1.

Dear Mr. John

We have received the consignment and the commercial invoice dated 18 th October under the order No TD/267.
However, we are extremely sorry that we are not able to clear your November statement for US$ 4500 on due date.
The reason is that our warehouse was seriously affected by the flood, resulting in the goods being damaged.

In view of our past custom, we truly hope that you could allow us sufficient time to solve our difficulties. We also
trust that you would agree this was due to circumstances beyond our control. Our insurance company has promised
us compensation within the next four weeks, and once we have received this, the account will be paid in full.

We know you will appreciate the situation and hope you can bear with us until the matter is settled. Please accept
our many apologies for the inconvenience caused to you by our problem.

We look forward to continued good trading with you in the near future.

Yours sincerely

2.
Dear Mr. Thomas

Thank you for your letter of 28th April concerning our outstanding account for US$ 2.700,00. We are extremely
sorry that we are not able to clear the account on due date due to a serious fire at the Head Office last week. To be
specific, it destroyed a lot of computer data which has disrupted all correspondence with our suppliers and
customers.

In view of our past custom, we truly hope that you could extend our credit for another 30 days to solve our
difficulties and get back to our normal routine. We also trust that you would agree this was due to circumstances
beyond our control. Our insurance company has promised us compensation within the next few weeks, and once
we have received this, the outstanding account will be cleared in full.

We know you will appreciate the situation and hope you can bear with us until the matter is settled. Please accept
our many apologies for the inconvenience caused to you by our problem.

We look forward to continued good trading with you in the near future.

Yours sincerely

3.
Dear Sirs
We thank you for your reply of … and are enclosing our order No 8815 computers model C2000, D16. However,
we would like to draw your attention to the following points:

We have instructed the bank for Foreign Trade of Vietnam to arrange an irrevocable letter of credit for £ 22,000 in
your favor. Please note that this letter of credit includes CIF prices as well as bank charges and is valid until June
10, 20 ... You can withdraw the amount of money shown on the invoice after 60 days upon receipt of our bank’s
notice.
We must ask you to enclose the following documents when sending a draft to the bank:
- Bill of lading (6 copies)
- Commercial invoice CIF Hai Phong (4 copies)
- A certificate of insurance valued at £ 24.2
Please send us a notice by fax or telegram as soon as you send the consignment so that we could be well- prepared
to collect the consignment at our earliest convenience.

We look forward to hearing from you soon.

Yours faithfully

I. Translation

English - Vietnamese
1. I have instructed my bank, today, to transfer USD 1,000 to your account in payment of your invoice. Could
you confirm the transfer has been made as soon as the correspondent bank advises you?
Chúng tôi đã hướng dẫn ngân hàng chuyển 1000 usd vào tk của quý công ty để trả tiền cho hóa đơn thương
mại. Làm ơn xác nhận việc chuyển tiền của chúng tôi một cách nhanh nhất có thể ngay khi ngân hàng của quý
công ty thông báo về điều này.
2. We have accepted your bill and now have the documents. We shall collect the consignment as soon as it
arrives in Saigon and honour your draft at maturity.
Chúng tôi đã chấp nhận hóa đơn của quý công ty và đã nhận được chứng từ. Chúng tôi sẽ nhận hàng ngay khi
chúng đến SG và sẽ thanh toán hối phiếu đúng hạn
3. Our bank informs us that they now have the shipping documents and will be transfering the proceeds of our
L/C to your account.
Ngân hàng thông báo cho chúng tôi biết họ đã nhận được chứng từ vận tải và sẽ chuyển số tiền từ L/C của chúng
tôi vào TK của quý công ty.
4. We have instructed our bank to arrange a letter of credit for ... to be paid against your pro-forma invoice
No..., and the proceeds will be credited to you as soon as Vietcombank receive the documents.
Chúng tôi đã hướng dẫn ngân hàng mở một thư tín dụng chứng từ để thanh toán hóa đơn chiếu lệ số… và số
tiền này sẽ được chuyển đến quý công ty ngay khi NH Vietcombank nhận được chứng từ.

