Concur 

Expense Training Guide 

SAP  Concur 
Technologies 
Version 1.9 

May 2020 

 
Modified by Michigan Technological University 

 
© 2004 – 2018 SAP Concur. All rights reserved.  1 
 Document Revision Information 
 

Date  Description  Version  Author 

01/24/2019  NextGen Expense UI Updates  1.9  SAP Concur 
09/25/2019  Michigan Tech University    MI Tech Admin 

05/01/2020  Michigan Tech University    MI Tech Admin 

 
 
 
Michigan Technological University Statement 
This document has been updated to contain more specific information as it pertains to using 
Concur at Michigan Tech University; however, not all portions of the information have been 
updated. Changes or enhancements may be made prior to the Go Live date so please consider this 
a general overview of Concur. Some information may not be available within the Michigan Tech 
Concur site. 
 
Concur will be used for International Travel Requests, Cash Advance Requests, Travel Expense 
Reimbursements, Business Meal Reimbursements and Purchasing Card Allocations. Travel Expense 
Reimbursements for guests and students will be done outside of Concur. (See Travel Forms)

 
© 2004 – 2018 SAP Concur. All rights reserved.  2 
 Proprietary Statement 
These documents contain proprietary information and data that is the exclusive property of 
SAP Concur Technologies, Inc., Bellevue, Washington, and its affiliated companies 
(collectively, “SAP Concur”). If you are an active SAP Concur client, you do not need written 
consent to modify this document for your internal business needs. If you are not an active 
SAP Concur client, no part of this document can be used, reproduced, transmitted, stored 
in a retrievable system, translated into any language, or otherwise used in any form or by 
any means, electronic or mechanical, for any purpose, without the prior written consent of 
SAP Concur Technologies, Inc. 
Information contained in these documents applies to the following products in effect at the 
time of this document's publication, including but not limited to: 
 Travel & Expense 
 Request 
 SAP Concur for Mobile 
The above products and the information contained in these documents are subject to 
change without notice. Accordingly, SAP Concur disclaims any warranties, express or 
implied, with respect to the information contained in these documents, and assumes no 
liability for damages incurred directly or indirectly from any error, omission, or discrepancy 
between the above products and the information contained in these documents. 
© 2004 – 2018 SAP Concur. All rights reserved. 
SAP Concur® is a trademark of SAP Concur Technologies, Inc. All other company and 
product names are the property of their respective owners. 
Published by SAP Concur Technologies, Inc. 
601 108th Avenue, NE, Suite 1000 
Bellevue, WA 98004 
 
 
Michigan Technological University SAP Concur Contacts 
 
Accounts Payable – Travel   Megan Johnson  487‐2373 
          merjohns@mtu.edu 
 
Purchasing ‐ P‐Card     Danielle Cyrus  487‐2512 
          dcyrus@mtu.edu 
 
 

 
© 2004 – 2018 SAP Concur. All rights reserved.  3 
 Table of Contents 
Document Revision Information ....................................................................................................................... 2 
Michigan Technological University Statement ................................................................................................. 2 
Proprietary Statement ...................................................................................................................................... 3 
Michigan Technological University SAP Concur Contacts ................................................................................ 3 
Table of Contents .............................................................................................................................................. 4 
Michigan Technological University Travel Account Codes ............................................................................... 6 
Who Can Use Concur? ...................................................................................................................................... 7 
Signing in to SAP Concur ................................................................................................................................... 6 
Exploring the SAP Concur Home Page .............................................................................................................. 8 
Updating Your Expense Profile ......................................................................................................................... 9 
  Delegates ...................................................................................................................................................... 12 
Acting as a Delegate ........................................................................................................................................ 12 
REQUEST 
International/Domestic Travel Request .......................................................................................................... 13 
Cash Advance ‐ Request .................................................................................................................................. 14 
Cash Advance ‐ Attach/Apply to Report ......................................................................................................... 16 
Cash Advance ‐ Repay Unused Amount .......................................................................................................... 19 
Recall/Cancel a Request .................................................................................................................................. 20 
EXPENSE 
Expense Report ‐ Create ................................................................................................................................. 21 
Travel Allowance (Per Diem) ........................................................................................................................... 22 
Travel Allowance (Per Diem) Reduction ......................................................................................................... 23 
Single‐Day Travel Allowance (Per Diem) ......................................................................................................... 24 
Add Expenses ‐ Out‐of‐Pocket ........................................................................................................................ 26 
Add Expenses ‐ Purchasing Card Transactions ............................................................................................... 27 
Cancelling a Request ....................................................................................................................................... 20 
Adding Card Transactions to an Expense Report ............................................................................................ 27 
Business Meals ................................................................................................................................................ 29 
Business Meals ‐ Add Attendees ..................................................................................................................... 31 
Lodging Expenses ............................................................................................................................................ 33 
Itemize Expenses ............................................................................................................................................ 35 
Allocate Expenses ........................................................................................................................................... 37 
Personal Car Mileage ...................................................................................................................................... 39 
Foreign Currency Transactions ....................................................................................................................... 40 
 
