Contents

 
I   Introduction .......................................................................... 
II   Editing procedure .................................................................   
III  Document types ...................................................................   
1 Journal articles  
1.1 Terminology 
1.2 Tenses 
1.3 Italics 
1.4 Symbols 
1.5 Tables and figures 
2 Legal documents 
2.1 Capitalisation 
2.2 Treaty names 
2.3 Italics 
2.4 Words and phrases  
3 Letters and emails 
3.1 Salutations 
3.2 Openers 
3.3 Closers 
4 Meeting minutes   
5 Promotional material    
6 UM‐related copy 
6.1 Programmes    
6.2 Lectures and conferences   
6.3 Positions       
6.4 Titles 
6.4.1 Social titles   
6.4.2 Academic titles   
6.5 Faculties, departments and other bodies   
6.6 Rooms, lecture halls and buildings         
7 Web‐related copy  
7.1 Commands/instructions   
7.2 Web and email addresses   
IV  Editorial style   
1 Abbreviations 
1.1 Types of abbreviations 
1.2 Articles 
1.3 Plurals and possessives 
1.4 Positioning 
1.5 Punctuation 
1.6 Dutch abbreviations 
1.7 Days and months 
1.8 List of common abbreviations        
2 Capitalisation 

U M   s t y l e   g u i d e  | i 
 
 2.1 Art, architecture and music     
2.2 Awards and prizes         
2.3 Books, periodicals and document parts     
2.4 Companies, institutions and organisations   
2.5 History and military         
2.6 Peoples and places         
2.7 Politics  
2.7.1 Governments and government entities   
2.7.2 Political parties         
2.8 Religion             
2.9 Theories, hypotheses and models     
2.10 Times of year           
3 Foreign words 
3.1 Foreign words in common English use   
3.2 Governments         
3.3 Organisations and other entities     
3.4 Periodicals and books       
3.5 Quotes           
4 Italics   
4.1 Emphasis     
4.2 Technical or rare terms   
4.3 Words as lexical items   
4.4 Foreign words     
4.5 Other uses for italics      
5 Lists and series 
5.1 Series in running texts   
5.1.1 Elision     
5.1.2 Connectors   
5.2 Lists      
5.2.1 Run on lists   
5.2.2 Set off lists   
6 Numbers 
6.1 Currencies       
6.2 Dates         
6.3 Decades and centuries     
6.4 Decimal points and commas   
6.5 Footnotes       
6.6 Fractions     
6.7 Percentages       
6.8 Phone numbers       
6.9 Ranges         
6.10 Times         
6.11 Units of measurement     
7 People and place names 
7.1 Names with prefixes   
7.1.1 Alphabetical order     
7.1.2 Capitalisation     
7.2 Places         

U M   s t y l e   g u i d e  | ii 
 
 7.2.1 The Netherlands     
7.2.2 Belgium       
7.2.3 United Kingdom     
7.2.4 United States     
7.2.5 Localised vs anglicised forms   
8 Punctuation 
8.1 Ampersand  
8.2 Apostrophe       
8.2.1 Singular nouns     
8.2.2 Singular nouns ending in s   
8.2.3 Plural nouns ending in s 
8.2.4 Plural nouns not ending in s  
8.2.5 Exceptions   
8.3 Brackets  
8.4 Colon  
8.5 Comma         
8.6 Dash  
8.7 Exclamation mark  
8.8 Forward slash  
8.9 Full stop         
8.10 Hyphen 
8.10.1   Compound modifiers 
8.10.2  Prefixes and suffixes 
8.10.3  Phrasal nouns and verbs 
8.10.4  Suspension hyphen         
8.11 Parentheses 
8.12 Question mark     
8.13 Semicolon     
9 Quotations 
9.1 Punctuation 
9.2 Capitalisation 
9.3 Block quotations 
9.4 Corrections 
9.5 Ellipses 
9.6 Scare quotes 
9.7 Other uses for quotation marks 
10 Spelling   
10.1 Digraphs 
10.2 Irregular past tense forms 
10.3 ‐ise versus –ize 
10.4 Problematic plurals     
11 Tables and figures 
11.1 Referring to tables and figures in the text 
11.2 Headings 
11.3 Figures 
11.4 Tables 
11.4.1 Format 
11.4.2 Abbreviations 
11.4.3 Notes 

U M   s t y l e   g u i d e  | iii 
 
V  Usage guide 
1 Format and headings  
2 Sentences 
2.1 Length 
2.2 Emphasis 
3 Paragraphs 
3.1 Length 
3.2 Indents and line breaks 
4 Grammar  
4.1 Active and passive voice 
4.2 Agreement 
4.2.1 Singular verbs 
4.2.2 Plural verbs 
4.2.3 Singular or plural verbs 
4.2.4 Definite and indefinite articles 
4.2.5 Sums of money and other numbers 
4.3 Articles 
4.4 Modifiers 
4.4.1 Dangling modifiers 
4.4.2 Misplaced modifiers 
4.4.3 Word order 
4.5 Pronouns 
4.6 Folklore rules  
5 Vocabulary 
5.1 UK and US differences 
5.2 Jargon 
5.3 Wordiness 
5.3.1 Remove false subjects 
5.3.2 Replace wordy phrases with single words 
5.3.3 Replace long or pompous words with simple words 
5.3.4 Remove redundancy 
5.3.5 Remove empty words 
5.3.6 Replace nominalisations with verbs 
VI  Appendix

U M   s t y l e   g u i d e  | iv 
 
 I Introduction
This style guide is for editors at Maastricht University (UM). It may also be of use to 
communications and other staff who regularly write documents in English, and editors at 
other Dutch universities. We have tried to cover the most common issues that arise in the 
Dutch university setting, using localised examples as far as possible. Note, however, that for 
academic papers being submitted to journals you will need to refer to their spelling and 
referencing styles; information on gender‐inclusive and nonsexist language is not included 
here but is available on request. 
This is a living document, and it will change. In all cases we have tried to use the most 
‘progressive’ forms of usage to fit with UM’s desired profile, and to ensure that this 
document stays current as long as possible. Moreover, we envisage ‘international’ English as 
requiring as few rules or exceptions as possible to minimise idiosyncrasies for our 
nonnative‐speaking writers and readers. This manifests itself in several ways: while we opt 
for recognisably British spelling, we use the US variants where they are more regularised; in 
other cases (e.g. punctuation) we choose the option which is the same as or closest to 
Dutch.  
This document first sets out the usual editing procedure used in the UM Translation and 
Editing Department. It then provides guidelines for dealing with the most regular types of 
information and documents. A section on the mechanics of editorial style follows, and finally 
a brief usage guide. 
Thanks go to Corien Gijsbers and Casey Odell for their input. Comments and suggestions 
from editors and other staff are more than welcome: please send them to 
alison.edwards@languages.unimaas.nl.  
 
Alison Edwards 
Translation and Editing Department 
Language Centre, Maastricht University 
October 2008 

A l i s o n   E d w a r d s | 1 
 
 II Editing procedure
Edit with the adversarial client in mind. This helps you think consciously about how you 
would justify your changes – and the best way to do that is to know you have support of 
established style guides. At UM the two most important are the European Commission style 
guide1 and the Oxford Guide to Style2 – these are must‐reads. The Publication manual of the 
American Psychological Association (APA) is useful to have on hand for its referencing style, 
while useful usage guides include anything from the Plain Language campaign3 (but try to 
choose UK sources). Use the latest Oxford dictionary for spelling. 
 
1 Make sure you have the track changes on (set to hide, if you prefer) and the 
language set to UK English. 
2 Copyedit the entire document: this is a sentence‐level edit in which you fix grammar, 
spelling, punctuation, capitalisation, word choice, references and so on. Highlight 
anything you cannot resolve immediately to come back to later. 
3 Structural edit and proofread 
a. If you have not already, hide (but do not turn off) the track changes so they 
do not distract you. 
b. Go through the document a second time to structural edit. This involves 
taking a broader approach to aim for overall cohesion: adding connectors, 
splitting or joining paragraphs, comparing heading and citation styles, 
deleting or synthesising repeated information and logically restructuring. 
c. Deal with any parts you highlighted earlier. 
d. Check the spelling and wording of all proper names. Add any new proper 
names or other useful words to the word list appendixed to this style guide. 
e. Use comments to suggest changes if you are doubtful about whether to make 
the change yourself, or to ask questions of the author if the meaning is 
ambiguous – in which case, always provide a few options for the author to 
choose from.  
In most cases you will do a to e and proofread (look for remaining typographical 
errors, run a spell check, etc.) at the same time. If you have more time and the client 
has explicitly asked for perfection, you can separate the structural editing and 
proofreading stages. 
4 When you are finished, add your initials to the file name and record how long you 
spent on the document. A good average for editing is about 1500 words per hour. 
This might go up to 2000 or more for excellent documents, or down to 1000 for very 
ordinary ones. Be sure to also record any time you spend researching (the 

                                                       
1
 European Commission Directorate‐General for Translation (2007). English style guide: a handbook for 
authors and translators in the European Commission (5th edn). Available online at 
http://ec.europa.eu/comm/translation/writing/style_guides/english/atyle_guide_en.pdf 
2
 Ritter, R.M. (ed). (2003). The Oxford guide to style. Oxford: OUP 
3
 www.plainenglish.co.uk 

A l i s o n   E d w a r d s | 2 
 
 referencing style, technical vocabulary etc.). You can charge this to the client within 
reason; however, if you spend time looking for something not strictly required for 
the text at hand but you think would be handy to know for the future, record it on 
your timesheet as ‘research’ but do not charge it to the client.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

A l i s o n   E d w a r d s | 3 
 
 III Document types
 
1  Journal articles 
 
When you edit academic or scientific papers intended for publication, find out which journal 
the client is submitting too. You can then search the internet for the relevant submission 
guidelines/instructions for authors to check 
• whether to use UK or US spelling  
• the word count and required subheadings for the abstract 
• the word count for the body text  
• the referencing style. The two most common are APA and Vancouver. Having 
sources for these styles at hand is useful, but usually the journal itself will also 
provide a short sample reference list. You will often find small discrepancies 
between this list and the versions set out in the manuals. In such cases, copy the 
style on the journal website; this can give the journal editors no cause to complain.  
Print the submission guidelines for each journal your clients submit to and archive the 
hardcopy. This will save you having to search for it again.  
 
1.1  Terminology 
Particularly in scientific writing, you will often come across vocabulary and grammar that 
seem odd to a nonspecialist. Always look up such cases on the internet (use the advanced 
search option to specify a country if necessary), because all disciplines have their 
idiosyncrasies. Having said that, if you find no instances of the word or phrase used in this 
way, it is likely a learner error rather than specialist usage. If you are really unsure, leave a 
comment in the text asking for clarification (and be sure to supply a few alternatives). 
Use of the first person in academic texts is becoming more common and even encouraged, 
not least because one, this author, this researcher and other circumlocutions can sound 
pretentious and old fashioned, while writing around I and we often leads to passivity and 
wordiness. Do not deliberately impose the first person in all academic texts, but note that 
there is no real need to eliminate it either.  
If a particular document reports the findings of more than one study, use an initial capital 
for Study 1, Study 2, etc. Likewise, write Experiment 4, Trial 5 and so on (but phase II trial).
 
1.2  Tenses 
Pay attention to the tenses used in each section of academic papers. Try to follow the 
guidelines below. 
• Introduction and outline (metalanguage in)4 
Simple present:  
This paper investigates ...  
                                                       
4
 ‘The language we use when we write about our own writing or thinking.’ Williams, J.M. (1995). Style: 
toward clarity and grace (p. 53). Chicago: University of Chicago Press 

A l i s o n   E d w a r d s | 4 
 
 Chapter 2 deals with ... 
• Literature review 
Simple past (specified date):  
Van Rijn (2008) showed that ...  
Present perfect (unspecified date to present): 
Studies have shown that ...  
Simple present (established knowledge):  
Cancer is treated using ...  
• Method and results 
Simple past:  
The interviews were held ...  
Incidence decreased ...  
• Discussion and conclusions 
Simple present:  
These findings suggest that ... 
• Tables and figures 
Simple present: 
Table 1 shows that ...  
Figure 4 presents ... 
 
1.3  Italics 
Use italics 
• to set off items on a scale: 
The items ranged from 1 (totally disagree) to 5 (totally agree) 
• for letters used as statistical symbols or algebraic variables:  
t test: t(75) = 3.11 
F test: F(1, 53) = 10.03 
p = .03 
M = 3.45 
SD = 7 
 
1.4  Symbols 
In text use spaces between symbols like +, ‐, =, <, > and × to make them easier to read. 
a + b = c  
a > b 
(a + b)/(c + d) 
10 × 20 km 
N = 10,430  
n = 700  
Note that the uppercase N signifies the whole sample, while the lowercase n is for groups 
within the sample (e.g. men, unemployed, smokers). 
In tables, where space is tight, close symbols up to letters or numbers before and after 
them. 
 

A l i s o n   E d w a r d s | 5 
 
 
1.5  Tables and figures 
Retain the client’s layout in tables and figures. If it is particularly poor, refer to the relevant 
sections in either the Oxford or APA manual, and provide suggestions in comments. You can 
edit the headings and data as set out in IV.11. TABLES & FIGURES. 
 

A l i s o n   E d w a r d s | 6 
 
    2  Legal documents 
 
Legal documents can be more difficult to edit than others because of the weight attached to 
precision. This may require, for example, leaving repeated nouns which you might otherwise 
replace with pronouns. But as your aim with all documents will be for clarity, there is no 
need substantially to change your approach here. Delete needless words as usual and 
untangle complex chunks to make them digestible. Garner5 points out that you should ‘draft 
for an ordinary reader, not for a mythical judge who might someday review the document.’ 
Writing for the reader helps prevent documents being litigated; writing for the judge only 
helps in the worst‐case scenario of actual litigation (and fewer than 1% of legal documents 
are ever subjected to this). 
 
2.1  Capitalisation  
Capitalise articles, laws, acts and conventions (but not paragraphs) on specific references, 
but lowercase them for general references or those in any configuration other than the 
proper name. 
as referred to in Article 7.12 (4) of the Dutch Higher Education and Scientific 
Research Act (WHW) 
ˆ as referred to in all three higher education and research acts 
subject to the conditions set out in Article 2, paragraph 4, of the Collective Labour 
Agreement of Dutch Universities (CAO‐NU)  
ˆ subject to the conditions of the Dutch universities’ labour agreement 
stipulated in articles 11 to 14 of the UN Convention on the Rights of the Child 
(UNCRC) 
ˆ a number of UN conventions deal with children’s and women’s rights 
 
2.2  Treaty names  
In both legal and non‐legal texts (but not legislation) you need only use the short names of 
treaties.  
EC Treaty    ˆ According to Article 78(2) EC, … 
Euratom Treaty   ˆ Under Article 13(3) Euratom, first subparagraph … 
Maastricht Treaty  ˆ As stated in Article 2 EU, … 
 
2.3  Italics 
Legal documents often include lots of Latin loanwords. Italicise them if they are still seen as 
foreign, but not if they are in common English use (see IV.3.1. FOREIGN WORDS IN COMMON 
ENGLISH USE) unless they appear close to one which must be italicised.  

Also italicise the names of parties in legal cases, e.g. Bakker v. Van Rijn (but note that the v. 
between them is set in roman type). 
 
2.4  Words and phrases 
Ease the burden on readers of legal documents by replacing legal jargon and archaic words 
with everyday words as far as possible. Words like henceforth, heretofore, and wherein 

                                                       
5
 Garner, B.A. (2001). Legal writing in plain English (p. 91). Chicago & London: University of Chicago Press  

A l i s o n   E d w a r d s | 7 
 
‘were perky in Shakespeare’s time, but they are no longer in common‐enough use that they 
instantly convey our intent’.6 
domicile     ˆ house, flat, residence 
henceforth     ˆ from now on 
herein      ˆ in this (agreement etc.) 
heretofore     ˆ previously 
in the event that  ˆ if 
inasmuch as    ˆ since, because 
is of the opinion  ˆ believes 
provided that    ˆ as long as 
subsequent to    ˆ after 
thereafter    ˆ later 

Likewise, remove unnecessary phrases and split up long sentences to make them more 
readable. 
The electives may be earned by students by taking a course from another master’s 
programme at any other faculty or university provided that a proposal to that 
effect is submitted to the Education Desk for approval by the Director of Studies 
by means of a learning agreement (in accordance with the procedure governing 
the study period abroad of the IRO).  
ˆ Students may take their electives elsewhere if they submit a learning agreement 
to the Education Desk in line with the IRO’s study abroad procedure, and if the 
Director of Studies approves this agreement.  

Be wary of the ambiguity of shall: in legal writing it is supposed to mean ‘has a duty to’ but 
courts have variously ruled it as meaning must, may, will and is. US states have begun 
systematically replacing it in legal documents with must (for requirements) and will or 
agrees to (for contractual promises).7 
Encourage the client to minimise definitions and use informative headings for sections and 
articles rather than numbers alone (this makes it easier for readers to scan to the relevant 
section.  
We use the following set phrases for appeals information and disclaimers. 
Pursuant to the General Administrative Law Act, you may lodge a complaint with the 
Executive Board against this decision within six weeks. 
Although this brochure was made with the utmost care, no rights can be derived 
from it. 
 
 
 
 
 
 

                                                       
6
 Lauchman, R. (2008). Plain language: A handbook for writers in the U.S. federal government (p. 46). 
Rockville, MD: Lauchman Group. Available online at www.lauchmangroup.com/PDFfiles/PLHandbook.pdf 
7
 Garner, B.A. (2001). Legal writing in plain English (p. 105). Chicago & London: University of Chicago Press 

A l i s o n   E d w a r d s | 8 
 
 3  Letters and emails 
 
In letters and emails get to the point right away: readers want to know immediately why 
you have contacted them. Refer to yourself and your department/organisation in the first 
person – it will be clear from the address on your letter or below your email signature who 
you are. Aim for at most three or four sentences per paragraph. 
 
3.1  Salutations 
Dear student, 
ˆ Best regards,  
Dear Ms/Mr ... , 
ˆ Yours sincerely, 
The practice of using full names is also becoming increasingly common, to avoid the gender‐
specific Mr/Ms. 
Dear Jannie Hanssen, 
ˆ Yours sincerely, 
In extremely formal letters when you do not know the recipients names, you can use 
Dear Sir/Madam, 
ˆ Yours faithfully, 
 
3.2  Openers 
In response to your email of 15 April, ... 
Thank you for applying for our course in ... 
This is to inform you that ... 
Thank you for your enquiry of 22 August. 
Further to our telephone conversation, ... 
I am pleased to inform you that … 
 
3.2  Closers 
Please contact us if you have questions. 
I trust this information is sufficient. 
I would be grateful if you could forward me ... 
We trust that you will give this matter your immediate attention. 
If in the meantime you have already paid, please ignore this letter. 
We look forward to seeing you then. 
 

A l i s o n   E d w a r d s | 9 
 
 4  Meeting minutes 
 
Use the following subheadings to open your meeting minutes: 
• Date 
• Location 
• Present 
• Absent/apologies 
For the minutes proper, number each agenda item (and the subtopics within them) and 
highlight the action to be taken. A useful way of doing this is to use columns with the 
following subheadings. 
No.   Topic    Situation, decision, results      Action by   When 
2  Classroom   Because more classes are running this year, we  Julia    1 Dec 
availability  need to find more rooms to house them. Need  
      to look into leasing rooms from local businesses. 
 
