Basic Knowledge

of
Food Safety , Quality & SOP
in Food Services Industry
By: Syamsul Arifin
 Basic Knowledge of
Food Safety, Quality
&
SOPs
in
Food Services Industry
Oleh: Syamsul Arifin

Presenter Profile
Syamsul Arifin

• Founder & Managing Director at Global Reliance International (GRI)

• Food Safety & Quality Advisor at CRP Group
• International Registered Certificated Lead Auditor No. 01192534 for
(ISO 9001, ISO 22000, FSSC2200, BRC Food, SQF, IFS, MSC & ASC COC)
• Certified Tutor for Food Safety, Quality and Sustainability by SGS
• Technical Expert at BPOM RI for Food Recall & Traceability Regulation
• Technical Advisor at KKP RI
• Food Safety & Quality Specialist
• Best Aquaculture Practices (Country Manager)
• International & National Key Note Speaker in Food and Fisheries
Sector

syamsul.Arifin@gri-apac.com

0811 948 854

1
 Outline – Time Table (09.00-12.00)
• Konsep dasar food safety • Personal Hygiene
• Food borne disease • Practice safe food handling
• Pangan dan kesehatan • Penyimpanan pangan
• Bahaya pada kemanan • Cooking and holding food
pangan • Reheating food
• Penyebab makanan yang • Serving food
tidak aman
• Handling dishes and
• Temperature Danger Zone glassware
• Cross Contamination • Food safety & quality
assurance

Outline – Time Table (13.00-17.00)

Management System at Food Services Industry
• Business Process Mapping
• Organizational Chart
• Food Safety & Quality Manual
• SOP, Work Instruction, Specification/Standard, Record
Keeping
• Traceability system
• Internal audit
• Management Review

2
 WHAT IS FOOD SAFETY?
Ask anyone on the street for
their definition and they will
probably answer that it means
food that is safe to eat.

BUT
Consumers are no longer just
aware, they are becoming far
more critical about potential
hazards; essentially they are
demanding that the food they eat
is harmless.

What is Food Safety?

 Food Safety Concept that food will not cause harm to the
consumer when it is prepared and/or eaten according to its
intended use (ISO 22000)
 Konsep bahwa makanan tidak akan membahayakan konsumen
saat disiapkan dan / atau dimakan sesuai penggunaannya

 Food Safety Management System is a scientific discipline

describing preparation, storage, and handling of food in
ways that prevent food borne illness
 adalah disiplin ilmu yang menjelaskan persiapan,
penyimpanan, dan penanganan makanan dengan cara yang
baik yang dapat mencegah penyakit yang ditularkan melalui
makanan

3
 Foodborne
Illnesses
Gangguan kesehatan
yang diakibatkan oleh
konsumsi pangan yang
telah terkontaminasi
oleh mikroba
pathogen (kuman)
atau bahan kimia &
Benda asing yang
berbahaya

Food Safety Issue

• Microbiological contaminant due to poor
hygienic and sanitation
• Chemical contaminants exceeding the
safe levels
• Use of illegal additives
(formalin, rhodamin B, boraks, methanil yellow)
• Use of food additives exceeding the max
level FBD Outbreak

Tempered, misused or abused? Exceeding the

permitted level

4
 Food Borne Disease
OUTBREAK in Indonesia
Year 2017 (source: BPOM RI)

Agent Causes FBD

The Types of food
13.50%
9.82% causes FBD
Makanan Olahan
19.63% 43.56%

Makanan Jajanan

Makanan Jasa Boga

76.69%
Masakan Rumah Tangga
Mikroba Kimia Tidak diketahui
13.50% 2.45%
Lain-lain
17.18% 3.68%

Tidak diketahui

FOOD-BORNE DESASES in FOOD SERVICES CASES

“WITH AN ESTIMATED 48 MILLION US CITIZENS ALONE AFFECTED BY FOOD-
BORNE DISEASES EACH YEAR, THE HOSPITALITY INDUSTRY MUST RECONSIDER
ITS APPROACH TO FOOD SAFETY”
…The US Centers for Disease Control and Prevention (CDC)…

10

5
 E. Coli contaminated meat from Jack in the Box

11

12

6
13

What does Food

Safety have to do
with you?
Perusahaan makanan
sangat berpotensi
membuat banyak
orang sakit jika tidak
mengikuti beberapa
peraturan Keamanan
Pangan
Dapat menyebabkan
kehancuran bisnis
anda !!!
….USFDA….