© 2004 – 2018 SAP Concur. All rights reserved.  4 
 Receipts ‐ Attach ............................................................................................................................................. 41 
Receipts ‐ Upload ............................................................................................................................................ 42 
Attach a Document/Receipt to a Report ........................................................................................................ 44 
Copy ‐ Expense ................................................................................................................................................ 45 
Copy ‐ Report .................................................................................................................................................. 46 
Printing/Submitting Reports ........................................................................................................................... 47 
APPROVALS 
Approving/Reviewing Reports ........................................................................................................................ 49 
Additional Review Required ........................................................................................................................... 50 
Send Back a Report ......................................................................................................................................... 51 
Correct/Resubmit a Report ............................................................................................................................. 52 
MOBILE APP 
Mobile App ..................................................................................................................................................... 53 
FAQs 
Concur FAQs .................................................................................................................................................... 56 
 

 
© 2004 – 2018 SAP Concur. All rights reserved.  5 
 Michigan Technological University 
Travel Account Codes/Expense Types 
Account
Code Expense Type in Concur Category
E710 Car Rental Transportation
E710 Gas/Fuel - Car Rental Transportation
E710G Ground Transportation (Taxi, UBER, Lyft) Transportation
E711 Airline Tickets – All Airline Tickets Transportation
E711 Baggage Fees Transportation
E750 Mileage Allowance Transportation
E751 Gas/Fuel – Personal Vehicle Transportation

E706 Business Meal Expenses Meals

E714 Taxable Meals – Day Travel Meals
E720 Banquets & Dinners Meals
E721 Meals - Individuals (Per Diem Allowance) Meals
E723 Meals – Athletic Team Non-travel Meals
E725 Meals – Athletic Team Travel Meals
E729 Meal Per Diem Reduction Meals

E708 Lodging and Lodging Deposits Lodging

E726 Lodging at personal residence Lodging

A127C Personal, non-reimbursable expense Other

E699 Other Supplies Other
E701 Conference Fees Other
E716 Dependent Care – Taxable Travel Exp. Other
E760 Miscellaneous Travel Expenses Other
E762 Bridge Tolls/Tollways Other
E762 Parking Fees Other
E835 Telephone – International Travel Other

*E770 Moving & House Hunting Expenses – N/A Moving/HH

*E771 Moving & Relocation Mileage – N/A Moving/HH
*E770/E771 may only currently be used on paper forms

A113 Cash Advance Return Cash Advance

 
* Cannot currently be used in Concur. Please use paper House Hunting/Moving Expense Forms 
https://www.mtu.edu/fso/forms/travel/docs/house‐hunting‐moving.pdf 

 
 
 

 
© 2004 – 2018 SAP Concur. All rights reserved.  6 
 Who Can Use Concur? 
Concur SAP may only be used by Michigan Technological University faculty/staff. 
 
Reimbursements to STUDENTS, GUESTS, and VENDORS must be submitted via paper 
Travel/Business Meal Forms. 

 
 
Signing in to SAP Concur 
To sign in to SAP Concur (https://www.mtu.edu/fso/travel-pcard) 
 
1. On the Sign In screen, enter your Michigan Tech ISO Login User Name and Password. 
 
Two‐step login authentication is required via Duo Mobile. 
 
 
 

2. Click LOGIN.  
NOTES: 
 Your password is case sensitive. 
 If you are not sure how to log on, check with the MI Tech University SAP Concur 
Contacts at 487‐2373 or 487‐2512. 

 
© 2004 – 2018 SAP Concur. All rights reserved.  7 
 Exploring the SAP Concur Home Page 
The SAP Concur home page contains the following sections. 
 NOTE: To return to the SAP Concur home page from any other page, click the SAP Concur 
logo on the top left‐hand corner of the screen. 
 

Section  Description 

Quick Task Bar  This section provides Quick Tasks (links) so you can: 
 Start a new report, request, cash advance, reimbursement request, etc. 
 Open reports and requests 
 Manage available expenses 

COMPANY  This section contains useful information provided by MI Tech University 
NOTES   Updated information from MI Tech University Concur Admins  
 Single‐Day per diem rate link 
 Help information 
 Concur Status Dashboard.  Check for issues with the Concur system. 
 Related Form – forms that may be required for unique expenses. 
My Tasks  This section shows your available expenses, open reports, and approvals requiring 
attention. 

 
© 2004 – 2018 SAP Concur. All rights reserved.  8 
 Updating Your Expense Profile 
**You MUST complete your Expense Profile before submitting your first report** 
Use the Profile Settings page to set or change your personal preferences. To avoid re‐ 
entering personal and permanent information about yourself (email, traveler type, default 
index, etc.), complete your profile after logging onto SAP Concur for the first time and 
update it whenever your information changes. Your profile settings options include: 
 Approvers 
 Attendees 
 Expense Delegates  
 Expense Preferences: 
o Email notifications 
o Prompts 
 
Profile Options 
To access your profile information 
1. Click Profile > Profile Settings.  
 

 
2. For first time users, ALL highlighted options should be set up 

 
© 2004 – 2018 SAP Concur. All rights reserved.  9 
  
 
Set up Personal Information 
Note: Your name and Michigan Tech Employee ID will populate from Human Resources 
1. Go to Email Addresses 
2. Click Verify Email link. 
3. A verification code will be sent to your @mtu.edu address.  Copy and paste that verification code 
into the corresponding field in Concur. 
4. Click Save. 

