ta: Ikalawang Kabana (Accounting for east t ng isang i lagang assc' inakamahalagang Kayane gaane Isa sa ae Napakarami kasi Fae nee zw. aaron ‘rang cash, makakabili ka Teen ang abet sate ailenganin sa inyong negosyO at magi Kakailal : we pagbabayad ng inyong mga utang: ble amount ng cash ay aroon ng reasonal - eee oe maganda ang liquidity status = umpanye Ibig sabihin nito ay may kakaya mayan ang kanyang mga short term liabilities. mabay: Sa kabanatang ito ay tatalakayin natin ang mga sumusunod na topics tungkol sa accounting item na cash: 1. Nature and Composition of Cash a. Cash items b. Non-cash items c. Cash Equivalents 2. Cash Management a. Characteristics of Cash Control b. Possible Problems involving Cash 3. Accounting for Petty Cash a. Journal Entries b. Computation of Shorta; © or Overage c. Other Items j . eI in the Petty Cash Drawer 4. Two Column Ban a Reconcili; Errors k Reconciliation ng Items C.K 1 ‘ orms of Bank Reconciliation Statement5. Proof of Cash Nature and Composition of Cash Q: Ano ang Cash? A: Ang Cash ay isang klase ng financial asset. Ito ay ginagamit natin bilang medium of exchange. Dahil inefficient ang barter system noon, naisip ng tao na gumawa ng pera upang gamitin sa pakikipagpalitan ng kalakal sa ibang tao. Ngunit para sa subject na Financial Accounting, hindi lamang ang perang papel at barya ang maaari nating ituring na Cash. Marami pang iba. Q: Kailan ba itinuturing na “Cash” ang isang accounting item? A: Ang account title na “Cash” ay isang klase ng current asset. Kadalasan, ito ay ang “first line item” na makikita sa Balance Sheet, kasama ng isa pang accounting item na “Cash Equivalents” na atin ding tatalakayin sa mga susunod pang pahina. Upang ang isang item ay mapasama sa total ng “Cash” na ipapakita sa Balance Sheet, kailangang ito ay: 1. Unrestricted at 2. Immediately available for use in current operations Dapat ay parehong ma-satisfy ang dalawang criteria. Una, ito dapat ay unrestricted. Ibig sabihin, kahit kailan gustong gamitin ng kumpanya ang “perang” ito ay magagawa nila ng walang balakid. Minsan kasi, ang isangner D. Domingo, CPA INANCIAL ACCOUNTING 1 Atty. James Cristop! Las anNuTE 11P8 IN 7 i icted na ito, ee naging restrict item ay nagiging “restricted”. Kapag rahe ng kumpanya. hindi na sya maaaring isama bilang it inilaang gamitin para sa item na ito ey ill oi ea aanelaons limang taon mula non-current asset), Tkalawa, ang i jem na it isang current operation. current na dahilan (pagbayad elie ngayon 0 gagamiting pambili ng isan ge -hindi na ito maaaring ituring na “Cas: Q: Ano ang magandang halimbawa ng isang “unrestricted” cash item? A: Ang magandang halimbawa nito ay ang isang regular savings account. Sa isang savings account ay makakapag- withdraw ang may-ari ng account kahit kailan nito naisin. Magagawa ito sa pamamagitan ng ATM o over-the-counter transaction. Dahil dito, ang isang regular savings account ay dapat isama sa total ng “Cash” na ipinapakita sa Balance Sheet. Q: Ano naman ang magandang halimbawa ng isang “restricted” cash item? A: Ang maaaring halimbawa naman dito ay ang mga bank accounts na na-freeze ng gobyerno dahil ito ay pinaghihinalaang galing sa illegal na bagay. Specific na halimbawa_nito ay ang mga bank accounts ng mga nakakasuhan ng Plunder o ng money laundering. om peente kasi gustuhin nilang maglabas ng pera mula sa meaty aeeaunta na ito ay hindi na nila magagawa dahil muna caer — gobyerno ang bangko. Dahil dito, hindi yang “Cash a, guuty ang ‘item na ito sa total ng moe item na j i . niya bilang “Receivable” sa Balance Shear *elassify muna Isa ris i i ng halimbawa ng isang item na “restricted” ay ga _bangkong nalugi at muna bilang receivables. Maglabas ng pera mula dito asty. James Cristopher D. Domingo, CPA pindi 04 nila magagawa, Lumal: : labas n ang bangko sa ating Teporting enj Bayon na may utan; tity. ems ; Kailan masasabi na ang isan ite 4, eo in current operations” > 8 item ay “available for ‘A: Masasabi ito kung an, Baa 8 pera ay nakalaan para sa mga sumusunod: 1, Pambayad ng operatin, & expenses tulad ng salaries, dividends at taxes. » 6 2. Pambayad ng mga current liabilities tulad ng accounts payable at interest payable. 3. Pambili ng mga current assets tulad ng inventories at trading securities (stocks). Ang mga operating expenses ay ang mga araw-araw na gastusin ng kampanya upang tumakbo ang negosyo. Ang mga current liabilities ay ang mga utang ng kumpanya na inaasahang babayaran sa paparating na taon 0 12 months mula sa balance sheet date. Ang mga current assets ay inaasahang magamit ng kumpanya sa loob ng isang taon lamang. Q: Kailan naman masasabi na ang isang item ay “not available for use in current operations”? A: Ito ay kung ang pera ay nakalaan na: 1. Pambayad sa mga non-current liabilities 2. Pambili ng mga non-current assetseT Atty. James LAST-MINUTE TIPS IN FINANCIAL ACCOUNTING 1 tty. n-current liabilities ay long-term na Notes Payable at mga : ant ne isang utang kung ang maturity mi ng ta00 mula sa balance sheet date. Ang mga halimbawa ng no Bonds Payable, Payable. Non-curren date nito ay higit sa isan, Halimbawa: date n; 1 31, 2018, balance sheet late ng es Mo mae may dalawa pa silang natitirang utang. le na nagkakahalaga ng Isang Notes Payable Payab ; P50,000 at babayaran sa July 1, 2019 at isang Bonds Payable na nagkakahalaga ng P200,000 at babayaran sa January 1, 2022 pa. Dahil ayaw mapahiya ng kumpanya sa kanyang mga pinagkakautangan, December 31, 2018 pa lamang ay naglaan o nag-segregate na sila ng pera (P50,000 at P200,000) sa magkaibang bank accounts (Bank Account A at Bank Account B) upang may nakahanda na silang pambayad pagdating ng araw. Ka mane mo ipapakita ang dalawang bank accounts sa anilang Balance Sheet? Alin lang sa dal: maaaring ituring na “Cash” talaga? ® aan A: Tanging ang P50,000 lan; nging an , ig ng Bank Account A any maaaring ituring na Cash dahil ito ay “segregated for na ito ay isang current liabili il it lamang mula December 31 in bayaran ng kumpanya. , urre z ing t . y isang non- Sinking Fund”. 8 tawagin sa account title na “Bondee a ee ; Ano naman ang mga halimbawa ng non-current assets? ‘a: Ang mga halimbawa nito ay Land, Building, furnitures and Fixtures at Equipment, Sila’ rin awagin bilang roperty, Plant and Equi, it. fone sa bandang av ‘quipment. May buong ; lo ng librong ito na tatalakay sa grupong ito ng mga assets, Machineries, E 8 gamit sa mga ito at madalas ay lampas Sa 1sang taon ang benefit na nakukuha rito. Higit sa isang taon ang benefit na 7 mapapala mula sa pa; amit nj lupa, building o mga kasangkapan, oe : Halimbawa: Ngayon ay December 31, 2018, balance sheet date ng lang naglaan na ng pera sa accounts ang kumpanya upang ng asset sa susunod na taon. Q: Paano mo ipapakita ang dalawang bank accounts sa isang Balance Sheet? Alin lang sa dalawa ang maaaring ituring na “Cash” talaga? A: Tanging ang Bank Account A lamang na may P40,000 ang Maaaring ituring na “Cash” ng kumpanya. Ito ay dahil ang P40,000 ay “for acquisition of current asset”. Current asset sing maituturing ang inventory dahil ito ay inaasahang maibenta ng kumpanya sa loob ng isang taon. Hindi na Cash ang P300,000 na nasa Bank Account B dahil ito ay nakalaan’ “for acquisition of a non-current Qsset”. Non-current asset ang Building dahil higit sa isangmpanya. Maaaring tawagin ang F i uu ve taon ito na magagamit ng k Pa oguiaition. Fund”, P300,000 sa account title na a naka-segregate na pambili ng mahalaga ba ang “expected o ang eksaktong date kung Q: Para sa mga accounts ni mga non-current assets, timing of disbursement” kailan bibilhin ang PPE? A: Hindi. Wala itong epekto. Ayon Sa librong Empleo-Robles Volume 1, “Cash funds that are intended for acquisition of non- current assets, regardless of expected timing of disbursement, do not qualify to be reported as part of current assets.” Halimbawa: December 31, 2018 ngayon. Napag-isipan ng kumpanya na_bumili ng lupa na nagkakahalaga ng P1,000,000 