5. Our bank informed us today that you accepted our bill and the documents have been transfered to you.
Thank you for your custom and hope you will be in touch with us again.
Ngân hàng đã thông báo cho chúng tôi hôm nay rằng quý công ty đã nhận được hóa đơn và chứng từ cũng
đã được chuyển đến quý công ty. Cảm ơn vì đã mua hàng của chúng tôi và hi vọng quý công ty sẽ nhanh
chóng liên lạc với chúng tôi
6. In view of the difficulties you have been having, we are prepared to compromise and suggest that you clear
half the outstanding balance immediately by sending a cheque for... and clear the remainder by the end of
next month.
Xét thấy những khó khăn mà quý công ty đã gặp phải, chúng tôi sẵn sàng thỏa hiệp và đề nghị quý công ty
trả một nữa số tiền quá hạn ngay lập tức bằng cách gửi cho chúng tôi một tấm séc với giá trị… và thanh
toán phần còn lại vào cuối tháng tới.
7. We must now insist that you clear this account within the next seven days, or at least offer an explanation
for not paying it.
Chúng tôi yêu cầu quý công ty thanh toán số nợ này trong vòng 7 ngày tới, hoặc ít nhất cũng cho chúng tôi 1
lời giải thích vì sao k trả nợ.
8. I would like your remittance by return of post, or failing that, your reasons for not clearing this account.
 Chúng tôi muốn quý công ty chuyển tiền khi phản hồi thư hoặc nếu không, thì cũng cho chúng tôi biết lý do
quýcông ty k trả nợ được.