With your verified email address, you can: 
 Forward your receipt images as attachments to  receipts@concur.com to have your receipts 
uploaded into your Available Receipts on your Expense Home Screen. 
 If you have a Delegate, your Delegate can email a receipt to receipts@concur.com, and include 
the user’s verified email address in the Subject line of the email.  This will ensure that the 
receipt is associated with the correct user. 

Expense Settings 
Expense Information 
1. Go to Expense Information  
2. Select the Traveler Type from the drop down 
3. Select your default Index from the drop down 
4. Click Save 

 
© 2004 – 2018 SAP Concur. All rights reserved.  10 
 Expense Preferences 
1. Go to Expense Preferences 
2. Select the options that define when you receive email notifications 
3. Click Save 

Expense Delegates (only if needed) 
An Expense Delegate is able to prepare your expense reports and/or can approve reports on your behalf 
and/or create and submit requests (International Travel/Cash Advances). 
1. Go to Expense Delegates 
2. Click Add 
3. Search for the name of the employee; click on the name 
4. Select the Delegates roles (which actions you will allow your Delegate to perform on your behalf) 
5. Click Save 

If you are a Delegate for another person, your roles may be viewed on the Delegate For tab 
 
Request Settings 
Request Information (this information will default from Expense Settings) 
 
Concur Mobile Registration 
The Concur Mobile App allows for you to manage your travel expenses while on the go.  It also allows you to 
take a photo of your receipt which uploads into your Concur account. 
 
Follow the instructions on this page for Concur Mobile. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
© 2004 – 2018 SAP Concur. All rights reserved.  11 
 Delegates 
If you are acting as an Expense delegate for another employee (delegator): 
 Any changes you make on this page affect only the delegator and do not change your 
personal information. 

Acting as a Delegate 
If you have been assigned to work as a delegate, your delegator will define which tasks you 
can complete, such as preparing reports, submitting reports, etc. 
To work as a delegate 
1. Click Profile > Act on behalf of another user. 
2. Select the appropriate delegator's name. 
3. Click Start Session. 
NOTE: Notice that the Profile menu now displays Acting as and shows the name you 
just selected. 
4. You are now officially working on behalf of that person. Complete the normal 
processes of creating reports, printing, etc. 
To select a different user, follow the same steps but click a different name. 
5. To return to your own tasks, click Acting as, and then select Done acting for 
others.  
 

Johnson 
 

 
© 2004 – 2018 SAP Concur. All rights reserved.  12 
 International/Domestic Travel Request 
*REQUIRED for ALL international travel. 
 
*All International Travel on a General Index (A1XXXX) will require VP approval from the respective 
department. This will route through the Concur approval flow upon submission of the report. 
 
1. Click Request > New Request 
‐OR‐ 
2. Click New > Start a Request 

3. Complete all required fields (Red Bars). Only enter an amount in the Cash Advance Amount field if 
requesting a cash advance. 
4. Click Expenses tab. 
5. Click on Total Estimated Trip Cost (In the box to the right.)  DO NOT click on the +New Expense 
box, it currently has no function. 
6. Enter the total estimated amount of the trip in the Transaction Amount field (If a cash advance is 
being requested, include this amount in the total estimated amount.). 
7. Save > Submit Request. 
 

 
   

 
© 2004 – 2018 SAP Concur. All rights reserved.  13 
 Cash Advance ‐ Request 
All cash advances will be paid seven days prior to the first date of travel.  Payments will be made via 
direct deposit or check, depending how the employee is set up in Banner.  We CANNOT Direct Deposit 
Override in Banner. 
 

 
1. Requests > New Request   
2. Complete all required fields (Red Bar). 
3. Enter the requested cash advance amount in the Cash Advance Amount field.  
   
(All fields in RED MUST be completed in order to submit the request form.) 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
4. Click Expenses tab. 
 

 
© 2004 – 2018 SAP Concur. All rights reserved.  14 
  
5. Click on Total Estimated Trip Cost (In the box to the right.)  DO NOT click on the +New 
Expense box, it currently has no function. 
6. Enter the total estimated amount of the trip in the Transaction Amount field, this includes 
the cash advance amount.   
7. Save > Submit Request. 
   

 
© 2004 – 2018 SAP Concur. All rights reserved.  15 
 Cash Advance – Attach/Apply to Report 
An Expense Report can be created directly from an approved Cash Advance Request, which will 
automatically attach the cash advance: 
 
1. Click on Authorization Requests in My Tasks or click on Requests on the black toolbar. 

2. Click on the Expense link to the far right of the Request Name. This will create the expense report 
and will copy all of the header information from the request report – saving you time. 
   

Expense 

 
© 2004 – 2018 SAP Concur. All rights reserved.  16 
 3. Add expenses and submit. 
 
‐OR‐ 
 
Add a cash advance to an already existing expense report: 
1. Open the report > Report Details > Manage Cash Advances 

 
 
 
 
 
 
 
 

 
© 2004 – 2018 SAP Concur. All rights reserved.  17 
 2. Add > select the correct cash advance to attach to the report > Add To Report 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
© 2004 – 2018 SAP Concur. All rights reserved.  18 
 Cash Advance – Repay Unused Amount 
 
*Monies owed to the University from a Cash Advance MUST be paid back to the University 
in full before the Expense Report can be submitted for approval. 
 