sa January 2, 2019, Ngayon pa lamang ay naglagay na ng P1,000,000 sa isang bank account upang siguradong may pera nang pambili la ri peurae Z pi ili dalawang araw mula A: Ito ay i mea natinang, Non-Current Asset pa rin. Tulad ng nasabi sa magagamit nl ump aaa mahalaga kung kailan actual na dalawang araw nat panya ang inilaang Pera, Hindi dahil Sapat ng dahilan ito ae naman ay lulustayin na an; curr Upang i-classifj ig pera ay ent asset, 'y ang bank account bilang Tandaan n, a “intention” ng lume’ tinitignan talaga nati © oanPenys kung bakit it aaabaceees sehpera: Hindi mahalaga kung kailan nila ito actual na gagamitin. . ' Ang titignan ay ang “pag-gagamitan”, hindi ang “petsa ng kailan gagamitin.” Kung ang bibilhin ay current asset, current asset din ang bank account. Kung ang bibilhin ay non-current asset, non-current asset din ang nakahiwalay na pank account. ; Ano ang mga specific items na maaaring ituring na Cash ng kumpanya? A: Marami-rami. Kailangang tandaan na “Cash” ang mga sumusunod na bagay: 1, Cash on Hand a. Bills & Coins b. Different Checks i. Customer’s Checks ii. Traveler’s Checks iii. Manager’s Checks iv. Cashier’s Check v. Company’s Undelivered Checks vi. Company’s Postdated Checks vii. Company’s Stale Checks c. Bank Drafts d. Postal Money Orders 2. Cash in Bank (Unrestricted) a. Savings Account b. Checking Account c. Bank Accounts in Foreign Currency d. Unrestricted Compensating Balance 3. Working Funds Petty Cash Fund Change Fund Payroll Fund Dividend Fund Tax Fund 2015 7%f. Interest Fund “pi Q: Ating ipaliwanag ang pawat isa. Ano ang ‘bills and coins”? A: Ito ay ang mga perang papel at barya. Ito ay ee 7B ating mga pitaka. Maaari natin itong gamitin e pambili ng iba pang assets 0 pambayad ng mga utang. Q: Mapunta tayo sa usapan ng “tseke”. Ano ba ang isang tseke? A: | capa =r 3887 ie OO Deter 1, 200 | ay Mans Garry 520,000 | | ____ Twenty Thousand Pesos only | } i as UCReLo One Tou Sonar nae axe” ms Mara Del Valle 003537" Ang tseke ay isan, ki . karapatan ang ma 8 wlatan na nagsasabing may y hawak nit | _ nag tseke sa bangko sa isang { akdang oe ePalit 0 ipa-encash ang Sa litrato na ; | na “payee”, Si nasa itaas, si Man, ee g G . takdang panahon © may karapatang arry ang tinatawag tumanggap ng pera saSi Mara del Valle naman ay ang “maker”, Siya ang tseke at si i Bn Gar a at siya ang nag-issue o nagbayad nito kay Q: Kailan maituturing na “Cash” ang isang tseke mula sa isang customer? A: Kapag inabutan ng balance sheet date at hindi pa napapa- encash o nadedeposit ang isang tseke sa bankgo, ito ay maaaring ituring na Cash ng kumpanya kung: 1. Ang tseke ay natanggap mula sa customer bago mag balance sheet date o kahit sa mismong balance sheet date at 2. Ang “date” ng tseke ay isang petsa na bago mag- balance sheet date o kahit mismong sa balance sheet date. Dapat ay ma-satisfy ang dalawang criteria: “It should be received on or before the balance sheet | date and it should be dated on or before the balance sheet date.” Halimbawa: Mayroon tayong apat*na customer na hindi pa nagbabayad ng utang. Nang sila ay ating kulitin, lahat sila ay Nag-issue ng tseke bilang pambayad. Narito ang mga detalye:ke dated January 2, issue ng tse oe Oa ange? natin nung December 27, 2019. Ito 4 2018. . d Decemb: : te mer B ay nag-issue ng tae oe sees er i 36 20 18. Ito ay natanggap natin J \ 2019. issue ng tseke dated January i mer C ay nag: : on 9 a 5 aie. Ito ay natanggap natin nung January 3, f ’ 2019. i tseke dated December i er D ay nag-issue ng | s 5S Pace ay natanggap natin nung December 27, 2018. lang ang : Sa apat na sumusunod na tseke, ano tae nating “Cash” ng kumpanya as of the balance sheet date na December 31, 2018? A: Tanging ang tseke lamang mula kay Customer D ang maaari natin ituring na Cash. Ito lamang kasi ang nakasunod sa dalawang requirement na “It should be received on or before the balance sheet date and it should be dated on or before the balance sheet date.” Natanggap ito ng December 27, 2018 at December 25, 2018 ang nakalagay na date nito. Ibig sabihin, as of December 31, 2018, may kakayahan na ang kumpanya na i i a pa-encash ito sa bangko dahil hawak na niya ito at “ok” n . k a Maman ang date na nakalagay dito. Willing na ang bangko na i-encash ito dahil December 25, 2018 pa lang ay maaari na itong dalhin doon. __, Hindi pa Cash ang tsek : kahit nat in sue tseke mula kay Customer A dahil Baia mamnBBAP natin ito ng Decem! ber 27, 2018; January 2» halimbawa ng tineta Malae4y_na date dito, Ito ay ang Hindi pa ito Ca;hawak na ito ng kumpanya, hingj Pa rin ito ie-encash ng pangko kahit maglulupasay pa ang payee sa sahig nila. Lumalabas ngayon na may utang pa si Customer A sa jumpanya as of December 31, 2018. Maaari din nating matawag ang tsekeng ito bilang “Undelivered Customer’s Check”. Hindi pa Cash ang tseke mula kay Customer C dahil ito ay dated January 5, 2019 at natanggap din lang natin ng January 3, 2019. Pareho itong hindi nakasunod sa dalawang criteria. Lumalabas din ngayon na may utang pa sa kumpanya si Customer C. Maaari din nating matawag ang tsekeng ito bilang “Undelivered Customer’s Post Dated Check”. Kaya ang tseke lamang mula kay Customer D ang maituturing natin bilang “Cash” talaga Q: Noong December 27, 2018, malalaman na ba natin agad kung magiging “good” nga ba ang tseke na ibinayad ni Customer D? A: Hindi pa. Wala tayong kakayahan o maging ang ating mga bangko. Ito ay dahil dadaan pa sa proseso ng “clearing” ang mga tsekeng ibinabayad ng bawat tao. Ngunit tandaan na kahit hindi pa tayo sigurado na May pondo nga ang tsekeng ito as of December 31, 2018, dapat pa rin natin itong ituring na “Cash” for reporting Purposes. Kung sakali naman na sa hinaharap ay malaman natin na tumalbog nga ang tsekeng ito mula kay Customerili unt na i D, sa ‘hinaharap” pa natin dapat peel ang amoun ito mula sa “Cash” pabalik ng “Receivables”. Q: Ano ang proseso ng clearing NE isang tseke? ii indi sakop ng Financial J: topic na ito ay hindi na ; i A counting, ngunit upang mas lalo mong a appreciate ang topic ng “checks” ay talakayin na rin natin Ito. Halimbawa: Ngayon ay December 1, 2018. Si Customer E ay nagbayad sa atin ng tsekeng nagkakahalaga ng P50,000. Ang checking account ni Customer E na ginamit nya sa paggawa ng tseke ay sa PNB-Manila Branch. Ang date na nakalagay sa tseke ay December 5, 2018. Wala tayong sariling bank account sa PNB-Manila Branch. Ang kaisa-isang bank account natin ay sa BPI-Makati Branch. Q: Kung ngayon ay December 1, 2018, ano ang tawag natin sa tsekeng ibinayad ni Customer EP i A: Halimbawa ito ng isang post-dated check dahi " a il an; nakalagay dito na date ay December 5, 2018. Tbig sabihin e December 5, 2018 pa natin ito maaaring dalhin sa bangko. Q: Kung ngayon ay Decemb: natin maaaring dalhin ang awed 2018 na, saang bangko nating tseke? A: Kahit saan sa dalawa,aS ee oe wae se | kliyente nila ito. Posibleng sa araw ding iyon ay ma-withdraw natin ang halagang P50,000, Ngunit kung malayo ang ating location sa PNB-Manila Branch, maaari namang dalhin din natin ang tsekeng ito sa bangko kung saan tayo ay may sariling bank account (BPI- Makati. Branch). Ngunit hindi natin mailalabas ang P50,000 sa araw na lyon. Q: Bakit naman? A: Dahil sa araw na iyon, hindi pa alam ng mga taga BPI- Makati branch kung may pondo nga ba ang tsekeng ito. Padadaanin muna nila ito sa proseso ng “clearing” upang ma-verify kung may laman nga ang tseke. Q: Paano ang proseso ng clearing? Gaano naman ito katagal? . A: Para sa mga “local” checks (tseke galing sa mga bangko dito sa Metro Manila), ang clearing process ay tumatagal ng tatlong araw. Para naman sa mga regional checks (tseke galing sa mga probinsyaj, ang clearing process ay maaaring tumagal ng limang araw o higit pa. Ngunit gumagawa ng Paraan ang ating mga bangko upang mas mapaikli pa ang clearing time na ito. Ating balikan ang ating halimbawa. Ang bangko natin ay BPI. Ang bangko ni Customer E ay PNB. Ibinayad sa atin ni Customer