Unlike in Dutch,8 write meeting minutes just as you would reported speech in English: 
• am/are becomes was/were 
• was/were becomes had been 
• will becomes would.  
Director: I am satisfied with the plans 
ˆ The director said she was satisfied with the plans 
Geert: I was ill last week      
ˆ Geert said he had been ill the previous week 
Chair: We have been looking into new assessment methods 
  ˆ The chair said they had been looking into new assessment methods 
Investor: I will transfer the money   
ˆ The investor said she would transfer the money 
Spokesperson: We are satisfied the matter has been resolved  
ˆ The spokesperson said they were satisfied the matter had been resolved 
Department head: The management team will be looking into it 
ˆ The department head said the finance team would be looking into it/would look 
into it 
Jana: I would have finished the proposal but I ran out of time 
ˆ Jana said she would have finished the proposal but she had run out of time 
 

                                                       
8
 Dutch business reports and meeting minutes tend to be written in the present tense, e.g. ‘In 2002 the 
following plants are introduced.’ Burrough‐Boenisch, J. (1998). Righting English that’s gone Dutch (p. 93). 
The Hague: Kemper Conseil Publishing  

A l i s o n   E d w a r d s | 10 
 
  5  Promotional material 
 
Promotional material can include brochures, flyers, internal communication emails and 
website copy (see also 7. WEB‐RELATED COPY). At the Language Centre and elsewhere in the 
university, we use it most often to advertise our educational products and attract visitors to 
events.  
The most important principle of copywriting or editing promotional material – and one of 
the main tenets of the Plain Language campaign – is to address the reader directly. This has 
the most immediate impact, and helps you avoid abstract, vague writing as well as the need 
to use gender specific terms.9 Combine it with the present tense wherever possible. 
Students will learn to combine theory with practice. 
ˆ You learn to combine theory with practice.  
The objective is to provide the participants with the professional knowledge, 
practical skills and decision‐making competences which are necessary for the 
execution of management tasks. 
ˆ The aim is to provide you with the professional knowledge, practical skills and 
decision‐making competences you need to carry out your management tasks. 
The Problem‐Based Learning (PBL) study method provides students with a thorough 
knowledge base and is very effective in preparing them for their later 
professional careers. 
ˆ Problem‐Based Learning (PBL) provides you with a thorough knowledge base and 
effective preparation for your career. 

Also use this technique in any documents that specifically address students, staff, or 
particular groups of them (such as instructions for handing in papers, calling in sick etc.).  
Students must submit their papers at the front office before 23 July. 
ˆ Submit your paper at the front office before 23 July. 
International students with a non‐EU/EEA nationality who will be doing a traineeship 
as part of their studies in the Netherlands do not need a work permit anymore. 
ˆ If you do not have EU/EEA citizenship and will do a traineeship as part of your 
studies in the Netherlands, you no longer need a work permit.  
In the case that an employee has a complaint about an incident that took place at a 
faculty, s/he should submit this complaint in writing to the dean. 
ˆ To complain about an incident that took place at your faculty, submit a written 
complaint to the dean. 

Likewise, do not be afraid of using the first person. You can certainly use ‘we’ to mean your 
client’s office, department, faculty or the university, provided the reference is clear. 
To make your document look readable, use lots of white space, split up long paragraphs, 
and use bullet lists where you can.  
The course fee can be paid by students in person at the Language Centre by bank or 
credit card (payments by cash are no longer possible). They also have the option 
of transferring the fee to the Language Centre bank account. It is necessary for 
use that the students  mention the course code and participant name when 

                                                       
9
 U.S. Securities & Exchange Commission (1998). A plain English handbook: How to create clear SEC 
disclosure documents (p. 22). Washington: Author. Available online at www.sec.gov/pdf/handbook.pdf 

A l i s o n   E d w a r d s | 11 
 
 making the payment. Extra charges for international bank transfers from abroad 
are to be covered by the participant. Students can also pay by internal transfer 
using one of the following LC order numbers, stating the participant’s name and 
course code: 5010NL for Dutch language courses or 1020EN for English language 
courses. 
ˆ You can pay the course fee: 
• at the Language Centre by bank or credit card  
• by bank transfer (you will need to pay any international transfer charges) 
• by internal transfer using order number 5010NL (Dutch courses) or 
1020EN (English courses). 
For bank and internal transfers please state the course code and participant 
name. 

A l i s o n   E d w a r d s | 12 
 
  6  UM‐related copy 
 
6.1  Courses, programmes and exams 
Lowercase bachelor’s and master’s unless used in an official degree name, and always use 
the possessive apostrophe. 
a bachelor’s programme 
the master’s thesis 
The faculty has 700 bachelor’s and 400 master’s students 
Use initial capitals for the official names of UM degree programmes, but lowercase 
references to general fields of study.  
BSc in Health Sciences 
ˆ She is a third‐year Health Sciences student 
ˆ This is a common occurrence in the health sciences 
Master of Arts in European Public Affairs 
ˆ He is studying European Public Affairs 
  ˆ European public affairs are becoming increasingly complex 
The Master in Media Culture is unique in Europe 
ˆ The master’s programme in Media Culture is unique in Europe 
Also use initial capitals for the names of courses and exams.   
She has signed up for Advanced Speaking Skills 
Intellectual Property Law starts on September 1  
The Cambridge First Certificate examination is held in Eindhoven 
The Health Services Innovation exam has been cancelled 
 
6.2  Lectures and conferences 
Use initial capitals for the names of conferences and symposia.  
Maastricht Behavioural and Experimental Economics Symposium 
5th Conference on Computers and Games (CG2006) 
International Conference on Factor Structures for Panel and Multivariate Time Series 
Data 
1st International Conference on Human–Robot Personal Relationships 
Also use initial capitals for each word in the names of lecture series. For individual lectures, 
use an initial capital for the worst word only, and set the title in single quotation marks. 
The Science in the Modern World lecture series starts on Tuesday 
The first lecture in the Party Drugs series will be ‘Imaging the effects of ecstasy in the 
brain’  
The closing Pfizer series lecture was ‘Genome approaches to complex cardiovascular 
traits’ 
 
6.3  Positions  
Too many capitals can make job names look pretentious and dated. Reserve them only for 
positions of extreme importance (Prime Minister Balkenende, Chancellor Merkel) and actual 
titles (i.e. honorifics: Professor Kools, Dr Jakobs). Minimise them in university positions by 
separating the job name from the personal name and using it descriptively.  
the dean, Dr Mieke Gijsbers, ...  
Franka Bruns, president of the Executive Board, ... 

A l i s o n   E d w a r d s | 13 
 
 vice chair of the Examination Committee, Daan Visser, ... 
Professor Jelle de Bruin, director of the institute, ... 
the treasurer, Femke Janssen, ...  
the newspaper’s editor in chief, Jannie Hiddinck, ... 
Use the following pattern for academic chairs and professor‐, lecture‐ and fellowships. Note 
that we use the British terms lecturer and senior lecturer (not assistant professor and 
associate professor). 
the Geert Hofstede Chair on Cultural Diversity 
Dr Michael van Asselt, special chair in European Institutions  
Professor Lisa Bongaerts, chair of European Legal History 
Miep Meltzer, professor of Comparative Literature 
Lisa Waddington, Extraordinary Professor of European Disability Law 
a lecturer in European and Comparative Law 
the senior lecturer in Preventative Mental Healthcare  
a research fellow at the Maastricht Centre for Human Rights 
the Marie Curie fellow at the Centre of European Law and Politics (ZERP)  
The teaching position below that of a lecturer is a tutor; reserve teacher for school teachers. 
Also, do not refer to staff as faculty. This is jargon, and can be confusing if you need to refer 
to an actual faculty in the same sentence.  
Positions are normally expressed in full‐time equivalents (fte) in the Netherlands. This is less 
widespread elsewhere, especially in English‐speaking countries. In documents intended for 
non‐Dutch readerships, provide a conversion into hours per week. 
1.0 (38 hours per week)   0.5 (19 hours per week) 
0.8 (32 hours per week)   0.2 (8 hours per week) 
 
6.4  Titles 
Dutch tends to use more honorifics than is usual in English; their overuse in English can look 
pretentious. There are two categories: social and academic titles.  

6.4.1  Social titles 
The only acceptable social titles are Mr and Ms.10 Reserve these only for letter salutations – 
in the vast majority of documents they can be omitted with no loss of courtesy or authority.  
Dear Mrs Bakker, ... 
 Dear Ms Bakker, ... 
Contact Ms van Kampen on 85132 
 Contact Katja van Kampen on 85132 
Submit your paper to Mr G. Hagen 
 Submit your paper to Gerard Hagen 
I would like to welcome Miss Prins to our team.  
 I would like to welcome Iris Prins to our team. 
 
6.4.2  Academic titles 
The only two academic titles in English are Dr and Prof. These need only appear on first 
reference to the person in a given document (unless the references are separated by many 
                                                       
10
 See ‘Nonsexist language reform in ESL institutions: Guidelines for gender‐neutral language use at 
Maastricht University’ (2008; available from author) 

A l i s o n   E d w a r d s | 14 
 
pages, in which case you can repeat them). Write out Professor in running text. If the person 
referred to has no academic title, refer to them by full name on first reference and last 
name only on second and subsequent references.  
Dr Grietje van Rijn has been awarded a Vici grant from KNAW. Van Rijn received the 
award for her research into ... 
Professor Odin Harmers and his team have discovered a new biomarker in the fight 
against heart infarctions. ‘It’s a great find’, says Harmers. 
Faculty of Law student Monique Viviers has led the moot court team to victory. 
Viviers went up against last year’s winner from Luxembourg, ...  
Avoid titles not normally used in English,11 e.g. drs., ir., mr. , as few non‐Dutch readers will 
know what they mean. Even if your text is for internal use only, keep in mind that over 30% 
of the university population is from abroad, and replace them with a suitable English 
equivalent. 
Drs. K. Molenaar    K. Molenaar, MSc/MA 
mr. Johann Smeets    Johann Smeets, LLB  
Ir. Eefke Konijn     Eefke Konijn, MSc  
But be aware that degree abbreviations in English usually only appear when it is essential 
that the qualification be known (e.g. on a business card).     
If no suitable abbreviation can be agreed upon (as is sometimes the case for people who 
graduated before the BA/MA system was implemented in the Netherlands), use the Dutch 
title but emphasise to the client that this could obscure their true qualifications. Italicise it 
to show that it is not an English word and stop titles like mr. and drs. being mistaken for 
spelling errors.12 
Likewise, avoid transferring multiple titles (e.g. Prof. Dr) from Dutch13; usually English only 
takes the highest. If it is essential, put the degree abbreviation after the name. 
Prof. Dr. A Janssen   Prof. A. Janssen, PhD 
 
6.5  Faculties, departments and other bodies 
Use initial capitals for the official names of institutes, centres, committees, faculties, 
departments and so on. Lowercase them when you refer to them by just a descriptor. 
Follow the pattern below for other configurations, e.g. plurals. 
Maastricht University  
ˆ the university, Maastricht and Leiden universities 
The Randwyck Learning and Resource Centre 
ˆ the centre, the learning and resource centres in Randwyck and the inner city 
The Student Introduction Committee  
ˆ the committee, the Student Introduction and the Orientation Week committees 

                                                       
11
 E.g. European Commission Directorate‐General for Translation (2007). English style guide: a handbook 
for authors and translators in the European Commission (5th edn, p. 49) 
12
 Burrough‐Boenisch, J. (1998). Righting English that’s gone Dutch (p. 99). The Hague: Kemper Conseil 
Publishing 
13
 Ibid, p. 101; Wegener, P. (2007). University of Amsterdam style guide (p. 1). Available online at 
http://www.medewerker.uva.nl/huisstijl/object.cfm/objectid=597DF449‐BE21‐46DD‐
83F0C75A7416A5E2. 

A l i s o n   E d w a r d s | 15 
 
 the Executive Board  
ˆ the board; the Executive, Faculty and Library boards 
Use these guidelines for departments and faculties. 
the Department of History   
ˆ the department, the history department,  the history and philosophy 
departments, the departments of History and Philosophy 
the Department of Pathology, the Department of Anatomy and Embriology, and the 
Department of Phramacology and Toxicology 
ˆ the departments of Pathology; Anatomy and Embriology; and Phramacology and 
Toxicology 
the Faculty of Law 
ˆ the faculty, the law faculty, the law and psychology faculties, the faculties of Law 
and Psychology  
the Faculty of Arts and Social Sciences, the Faculty of Law, and the Faculty of 
Economics and Business Administration 
ˆ the faculties of Arts and Social Sciences, Law, and Economics and Business 
Administration 
the Faculty of Arts and Social Sciences and the Faculty of Economics and Business 
Administration 
ˆ the faculties of Arts & Social Sciences and Economics & Business Administration 
See also IV.2.4. CAPITALISATION: COMPANIES, INSTITUTIONS & ORGANISATIONS 
 
6.6   Rooms, lecture halls and buildings 
Keep capitals to a minimum in the names of rooms, lecture halls and buildings. 
Her office is in room 402  
You can find us in room 0.034 
The lecture will be in the Blauwe zaal 
The Karl Dittrich zaal is free then 
It starts in lecture hall A‐101 at 19.30 sharp 
The cafeteria is in the UNS40 building 
The C‐building is closed for renovation 
We are located at SSK39 

A l i s o n   E d w a r d s | 16 
 
  7  Web‐related copy 
 
Write website copy using the same principles as for promotional material: directly address 
your reader wherever possible, and use short sentences and paragraphs. Your reader should 
not have to scroll too much, so use bookmarks or split long texts over several linked pages.  
 
7.1   Commands/instructions 
Use initial capitals for all words indicating keys, boxes, buttons, tabs, icons, menus and 
menu items, and drives.  
Press the Home key to move the cursor to the start of the line. 
In the Customise Toolbar box, click on Add New Toolbar. 
Select the Settings button. 
In the Audio tab, set the volume to mute. 
Right click the Scense icon and select Open Scense. 
Go to the File menu and select Open.  
Double click on the I: or J: drive, depending on where you want to save your work. 
If any of the above has four or more words, use an initial capital for the first word only and 
set the phrase in single inverted commas. 
In the Time Zone box, select ‘Automatically adjust clock for daylight saving changes’. 
Under ‘Add or remove programs’, click on ‘Set program access and defaults’. 
You can also use the > sign to indicate sequential steps. Here you do not need inverted 
commas for longer commands; because you are not using full sentences between the 
symbols, it is clear that all words belong to the command. 
For more information, go to Help > Guided Tour 
Go to Start > Control Panel > Accessibility Options > Show extra keyboard help in 
programs 
Use + to indicate that keys must be pressed simultaneously. 
Press Ctrl+A to select all text.  
If the screen freezes, press Ctrl+Alt+Del.  
  
7.2  Web and email addresses  
To insert web and email addresses in digital documents  
• add a hyperlink over the relevant word(s) 
• use a full stop after a hyperlink only if it appears in a full sentence in running text.  
The exams are organised externally by the British Council. 
More information is available via the Complaints Committee. 
For an appointment, contact Careers Services counsellor Jeanne Bruin. 
Send your suggestions to the translations department. 
Contact Marianne de Beurs by email or phone 87398. 
Dick Kraft: 043 887 398/email 

In hardcopy documents 
• try to put web and email addresses that appear in body text in parentheses so they 
do not interrupt flow 
• use lowercase letters and underline the address 
• do not include the prefix http://, as it is added automatically by internet browsers 

A l i s o n   E d w a r d s | 17 
 
 • use a full stop after an address only if it appears in a full sentence in running text.  
The exams are organised externally by the British Council (www.britishcouncil.org). 
More information is available on our website (www.unimaas.nl; go to Employees > 
Complaints Committee).  
Contact the Careers Services counsellor (jeanne.bruin@careers.nl) for an 
appointment. 
Send your suggestions to translations@unimaas.nl.  
Contact Marianne de Beurs on 87398 or at mdebeurs@contact.nl.  
Dick Kraft: 043 887 398/dkraft@contact.nl 
 

A l i s o n   E d w a r d s | 18 
 
 IV Editorial style
 
1  Abbreviations 
 
Abbreviations are for the convenience of both the writer and reader. Use them well and you 
will convey more information faster; use them poorly and you will confuse and annoy 
readers.  
To avoid cluttering your documents only introduce an abbreviation if you need to refer to it 
at least three times. Upon first reference write the name out in full and give the 
abbreviation in parentheses (not the other way round), e.g. The Language Centre (LC) was 
founded in 1989. You can then use the abbreviation in all subsequent references. If it 
appears many times, you may want to alternate with a descriptive term, e.g. the centre, or, 
if appropriate, replace it with ‘we’. If a less common abbreviation does not recur for some 
pages you may decide to write it out again on subsequent use. 
Whether an abbreviation is common enough for you not to have to spell it out first time will 
depend on the text and the readership: you generally do not have to write out USA, UK and 
EU. The client’s department or faculty may not need further explanation in internal 
documents. Some abbreviations are actually better known in their short form: IQ, HIV, DNA, 
etc. For all others simply use your best judgement, but err on the side of caution. 
If you need to introduce numerous abbreviations, try to stagger them in different sentences 
or even paragraphs rather than bombarding the reader with them all at once.  

1.1  Types of abbreviations 
Abbreviations are formed when: 
• a word is truncated (use a full stop)14 
Prof.     etc.    ed.    fig.  
• a word is contracted (do not use a full stop) 
Dr    Mr    Attn    bldg 
• the ends of multiple words are cut off: 
acronyms can be pronounced as a word. If they have five or more letters, they often 
come to be lowercased. 
NATO    AIDS    CARE    Unicef 
initialisms cannot be pronounced as a word. They take full stops only when 
lowercased.  
EU    UN    APA    e.g.    i.e.15 

1.2  Articles 
Use indefinite articles before abbreviations as you word for any other word. 
                                                       
14
 But to minimise punctuation in common abbreviations, do not use a full stop after the truncated forms 
for days and months, e.g. Jan., Wed.  
15
 As in note 14, do not use full stops in am and pm. 

A l i s o n   E d w a r d s | 19 
 
 A before consonant sound  
a UN resolution   a BA degree 
An before vowel sound 
an HIV test    an MA programme 
For definite articles, use the for abbreviations which cannot be pronounced as a word, e.g. 
the EU (but note the exception of UM, not the UM). Do not use the for pronounceable 
acronyms, e.g. FIFA, Unesco.  
 
1.3  Plurals and possessives 
Possessives of abbreviations are formed with an apostrophe, like all other possessives: the 
CEO’s report (see IV.8.2. APOSTROPHE). Likewise, plurals are formed just as others are, without 
an apostrophe: UFOs, IQs, FAQs. The only exception is if they are single lowercase letters 
which could otherwise lead to misreading: dot your i’s. For abbreviations which end in a full 
stop (vol., no.), replace the stop with an s (vols, nos). 
Except occasionally hrs and yrs, abbreviations of units of measurement (bps, cm, g, ha, km, 
kg, min, sec, etc.) have no plural form in scientific writing. 
 
1.4  Positioning  
In general texts, only use abbreviations like e.g., i.e., etc. and vs or for days (Wed) and 
months (Feb) in parentheses, footnotes, lists and tables. Note, though, that they are 
acceptable in technical and academic writing, or in documents they appear many times in 
for convenience, like this one.  
 
1.5  Punctuation 
Given the trend towards minimal punctuation, we do not use full stops for some common 
truncated forms and lowercase initialisms which would otherwise take them: days and 
months (Tues, Mar), as well as am and pm. Nor do we use full stops for abbreviated units of 
measurement (bps, cm, g, ha, km, kg, hr, min, sec, yr, etc.) and academic degrees (BA, BSc, 
LLB, MA, MSc, MBA, MPhil, LLM, PhD, DLitt, DPhil, MD). 
Do not use commas  
• before Jr, Sr, Inc., and Ltd 
• after e.g. and i.e.  
• before etc. if only one item is named: 
We use a second marker for all academic papers (master’s theses etc.)  
But do use commas  
• around degree abbreviations 
Sandrijn H. Pauker, MD, attended ...  
• before etc. if more than one item is listed: 
  We use a second marker for all academic papers (bachelor’s essays, master’s 
theses, PhD dissertations, etc.)  

NB. If your list begins with such as, including, for example/e.g. or for instance, avoid the 
redundancy of concluding it with etc. 

1.6  Dutch abbreviations 
A l i s o n   E d w a r d s | 20 
 
Remove Dutch abbreviations from English texts: often non‐Dutch readers will not know 
what they mean.  
a.u.b.    please 
ad. 1    Note to 1. 
b.b.v.    by means of 
bijv.    e.g. 
m.b.t.    with regard to 
m.u.v.    except 
n.a.v.    further to 
nr.     no.  
o.a.     among others  
pag.     p.  
t.a.v.    attn 

1.7  Days and months 
Sun      Mon      Tues      Wed      Thurs    Fri      Sat 
Jan  Feb  Mar  Apr  May   June   July    
Aug  Sept  Oct  Nov  Dec  

1.8  List of common abbreviations  
am     ante meridian (before noon) 
assn    association 
BMI     body mass index  
bps    bits per second  
c.     circa 
c/o    care of (in addresses) 
CD‐ROM  compact disk – read only memory 
cm    centimetre(s) 
dpt    department 
doc.    document 
e.g.     exempli gratia (for example) 
ed., eds   editor, editors  
edn       edition16 
et al.     et alii (and others) 
etc.     et cetera 
excl.    excluding 
fig., figs   figure, figures 
fte    full‐time equivalents 
g    gram(s) 
hr     hour(s) 
ibid.    ibidem (in the same place) 
i.e.     id est (in other words, that is) 
incl.    including, inclusive 
kph    kilometres per hour 
kW    kilowatt(s) 
L     litre(s) 
min    minute(s) 

                                                       
16
 Often the abbreviation ed. (editor) is also used to mean edition. We prefer to differentiate the two, like 
Ritter, R.M. (ed). (2003). The Oxford guide to style (p. 513). Oxford: OUP. 