9. We had expected this matter to have been settled at least two months ago, but you have shown no indication
of cooperating with us.
Chúng tôi đã hi vọng vấn đề này được giải quyết ít nhất 2 tháng trước, nhưng quý công ty k hề có thiện chí hợp
tác với chúng tôi.
10. Thank you for sending your cheque for invoice No. … so promptly. We feel sure that you will be pleased
with the consignment and look forward to receiving your next order.
Cảm ơn quý công ty đã gửi séc thanh hóa hóa đơn thương mại số … một cách nhanh chóng. Chúng tôi chắc
rằng quý công ty sẽ hài lòng với lô hàng và mong nhận được đơn đặt hàng tiếp theo từ quý công ty.
11. A warehouse flood destroyed the majority of the components that were to be fitted into Zenith 900. We are
waiting for our insurance company to settle our claim so that we can renew our stock and pay our suppliers.
Việc nhà kho bị ngập lụt đã phá hủy phần lớn những bộ phận để lắp ráp Zwnith 900. Chúng tôi chờ công ty
bảo hiểm xử lí khiếu nại này để có thể khôi phục hàng hóa trong kho và thanh toán cho các nhà cung cấp
12. When we allowed open account terms, we emphasized this was only on the condition that balances were
cleared promptly on due dates as credit facilities put a strain on out own cash low situation. Because of this
we cannot extend the credit by another two months.
Khi cho phép mở tài khoản tín dụng, chúng tôi đã nhấn mạnh rằng về việc số nợ phải được thanh toán ngay lập
tức vào ngày đáo hạn vì các tk tín dụng sẽ làm chúng tôi thiếu hụt tiền mặt nghiêm trọng. Vì vậy, chúng tôi
không thể gia hạn tín dụng thêm 2 tháng nữa.
13. As you are usually prompt in settling your accounts, we wonder whether there is any special reason why we
have not received payment of this account, which is already a month overdue.
Vì quý công ty luôn nhanh chóng thanh toán nợ, chúng tôi tự hỏi liệu có một lí do đặt biệt nào cho việc chúng
tôi chưa nhận được thanh toán cho số nợ lần này đã trễ hạn 1 tháng
14. To regular customers such as yourself our terms of payment are 3% one month, and we hope you will not
withhold payment any longer; otherwise it will be necessary for us to revise these terms.
Với những KH thường xuyên như quý công ty, điều khoản thanh toán của chúng tôi là 3% một tháng, và chúng tôi
mon quý công ty không trì hoãn thanh toán thêm nữa, nếu k, chúng tôi cần phải xem xét lại điều khoản này,
15. We were disappointed that you did not bother to reply to either of our letters asking you to clear your
account, and you have left us no alternative but to take legal action.
Chúng tôi rất thất vọng vì quý công ty không trả lời thư nhắc nhở trả tiền của chúng tôi và chúng tôi k còn cách
nào khác phải khởi kiện quý công ty.
16. It is with the utmost regret that we have reached the stage when we must press for immediate payment.
Failing payment by 7 August you will leave us no choice but to put the matter into the hand of our solicitor.
Chúng tôi rất tiếc phải yêu cầu việc thanh toán ngay. Nếu quý công ty k trả tiền trước 7/8, cúng tôi k còn cách
nào khác phải khởi kiện quý công ty
17. It was in consideration of the present economic climate that we allowed you a two-month period to settle, and
while we would like to offer you more time to clear the balance, our own financial position makes this
impossible. Therefore, we must ask you to settle the account within the next fortnight.
Khi xem xét đến tình hình kinh tế hiện tại, chúng tôi rất muốn cho quý công ty thêm 2 tháng nữa để trả tiền. Trong
khi chúng tôi muốn cho quý công ty thêm thời gian để xóa nợ, tình hình tài chinh của chúng tôi lại k cho phép. Vì
vậy, chúng tôi yêu cầu quý công ty thanh toán trong 2 tuần nữa.
18. When we arranged payment terms we offered you payment against monthly statements, yet it has been
three months since you promised the account would be cleared.
khi thương lượng những điều khoản thanh toán, chúng tôi cho phép quý công ty trả nợ theo quyết toán hằng tháng
nhưng đã 3 tháng từ khi quý công ty hứa sẽ trả hết nợ.
19. As we have traded for some time, we have not pressed for payment. However, we must now insist that
either you settle the account or offer a reasonable explanation for not doing so.
Vì chúng ta cũng đã làm ăn với nhau nhiều lần, chúng tôi k hối thúc quý công ty trả tiền. Tuy nhiên, chúng tôi
yêu cầu quý công ty hoặc thanh toán hoặc cho chúng tôi 1 lời giải thích thỏa đáng cho việc thanh toán chậm.
20. The failure either to clear your account or even to offer an explanation is all disappointing because of our
past satisfactory dealings over many years.
Việc k thanh toán và k đưa ra lơi giải thích đều làm chúng tôi thất vọng vì chúng ta đã từng có nhiều thương vụ rất
thỏa đáng trong nhiều năm
Vietnamese-English
1. Chúng tôi muốn thông báo với quý ngài là chúng tôi đã thu xếp chuyển tiền cho quý ngài qua ngân hàng.
Chúng tôi chuyển ...$ để thanh toán cho hóa đơn số...
We are pleased to inform you that we have arranged our payment for the invoice No … to your account at…
bank
2. Ngân hàng đã thông báo với chúng tôi là số tiền ... mà quý ngài chuyển đã được ghi có vào tài khoản của
chúng tôi. Cảm ơn quý ngài đã thanh toán đúng hạn.
Our bank has advised us that your payment has been tranferred to our account. Thank you for your timely payment.
3. Cuộc đình công của công nhân bến cảng khiến chúng tôi không thể giao hàng được và vì khách hàng không