E ang tseke noong December 1, 2018. December 5, 2018 ay dinala natin ang tseke sa BPI. Hindi nila ito in- encash. Dahil kapag ang isang tseke ay dinala mo sa “ibang” (hindi ang bangko ng maker ng tseke) bangko, ito ay “for deposit” lamang. Idadagdag na nila ang P50,000 sa account mo sa kanila. Ngunit kung sakaling malalaman sa mga susunod na araw na wala pala itong pondo, ito ay ibabawas din nila o tatanggalin sa account mo. .topher D. Domingo, Ng 1 Atty. dames Cristop! cP, yciAl ACCOUNTING ‘raps IN FINA! LAST MINUTE TIPS 1 aw na i ins mane 08 . nl f Datapuwat, pinagals Ting Pilipinas. Dahil ang BSP ang BSP 0 Bangko ant ng mga activities ng mga bangko sq nagmo-monito1 7 jlipinas, kasama na rin dito ay clearing ng mga tseke. Pi » kas d tsek - t ang lahat ‘ BSP ay naka-connect ang lah Sa clearing house ng Sen ee ibat ibang bangko. ey sopet | eae ba ang account ng bawat ng t depositor na nag-issue ng mga tseke. Q: Kung sakaling may pondo naman pala ang tseke nj Customer E, anong mangyayari kasunod? A: Aabisuhan ng clearing house ang BPI na may pondo nga ang tseke. Hahayaan na nila ang dating idinagdag nilang P50,000 noon December 5, 2018 dahil tama naman pala ito. Ngayon, ang tseke na nasa clearing house ng BSP ay ipapadala naman sa PNB-Manila Branch. Ang tsekeng ito ay ipapadala naman kay Customer E kasabay ng kanyang monthly bank statement. May maliit na butas na ang tseke. Tbig sabihin ay nagamit na ito at bayad na. Lumalabas ngayon na dinagdagan na tayo ng P50,000 ni BPI sa bank account natin sa kanila. May utang na rin na P50,000 si PNB kay BPI at binawasan a na ni PNB ng P50,000 ang bank account ni Customer E ga Kanila, Kung tutuusin, walang effect i | + ang buong transaction nein sa BPI at PNB. Pinadaan lang natin sa anil ang pera. Ko ay ne ae nila a financial intermediaries. ing ang Customer E at nadagdagan naman ang account le utang, ang kabayaran ng kanilang bilang mg, account ni natin bil Q: Paano kung sakaling wal, Customer E, ano ang susunod Le ae S pee ang tseke ai arioe mm ‘ACCOUNTING 1 Atty, James Cristopher D. Domingo, CPA A: Ibabalik ng clearing house ang tseke sa BPI nakatatak ng “NSF”. Indicator ito na walang ponde ang tsekeng ibinayad sa atin ni Customer E. Ipapadala naman ito agad sa atin ng BPI. Siyempre, tatawagan at aaw: ayin natin si Customer E kung bakit naman niya tayo binayaran ng isang talbog na tseke. Tulad ng naunang nabanggit, tatanggalin ng BPI ang P50,000 na una nilang dinagdag noong December 5, 2018. Ito ay dahil wala naman palang pondo o silbi ang tsekeng ito. Walang naidagdag na pera sa atin sa bangko ngunit ibabalik naman natin ang P50,000 na receivable natin mula kay Customer E. Maaari rin tayong magsampa ng kaso laban kay Customer E sa pag-violate niya ng Batas Pambansa Bilang 22 (B.P. 22), o ang Bouncing Checks Law kung ginawa niya lamang talaga ang tseke upang lokohin tayo. Tandaan na kapag dinala natin ang isang customer’s check sa bangko, hindi pa mahalaga kung magiging “good” o “bad” ba ang tseke na ito sa hinaharap. Ang importante, hawak na natin ito sa balance sheet date at ang “date” nito ay ang balance sheet date o earlier. Basta ang dalawang criteria na ito ay nasunod, maaari nating i-classify ang tseke na ito mula sa customer bilang “Cash”. Q: Ano naman ang “traveler’s check”? g bills at checks. Hindi na nito kailangang dumaan pa sa clearing process dahil good as cash na siya. Ngunit bilang security feature, hindi ito Magagamit kung walang ikalawang pirma ang may-ari ng tseke, A: Ito ay isang hybrid n: pagkatanggap ng payee ng tseke ay itong pirmahan. Upang maipambayad ang ulitin ang kanyang unang Tbig sabihin, kailangan nya agad F nya ito sa iba, kailangan niycristopher D. Domingo, CPA accounTing 1 Atty Jemet IN FINANCIAL: LAST MINUTE TIPS i ang may-ari ng irma bilang patunay na siya nga iB ginawang Pi tseke. ae ‘ k dahil sa "D Serna traveler ay madalas ae sosibilidad na mawala nya ang i g traveler's check, hindi ke dahil hindi niya a ng talagang may-ari Tinawag_ ito feature nyang ito. palipat-lipat ng lugar, may aati tseke. Ngunit kung ito ay ee magagamit ng nakapulot ang aw magagaya ang unang pirma na gin: nito. Q: Ano naman ang “manager's check”? Sinong manager ang tinutukoy dito? A: Ito ay isang tseke na gawa ng manager ng isang bank Patunay ito na handa nilang ibigay ang halaga nan lagay sa tseke sa sinumang nakapangalan sa tsekeng ito. Tandaan na hindi ang manager ng kumpanya ang gumagawa ng tsekeng ganito. Q: Ano naman ang “cashier’s check”? Sinong cashier ang tinutukoy dito? A: Ito ay isang tseke na gawa ng cashier ng isang bangko. Tulad ng isang manager's check, patunay din ito na handa ang a ng magbayad ng ganoong halaga sa sinumang ‘apangalan sa tseke. Tandaan din na hindi j sa cashier ng ating kumpanya. ane Q Bakit Cash pa tin nati Reed check”? Paano wna, ra isang “company’s e ng tseke? gkakaroon ng ganitong[AST MINUTE TIPS IN FINANCIAL ACCOUNTING 1 Atty, James Cristopher D. Domingo, CPA Nagkakaroon ng ganito kung sakaling may utang ang ating kumpanya sa isang supplier, JE1: Purchases 20,000 Accounts Payable 20,000 Kung kinakailangan nang bayaran ang utang na ito, kailangang gumawa ng tseke ng kumpanya. Tandaan na kasabay ng paggawa ng tseke ay ang pag-record ng journal entry na ganito: JE2: Accounts Payable 20,000 Cash in Bank 20,000 Naka-debit ang Accounts Payable dahil mababawasan na ito. Naka-credit naman ang Cash in Bank dahil mababawasan ang pera natin sa bangko kapag pina-encash na ng supplier ang tsekeng ibabayad natin sa kanya, Ngunit kung gabi na ng December 31, 2018 ay nasa loob pa ng drawer ng treasurer ng kumpanya ang tseke na ito, ito ay dapat ng tawagin bilang “company’s undelivered check”. Posibleng hindi ito naipadala agad sa ating supplier dahil may sakit ang ating messenger boy. Ngunit kahit ano Pa man ang dahilan, ang importante ay hindi umalis sa atin ang ating ginawang pambayad na tseke. Dahil dito, dapat ay baliktarin natin ang JE2 sa itaas. Lumalabas na ibabalik natin muli ang ating utang sa ating Supplier na P20,000 dahil hindi pa naman talaga tayo bayad. Tataas uli ang balance ng ating Cash in Bank. JE3 Cash in Bank 20,000 Accounts Payable 20,000ner D. Domingo, CPA ANCIAL ACCOUNTING Atty. James Cristo?! nm : LAST MINUTE TIPS. i “Cash” sa dulo ng isang a computation ng ena fing. period, isinasama ang company’s undelivered accoun' ae assumption dito ay ibinawas ae Jong ibalile on Jang Cash in Bank (JE2), kaya sa kan idagdag muli. Kaya para si Q: Ano ang “company’s postdated check”? Bakit ito Cash ng isang kumpanya? A: Tulad din ito ng logic ng naunang company’s undelivered check. ‘Ang tsekeng ito naman ay napadala sa ating supplier, ngunit ang nakalagay na “date” sa tseke ay January 10, 2019. Kung ang ating balance sheet date ay December 31, 2018, dapat ay ituring pa rin nating Cash ang halaga ng tsekeng ganito. Ito ay dahil hindi pa naman ito mapapa-encash ng ating supplier bago matapos ang taon. Kahit hawak na niya ito, hindi ito tatanggapin ng bangko. Kaya as of December 31, 2018, sa atin pa rin ang halaga na nasa tseke at may utang pa rin tayo sa ating supplier. Dapat ay gawin pa rin ang JE3 na nasa unang illustration upang mawala ang epekto ng JE2. Q: Ano ang “company’s tal a . isang kumpanya? y's stale check”? Bakit ito cash ng A: Ang bawat p; months) mula sa“ madeposit man lang sa bangko. ‘ung lumamp, Ki ng tseke, ito na ay tat: as Na ang anim na buw: i ‘an mula sa date awaging “stale check”,Kung ang isang tinapay ay stale na, ibig sabihin ay hindi na ito maaaring kainin. Ganito rin ang konsepto ng isang stale check. Kapag naging stale na rin ang isang tseke, hindi na ito tatanggapin ng mga bangko, Halimbawa: Kailangang magbayad ng ating kumpanya ng utang sa isang supplier. Gumawa tayo ng tseke na ang nakalagay December 31, 2018 na ngayon. Q: Ano ang tamang treatment sa Sanitong klase ng tseke? Sino ang may karapatan sa Perang nakalagay sa tseke? Ang ating kumpanya ba o ang supplier? A: Dahil ito ay isang