité des employés affecte leur capacité à se concentrer ou à être productifs au travail.
• Une abondance de paperasse : Pour chaque employé qui profite de cet avantage, l'équipe des ressources humaines est chargée de gérer les documents, reçus, et formulaires pour assurer un dépôt correct. Cela peut être chronophage et fastidieux si ce n'est pas fait correctement.
• Investissement significatif dans le budget : Le remboursement des frais de scolarité pourrait consommer une grande partie de votre budget, selon le nombre d'employés inscrits et combien de leurs frais de scolarité votre organisation finance. Envisagez de soumettre la politique à votre équipe financière pour vous assurer que c'est quelque chose que votre entreprise peut se permettre.

Entreprises offrant un remboursement des frais de scolarité

Si vous envisagez d'offrir un remboursement des frais de scolarité, alors vous êtes en bonne compagnie. Découvrez ces marques bien connues qui offrent cet avantage à leurs employés.

UPS

UPS propose le programme Earn & Learn, permettant aux employés à temps partiel de recevoir jusqu'à 5 250 $ par an, avec un maximum à vie de 25 000 $, en remboursement des frais de scolarité. Cela couvre tout programme d'études dans plus de 100 collèges à l'échelle nationale.

G2

Ici chez G2, nous offrons une variété d'avantages pour les employés, y compris le remboursement des frais de scolarité. Cet avantage s'applique aux membres de l'équipe à temps plein qui font partie de l'entreprise depuis au moins trois mois et rembourse jusqu'à 5 250 $ par an.

Il couvre les dépenses telles que les cours universitaires, les séminaires, et les tests de certification qui fournissent un apprentissage et une croissance dans un domaine lié à leur poste actuel au sein de l'entreprise ou pour développer des compétences vers une nouvelle opportunité de carrière avec G2.

“Je voulais aller à l'école supérieure pour mon master en informatique, mais je n'étais pas en mesure de justifier le coût par moi-même. Grâce à G2, je peux me le permettre et je suis bien parti pour obtenir mon diplôme.”

Casey Benson
Ingénieur logiciel, G2

Apple

Les employés à temps plein chez Apple peuvent profiter du programme de remboursement des frais de scolarité d'Apple , qui offre jusqu'à 5 250 $ par an pour les dépenses éducatives. Ils proposent également l'Apple University, une initiative visant à aider les employés à penser comme Steve Jobs.

Les étudiants de l'Apple University ont accès à des cours, séminaires, et outils sur la culture d'entreprise d'Apple, les finances personnelles, les compétences logicielles, les compétences commerciales, et plus encore.

Disney

Disney offre aux employés à temps plein et à temps partiel 100 % de leurs frais de scolarité payés à l'avance, tant que c'est avec une école du réseau Disney Aspire. Ils offrent une large gamme de cours pour développer des compétences et poursuivre divers diplômes aux niveaux de premier cycle et de troisième cycle.

Les cours de ce programme n'ont pas besoin d'être liés au travail de l'employé chez Disney.

Chipotle

Chipotle est une autre organisation avec un plan de remboursement des frais de scolarité généreux qui couvre 100 % du coût pour certains diplômes, diplômes d'études secondaires, et cours de préparation à l'université. De plus, ils fournissent aux employés jusqu'à 5 250 $ par an pour une sélection plus large de programmes et de cours.

Deloitte

Les employés de Deloitte peuvent profiter du programme d'assistance aux études supérieures de Deloitte, qui rembourse la totalité des frais de scolarité pour les employés poursuivant des diplômes d'études supérieures. Ce programme comprend également une allocation pour la technologie et des réductions pour les cours de préparation aux examens d'entrée aux études supérieures, comme le GMAT.

Pour être éligibles au remboursement des frais de scolarité, les employés acceptent de travailler pour Deloitte pendant au moins deux ans après l'achèvement des études supérieures.

McDonald's

Chez McDonald's, les employés éligibles peuvent participer au programme Archways to Opportunities , qui rembourse les employés pour les cours approuvés dans un collège accrédité de deux ou quatre ans, une école professionnelle ou technique, ou une école supérieure.

Pour être éligibles, les employés doivent travailler dans un établissement McDonald's où le propriétaire ou l'opérateur de la franchise participe au programme. Les managers de restaurant à temps plein qui travaillent au moins 30 heures par semaine peuvent obtenir 3 000 $ de frais de scolarité remboursés chaque année, tandis que les équipiers de restaurant, les managers à temps partiel, ou le personnel de bureau à temps partiel qui travaillent au moins 15 heures par semaine peuvent obtenir 2 500 $ chaque année.

Le savoir, c'est le pouvoir

Offrir à vos employés un remboursement des frais de scolarité peut aller loin dans leur succès personnel et professionnel. Lorsque vos employés sentent que votre organisation valorise leur croissance et veut qu'ils soient les meilleurs qu'ils puissent être, alors tout le monde y gagne.

Maintenant que vous avez créé un programme de remboursement des frais de scolarité, que pouvez-vous offrir d'autre à vos employés pour les enthousiasmer ? Voyez comment vous pouvez réorganiser votre politique de congés payés, aussi.