A l i s o n   E d w a r d s | 21 
 
 mL     millilitre(s) 
N/A    not applicable 
NB     nota bena (note well) 
no. , nos  number, numbers 
pc, pcs    piece, pieces 
p., pp.    page, pages 
pp    per person 
PC    personal computer 
pm     post meridian (afternoon) 
PO Box    Post Office Box     
Pty Ltd     Proprietary Limited   
R&D       research and development 
rpm    revolutions per minute 
t    ton(s) 
V    volt(s) 
vs    versus (but v. between party names in court cases) 
W     watt(s) 

A l i s o n   E d w a r d s | 22 
 
 2  Capitalisation 
 
Too much capitalisation disrupts flow and dates faster, so aim for minimal capitalisation. In 
short, use capitals for proper nouns and for the adjectives that are derived from them 
where the link is still felt to be alive (e.g. Shakespearian but wellington boots).  
Homeric epic 
Hong Kong flu 
Christian churches 
Halley’s comet 
This can be hard to tell, however, and is sometimes arbitrary; another option is to use 
capitals when the meaning is literal, but lowercase when it is not. 
Chinese craftspeople     
ˆ chinese whispers  
Brussels institutions      
ˆ brussels sprouts 
French wine        
ˆ french fries 
Moroccan climate     
ˆ morocco leather 
Arabic numbers (those used by Arabic‐speaking people)  
ˆ arabic numbers (English meaning) 
Roman alphabet (that of the actual Romans)  
ˆ roman alphabet (English meaning) 
Platonic (of Plato)      
ˆ platonic love 
Herculean (of Hercules)  
ˆ herculean (big) 
 
2.1  Art, architecture and music 
For baroque, classical, romantic, etc., capitalise the first letter when talking about an era, 
age or period, but not when using it simply as an adjective. 
the Classical era 
ˆ classical music 
the Baroque period 
ˆ a baroque building 
Impressionism, the Impressionists (actual  art movement)  
ˆ an impressionistic painting 
NB. Never capitalise the prefix neo: 
neoclassical 
neocolonialism  
neo‐Cartesian  
Capitalise the first letter of each word for operas, concertos, symphonies and other musical 
compositions, but not in the words flat, sharp, major and minor. 
B‐flat Nocturne 
Concerto no. 2 for Piano and Orchestra 

A l i s o n   E d w a r d s | 23 
 
 Bach’s Mass in B minor 
Hungarian Rhapsody no. 12 
Symphony no. 6 in F major 
Mozart’s Piano Concerto in E flat  
 
2.2  Awards and prizes 
Capitalise the names of awards and prizes as follows. 
the Nobel Prize for Literature 
a Nobel Prize winner 
the UM Education Prize 
an Education Prize winner 
the Ius Commune Prize  
an Academy Award 
 
2.3  Books, periodicals and document parts 
In running text, capitalise the first letter of book titles and subtitles, and the first letter of 
each word for periodicals (magazines, newspapers, journals etc.). If the periodical title 
consists of more than one word, do not capitalise or italicise the. For reference lists, refer to 
an authoritative source for the specific referencing style. 
The Economist  
the Financial Times 
the Algemeen Dagblad 
Der Spiegel 
the International Journal of Bilinguialism 
A short history of the Netherlands 
Research methods in politics: An introduction 

Capitalise the first letter for specific parts of books or documents. 
Chapter 9 
Section 4.2 
Appendix A 
Part V 
Figure 8 
Table 2.1 
as mentioned in the Methods section  
see Results 
but chapters 11–14 
But lowercase generic titles when not followed by serial number. 
The results are shown in the appendix (cf. see Appendix B) 
In the third part... (cf. in Part 3 ... ) 
 
2.4  Companies, institutions and organisations 
Like faculties, departments, institutes and so on, use initial capitals for the official names of 
companies, organisations and institutions outside the university, and lowercase letters 
when you refer to them by just a descriptor. 
the Dutch East India Company 
ˆ the company 
the Brouwer Group bv 

A l i s o n   E d w a r d s | 24 
 
 ˆ the group 
the Association of Dutch Universities (VSNU)   
ˆ the association 
the Dutch Validation Council (DVC)  
ˆ the council 
Dutch‐Flemish Accreditation Organisation (NVAO)  
ˆ the organisation 
If a company spells its name with an initial lowercase letter, do the same. Only use an initial 
capital if it appears at the start of a sentence and there is no sensible way of rephrasing.   
eBay 
facebook 
the azM University Hospital 
 
2.5  History and military 
Capitalise the names of geological and historical periods. 
the Age of Reason     the Iron Age 
the Bronze Age      the Middle Ages 
the Common Era    the Paleozoic (era) 
the Enlightenment     the Reformation 
the Great Depression     the Renaissance 
But note that modern periods often take lowercase letters.  
the atomic age      the nuclear age 
the information age     the space age 
Capitalise the names of wars, revolutions and specific battles. 
the Battle of Britain17     the Korean War 
the Boer War       the Second World War 
the Cultural Revolution    the Thirty Years War 
the Industrial Revolution   World War I 
Also capitalise the proper names of armies, navies, air forces, fleets, regiments, battalions, 
companies, corps etc. (e.g. the Royal Netherlands Army, the Royal Navy), but lowercase 
references not using the official name (the Dutch army, the British navy). 
the Allies      the Green Berets 
the Axis powers     the Luftwaffe 
First Battalion      178th Infantry 
Capitalise the names of natural phenomena or disasters as well. 
the Black Death     El Niño  
the Great Fire of London  Hurricane Katrina 
 
2.6  Peoples and places 
Capitalise the names of ethnic/national groups, languages and their related adjectives and 
verbs. 
Dutch         Arabs 
Europeanise      Xhosa 

                                                       
17
 Only when accepted as an official name; c.f. the third battle of Ypres, the battle for Split  

A l i s o n   E d w a r d s | 25 
 
Always capitalise place names. The only source of confusion here is when points of a 
compass are involved. With east and west, capitalise them if you are referring to a political 
or cultural notion (non‐Western educational traditions) but not in a purely geographic sense 
(the university is located in northwest Europe).18  
Likewise, use initial capitals for North, South, East and West when part of a proper name or 
a formal geographical area, but not when they refer to a direction or a general area.19  
West Africa (a region with a political identity) 
southern Africa (a geographical region) 
South Limburg  (the official designation for this part of the Dutch province) 
the southern Netherlands (a geographical area)  
Northern Ireland (the country) 
northern England (the area) 
This extends to the use of common nouns, which are capitalised in a governmental or local 
council sense. 
the City of Maastricht    the Province of Limburg 
Greater London     the State of New York 
 
Just as you would for companies and institutions, capitalise references to specific place 
names but not general references.  
the Royal Palace    ˆ the palace 
the Magna Plaza    ˆ the plaza 
London Bridge      ˆ the bridge 
Tiananmen Square    ˆ the square 
the Spanish Steps    ˆ the steps 
the Babri Mosque    ˆ the mosque 
the Panama Canal    ˆ the canal 
the Ottoman Empire    ˆ the empire 
the Russian Federation    ˆ the federation 
Also capitalise place names which are legendary or popular.  
the Big Apple       the Eternal City 
the City of Light     the Promised Land 
When proper names appear alongside each other, the shared element which thus becomes 
plural is no longer capitalised. 
the Rhine River      ˆ the Rhine and Maas rivers  
the Atlantic Ocean     ˆ the Atlantic and Pacific oceans 
Kent Street      ˆ George and Kent streets 
For non‐English street names, do not use a definite article even if one appears in the original 
language. 
You can find our office at Leliestraat 14b 
The Language Centre is in Sint Servaasklooster 
Grote Gracht is the main shopping street 
                                                       
18
 Avoid terms such as ‘the western world’, which imply that everything is viewed from the standpoint of 
the West, and the use of ‘westernised’ to mean developed or industrialised. World Health Organization 
(2004). WHO style guide (p. 11). Malta: Author. Available online at 
http://whqlibdoc.who.int/hq/2004/WHO_IMD_PUB_04.1.pdf 
19
 Ibid 

A l i s o n   E d w a r d s | 26 
 
 The building at Grote Looiersstraat 17 is closed 
The economics faculty is in Tongerseweg 
 
2.7   Politics  
2.7.1  Governments and government entities 
Capitalise the official names of governments and government entities, but lowercase 
general references. 
the Department of the Environment  
ˆ the department 
the Ministry of Industry and Technology   
ˆ the ministry 
the Government of the Netherlands  
ˆ the Dutch government 
the States‐General (parliament) of the Netherlands  
ˆ the parliament    

2.7.1  Political parties 
Capitalise the names of specific parties, their voters and factions, but not general 
movements or descriptors. 
the Socialist Party   
ˆ socialism in France 
the Communists’ leader  
ˆ the communist movement 
the ChristenUnie (Christian Union) party 
ˆ ChristenUnie supporters 
the Conservative Party   
ˆ Conservative voters (i.e. they vote for the Conervative Party), but conservative 
voters (i.e. voters who play it safe) 
the Right, the Left, the Centre (as political factions)  
ˆ a right‐wing nationalist 
 
2.8  Religion 
Capitalise the names of religions (except atheism, agnosticism), monotheistic deities and 
their followers, but not individual roles unless used in front of the name as a title.  
Islam, Muslim, Allah 
Christianity, Christian, God (also the Holy Spirit, Providence, the Trinity, etc.)  
Pope John Paul II      ˆ the pope 
Brother Daan      ˆ one of the brothers  
Note that pronouns for these deities are now written in lowercase, and many bibles are 
being specifically rewritten to avoid the use of the exclusive male pronouns he, him, his, etc.  
Use capitals for the proper names of denominations or places of worship, but not for church 
buildings in a general sense.  
Nichiren Buddhist Temple  ˆ the temple  
the Roman Catholic Church   ˆ a Roman Catholic church 
the Baptist Church    ˆ a Baptist church  
the Babri Mosque     ˆ the mosque 

A l i s o n   E d w a r d s | 27 
 
2.9  Theories, hypotheses and models 
Do not capitalise the names of theories, models, hypotheses and laws (in a scientific sense), 
even if they have an abbreviation. 
the critical period hypothesis (CPH) 
Einstein’s theory of relativity 
Newton’s first law 
the labour market model 
Bracht’s model of community change 
 
2.10  Times of year 
Use an initial capital for days and months, festivals, holidays and other special days, but not 
for seasons (e.g. summer). 
Ascension Day 
Christmas Eve 
Father’s Day 
Independence Day 
International Year of the Child 
National Poetry Month 
New Year’s Day 
Passover 
Ramadan  
Remembrance Day 
St Patrick’s Day  

A l i s o n   E d w a r d s | 28 
 
  3  Foreign words 
 
If your readers might not know what the foreign words in a text mean, follow them with an 
English translation in parentheses. 
Make sure you hit Opslaan (save) before you close the program 
There are three categories of waste: blik (tins), plastic flessen (plastic bottles) and 
papier en karton (paper and cardboard) 
Set foreign words that are not seen as anglicised in italics, and retain their diacritics (pièce 
de résistance, über). Once they come into common English (or UM) usage, set them in 
normal roman type (résumé, gulag). These words may or may not retain their diacritics, e.g. 
cliché     but laissez‐faire. 
A general rule of thumb is to retain the accent in words ending in é, as well as any other 
accents in these words. 
exposé    protégé 
The decision, however, can be arbitrary. 
per se    usually unaccented 
cafe/café  style guides are divided on retaining the accent; at UM we use cafe.  
To minimise typographical intrusion and to take account of the multilingual UM readership, 
when in doubt do not use italics or diacritics. Likewise, if a foreign word appears multiple 
times in one document, only use italics on the first reference.  Do, however, always retain 
the original accents in personal names (see also IV.7. PEOPLE & PLACE NAMES). 

3.1  Foreign words in common English use 
These words of foreign origin are now seen as in common English use. Use their diacritics as 
shown, but do not italicise them (or the Latin abbreviations cf., e.g., et al., etc., ibid. and i.e.) 
à la carte     detente     par excellence 
a priori      facade       pâté 
ad hoc       faux pas     per capita 
autobahn20    fete       per se 
beamer     fiancé       perestroika 
avant‐garde     führer       putsch 
cafe       genre       raison d’être 
chateau     glasnost     regime 
coup       gulag       résumé 
crèche       haute couture     señor 
crepe       inter alia     soiree 
de facto     jihad       status quo 
debacle     laissez‐faire     vice versa 
decor       naive       vis‐à‐vis 
déjà vu      papier mâché     zeitgeist 
 
3.2  Governments  
You can retain the non‐English names of governments and related entities likely to be 
familiar to UM readers, as long as you explain them on first use: 

                                                       
20
 Once they are in common English use you do not need an initial capital for German nouns. 

A l i s o n   E d w a r d s | 29 
 
 the Bundestag (the lower house of the German Parliament)   
the Knesset (the legislative branch of the Israeli government) 
the Duma (the Russian parliament’s lower house). 

3.3  Organisations and other entities 
Use the official English names of organisations, institutes and other bodies if they exist. If 
the English version is an ad hoc rendering rather than an official name, put the name in the 
original language in parentheses after the translation. 
the Royal Netherlands Academy of Arts and Sciences (KNAW) 
the North Brabant Centre for Amateur Art (Centrum voor amateurkunst Noord‐
Brabant, CVA) 
Note that names of organisations, governments etc. in foreign languages are not set in 
italics.  

3.4  Periodicals and books 
Write the names of well‐known newspapers and magazines in italics in the original 
language. 
NRC Hanedelsblad 
Le Monde 
Der Spiegel 
If you are unsure the reader will be familiar with them, provide a short descriptor. 
The Dutch weekly Elsevier reported ...  
Translate into English any names in languages not likely to be understood locally. 
Beijing’s People’s Daily 
For books and other printed matter available in English, use the English title (you can also 
follow it with the original title in parentheses if the context requires it). Remember to 
always italicise book titles. If the book has not been published in English, put the English 
translation in single quotation marks in parentheses after the original title (not italicised, 
and with a colon between the title and any subtitle).  
Van Bruggen’s new book, A history of the Netherlands, will be released tomorrow.  
In its original Dutch version, The business brain book (Gebruik uw hersens) was a 
runaway bestseller. 
His book Herr Lehmann (‘Mr Lehmann’) has not yet been published in English.  

3.5  Quotes 
Translate quotes directly into English: only retain the wording in the original language for 
famous or historical quotes or if the wording itself is at issue. Follow these examples for the 
use of quotation marks and italics.  
‘We are extremely pleased with the results’, De Beer told Dutch broadcaster 101 TV  
Her personal motto is ‘divide and conquer’ (divide et impera)  
As Lord Bacon wrote, ‘Non est interpretatio, sed divinatio, quae recedit a litera’ 
(Interpretation that departs from the letter of the text is not interpretation but 
divination). 

See also III.6.4.2. ACADEMIC TITLES for foreign titles; IV.7.2. PLACES for foreign place names 

A l i s o n   E d w a r d s | 30 
 
  4  Italics 

Use italics for foreign, emphasised, newly coined or rare words – but sparingly, as they lose 
their force if overused. Be careful not to put any punctuation after a single italicised word in 
italics too – do not italicise things that do not genuinely belong in italics. For italics within 
italics, use roman font.  

4.1  Emphasis 
Avoid using italics for emphasis as it can appear precious21 and often indicates that the 
writer has taken the easy road to emphasis: it is better to use sentence structure and word 
choice to create emphasis instead.  
It is very important that you register early 
ˆ Register early to ensure your place in the course 
Sometimes authors add italics within a quoted passage to draw attention to certain parts; in 
such cases, write [italics added] in square brackets after the quote.  

4.2  Technical or rare terms 
On first reference to a technical or rare term or keyword you can use italics to set it off. Do 
not italicise it on subsequent references. 
Skin self‐examination refers to the act of inspecting one’s skin with the aim of 
detecting possible skin‐cancer related symptoms. 
Procurement involves inviting project offers and selecting the most suitable one. 
Informal learning is unintentional, unstructured and does not lead to certification. 

4.3  Words as lexical items 
You can also use italics to set off a word or phrase discussed individually or as a linguistic 
example.  
Centre and colour are spelled thus in UK English. 
At UM we do not use digraphs in words such as fetus. 

4.4  Foreign words  
Foreign words are usually set in italics. However, do not italicise 
• the names of foreign organisations, institutions or other official names such as legal 
acts; treat these as you would English names (with initial capitals for each main 
word) 
The programme is offered at the Provinciale Vroedvrouwschool 
In line with the Work and Care Act (Wet Arbeid en Zorg), ... 
• direct quotes in a foreign language: treat these like English quotes, in single 
quotation marks 
She closed in the words of Horace: ‘Dimidium facti qui coepit habet’ (He who has 
begun has the work half done) 

See also IV.3. FOREIGN WORDS 

 
                                                       
21
 Ritter, R.M. (ed). (2003). The Oxford guide to style (p. 155). Oxford: OUP  

A l i s o n   E d w a r d s | 31 
 
4.5  Other uses for italics  
Aircraft (proper names, e.g. Avenger IV, but not generic models, e.g. Boeing 747) 
Artworks22 
Ballets  
Books23 
CD albums 
Cross references (e.g. see also, opposite, overleaf, continued)  
Dissertations  
Films  
Genera of plants/animals  
Long poems  
Newspapers  
Operas 
Oratorios 
Pamphlets/catalogues  
Parties in legal cases  
Periodicals 
Plays 
Radio series 
Regular cartoons or comic strips  
Sculptures 
Ships 
Spacecraft 
Species of plants/animals 
Symphonies24 
Television series 
Theses 
Trains (proper names, e.g.  the Orient Express, but not generic models, e.g. an ICE 
train) 

See also IV.9.7. OTHER USES FOR QUOTATION MARKS 

                                                       
22
 Except: works of antiquity, esp. if the creator is unknown, e.g. the Venus de Milo, the Winged Victory. 
University of Chicago (2003). The Chicago manual of style (15th edn, p. 337). Chicago: University of Chicago 
Press 
23
 Except: the Bible, the Koran and the Talmud. Modern Humanities Research Association (2008). MHRA 
style guide: a handbook for authors, editors, and writers of theses (p. 29). London: Author. Available 
online at http://www.mhra.org.uk/Publications/Books/StyleGuide/StyleGuideV2.pdf 
24
 E.g. Symphonie fantastique, but not when a generic name symphony is used, e.g. Beethoven Symphony 
No. 5. Ritter, R.M. (ed). (2003). The Oxford guide to style (p. 156). Oxford: OUP 

A l i s o n   E d w a r d s | 32 
 
 5  Lists and series 
 
The main thing to remember with lists and series is parallelism. To promote easy reading 
and a sense of balance, ensure that each item follows the same syntactic structure, i.e. is 
formed consistently with either a noun or verb. 
Our goals are, first, to expand our area of operation, and second, increasing external 
funding 
ˆ Our goals are to expand our area of operation and to increase external funding 
The students were told to sit down, read the instructions and that they should take 
as long as they needed to finish the exam 
ˆ The students were told to sit down, read the instructions and take as long as they 
needed to finish the exam 
Topics dealt with in these modules include:  
the common commercial policy 
providing and regulating welfare  
how we approach guaranteeing competition  
human rights and developmental aid policy 
provision of asylum. 
ˆ Topics dealt with in these modules include:  
common commercial policy 
the provision and regulation of welfare  
approaches to guaranteeing competition  
human rights and developmental aid policy 
the provision of asylum. 
 