14

7
 1. Sumber bahan baku yang tidak aman
2. Proses memasak dengan tidak baik
3. Kontaminasi silang akibat penanganan bahan
makanan yang tidak sesuai sanitasi (kebersihan)
10 4. Metode pendinginan dan pelelahan (thawing)
makanan yang tidak tepat
Penyebab 5. Peyimpanan Bahan makanan yang salah

Outbreak 6. Kesalahan preparasi makanan sebelum disajikan

Foodborne
7. Karyawan terinfeksi penyakit akibat personal
hygiene yang buruk

illnesses 8. Suhu penyimpanan masakan panas (Hot Holding)

dan Dingin (Cold Holding) yang tidak tepat
9. Penambahan bahan tambahan pangan yang
melebihi dosis/persyaratan
10. Pengolahan ulang yang tidak baik

15

PANGAN DAN KESEHATAN

Jika tidak diolah dengan cara-cara yang
benar, pangan dapat membahayakan
kesehatan

Bahan-bahan berbahaya masuk bersama-

sama dengan pangan ke dalam tubuh dan
menimbulkan penyakit atau keracunan.

Dapat secara langsung berdampak(Akut)

atau efek jangka Panjang (Kronis)
terhadap kesehatan

16

8
 Bahan pangan resiko tinggi
• Daging dan hasil olahnya
• Susu dan hasil olahnya
• Telur dan hasil olahnya
• Ikan dan hasil olahnya
• Sayur dan hasil olahnya
• Buah-buahan yang rasanya tidak asam
• Santan

17

Hazard
(Bahaya Pada Keamanan Pangan)

18

9
19

Sumber Asal Bahaya Kemanan Pangan

20

10
 1. BAHAYA BIOLOGIS
(Biological Hazards)
Bahaya biologis adalah bahaya berupa bakteri
penyebab penyakit (patogen), virus, dan parasit

21

Clostridium botulinum

Patogen bakteri lainnya Contoh: SALMONELLA, LISTERIA, E. COLI

22

11
 Mengapa Makanan Busuk???
 Faktor Internal
• Protein
• Kadar Air
• Enzymatic
 Faktor External
• Udara
• Kondisi lingkungan
• Polutan & kontaminan
 Faktor Pertumbuhan Bakteri
• Semakin tinggi protein
semakin cepat busuk
• Semakin tinggi kadar air
semakin

23

Kondisi yang mendorong pertumbuhan bakteri?

• Bakteri sangat cepat tumbuh dalam makanan

OOD
yang mengandung protein tinggi (daging, ikan,
susu)
CIDITY
• pH 4.6-7.6 sangat cocok bagi bakteri
IME • Pertumbuhan bakteri “sangat cepat” semakin
lama waktu penanganan semakin cepat busuk
EMPERATURE
• Suhu 4.4 – 60 optimum pertumbuhan bakteri
XYGEN
• Ketersediaan oksigen
OISTURE • Kadar air tinggi (daging, ikan, susu, buah)

24

12
 2. Bahaya Kimia
(Chemical Hazards)
• Pembersih dari bahan kimia: deterjen,
residu klorin, residu ozon, residu caustic
soda, dll.
• Pestisida - fungisida, insektisida, herbisida,
rodentisida
• Logam Berat (Heavy Metals): As, Pb. Cd, Hg
• Plasticizer dan migrasi logam berat dari
kemasan
• Residu dari peternakan - antibiotik,
hormone
• Bahan tambahan kimiawi (Pengawet,
Pewarna Pangan, Pemanis Buatan)
• Allergen (untuk kalangan tertentu penderita
alergi)

25

Gula Biang

26

13
 Bahaya Kimia

27

1. Metode Gosok dgn air + cuka

(old-fashioned scrubbing)
• isi mangkuk besar dengan cuka dan
air.
• Tambahkan buah-buahan dan sayuran,
• Rendam selama 15 menit,
• Gosok & Tiriskan sampai kering
• Bilas kembali dengan air bersih
2. Menggunakan Semprotan Larutan
Buah (fruit spray):
• Campurkan 2 sendok makan cuka
putih,
• secangkir air & 2 sendok makan jus
lemon.
• Tuang larutan ke dalam botol semprot,
dan kocok hingga rata.
• Semprotkan pada setiap bagian
• Gosok selama sekitar 30 detik, dan
bilas.

28

14
 3. Bahaya Fisik (Physical Hazards)

• Rambut
• Pecahan Batu
• Serpihan Logam
• Serpihan Kaca
• Serpihan Kayu
• Serpihan Plastik
• Natural objects
(e.g., fish bones in a fillet)

29

BAGAIMANA MAKANAN MENJADI TIDAK AMAN?

