Two Pa rk Av en u e tel 1.212.591.

8500

Ne w Yo rk, NY fax 1.212.591.8501

1 0 0 1 6 -5 9 9 0 U. S . A . www.asme.org

 
Information and Description of the ASME Joint Review Process for Applicant’s Applying for ASME 
Boiler and Pressure Vessel Code Certification 
 
 
 
The intent of this notice is to supplement the information contained in the Applicant's Guide for ASME 
Review Teams for Review of Applicants for ASME Certificates of Authorization (BPV‐GUI‐01) (Checklist). 
The "Checklist" must be filled out by the Applicant prior to the Joint Review and submitted to the Team 
Leader for use during the Joint Review.  
 
Applicants for new issuance or renewal of an ASME Certificate(s) of Authorization should be aware that 
the Joint Review will require implementation and demonstration of their Quality Control Program.  
 
The ASME policies and Operating Procedures require the Joint Review Team to make a comprehensive 
review of the Applicant's Quality Control Manual prior to visiting the Applicant's facilities. The manual 
review is normally performed remote from the Applicant's facility.  
 
The Applicant shall make ASME aware of any additional buildings operating as part of the Code facility at 
the  time  of  submittal  of  the  Application  for  Certification  to  ASME  as  extra  time  may  be  required  to 
complete the Joint Review.  
 
If there are additional buildings that need to be reviewed, Applications for these additional buildings shall 
be submitted to ASME prior to the Joint Review.  
 
At the Entrance Meeting the Team Leader will verify with the Applicant’s information contained in the 
Application and verify that the Agreement Form (Part of Application) has been signed by the Applicant.  
 
For  Certificate  renewals,  the  Applicant  shall  provide  the  Team  Leader  with  a  listing  of  all  Code  work 
performed, both in the shop and at field sites, since the last Joint Review was conducted.  
 
It is the responsibility of the Applicant to have at least two copies of their Q.C. Manual and the completed 
Applicant's  Checklist  available  for  the  Joint  Review  Team's  use  prior  to  the  Manual  Review.  The  Q.C. 
Manual must be the latest edition/revision accepted by the AIA and currently in use. If the Applicant is 
proposing changes to the Manual, copies of the proposed changes shall be provided for review by the 
Review Team at the time the Manual is submitted.  
 
It is acceptable to include conformity assessment provisions of requirements for non ASME programs (e.g. 
ISO 9000) in the quality control manual submitted to the Joint Review Team. However, these inclusions 
should be clearly identified and may increase the length of the time to complete the Joint Review. Also 
this may result in findings reported that are related to the inclusion of the non ASME requirements. 
The Quality Control System (QCS) shall be demonstrated. The purpose of the demonstration is to have the 
Applicant provide evidence of their knowledge of and compliance with requirements of each Certificate 
and scope they are requesting. All elements of the Program must be demonstrated.  
 
Demonstration Item1: An Applicant2 requesting a single Certificate of Authorization (e.g. “A”; “S”; “PP”; 
“PRT”; etc.) must demonstrate on an item that will be fabricated for the requested Certificate Designator 
and scope of Certificate of Authorization.  The demonstration must be an implementation of ALL aspects 
of the QC System and is to include a demonstration of actual welding if welding is included in the scope 
of  Code  activities.  If  computer  calculations  are  to  be  used,  the  Applicant  shall  demonstrate  that  the 
computer program has the capability of producing acceptable calculations. 
 
For  Applicants  requesting  multiple  Certificates  of  Authorization,  it  is  not  necessary  to  have  a 
demonstration  item  with  design  calculations  for  each  Certificate  Designator.  A  demonstration  item 
fabricated  to  any  one  of  the  requested  Certificates  may  be  used  as  the  demonstration  item  for  the 
implementation portion of the Review. The applicant is advised to select a demonstration item based on 
type  of  code  item  normally  and  most  frequently  manufactured.  However,  please  note  that  if  the 
demonstration item selected does not cover all the Certificates requested, the applicant will be required 
to  prepare  and  present  to  the  Review  Team  design  documents  for  those  Certificate  designators  not 
covered by the selected demonstration item. 
 
For example, an Applicant for U and U2 Certificates could demonstrate its QCS on a Section VIII, Div. 1 
demonstration item including design.  However, since the Section VIII, Div. 1 demonstration item does not 
cover  the  U2  Certificate  Designator,  the  applicant  will  also  be  required  to  prepare  and  present  to  the 
Review  Team  design  documents  for  Section  VIII,  Div.  2  such  as,  Examination  and  Inspection  plan, 
Manufacturer’s  Design  Report  with  supporting  User  Design  Specification,  Certification  of  the  design 
documents by an Engineer, as applicable.  
 
   

1    The demonstration item shall be based on the latest Code Edition in effect at the time a complete Application is 
received by ASME. 
2   This does not apply to an Engineering Contractor under Section I.  For an Engineering Contractor Organization 
under Section I, without a fabricating facility, a physical demonstration item is not required.  However, a design 
specification must be provided as well as additional administrative functions to demonstrate compliance with 
the organization’s QCS. 
 
 
 
March 2018 2|Page
For  guidance  in  the  selection  of  the  demonstration  item  recommended/required  based  on  Certificate 
Designator requested, refer to Table 1 below:   
Table 1 
Demonstration & Certificate Coverage Matrix 
Demonstration   Certificate Coverage 
B31.1 [BEP] – Need to show  PP 
compliance with BEP 
Section I   PP, S, E, M, U, UM, H, HLW 
Section IV   H, HLW 
Section VIII, Div. 1   PP, S, H, HLW, U, UM, T 
Section VIII, Div. 2 Class 1   PP, S, H, HLW, U, UM, T, U2 Class 1 
Section VIII, Div. 2 Class 2  PP, S, H, HLW, U, UM, T, U2 Classes 1 & 2 
Section VIII, Div. 3   U3 
Section X   RP 
Section XII   T  
 
Note: For “PRT” or “A” Certificates, no design calculations are required. However 
the applicant shall demonstrate the QCS using a demonstration item representative 
of the Certificate scope (e.g. For “PRT” fabrication of a part shall be demonstrated 
and for “A” fabrication/assembly of a Section I boiler shall be demonstrated). 
 