company’s stale check, ito ay Cash muli ng kumpanya. Kailangang gawin uli ang JE3 upang ipakita na madadagdagan muli ang ating Cash in Bank. Ngunit maipapakita din dito na babalik lang din ang utang natin sa supplier na ito. Hindi naman dahil nagpabaya sila ay lalabas na sila ang nawalan. Dahil kung tutuusin, wala namang naibawas sa bank account ng kumpanya dahil hindi nga ito napa- €ncash ng supplier. Kapag naging stale ang isang tseke, ang recourse dito ay ang pagpapagawa muli ng panibagong tseke sa maker Para sa parehong halaga. Ang huling tatlong klase ng tseke ay Pare-pareho lang n8 logic. Ito ay Cash ng kumpanya dahil ang mga ito ay hindi naman talaga bumawas sa checking account ng kumpanya Sa bangko dahil sa iba’t ibang dahilan.D. Domi cP, ast MINUTE TIPS IN FINANCIAL ACCOUNTING 1 ‘Atty. James CristoPher ee Q: Ano ang “pank drafts”? . atago din tayong pera in sila ng konsepto ng ak nito. ja may nak ho lang di! ‘ity na may haw A: Ito ay isang katibayan ni! sa isang bangko. Halos pare mga tseke. Cash din ito ng ent Q: Ano ang “postal money orders”? mula sa isang malayong lugar. mamaraan ng pagpapadala ng aaral sa Manila mula sa ‘A: Ito ay perang pinadadala Ito ay ang makalumang pa) allowance sa anak na nag- 1 probinsya. Ito ay pinapadaan sa ating mga post offices. Ang entity na nakapangalan sa “money order” ay may karapatang isama ang halaga nito sa kanilang “Cash” kahit na ito ay hindi pa naipapapalit para maging pills at coins na. Q: Mapunta naman tayo sa topic na “Cash in Bank”. Ano ang “savings account”? A: Upang mas maging secure ang Cash ng kumpanya, ito ay ipinapatago sa mga bangko sa pamamagitan ng pagbubukas ng mga bank accounts. Ito ay pagsunod din sa “imprest system of cash control” na tatalakayin natin sa m; pang topics! : s ga susunod An, i mga banle accounts, Menai enasesimple sa lahat ng mula tito, Maaaring mag-withes kumita ng interest income ~ raw i 3. . over t gamit an; f aM a counter) © ang mas makabagon, ig aoe slip i klase ng accounts ay ig ATM. Ang mga passbook. y madalas may kasamangQ: Ano naman ang “checking account”? A: Kung ihahambing sa isang savings account, naiiba ang checking account Sa paraan ng pagwi-withdraw ng pera. Ang depositor ay binibigyan ng checkbook at ito ang kanyang gagamitin upang makagawa ng mga tsekeng ipambabayad sa ibang tao. Madalas ay wala itong interest income. Ngunit may mga bangkong nagbibigay na rin ng maliit na interest upang makahikayat ng dagdag na kliyente. Q: Ano ang “bank account in foreign currency”? A: Ito ay bank account ng kumpanya na denominated sa isang foreign currency (hindi peso). Ngunit upang masunod ang monetary concept (na dapat ay nasa isang currency lamang ang nilalaman ng ating financial statements), kailangan itong i-translate sa Philippine Peso gamit ang tamang exchange rate. Q: Ano ang tamang exciiange rate? A: Araw-araw ay nagpapalit ng exchange rates ang Philippine Peso kontra sa ibang foreign currencies. Ngunit ang dapat gamitin na exchange rate ay ang rate sa balance sheet date. Hindi ito necessarily na December 31 dahil may mga kumpanya na ang dulo na kanilang accounting period ay hindi December 31 (interim financial statements at/o fiscal accounting period). Halimbawa: Ngayon ay December 31, 2018 at mayroon tayong dalawang bank accounts. Isang P50,000 sa PNB at $2,000 sa i ¢ isang bank account sa America.it America ay binuksan bank account na ito sa n natin wong June 2, 2018. Para sa taong 2018, narito ang mga data para sa exchange rates: January 1, 2018 = P40: $1 June 2, 2018 = P42: $1 December 31, 2018 = P45: $1 Average rate for 2018 = P43: $1 Q: Magkano ang Cash ng kumpanya noong December 31, 2018? A: Kailangan lamang i-translate ang dollar account sa exchange rate sa balance sheet date na December 31, 2018 (P45; $1) at maaari na itong idagdag sa regular na peso bank account. 2,000 x 45 = P90,000 + PS0,000 = P140,000 Q: Ano ang “compensating balance” at balrit may ganito? Kailan lang magiging parte ng Cash ng isang kumpanya ang isang compensating balance? Para sa Tegular na ‘Maintaini; , intaini Savings account (nasa range ng P2,000 hanggang P10,000, depende sa bangko), i i : count Ang “maintaining bal man itong galawin at compensating balance es Financial Aceotne, ay hindi angHalimbawa: Mayioon tayong savings account sa BPI na nagkakahalaga ng P700,000. Mag-e-expand ang ating negosyo kaya kinakailangan nating bumili ng bagong Building. Hindi sapat ang ating Cash kaya napag-isipan nating kumuha na rin ng housing loan sa BPI na nagkakahalaga ng P10,000,000, ‘ Ayon sa ating pakikipag-usap sa BPI, papautangin nila taya ng P10,000,000. Ngunit “per company’s policy” nila, hindi daw natin maaaring galawin (i-withdraw) ang 2% [P200,000] ng amount na ito sa savings account na mayroon din tayo sa kanila, hangga’t hindi pa raw tayo bayad sa ating kukunin na housing loan, Kapalit daw ito ng Ppagpayag nilang pautangin tayo, maliban pa sa interest na sisingilin nila sa atin. Ito daw ay para “ma-compensate” ang gagawin nilang pagpapautang sa atin ng malaking halaga. Ito ang dahilan kung bakit ang P200,000 ay tinatawag nating compensating balance. Tandaan na ang compensating balance ay parte ng savings account na P700,000. Hindi ito parte ng P10,000,000 na housing loan. Makukuha ng buo ang P10,000,000. Q@: Ano ang tamang treatment sa mga “compensating balances”? A: Ito ay depende sa magiging agreement sa bangko. Kung ang loan naman sa bangko ay isang short term liability lang pala [within 1 year lamang ang maturity date ng loan), ang compensating balance naman nito ay dapat nating ‘classify bilang isang current asset, ngunit hindi “Cash”. ; Kung ang: loan sa bangko ay isang non-current liability [higit sa isang taon ang maturity date ng housingsenda’ ang P200,000 muy fot ensating balance Na ito ay, comps n-current asset, bangko at hindi “legaty ag naan OS palage PE COMPENSAting al pat kabilang PA TIN SA tota) Saunt (P700,000) BA dapat ay maj. a Ralimbawa: ii . Uutang di vA ,000 sa isang bangko. iS din ara a popes ng sasakyan) mula sa bangkong tayo se FLOM Pmpensating balance policy sila sq halaga ng uutangin. @: Magkano ang halage ng Cash, current asset (CA) at ‘non-current asset (NCA) ng kumpanya? ‘A: Depende. 1. Kung ang P10,000 na compensating balance ay hindi legally restricted: Cash = P200,000 CA = P200,000 Wea= 9 00,000 ang bumubuo s4 Current asset din ang Cash. 2. Kung ang P10,000 comp restricted at ang auto loan ay isang taon mula sa araw na hi jensating balance ay legally kailangang bayaran sa loob ng iniram ito: cash = P190,000 cA = P200,000 NCA= 0 Bawas na ng P10,000 ang P200,000 na savi account. Kahit kasi nasa loob ng P200,000 savings sconce ang P10,000 na compensating balance ay hindi na natin ito maaaring i-withdraw, Dahil diyan ay hindi na natin maaaring ituring na Cash ang compensating balance. 