30

15
 Tiga faktor penting yang berkontribusi terhadap
ketidak-amanan pangan
 Time-temperature abuse
Penyimpangan terhadap suhu

 Cross-contamination
Kontaminasi Silang

 Poor personal hygiene

Kebersihan Orang

31

Temperature Abuse?
Time Temperature Abuse
Adalah kerusakan pangan yang terjadi Above 100 C
bilamana makanan berada dalam
“ZONA SUHU BAHAYA”
(Temperature Danger Zone)
60 C
Misal: Temp. Danger
• Memasak kurang panas/produk tidak Zone

matang sempurna 4.4 C

• Daging/ikan dibiarkan dalam waktu
lama disuhu ruang sebelum dimasak
• Cara thawing yang salah
• Susu Pasteurisasi tidak disimpan
dalam chiller

32

16
 Temperature Danger Zone
Zona Bahaya adalah kisaran
suhu di mana Mikroba
berbahaya tumbuh /
bereproduksi paling cepat.

“It is important to keep

foods that can support
pathogenic growth out of
this temperature range”

33

Time – Temperature Abuse

Penyimpangan waktu & suhu, terjadi ketika

Makanan terlalu lama dalam kondisi suhu bahaya
“temperature danger zone”

34

17
 Cross Contamination

Kontaminasi Silang adalah:

Bahaya fisik, kimia, atau biologi ditransfer dari satu
makanan/permukaan kontak pangan/orang/binatang
kedalam makanan

35

Pest To Food

36

18
37

Poor Personal Hygiene

Poor personal hygiene:

• Kebersihan Baju/Sarung Tangan/Apron tidak dijaga
• Tidak cuci tangan setelah dari toilet atau setelah menyentuh
benda lain
• Kerja dalam keadaan sakit
• Batuk/bersin diatas makanan

38

19
 Pengolah-pangan (food handler) dapat mencemari makanan, Ketika:

Memiliki luka terbuka Gejala seperti diare,

Memiliki penyakit yang mengandung muntah, atau terlihat
”bawaan” (carier) virus/bakteri menguningnya mata
pathogen atau kulit

39

Actions That Can Contaminate Food:

A. Menggaruk kulit kepala

B. Merapikan rambut dengan jari
tangan
C. Menyeka atau menyentuh hidung
E. Menyentuh jerawat atau luka yang
terinfeksi
F. Mengenakan seragam kotor
G. Batuk atau bersin ke tangan
H. Meludah

40

20
 Kondisi Toilet Juga dapat menyebabkan
SUMBER Kontaminasi

41

Health Status
Karyawan harus menjalani
pemeriksaan medis sebelum diterima
bekerja dan secara berkala.
Pemeriksaan medis, dapat meliputi:
• Saluran Pencernaan
• Saluran Pernapasan
• Permukaan Kulit

42

21
 Practice Safe Food Handling
4 - Four simple ways that you can practice Safe Food Handling while
working are:
 Ensure All Raw Material is purchased for trusted sourced to assure
the food safety & Quality
Pastikan Bahan Baku dibeli dari sumber yang terpercaya untuk
menjamin Keamanan Pangan dan Kualitasnya
 Prevent Time Temperature Abuse
Cegah penyimpangan suhu dan waktu pengolahan
 Prevent Cross Contamination
Cegah kontaminasi Silang
 Practice Good Personal Hygiene
Kebersihan individu

43

Preventing Time and Temperature Abuse

Avoid time-temperature abuse
 Upayakan makanan tidak dalam Above 100 C

“temperature danger zone”

 Pisahkan makanan panas & dingin
 Pastikan thermometer tersedia dan
dalam kondisi yang baik 60 C
(Terkalibrasi) Temp. Danger
Zone
 Catat suhu secara rutin
 Lakukan tindakan perbaikan segera, 4.4 C
jika ada suhu produk tidak sesuai
standar

44

22
 Preventing Cross Contamination
Separate Equipment
 Gunakan peralatan terpisah untuk
berbagai jenis makanan
 Cooked Foods vs. Raw Foods
 Meats vs. vegetables
Prepare food at different times
 Siapkan daging mentah, seafood, dan
ayam pada waktu yang berbeda dari
makanan siap saji – ready to eat food
(bila menggunakan meja & alat yang
sama)
Clean and Sanitize
 Bersihkan dan Sanitasi semua
permukaan, peralatan, dan peralatan
kerja setelah selesai bekerja

45

Being a Safe Food Handler

Good personal hygiene includes:

 Menjaga kebersihan pribadi
 Mengenakan pakaian kerja yang
tepat
 Mengikuti cara cuci tangan yang
higienis
 Menghindari kebiasaan dan tindakan
tidak sehat
 Menjaga kesehatan yang baik
 Melaporkan jika terkena penyakit

46

23
 [; ;

Hand Washing Step

47

Personal Cleanliness
Cuci Tangan dan desinfeksi secara
teratur
Sabun & Desinfektan Tidak berbau
dan tidak mengandung parfum atau
cologne
Kuku rapi dan bersih
Tidak ada kotoran, minyak di kuku
atau di tangan
Tidak gunakan kuku palsu
Gunakan Sarung tangan sekali pakai