1. To pay back monies owed to the University, please access the Non‐Student Payment 
Portal on the Michigan Tech University website ‐ Non‐Student Payment Portal 
a. Enter all required information (*Red Asterisk) ‐ Name, Email, Phone, Payment 
Amount. 
b. Choose the Payment Method ‐ Electronic Check to avoid any fees. 
c. Choose the Payment Type ‐ Travel Repayment. 
d. Click Continue 
e. Enter Index#, ID# (M#), Travel Start Date, Destination 
f. Click Continue 
g. Click Make Payment 
h. Enter required payment information (*Red Asterisk) 

 
 
2. Add an expense on your Concur report for the returned amount ‐ Add Expense > A113‐Cash 
Advance Returned 
3. Enter the amount being returned > attach the receipt from the online payment that 
was emailed to you (save it as a PDF file) > Submit Report. 
 
© 2004 – 2018 SAP Concur. All rights reserved.  19 
 Recall/Cancel a Request 

1. Requests > Manage Requests 
2. Select the report you would like to recall/cancel (click to select – Do Not Open report). 
3. Choose either Cancel Request or Recall 

 
   

 
© 2004 – 2018 SAP Concur. All rights reserved.  20 
 Expense Report ‐ Create 
To create a new expense report 
1. Either: 
 On the SAP Concur home page, on the Quick Task Bar, place your mouse pointer 
over New, and then click Start a Report. 
‐ OR ‐ 
 From the Expense Home Page, click Manage Expenses (on the Expense sub‐
menu) > Create New Report. 

 
2. Complete all required fields on the report header (red asterisks) and the 
optional fields, as needed. You MUST enter the Business Purpose in the 
Additional Information field. 
 
3. Be sure to scroll down to the bottom of the screen to choose Yes or No for 
Claim Travel Allowance (Per Diem). 
 
 
 
 
4. Click Create Report, if you chose No, I do not want to claim Travel Allowance. 
‐OR‐ 
Click Next, if you chose Yes, I want to claim Travel Allowance 
 
5. At this point, you will do the following to complete the report: 
 Create a Travel Itinerary (See Table of Contents), if you chose to claim your travel allowance. 
 Add Out‐of‐Pocket Expenses (See Table of Contents) to your expense report. 
 Add Purchasing Card Transactions (See Table of Contents) to your expense report. 

 
© 2004 – 2018 SAP Concur. All rights reserved.  21 
 Travel Allowance (Per Diem) 
*Per University Policy and GSA Guidelines, 75% of daily travel allowance (E721) will be received on 
the first and last day of travel (This policy DOES NOT apply to a single‐day (E714) travel allowance.). 
 

You will need to create a travel itinerary if you selected Yes to Claim Travel Allowance on 
the header page. 

1. Create your itinerary stops.  An itinerary stop is where the traveler started their day 
and ended their day. A minimum of two itinerary stops is required. (Where did the 
traveler start their day and end their day?) 
2. Fill in all of the required fields under New Itinerary Stop that are marked with a red 
bar. 
3. Click Save after each entry. 
4. Click Next when complete. 
5. Available Itineraries tab ‐ this is a summary of the itinerary that you have just created. 
6. Click Next 
7. Expenses & Adjustments tab – select the meals that you DO NOT want to claim. 

 Check the individual meal box (i.e. Breakfast Provided, Lunch Provided, etc.) = NOT 
claiming that meal. 
 Check all three individual meal boxes = claiming NO meals but you ARE claiming 
the $5 Incidental Expense (tip) allowance. 
 Check the far‐left box (Exclude) = claiming NO meals and NO $5 Incidental 
Expense (tip) allowance. 
8. Click Create Expenses to add the travel allowance (per diem) expenses to your report. 

 
© 2004 – 2018 SAP Concur. All rights reserved.  22 
 Travel Allowance (Per Diem) Reduction 
This would be used when you do not wish to claim the entire GSA standard per diem rate.  
(i.e. if your department has its own allowable, lower, Travel Allowance‐Per Diem‐expense 
rate or you want to claim the actual amount that you spent.) 
1. After Creating a Travel Itinerary > Add Expense > Create New Expense > search for 
Account Code E729‐Meal Per Diem Reduction in the Search for an expense type field 
and the account choice will appear. 

2. Complete all required fields (red asterisk). 
3. In the Transaction Amount field, you MUST enter that amount as a NEGATIVE 
(i.e. ‐$25.00). 
4. Click Save Expense. 

 
   

 
© 2004 – 2018 SAP Concur. All rights reserved.  23 
 Single‐Day Travel Allowance (Per Diem) 
*Single day travel meals are considered taxable to employees by the IRS.  Expense Type E714 – Taxable 
Meals – Day Travel MUST be used for single day meal reimbursements. Concur’s per diem function (Travel 
Allowance) can only record expenses to E721 – Per Diem Meals so you must use the steps outlined below to 
compute and record single‐day per diem reimbursements. 
 
The 75% first/last day policy does not apply to Taxable Meals for Day Travel.

How to calculate: 
1. Create a New Report as you would a multiple day trip. The Report/Trip Business Start and End 
Dates should be the same.
 
2. Click No, I do not want to claim Travel Allowance > Create Report.

3. Click Add Expense > Create New Expense > E714‐Taxable Meals – Day Travel 
 
4. Enter the M&IE Total (Total of the meals you wish to claim.  I.E. Breakfast, Lunch or Dinner) amount 
(Found at GSA Website): https://www.gsa.gov/travel/plan‐book/per‐diem‐rates 

 
 
 
© 2004 – 2018 SAP Concur. All rights reserved.  24 
 5. Complete all required fields (Red Asterisk) – You MUST answer “YES” in the Taxable field > Save 
Expense. 
 

