Developing an e­learning strategy: BECTRA Matrix 

This document was originally downloaded (July 2006) from the BECTA site at 
http://matrix.becta.bit10.net/GMATRIX_4322107_24212722/1208931607896/rebrand/home/index.cfm?forcenew=yes 
This unbranded text version is no longer available online. 

An updated, online version of the tool (see under Learning and Skills) can be viewed for content: interaction requires a UK login 
see http://matrix.becta.bit10.net/GMATRIX_4322107_24212722/1208931608552/rebrand/matrix/index.cfm?matrix=87&forcenew=yes 

1.  Vision and strategic planning 

1.a  Clarity of vision for development of e­learning within the organisation 
Not yet started  Early stages  Developing  Established  Embedded 
There is no clear vision for  Senior staff have discussed  There is an awareness  Senior staff share a clear  The vision for the 
the development of e­  the development of e­  amongst senior managers of  and detailed vision for how  development of e­learning 
learning within the  learning within the  the direction in which the  e­learning will develop in the  relates clearly and closely to 
organisation.  organisation but as yet have  organisation will go to  next few years.  the organisation's overall 
not reached a clear view as  develop e­learning but the  mission and aims. 
to the direction that this will  vision lacks detail. 
take. 

1.b  Communicating the vision across the organisation 
Not yet started  Early stages  Developing  Established  Embedded 
No communication of the  Staff and learners are still  Communicating the vision to  Senior staff have taken  All staff and many learners 
vision to staff or learners has  largely unaware of any  staff and learners has  appropriate opportunities to  are aware of the 
taken place.  organisational vision for the  started, but as yet  communicate the vision and  organisation's vision for the 
development of e­learning.  awareness of the vision is  as a result most staff and  development of e­learning. 
limited to a minority of staff.  some learners are aware of 
it. 

1.c  ILT/e­learning strategy 
Not yet started  Early stages  Developing  Established  Embedded 
Work has not started on  The ILT/e­learning strategy  An ILT/e­learning strategy  Staff across the organisation  Aspects of the ILT/e­ 
producing an ILT/e­learning  is still in draft form.  has been published but it is  actively contribute to the  learning strategy are cross­ 
strategy.  not yet a key driver of  process of implementing,  referenced to other strategy 
organisational change.  updating and developing the  and policy documents and is 
ILT/e­learning strategy.  a key driver for change 
across the organisation.
 1.d  Relationship of ILT/e­learning strategy to other strategic plans 
Not yet started  Early stages  Developing  Established  Embedded 
There is no reference to  There are a few mentions of  There is some cross­  There is comprehensive and  The vision for the 
ILT/e­learning in the  ILT/e­learning in the  referencing between the  clear cross­referencing  development of ILT/e­ 
organisation's other strategic  organisation's other  ILT/e­learning strategy and  between the ILT/e­learning  learning is embedded in all 
plans.  strategic plans.  other strategic plans.  strategy and the  strategy documents, and 
organisation's other  clearly contributes to the 
strategic plans.  organisation's overall vision 
and goals. 

1.e  Strategic management of ILT/e­learning 
Not yet started  Early stages  Developing  Established  Embedded 
There is no strategic  Management of ILT/e­  There are some links  There is a strategic  The management of ILT/e­ 
management of the ILT/e­  learning takes place only at  between different  approach to the  learning takes place within a 
learning strategy.  a localised, team or  departments, teams and  management of ILT/e­  robust strategic framework. 
departmental level.  curriculum areas in terms of  learning across the whole  There is strong leadership 
the management of ILT/e­  organisation.  from the top and appropriate 
learning.  delegation of operational 
decision­making to 
middle/departmental 
managers. 