48

24
 Hand Washing
SOAP VS DISINFECTANT

49

Food handlers should:

 Pakailah jaring rambut bersih atau
penahan rambut lainnya
 Rambut, jenggot dan kumis harus
terlindungi (yaitu benar-benar
tertutup)
 Sepatu tertutup terbuat dari bahan
yang tidak menyerap air
 Pakailah pakaian bersih setiap hari
 Lepaskan celemek saat meninggalkan
area persiapan makanan
 Lepaskan perhiasan dari tangan dan
lengan saat bekerja

50

25
51

Glove Use
Single-use gloves used for
handling food:
 Tidak boleh digunakan di tempat
cuci tangan
 Tidak boleh dicuci dan digunakan
kembali
 Harus pas
 Sarung tangan sekali pakai
bebahan non-latex
 (tidak mengandung tepung
(powder free)

52

26
 Glove Use
When to change gloves:
 kotor atau robek
 Sebelum memulai pekerjaa yang
berbeda
 Setelah penanganan daging
mentah, makanan laut, atau
unggas dan sebelum penanganan
makanan siap saji

53

Eating and Drinking Policy…

Foodhandlers – TIDAK BOLEH:
 Eat, drink, smoke, or chew gum
or tobacco while working.
KETIKA:
 Mempersiapkan atau
menyajikan makanan
 Bekerja di area persiapan
makanan
 Bekerja di area pembersihan
peralatan dan peralatan

54

27
 Check out this video,
How Many Mistake you can count?

55

PENYIMPANAN PANGAN
1. Semua makanan harus memiliki label yang
meliputi:
• Nama/jenis pangan
• Tanggal produksi dan atau kadaluarsa
• Cara simpan
2. Buang / jangan gunakan makanan yang
telah melewati tanggal kedaluwarsa
3. Makanan siap saji yang telah diproduksi:
• Bisa disimpan selama 7 hari pada suhu
41 ° F (5 ° C) atau lebih rendah
• Harus dibuang setelah 7 hari

56

28
 PENYIMPANAN PANGAN

untuk menggunakan persediaan tertua terlebih

dahulu.
FIFO & FEFO
• FIFO: first in first out
• FEFO: first expiry first out
Simpan barang dengan tanggal penggunaan atau
kadaluarsa paling awal di depan barang dengan
tanggal kemudian
Gunakan barang yang tersimpan di depan dulu

57

Store food items in the following

top-to-bottom order:
 Makanan siap saji
 Seafood
 Whole cuts (potongan utuh) of
beef / meat
 Ground (cincangan) meat and
ground fish
 Whole and ground poultry (ayam)

58

29
 See below Thawing method, what do you think???

59

Proper Thawing Method

Running Micro-wave Refrigeration

water thawing thawing
Air Mengalir dengan Dalam
microwave
lemari
pendingin

60

30
 Cooking and Holding Food

• Masaklah makanan panas ke

suhu internal yang sesuai
• Semua makanan panas harus
dikontrol pada atau di atas 60
derajat C.
• Saat memasak di microwave
semua makanan harus dimasak
pada suhu 70 derajat C selama
2 menit (minimal)

61

Reheating Food
Food Reheated for Service or Hot-Holding
Dipanaskan ulang pada suhu minimal 74°C selama 2 menit
Boleh disimpan maksimal selama 2 jam

62

31
 Serving Food
Mencegah Kontaminasi Silang saat
menyajikan makanan:
 Gunakan Sarung tangan saat preparasi
makanan
 Gunakan peralatan yang bersih dan saniter
 Pisahkan alat untuk setiap jenis makanan
yang berbeda
 Cuci dan sanitasi peralatan setiap kali setelah
pakai

Simpan alat yang akan digunakan dengan

benar:
 Pisahkan antara alat yang sudah dibersihkan
dan sanitasi dengan yang kotor
 Jangan langsung bersentuhan dengan lantai,
meja kerja kotor, dan permukaan yang kotor
lainnya

63

CLEANING & SANITIZING

64

32
Cleaning VS Sanitizing ???
Pembersihan dan sanitasi

Cleaning Sanitizing
Mereduksi
Membersihkan
/Menghilangkan
dari kotoran
bakteri (kuman)

Mencuci dengan
Dengan air panas
deterjen &
dan atau bahan
membilas
kimia (Sanitizer)
dengan air bersih

65

66

33
 Handling Dishes and Glassware

67

Handling Utensils and Food

68

34
 1. Material harus didapatkan dari supplier yang jelas
2. Seluruh karyawan harus mentaati peraturan personal
hygiene
3. Produk yang memiliki potensi bahaya harus diidentifikasi
terlebih dahulu di menu dan dibuat prosedur
penanganannya
10 Rules 4. Bahan baku yang berpotensi bahaya harus dipisahkan dari
ready to eat food
for 5. Tidak menggunakan bahan baku yang sudah kadaluwarsa /