5.1  Series in running text 
Series in running text are any coordinate items of a similar nature, such as a list of 
nouns or verbs, which may or be separated by numbers or letter. 
5.1.1   Elision 
In most cases you do not need to repeat the definite article in a series of nouns. 
the students, staff and external clients who take language courses   
the tutors and students who attended the meeting 
This holds especially for single ideas or expressions: 
the salt and pepper 
the bow and arrow 
the paper and pen. 
It is also often true when a single plural noun stands for two modifiers: 
the first and second years at university 
the third‐ and fourth‐ranked universities 
the best and worst teachers. 
However, be wary that in some cases not repeating the article could cause confusion, e.g. 
the red and black folders vs the red and the black folders.  

5.1.2   Connectors 

A l i s o n   E d w a r d s | 33 
 
Dutch and German writers often overuse connectors (however, nevertheless, moreover, 
etc.) in English. Though these words help logically link one idea to the next, try to avoid their 
startling and overly formal use: 
Students must register via the website. Furthermore, they must pay the course fee 
at least three weeks in advance. 
ˆ Better: Students must register via the website. They must also pay the course fee 
at least three weeks in advance. 
ˆ Preferred: You must register via the website and pay the course fee at least three 
weeks in advance. 
A good rule of thumb is to use connectors progressively: do not hit your reader over the 
head with furthermore if you have not already exhausted the shorter options (and, also/too, 
in addition, etc.).  
A faculty combines education and research within related disciplines and, 
furthermore, it ensures knowledge valorisation. In addition, in the context of the 
university’s strategy it develops a vision for its future. It moreover recruits 
students, talent and funding, and it values the professional development of its 
academic and support staff and, finally, it seeks to establish connections with 
other faculties and works on expanding its networks.  
ˆ A faculty combines education and research within related disciplines, and ensures 
knowledge valorisation. In the context of the university’s strategy it develops a 
vision for its future. It also recruits students, talent and funding, and values the 
professional development of its academic and support staff. Finally, it seeks to 
establish connections with other faculties and expand its networks.  
Try not to refer vaguely to several reasons, a number of issues etc.; rather, use signposts like 
‘there are three reasons ...’25 When you do, prefer the shorter first, second and third to 
firstly, secondly and thirdly.26 Also, avoid using fourth, fifth and so on – consider using a set‐
off list (see IV.5.2.2. below) if you find yourself doing this. 

5.2  Lists  
You can either run lists into the text or set them vertically in outline style. There are various 
options for numbering/lettering.  
• Numbers 1, 2, 3 etc., especially if you are presenting items in an order of importance 
or setting out sequential steps (with 1.1, 1.2 etc. for the second tier)  
• Letters a, b, c and so on, with the lowercase roman numerals i, ii, iii for the second 
tier 
• Bullet points (only for set off lists, but not in academic texts) 
• Nothing (for short run on lists) 
If you choose to use numbers or letters, there must be at least two items in each tier: i.e. do 
not add a subsection 1.1 or (i) if there is no 1.2 or (ii). 

5.2.1  Run on lists 
                                                       
25
 Garner, B.A. (2001). Legal writing in plain English (p. 75). Chicago & London: University of Chicago Press  
26
 The ‐ly serves no purpose other than to ‘prettify’ (Strunk Jr, W., & White, E.B. [1999]. The elements of 
style [4th edn]. NY: Longman) and these connectors stem from the older expressions What is first etc. 
Siegal, A.M., & Connolly, W.G. (1999). The New York Times manual of style and usage (p. 122). NY: New 
York Times.   

A l i s o n   E d w a r d s | 34 
 
If the introduction to the run on list is an independent clause, use a colon. 
Separate conditions apply to the different client groups: students, staff and external 
customers. 
But if each item in the list completes the introductory sentence, do not use a colon. 
Separate conditions apply to students, staff and external customers.  
If the items are short and have no internal punctuation, separate them with commas.  
You can write your essay about multinational institutions within (1) the EU, (2) the 
UN, or (3) NATO. 
 If one or more items have internal punctuation, use semicolons to separate them. 
We distinguish between (1) graduates with jobs within their own field, i.e. categories 
(i) and (ii); and (2) graduates with jobs outside their field, i.e. categories (iii) and 
(iv). 
A run on list with a second tier will need both commas and semicolons. But use this style 
sparingly; it is probably better to set off such lists.  
These are the types of property quoted in the report: (a) administrative; (b) 
commercial; (c) residential, (i) houses, (ii) flats, (iii) mobile homes; and (d) 
institutional.27 

5.2.2  Set off lists 
Pay attention to punctuation in set off lists. If each item is not a complete sentence, there 
are two options.  
• Introduce the list with a full sentence then use capital letters to start and no 
punctuation to end each item. 
The applicant’s professional skill set must include the following. 
Knowledge of the field 
Excellent Dutch and English skills 
Ability to work independently 
• Treat the list itself as a sentence, and punctuate it accordingly (i.e. lowercase letters 
to start each item and a full stop after the last one). The comma here is optional. 
You can pay the course fee: 
in person at the Language Centre 
via bank transfer to account number 4367 8999 
using the internal order number NL065. 
In the lists above, the fact that each item begins on a new line is more than adequate 
to separate them from each other. This means there is no need for punctuation at 
the end of each item, nor to add and after the second‐last item. 
If each item in the list comprises one or more complete sentences, introduce the list with a 
complete sentence, start each item with a capital letter and end each item with a full stop.  
The admission requirements to the research master’s programme are strictly 
adhered to. 
• You must have a bachelor’s degree in one of the biomedical sciences.  

                                                       
27
 Unesco (2004). Style manual for the presentation of English‐language texts intended for publication by 
Unesco (2nd edn, p. 33). Available online at 
http://unesdoc.unesco.org/images/0014/001418/141812e.pdf 

A l i s o n   E d w a r d s | 35 
 
 • If you are already working in the medical industry you may be admitted 
without a relevant bachelor’s degree. This is subject to the extent and nature 
of your professional experience.  
• International applicants must also submit a recent IELTS or TOEFL score.   

A l i s o n   E d w a r d s | 36 
 
 6  Numbers 
 
Spell out whole numbers from one to nine, and use numerals for 10 and above. Do the same 
for ordinal numbers: first, second, 10th, 21st, millionth. The following pattern holds for 
larger numbers: 
400  
7,000 (or 7000, if no number above 9999 appears nearby in the text) 
27,000 
282,000  
three million 
4.5 million 
seven billion 
8.7 billion 
3,574,900 
Note that billion in UK English used to mean a million million, but, like most international 
organisations28 and now many UK publishers,29 we use the American definition of a 
thousand million. (Thus in both UK and US English, a trillion is now a million million.)  
Also use numerals for the following: 
• decimals 
The average family has 2.3 children 
• percentages in scientific texts 
Only 5% of the sample showed improvement 
• times 
The class starts at 2pm 
• temperatures 
Upstairs it is 3°C hotter than outside  
• money 
The participants were paid $5 each 
• scores 
She scored 4 on a 7‐point scale 
He got a 7 on the exam 
She scored 8 points in two minutes  
• numbers in sequence (serial numbers) or that are part of a name 
Trial 3     Chapter 5   Article 9 
Grade 8   Table 3    Item 4  
• numbers under 10 mixed with higher numbers in same context (sentence, paragraph 
or group of paragraphs) 
the 9th and 10th centuries  6 of the 12  
(unless the numbers are not of the same category, e.g. Of the total participants, 6 
filled in all three questionnaires, while 17 only filled out two.).  

                                                       
28
 E.g. Unesco, WHO, European Commission 
29
 E.g. Oxford, BBC 

A l i s o n   E d w a r d s | 37 
 
Write the following sorts of numbers in words: 
• expressions 
he was a hundred percent wrong 
the Ten Commandments 
I wish I had a million dollars 
• isolated or approximate references in nonscientifc texts 
in the past hundred years 
• figures at start a sentence 
Twenty respondents were excluded (recast the sentence if it starts with a date or a 
large or awkward number) 
• modifiers next to each other 
ten 45‐page brochures 
nine 6‐room apartments. 
     
6.1  Currencies 
For money of any amount (except cents) use currency symbols closed up to the numeral. If 
you need to use a dollar ($) or pound (£) sign for an original sum, give the euro conversion in 
parentheses. 
four cents       12 cents 
€5        €17.50 
£4,000 (€5,100)     €1,496.93 
$430,000 (€286,000)     €79,370,200 
€3 to €6 million; €3 million to €6 million (write out the denomination if there could 
be confusion) 
€2.00 and €5.50 respectively (use .00 only if others in the sentence involve cents) 
Use the following abbreviations for lists, tables, figures and financial contexts (e.g. budgets).  
thousand      €350K 
million        £270m 
billion        $200bn  
Write out the names of currencies other than UK pounds and US dollars (though if there 
could be confusion about the type of dollar, use US before the symbol: US$2.47).  
44 Australian dollars    500 pesetas 
200 Canadian dollars    20 roubles 
3000 Danish kroner     six million Swiss francs 
In informal texts you can write out general references or expressions involving money: a 
million‐euro budget. 30 
 
6.2  Dates 
Write dates like so: 23 July 1997. Never use ordinal numbers (5th, 17th, etc.) in dates, even in 
running text. Other examples:  
Sunday 8 October 2008   23–29 April 2001 

                                                       
30
 Note that euros is now the official plural form for euro. European Commission Directorate‐General for 
Translation (2007). English style guide: a handbook for authors and translators in the European 
Commission (5th edn, p. 49).  

A l i s o n   E d w a r d s | 38 
 
 2 May–4 June       Mon 27 Nov 08–Tues 24 Jan 09 
24/10/03 (informal)     2.11.93 (formal) 
academic year 2008/09    financial year 2003/04 
7 and 8 October (2‐day period)  from 8 to 12 October (longer period) 
See also IV.1.7. ABBREVIATIONS: DAYS & MONTHS 
 
6.3  Decades and centuries 
Do not use an apostrophe for decades.  
1990s (not nineties)  
1980s and 1990s (informal: 1980s and 90s) 
mid‐1950s 
Use the neutral Common Era abbreviations for centuries (but note that BCE and CE need 
only appear if there could be confusion).  
55 BCE        1066 CE 
second century BCE     third century CE 
eighth and ninth centuries  3rd and 13th centuries 
19th century       21st century 
mid‐ninth century     mid‐16th century 
eighth‐century battle    16th‐century epic 
 
6.4   Decimal points and commas  
As in most international and European style guides for English,31 use a point to mark 
decimals, and a comma to mark thousands. 
€9.95           $7,000,042.20 
11,000 students     5.4 million 
€10,499.49           p < 0.01 
      
6.5  Footnotes 
Use footnotes sparingly, for information that is of secondary interest. There are two types: 
content and copyright. We deal only with the content variety here; most UM faculties use 
APA referencing style, which means that copyright footnotes are seldom used.  
Put the superscript number at the end of the sentence if it refers to the whole sentence, or 
after the specific term to which it applies. Note that it should follow all punctuation except a 
dash (unless referring to matter within parentheses).  
Style guides agree that jargon should be avoided at all costs.² 
Set the footnote itself in font two sizes smaller than the rest of the text. Insert a space 
between the number and the first word, and begin it with a capital letter. End it with a full 
stop only if it is a complete sentence.  
² Indeed, Krol (2008) wrote: ‘By avoiding the long‐winded business jargon which 
English‐speaking managers have inflicted on the rest of the world, you will come 
across as eloquent and sharp by comparision’ (p. 72).  
Depending on the data in them, for tables in scientific texts superscript numbers or letters 
might cause confusion. In such cases use symbols in this order: *†‡ §¶#32 (though check that 
the asterisk could not be mistaken as denoting probability, e.g. *p < .01).  
                                                       
31
 Except the International Organization for Standardization (ISO; www.iso.org) 

A l i s o n   E d w a r d s | 39 
 
 
6.6  Fractions 
In non‐scientific texts, write fractions out in words. 
three quarters         two thirds 
one fifth        seven eighths 
 
Use digits if: 
• one or more elements is greater than nine 
one 20th       
 seven 10ths        
 
• the fraction is combined with a whole number  
we walked for 3 ¼ kilometres    it lasted 9 ½ months   
the office is 4 ½ metres long     he reigned for 31 ½ years. 
 
6.7  Percentages 
Spell percent as one word.33 In general texts, write the word out.  
Your pay will increase by three percent from January 
Of the law faculty employees, 40 percent come from abroad 
The proportion of Belgian students is set to increase from 8 to 12 percent 
In scientific texts, use the percentage symbol. 
Only 7% of the patients recovered fully 
Up to 80% of smokers quit within the month 
Of the women, 75% to 78% make more money than their husbands 
Of the sample, 25%, 40%, and 35% were poorly, reasonably and highly educated 
respectively 
 
6.8  Phone numbers 
For UM readers (internal extensions)   86765 
For readers within the Netherlands  043 388 2212 
For international readers    +31 43 388 2212 
 
6.9  Ranges  
Indicate ranges of years, pages, times, days etc. using an en‐dash with the figures closed up. 
8–14 participants 
8.30–10.00 am 
Mon–Fri 
In ranges of years, always include the decade, but do not repeat the century if it is the same.  
1814–17        1998–2002 
1939–45        2001–08  
Note that a forward slash is used for periods that include the end of one year and the 
beginning of the next, e.g. financial and academic years (2008/09). This means a span of 
such years would be 1998/09–2008/09. 

                                                                                                                                                                         
32
 Ritter, R.M. (ed). (2003). The Oxford guide to style (p. 557). Oxford: OUP 
33
 E.g. European Commission Directorate‐General for Translation (2007). English style guide: a handbook 
for authors and translators in the European Commission (5th edn, p. 49) 

A l i s o n   E d w a r d s | 40 
 
For page and other ranges, use as few digits as possible.  
pp. 1–9      pp. 101–5 
pp. 16–8     pp. 457–68 
pp. 44–7     pp. 1225–345 
Do not mix words with the en‐dash symbol: 
from 2000 to 2007, not from 2000–07 
between 1990 and 1995, not between 1990–95. 

See also IV.4.8.6. PUNCTUATION: DASH   
 
6.10  Times  
For use at UM, both the 12‐hour clock and 24‐hour clock are acceptable.  
9am      11pm 
5.22 am    2.45 pm   
7.30 pm     14.50 
23.00      11.30–13.30 
2–6pm      9am–5pm 
Classes start promptly at 9 and 11 am 
The meeting began at 11.00 and adjourned at 13.30 
The team was up at 5.30 and ran until 10.00 
Note that in  
7.30 am in the morning,  in the morning is redundant – delete it 
8pm last night, night is redundant – replace with simply yesterday.  
If you are using the 12‐hour clock, avoid using 12pm (i.e. noon) and 12am (i.e. midnight) as 
this can be confusing. Rather, write: 
midnight (or just midnight) 
12 noon (or just noon)  
If you are using the 24‐hour clock, use 24.00 for periods ending then, and 00.00 for periods 
starting then. 
Finally, note that Greenwich Mean Time (GMT) is now called Coordinated Universal Time 
(CUT). 
 
6.11  Units of measurement  
In non‐academic texts, spell out units of measurement (kilometres, hectares, minutes, 
grams etc.). 
The cyclists covered four kilometres of hilly terrain 
The Language Centre is just 15 minutes’ walk from the station 
In scientific texts, use the following abbreviations, separated from the number with a space 
(only hrs and yrs take a plural s). 
4 ha      9 m      60 km         50 km/h       200 g     5 kg     4 L 
40 t      3cm     35 mL         240 V            30 s      12 min     24 hrs     5 yrs 
 
 
 

A l i s o n   E d w a r d s | 41 
 
 7  People and place names 

In Dutch first names like Christian and Philip are often abbreviated to Chr. and Ph., especially 
in reference lists. Avoid this in English: not only does this looks ‘quaint’, non‐Dutch readers 
often do not interpret them correctly (e.g. take Chr. to mean Christopher).34 
Do not use a space between initials unless you are editing for an article to be submitted to a 
journal which does so. 
Use English forms for classical names, popes, saints, royalty etc. if they exist. 
Charles V     Alexander of Corinth 
Ptolemy    Catherine the Great 
St Francis of Assisi  Virgil 
 
7.1  Names with prefixes  
7.1.1  Alphabetical order 
As in Dutch, ignore prefixes like de, van, van den, ten, etc. when alphabetising surnames (as 
in a reference list). This means you should list  
Jan de Groot under G 
Sanne van den Brandhof under B etc.  
In Belgium, however, the prefixes are often capitalised: Hanneke De Bruin, Willem Van 
Diemen. In these cases, list the surnames under the first letter of the prefix.  
 
7.1.2  Capitalisation 
As in Dutch, capitalise Dutch surname prefixes when the first name, initial or title is not 
given.  
Aletta de Groot    ˆ De Groot  
Vincent van Gogh   ˆ Van Gogh 
Pieter van den Keere   ˆ Van den Keere  
Prof. ten Cate     ˆ Ten Cate 
Dr van den Bosch  ˆ Van den Bosch 
 
7.2  Places 
For small towns in the Netherlands or places elsewhere that may be unfamiliar to readers, 
provide some point of reference. 
Abdissenbosch, Limburg 
Tienhoven, near Utrecht 
Olsberg (in North‐Rhine Westphalia, Germany) 
Ballarat, west of Melbourne, Australia 
Chongquing (in China’s Sichuan province) 
 
7.2.1  The Netherlands  
Use the Netherlands for the country, and North/South Holland if referring specifically to the 
provinces. Do not capitalise the in the Netherlands in running text, and omit it in tables; i.e. 
only use The at the start of a sentence, in addresses and in a few other cases.  

                                                       
34
 Burrough‐Boenisch, J. (1998). Righting English that’s gone Dutch (p. 107). The Hague: Kemper Conseil 
Publishing 

A l i s o n   E d w a r d s | 42 
 
 There are more than 20 universities in the Netherlands 
Koen Leeuwen, third‐year International Business student, the Netherlands 
Olga Hendricks, PhD, RSI Knowledge Centre, Maastricht University, the Netherlands 
Capitalise the in The Hague, however, because it is a translation of Den Haag (unless you use 
it attributively).  
Though not the country’s official capital, The Hague is home to the government of 
the Netherlands. 
She applied to a number of Hague institutions before coming to Maastricht 

Use the English names for the 12 provinces of the Netherlands (some are the same as in 
Dutch).  
Drenthe     Groningen          Overijssel  
Flevoland     Limburg       South Holland  
Friesland    North Brabant           Utrecht 
Gelderland     North Holland          Zeeland 
   
7.2.2  Belgium 
Belgium comprises three different language areas:  
• Flanders: the people are Flemings, their institutions are Flemish and they speak 
Dutch  
• Wallonia: the people are Walloons, their institutions are Walloon and they speak 
French 
• the German‐speaking community in the East Cantons of Wallonia. 
Note that not all French speakers in Belgium are Walloons: Brussels is a bilingual city 
(Dutch/French) located in Flanders. So describe anything referring to all Belgian French 
speakers not as Walloon but as French‐speaking.35 
Use the following spellings for the 13 provinces of Belgium: 
Antwerp     Hainaut     Namur 
Brabant     Liège       Wallonia 
East Flanders     Limburg     Walloon 
Flanders     Luxembourg     West Flanders 
Flemish Brabant 
Some other Belgian place names also have established English forms.  
Antwerp     Ghent 
Brussels     Ostend 
For the rest, use the official Dutch names for Dutch‐speaking parts (except Brugge, which 
takes the French name Bruges in English) and French names for French‐speaking parts (e.g. 
Liège). 
 
7.2.3  United Kingdom 
• Great Britain    = England, Wales, Scotland 
• United Kingdom  = England, Wales, Scotland, Northern Ireland 

                                                       
35
 European Commission Directorate‐General for Translation (2007). English style guide: a handbook for 
authors and translators in the European Commission (5th edn, p. 107) 

A l i s o n   E d w a r d s | 43 
 
 • British Isles    = England, Wales, Scotland, Northern Ireland, Ireland, the Isle 
          of Man, the Channel Islands 
Do not use British when you mean English, and vice versa. And prefer English–French trade, 
for example, rather than using anglo‐ to mean English. Reserve anglo‐ only to refer to 
anglophone (i.e. English‐speaking) countries. 
 