6. Complete expense report as applicable and submit. 
 
 
Warning message if you do not answer “Yes” to single day travel.  

 
© 2004 – 2018 SAP Concur. All rights reserved.  25 
 Add Expenses ‐ Out‐of‐Pocket 
To add an out‐of‐pocket expense to a report: 
1. From the open report, Add Expense > Create New Expense tab 
2. Enter the Expense Type code or start typing the name in the Search for an expense 
type field and select the correct Expense Type from the list. 
3. Complete the required fields (* Red Asterisk) and any necessary optional 
fields > click one of the following as applicable: 
 Attach Receipt Image ‐ To upload and attach receipt images. 
 Itemizations ‐ To itemize the expense to multiple Expense Types. 
 Save Expense – To save the out‐of‐pocket expense. 
 Cancel ‐ To exit without saving this expense. 

   

 
© 2004 – 2018 SAP Concur. All rights reserved.  26 
 Add Expenses ‐ Purchasing Card Transactions 
On the SAP Concur home page, you can view a list of any unassigned credit card 
transactions in the Available Expenses section. 
You can add purchasing card transactions to an expense report in the following ways: 
 From the open expense report 
 From the Available Expenses section (you might need to scroll down) 
(Expense > Manage Expenses on the sub‐menu) 
 
From the open expense report 
To add purchasing card transactions within the open report: 
1. Click Add Expense. 
2. From the Available Expenses tab, select the appropriate expense(s) ‐ check 
the appropriate box(es) to the left of the expense(s). 

3. Click Add To Report. 
4. Enter all required information and attach receipt(s). 
 
 
From the Available Expenses section on the Expense Home Page 
To assign transactions to a report from the Available Expenses section 
1. From the Available Expenses section on the expense home page (you might need to 
scroll down) Select the appropriate transaction(s) – check the box to the left of the 
expense(s). 
TIP: Select the uppermost check box to select all transactions. 
2. Click Move to. 
3. Click the name of the appropriate report or select New Report. 

 
© 2004 – 2018 SAP Concur. All rights reserved.  27 
 4. If you select an existing report, the report opens and the selected expense(s) 
is/are attached to the report. Complete all required information and attach the 
receipt(s). 
5. If you select New Report, the Create New Report page appears. Enter the report 
information as usual 

 
***See University Purchasing Card Transactions Allocation 
Procedure for more detailed instructions (Help > 
Training > Listed under Guides and FAQs*** 
   

 
© 2004 – 2018 SAP Concur. All rights reserved.  28 
 Business Meals 
 
Policy Statement 
Michigan Tech will reimburse employees/businesses who host events, meals, and banquets for the 
purpose of University business. 
*If you are paying a vendor directly, please submit the request using a paper form and NOT Concur. 

Policy Requirements 
Claims for reimbursement are to be filed within two (2) weeks of the event on a Business Meals Expense 
Report with supporting documentation attached. Original, itemized receipts are to be obtained for all 
such expenses and are to be attached to the Business Meals Expense Report. The receipts should be 
itemized, show the date, the name of the facility at which the event took place, and the total charge.  
Reimbursement for or payment of actual and reasonable expenses should be documented and 
supported by itemized receipts and are limited as follows: 

 Business meals. 
 Banquets for business functions. 
 Events hosted at a private residence for business functions. 
 

1.  On the Expense Home Page ‐ Click Create New Report. 

 
2. Complete all required information on the report header (*Red Asterisk). 
 
Report/Trip Name 
Enter the City where meal/event took place & date of meal (example: Marquette, MI 021819) 
 
Report/Trip Business Start Date and End Date 
Enter the Date of meal in both fields (should be the same). 
 
Report/Trip Purpose 
Select the purpose from the drop‐down menu.  You MUST enter information regarding the 
purpose in the Additional Information box. 
 
Traveler Type 
Who is claiming the meal reimbursement? 

 
© 2004 – 2018 SAP Concur. All rights reserved.  29 
  
Does this trip include personal travel? No 
 
Index 
Select from drop down menu. 
 
Department 
Select from drop down menu. 
 
Comments To/From Approvers/Processors 
Enter any additional information you might like to provide to the approver/processor. 
 
Claim Travel Allowance 
NO!  Always NO, when only expensing a business meal. 
 
3. Create Report > Add Expense > Create New Expense  
4. Select Expense Type E706 – Business Meals Expense 
5. Complete all required fields (*Red Asterisk). 
 

6. Enter which meal is being claimed in the Additional Information field and the 
restaurant name in the Enter Vendor Name field. 
7. Attach Receipt Image, to upload your itemized receipt. 
8. Add Attendees (see Business Meals ‐ Add Attendees) 
a. There should be at least one person who is not a Michigan Tech University 
employee. 
 
*See Receipts ‐ Upload (see Table of Contents) for correct and incorrect receipts. 
 
 
 

 
© 2004 – 2018 SAP Concur. All rights reserved.  30 
 Business Meals – Add Attendees 
Business meal expenses, require you to add attendees to the expense. *You may 
NOT submit a report that expenses a business meal without listing the attendees. 
To add attendees to a business meal: 
1. From the Expense Details screen, click Attendees. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. In the Attendees window, click Add. 