200,000 pa rin ang current assets. Ito ay binubuo ng P190,000 na Cash at P10,000 na compensating balance. Lumalabas na para itong current receivable ng kumpanya mula sa bangko. Mailalabas din naman ito ng kumpanya basta mabayaran nito ang loan na kanilang kinuha sa bangko. Dahil ang loan ay mababayaran naman sa loob ng isang taon, ang compensating balance na nag-arise dahil dito ay dapat i-classify na current asset, ngunit hindi Cash. Wala pa ring non-current asset para sa scenario na ito. 3. Kung ang P10,000 compensating balance ay legally restricted at ang auto toan ay kailangang bayaran sa lob ng tatlong taon mula sa araw na hiniram ito: 00 ang P200,000 na savings 3b ng P200,000 savings account hindi na natin ito ang P10,000 na compensating balance ay manaring 00 hdra, Dahil diyan ay hindi na natin maaaring ituring na Cash ang compensating balance. Bawas na ng P10,0% account. Kahit kasi nasa 100assets. Ho ay binubuy 5, current tang a8 190,000 ang goo00 ra cash rent assets Para $A seenar;, na non-cohMalance na P10,000. Non” mababayaran Pa nary, Sah) ang 1080 Jean na kapag ang king’ Tsang 0M, ANE COMPCN tn a is ; y hig $8 assy bilang NoN-currey iy dapat id “working funds”. Ano ang ‘A: tt ay ang mga ihiniwalay na pera ng Kumpanya para ay isang specific na dahilan tulad ng mea Petty cash fund Change fund Payroll fund Dividend fund Tax fund Interest fund Ang mga ito ay ginagamit sa day to day operations ng Jeumpanya, May petty eash fund ang kumpanya upany, iparbili piston tay eae Yami at pambayad ng mya malilit ma Situned ne pongahivalay na discussion para rite sa mga May change Panui sa tindahan, ang kumpanya upang yawing May payroll fu ind ena ot mPanya upang, siguradone, i n Ne Sweldc Pe kines taapona it, Bia empleyado, papdating 92 ey dividend fund, pagkukunan ng ipamimi, stockholders, ey nd kumpanya upanj na dividends ta kanyany fo May tax fund upang may nakahanda ng pambayad buwis sa BIR at hi ng indi magkaroon ng penalty para sa late May interest fund upang ma n @ may nakshanda ny pambayad ng interes sa’mya tang, Ito ay upang hindi ne gumulong at lumobo pa talo ang halaga ng pagkakautang dahil sa hindi pagbabayad ng interest sa tamang oras, Q: Ano naman ang mga specific items na hindi maaaring ituring na Cash ng kumpanya? ‘A; Marami-rami rin, Kailangang tandaan na hindi “Cash” ang mga surnusunod na bagay: 1, Receivables Cash in closed banks or banks having financial difficulty b. Customer's post dated checks Customer's NSF checks i. DAIF checks ii, DAUD checks d. Customer's stale checks 10U Restricted compensating balance for short- 2, Prepaid Assets ‘a. Advances for employee travel b. Postage stamps c. Supplies 3, Temporary Investments ‘a. Trading securities : - tL Short-term. papers acquired more than 3 months before its maturity 93sat Ae sr sane 17 ssetS ke accounts: p-current ASE atl ce for long-te 4, Nom out ced OF ing balan FOF IONE term Renn tan a Band int quisition fad Pant expejempion fund Fesrement find Pension fn surance Goongen fads 5. Current Liability ‘2. Bank overdraft 6. Expenses ee Unreplenished expense vouchers Q: Bakit hindi Cash ang pera nating nakalagay sa isang bangko na bankrupt na o di kaya naman ay pasarado na? 4: Ito ay dahil hindi na niya mami-meet ang unang criteria nna dapat ang item ay “unrestricted”, Kahit kasi gusto ng ilabas ng kur a A ig Kumpanya ang pera nila mga bengkong ito ay hind nila magagawa dahil nal agi na ‘ge ang mga financial institutions na iyon : @: Automatic alg na? Lakat po, 229 298 Cash sa mga bangkong na mge receivablessf “*POSitS sa mga ito ay ituturing A: Hindi naman minsan ay ree, salahat ng Pagkal naideposite sgct@ble na ‘@taon. Kung malas talaga, ea bangko na yon lahat ‘ng Cash na Te ACCOUNTING 1 NATIMO 1 Attu James Crstophar D. Domingo, CPA Ngunit kung med eyo may awe keumpanya, may kaunti pang maituturing ta Cenk eats mga deposito na ito. Minsan din. kasi ap es se “recoverable amount” mula rite, ay may natitirang Halimbawa: Ang ating kumpanya ay may P500,000 sa Banco Filipino. Dahil sa matinding financial crisis ay nagsimula itong malugi. Bago pa tuluyang maubos ang. kanilang resources, minabuti pa ng bangko na mag-declare na ne barikruptey. Kaya na raw isauli ng bangko ang 1/5 ng lahat ng deposits ng bawat kliyente ng kanilang bankgo. Ang natitirang 4/5 ay babayaran nila sa mga sumusunod na taon kapag naibenta na nila ang kanilang mga ibang ari-arian, ___ Dahil sa ating nalamang information, maaari nating ituring na may P100,000 na Cash ang’ kumpanya at 400,000 na Receivable kung ang pag-wusapan ay ang deposito sa Banco Filipino, Ang P100,000 ay ang “recoverable amount” ng ating deposito Q: Bokit hindi Cash ang isang “post dated check” mula sa isang customer? A: Kahit hawak na ng kumpanya ang tsekeng ibinayad ng isang customer, hindi nila ito mapapa-encash o maide- deposit sa isang bangko kung ito ay post dated. Kung ang kanilang balance sheet date ay December 31, 2018 at ang tseke na ibinayad ng customer ay may date na January 10, 2019, ang tsekeng ito ay isang halimbawa ng post dated check from a customer. Ito ay isang receivable pa lamang. Kapag nakatanggap ng isang post dated check mula sa isang customer, hindi pa dapat gumawa ng journal entry ang kumpanya para maipakita na bayad na nga ang customer Gagawin lamang nya ang entry na iyon Kapagnase manors Ts 7" ee. Hindi na po a a paneait jated ang Pog NE hind na post en pastas dated ang tseke& ge enecks” MUIR 8 mgq aut hindi Cash ane EE @ Bal customers? ayo Sufeent Fund” checks. Ito jn nito ay “NO stomer at Sa kasamaan, ihinayad 18 ‘A: Ang ibig sabi eng DAIF 0 DAUD checks. ay ang mga tsekeng 7 ay a tog HO - D Ang ibig sabihin "6 Insufficient Funds. air ay Drawn Against Hatimbawa: nageakaslega ng saago. Ngunt ng i-verfy ito sa clearing house, P29,000 lamang ang laman ng checking account niya, Talbog ang tseke at ito ay tatawaging DAIF dahil kulang ang Jaman nito, ya na customer ng tsekeng Ang ibig sabihin naman ng DAUD ay Drawn Against Unclear Deposits. Halimbawa: Mayroong nagbayad na customer ng tsekeng aga eg P40,000. Nang i-verify. ito sa clearing Sy nauna ng tumalbog. Dahil rio, talbog na 4 ibinayad sa atin ng 7 maituturing ang tseke n@ ; : latamaging DAUD any ,cuMOMET. Ang tsckeng. ito a Problema ang Jaman nitong 96 May utang na P40,909 000 sa kumpanya si Custor Upang mabayaran niya tayo, siya ay mee customer A. « tseke. ag-issue ng isang ay isa ring tseke. Dali-dali nya itong idineposite ce lan checking account upang magkapondo ang ccke na sansene naman niya sa atin, pondo ang tseke na ibinayad Ngunit sa kasamaang palad ay tumalbog ang tsek mi ena ibinayad ni Mr. X kay Customer Av Dahil dks. ine nagkalaman ang checking account ni Mr. A at tumalbog din in effect ang tseke na ibinayad niya sa atin. Ang tawag sa tsekeng ibinayad sa atin ni Customer A ay DAUD 0 Drawn ‘Against Unclear Deposits dahil hindi nag-clear ang deposito niya galing kay Mr. X. Q: Paano ba ang journal entry kapag nakatanggap tayo ng isang tseke na pambayad sa isang utang? ‘A; Nagkakaroon ang isang kumpanya ng pautang sa ibang tao kung ito ay magbebenta o magre-render ng service on account. JEL Accounts Receivable 5,000 Sales 5,000 Kung magbabayad pagkatapos ng ilang araw ang customer na ito ng isang tseke na hindi naman post-dated, kailangan nang gawin ang journal entry na ito: JER: Cash on Hand 5,000 ‘Accounts Receivable 5,000 97jeumpanya Kung ito n, a sigurado ane oor ng gawin ang Jes ‘ala Hem of 8h Contras t ngko. Ito ANS Bagawin py, 5,000 = Bank 5,000 Nawala na ang nalipat na sa account 1 aman ng bangko sa clearing process nq wal pote ‘aman, ito ay ibabalik sa Kumpanya at may Matha ang tseke na ‘NSP’. Pagkatanggap nito ay kailangan in nilang gumawa ng journal entry na ganito: EA: Accounts Receivable 5,000 Cash in Bank 5,000 Pagpapakita ito na wala naman palang P5,000 ang ‘umpanya sa bangko dahil talbog naman pala ang ibinayad na tseke, Pagpapakita din ito na may P5,000 muling utang ang customer na nagbayad ng talbog na tseke sa kumpanya. 