 
If there is any on‐going Code work in the shop at the time the Joint Review is conducted, the Applicant 
will be required to use a Code item being fabricated for Demonstration. 
 
If ongoing Code work is not sufficient in implementing all aspects of the Program then a mock‐up shall be 
used to address the missing elements of the Program. If there is no ongoing Code work, implementation 
of the quality control program shall be demonstrated using a mock‐up not intended to be Code stamped. 
  
When using subcontracted services, such as NDE, the qualification records of procedures and personnel 
shall be made available for review by the Team at the location of the Joint Review.  
 
Records and documentation of all Code work manufactured since the last Joint Review shall be available 
to the Team at the time of the Joint Review.  
 
It is permissible to implement the Quality Program on Code work to the requirements of a previous Code 
Edition  as  long  as  the  Applicant  also  demonstrates  their  knowledge  of  the  requirements  of  the  most 
current Code. 
 
The Joint Review will be conducted in five phases or segments as follows: 
 
1. Manual  Review:  0n  the  first  day  the  Manual  Review  will  normally  be  held  offsite  of  the 
Applicant's facility. The Manual Review will normally take between 3‐5 hours depending on the 
volume and complexity of the manual. Review of the Team's finding(s) regarding review of the 
Manual will be discussed at the Entrance Meeting. 

March 2018 3|Page

Prior to the close of the Joint Review, the Applicant will provide the Team with a corrected copy of the 
Quality Manual which incorporates the corrections required by the Team and accepted by the Applicant's 
Al/AIS (or the Team Leader where there is no AIA involved in the Certification program(s)). 
 
2. Entrance Meeting / Facility Tour: This will normally be held on the afternoon of the first day. 
The entrance meeting will provide the Applicant and the Joint Review Team an opportunity to: 
introduce themselves, review the application including the Certificates and Scopes applied for, 
and  to  explain  the  Joint  Review  schedule.  The  Team  Leader  will  also  explain  the  ASME  Due 
Process and Confidentiality Policy. 

During  this  meeting  the  Applicant  may,  if  they  wish,  give  a  presentation  of  their  company,  products, 
personnel, etc. ASME fully encourages executive/senior management support in attending the entrance 
meeting.  A  brief  tour  of  the  facilities  will  be  given  to  the  Joint  Review  Team  at  the  conclusion  of  the 
entrance meeting. 
 
3. Implementation: The Applicant's Quality Manual shall be demonstrated on actual Code work, 
or  a  mock  up,  or  a  combination  of  both.  If  any  deficiencies  are  identified  during  the 
implementation, they will be immediately discussed with the Applicant, in order to provide the 
opportunity for corrective action prior to the conclusion of the Joint Review. If any deficiencies 
identified affect past Code work, or current Code items in fabrication, documentation shall be 
provided to the Team to determine the extent of the deficiency that requires corrective action 
by the Applicant. 

During the Implementation, the Applicant will have the opportunity to correct any open findings observed 
by the Team. These open findings are either failure to comply with applicable Code requirements or failure 
to comply with the requirements contained in the Applicant's Quality Manual, or both. Failure to close 
out deficiencies during the Joint Review, will result in either a Team recommendation for a Re‐review or 
a follow‐up within 30 days. In either case, reported open findings must be corrected by the Applicant. 
 
4. Team  Closed  Meeting:  At  the  conclusion  of  implementation,  the  Team  will  hold  a  closed 
meeting to discuss the results and determine a Joint Review recommendation to ASME.  
 
5.   Exit Meeting: ASME fully encourages executive / senior management support in attending the 
exit meeting. The Team Leader will present the results of the Joint Review, including any Q.C. 
Manual  and/or  implementation  deficiencies  that  were  observed  during  the  Joint  Review, 
resolution of the deficiencies, and the Team's recommendation to ASME, who shall make final 
decision on Certificate actions. The Applicant is encouraged to ask any questions pertinent to 
the Joint Review and indicate any concerns or disagreements they have with either the reported 
findings observed during the Joint Review or the Team's recommendation to ASME. 
 
The Team Leader will leave a copy of Form QA (Part IV of QRR), Form QB (Manual Deficiencies), Form 
QC  (Implementation  Deficiencies),  and  Form  QCFR  (Request  for  Corrective  Action  Follow‐Up),  as 
applicable, with the Applicant prior to the completion of the Review.  
 
At  the  conclusion of the exit meeting  the  Joint  Review is officially ended and  there will be no more 
discussion of the Joint Review. 

March 2018 4|Page

 Applicant’s Termination of the Joint Review 
 
At any time during the Joint Review, the Applicant may request that the Joint Review be terminated. 
This request shall be submitted to the Team Leader in writing on company Letterhead.  
 
At the time the Applicant terminates the Joint Review, the Team will stop all actions associated with the 
conduct of the Joint Review. The QRR shall document all activities performed by the Team, including 
any deficiencies, up to the termination of the Review. The Applicant will receive a copy of all Findings 
uncovered by the Team.  
 
If the Applicant wishes to obtain an ASME Certificate of Authorization, a Re‐Review will be required. 
 
 No extension of current Certificate(s) expiration date will be issued.  
 
The Applicant relinquishes the right to dispute any Findings identified up to the point of termination. 

March 2018 5|Page