Handling
tidak layak / hampir busuk
6. Kontaminasi silang harus dicegah. Terapkan cara cuci tangan
Food 7.
yang baik
Produk harus dimasak sesuai suhu internal
Safety 8. Hot food harus berada di suhu 60 C atau lebih dan cold foods
5 C atau lebih rendah
9. Produk harus didinginkan dari 60 C hingga 20 C selama 2 jam
atau kurang dan dari 20 C – 5 C selama 4 jam
10. Sisa makanan harus dipanaskan di suhu 74 C selama 15 detik
dalam 2 jam segera digunakan dan hanya dipanaskan sekali
saja

69

Pemilihan
Bahan Pangan
Kemasan
Metode
K-L-I-K
70

35
 Pemeriksaan
Bahan Pangan
Kemasan
• K
 Kemasan
• L
 Label Pangan
• I
 Izin Edar
• K
 Kadaluwarsa

71

KEMASAN PANGAN
Jangan membeli pangan dengan
kemasan
rusak/berkarat/kotor/sobek/segel
terkelupas

72

36
 LABEL PANGAN

73

IZIN EDAR

74

37
75

76

38
77

SUMMARY:
5 Kunci Keamanan Pangan

78

39
 1

79

80

40
 3

81

82

41
83

Common mistakes

84

42
 Food safety & Quality
Management System
Apa yang harus kita lakukan untuk menjamin produk kita aman dan
kualitasnya konsisten?

85

“Merupakan sistem
Food Safety & pengelolaan
Quality (tata kelola dan tata Laksana)
Management untuk menjamin Keamanan,
System at Food Kualiatas produk dan layanan
di industri food service selalu
Services konsisten”
Industry

86

43
 Apa tools nya?
• Business process Mapping
• Organizational Chart
• Food Safety & Quality Manual
• SOP, Work Instruction, Specification/Standard, Records
• Traceability system
• Internal audit
• Management Review

87

Busines Process Mapping

• Pemetaan alur proses secara umum dari pemasok
(supplier)  Internal  pelanggan (Customer)

Internal
Supplier Customer
Process

88

44
 Supplier & Sub-contractor

Top Management Purchasing : RM Warehouse Engineering : R&D :

- Seleksi Supplier Gudang Material : - Preventive Mtc. - New product
- Evaluasi Supplier - Penerimaan Material - Corrective Mtc. Development
Visi, Misi, - Existing Product
- Pembelian Barang - Penyimpanan Material
Kebijakan - Pengadaan Jasa Development
- Pencatatan Stock
- Pengadaan Produk dari Material - Material Development
Subcontractor - Process Method
Development.
Sasaran

Human Capital
- Penerimaan Karyawan
Marketing Planning & Produksi/Kitchen - Training
- Promotion Supply Chain - Persiapan Pelaksanaan - Kompetensi
- Customer Survey - Perencanaan Produksi - Evaluasi Karyawan
- Product & Services Produksi - Preparasi bahan baku - Kepersonaliaan
Improvement Plan - Perencanaan Material - Proses Produksi
- Penanganan Keluhan - Ketersediaan Stok - Penyajian/Pengemasan
Pelanggan Bahan baku dan bahan
- Forecasting pendukung

Customer Cost & Control:

- Budget
Banquet & Artist: - Kontrol Biaya
- Persiapan
FG & WIP QC :
- Analisa Biaya
- Loading Warehouse : - Incoming Material &
- Penyimpanan Produk Products from Subcont.
- Pengiriman
Jadi Inspection
- Set-up Finance:
- Pencatatan Stock - In Process Inspection
- Penyajian - Cash Flow Control
Produk Jadi - Final Products
- Pelayanan - Budgeting
Inspection
- In-house Service - Pembayaran Invoice
- Client Service - Penanganan Produk
Material yg tidak Sesuai - Pajak
-

89

Organization Chart & Job Description

• Penetapan Struktur Organisasi
• Sesuai dengan Business process
• Mengambarkan susunan untuk memperjelas garis
instruksi dan koordinasi
• Tugas, Tanggung Jawab & Wewenang dibuat sesuai
struktur (Job Description)

90

45
 Contoh Struktur Organisasi
Direktur

R&D, QA/QC

Store
Finance Marketing Purchasing
Manager

Kitchen Accounting Marcom Manufacture

Customer
Beverages Cost Control Retail/Market
Service

Warehouse

91

Job Description
• Setiap fungsi / jabatan harus ada job description
• Terdiri dari penjelasan secara rinci:
• Apa TUGAS nya?
• Apa Tanggung Jawabnya?
• Apa Kewenangannya