3. The Add Attendees window appears      
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 
© 2004 – 2018 SAP Concur. All rights reserved.  31 
 You can add attendees in several ways: 
*When entering a new attendees name please use the format Last Name, First 
Name 
 Recent Attendees Tab– Select the check box next to the appropriate attendee. 
 New Attendee Tab – Search for the Business, Guest or Employee. If you 
need to create a new attendee, click Create New Attendee, complete the 
required fields, and then click Create Attendee.  When you are done 
adding attendees, click on Cancel. Select the Attendee Name (check box)> 
Save 
 Attendee Groups Tab – Select from your Favorites or My Team (these are 
configured in your Profile settings). 

4. Click Save. 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
© 2004 – 2018 SAP Concur. All rights reserved.  32 
 Lodging Expenses ‐ Add/Itemize 
A hotel bill typically contains a variety of expenses including room fees, taxes, parking, 
meals, valet, telephone charges, and personal items. You must itemize these expenses so 
that they can be allocated correctly. Lodging Itemization allows you to quickly itemize 
recurring room rates and taxes. You can then itemize the remaining charges on your hotel 
bill, and adjust for any rate changes during your stay. 
To create a lodging expense: 
1. With the expense report open, Add Expense > Create New Expense tab, and then select 
the lodging expense type E708‐Lodging and Lodging Deposits. 
 The page refreshes, displaying the required and optional fields for the 
selected expense type. 
2. Complete the fields as directed. 
3. Itemizations Tab > Create Itemization. 
4. Select the appropriate lodging Expense Type E708‐Lodging and Lodging Deposits. 
You can then select if this Entry Type is a Recurring Itemization (enter the 
amount/tax per night) or Single Itemization (enter one total for the entire stay). 

 
Select Recurring Itemization, select whether your hotel room rate was The Same Every Night, 
or Not the Same. 
5. Enter the Room Rate (per night) and Room Tax (per night), as applicable. 
6. Click Save Itemization. 
 

 
© 2004 – 2018 SAP Concur. All rights reserved.  33 
 7. If there is a remaining amount that needs to be itemized (other charges, for example, 
for incidentals or room service), the remaining amount is displayed in the Remaining 
field. Continue to itemize the amounts until the balance is $0.00. 

 
 
8. Click Save Expense. 
 
**If a personal expense (i.e. room service, snack) is charged to the room and the room was paid for with a 
University Purchasing Card you must itemize that expense to Expense Type A127C – Personal‐
non‐reimbursable expense.  This amount will be deducted from the total amount being reimbursed or, if 
the total is more than your out of pocket reimbursement, you will receive an invoice noting how to pay back 
that money to the University. If the purchase was an out‐of‐pocket expense, please deduct the amount of 
the expense from the receipt total.

 
© 2004 – 2018 SAP Concur. All rights reserved.  34 
 Itemize Expenses  
Use the Itemizations tab within the expense to ensure that each of your expenses is 
accounted for correctly – expensing to multiple Expense Types. 
To itemize an expense: 
1. Create the expense as usual, and then click the Itemizations tab (instead of Save 
Expense). 
 Amount, Itemized, and Remaining amounts are displayed. 
 A red exclamation point icon appears next to the Remaining amount, indicating 
that you need to itemize this expense. 

2. On the Itemizations tab, click Create Itemization. 
3. Select the Expense Type that applies to the first itemization from the dropdown list. 
 The page refreshes, displaying the required and optional fields for the 
selected expense type. 
4. Complete all required fields (*Red Asterisk). 
5. Click Save Itemization. 
 The newly created itemization appears. 
6. For each additional itemization, on the Itemizations tab, click Create 
Itemization, select the appropriate expense type and complete the appropriate 
fields. 
 
   

 
© 2004 – 2018 SAP Concur. All rights reserved.  35 
  Once you have itemized the Remaining amount of the charge, an alert 
displays a green Success! checkmark. 

 
7. Click Save Expense. 
   

 
© 2004 – 2018 SAP Concur. All rights reserved.  36 
 Allocate Expenses 
You can allocate expenses to projects or departments (indices), which will be charged for 
those expenses. You can allocate a single expense or multiple expenses. 
 
To allocate your expenses (single or multiple): 
1. With the expense open, to allocate a single expense, click Allocate. 

2. With the report open, to allocate multiple expenses, select the appropriate expenses 
on the left side of the page, and then click Allocate. 

 
 
 
 
 
 

 
© 2004 – 2018 SAP Concur. All rights reserved.  37 
 The Allocate window appears. The total expense Amount, the amount Allocated, and 
the amount Remaining are listed. 

 
3. Select how you wish to allocate, Percent or Amount. 
4. Add the additional index or indices, Add > type the index number and then choose it 
from the drop‐down menu. 
5. Add as many allocations as necessary, from the New Allocation or 
Favorite Allocations tabs. 
 
*You can adjust the amounts and percentages as necessary. The total amount 
must be allocated 100%, otherwise you will not be able to submit the report. 
 