1.f  Coherence with local, regional and national strategic frameworks. 
Not yet started  Early stages  Developing  Established  Embedded 
There is no relationship  Local, regional and national  There is an understanding  Full consideration is given to  Local, regional and national 
between the strategic  strategic frameworks are  of local, national and  local, regional and national  strategic frameworks are the 
planning of e­learning and  referred to in the ILT/e­  regional srategic  strategic frameworks and to  starting point for both the 
local, regional and national  learning strategy but in  frameworks in relation to e­  how these should impact on  vision and the development 
strategic priorities.  practice these priorities  learning and these are  the development of e­  of e­learning within the 
have only a limited impact  having some impact within  learning.  organisation.
on the planning and delivery  the organisation. 
of e­learning. 
2.  Teaching and learning 

2.a  Electronic availability of learning resources 
Not yet started  Early stages  Developing  Established  Embedded 
No learning resources are  The availability of electronic  Learners on some courses  The majority of curriculum  Resources for the vast 
available electronically.  learning reources is very  are able to access  areas have now made a  majority of courses are 
limited, with many learners  resources in a digital format  significant proportion of their  available electronically both 
having no access to  (CD­ROM, DVD, memory  learning resources available  on­ and off­site and are 
electronic resources to  stick) or online.  electronically.  routinely accessed by most 
support their learning.  learners. 

2.b  Using the Internet for teaching and learning 
Not yet started  Early stages  Developing  Established  Embedded 
No use is made of the  Only a few tutors make use  Some courses and/or  It is accepted practice  Programmes of learning are 
Internet for teaching and  of the Internet for teaching  curriculum areas make  across most of the  being redesigned to take 
learning.  and learning, and such use  significant use of the Internet  organisation that the  account of the ways in 
depends largely on the  in teaching and learning, but  Internet is used whenever  which the Internet can be 
initiative of the individual  this is not yet widespread.  appropriate as a resource to  used to enhance teaching 
tutor.  enhance teaching and  and learning. 
learning. 

2.c  Electronic communication 
Not yet started  Early stages  Developing  Established  Embedded 
No use is made of electronic  E­mail is used on an ad  A small number of  Communication by e­mail  The use of e­mail and other 
communication within the  hoc basis by a few tutors to  courses/tutors use email and  and other electronic media  means of electronic 
organisation.  communicate with each  other electronic media such  is accepted practice  communication (e.g. 
other or with learners.  as bulletin boards and  between tutors and between  discussion forums, text 
electronic discussion forums,  tutors and learners  messaging, electronic 
where appropriate, as an  submission of assignments) 
integral part of teaching and  is transforming 
learning.  communication amongst 
tutors and with learners.
 2.d  Additional support for learners 
Not yet started  Early stages  Developing  Established  Embedded 
No provision in relation to  There is limited awareness  The organisation is building  Learners are able to access  There are systems in place 
technology is provided for  of issues concerning  up a bank of specialist  the technology that is  to ensure a seamless link 
disabled learners or other  technology, inclusion and  hardware and software to  appropriate to their needs  between the initial 
learners who require  disability and of the  support those learners that  across most or all of the  assessment of a learner's 
additional support.  legislation in this area;  need it.  curriculum.  needs and the provision of 
provision of appropriate  on­going, appropriate 
technology for disabled  technology to maximise 
learners and those with  her/his learning. 
additional learning needs is 
on an ad hoc basis. 

2.e  Outreach and inclusion 
Not yet started  Early stages  Developing  Established  Embedded 
There is no ILT or e­learning  Access to e­learning is  The use of e­learning is being  The majority of outreach  All staff and learners have 
related activity in this area of  largely limited to those  piloted in one or more  provision now makes use of  good access to equipment, 
work.  learners that attend main  outreach centres/projects.  e­learning when  the Internet, the 
sites.  appropriate.  organisation's IT systems 
and e­learning expertise 
regardless of the venue they 
attend. 

