Go with the Flow –

Procure to Pay 
Requisition to Receipt
Presented by: Thomas Simkiss
BizTech
Date: September 1, 2011

Copyright © 2011, Thomas Simkiss. All rights reserved.

 Agenda
• About the Presenter
• About BizTech
• Oracle Business Flows
• Procure to Pay Overview
• Requisition to Receipt
 About the Presenter
• Thomas Simkiss
– 14 years Oracle Experience as an end user and implementation consultant 
– Over 50 Full Cycle Implementations
• Financials, Supply Chain, Projects, Discoverer, OBIEE
– Chief Operating Office at BizTech 
– CPA in NJ
– Member of NJ, PA and American Bar Association
– Prior Presentations:
• Account Generators in the Order to Cash Cycle – Collaborate 07 
• Introduction to the Subledger Accounting Engine on Oracle R12 – Collaborate 08
• Using Bi Publisher to Format Electronic Outbound Payments – Collaborate 09
• Multiperiod Accounting: A Users Guide – Collaborate 10
• Creative Accounting: Use of a Project Segment in Your COA – Collaborate 11
• CS: Sourcing to Agreement – Collaborate 11
• Rollouts of R12 to non‐US countries – Use of Subledger Accounting – MAOUAG 08
• Cradle to Grave: Reconciling General Ledger to Payables to Projects – Oracle Open 
World 06
• Simple Outsourced Payment using Bi Publisher to Format Electronic Outbound 
Payments – Oracle Open World 08
About 
• Leading Regional IT Services firm focused on 
Oracle applications and technology solutions 
– Oracle Platinum Partner – Highest Level of recognition 
– Over 400 successful Oracle implementations over the past 15 years 
• Comprehensive Service Offerings
– Advisory Services 
– Oracle E‐Business Applications Services
• Practice teams in Finance, Supply Chain, Human Resources and CRM
– Oracle Technology Services 
• Recognized leader in Business Intelligence, Service Oriented Architecture 
and Enterprise Performance Management (Hyperion)
– Hosting and Managed Services (MSP) 
– Contract Staffing
 Oracle Business Flows
Quote to  People to 
Start
Cash Paycheck 

Procure to  Project to 
Pay  Close

Design to  Accounting to 
Build Financial  End
Reports

* Standard Business Flows available with Oracle Tutor
Oracle® Tutor Copyright © 1997, 2010, Oracle. All rights reserved.
 Procure to Pay
A
Start

Material  Supplier 
Y Return to 
Analyze to  Passes 
Inspection Replacement
Agreement

N
Requisition 
to Supplier will 
Supplier 
Y
Receipt  provide  Invoice to 
replacement?
Payment
A
Inspection 
to  End
Disposition Supplier Return 
to Debit
 Requisition to Receipt 
Evaluate  Receive Supplier 
Analyze to  Refuse, Accept 
Supplier  Material
Agreement or Reject 
Performance Deliveries
Start
Shipment is 
Adding  Impounded?
Request  Suppliers Y
Materials /  Receive  Y
Services Supplier  N
Material?
Return 
Select a  Issuing a P.O. Components to 
Supplier N Stock
Receive Material 
from Other 
New  Changing a  Building Resolve 
Vendor 
Y PO Receiving 
Required? Discrepancy
N End
A
 A

Release 
Receiving 
Impounded 
Inspection
Material

Misc.  Inspection to 
End
Shipments Disposition

Changing a 
P.O.
 Request Materials and Services:
MIN – MAX Planning **
• Validate Organization Access
• Create Item
• Set Item for Min – Max Planning
• Run Min – Max Planning

*MRP is outside the scope of this presentation
** See Analyze to Agreement for detailed steps on this process
Purchasing, Vision Operations
View Requests Æ Submit a New Request Æ Requisition Import
Requisitions in iProcurement
Requisition
Catalog Request

Review and Submit
Approvals
• Select Search Æ Main Store 
Item: f11000

Set quantity to 4 and click add to cart from Supplier 
Office Supplies Inc site OFFICESUPPLIES
 Adding a Supplier
• Purchasing, Vision Operations
– Supply Base, Suppliers, Create Suppliers (B)
Click Address Book
 Enable Self‐Billing
• Allow for Invoice Creation on Item Receipt 
 Approved Supplier List
• Purchasing, Vision Operations
– Change Organization – MRP
– M1 – Seattle Manufacturing
Attributes – Used to assign to a 
blanket or contract PO, Schedule, etc.
Issue a PO – Use AutoCreate
Purchase Order
PO Output for Communication
Autocreate Rec for Item F11000 – asset item
Receiving via iProcurement

Req:
14310, 14308
Pay on Receipt Process
Payables Open Interface Process 
*Vendor was created to invoice on receipt
Express Receive – Asset Item
Return Item via iProcurement
 Up Next:
• Go with the Flow ‐ Supplier Invoice to 
Payment
– September 9
• Paul Kirch