7.2.4  United States 
Call the country the United States or the US; America includes all of North and South 
America.   
 
7.2.5  Local vs anglicised forms  
Use well‐established English forms where they exist. These you can find in the list below; it 
is not exhaustive but deals with those that do come up now and then, or that have multiple 
spelling variants. For other place names, the European Commission promotes the use of 
localised place names rather than the imposition of an English form.36 
Aalborg       Marseilles 
Aarhus        Mecca 
Basel         Milan 
Beijing (not Peking)     Mumbai (not Bombay) 
Bern         Munich 
Cologne       Myanmar (not Burma) 
Copenhagen       Naples 
Dhaka         Nuremberg 
Florence       Phnom Penh 
Gdansk (not Danzig)     Prague 
Geneva       Qatar 
Genoa         Reykjavik 
Gothenburg       Riyadh 
Guangzhou (not Canton)   Romania 
Hanover       Rome 
Kathmandu       Seville 
Kazakhstan       Shanghai 
Krakow        Strasbourg 
Lisbon         Suriname 
Ljubljana       Tallinn 
Louvain       Turin 
Lucerne       Venice 
Luxembourg       Vienna 
Lyon         Vietnam 
Marrakesh       Zurich 

                                                       
36
 European Commission Directorate‐General for Translation (2007). English style guide: a handbook for 
authors and translators in the European Commission (5th edn). See annexes for place names. 

A l i s o n   E d w a r d s | 44 
 
   8  Punctuation 
 
At all times remember that punctuation is there to make reading easier. Too much of it is 
irritating; too little can be confusing.  
 
8.1  Ampersand 
Use an ampersand (&) in  
• company names made of two or more personal names 
Proctor & Gamble 
Ernst & Young  
• journal titles if it is part of their official name 
Journal of Adolescent & Family Health 
• to clarify meaning 
the faculties of Health, Medicine & Life Sciences, and Economics & Business 
Administration  
• between two or more authors’ names in parenthetical citations 
(Siegal & Connell, 1999). 
 
8.2  Apostrophe  
Do not use an apostrophe 
• to indicate plurals 
dos and don’ts    CEOs      taxis37  
exceptions: single lowercase letters 
p’s and q’s    dot your i’s 
• for common contractions 
bus      phone      pram 
• in the names of wars 
Hundred Years War 
Thirty Years War38  
• in the names of medical conditions 
Down syndrome 
Munchausen syndrome 
Kawasaki disease.  
(The possessive which still exists in, e.g., Alzheimer’s disease, is used less frequently 
now, to avoid the ‘proprietary effect’.39) 
Do use an apostrophe 
• to indicate contractions 
won’t      they’re 
rock ’n’ roll    ’tis   

                                                       
37
 Unlike in Dutch: taxi’s, baby’s, etc. 
38
 E.g. Ritter, R.M. (ed). (2003). The Oxford guide to style (p. 115). Oxford: OUP 
39
 Ritter, R.M. (ed). (2003). The Oxford guide to style (p. 373). Oxford: OUP 

A l i s o n   E d w a r d s | 45 
 
 • to form plurals of single lowercase letters 
dot your i’s 
mind your p’s and q’s 
• to show place of residence or business 
at Vera’s 
at the doctor’s 
at the career adviser’s 
• for nouns or pronouns followed by gerunds  
The student’s cheating on the exam resulted in her expulsion 
Employees’ assuming control of their own career paths is in the institutions best 
interests. 
• to show joint possession 
Strunk & White’s book (shared possession, i.e. co‐authors) 
Van Dale’s and Webster’s dictionaries (possession is not shared, i.e. two separate 
dictionaries)  
• to indicate possession, as shown below. 
 
Possessive apostrophe 
Many Dutch writers do not use possessive apostrophes enough, tending instead to use the 
of construction more commonly found in their L1. This can make for wordier and less 
natural‐sounding sentences in English, so use the possessive apostrophe where you can.  
Employees can participate in the pension plan of Maastricht University 
ˆ Employees can participate in Maastricht University’s pension plan  
Approval was granted by the ethics committee of the hospital 
ˆ Approval was granted by the hospital’s ethics committee  
In a study of Romaine (2006), ... 
ˆ In Romaine’s (2006) study, ... 
Improving the quality of life of elderly people must take place on the basis of both 
care and cure 
ˆ Improving elderly people’s quality of life of must take place on the basis of both 
care and cure 

8.2.1   Singular nouns: add ’s 
the student’s book 
2008’s most popular course 
UM’s mission 
a relative of Geert’s 
an idiosyncrasy of Professor ten Hoove’s 
8.2.2  Singular nouns ending in s: add ’s 
the boss’s wage 
Dickens’s characters 
James’s thesis  
Strauss’s Vienna 
Professor Kempers’s students 
8.2.3  Plural nouns ending in s: add s  
employees’ salaries 

A l i s o n   E d w a r d s | 46 
 
 three weeks’ time  
the Queen of the Netherlands’ appeal  
a million dollars’ worth 
the United States’ population 
8.2.4  Plural nouns not ending in s: add ’s 
women’s rights 
the children’s books 
the men’s room 

8.2.5  Exceptions 
• biblical and ancient names (because of tradition) 
Claudius’s successor  
Darius’s empire  
Herodotus’ writings  
Jesus’ philosophy 
Moses’ journey  
• words that end in an eez sound or two sibilant sounds (ch, h, s, sh, ts or z) separated 
only by a vowel (because of euphony) 
Achilles’ heel  
Demosthenes’ speeches 
Ganges’ source  
Socrates’ life 
Texas’ population 
• expressions for righteousness’ sake, for goodness’ sake.  
 
8.3  Brackets 
Use square brackets  
• for insertions in quoted material that are not from the original author: e.g. a 
comment, correction, translation, explanation or clarification. 
‘Her [Lieshout’s] behaviour was appalling’  
[The decision has since been reversed. – Ed.)  
• within parentheses 
(The means were 4.67 [SD = 0.5] and 3.90 [SD = 0.7] respectively.)  
 
8.4  Colon  
Colons are used as emphatic signposts that point forward to the next clause. They can be 
used in place of the words namely, that is, for example, for instance, because, as follows and 
therefore.  
Do use a colon 
• to show a relationship between two main clauses more sharply than a semicolon, or 
lead into an explanation, amplification, qualification or interpretation 
‘I coach trainee lecturers in this field: try to speak in a less monotonous way, use 
your voice’ 
Our study population was not representative of the Dutch population: almost half 
had a high educational level, as opposed to one third of 25‐ to 45‐year‐olds in the 
Netherlands 

A l i s o n   E d w a r d s | 47 
 
 • to introduce a list or series 
Our target market comprises five groups: students, graduates, staff, former staff 
who are now SenUM members, and external clients   
• to indicate a ratio in scientific texts 
the CO₂:O ratio is 10:1 
• to introduce a more formal or emphatic or longer quote than comma 
According to Economics Institute director Harm Zuid, this merely shifts the problem: 
‘It does not resolve the monopoly of the oil‐producing countries’ 
• between the main title and subtitle of a work 
Measuring child poverty and wellbeing: A literature review  
• to separate elements in sports times: 4:10:23. 
Do not use a colon 
• after headings (being on a separate line and in a different font is enough to set off a 
heading) 
• after namely or for example 
• if the lead‐in to a list is not a complete independent clause (i.e. do not separate a 
verb from its complement or a preposition from its object 
The university’s top‐ranked programmes are in(:) economics, politics and medicine. 
In this list, for example, the lead‐in is not an independent clause; therefore, no colon 
is used. 
 
Use of capitals  
Use an initial capital for the first word after a colon if it starts a subtitle or subheading. 
Multidisciplinary fall prevention: Effects, feasibility and costs  
We also recommend an initial capital if what follows the colon  
• is an independent clause and follows the same syntactic pattern as the next 
sentence:  
A number of complex issues are involved here: How can students be supported in 
the prior learning recognition process? How do these students differ from those 
admitted to programmes by traditional processes? 
• is a formal question:  
These issues have led to the primary research question: If a genuine Dutch variant of 
English indeed exists, is it perceived as legitimate by its speakers? 
• indicates internal dialogue: 
At this point Kuipers must be wondering: Have I gone too far this time? 
 
8.5  Comma 
In some places the use of commas is mandatory but in others it is optional, which means 
good use is often a question of judgement and taste. At any rate, fewer commas are used 
now than in the past. Besides simply indicating a pause in the sentence, they have many 
uses. These are set out below.  
Do use a comma 

A l i s o n   E d w a r d s | 48 
 
• in proportional expressions 
The later you pay, the less likely you will get a place in the course 
but not in very short ones:  
The sooner the better  
• to indicate that a word or phrase has been omitted 
the law faculty has 900 students; the psychology faculty 750 
• to set off an introductory phrase 
Founded in 1989, the Language Centre provides university professional support for 
learning and using foreign languages 
but not in very short ones:  
In 2005 the university expanded to seven faculties 
• to enclose parenthetic material 
Non‐EU students, however, will have to sit an IELTS test 
Our teachers, all native or near‐native speakers, are highly qualified and well versed 
in didactic methods.  
Sometimes not using commas will change the meaning:  
Children, who learn easily, should start school as early as possible40  
• to divide adjectives in series which could otherwise use and 
challenging, high‐quality programmes 
effective, enjoyable methods. 
but not when the first modifies both subsequent elements: 
a prominent theology scholar 
a practice‐based learning system.  
• to separate two main clauses linked by a conjunction such as but, yet, like, while, 
and, nor, or, for, or so 
The research is in its infancy, but almost all patients with acute infarctions in this 
study showed immediate improvement.  
but not in very short ones 
The results were encouraging but inconclusive. 
• between all items in a series except the final two 
the Dutch flag is red, white and blue.  
Some guides41 recommend using a comma between the final items (The Dutch flag is 
red, white, and blue), but at UM, as in Dutch, we do not unless it is needed to 
prevent ambiguity: 
the faculties of Law, Arts and Social Sciences, and Economics and Business 
Administration). 
• to introduce a short quotation 
According to the director, ‘it is time we moved in a new direction’ 
• to separate groups of three digits 
12,000    €27,416  

                                                       
40
 Burchfield, R.W. (1996). The new Fowler's modern English usage (3rd edn, p. 672). Oxford: OUP 
41
 E.g. APA, Chiacgo, MHRA, Oxford, World Bank  

A l i s o n   E d w a r d s | 49 
 
Do not use a comma 
• to separate the subject from its verb 
A promising line of help for smokers intending to quit(,) is the computer‐tailored 
cessation intervention 
• in expressions of time, weights or other measures 
4 years 9 months 21 days 
6 feet 3 inches tall 
2 hours 15 minutes 10 seconds  
• in street numbers, room numbers and phone numbers 
Treurenburg 1167  Room 2157  +31 43 388 2090 
• too much. Avoid their overuse by  
o moving parenthetical phrases to the start of the sentence  
o setting parenthetical phrases off with parentheses or dashes rather than 
commas (especially if there is more than one such phrase in the sentence) 
A UM PhD candidate, David Levy – whose book Love and Sex with Robots has already 
been published – is one of the organisers of the conference. 

See also IV.1.5. ABBREVIATIONS: PUNCTUATION  
 
8.6  Dash 
The en‐dash is ‘stronger than a comma, less formal than a colon, and more relaxed than 
parentheses’.42 Use it: 
• to set off a single clause or parenthetical material more sharply than a comma 
The attached schedule shows which educational activities, exams and resits you 
must register for – and when to do it – according to your study year.   
Have questions? Email our secretariat – we will get back to you in five working days. 
• if an end date is not yet known 
Jaap Zegers (1963–) 
• to indicate coordinate pairs of equal weight 
north–south axis 
case–control study 
cost–benefit analysis 
test–retest reliability 
Maastricht–Aachen airport 
Netherlands–China consortium 
• to indicate ranges 
pp. 27–9 
1939–45 
12–24 May 
The Executive Board voted 2–1 to adopt the strategy 
8:30–10:30  
September 2008–June 2009. 

See also IV.6.9. NUMBERS: RANGES 
                                                       
42
 Strunk Jr, W., & White, E.B. (1999). The elements of style (4th edn, p. 9). New York: Longman 

A l i s o n   E d w a r d s | 50 
 
 
8.7  Exclamation mark  
Broadly speaking, avoid exclamation marks: they look unprofessional and irritate readers.43 
Their sparing use is tolerable for two purposes at UM: 
• to draw attention to an important instruction  
Do not forget to remove your document from the scanner!  
• in promotional texts 
Don’t wait – register now! 
 
8.8  Forward slash  
The forward slash is also known as the virgule, solidus, slant, stroke, oblique and diagonal. 
You can use it to show many forms of relationships (always closed up on both sides): 
• alternatives 
s/he      full time/part time  
• to stand for per 
110 km/sec    €1500/month 
• as part of some abbreviations 
N/A      c/o      24/7  
• in dates 
7/12/08  
• to show a period overlapping two calendar years 
the 2008/09 intake  the 2006/07 financial year 
winter 1939/40   the 1999/2000 academic year.  
 
8.9  Full stop 
Follow full stops by a single space; double spaces look dated and take up too much space. 
Use full stops at the end of sentences, but not 
• if the sentence which already has some form of stop (e.g. a question mark or 
exclamation mark)   
• after headings,  column headings, addresses and captions of one sentence or less 
• after listed items when the item does not start with a capital and is not the last in 
the list (like this one) 
• after sentence fragments, e.g.  
Number of participants: 8 to 14 per group 

See also IV.1.1 TYPES OF ABBREVIATIONS and IV.1.5 PUNCTUATION for use of full stops in 
abbreviations  
 
8.10  Hyphen 
There are two types of hyphens. Soft hyphens are used for word division at the end of lines; 
use the latest Oxford dictionary to check these divisions. Hard hyphens join compound 
                                                       
43
 They are a ‘certain indication of an unpractised writer or of one who wants to add a spurious dash of 
sensation to something unsensational.’ Burchfield, R.W. (1996). The new Fowler's modern English usage 
(3rd edn, p. 273). Oxford: OUP 

A l i s o n   E d w a r d s | 51 
 
modifiers (e.g. full‐time job) and prefixes and suffixes to their bases (e.g. anti‐intellectual). 
Use them sparingly (when in doubt, not at all), and keep the basic pattern of word evolution 
in mind: data base, data‐base, database; wild life, wild‐life, wildlife and so on.   
 
8.10.1  Compound modifiers 
Compound modifiers, also known as phrasal adjectives, are two or more words used to 
modify a noun. When they are used attributively (i.e. before the noun), they are usually 
hyphenated. When they are used as predicates (i.e. after the noun), they are not.  
long‐term plans     ˆ plans for the long term  
up‐to‐date information    ˆ the information is up to date 
well‐planned curriculum  ˆ the curriculum was well planned  
market‐oriented course   ˆ the course is market oriented  
debt‐free year      ˆ the year was debt free  
high‐quality programme  ˆ the programme is of high quality 
student‐friendly facility    ˆ the facility is student friendly  
country‐specific rules     ˆ rules that are country specific 
UM‐related issues    ˆ these issues are UM related 
six‐year‐old prototype    ˆ the prototype is six years old    
two‐thirds majority    ˆ a majority of two thirds   
27th‐floor view      ˆ the view from the 27th floor 
third‐largest city     ˆ the city is the third largest 
450‐page book      ˆ the book has 450 pages 
two‐day conference    ˆ the conference last two days 
third‐century battle    ˆ the battle took place in the third century 
However, not all compound modifiers before nouns are hyphenated. Because there could be little 
chance of misreading, you do not need a hyphen if the compound involves:  

• a regular adverb (i.e. ending in ‐ly)      
a highly competitive course  a hugely successful year 
• a comparative or superlative 
a higher ranked programme  a lesser paid job 
• a date 
December 2003 invoice   October 2003 reorganisation   
• a proper noun          
Maastricht University staff  Den Bosch market  
• money or percentages       
€20 million project    17 percent increase  
• a noun + numeral or enumerator    
phase II trial      type A student 
• a number + abbreviation       
100 m distance      12 kg weight      5:00 p.m. news 
Sometimes adding a hyphen or not to a compound modifier changes its meaning.  
more‐important people    more important people 
deep blue lake        deep‐blue lake 
two‐year‐old dogs      two year‐old dogs 
small scale factory      small‐scale factory 

A l i s o n   E d w a r d s | 52 
 
 little used car        little‐used car 
When the compound modifier itself consists of an open compound, use an en‐dash instead 
of a hyphen. 
pre–World War II    Maastricht University–financed project 
You do not usually need a hyphen in noun–noun compound modifiers; because the first 
word relates equally to second and third words, no confusion is possible.  
department store manager   airport departure lounge 
national health insurance  professional standards watchdog 
 
8.10.2  Prefixes and suffixes 
Most words with prefixes are not hyphenated. In the US, fewer hyphens are used than in 
the UK (e.g. reelect). But this process is converging on the UK, too, where many words have 
now lost their hyphens (e.g. misspelling). This is likely to continue; for this reason, avoid 
using hyphens after the following prefixes.  
 
after, anti, bi, co, counter, extra, infra, inter, intra, macro, mega, meta (except meta‐
analysis), micro, mid, mini, multi, non, on, out, over, post, pre, pro, pseudo, re, semi, socio, 
sub, super, supra, time, ultra, un, under44 (set as table)  
 
Hyphenate prefixes if 
• they end in the same letter the base starts with 
anti‐intellectual     multi‐institutional 
co‐occur45       pre‐eminent 
de‐emphasise       ultra‐atomic 
meta‐analysis       under‐represented 
• the base takes an initial capital  
anti‐Darwinian      post‐UCS trial 
intra‐Community     pre‐Roman 
de‐Stalinisation     sub‐Saharan 
pan‐European       un‐American 
• there could be momentary misreading 
non‐oil exporting    pro‐life 
• co‐ or ex‐ is used with a human base 
co‐author       co‐pilot 
co‐chair       ex‐wife 
co‐defendant       ex‐president 
• they are formed using self or quasi, whether used as a noun or as a compound 
adjective before or after the noun 
self‐destructive    quasi‐scientific 
self‐esteem     quasi‐expert 
• they are part of a newly formed word 
e‐article     e‐zine 

                                                       
44
 Source: APA 92 
45
 But cooperate, coordinate, etc. 

A l i s o n   E d w a r d s | 53 
 
 e‐commerce     but note the more established email 
 
Hyphenate suffixes if  
• they are joined to a proper noun        
Africa‐bound 
• they are joined to a numeral       
200‐fold 
• they would be too cumbersome closed up      
university‐wide. 
 
8.10.3  Phrasal nouns and verbs 
Either hyphenate phrasal nouns or set them as one word, but set their corresponding verbs 
open. 
to flare up    the flare‐up  
to follow up    the follow‐up  
to take over    the takeover 
to come back    the comeback  
to hold up    the holdup  
 
8.10.4   Suspension hyphen  
When the last element in two coordinate modifiers is identical, you can replace it with a 
suspension hyphen. 
long‐ and short‐term memory  
two‐, four‐ and six‐inch pieces 
part‐ and full‐time staff 
You can also do this if the modifier itself is closed up. 
two‐, three‐, or fourfold 
lower‐ and uppercase letters 
in‐ and external funding 
Less common is the practice of omitting the identical element if it appears first. Chicago46 
does not allow left‐handed and ‐brained executives, for example, but Oxford47 does allow 
countrymen and ‐women. Use your discretion for this one. Note, however, that the Dutch 
practice of hyphenating open compounds is not done in English, e.g. water‐ and soil 
management.48  
 
8.11  Parentheses  
Use parentheses sparingly as their overuse can break up sentence structure and make your 
writing seem choppy. You can use them: 
• to enclose parenthetical information (putting it in parentheses gives this information 
less emphasis than putting it in commas)  

                                                       
46
 University of Chicago (2003). The Chicago manual of style (15th edn, p. 171). Chicago: University of 
Chicago Press  
47
 Ritter, R.M. (ed). (2003). The Oxford guide to style (p. 137). Oxford: OUP 
48
 Burrough‐Boenisch, J. (1998). Righting English that’s gone Dutch (p. 75). The Hague: Kemper Conseil 
Publishing  

A l i s o n   E d w a r d s | 54 
 
 Frans Daniels (46) was the first graduate of the programme 
MARC regularly organises research seminars (generally on Wednesdays) for PhD 
candidates to discuss their research.  
• to expand on or explain the preceding item:  
Myanmar (formerly Burma)  
• to give translations 
You will need to register at the municipal council (gemeente) 
The painting sold for £600 (€760)  
• to enclose a digression 
She hopes (as we all do) that the project will succeed  
• to give abbreviations 
the Language Centre (LC)  
• to enclose letters or numbers in a list 
(a) students, (b) staff, and (c) external clients 
• to give in‐text citations 
(Van de Krol, 2008). Make sure you put the final full stop outside the closing 
parenthesis.  