2.f  Learning and teaching styles 
Not yet started  Early stages  Developing  Established  Embedded 
There is no awareness of or  Where e­learning is  There is a pilot scheme in one  There is established  Across the curriculum e­ 
practice in the use of  taking place it is used in  or more curriculum areas to  practice in several  learning is being used in 
technology to enhance  an ad hoc way that takes  evaluate ways in which e­  curriculum areas in the  flexible ways to provide 
teaching and learning styles.  little account of its  learning can be used to cater  flexible use of e­learning to  personalised learning 
potential for catering for a  for a variety of learning and  cater for a variety of learning  experiences for learners.
variety of learning and  teaching styles.  and teaching styles. 
teaching styles. 
 2.g  Development of learners' ILT skills 
Not yet started  Early stages  Developing  Established  Embedded 
There is no awareness of  Development of learners'  Learners planning to take  It is accepted across the  There are systems in place 
the role of learners' ICT skills  ICT skills takes place on  courses that use e­learning are  organisation that good ICT  (e.g. through initial and on­ 
in embedding ILT/e­learning.  an ad hoc basis and is  informed regarding which ICT  skills are an invaluable aid  going assessment) for all 
not an intrinsic part of  skills they will need, and they  to learning; learners are  learners to be able to have 
their programme of  are given the opportunity to  encouraged to develop  their ICT skills recorded and 
learning.  acquire these skills (e.g.  these skills on an ongoing  to be given the opportunity 
through attending a separate  basis.  to develop further their 
short course or working  skills. 
online). 

2.h  Developing and broadening the curriculum 
Not yet started  Early stages  Developing  Established  Embedded 
E­learning is having no or  E­learning is being used  The curricular offer is gradually  The use of e­learning has  The use e­learning is 
very little significant effect on  to put on a few additional  developing as a result of the  led to significant  accepted across the 
broadening the curricular  courses that were not  introduction of e­learning.  developments across the  organisation as a key 
offer to learners  previously offered.  curriculum in terms of the  means of developing and 
range of learning provision  broadening the curricular 
that is being offered.  offer, working in electronic 
partnership with other 
organisations when 
appropriate. 

2.i  Using electronic means for recording progress and achievement 
Not yet started  Early stages  Developing  Established  Embedded 
Systems for recording  There is a pilot scheme in  Electronic means of recording  Across the organisation,  A variety of electronic 
progress and achievement,  one or more curriculum  progress and achievement are  electronic means of  means of recording 
including the recording of  areas to use electronic  spreading across the  recording progress and  progress and achievement 
achievement in non­  means to record progress  organisation.  achievement now have  are used comprehensively 
accredited courses (RARPA)  and achievement (e.g.  equal status with paper­  and whenever appropriate 
are entirely paper­based.  RARPA; e­portfolios)  based systems.  across the whole curriculum 
and this has resulted in a 
significant reduction in 
paper­based systems.
 2.j  Re­engineering teaching and learning 
Not yet started  Early stages  Developing  Established  Embedded 
There is no use of e­learning  A few courses include  The use of blended learning  As a result of the  As a result of the 
within the organisation.  some e­learning, but this  means that the organisation is  introduction of e­learning,  implementation of ILT/e­ 
has not led to a  now offering a small number of  the delivery of courses by  learning, the organisation is 
significant change in how  new courses using more  the organisation is now  now offering radically 
the organisation offers  flexible delivery methods.  significantly different to the  different learning provision, 
and delivers programmes  manner in which they were  with far greater flexibility for 
of learning.  delivered three years ago.  both staff and learners.
3.  Staff development 

3.a  Analysis and understanding of staff development needs 
Not yet started  Early stages  Developing  Established  Embedded 
There is no understanding of  Senior managers have  A training needs analysis has  A training needs analysis  There is a comprehensive 
staff development needs in  only a general impression  been planned or is currently  has been undertaken that  understanding of the ILT/e­ 
relation to ILT/e­learning.  of the skills and  being carried out across the  has led to increased  learning development needs 
knowledge that they and  organisation at all levels, and  understanding of staff  of all staff on an 
members of their staff  includes providers’ staff where  development needs in  individualised basis; 
need to acquire in relation  appropriate.  relation to ILT/e­learning.  systems are in place to 
to ILT/e­learning.  regularly review the needs 
of staff over time and to 
relate these needs to the 
organisation's staff 
development activities. 