92

46
 TASK RESPONSIBILITY AUTHORITIES COORDINATION LINE
Tugas Tanggung Jawab Kewenangan Garis Koordinasi
 Membuat Purchase  Memastikan Barang Yang Di Order  Approved Po Kepada pihak  Dengan Cost Control
Order Datang Sesuai Dengan Qty Yang Berwenang Dengan Kitchen ( Chef )
 (Pengadaan Material  Barang Yg Di Order Sesuai Dengan  Mengirim Po Ke Supplier  Dengan Finance
dan subcont ) Spesifikasi Yg Dibutuhkan Melalui Email  Dengan Store Man
 Memastikan PO sudah diapproval  Mengajukan Pembelian Cash
oleh semua yang berwenang

 Seleksi Supplier  Mendapatkan Supplier Yang Memasukan supplier ybs ke dalam  Sda
Legalitasnya Lengkap daftar black list bilamana
 Mendapatkan supplier dapat memberikan data atau dokumen
memenuhi permintaan perusahaan yang telah disepakati kepada
pihak ke tiga

 Negosiasi Harga  Mendapatkan Harga Yang Kompetitif Memberikan teguran kepada  Sda
Dengan Supplier  Mendapatkan Pembayaran TOP supplier bila mencantumkan harga
yang menguntungkan di luar kesepakatan.

 Membuat  Memastikan Stock Barang Yang Pengajuan Perencanaan  Cost Control Manager
Perencanaan Dibutuhkan Terpenuhi pembelian ke direktur
Pembelian

Contoh Job Description - Purchasing

93

Food Safety & Quality Manual

• Membuat panduan/pedoman/guidance operasional
yang terdokumentasi untuk memastikan konsistensi
pelaksaaan setiap pekerjaan
• Terdiri dari: Vision, Mission, Policy,
company Manual
• Kebijakan & Sasaran
• Prosedur Procedure

• Instruksi Kerja
Work instruction
• Spesifikasi Material, Produk, Resep
• Form Pencatatan (record keeping) Spec, Std, Records

94

47
 Kebijakan (policy)
• Merupakan turunan dari Visi & Misi
• Merupakan Janji perusahaan
• Kebijakan operasianal food services industry harus ada
pernyataan (janji) yang dapat berupa:
• Kepatuhan terhadap regulasi
• Penjaminan Mutu dan Kemananan Pangan
• Peningkatan kompetensi SDM
• Fokus Terhadap Pelanggan
• Menjaga hubungan baik dengan pemasok (supplier)

95

Objectives (asaran)
• Adalah ukuran yang dijadikan sebagai parameter kinerja
• Ditetapkan sesuai prinsip SMART
• Dievaluasi secara periodic (monthly, quarterly, annually)

96

48
 PROSEDUR (SOP)
• Suatu standar/pedoman tertulis
yang dipergunakan untuk
mendorong dan menggerakkan
suatu kelompok untuk mencapai
tujuan organisasi.
• SOP merupakan tata-cara atau
tahapan yang dibakukan dan
yang harus dinilai untuk
menyelesaikan suatu proses kerja
tertentu.

97

Tujuan Dibuatnya SOP

• Agar petugas/pegawai menjaga konsistensi dan tingkat
kinerja petugas/pegawai atau tim dalam organisasi atau unit
kerja.
• Agar mengetahui dengan jelas peran dan fungsi tia-tiap
posisi dalam organisasi
• Memperjelas alur tugas, wewenang dan tanggung jawab
dari petugas/pegawai terkait.
• Melindungi organisasi/unit kerja dan petugas/pegawai dari
malpraktek atau kesalahan teknis dan administrasinya.
• Untuk menghindari kegagalan/kesalahan, keraguan,
duplikasi dan inefisiensi

98

49
 Kapan SOP diperlukan:

• SOP harus sudah ada sebelum suatu pekerjaan

dilakukan
• SOP digunakan untuk menilai apakah pekerjaan
tersebut sudah dilakukan dengan baik atau tidak
• Uji SOP sdebelum dijalankan, lakukan revisi jika ada
perubahan langkah kerja yang dapat mempengaruhi
lingkungan kerja

99

Bagaimana Membuat SOP

• Pembuatan SOP Menggunakan metode IPO (input-
Proses-Output)
• Bredasarkan Peta Bisnis Proses dan kebutuhan dari
operasional
• Pembuatan dapat berdasarkan:
• Observasi / Wawancara untuk menentukan urutan aktivitas
• Membuat flow diagram
• Mendeskripsikan kegiatan sesuai tahapan tersebut
• Me-review apakah dapat dilaksanakan
• Penetapan SOP & Evaluasi jika perlu perubahan