7a buwan bago ipa-encash o mevamPas muna nila ang anim en ° deposito ang ibinayad na tseke 1B ang January 1, 20198 Ca MB tseke na ibin, 8, mi ayad 30, 201; laaari lan, ibinayad ng customer a¥ Kare lumampae’ oN posto hanggang June ‘© ng anim na buwan ay fc customer na naj bi Kapalit mB maging. stale ne tecke, Wane gas an tumanggi ang customer na ito dahil hindi naman nab: ang kanyang checking account. ae Kung may nawala man sa kumpanya ang ang Pagkakataon na magamit ng maaga ang perang laman ng tseke, : Bakit hindi Cash ang isang 10U? A: Ang literal na ibig sabihin ng IOU ay “I owe you” o “May utang ako sa iyo.” Ito ay isang informal na kasulatan na nagpapatunay na may utang sa atin ang isang tao. Madalas magamit ito sa mga kumpanya kung kailangan na ng kanilang mga empleyado ng pera ngunit malayo pa ang actual na araw ng sahod. Maaari muna silang umutang (vale) at ito ay iaawas na lamang sa kanilang magiging sweldo. Bilang katibayan na sila nga ay umutang, ito ay isusulat sa isang piraso ng papel. Ang papel na ito ay tinatawag na 1OU. Bakit hindi Cash ang isang “restricted compensating balance on a short term loan”? A: Ito ay dahil sa restriction as to withdrawal ng halaga ng compensating balance.indi natin’ i restricted, i a natin dapat aces iL ito AF TEP Geo, ito ible lamang, 14,78 pula ead m8 TA90oa gy na Cash Kung BoToras na ™ = mailalabas 7 vutang $* vadvances for employ, ravel”? x repaid assets at hindi Cash. Hing: : maPoash dahil ito ay dala dala 4, na ito maitutunng © piyahe. Hindi na ito magagamit ng empleyado s@ KARSAOE raw na operations. kumpanya Sa pang-@7a" (9: Baxit hindi Cash ang mga “postage stamps”? A Minsan ay subuken mong ibayad sa jeep ang selyo o “stamp” na galing sa natanggap mong love letter mula sq jiyong. boyfriend. Tingnan lang natin -kung sino ang mabubugbog ni manong driver. Magkaiba sila sa postal money order. Pareho lang silang may ‘post? sa simula ngunit imams ngunit ang postage stamps ay @: Bakit hindi Cash ang “Supplies”? A: Hindi is Pera ang lapis, ballpen at coupon bond. Duh. Q: Baki nina . Sash ang mga “Trading Securities”? kum rading ae corporation 2 a ge ay mga investment 08 hindi mo nan (Slang binif, wes |of stock ng ibang . tte ay hindi na Cash dahil ee my 1pamt shares ata *PeVAd sa iba. Hindi ee! Q: Bakit hindi Cash ang « more than 3 months before its matuneny rere soared ‘A: Ang short term papers ay tatalakayi Oe eens Sat nalaavin sa mga ssn Tandaan na lang mu a . commercial paper ay nab “more than 3 months before is maturity”, hindi na ito maaaring ituring na Cash o magi Cash Equivalents man lang. Ito ay ituturing bilang isang temporary investment lamang. Q: Bakit hindi Cash ang mga “restricted foreign bank accounts”? A: Muli, dahil ito sa salitang “restricted”. Dapat ay sunrestricted” ang isang account upang ito ay maituring na Cash. Q: Bakit hindi Cash ang “restricted compensating balance for long term loan”? A: Ito ay dahil sa salitang “restricted”. Paulit-ulit? Paulit-ulit? ‘Ang compensating balance para sa isang long term loan ay isang non-current asset. Q: Bakit hindi Cash ang “Bond Sinking Fund”? Fund ay inipong pera para pambayad atagalang utang (Bonds g non-current liability. g Fund A: Ang Bond Sinking ng isang malakihan at pangm Payable). Ang Bonds Payable ay isan : Dahil ‘tho, non.current asset na rin ang Bond Sinkin na ipamababayad sa kanya. “plant Expansion o Plant Q: Bakit hindi Cash ang Acquisition Fund”?pibilhing assets ay mp, j cash dahil 8 es ilding at Machinery, i ron-current @! yrrent pera ng eorpenye onc a cash ang Prerzed Redemption Fund” : Bakit hind! . Q: Bak sored” dito AY ANB MEA Preferreg ac Ang tinaeakoy m8 Trtece shaves. Mayroon Kasing stock 0 @Ng, Jemeble preference shares. finatawag na Te fay isang corporation, ta Kung ang © ee redeemable preference ay manning Ba nay nakatalagang redemption date shares mga storks na ito ay Kallangan muling bilhin wang sen ane eepaaton. (Ang mga nabiling shares ay 2 nag ee ing weasury stock) ADg pondo Na gagamitin a pki mul ang shares of stock na ito ay tinatawag ng Pratered Redemption Fund. Ito ay hindi Cash dahil hing| rrsrent operation ng pag-redeem ng mga shares of stock. Q: Bakit hind! Cash ang Retirement Fund, Pension Fund, Insurance Fund at Contingent Funds? ‘A: Ang mga nasa itaas ay hindi Cash dahil sa iisang dahilan. ‘Ang mga ito ay hind! gagamitin sa current operations. — ne que fund o panukli ay posibleng gamitin igunit hindi araw-araw magagamit ang retirement fund dahil hindi Tee na emplgaae hindi naman araw-araw ay may nagre: fund, at contingent funds ia 8a pension fund, insurance fergeny ea hinahegeee® Para sa mga hind @ Bakit hin di Cash ang. isang “bank Overdraft”? LAST MINUTE TIP6 IN FINANCIAL ACCOUNTING 1 ‘A dame CoaapherB Deminge, CPA ‘A: Hindi Cash ang isang bank ov A gromt ability o usant D8%k overdraft dahil ito ay isang Ang tseke ay isang kung sinabing “overdraft” issue ng tseke. halimbawa ng draft. Ki raft. Kaya nga ' ibig sabihin ay nasobrahan ng Bihira sa Pilipinas ar 8 ang overdraft dahil kapag_ nag- issue Ka ng tseke amas malaid sa lamang tonto checking account na iyon, ang tseke ay tatalbog, Ngunt 2 mga exceptional circumstances. (ito ay allowed “a Ibang bansa), narito ang accounting westinent par oe overdraft, ie para sa isang bank Halimbawa: Ang kumpanya ay may checking account sa Security Bank. Ito ay may lamang P10,000. Kung hindi napansin ng kumpanya at ito ay nag- issue ng tseke bilang pambayad ng utang sa isang supplier sa halagang P12,000, magkakaproblema ito kapag ito na ay pina-encash. Nang dalhin ng supplier ang mismong tscke sa Security Bank upang ipa-encash, ito ay binayaran ng buo ng bangko. Imbes na ituring na talbog ang tseke, binayaran na rin nila ang P2,000 na kulang dahil matagal na nilang Kliyente ang ating kumpanya at sigurado naman sila na ito ay mababayaran din naman [to ang aking tinutukoy na exceptional circumstance). Lumalabas ngayon na may P2,000 na utang ang kcumpanya sa Security Bank dahil sa kanilang iniabono. Ang 2,000 na ito ang siyang tinatawag na bank overdraft at isang current liability. 2 : Paano kung dalawa ang bank account ng kumpanya’ Ang isa ay may positive balance at ang isa ay may bank overdraft, Paano ang magiging accounting treatmentnegative balance ig ibawas dito? Masai ber positive? A: Depende. tive balan isang nega! ce (ban, upang mapa! ang isaPha bank account, dan. ‘positive bala isang y na ito: overdraft 38 8 Pg bags ay mayroon reno ang srg wns mana OME dalawang 1. Pare account. ‘right of offset” 2, Mayroong napag-usapans TG of offset” ang seumpanya at ang bangko $2 " : dapat ipakitang Cash at current liabili Q: Magkano or ag mpanya para sa mga sumusonod a 1. May P40,000 na savings account sa BDO at P3,000 na overdraft ang checking account sa RCBC. Cash = P40,000° Current Liability = P3,000 Hindi ito maaaring ipag-offset dahil magkaiba ang bangko. —Kailan i separately sa Ba ne oe ang dalawang accounts 2. May P40,00 : overdraft ang ec nes account sa BDO at P3,000 na’ iyon, Napag-usapan fo sa mismong BDO branch na ang kumpanya, na hindi bibigyan ng right of offset Cash = P40,000 Current Labi = 3,999 3. May P40,000 na savings accow int sa BDO at a overdraft ang checking account sa mismong BDO branch na on. Napag-u i igon, Napag-sapan nila na mayroong right of offset ang Cash = P37,000 Current Liability = 0 Dahil nasa iisang bangko ang dalawang account at may ibinigay na right of offset sa kumpanya, maaari nang ibawas ang negative balance sa mas malaking positive balance. Q: Bakit hindi Cash ang mga “unreplenished expense vouchers”? A: Ito ay hindi na Cash dahil mga patunay lamang ito na may paalam ang pag-gamit ng pera mula sa petty cash fund. Ang voucher ay kasama ng resibo ng mga pinamili gamit ang petty cash fund. Q: Ano naman ang mga Cash Equivalents? Maituturing ba ito bilang Cash? hindi Cash. “Parang” cash is silang maipagpalit para : Ang mga Cash Equivalents a3 lamang ang mga ito dahil mabi maging Cash nga talaga. Cash Equivalents, Cash ang mga rae ‘first line item” sa hindi ea akita bilang magkasama silang ipinap*oa" gna “Cash & Cosy ng headin atance snect a0 Hall Equivalents” — atimbawa nto a7 08 Ang mga hal ; " vt ter commercial POPS 1 sro ets 3, Trust funds 4. Treasury ils ime depos spare 5. Time oie peferene share ; banggit sa itaas ay ent items na nal ay Ang mga investment TET ung ito ay nabili o na. magiging cash equivaletl at least 3 months before it acquire lamang 1 maturity date’. ‘Three months ang kadalasang ginagawang baschan fog mea kumpanya kung ituturing ba nila ang isang Treatment bilang cash equivalent. Ngunit depende sa Jampanya kung gugustuhin nila ng mas mahaba o mas maikling period. Tatlong buwan lamang ang default cut-off period. Halimbawa:, Narito ang mga investment portfolio ng kumpanya sa dulo ng taong 2018: tesa Ws egisd_ aunty Date_Amoost Sy cert oe afl an/36 9 60,000 Cecotiboes alse iat. prosiooe cayman ours getanl22"aeo‘oon Money Market Fundy {7/04/38 02/28/19 ‘10,000 ————<« == «oo ie worn Spgs 18.000 Alin sa anim Equivalent?" "* ‘Vestments ang maituturing na Cash A: Tanging