thể trả tiền cho chúng tôi nên chúng tôi cũng chưa thể thanh toán nợ cho các nhà cung cấp được.
The workers’ strike at the harbour made it impossible for us to make delivery. As our customers have not settled
their payment, we cannot pay out suppliers.
4. Chúng tôi sẽ cố gắng thanh toán hóa đơn trong vòng vài tuần tới. Trong khi chờ đợi, chúng tôi gửi kèm tấm séc
trị giá ... để thanh toán một phần số nợ.
We will make an effort to settle our payment within the next few weeks and we are pleased to send a cheque to clear
part of the account for the time being.
5. Tôi rất tiếc khi nghe tin quý ngài đang gặp khó khăn trong việc... và hiểu rằng hàng không bán được thì sẽ khó
có thể thanh toán các khoản nợ còn lại.
We are sorry to hear that you have a great difficulty in... and understand that when the goods cannot sell well, you
will be unable to clear the remaining accounts.
6. Qua thư của quý ngài ngày...giải thích lý do hóa đơn số... chưa được thanh toán, chúng tôi rất hiểu những
khó khăn quý ngài đang gặp phải.
In view of your letter giving explanation for the invoice No... not having been settled, we understand the
difficulties you are facing for the time being.
7. Chúng tôi viết thư cho quý ngài về khoản nợ quá hạn trong tháng 10 trị giá..., và gửi kèm bản sao hóa đơn mà lẽ
ra phải được thanh toán tháng trước.
We are writting to complain about your outstanding balance of ... in October and are enclosing a copy of
commercial invoince which should have been settled so far.
8. Chúng tôi đã viết thư cho quý ngài vào ngày 3/3 về bản quyết toán tháng 1 vẫn chưa được thanh toán. Kèm
theo đây quý ngài sẽ thấy bản quyết toán.
We have sent you a complaint letter on 3st March about the outstanding balance of January and are enclosing
the balance for your reference.
9. Chúng tôi cho rằng quý ngài đã có đủ thời gian để thanh toán khoản nợ này và giờ đây nhất định quý ngài
phải thanh toán trong vòng 10 ngày tới.
We assume that you must have had enough time to prepair for settlement and we insist that you clear your
account within the next 10 days.
10. Nếu chúng tôi không nhận chi phiếu thanh toán đầy đủ khoản nợ vào cuối tháng này, chúng tôi buộc phải
nhờ luật sư thu hồi nợ.
Unless we receive a full payment by the end of this month, we may be forced to hand this matter to our
solicitors
11. Chúng tôi muốn quý ngài lưu ý rằng chúng tôi đã chào bán cho quý ngài giá thấp trên cơ sở thanh toán tiền
sớm.
Please note that we have quoted you our lowest prices with payment on COD basis.
12. Chúng tôi rất mong quý ngài hiểu rằng việc chúng tôi không thanh toán nợ đúng hạn là do sơ ý.
We hope that you understand our late settlement was due to carelessness.
13. Chúng tôi rất thông cảm với vấn đề quý ngài gặp phải trong việc thanh toán số nợ còn lại và sẵn sàng gia
hạn nợ thêm 6 tuần nữa.
We are sorry to hear about your difficulty in clearing the remaining and willing to extend the account for another 6
weeks.
14. Từ khi chúng tôi viết thư cho quý ngài ngày... về khoản nợ còn lại chưa được thanh toán trị giá ..., chúng tôi
vẫn chưa nhận được thư trả lời. Xét thấy quý ngài đã ủng hộ chúng tôi trong thời gian qua, nên trước đây,
 chúng tôi đã không hối thúc quý ngài thanh toán.
We have not received your reply since our letter dated... In view of your support for such a long time, we did
not put a strain on previous payment
15. Cảm ơn quý ngài đã viết thư và giải thích cho chúng tôi biết tại sao số nợ trong tháng 5 vẫn chưa được
thanh toán. Tuy nhiên, chúng tôi không thể gia hạn nợ thêm nữa vì chúng tôi cho hưởng mức chiết khấu cao
đổi lại việc thanh toán đúng hạn.
Thank you for your letter giving a resonable explanation for your unsettled payment in June. However, we can
not extend the account any longer as we allow you a high discount in return for timely payment.
16. Chúng tôi sẽ cho quý ngài thêm 7 ngày nữa để gửi tiền cho chúng tôi, sau thời gian này vấn đề sẽ được
chuyển cho luật sư chúng tôi giải quyết.
We allow you another 7 days to transfer your payment to our account. After that time, we will hand this matter to
our solicitors
17. Chúng tôi cảm thấy đã đủ kiên nhẫn và đã xem xét rất kỹ lưỡng. Tuy nhiên, bây giờ chúng tôi rất tiếc phải
thực hiện các biện pháp để thu hồi nợ theo luật.
We have been patiently and carefully take the matter into consideration. However, we regret that we have to
take measures to recover the debt as stated in the law.
18. Xét thấy quý ngài đã ủng hộ chúng tôi trong thời gian qua, chúng tôi sẵn sàng cho phép quý ngài thanh toán
một nửa của khoản nợ bằng cách gửi chúng tôi hối phiếu trả ngay và thanh toán phần còn lại bằng cách
chấp nhận hối phiếu đính kèm ký phát thời hạn 30 ngày.
in view of your support for such a long time, we allow you to settle haft of the payment by sending us a sight
draft and clear the remaining by accepting our enclosed 30-day bill of exchange.
19. Do quy định của chúng tôi là kinh doanh dựa trên lợi nhuận thấp nên chúng tôi tiếc là không thể dành cho
quý ngài hưởng điều kiện tín dụng dài hạn được.
As our business is carried out on low profit, we unfortunately cannot offer you long-term credit.
20. Chúng tôi rất ngạc nhiên và thất vọng vì không nhận được thư trả lời của quý ngài cho 2 lá thư của chúng
tôi ngày... nhắc quý ngài về khoản nợ còn lại trị giá.

We were very surprised and disappointed that we have not received your reply to our 2 letters reminding you of
your debts of...