3.b  Staff development programme and delivery 
Not yet started  Early stages  Developing  Established  Embedded 
There is no training or staff  Training and the support  A number of courses and other  There is a comprehensive  ILT and e­learning is used 
development in the use of e­  of staff in ILT/e­learning  interventions are available both  and ongoing programme of  appropriately and in a 
learning.  is provided on an ad hoc  in IT/ICT generally and e­  activities to develop the  variety of ways in the 
basis.  learning in particular, and e­  ILT/e­learning skills and  delivery of the majority of 
learning is being used in the  knowledge of all staff  staff development 
delivery of some staff  (leaders, managers, part­  programmes (e.g. good use 
development (e.g. use of online  time tutors, support and  of PowerPoint for both 
resources as part of staff  administrative staff and  presentations and creating 
induction; improved use of  volunteers) that is fully  interactive learning 
PowerPoint in training sessions).  integrated with the  resources; intranet or virtual 
organisation's staff  learning environment used 
development strategy; staff  for making learning 
share an expectation that e­  resources and/or staff 
learning will form part of  development opportunities 
their professional and  available to staff) and staff 
personal development.  at all levels regularly update
 their ILT/e­learning 
knowledge and skills. 

3.c  Making the best use of enthusiasts 
Not yet started  Early stages  Developing  Established  Embedded 
The organisation is not  Enthusiasts/E­  Enthusiasts/E­  There are enthusiasts/E­  The work of enthusiasts/E­ 
aware if it has any ILT/e­  Guides/Champions are  guides/Champions are having a  guides/Champions at both  Guides/Champions is co­ 
learning enthusiasts.  working in a limited way  positive effect in a number of  manager and practitioner  ordinated, properly 
with other staff, but their  curriculum areas, but systematic  level who are working  resourced, integrated with 
activities are not co­  impact across the whole  across the whole  the organisation's workforce 
ordinated and do not  organisation is limited.  organisation according to an  development programme 
form part of the  agreed action plan, and  and accessible to all levels 
organisations's staff  whose activities are  of staff, both full and part­ 
development strategy.  integrated into the  time. 
organisation's overall 
workforce development 
programme. 

3.d  Competence and confidence of teaching staff 
Not yet started  Early stages  Developing  Established  Embedded 
Tutors have little or no  A small number of  E­learning competence and  The level of skills and  The vast majority of 
understanding of e­learning.  enthusiastic tutors has  confidence are beginning to  knowledge amongst tutors is  teaching staff have the 
sufficient skills and  spread from a handful of  always increasing, and a  skills, knowledge and 
knowledge to enable  enthusiasts to teaching staff  significant number of tutors  confidence to incorporate e­ 
them to start  more generally.  across the whole  learning successfully and 
incorporating some e­  organisation now has the  appropriately in their work, 
learning in their work.  competence and confidence  and they are continuing to 
to incorporate e­learning  develop their understanding 
successfully in their work.  of e­learning.
 3.e  Competence and confidence of support staff 
Not yet started  Early stages  Developing  Established  Embedded 
Support staff have little or no  Only a few support staff have  The number of support staff  A significant number of  The vast majority of support 
understanding of e­learning.  sufficient understanding of e­  with an understanding of e­  support staff now has  staff has enough 
learning to enable them to  learning is steadily growing.  sufficient understanding of  competence and confidence 
provide appropriate support  e­learning to enable them  in e­learning to enable them 
to tutors and learners.  to provide appropriate  to provide appropriate 
support to tutors and  support to tutors and 
learners.  learners on an on­going 
basis. 