Do not transfer typical Dutch use of parentheses into English: they can be ambiguous and/or 
tautological.49 
Language courses are available to (full‐time) employees 
(are they available only to full‐time employees, or all employees but full‐time ones 
get priority?) 
ˆ Language courses are only available to full‐time employees 
Further research is needed (to enquire) into the beneficial role of tailored action 
plans 
ˆ Further research is needed into the benefits of tailored action plans 
 
8.12  Question mark 
Use a question mark 
• after a direct question 
What time is it? 
• to make a courtesy question (which does not strictly need a question mark) more 
polite 
Could you let me know ... ? 
Would you kindly register at our secretariat? 
• to indicate editorial doubt 
Agathodaimon (c. 300–?)  
• after a question embedded within a longer sentence 
The question is, Which of these paths should we take? 
The Executive Board must decide, Is this really evidence of racism?  
 
                                                       
49
 E.g. Burrough‐Boenisch, J. (1998). Righting English that’s gone Dutch (p. 21). The Hague: Kemper Conseil 
Publishing 

A l i s o n   E d w a r d s | 55 
 
8.13  Semicolon 
Semicolons are stronger than commas but weaker than full stops. Use them 
• to join independent clauses: This includes before words like however, thus, hence, 
indeed, accordingly, therefore, e.g. 
Your teaching duties will include courses in the Arts and Culture bachelor’s 
programme; however, your research fte will be limited to 0.2 
Using a comma rather than a semicolon or full stop between two independent 
clauses results in an error called a comma splice.  
• to separate items in a list which themselves have internal punctuation: 
She has worked in the Department of Private, Commercial and Civil Law at Monash 
University, Australia; in the Department of Contract Law at Konstanz University, 
Germany; and in private practices in Beijing, Tokyo and London.  
 
 

A l i s o n   E d w a r d s | 56 
 
 9  Quotations 
 
As in usual UK style, use single quotation marks with double marks within them as 
necessary.50 Start a new paragraph for each new speaker. If the quote is spread over more 
than one paragraph, start each paragraph with a quotation mark but only close the last 
paragraph with one. 
 
9.1  Punctuation  
Introduce short quotes with a comma, and longer or more formal ones with colon. In line 
with both UK and Dutch style, only put within quotation marks actually what belongs to the 
quote.   
‘I believe the new team will work very well together.’ 
ˆ She said, ‘I believe the new team will work very well together.’ 
‘The year has been a great success.’ 
ˆ ‘The year’, he said, ‘has been a great success.’ 
‘Overall, the year has been a great success.’ 
ˆ ‘Overall,’ he said, ‘the year has been a great success.’ 
‘This is evidence of the “Englishisation” of Europe.’ 
    ˆ This represents what Phillipson (2006) called Europe’s ‘Englishisation’. 
 
9.2  Capitalisation  
Start the quotation with a capital only if it is a complete sentence in itself:  
The dean, Professor Louis Boon, said, ‘We are delighted about the award.’  
If the quote blends syntactically with the sentence structure and is not separated by a 
comma or colon, use a lowercase letter to start:  
The dean has said that his faculty is ‘delighted about the award’.  
Also capitalise the first letter of a quasi‐quote such as internal dialogue, which does not 
require quotation marks:  
The rector must be thinking at this point, Shall I resign? 
 
9.3  Block quotations 
Set off quotations three full lines or longer from the rest of the text with 
• indents before each line  
• a line break (or at least 4pt spacing) both before and after the quote 
• no quotation marks  
• one size smaller font (optional) 
• single line spacing (even in documents with 1.5 or double spacing). 
 
9.4  Corrections 
In quotations maintain the spelling of the original, as well as the wording, capitalisation, 
internal punctuation, etc. You can  
• change single to double quotation marks if there is a quote within the quote 
• change the first letter to lower‐ or uppercase as necessary 
                                                       
50
 Though this is often reversed in journalism and popular media 

A l i s o n   E d w a r d s | 57 
 
 • remove the final full stop or change it to a comma  
• correct errors that are clearly typographical ones rather than a genuine 
speaker/writer error  
• do light rewording if translating a quote to make it sound natural in English 
• do light editing of obvious grammar or other errors when quoting a nonnative 
speaker. If significant errors mean you would have to do a lot of editing of a direct 
quote, paraphrase it instead.51 
 
9.5  Ellipses 
Use ellipses (three points with a space on either side: ... ) to show that you have omitted 
certain words or phrases from a quote, or replaced them by another word or phrase for 
clarification. Do not use them at the start or end of a quote – by its nature it is evident that 
it is an excerpt.  
‘Universities are ...  concerned with seeking and extending knowledge across 
national and linguistic boundaries’ (Zegers & Wilkinson, 2005). 
Ritzen is pleased with the results: ‘We are constantly trying to attract more 
international students ... from around the globe.’ 

To stop the text from looking busy, only use brackets [...] around the ellipses you have 
added if the quote has its own ellipses, e.g. for suspense.  
Use four spaced points if you have omitted words at the start or end of a sentence (the 
fourth being a full stop). 
According to Gnutzman (2005), ‘a model is an idealisation, from which one can 
diverge. . . . The primary function of a model is to offer orientation for the 
learners and not to act as a frame of reference to signal errors’ (p. 117). 
 
9.6  Scare quotes  
Use single quotation marks to draw attention to words and phrases as lexical items if 
• they are ironic, slang or newly coined (only do this on first reference) 
This is indicative of the ‘massification’ of university education  
• you want to distance yourself from the term52 
The library ‘reorganisation’ has resulted in dozens of job losses  

Also be aware that so‐called has a negative connotation in English which is not present in 
the Dutch zogenoemd.53 Certainly if you do use either a scare quote or so‐called, you do not 
need to use the other.  
 
 
9.7  Other uses for quotation marks  
                                                       
51
 [sic] can be placed after a quoted error, but this can be unfair and unnecessary (Ritter, R.M. [ed]. [2003]. 
The Oxford guide to style [p. 192]. Oxford: OUP), especially at UM for nonnative‐speaker errors. It is often 
more prudent to simply provide a subtle ‘silent correction’. 
52
 But do this sparingly; because it is used ‘to hold up a word for inspection, as if by tongs, providing a 
cordon sanitaire between the word and the writer’s finer sensibilities’ it can look pretentious. Ritter, R.M. 
(ed). (2003). The Oxford guide to style (p. 149). Oxford: OUP. 
53
 E.g. Burrough‐Boenisch, J. (1998). Righting English that’s gone Dutch (p. 46). The Hague: Kemper Conseil 
Publishing  

A l i s o n   E d w a r d s | 58 
 
 Article titles  
Chapter titles 
Lectures 
Short poems 
Short stories  
Song titles  
Speeches 
Television programmes (individual episodes) 
Titles with popular nicknames, e.g. Beethoven’s ‘Erotica’ Symphony  
Unpublished works  

A l i s o n   E d w a r d s | 59 
 
 10  Spelling 
 
Like most universities and organisations in the Netherlands (and indeed Europe), Maastricht 
University takes UK spelling as its base form. However, we have replaced those spellings 
which have essentially been or are potentially being phased out in UK spelling with the 
American versions (i.e. digraphs and some irregular past tense forms). Others may follow 
suit later.  
The most common instances of variation between UK and US spelling are listed here. For 
others, check the latest Oxford dictionary. 
UK          US 
adviser          advisor 
ageing           aging 
cancelled, cancelling      canceled, canceling 
catalogue        catalog 
centimetre        centimeter 
centre          center 
colour (but discoloration)    color 
defence (n), defense (v)     defence 
dialogue        dialog 
disc (but computer disk)     disk 
enquiry (question); inquiry     inquiry (both) 
(formal investigation)     
enrol, enrolled, enrolling, enrolment  enroll, enrolled, enrolling, enrollment 
fulfil, fulfilment, fulfilling, fulfilled  fulfill, fulfillment, fulfilling, fulfilled 
honour         honor 
labour           labor 
metre (but parameter, barometer)  meter 
practise (v), practice (n)     practice  
programme (but computer program)   program 
sceptic, sceptical       skeptic, skeptical 
skilful, skilfully, skilfulness     skillful 
travelled, traveller, travelling     traveled, traveler, traveling 
 
10.1  Digraphs 
We do not use the ‘old’ British digraphs (sets of two letters used to represent one sound, 
e.g. ae in aetiology, oe in oesophagus). In the medical sciences, the US spellings are 
prevalent in international and European journals and are becoming more so in the UK. 
Medieval has already lost its original ae (as in mediaeval) in UK dictionaries, and this pattern 
is likely to continue. Thus: 
ameba   esophagus    gynecology   
anemia   estrogen    hemoglobin   
diarrhea   etiology    homeopathy   
encyclopedia    fetus    leukemia 
         
 
 
 
 
A l i s o n   E d w a r d s | 60 
 
10.2  Irregular past tense forms 
In line with other international style guides54 which tend to prefer the regularised forms 
(and now many UK dictionaries), we are phasing out the older UK forms for certain irregular 
past tenses which once ended in ‐t rather than ‐ed. Thus:  
dreamed   kneeled     learned 
earned   leaned     spelled     
NB. In some cases the regularised form is that common in the UK, e.g. dived, fitted, 
forecasted, lighted. And the past tense of get is got in the UK, gotten in the US.  
 
10.3  ‐ise versus ‐ize 
The choice between ‐ise and ‐ize in words like organise is a difficult one as both forms have 
strong etymological bases.55 There are three options here. 
• ‐ize only 
This is the usual form in US spelling. 
• combination of ‐ise and ‐ize 
This is used by Oxford University Press, Unesco, WHO, etc. It means using the z 
spelling for words derived from the Greek ‐izo and any other words that do not 
require the s spelling because of their own etymology (e.g. the Greek ‐lusis, such as 
analyse). Thus apologize, categorize, finalize, internationalize, maximize, organize 
and realize, but advertise, catalyse, compromise, enterprise, exercise, paralyse, 
supervise and so on.56  
• ‐ise only 
This is the preferred form at UM: it is the more recognisably UK form; it eliminates 
the need to deal with exceptions; and it is more efficient when using the ‘find and 
replace’ function. It is also used by the European Commission uses it for all EU 
documents. 
 
10.4  Problematic plurals  
Irregular plurals for words with Latin or Greek roots can cause problems in English; the state 
of flux of the language means that some such plurals are retained (e.g. phenomena) but 
others are being replaced with the English ‐s form (e.g. forums). Below are the plural forms 
we use. 
algae          gymnasiums 
appendices (in books)       indexes (in books) 
appendixes (in people, animals)    indices (in maths, economics, science) 
bacteria         media 
bases           memorandums 
bureaus         nuclei 
crematoriums        phenomena 
crises           referendums 

                                                       
54
 E.g. Unesco (2004). Style manual for the presentation of English‐language texts intended for publication 
by Unesco (2nd edn, p. 33) 
55
 Burchfield, R.W. (1996). The new Fowler's modern English usage (3rd edn, p. 51). Oxford: OUP 
56
 Unesco (p. 10) also includes a floating category with words which can be spelled either way, such as 
authorise, civilise and legalise. 

A l i s o n   E d w a r d s | 61 
 
 curricula         schemas 
data           symposia 
forums          theses 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

A l i s o n   E d w a r d s | 62 
 
 11   Tables and figures 
 
 To display data, the clearest and most economical method is a graphic like a table or figure. 
These should be as simple as possible with no unnecessary or duplicated material, and take 
the same style and format throughout the document. They should also be understandable 
on their own. Do use the surrounding text to point out the main points, but remember that 
if you discuss every detail you would not need the table.  
 
11.1  Referring to tables and figures in the text 
Use an initial capital in the text when referring to a specific table or figure, but use 
lowercase general references. 
The data in Table 1 show the enrolment rate 
The table below presents the data.  
NB. Note that using a specific reference is wiser if your document will be typeset later – you 
may not yet know whether the table will be below, left, right or overleaf. 
 
11.2  Headings  
Make table and figure headings brief: use noun forms and supply essential information only: 
for instance, if the whole document is clearly about UM, there is no need to put UM in the 
table heading. You also do not need to give background information or describe results in 
the heading.  
High student enrolment in 2008/09  
ˆ Student enrolment in 2008/09 
Students who enrol in new law courses  
ˆ Student enrolment in new law courses  
Use a colon, full stop or tab space to separate the table number and the heading itself. Use 
an initial capital only for the first word, and abbreviations as necessary. 
Table 4.1: Tuition fees for non‐EU/EEA students 
Ensure that row and column headings in tables and any headings used in figures have 
parallel syntax. 
Steer towards results                ˆ Ability to steer towards results 
Conceptual thinking   Ability to think conceptually 
Integrity   Integrity 
Negotiating   Negotiating skills 
Customer orientation     Customer orientation 
 
11.3  Figures 
Figures are the best option is you have lots of data – say, 20 or more numbers – or data 
which cannot be presented in a table. Their types include: 
cartoons       graphs (bar, line, etc.) 
charts         maps 
diagrams       photographs 
drawings       scatter plots. 
Use the abbreviation Fig. in the title but write out Figure in the text. Note that the title 
should appear below the figure.  

A l i s o n   E d w a r d s | 63 
 
 Fig. 3: Design of a longitudinal study into cognitive ageing determinants 
See Figure 3 for details of the study design 
 
11.4  Tables 
Tables are best used when you have 4 to 20 numbers (if you have three or fewer, put these 
in running text). To minimise clutter, use abbreviations and close symbols (+, ‐, > etc.) up to 
the letters/numbers.  
  
TABLE  2   UM staff composition by sex 2005/06 
    2005      2006   
Staff group  Men (%)  Women (%)  Men (%)  Women (%) 
Academic staff  56  44  55  45 
Total staff  48  52  48  52 
 
11.4.1  Format 
Font size 
• Heading: same size as the main text 
• Table text and caption: one size smaller than the main text 
• Notes: two sizes smaller the than main text  
Alignment 
• Left align the first column heading 
• Right align or centre column text with numbers only 
• Centre all column headings except the first, and all column text with mixed units. 
Most important, for aesthetic reasons minimise the use of rules (i.e. lines). Few publishers 
use vertical rules at all, and often the only horizontal ones are at the head and tail. 
 
11.4.2  Abbreviations  
In tables use abbreviations (€, %, km, etc.) as needed. In the heading, place units in 
parentheses rather than writing them out as words. 
Income of Dutch university graduates (€/yr) 
If all the numbers in one column are of the same unit, place the symbol in parentheses in 
the column title instead of repeating it in each row. 
You can also use N/A for not applicable, and an en‐dash (–) to mean data not available (as 
opposed to 0, which means no amount). 
 
11.4.3  Notes  
Give additional information in footnotes to the table (remember to place them directly 
under the table, not at the bottom of the page in the general footnotes). These are normally 
one size smaller than the table font and two sizes smaller than the surrounding text. There 
are four kinds: they should appear in the following order, each starting on new line and 
ending in a full stop. 
• General notes 

A l i s o n   E d w a r d s | 64 
 
 These provide information about the whole table, or explain abbreviations/symbols. 
Introduce them using Note: or Notes: 
• Notes on specific parts 
For a note to a particular row, column or entry, use superscript letters from left to 
right, top to bottom, or, if the table includes mathematical or chemical equations 
that could be confused with letters, use the following symbols: *†‡ §¶# (see also 
IV.6.5. FOOTNOTES). 
• Notes on probability levels 
Mark these with an asterisk (*). 
• Source notes 
Introduce these using Source: or Sources:. How you set them out exactly, especially 
in academic papers, will depend on the chosen referencing style. An APA example 
for a book source is given below. 
From Learning from strangers: The art and method of qualitative interview studies 
(p. 23), by R. Weiss, 1999, New York: Free Press. 

A l i s o n   E d w a r d s | 65 
 
 V Usage guide
 
1  Format and headings  

Try to make the format of your document as clear and accessible as possible. It should invite 
readers, not put them off. This means using: 
• clear font 
• short paragraphs 
• plenty of white space 
• bullet lists 
• bold headings. 
In informal texts (not academic papers) you can highlight certain words or phrases using 
bold or underlined font – but do not overdo this, or mix highlighting styles in the one 
document. The more things you highlight, the less there is that stands out. 
Unless you are using columns, align your text to the left rather than justifying it. This makes 
for more white space, less distorted word spacing and easier reading.57  
 
Headings 
When possible, split up long text with subheadings. This is helpful to both reader and writer: 
it makes your document look more readable, and helps you identify repeated information.  
If the document’s aim is to supply information specifically to staff or students, consider 
using first‐person questions as headings.  
How do I locate books?  
Where can I get help?  
If the readership could be a combination of groups with more varied reasons for reading the 
text, use informative headings. 
The UM Scholarship Fund: Information for investors and applicants 
National influences on EU processes 
Try to limit the number of heading tiers to three (sometimes this is impossible in very long 
documents), and the words in each heading to a maximum of 10. Use at least two sections 
per tier, aligning the number of each new tier below the first letter of the previous. 
Minimise punctuation (use full stops only between numbers, and colons only between titles 
and subtitles), and underline words only, not numbers. 

1 Heading one 
2 Heading one 
2.1 Heading two 
2.1.1 Heading three 
2.1.2 Heading three 

                                                       
57
 Supported by readability research. Lauchman, R. (2008). Plain language: A handbook for writers in the 
U.S. federal government (p. 28). Rockville, MD: Lauchman Group 

A l i s o n   E d w a r d s | 66 
 
 2.2 Heading two 
Capitalisation 
There are two styles for capitalising headings.  
• Headline style usually means capitalising the first and all ‘main’ words. The criteria 
for judging main words, however, are complicated, sometimes arbitrary and 
extremely long.  
• Sentence style is the simpler and more streamlined style and therefore our preferred 
style.58 This entails capitalising only the first word of the title and subtitle (if 
separated by a colon, not a dash), and proper names.  

                                                       
58
  Along with Chicago, Unesco, and WHO 

A l i s o n   E d w a r d s | 67 
 
 2  Sentences 
 
There is no reason to shy away from the basic structure of subject–verb–object. Also, keep 
these close together by not inserting too much information (e.g. five or more words) 
between them.  
Texts that seem convoluted and difficult to read can usually be improved by 
• casting sentences such that the ‘characters’ in your ‘story’ are also the grammatical 
subjects59 (i.e. prioritise action, avoid passives) 
• minimising metalanguage  
At this point we need to mention that you seem to have taken more stress leave 
than might be warranted  
ˆ You have taken an unacceptable amount of stress leave 
Our research seems to suggest that there may be a causal connection between a 
certain level of exposure to high‐power lines and some instances of leukemia. 
ˆ Our research suggests that exposure to high‐power lines may cause leukemia.60 
 
2.1  Length 
Contemporary Dutch tends to use shorter sentences and more sentence fragments (i.e. 
those without a main verb) than English.61 This can make for choppy style. On average, 
sentences should be 15 to 20 words; 30 plus will grow hard to read. They can contain up to 
three ideas, but complex sentences are best split up, especially if they contain instructions 
or are designed to market a product (e.g. the university).  
Having said that, you need to know how to manage longer sentences too; the important 
thing is ‘not the number of words in a sentence, but how easily we get from beginning to 
end while understanding everything in between’.62 This means you need to have tight 
control of punctuation and wording. 
 