100

50
 Jenis / Model SOP
• Naratif (dihindari)
• Deskriptif
• Flow Chart
• Gabungan Antara Flow
Chart & Deskripsi

Reliable Management System Partner

101

SOP yang diperlukan di Industri Food Services

SALES/MARKETING/MARKOM/Customer Relation
• SOP Penanganan Komplain
• SOP Customer Satisfaction Survey
• SOP Penetrasi & Pengembangan Market
• SOP Pengelolaan Promosi

102

51
 SOP yang diperlukan di Industri Food Services

PURCHASING
• SOP Pemilihan Supplier (seleksi)
• SOP Pembelian
• SOP Evaluasi Supplier
• SOP Pengembalian Barang
• SOP Pemantauan Harga Pasar

103

SOP yang diperlukan di Industri Food Services

Warehouse
• SOP Penerimaan Barang Dari Supplier
• SOP Penyimpanan Barang
• SOP Pengeluaran Barang
• SOP Pengendalian Barang Yang Tidak Sesuai

104

52
 SOP yang diperlukan di Industri Food Services

Production & Operational

• SOP Persiapan Peralatan • SOP Opening & Closing
• SOP Cleaning & Sanitasi • SOP Grooming & Personal
• SOP Defrost/Thawing Higiene
• SOP Preparasi Material • SOP Order Taking &
Pelayanan konsumen
• SOP Pemasakan
• SOP Penangan Keluhan
• SOP Perbusan pelanggan
• SOP Pembuatan Minuman • SOP Lost & Found
• SOP Penyajian • SOP Pembayaran &
• SOP Lost & Breakage Cashier
Reliable Management System Partner

105

SOP yang diperlukan di Industri Food Services

Quality Control
• SOP Pemeriksaan Kedatangan • SOP shelf-life retention test
Bahan Baku (pemeriksaan & penyimpanan
uji masa simpan)
• SOP Pemeriksaan
Penyimpanan Bahan di • SOP Pemeriksaan kebersihan
chiller/freezer • SOP kalibrasi alat ukur
• SOP Pemeriksaan Proses (timbangan, thermometer,
Pemasakan (suhu/waktu) etc)
• SOP Pemeriksaan produk akhir • SOP pengendalian produk
yang tidak sesuai
• SOP Metode sampling
• SOP tindakan koreksi /
• SOP Pemeriksaan lingkungan tindakan pencegahan
Reliable Management System Partner

106

53
 SOP yang diperlukan di Industri Food Services

Accounting, Finance & Cost Control

• SOP Pemeriksaan Pengajuan Biaya
• SOP Perhitungan HPP
• SOP Penerbitan Invoice (jika ada)
• SOP Pembayaran Penagihan Supplier
• SOP Penggajian & Service Charge
• SOP Penghitungan Pajak
• SOP Stock Opname & Inventory
• SOP Pembuatan Jurnal / Laporan Keuangan

107

SOP yang diperlukan di Industri Food Services

Product Development / Research & Development

• SOP Pembuatan Menu Baru
• SOP Perubahan Menu Lama
• SOP Perubahan metode Proses
• SOP Perubahan/penggantian Bahan
• SOP 1st Production Trial
• SOP Evaluasi Menu

108

54
 SOP yang diperlukan di Industri Food Services

HRD/Personalia
• SOP Perekrutan karyawan
• SOP Induksi & Pelatihan
• SOP Evaluasi Kinerja Karyawan
• SOP Penentuan Kompetensi
• SOP Kepersonaliaan (kompensasi, benefit, dll)

109

INSTRUKSI KERJA
• Jika suatu SOP tidak menjelaskan secara rinci langkah-
langkah kerja / tahapan , maka perlu dibuat Instruksi
kerja untuk pekerjaan tertentu
• SOP bisa tidak memiliki Instruksi kerja jika sudah cukup
jelas
• Instruksi kerja merupakan turunan dari SOP

110

55
 Contoh Intsruksi Kerja (Work Instruction)
• IK Pengoperasian mesin / alat-alat
produksi/kitchen/Barista
• IK Pengoperasian Genset (jika ada)
• IK Pengoperasian Dishwasher (jika ada)
• IK pengoperasian mesin kasir
• IK troubleshooting koneksi Internet
• Dan lainnya sesuai kebutuhan operasional

111

Spesifikasi/Standard
• Adalah dokumen yang berisi kriteria-kriteria yang
ditetapkan sebagai acuan
• Spesifikasi biasanya bersifat “rahasia” sehingga perlu
dijaga sehingga tidak tersebar (pengendalian dokumen)
• Spesifikasi dapat terdiri dari:
• Spesifikasi/Standar Menu & Formulasi
• Spesifikasi/Standar Bahan Baku, Bahan Tambahan, Bahan
Kemasan
• Spesifikasi/Standar lainnya