3.f  Impact of staff development on the organisation 
Not yet started  Early stages  Developing  Established  Embedded 
There has been no staff  Attitudes to ILT/e­learning are  On­going monitoring of the  Managers and team  There is significant and 
development in ILT/e­  beginning to change, and  impact of ILT/e­learning staff  leaders across the  quantifiable evidence that 
learning or where it has  there are a few anecdotal  development activiites is  curriculum are reporting  staff development 
occurred, it has had no  examples of how staff  being carried out; both  that ILT/e­learning staff  interventions in ILT/e­ 
quantifiable impact on  development interventions  teaching and learning  development activities are  learning have led to an 
teaching and learning.  have had a positive impact on  practice and business  having a positive impact on  improvement in the quality 
both teaching and learning  processes across the  practice across the  of teaching and learning, 
and the organisation's  organisation are beginning  organisation.  and on the management of 
business processes.  to change as a result of  the organisation's business.
interventions. 
4.  Infrastructure and equipment 

4.a  Access to computers and other IT/ICT equipment 
Not yet started  Early stages  Developing  Established  Embedded 
There is no access to  Access to computer  Some of the main learning  Staff and learners are able  Staff and learners have 
computer resources or  resources and equipment is  centres have good access  to gain access to computer  access to the appropriate 
IT/ICT equipment.  very patchy and ad­hoc and  to computer and other  resources and other  computer resources and 
this is limiting the  equipment for some  equipment at all centres  equipment required to carry 
development of ILT and e­  learners and staff but others  including outreach  out their work, at the 
learning.  do not.  locations.  location and time they need 
them. 

4.b  Internet connectivity 
Not yet started  Early stages  Developing  Established  Embedded 
There is no internet  There is Internet connectivity  There is Internet  There is Internet  Staff and learners are able 
connectivity.  for corporate and  connectivity for corporate  connectivity, at a speed  to gain access to the 
administrative purposes, but  and administrative  that meets the business,  Internet whenever they need 
in less than 20% of teaching  purposes, and in 20% to  teaching and learning  it, at a speed that meets 
locations.  50% of teaching locations.  needs of the organisation,  their business and 
at all main centres, at most  teaching/learning needs and 
outreach sites and in the  regardless of where they are 
majority of other teaching  located.
locations. 
 4.c  Learning platform development 
Not yet started  Early stages  Developing  Established  Embedded 
There are no learning  The organisation does not  The organisation is either in  The organisation has  The organisation has 
platform developments being  have access to a virtual  the process of acquiring  access to an established  access to a learning 
planned.  learning environment or other  access to a learning  learning platform that is  platform that is used 
learning platform, although  platform, or it has acquired  being used in the delivery  comprehensively across the 
some individual staff or  access and is beginning to  and support of some of its  majority of its curriculum 
departments may have  make use of the platform.  staff development and/or  areas to enable delivery of 
developed their own ad hoc  courses for learners.  learning, make learning 
arrangements for hosting  Where appropriate, links  resources available to tutors 
learning resources.  are being made with the  and learners, track 
organisation's  progress, and communicate 
management information  electronically between staff, 
system.  learners, providers and 
other partner organisations. 

4.d  Technical support for staff and learners 
Not yet started  Early stages  Developing  Established  Embedded 
There is no technical support  There is technical support for  There is a system for  The technical support  There is an efficient, well­ 
at all within the organisation.  corporate use of equipment  providing technical support,  provided has evolved to  organised and adequately 
and resources, but it is  either in­house or  encompass the needs of  resourced system of 
sporadic. There are no  outsourced, but the level  staff and learners in  technical support that is 
systematic procedures in  provided is not yet adequate  relation to both the  responsive to the changing 
place for access to support  for the growth of e­learning  organisation's business  needs of staff and learners 
for teaching and learning  within the organisation..  and e­learning needs.  across the whole 
purposes at the time and  organisation.
place where it is needed. 
5.  Managing and implementing ILT and e­learning 