6. Click Save. 
   

 
© 2004 – 2018 SAP Concur. All rights reserved.  38 
 Personal Car Mileage 
To create a car mileage expense: 
NOTE: Google Maps is used to calculate mileage 
 
*When claiming mileage to/from the Houghton County Airport you MUST use Michigan 
Tech’s address of 1400 Townsend Drive, Houghton, MI 49931 or your office’s address as 
your starting location. 
 
1. With the expense report open, click Add Expense, and then select the mileage 
expense type ‐ E750‐Mileage Allowance. 
2. Enter the city and state or address of your Beginning Destination 
3. Enter the city and state or address of you Ending Destination 

4. A screen updates with the total mileage and map of your travel.  If this is a round‐trip 
reimbursement, click Make Round Trip.  The mileage total will update. (You can click and drag on 
the map to adjust your route.) 
5.  Click Add Mileage to Expense 
6. Complete all required fields (red asterisk). 
**If you want to include vicinity mileage you may change the total mileage being claimed.  Please 
note in the Comment field the reason for the change (i.e. 50 vicinity miles). 
7. Click Save Expense or Save and Add Another

 
© 2004 – 2018 SAP Concur. All rights reserved.  39 
 Foreign Currency Transactions 
When your travel takes you to different countries, Concur will convert foreign currency 
transactions to your standard reimbursement currency (USD). Current OANDA conversion 
rates will apply. If a transaction was done in a foreign currency, you MUST enter the 
expense on your report in that currency. 
 
To account for an expense incurred in another currency: 
1. With the report open, click Add Expense > Create New Expense. 
2. Search for or enter an expense type. 
3. Enter the appropriate information in the required and optional fields (*Red Asterisk). 
Note the following: 
 Select the "spend" Currency from the list to the right of the Transaction 
Amount field. The Conversion Rate field appears. 
 The Conversion Rate is automatically populated according to the 
Transaction Date and Currency entries. 
*Expense calculates the Amount in your reimbursement currency. 
 Currency can be converted by multiplying by a particular rate or dividing by a 
different rate. To switch between multiplication of the rate to division of the rate, 
click Reverse next to the Conversion Rate field. 
4. Complete the remaining fields as appropriate > Save Expense. 

 
© 2004 – 2018 SAP Concur. All rights reserved.  40 
 Receipts ‐ Attach 
Available Receipts work with the SAP Concur Imaging Service to provide receipt images 
that the user can either email or upload images to, and then use to attach images at the line 
item expense entry level (only). Images in supported format are uploaded using an SAP 
Concur‐verified email address provided by the user during signup, and these images are 
then available to that user (only) for the purpose of attaching to report expense entries. 
See Receipts ‐ Uploading for details (See Table of Contents). 
 
To attach a receipt image to an expense entry using Available Receipts: 
1. Select an expense to open it to the Details tab. 

2. Click + Attach Receipt Image. 
3. Select the receipt image you want to attach, click Attach. 
4. The receipt image is attached to the expense entry and displays on the right side of 
the screen. 
Note: You can Detach the image or Append an additional image from the receipt 
pane. 

 
   

 
© 2004 – 2018 SAP Concur. All rights reserved.  41 
  
Receipts ‐ Upload 
*Each receipt MUST be uploaded individually.  Documents that contain multiple receipts will not be 
accepted and will be returned to the user for corrections. 
 
*Please submit detailed/itemized receipts only (see examples). 
 
You can upload your receipts to SAP Concur three ways: 
 Email to your SAP Concur account (to yourself or another user) – Slowest Method. 
 
 Through the SAP Concur Mobile App (only to yourself) – Fastest Method. 
 
‐OR‐ 
 
 Upload scanned documents from your computer (to yourself or another user) 
 

o Available formats are: PNG, JPG, JPEG, PDF, TIF or TIFF. 
o When scanning, the images should be scanned at 300 dpi or lower to reduce file size.  For 
best results, scan or take a photo as a black and white picture with no more than 1024 x 768 
image resolution. 
o There is a size limit for each image file; the “upload” window displays that limit. 
o No more than 10 files can be uploaded in a single session.  To upload more than 10, simply 
upload the first 10 and then upload another 10, until done. 
 
 
Email to your Concur Account 
1. Scan the receipt into the system and attach the receipt document to an email. 
a. If you are emailing the receipt to your own account, send the email to receipts@concur.com 
with a blank Subject line. 
b. If you are emailing the receipts to someone else’s account, send the email to 
receipts@concur.com and put the recipients email address in the Subject line (i.e. 
name@mtu.edu) 
2. Send 
 
SAP Mobile App 
1. Open the SAP Concur App 
2. Click Expenses 
3. Click + > Add Receipt > Camera  
4. Take a photo as you normally would with your phone. 
5. Refresh your web browser on your computer and the receipt will be available in your SAP Concur 
account immediately. 
   

 
© 2004 – 2018 SAP Concur. All rights reserved.  42 
 Upload scanned documents from your computer 
1. On the SAP Concur Home Page, click Expenses. 
2. Scroll down until you see your Available Receipts. 
3. Click Upload Receipt Image. 
4. Choose the receipts that you wish to upload from your computer. 
 
Correct (Detailed/Itemized) Receipt 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Incorrect Receipt 
   

 
© 2004 – 2018 SAP Concur. All rights reserved.  43 
 Attach a Document/Receipt to a Report 
To attach a receipt/document at the report level (NOT the expense): 
*DO NOT create an E760‐Misc Travel expense with a $0.00 amount just to attach a receipt. 
 