2.2  Emphasis 
Place the information you have already talked about or that the reader is likely to be 
familiar with at the start of the sentence, and new information or that which you most want 
to emphasise at the end. In this position it is structurally most prominent, and sets up the 
following sentence in which you will probably expand on it. Williams suggests switching the 
normal subject–complement order to achieve this, e.g.  
Through these questions (already discussed) run some complex issues (yet to 
discuss)63  
Dutch writers often do the opposite, and place de‐emphasised information at the end of the 
sentence. Burrough‐Boenisch calls this ‘frontal overload’; you will find that it often happens 
when the writer has started the sentence with especially (e.g. Especially in the social 
                                                       
59
 Williams, J.M. (1995). Style: toward clarity and grace (p. 33). Chicago: University of Chicago Press 
60
 McMurrey, D. (n.d.). Wordy hedging and metadiscourse ... writing with a limp noodle. Available online 
at www.io.com/~hcexres/style/meta_hedge.html 
61
 Burrough‐Boenisch, J. (1998). Righting English that’s gone Dutch (p. 135). The Hague: Kemper Conseil 
Publishing 
62
 Williams, J.M. (1995). Style: toward clarity and grace (p. 25). Chicago: University of Chicago Press 
63
 Ibid, p. 55 

A l i s o n   E d w a r d s | 68 
 
sciences, a clear bias can be observed). 64 Because the rhythm is so unexpected in English, 
you will need to reverse it.  
Normalisation can imply a limitation to freedom of movement according to relatives 
and caregivers 
ˆ According to relatives and caregivers, normalisation can imply a limitation to 
freedom of movement  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                                       
64
 Burrough‐Boenisch, J. (1998). Righting English that’s gone Dutch (p. 129). The Hague: Kemper Conseil 
Publishing 

A l i s o n   E d w a r d s | 69 
 
 3    Paragraphs 
 
In short, paragraphs should have a brief opener, indicating what the reader can expect from 
the paragraph (or document, in the case of the first paragraph). Do not shy away from such 
straightforward openers as  
This report discusses ...  
This section explains ...  
The paragraph itself can then be structured in two ways, depending on the material: 
• in inverted pyramid style, with the most important information or newest news at 
the start 
• chronologically, from the most distant to most recent events. 
Throughout the paragraphs, ensure that the author has used an ‘identifiable topic string’65  
– that is, a similar grammatical subject in each sentence. This makes the paragraph seem 
focused and the reader can easily follow the main actors and action. By the same token, 
avoid lots of variations in terms for the same thing: this leaves the reader wondering if they 
are separate things. 
 
3.1  Length 
Paragraphs should range from 3 to 10 sentences, depending on genre – in journalism and PR 
copywriting one‐ or two‐sentence paragraphs are not uncommon, but should not be 
overdone. Avoid very long paragraphs at all costs: separating paragraphs is as much about 
aesthetics as logic, so if a paragraph looks dauntingly long, do split it even if you do not need 
to for logical reasons.66 
You can also use lists or tables to thin out dense paragraphs (see IV.5.2. LISTS and IV.11. TABLES 
& FIGURES). In most cases, however, tight editing will help you eliminate needless words and 
phrases to keep your client’s paragraphs manageable. Often chunks of information are 
simply recycled from old documents, which makes for disjointed, repetitious writing (and 
reading).67 Always question whether the reader needs to know every piece of information. 
 
3.2  Indents and line breaks 
The usual Dutch style is to start paragraphs flush left on a new line, with line breaks 
between sections. But keep in mind that even our internal documents are read by staff, 
students and others from all over the world (who often read the English version of letters, 
regulations, etc. because they cannot follow the Dutch version). Thus, change Dutch 
paragraph format to the regular English style, with each new paragraph  
• separated by a line break (this is the most reader‐friendly way), or  
• indented (this saves more trees).  
Whichever of these options you choose, use line breaks (or at least 4 pt spacing) before and 
after extracts and set off lists. 
 
                                                       
65
 Williams, J.M. (1995). Style: toward clarity and grace (p. 52). Chicago: University of Chicago Press 
66
 E.g. Strunk Jr, W., & White, E.B. (1999). The elements of style (4th edn, p. 17). NY: Longman 
67
 U.S. Securities & Exchange Commission (1998). A plain English handbook: How to create clear SEC 
disclosure documents (p. 12). Washington: Author 

A l i s o n   E d w a r d s | 70 
 
 4    Grammar  
 
4.1  Active and passive voice 
In most cases the active voice is a better choice than passive. It makes your writing more 
lively and direct, so aim to use it in the vast majority of your writing.  
the matter will be considered    
ˆ we will consider the matter  
the library was closed by the Executive Board  
ˆ the Executive Board closed the library 
it was mentioned by the students that 
ˆ the students mentioned that  
a meeting will be held by management  
ˆ management will meet  
when installing updates, other programs should be closed  
ˆ when you instal updates, close other programs  
 
Using the passive voice: 
• makes your writing longwinded, especially when used with verbs such as attempt, 
begin, intend, hope, order, propose  
The order was attempted to be carried out 
It can be hoped to be successful68  
• can obscure the agent at best, and indicate a shirking of responsibility at worst 
Major investments will be made  
A woman was attacked 
• is duller and takes longer to comprehend 
The programme is required to be reviewed 

The active voice, however, is not necessarily the best choice in every case. Use the passive if 
you have good reason for it: i.e. if the responsible agent is:  
• unknown 
A mistake had been made in the wiring 
• irrelevant or understood 
The form must be notarised (better than the active alternative: You must have a 
notary public notarise the form)69 
• your client (and therefore not in your interest to point the finger at) 
The teacher has been delayed  
The money has been lost  

You can also use the passive to: 
• emphasise different elements in the sentence:  

                                                       
68
 Burchfield, R.W. (1996). The new Fowler's modern English usage (3rd edn, p. 577). Oxford: OUP 
69
 Lauchman, R. (2008). Plain language: A handbook for writers in the U.S. federal government (p. 68). 
Rockville, MD: Lauchman Group 

A l i s o n   E d w a r d s | 71 
 
 The dramatists of the Restoration are little esteemed today (focus is on the 
dramatists.  
Modern readers have little esteem for the dramatists of the Restoration (focus on 
modern readers’ tastes).70 
• be less aggressive 
You did not pay the fee on time.  
ˆ We have not received your fee.  
 
4.2  Agreement 
In the US, collective nouns usually take singular verbs. In the UK and elsewhere, they can 
take either singular or plural verbs depending on notional agreement. More common nouns 
are often take plural verbs, e.g. the police/people/staff are ... 71 
 
4.2.1  Singular verbs 
Use a singular verb for clichés, expressions or phrases that are grammatically plural but can 
be taken as a single entity or theme: 
tea and coffee is all they serve  
a profound sadness and regret comes with this news 
confirming applicants’ qualifications and calling their referees is left to the 
receptionists 
The proper names of countries and organisations are taken as singular.  
The United States is at war 
The Netherlands has voted against the EU constitution 
The United Nations has little real power 
If the subject of your sentence is singular, use a singular verb even if other nouns are 
connected using with, as well as, in addition to, except, together with, no less than, or not to 
mention. 
Her coursework as well as her exam result was outstanding  
The institution, together with all its subsidiaries, is obliged to ...  
 
4.2.2  Plural verbs 
Remember to use plural verbs with plural nouns like data (singular: datum). There is a trend 
in English to treat this as a singular noun, but given that in Dutch it takes a plural verb we 
will remain using doing so in English at UM. 
These data show ...   
Media, too, takes a plural verb unless used to refer to the mass communication media as a 
singular entity, where it is treated as a collective noun. 
the media is becoming pervasive 
 
4.2.3  Singular or plural verbs 
Use a singular verb for words ending in ‐ics (usually scientific or academic fields) when 
suggesting a singular body of knowledge. 

                                                       
70
 Strunk Jr, W., & White, E.B. (1999). The elements of style (4th edn, p. 18). New York: Longman  
71
 Unesco (2004). Style manual for the presentation of English‐language texts intended for publication by 
Unesco (2nd edn, p. 16). 

A l i s o n   E d w a r d s | 72 
 
 Statistics is central to the curriculum 
Economics is seen as a soft science 
Ethics is a branch of philosophy 
But when referring to practices, the verb is plural. 
The politics of the whole process are reprehensible. 
Use singular verbs for entities seen as acting as a whole, and plural verbs for those made up 
of constituent parts acting individually. 
The board has agreed on the issue  
The board are divided on the issue 
The committee was unaware of the matter  
A majority of the committee were unaware of the matter 
The couple were married in spring  
Each couple was asked to pledge €50 

4.2.4  Definite and indefinite articles  
With words like number, percentage and proportion, use 
• a singular verb with a definite article 
The proportion of direct government funding is increasing 
The number of English‐taught programmes is growing.  
• a plural verb with an indefinite article 
A large percentage of students are self‐funded 
A great number of books are not being returned. 
 
4.2.5  Sums of money and other numbers 
Use a singular verb if your focus is on the sum itself. 
Twenty euros is equal to about 18 guilders 
Six weeks is sufficient to write a bachelor’s essay  

See also V.4.5. PRONOUN–VERB AGREEMENT  
 
4.3  Articles 
Use a for words that start with a consonant sound, and an for words that start with a vowel 
sound. 
a eulogy       an @ sign 
a historical event     an 11‐year‐old 
a hyphothesis       an LLB degree 
a UM student       an MA programme 
a URL         an X‐Files episode 
 
4.4   Modifiers 
4.4.1  Dangling modifiers 
Also known as unattached, hanging or misrelated participles, dangling modifiers occur when 
the modifier has no clear – or a clearly wrong – referent.  

A l i s o n   E d w a r d s | 73 
 
 When trying to log on, the system rejects my password72 
After separating the participants into groups, Group A was tested73 
Tutoring first‐year students and reporting to the department manager, your 
responsibilities will gradually expand74 
Yesterday, after conferring with my senior national security advisers and following 
extensive consultations with our coalition partners, Saddam Hussein was given 
one last chance...’75 
 
4.4.2  Misplaced modifiers  
Misplaced modifiers make sentences ambiguous due to the odd or illogical placement of the 
modifier. You can avoid them by putting the modifier as close as possible to whatever it 
modifies. 
The investigator tested the participants using this procedure  
Is the investigator or participants using the procedure?76 
ˆ Using this procedure, the investigator tested the participants. 
 
4.4.3  Word order 
One of the most common examples of transfer from Dutch is adjective placement in English. 
Except in some fixed or poetic expressions (e.g. sky blue), adjectives in English always 
precede nouns. 
Tutor English  
ˆ English tutor 
Manager sales 
ˆ Sales manager 
Office Student Affairs 
ˆ Student Affairs Office (or Office of Student Affairs) 
Vacancy officer communications 
ˆ Communications officer vacancy 
Coordinator courses section Dutch 
ˆ Dutch section course coordinator 
 
4.5  Pronouns  
A major part of editing for nonnative‐speaking clients involves replacing repeated nouns 
with pronouns to improve flow. In doing this, make sure that the antecedent is clear. 
Participants were seated in individual booths. We provided participants with a 
persuasive communication about skin self‐examination. The persuasive 
communication was either gain‐ or loss‐framed. After reading the persuasive 

                                                       
72
 Allen, J. (2003). The BBC news style guide. London: BBC Training & Development (p. 37). Available online 
at http://www.bbctraining.com 
73
 American Psychological Association (2001). Publication manual of the American Psychological 
Association (5th edn, p. 52). Washington, DC: Author 
74
 Weiss, E.H. (2005). The elements of international English style (p. 138). Armonk, NY: M.E. Sharpe Inc. 
75
 President Bush Sr, 1991, in Burchfield, R.W. (1996). The new Fowler's modern English usage (3rd edn, p. 
805). Oxford: OUP  
76
 American Psychological Association (2001). Publication manual of the American Psychological 
Association (5th edn, p. 50). Washington, DC: Author. 

A l i s o n   E d w a r d s | 74 
 
 communication, participants completed the dependent measures. Finally, 
participants were debriefed and received their fee. 
ˆ Participants were seated in individual booths and provided with either a gain‐ or 
loss‐framed persuasive communication about skin self‐examination. They were 
instructed to read it and complete the dependent measures. They were then 
debriefed and paid. 
Pronoun–verb agreement 
Some pronouns always take a singular verb: 
Everyone is entitled to a free language course  
Anyone who has paid is guaranteed a place 
Others include: 
anybody     everyone 
anyone      nobody 
every       no one 
everybody     someone 
each (Unless it is not the subject, as in Each essay is marked twice, but rather is in 
apposition, e.g. We each have our own priorities.) 
 
either/or, neither/nor 
If the subjects are singular, use a singular verb, but if one (or both) of the subjects is plural, 
especially the second one, use a plural verb. 
Neither Geert nor Hetty is attending  
Neither Geert nor his teachers are attending. 
Neither students nor staff are eligible.  
If a pronoun follows the verb, it agrees with the last antecedent: 
Neither Geert nor his teachers knew their way around  
Neither Geert nor Matthias knew his way around 
Neither Geert nor Hetty knew their way around (plural pronoun for singular but 
mixed‐sex antecedents). 
Either takes a singular verb unless followed by of, it which case it becomes plural:  
either candidate is acceptable  
either of them are acceptable. 

See also V.4.2. AGREEMENT 
 
4.6 Folklore rules 
‘Classroom’ or ‘folklore’ rules are those many of use learned as schoolchildren and that 
continue to be taught to both native and nonnative English speakers, but which either have 
no grammatical basis or are buried by mass usage to the contrary. There is greater 
recognition now that ‘We must reject as folklore any rule that is regularly ignored by 
otherwise careful, educated, and intelligent writers of first‐rate prose.’77 
Most style guides now agree that you can do any of the following things, though sometimes 
your choice will be guided by how formal the text is. 
• Begin a sentence with and or but 
                                                       
77
 Williams, J.M. (1995). Style: toward clarity and grace (p. 179). Chicago: University of Chicago Press  

A l i s o n   E d w a r d s | 75 
 
 And who would pay for this refurbishment? 
But if this behaviour in patients is not acknowledged, it cannot be treated.  
• End a sentence with a preposition  
If you decide to write your thesis in second year, be aware of the commitment you 
are taking on. 
The attached schedule shows which educational activities, exams and resits you 
must register for 
• Split infinitives78 
We expect to more than double our student intake next year  
You learn to effectively use practical techniques to analyse other people’s work 
• Use that for people79 
Any résumés and applicants that are yet to be dealt with …  
It is not just students that can reap the rewards; the whole university benefits. 
• Use whose for things  
The Library Committee, whose chair Milan Essers ... 
 

                                                       
78
 The few that recommend against this do so solely to avoid antagonising their readership, e.g. Allen, J. 
(2003). The BBC news style guide. London: BBC Training & Development:  ‘grammatical martinets 
everywhere ... get almost apoplectic if they hear one’ (p. 45). 
79
 You can use who for people, which for animals and things, and that for people, animals and things.  

A l i s o n   E d w a r d s | 76 
 
 5    Vocabulary 
 
5.1  UK and US differences 
The differences between US and UK vocabulary are for the most part mutually intelligible. 
But for reasons of consistency and to avoid any potential confusion (e.g. ground floor vs first 
floor), use British vocabulary (except in the obvious cases of proper names, e.g. Alumni 
Office).  
UK        US 
autumn       fall  
carpark       parking lots 
driving licence       driver’s licence  
fill in a form      fill out a form 
flat        apartment 
for ages       in ages 
ground floor      first floor 
lawyer         attorney 
lift         elevator 
oblige         obligate 
petrol         gasoline  
take a decision      make a decision  
transport       transportation 
  
5.3  Jargon 
Jargon (also known as bafflegab, gobbledygook and officialese80) is useful shorthand for 
people in the same professional field, who all know what it means. When used in 
promotional texts, however, it is pretentious; used in documents people need to 
understand to get essential information, it is downright unethical. Keep in mind that: 
• words in fashion now may not be in a few years, so documents full of jargon will date 
fast 
• jargon confuses even native speakers, so its effect on nonnative speakers will be 
multiplied 
• your aim should always be for the clearest communication possible, so remove any 
words or phrases that are deliberately vague or obscure clarity in any way. 
The university continues to be a net supplier of laureates to other universities as the 
consequence of our inability to dovetail external recruitment with in‐house talent 
retention and failure to maximise our cognisance of the global talent pool, test it 
systematically to determine whether transference of talent to Maastricht is viable 
for said talent, and eliminate the insufficient recruitment competences and 
perceived restrictions to offering truly competitive proposals. 
ˆ We are losing staff to other universities because we are not attracting enough 
recruits or retaining current staff. We need to know more about the labour market 
to find out whether potential staff view coming to Maastricht as a viable option. We 
also need to improve our recruiters’ skills and our offers to potential staff. 
Other jargon 
actionable       scenario 

                                                       
80
 Burchfield, R.W. (1996). The new Fowler's modern English usage (3rd edn, p. 545). Oxford: OUP  

A l i s o n   E d w a r d s | 77 
 
 dovetail       synergy 
empowerment      visibility 
interface      visioning process 

Keep in mind that removing jargon and aiming for clarity does not mean ‘dumbing down’ 
your (or other people’s) work. It means controlling the information so the subject and action 
are clear and move from A to B logically. Aside from generally promoting a poor image of 
the university, there can be direct repercussions if you do not do this (or if you cannot 
convince the client to). 
• With internal texts, readers will misinterpret information, and the university will lose 
time and money through having to deal with their questions or their not following 
instructions properly.  
• Academic texts may be rejected from journals on linguistic grounds.  
 
5.3   Wordiness 
Too often, information is unnecessarily complicated by inexperienced writers or simply 
obscured behind unnecessary words. If you can cut a word out with no loss of meaning, do 
it.81 You will often find that removing wordiness exposes some writing for what it is: a lot of 
hot air. This means that focusing on the information you need to convey – and encouraging 
your clients to do the same – will result in clearer, more streamlined text. 

5.3.1   Remove false subjects 
One way to reduce wordiness is to remove the false subjects there is, there are, it is, etc.82 
There were seven patients who took part 
ˆ Seven patients took part 
It is clear that more research is needed 
ˆ Clearly, more research is needed 
There are four applicants who have the right qualifications 
ˆ Four applicants have the right qualifications  
It is their intention substantially to strengthen the existing relations between science 
and practice. 
ˆ They intend to strengthen the existing relations between science and practice. 
 