5.a  Implementing the ILT/e­learning strategy and action plan 
Not yet started  Early stages  Developing  Established  Embedded 
There is no ACL ILT/e­  The ACL ILT/e­learning  Some parts of the strategy  The ILT/e­learning strategy  The organisation has a well­ 
learning strategy or action  strategy and action plan only  and action plan are being  is being put into practice,  established, successful and 
plan.  exist on paper. There is little  implemented but others are  and the organisation is  rigorous framework for 
evidence of implementation.  not.  constantly reviewing e­  ensuring strategy and policy 
learning progress  implementation, and ILT/e­ 
alongside other relevant  learning aspects are being 
milestones.  implemented within this 
framework. 

5.b  Monitoring and reviewing implementation 
Not yet started  Early stages  Developing  Established  Embedded 
No monitoring or reviewing  Implementation of the ILT/e­  Some aspects of the  The ILT/e­learning strategy  The organisation has a well­ 
activity has taken place.  learning strategy has only  strategy and action plan are  is regularly monitored,  established, successful and 
rarely been monitored,  monitored and reviewed, but  reviewed and evaluated in  rigorous framework for 
reviewed or evaluated in any  this is not done in a  the context of the  monitoring and reviewing all 
detail.  sufficiently systematic way,  organisation's other  its strategies and policies, 
makes no reference to other  policies, in line with the  and the monitoring and 
organisational strategies,  organisation's vision and  reviewing of ILT/e­learning 
and does not involve all  goals and involving all its  occurs within this framework 
stakeholders.  stakeholders.  and takes into account local, 
regional and national 
priorities.
 5.c  Commitment throughout the organisation to the development of ILT/e­learning 
Not yet started  Early stages  Developing  Established  Embedded 
There is no evidence of  Commitment to e­learning is  There is evidence that  A large percentage of staff  The majority of the 
commitment by staff to the  limited to a small number of  commitment to ILT and e­  is committed to developing  organisation's staff is fully 
development of ILT/e­  enthusiasts; the majority of  learning is growing within the  and using ILT and e­  engaged with ILT and e­ 
learning.  staff are either unaware of  organisation.  learning, and these  learning on a regular basis 
what e­learning can offer or  committed staff are  within their area of work. 
are hostile to the idea of  gradually changing the 
incorporating e­learning into  organisational culture in 
their area of work.  favour of ILT/e­learning. 

5.d  Partnerships 
Not yet started  Early stages  Developing  Established  Embedded 
No relevant partnerships  There are some informal  Links between organisations  The organisation is  There is a culture of active, 
exist with regard to ILT and  links between teams in  are being established with  involved in several ongoing  collaborative working and of 
e­learning as yet.  relation to ILT/e­learning.  regard to ILT/e­learning and  and successful  sharing resources and 
from these, a small number of  partnerships involving ILT  expertise with other 
ILT/e­learning partnership  and e­learning.  organisations; this is having 
projects are beginning to  a positive impact on both 
occur.  the organisation's and local 
development of ILT/e­ 
learning.
 5.e  Funding and sustainability 
Not yet started  Early stages  Developing  Established  Embedded 
There is no funding for  E­learning developments  There is awareness amongst  The funding of ILT/e­  Innovative methods of 
ILT/e­learning activities  are funded on an ad hoc  senior management of the  learning is an integral part  funding ILT/e­learning 
basis.  need to make specific funding  of the organisation's  developments are explored 
provision for e­learning.  budgetary processes; there  and exploited to supplement 
may be a separate  the organisation's own 
allocation of funds for  ILT/e­learning budget 
ILT/e­learning or explicit  allocation; this might include 
allocations for ILT/e­  using funding streams that 
learning within devolved  are not specific to e­learning 
departmental budgets.  (e.g. external funding 
sources such as ESF, or 
internal budget heads such 
as staff development or 
regeneration).