an, Invest . "uring na Cosh Equivalents “YB &t D lamang ang maaarif’ nen Deena, CHA sa mga naunang pahine bless -Mgok Ne 88 inutukoy natin more than 3 months before its maturity®, " POPeT® acquired Sanday na inertness en yay 9 Equivalents. Ito ay dahil ang 90, 60 at 30 days ay pasok sa 3 months cut-off period na aking tinutukoy kanina, Ang BDO time deposits ay Cash Equival i : , : a valent din dat ito na-acquire natin isang buwan bage ito mag mature, Ang 360-days commercial paper ay Cash Equivalent dahil ito ay nabili exactly 3 months bago ito mag-mature. Hindi mahalaga kung ito ay'isang 360, 240, 0 180 days na investment. Ang mahalaga ay tatlong buwan lang ang pagitan ng pagbili natin dito at ang pag-mature nito. Ang BSP treasury bills ay hindi na Cash Equivalent dahil isang buong taon ang pagitan ng date ng pagbili sa date ng maturity nito. Inabot naman ng 14 months ang pagitan ng acqusition date at maturity date ng money market funds kaya simpleng investment na lang din ito at hindi Cash Equivalent. Kahit 2 % months lamang mula sa balance sheet date ang huling item, hindi pa rin ito maituturing na Cash Equivalent dahil lampas 3 months ang maturity date nito sa Kanyang acquisition date. Q: Mahalaga ba na tumingin sa Balance Sheet date at gawin din itong basehan kung ang isang item ba ay magiging Cash Equivalent? A: Hindi, Walang kinalaman ang balance sheet date sa usapangito. + i ‘an kung gaano kalayo ang pagitan ng scquisition date itingrjance sheet date [12/31/18] 0 ang layo 107ast indi mo dapat gi, 0 isition di - ang pagitan mE aca late Ang inion & ae Mi at ANS fee Keung Kilan, ang date Kung me ‘ang magde-deter! ME Cash ung Kao ag mae i a ang angtem on Cash Management Jbanggit, ang Cash ang i 1g ng mga naunang nal isa sa oe ineke-mporanten asset ng isang kumpanya, Hind! makakatakbo ng maaayos ang neg0syo kung wala silang sapat na halaga ng Cash. Hindi maganda na napakababa ng level ng Cash ng kaumpanya. [big sabihin nito ay hindi sila “Tiquid” 0 wala silang Kakayahan na mabayaran ang lahat ng kanilang short-term liabilities tulad ng Accounts Payable. Sa kabilang banda, hindi rin naman maganda ang labis 0 masyaciong mataas na level ng Cash. Ibig sabihin kasi nito ay hindi nila nama-maximize ang “earning potential” ng asset nilang ito. Napakababa lamang kasi ng interest na ‘asatng tein ng sang bank deposit. Maaari kasing ilagak ieee inal ng kumpanya sa mga short term ng Cash Equivalents, Trading Securities 0 ‘iba pang long term ive tumaas ang valve "estments tulad ng Land na maaaring @: Bakit kai gan na mati Atom any a matinding management ng cash? ng aoe; pulling aia nitong nakawin, Hindi tulad 78 magaan lane "Y na hindi maaaring ibulsa ° famang dalhin, © 8¥80 mong kunin, ang Cash a Madaling matukso is ee pata eng Sas pred ang may nila sa opisina dahil mahahalata ito kar ia aya ea Q: Ano ang mga paraan upang ma. -protektahan ang Cash ng Kumpanya? Ano ang mga Internal Control features na maaaring ipatupad upang hindi lane leon malilikot ang kamay? ce eee eee ae ‘A: Ito ang mga maaaring gawing “cash controls” oe ng isang 1, Segregation of duties 2. Imprest system 3. Voucher system 4. Internal audit at irregular intervals 5. Periodic bank reconciliation Q: Ano ang ibig sabihin ng “segregation of duties"? Ano ba ang mga “duties” na tinutukoy dito? ‘A; Ang tatlong Klase ng duties na tinutukoy rito ay ang custody, authorization at recording (CAR. Kung maaari, ang mga trabahong ito ay dapat ibinibigay sa tatlong magkakaibang tao. Ito ay upang maiwasan ang hokus-pokus at pagmamanipula ng buong proseso ng pagbili at pagtatago ng mga asset ng kumpanya. @: Ano ba ang dadaanang proseso +8 pagbili at pagtataéo ng isang asset? isang bagay na kailangan A akailangang bumili ng isang ; A: Kung nal mung Suma 98 BSE TE 18 honpation’, Kailangang makuha ne gustong bumili ang “eoproval ng nasa higher level of managementji at ang magbipy, ng DUM hil gay ang gusto Dahil malamang “Y anion HU g 100 IRM ang MEA Durchal® ne approval 8 ee approved hase falamang 8 Oe pasa. satin forme ne POPS al ng higher 1 ang approval ng higher leve} op . a ang nin ang asset na kailan, vrrabaho naman ng treasure: Cash. lca Pagkatapes Tj nang a anager A mpee 1B gampagtatago at pagelebas NE inamiling asset, ito dumating na ang. Pil - wing, fapitna enpleyado, Ang resibo © source ine m5 BE an co aceountant Pang maga Vapat na journal entry. Ito ay uj niya ang nar Talia na ‘my pumasok ngang bagong asset at nabawasan ang Cash ng kumpanya. Pansinin na nakakalat sa tatlong magkakaibang tao ang pagbibigay ng authorization, pagtatago ng cash, at pagre-record ng mga transactions sa accounting records, Q: Paano ba maaabuso ng isang tao ang kanyang posi posisyon kapag ibibigay sa kanya ang tatlong functions na ito? A: Kapag ang ibinigay sa isang tao ang tatlon; it ‘ J s g trabahong ito ig Sabay-sabay, maaaring mangyari ang mga bagay na ito: 1. Bumil i = a aeey a hindi naman kailangan P gawing pansariling gamit. agbbigay ng appeeey nektkaalam dahil siya ang agre-ecord ng » nagtatago ng mga assets, at Jang ng bum ng we, T@8@Ctions. Maaaring bumili record bilang v8 @8sets, ubusin ito sa bahay, i- Sabihingneubos expenses ng kumpanya, at og iat Pag may naghanap. 1a pahing, © MPPINg ng a. ating tatalakayin sa susunod a ier seit cel Q: Ano ang dala System of cash controga uractenistics ng isang imprest "a mga kumpanyang gumagamit ng imprest system: 1, Kailangang i-deposito ng buong-! ang lahat ng nakclektang Cash para sa cree re nee Ito ay upang walang maiiwang Cash sa mismong vicinity ng “kumpanya, Ito kasi. madalas ang Pagmumulan ng pagnanakaw dahil hindi naman matindi ang security features ng mga offices at buildings ng kumpanya. Ibig sabihin ay may bank account dapat ang kumpanya sa isang bangko. Lahat ng pera ng kumpanya ay dapat nakatago sa isang bank account. 2. Lahat ng paglabas ng pera mula sa kumpanya ay ginagamitan dapat ng tseke. Kung ang lahat ng Cash ng kumpanya ay nakatago sa isang bangko, magiging hassle naman kung kinakailangan pang mag- withdraw tuwing may babayarang utang sa ibang tao. Maaari silang bayaran sa pamamagitan ng pag-gawa ng isang tseke. Ibig sabihin nito ay ‘checking account” dapat ang kanilang bank account upang makapag-issue sila ng mga tseke. Mas ligtas ito kaysa sa pagbabayad ng Cash dahil kahit na ito ay ma-holdap o ma-snatch ay hindi ito madaling magagamit ng magnanakaw. Q: Ano ang “exception to the rule” sa imprest system? n sa rule na lahat ng Cash ng kumpanya ay abayaran ay dapat gagamitan ng ind. Ito ay tatalakayin sa mga A: Ang exceptior nasa bangko at lahat ng bi tseke ay ang Petty Cash Fu susunod pang pahina. ‘Q: Ano naman ang “voucher system”?na nakatutok sam, paglabas Nig pera ® oval ng isang higa’ pinayagan nga ang Bagawin, Rquha na ang signature ,& cord na sa tinatawag a kailangan, a “voucher regis!” baba; na ang tseke na ipambabayad, jj tinatawag na “check register’. Ito ay ‘sakaling magkaroon Ng negatiyg g kumpanya tungkol Sa maling apag nagava naman ayrcerecord $2 tpang may managot ung pag rang mga auctor paggamit ng Cash. g Bakit ang mga internal audits ay dapat gawin “on irregular intervals”? A: Ito ay upang maiwasan ang “familiarization” sa audit procedures ng mga internal auditors ng kumpanya. Kapag napansin kasi ng mga empleyado na tuwing first Friday of the month lamang umiikot ang mga audi Sisiguraduhin lamang nil na naballk na nila ang anumang nakupit nila mula sa kaha bago dumating ang araw na iyon. Kapag ni il is abe nila ito ay ligtas na sila sa kanilang ginawang De « na sla bat aY maytoong ‘element of surprise” upang hindi ang mga supe fum="2 ng Kalokohan, Halimbawa nito fund, sh count ng nilalaman ng petty cash Q@ Bakit aj ilangan, rec onciliation? © SMAWa ng periodic bank A: Ito ay u pang Cash ng 8 masiguro ie na ku bawat mnamPanya Sa bangin Met? Pa rin ang-nakatagons susunod pang MY Mas mahahg Bawa ito sa dulo 78 Sahin, ba itong discussion sa mE? Q: Bilang pagtatapos ng topi pa ang mga posibleng