5.3.2   Replace wordy phrases with single words 
In most cases you can replace the following words with about. 
concerning the matter of   with reference to 
in connection with    with regard to 
Likewise, these phrases all simply mean because. 
based on the fact that     in consideration of the fact that 
by virtue of      in light of the fact that 
due to of the fact that     in view of the fact that     
for the reason that    on account of 
given the fact that     on the grounds that   
                                                       
81
 E.g. Strunk Jr, W., & White, E.B. (1999). The elements of style (4th edn, p. 9). New York: Longman 
82
 American Psychological Association (2001). Publication manual of the American Psychological 
Association (5th edn, p. 32). Washington, DC: Author; Lauchman, R. (2008). Plain language: A handbook for 
writers in the U.S. federal government (p. 83). Rockville, MD: Lauchman Group 

A l i s o n   E d w a r d s | 78 
 
Replace the following with if or if so. 
if it should transpire that 
if this is the case        
in the event that 
Use though for these phrases. 
despite the fact that        
in spite of the fact that 
regardless of the fact that      
You can replace many wordy phrases with a modal verb. 
it is possible that      ˆ may, might, could 
it could happen that      ˆ may, might, could 
the possibility exists for     ˆ may, might, could 
it is crucial necessary/important that   ˆ must/should  
there is a need/necessity for    ˆ must, need 
is in a position to       ˆ can 
is able to         ˆ can       
has the opportunity to       ˆ can       
has the capacity for       ˆ can     
has the ability to       ˆ can 
And keep an eye out for adverbial phrases, which usually have a one‐word equivalent.   
on a daily basis        ˆ daily 
on an informal basis       ˆ informally 
on a routine basis       ˆ routinely  
in a speedy manner      ˆ fast  
on an personal level      ˆ personally 
in an unusual fashion       ˆ unusually  
in an unpredictable way     ˆ unpredictably 
of a challenging nature      ˆ challenging 
of a hostile character      ˆ hostile 
Other examples 
a great number of      ˆ many 
a large proportion of       ˆ many  
all of          ˆ all 
a university environment     ˆ university 
as far as x is concerned      ˆ as for           
as to whether         ˆ whether 
at the present time       ˆ now  
at this point in time       ˆ now 
call your attention to the fact that   ˆ remind/inform you  
for the purpose of      ˆ to 
in addition to        ˆ and, also      
in excess of         ˆ more than, over  
in order for        ˆ for 
in order to         ˆ to  
in the absence of       ˆ without  
in the area of         ˆ in 
in the field of        ˆ in 
in the vicinity of       ˆ near    
is of the opinion that       ˆ thinks/believes 

A l i s o n   E d w a r d s | 79 
 
 meet up with         ˆ meet  
miss out on        ˆ miss 
the majority of        ˆ most 
visit with        ˆ visit 
with the exception of       ˆ except  
      
5.3.3  Replace long or pompous words with simple words 
amongst        ˆ among  
approximately        ˆ about, around  
assist, facilitate       ˆ help 
commence, initiate      ˆ start 
concerning, regarding      ˆ about  
consequently         ˆ so, then 
constitute        ˆ form 
demonstrate        ˆ show 
deploy          ˆ use 
elucidate        ˆ explain 
employ         ˆ use 
endeavour         ˆ try 
eventuality         ˆ result, possibility  
necessity        ˆ need 
numerous         ˆ many 
objective        ˆ aim, goal 
participate        ˆ take part 
possess         ˆ have, own 
purchase         ˆ buy 
remuneration         ˆ pay     
request         ˆ ask  
residence         ˆ home  
state, opine        ˆ say 
subsequently         ˆ later 
sufficient        ˆ enough   
terminate        ˆ end 
utilise           ˆ use  
whilst           ˆ while  
 
5.3.4  Remove redundancy 
Some adjectives are known as absolute or incomparable, which means they should not be modified: 
i.e. a project can be either complete or not; saying it is utterly complete does not make it more final. 
Likewise, a programme is either unique – i.e. the only one of its kind – or it is not: calling it totally 
unique does not make it more so.  
Avoid modifying the following adjectives and others like them. 
absolute   excellent     perfect 
adequate   exhausted     possible 
complete   finished     supreme 
dedicated   impossible     total 
entire   infinite     unique 
equal   necessary     useless 
 
 

A l i s o n   E d w a r d s | 80 
 
Another type of redundancy is adding an unnecessary category after an adjective.  
red in colour      ˆ red 
heavy in weight     ˆ heavy 
round in shape      ˆ round 
large in size      ˆ large 
shorter in length     ˆ shorter  
Other examples 
added bonus       ˆ bonus 
advance planning     ˆ planning 
aged four years old     ˆ four 
alongside of      ˆ alongside 
an early time       ˆ early 
as from       ˆ from 
both ... as well as    ˆ both ... and 
brief summary       ˆ summary 
close proximity      ˆ close  
combine together     ˆ combine  
consensus of opinion    ˆ consensus 
each and every      ˆ each 
economics field     ˆ economics 
e.g. ... etc.       ˆ e.g./etc. 
equally as      ˆ equally 
exactly the same     ˆ the same  
eyewitness       ˆ witness   
final result       ˆ result 
first and foremost    ˆ first 
free gift       ˆ gift 
future outlook      ˆ outlook 
future plans      ˆ plans 
general consensus     ˆ consensus 
in the area of private law  ˆ in private law 
in the field of physics    ˆ in physics 
in this day and age    ˆ today, nowadays 
midway between    ˆ between 
new innovation     ˆ innovation 
new recruit      ˆ recruit 
one single      ˆ one, a single 
past history      ˆ history 
past memories      ˆ memories 
period of time      ˆ period 
personal beliefs     ˆ beliefs 
personal opinion     ˆ opinion 
pre‐existing       ˆ existing  
prior experience     ˆ experience  
reason why      ˆ reason 
return back      ˆ return 
safe haven      ˆ haven 
split apart       ˆ split 
terrible tragedy     ˆ tragedy 
the month of May    ˆ May 

A l i s o n   E d w a r d s | 81 
 
 the year 2000      ˆ 2000 
two weeks’ duration    ˆ two weeks 
three hours long     ˆ three hours 
ultimate outcome    ˆ outcome 
upcoming       ˆ coming 
various different     ˆ different 
visible to the eye    ˆ visible 
whether or not      ˆ whether 
within         ˆ in  
20‐minute period    ˆ 20 minutes 
 
5.3.5  Remove empty words 
Edit ‘filler’ words out; many are so overused as to have become meaningless, and often they 
simply detract rather than intensify what follows. Without them the text will be stronger 
and more direct. 
absolutely   good   rather 
interesting   bad     really 
definitely   pretty  totally 
fun   quite   very 
funny 
 
5.3.6   Replace nominalisations with verbs 
Nominalisations are verbs disguised as nouns: make a decision instead of decide; perform an 
analysis instead of analyse. Avoid them, because they disguise action and take longer for 
readers to process. Whenever you find yourself using empty verbs like make, do, give, have, 
provide, perform, and conduct followed by a long or abstract noun ending in ‐ion, ‐ment, ‐
ance, ‐ive, etc., stop and rewrite your sentence with focus on the main verb.  
conduct an interview     ˆ interviewed  
conduct an investigation  ˆ investigate  
give an answer to     ˆ answer 
give immediate consideration  ˆ consider immediately  
have a discussion     ˆ discuss  
have an exchange of views   ˆ exchange views 
have reservations about   ˆ doubt 
hold the opinion     ˆ believe 
make a decision     ˆ decide 
make a distinction     ˆ distinguish 
make a recommendation   ˆ recommend 
make a selection    ˆ choose/select  
make an alteration     ˆ change, alter 
make an attempt     ˆ try 
our intention is to     ˆ we intend to 
perform an analysis     ˆ  analysed  
provide a solution     ˆ solve 
raise an objection    ˆ object 
reach a conclusion     ˆ conclude 
reach an agreement      ˆ agree 
result in a strengthening  of  ˆ strengthened  
stand in opposition to    ˆ oppose 
 

A l i s o n   E d w a r d s | 82 
 
 VI Appendix
 
UM word list 
 
A 
ABP pension fund  
Absence and Reintegration Policy  
Academic Paper Dossier 
Accounting & Information Management (FEBA department) 
Accreditation Organisation of the Netherlands and Flanders (NVAO) 
Administrative Services 
Age‐Related Hours Regulation  
Alumni Circle Brussels, Alumni Circle The Hague etc.  
AlumniNet 
Analysing Europe (MA)
Artificial Intelligence (MSc)
Arts and Culture (BA)
Arts and Heritage: Policy, Management and Education (MA)
Arts and Sciences (MA)
Association of Dutch Universities (VSNU; no def. art. for abbrev.) 
AthenaDesktop  
Authorisation for Temporary Stay (MVV)  
 
B 
Bachelor (prop. noun) e.g. Bachelor of Arts in International Journalism etc. 
bachelor–master structure  
Bicycle Scheme  
Binding Study Advice (BSA)  
bio‐based economy 
Board of Admissions 
Board of Appeal for Examinations (CBE)  
Board of Appeal for Higher Education  
Board of Deans  
Board of Examiners 
Bulletin of Acts and Decrees  
Business and Enterprise Liaison Office  
Business Research (MPhil)
 
C 
Cardiovascular Biology and Medicine (MPhil) 
Cardiovascular Center (HVC) 
CArdiovascular Research Institute Maastricht (CARIM)  
Care and Public Health Research Institute (CAPHRI)
Center for Organizational Leadership 

A l i s o n   E d w a r d s | 83 
 
Central Admissions Office  
Central Electoral Committee 
Central Register of Higher Education Study Programmes (CROHO) 
Centre for Contract Research 
Centre for Gender and Diversity (CGD) 
Centre for Higher Education Development (CHE) 
Centre for Work and Income (CWI)  
Centre of Entrepreneurship 
Certificate of Admission  
Certificate of Enrolment  
chair – the Social Medicine chair, the Marketing–Finance Interface chair  
Childcare Act  
Citizen Service Number  
Civil Code (BW) 
Cognitive Neuroscience, Neuropsychology and Psychopathology (MSc) 
Collaborating Centre for Development of Human Resources for Health 
Collective Employment Agreement of the Special (Dutch) Universities (VKK‐CAO) 
Collective Labour Agreement of Dutch Universities (CAO‐NU)  
colloquium doctum 
Conference and Events Office  
Confidential Advisers' Office  
Confidential Committee  
Conflicts at Work Procedure  
Coordinating Directors' Board  
Criminal Law and Criminology (FL department) 
Cultures of Arts, Science and Technology (MPhil)
 
D 
Delft University of Technology 
department (com. noun), Department of Quantitative Economics (proper name), the 
quantitative economics department 
departments of Quantitative Economics and Forensic Law 
Director of Studies  
Directorate‐General for International Cooperation (DGIS) 
Disability Act (WAO) 
Documentation and Mail Services  
doctoral dissertation  
DSM–Maastricht University India Graduate Scholarship Programme 
Dutch Association for Bioethics (NVBe) 
Dutch Law (LLB)
Dutch Law (LLM)
Dutch National Union of Students (LSVb) 
Dutch Validation Council (DVC) 
 
E 
Econometrics and Operations Research (BSc)
Econometrics and Operations Research (MSc)

A l i s o n   E d w a r d s | 84 
 
Economic and Financial Research (MPhil)
Economics (BSc)
Economics (FEBA department) 
Education and Examination Regulations (EEF) 
Education and Exams Office, FEBA 
Education Committee  
Education Desk 
Education Quality Assurance Steering Group (SKO) 
Education, Research and Internationalisation Committee (OOI)  
Educational Development & Research(FEBA department) 
Educational Technological Expertise Centre  
Erasmus University Rotterdam 
Eindhoven University of Technology 
Eligibility for Permanent Invalidity Benefit (Restrictions) Act (WVP) 
Employees’ Council
Employment Conditions Selection Model  
EU Law in the World Economy (LLM) 
Euregion 
European Association of Distance Teaching Universities (EADTU) 
European Association of International Education (EAIE) 
European Association of Labour Economists (EALE)
European Community Action Scheme for the Mobility of University Students (ERASMUS) 
European Computer Driving Licence (ECDL) 
European Credit Transfer System (ECTS) 
European Development Fund (ED) 
European Documentation Centre (EDC) 
European Framework Programme 
European Graduate School of Neuroscience (Euron) 
European Institute for Public Administration (EIPA) 
European Law Moot Court Competition (ELMC) 
European Law School (LLB) 
European Law School (LLM)
European National Information Centre on Academic Recognition and Mobility (ENIC) 
European Public Affairs (MA)
European Public Health (BSc) 
European Quality Improvement System (EQUIS) 
European Studies (BA) 
European Studies (MA) 
European Studies on Society, Science and Technology (MA) 
Europe–China School of Law
Examination Committee 
Exceptional Medical Expenses Act (AWBZ) 
Executive Board 
Experimental Psychology (FPN department) 
 
F 
F.C. Donders Centre for Cognitive Neuroimaging (FCDC) 

A l i s o n   E d w a r d s | 85 
 
faculty (com. noun), Faculty of Psychology (proper name), psychology faculty 
Faculty Board 
Faculty Council 
Faculty of Arts and Social Sciences (FASoS) 
Faculty of Economics and Business Administration (FEBA) 
Faculty of Health, Medicine and Life Sciences (FHML) 
Faculty of Humanities and Sciences 
Faculty of Law (FL) 
Faculty of Psychology and Neuroscience (FPN) 
Faculty Office 
Federation of Institutes for International Education in the Netherlands (FION) 
Finance (FEBA department) 
Financial Economics (MSc)
Fiscal Economics (BSc)
Fiscal Economics (MSc)
Flexible Retirement Pension (FPU) 
Forum Maastricht 
fte  
 
G 
General Administrative Law Act (AWB)  
General Child Benefit Act (AKW) 
General Old‐Age Pensions Act (AOW) 
General and Technical Services  
Globalisation and Law (LLM) 
Graduate School for Literary Studies (OSL) 
Graduate School of Science, Technology and Modern Culture (WTMC) 
Guesthouse 
 
H 
HAN University, Nijmegen 
Hasselt University 
Health Insurance Act 
Health Professions Education (MSc) 
Health Sciences (BSc)
Health Sciences (MPhil) 
Healthy Nutrition Innovation Centre 
Higher Education and Research Act (WHW) 
higher vocational education (HBO) 
History (FASoS department) 
House Style Office 
Huizinga Institute of Cultural History 
Human Development Index (HDI) 
Human Psychopharmacy Centre 
 
I 
ICT Service Centre  

A l i s o n   E d w a r d s | 86 
 
 ICT service desk 
Immigration and Naturalization Service (IND) 
Infonomics (MSc)  
Institute for Education 
Institute for Employee Benefit Schemes (UWV)  
Institute for Knowledge and Agent Technology (IKAT) 
Institute for Transnational Legal Research (METRO) 
Institution and Student Policy Committee  
Intellectual Property Law and Knowledge Management (LLM/MSc) 
Interlibrary Loan (ILL) 
International Advisory Group (IAD)  
International and Comparative law Network (ICON) 
International and European Law (FL department) 
International Baccalaureate (IB) 
International Business (BSc)
International Business (MSc) 
International Business Marketing and Finance (MSc) 
International Business/Accounting and Control (MSc) 
International Centre for Integrated assessment and Sustainable development (ICIS) 
International Economic Studies (MSc)
International Relations Office  
International Student Exchange Program (ISEP) 
Internship Office 
InterUM Studentjobs 
Ius Commune and Human Rights Research (LLM)
Ius Commune Europaeum Book Series 
Ius Commune Research School  
 
K 
Knowledge Centre for International Staff (KCIS) 
Knowledge Engineering | Computer Science (BSc)
Kumulus Theatre 
 
L 
Language Centre (LC) 
Law and Language Studies (LLM)
Law, Labour and Health (LLM)
Learning and Resource Centre 
Learning and Resource Centre  
Leiden University 
Liberal Arts and Sciences (BA) 
Library Committee 
Limburg Centre for Social History 
Limburg Institute for Business and Economic Research (LIBER) 
Limburg Institute of Financial Economics (LIFE) 
Limburg University Fund/swol 
Literature & Art (FASoS department) 

A l i s o n   E d w a r d s | 87 
 
Local Consultative Body
 
M
Maastricht Academic Center for Research in Services (MAXX)
Maastricht Accounting and Audit Research Center (MARC)
Maastricht Brain Imaging Center (M‐BIC)  
Maastricht Centre for Human Rights
Maastricht Economic and social Research and training centre on Innovation and 
Technology (UNU‐MERIT) 
Maastricht Economic Research Institute on Innovation and Technology (MERIT) 
Maastricht ICT Competence Centre (MICC) 
Maastricht Journal of Comparative and European Law 
Maastricht Graduate School of Governance (MGSoG)
Maastricht ICT Competence Centre (MICC) 
Maastricht Research School of Economics of Technology and Organizations (METEOR) 
Maastricht University Career Services (UMCS) 
Maastricht University centre for international cooperation in academic development
(MUNDO)
Maastricht University Medical Centre + (MUMC+) 
Maastricht University Office (MUO)
Management of Learning (MSc)
Marketing (FEBA department) 
Master of Arts in International Journalism 
master’s degree (com. noun) e.g. When you graduate from a master’s programme, you 
will have a master’s degree. 
master’s programme (com. noun) in International Journalism 
master’s thesis 
MECC 
Metro Graduate School 
Media Culture (MA)
Medical Doctor–Clinical Researcher (MSc, MD) 
Medicine
Medicine (MSc, MD)
Mental Health (MSc)
Ministry of Economic Affairs (EZ) 
Ministry of Education, Culture and Science (OCW) 
Ministry of Foreign Affairs (BuZa) 
Ministry of the Interior  
Molecular Life Sciences (BSc)
Molecular Life Sciences (MSc)
Municipal Personal Records Database (GBA)  
 
N 
National Institute for Public Health and the Environment (RIVM) 
Netherlands Association of Universities of Applied Sciences (HBO‐raad) 
Netherlands Bureau for Economic Policy Analysis (CPB) 

A l i s o n   E d w a r d s | 88 
 
Netherlands Central Catalogue (NCC) 
Netherlands Foreign Trade Agency (EVD) 
Netherlands Graduate School of Science, Technology and Modern Culture 
Netherlands Heart Foundation 
Netherlands Institute for Health Sciences (Nihes) 
Netherlands Institute for Health Services Research (NIVEL) 
Netherlands Institute of Business Organization and Strategy Research (NIBOR) 
Netherlands Institute of Government (NIG) 
Netherlands School of Primary Care Research (CaRe) 
Netherlands Organisation for Health Research and Development (ZonMw) 
Netherlands Organisation for Scientific Research (NWO) 
Netherlands Organization for International Cooperation in Higher Education (Nuffic) 
Netherlands School of Public Health (NSPH) 
Netherlands Toxicogenomics Center (NTC) 
Neurocognition (FPN department) 
Nutrition and Metabolism: Fundamental and Clinical Aspects (MPhil)
Nutrition and Toxicology Research Institute Maastricht (Nutrim)  
 
O 
Office of Student Affairs, FASoS 
Open University of the Netherlands (the OUNL) 
Operations Research (MSc)
Operations Research Group
Organization of Chartered Controllers
Organization & Strategy (FEBA department) 
 
P 
Pandia 
Pass in Maastricht (PiM) 
payoff (Leading in Learning!) 
Payroll Service Department (PSA) 
Personal Data Protection Act  
personal development plan (POP) 
Philosophy (FASoS department) 
Philosophy of Law and Legal Theory (FL department) 
Physical Activity and Health (MSc)
Political Science (FASoS department) 
pre‐university education (VWO) 
Private Law (FL department) 
Problem‐Based Learning 
professional field 
professor (HGL) 
Programme Guide 
Promotion Fund 
postpropadeutic 
propadeutic 
Psychology (BSc)

A l i s o n   E d w a r d s | 89 
 
Psychology (MSc)
Public Health (MSc) 
Public Health for Professionals (MSc) 
Public Law (FL department) 
Public Policy and Human Development (MSc)
Public Policy and Human Development (MSc)
 
Q 
Quality Assurance Netherlands Universities (QANU) 
Quantitative Economics (FEBA department) 
 
R 
Radboud University Nijmegen  
Ragweek 
Research Centre for Education and the Labour Market (ROA)
Maastricht Institute of Brain & Behavior 
Research Institute for Arts and Culture (CWS)
Research Institute Growth & Development (GROW)  
research master’s 
residence permit (VTV)  
Royal Netherlands Academy of Arts and Sciences (KNAW) 
RSI Knowledge Centre 
 
S 
Scholarship Fund 
School of Health Professions Education (SHE) 
Sectoral Board for the Education Labour Market (SBO) 
senior lecturer (UHD) 
Service and Information Desk 
Service Desk 
SG Science Café 
Sickness and Disability Regulation of the Dutch Universities (ZANU) 
SME Portal 
South Limburg 
Staff Careers Advisory Services (LCM) (sg.) 
Staff Representation and Advice Office
Statement of Admission (Toelatingsbewijs) 
Statistics Netherlands (CBS) 
Strategic Programme 2007–10 (Inspired by Talent)
Streamlining Programme
Student Careers Advisory Services (LCS) (sg.) 
Student Council 
Student Finance Act 
Student Introduction Committee 
Student Recruitment & Communications Office 
Student Recruitment and Communication Office, FEBA 
Student Services (sg.) (no def. art.) SSC 

A l i s o n   E d w a r d s | 90 
 
Student Services Visa Office 
Studium Generale 
Study and Careers Information Office 
Supervisory Council 
SURFnet spam filter 
SWOL/UM grant 
 
T  
Tax Law (FL department) 
Tax Law (LLB) 
Tax Law (LLM)
Teacher Training College (NLO) 
Technology & Society Studies (FASoS department) 
temporary residence permit (VTV) 
The European Fine Art Fair (TEFAF) 
The Hague 
think tank 
Tilburg University 
Times Higher World University Rankings 
trainee research assistant (AIO) 
transnationale Universiteit Limburg (tUL) 
 
U  
UM Catering Services  
UM High Potential Scholarships 
UM Scholarship Committee (sg.) 
UM Scholarship Fund 
UM Sports 
UM Study Associations (no def. art.) 
Undesirable Behaviour Committee 
Unemployment Act (WW) 
Universiteit Maastricht Business School  
university (com. noun) 
University of Utrecht 
University Chaplaincy 
University College Maastricht (UCM) 
University Council (UR) 
University Hospital azM 
University Job Classification (UFO) system 
University Library (UL) 
University of Amsterdam (UvA) 
University of Groningen 
University of Twente 
 
V  
Vici grant 
Visitors' Centre 

A l i s o n   E d w a r d s | 91 
 
 Vrije Universiteit Amsterdam 
 
W  
Wageningen University 
Work and Care Act 
workday 
work method 
work permit (TWV) 
workstation 
Working Conditions Act 
 
 
 
 

A l i s o n   E d w a r d s | 92