112

56
 Records (Pencatatan)
• Untuk memastikan konsistensi dalam operasional perlu ada
pencatatan
• Berfungsi juga untuk penelusuran jika terjadi masalah
dikemudian hari
• Catatan harus up-to-date dan berdasarkan kondisi aktual
• Record dapat dibuat dalam buku (log book) atau form
laporan yang dicetak
• Perlu direview/verifikasi secara rutin, jika ada penyimpangan
dapat segera dilakukan tindakan perbaikan

113

Contoh Pencatatan dalam

Operasional Outlet/Store
• Laporan pemeriksaan • Laporan spoilage
kedatangan bahan • Laporan pelaksanaan
• Laporan pemeriksaan suhu kebersihan
chiller/freezer • Laporan Opening & Closing
• Laporan pemeriksaan suhu Store
produk • Laporan Keuangan Harian
• Laporan Pengeluaran • Laporan Penanganan
Barang Keluhan Pelanggan
• Laporan Penggunaan bahan • Laporan penyimpangan dan
• Laporan Stok tindakan perbaikan
• Dan Lain-Lain
Reliable Management System Partner

114

57
 Traceability System
• Adalah sistem mampu-telusur
terhadap suuatu produk yang
dimulai dari bahan baku,
proses dan produk jadi hingga
produk disajikan/dikirimkan ke
pelanggan
• Mekanisme ini memudahkan
jika ada suatu masalah dalam
penelusuruan apa penyebab
dan sumber masalahnya

Reliable Management System Partner

115

Apa yang harus diperhatikan untuk

memastikan sistem traceability berjalan?
• Pencatatan setiap lot/batch • Laporan yang akurat
material yang diguinakan • Perlu lakukan simulasi
• Sistem FIFO/FEFO mutlak mampu-telusur
diperlukan • Backward  telusur dari
• Pencatatan sumber bahan produk jadi ke bahan baku
baku asal (dari supplier) • Forward  telusur dari
• Identifikasi Lot/Batch bahan baku ke porduk jadi
Produksi • Konsep One Step Trace
• Pelabelan semua bahan Forward & One Step Trace
yang disimpan Backward

Reliable Management System Partner

116

58
 Telusur setiap bahan baku dalam Sandwich ini:
Roti
Keju

Onion

Tomat
Daging sapi

Parika Selada

- Dari mana bahan bakunya? (origin)

- Siapa supplier nya? (supplier trace to producer)
- Kapan datang? (incoming RM & storage)
- Kapan diproses? (production/processing)
- Berapa banyak diproduksi & terjual? (quantity products produced & sold)

117

Internal Audit
• Dilakukan untuk mengevaluasi apakah
proses, produk & layanan sudah
memenuhi standar/kriteria yang
ditentukan
• Cakupan audit sesuai
departemen/struktur organisasi
• Dilakukan secara independen oleh tim
yang sudah dilatih
• Atau menggunakan pihak ketiga yang
independen (missal: Audit pihak ketiga
(mystery-guest audit) untuk produk dan
layanan.

Reliable Management System Partner

118

59
 Internal Audit
• Laporan Audit berupa laporan ketidaksesuaian/temuan-
temuan yang perlu ditindaklanjuti
• Penting dilakukan untuk mengukur sejauh mana tingkat
kesesuaian
• Juga dilakukan untuk evaluasi kinerja karyawan
• Dapat digabung dengan audit keuangan
• Tata Cara Audit dapat berupa:
• Pemeriksaan sarana kelayakan dapur, outlet, gudang dan area lainnya
• Audit dilakukan secara berkala 1/3/6/12 bulan sesuai kebutuhan

Reliable Management System Partner

119

Management Review
• Merupakan Evaluasi terhadap keseluruhan sistem dan pelaksanaan
• Dilakukan setidaknya 1 tahun sekali atau kurang
• Kajian terhadap aktifitas dari bisnis proses
• Termasuk mengkaji apakah visi, misi, kebijakan dan sasaran masih relevan
• Berupa Pertemuan (Meeting) dengan Seluruh Departmen/Divisi/Bagian

Reliable Management System Partner

120

60
 Management Review
• Laporan / Notulen Meeting harus dibuat dan diinformasikan ke bagian terkait
• Cakupan Management Review:
• Kajian terhadap Kesesuain visi, misi, policy
• Evaluasi kinerja (Sasaran/objectives/KPI) apakah tercapai atau tidak
• Kajian terhadap perubahan yang terjadi
• Keluhan pelanggan dan tindak lanjutnya
• Hasil audit dan tindak lanjutnya
• Evaluasi seluruh kegiatan operasinal
• Evaluasi Produk
• Review regulasi terbaru (jika ada)
• Kajian SOP, IK, Spec/Std jika ada perubahan
• Action Plan periode berikutnya

121

122

61
123

62