pis cate management no kcumpanya tungkol sa Cash? Problema ng A; Ito ay ang mga sumusunod: 1.. Lapping 2. Window-dressing 3. Kiting Q: Ano ang “lapping”? A; Isa ito sa mga maaaring gawin ng isang empleyado kung ibinigay sa kanya ang “custody” at “recording” functions ng sabay. Halimbawa: Ang isang kumpanya ay may pautang sa tatlong customers. Bawat isa ay may utang na P90,000. Si Customer A ay umutang noong January 1, si Customer B noong February 1, at si Customer C ay umutang noong March 1. Ngayon ay April 1 at magbabayad na si Customer A. ypleyado upang ma-practice Q: Ano ang dapat gawin ng em: “lapping”? niya ang masamang gawain na i 90,000, A: Kapag magbabayad na si Customer A ng. Gn Keakunin lamang niya ito at itatago sa kanyang sariling bulsa (custody). Gamitin na niya ito sa pansariling kapakanan kung gusto niya. Basta huwag lamang nya itong i-record sa journals at ledgers nila (recording). Q: Hindi ba masyadong halata kapag dalawang kasalanan ang kanyang ginawa?win ANE PaNgalay, angen vane Er pagtakpan ang a: Hindi ina rd A ena ong isang we fea eg ater auc indi meGjekta. mula Kay Custom," 6 Pevoumalize 86 Kanilang a4 amang TA itong transaction. Ito 3 Sepag ibinigay 82 isang tay aa? a sumunod na lingo ay nagbaygy grams tn ms B Ane ane dapat po ng loko-lokong ‘empleyado? ‘A: Keilangan niyang gawin ang journal entry na ito: JEL: 90,000 Cash ‘Accounts Receivable from A 90,000 Kahit na si Customer B naman talaga ang nagbayad 1g P90,000, ie-record nya ito bilang collection mula kay Customer A. Ito na ang tinatawag nating “lapping”. Ano na nga, pa Lote ng empleyadong ito? Magnanakaw Pa sa pagre-record? Weak yata ito e. A: Hindi siya i nagamit na eee ga siya kung tutuusin. Dahil Ciastomer 4 matatgo "20.000 ma nang ibinayad Mi entry sa itaas, Kellan ito sa pamamagitan ng journal ean namagitan ng journa, at makahanap ng pera nq po eo"8 BaWin “to buy some time it sa nauna niyang kinuha. SS Os Sam Q: Ano naman ang mait accounting records na ang thee ‘papatita niya sa kay Customer A at hind! key Gesmane 790,000 ay galing ‘A: Pansinin na si Customer A ay n tumutang, Samantalang si Customer B ay titove Fetguanet lamang. Kung may kulculitin ang “collection department’ sa kanilang dalawa, mas malamang na ito ay si Customer A dahil siya ang may mas matagal ng utang, Kaya upang hindi na tawagan ng collection department si Customer A at singilin uli (tandaan na ang ibinayad niya ay ibinulsa ng empleyado), ipakita na ang ibinayad talaga ni Customer B ay galing kay Customer A. Kung ire-record kasi ng empleyado ng tama ang gagawing pagbabayad ni Customer B, lalabas na bayad na nga si Customer B, Ngunit lalabas na si Customer A naman ang hindi pa bayad. Kapag tinawagan ng collection department si Customer A ay mabubuking na ang lokong empleyado. Ito ay dahil matagal na palang bayad si Customer A Q: Ano naman ang gagawin ng empleyado kapag nagbayad na si Customer C? A: Tulad ng ginawa niya sa itaas (JEI), gagawa mula siya ng ganitong journal entry: wee: 90,000 Cash ‘Accounts Receivable from B 90,000 g makalusot sa kanyang g maibalik sa kaha ang inayad ni Customer mn department. si ula sa kanyang Upang tuluyan na siyant ginawa, kailangan lamang niyant 90,000 na kanyang “hiniram” mula sa {bina A bago pa tawagan at kulitin ng ce ee Customer C. Kapag naibalik na niyahnulin, manati 9 niyang gawin ang gentry sariling buls% ito: 90,000 ‘JES: - Cath counts Receivable from © 90,000 ' alagang n: sin, wala naman t iS Nawalan, Kung mae jbinalik din naman pala ito - pera sa _kumpé ali pa rin ito. Upang es julo. Ngunit mali P 1B ito a empleynio bob 4 ng tamang segregation of duties, 1aiy na ng custody at recording, @: Ano naman ang “window-dressing”? Sino naman ang agrabyado rito? ‘A: Upang magmukhang maganda (dressing) ang financial statement ng isang kumpanya para sa isang accounting period, hinahayaan nilang bukas ang kanilang mga bintana Gouna at ledgers) kahit na tapos ang accounting period ne vin ee to kung sa tingn nila ay hind sapat ang secounting eng ieome 0 nakolektang cash para sa isang Kung , December 3 21s accounting period ay magtatapos "8 9 Pang 2018 ang ,2Y_itinuturing _ nilang 8 mga bagay na nangyari na ng ‘0 ay upang i maganda @ maging “pj Be Net Income. = loated” at mas magmukahg ibang fi Sues ng kumpanya tulad ng Cash at 8 maka . tem Pagpakita ng mas Tro ae at makaloko ng ibang usets Ounting na dahil gumaganda ané Period. "® Period “at the expense” 98 , ; huhu i Kailangan lang nitong tingnan ey eanuli ng isang auditor. nan 7 mpisa ng bawat accounting we mg® Wansactions na nasa tamang period nga ito nai-record, Soe ne nase Q: Ano ang “kiting” at paa . Srextado rito? Paano ito isinasagawa? Sino ang A: Ito ay ginagawa ng isang kum ng nai panya kung nais nito makapagpakita ng mas ‘malaking amount ng Cash sa mga bank accounts nito. Ito ay “magic” kumbaga. Ngunit alam naman natin na ang mga magic ay ilusyon lamang at ginagamitan lamang ng bilis ng kamay at pandaraya. Halimbawa: Ang kumpanya ay may dalawang checking account. Isang P300,000 sa PNB at isang P700,000 sa BPI. Mapapansin na P1,000,000 lamang ang total na Cash in Bank ng kumpanya. Q: Paano kung nabababaan sila sa isang milyon na total amount of Cash na ipapakita nila sa kanilang Balance Sheet? Paano nila ito mado-doktor ng maayos at makakapagpakita ng pruweba na higit nga sa isang milyon ang kanilang Cash? A: Kung gustong makapagpakita ng kumpanya ng mas magandang “liquidity status”, maaari silang gumawa ng tinatawag na “kiting”. Maaari itong ihalintulad sa isang kite 0 saranggola na lumilipad at lumilipat-lipat ng lugar. kus na ito ay ginagawa sa dulo ng isang ang gumana. Inaabuso nito ang 3 day .dures ng mga bankgo akita na may P1,500,000 Cash P1,000,00 lamang ang Ang hokus-po accounting period up: clearing process proce’ Kailangang makapagp* ang kumpanya kahit na sa totoo aybangko. Ito ay UPang Tay kailangang gumawa ng jg, ‘account na nagkakahalag, nn A ng sito sa PNB account sa duit deposit December 31, 2018 7 a.m.) Bago ang Pat agembeen Sten enae ae ES mie 700,000, | 300,000 | ‘700,000. Pagkagawa ng tseke na 500,000 mula sa BPI at pag- kasi ang clearing. Maaaring sa huli Ww fo malalaman (January 2, 2019). "8 “3 8 lamang nila Malalaman din naman ito ng BPI sa takdang panahon (January 2, 2019), ngunit huli na para maipakita ito sa bank statement na kanilang ipadadala sa kumpanya sa gabi ng December 31, 2018. Kaya kung mga bank statements din lang ng December 31, 2018 ang pag-uusapan, lumalabas ngayon na may P1,500,000 nga silang pera sa dalawang bangko. P800,000 sa PNB at P700,000 pa rin sa BPI. Mapapabilib na nito ang mga creditors na magbabasa ng financial statements ng kumpanya para sa taong 2018. May pruweba ang kumpanya dahil sa mga pinanghahawakan hilang bank statements na pinadala ng mga bangko. Ngunit ang hindi alam ng mga creditors na ito, ganito na ang mga magiging ayos ng bank accounts ng kumpanya kapag nag-clear na ang P500,000 na tseke sa January 2, 2019: ; 7 Cash in PNB Cash in BPI deposito nito sa PNB: (December 31, 2018 4 p.m.) ae —_ j ‘500,000 fash PNB Cash in BPI 500,000 _| a 700,000 — | 300,000 5 300,000 | 00, 800,000 709,000 Dahil naabisuhan na ang BPI tungkol sa P500,000 ne tseke, magbabawas na sila sa account ng umpanya. Kapag : ona ang dalawang bank account ay ae sk eas Drenalin ‘balance ng kumpanya (P1,000,000). 500,000 ang bank account sin, nadagdagan na agad 08 ti ang tunay na Cash balance ne (2,000,000) ee eee tek 8y agad itong nag he ng isang bangko ng isang ang 500,000 os la oa sa el ne SAN scoountng Re kanyang depositor. Ku oe eons amount, $e fail Tinaon Tang 0 1 ae aring ito, ska 1 ©, saka.na lang nla ite babe os S2Kali man na tumalbos Mapapansi san ng pareho ring halaga- sin 100 sa ban, 9m? Tin na ideya ang Rey “count gq pp ue Pang naibawas "4 na m: feet BPI. 3 ecount ng kanlan pase nang toe a wale eee Nor 8 araw na iyon, Tatlong aro period “upang makapag" period. il anan. ipat ang pera nila papunte s iba pa nilang lalagy 119