With the report open > Manage Receipts > Manage Attachments >

 
 
> + Upload Report Level Attachment > select receipt/document to attach. 
 

 
   

 
© 2004 – 2018 SAP Concur. All rights reserved.  44 
 Copy ‐ Expense 
Copy an expense and then update the expense details to quickly enter a reoccurring 
expense. This is especially useful for recurring business expenses. 
To copy an expense: 
1. With the expense report open, check the box(es) of the expense(s) you want to copy. 
2. Click Copy. 

The new expense is added to the Expenses list. Note the following: 
 The original expense date is advanced by one day. 
 All allocations, attendees and expense‐level comments details from the 
original expense are copied to the new expense. 
 Credit card information, e‐receipts, mobile entry information, and travel 
segments (associated with travel itineraries) from the original expense are not 
copied to the new expense. 
NOTE: This type of information is generally associated with only one expense so 
it is not copied to the new expense. 
 If the Payment Type of the original expense is a credit card, then the Payment 
Type of the new expense is editable using the dropdown.

 
© 2004 – 2018 SAP Concur. All rights reserved.  45 
 Copy ‐ Report 
When it’s necessary to submit more than one report for the same trip. (i.e. Submitting a reimbursement 
request for expenses incurred prior to your trip such as hotel, airline or conference fees.) – this is allowable 
as long as the travel allowance (per diem) is only being claimed on the report that is submitted after the 
travel has occurred.  
 
1. Open the report that you want to copy > select Copy Report > 
 

 
 
2. Name your report > select the starting date > Create New Report 

 
Note the following: 
 The original expenses will need to be deleted (they can only be claimed once). 
 
 
 
 
 
 

 
© 2004 – 2018 SAP Concur. All rights reserved.  46 
 Printing/Submitting Reports 
When you complete your expense report, you can print it to save a hard copy for your 
records or to review required receipts. 
 
Print Reports 
To preview and print the expense report: 
1. On  the  expense  report  page,  click  Print/Share  >  *MTU‐Details  Report  with 
Summary Data. 

2. On the Detailed Report screen, review the details, and then click Print, Save as PDF or 
Email. 
 
 
Submit Reports: 
1. On the expense report page, click Submit Report. A User Electronic Agreement form will 
pop‐up.  You will need to click Accept & Continue.  

 
© 2004 – 2018 SAP Concur. All rights reserved.  47 
  
2. The Report Totals window appears. Review the information for 
accuracy, and then click Submit Report. The Report Status window 
appears. 
3. Click Close. 
 

If you cannot successfully submit the report, a message appears describing the report 
error/alert. Correct the error/alert, or if you require help to complete the task, contact 
your SAP Concur administrator. 

 
© 2004 – 2018 SAP Concur. All rights reserved.  48 
 Approving/Reviewing Reports 
As an approver, you will need to review submitted expense reports and approve them for 
reimbursement. On the SAP Concur home page, in the My Tasks section, you can view a 
list of any report waiting your approval. 
To review and approve an expense report: 
 
1. On the SAP Concur home page, in the Required Approvals section of My Tasks, 
click Expense Reports. 

 
2. The Reports Pending your Approval page lists the awaiting reports. Select the report 
you want to open. 
3. Review the report details, and then click Approve or Send Back to User. 
 
*For more detailed instructions on approving reports go to the Need Help? Link on your Concur Home Page 
and select How to Approve an Expense Report. 

 
© 2004 – 2018 SAP Concur. All rights reserved.  49 
 Additional Review Required 
As an approver, you can add additional review steps for an expense report. For example, 
you might need to forward the report to additional approvers if the expense report amount 
exceeds your approval limit, or if the report contains allocations to an index that is not 
within your approval authorization. 
To approve and forward a report: 
1. On the SAP Concur home page, in the Required Approvals section of My Tasks, click 
Expense Reports. The Reports Pending your Approval page lists the awaiting 
reports. Select the report you want to open. 
2. Review the report, and then click Approve & Forward. Enter the User‐
Added Approver, and add a comment, as needed. 
3. Click Approve & Forward to approve the expense report and send it to the 
next approver. 

 
© 2004 – 2018 SAP Concur. All rights reserved.  50 
 Send Back a Report 
As an approver, you will review submitted expense reports and approve them for 
reimbursement. All of the report’s expenses appear in the Expenses list. If the report 
contains any exceptions, they will display in the Exceptions section of the report. 
To return the entire expense report to the employee for correction: 
1. On the SAP Concur home page, in the Required Approvals section of My Tasks, click 
Expense Reports. 
The Reports Pending your Approval page lists the awaiting reports. Select the report 
you want to open. 

2. Click Send Back to Employee. 
 The Send Back Report window appears. 
3. Enter a Comment for the employee, explaining why you are returning the report, and 
then click OK. 
 
 
Note: When a report is sent back to the user, the report will need to go through the entire workflow 
approval process again.

 
© 2004 – 2018 SAP Concur. All rights reserved.  51 
 Correct/Resubmit a Report 
Your expense approver or the processor might send a report back to you if an error is 
found. The approver/processor will include a comment explaining why the report was 
returned to you. 
To correct and resubmit an expense report: 
1. Open the report, on the SAP Concur home page, on the Quick Task Bar, click the 
Open Reports task. 

 
In the Active Reports section of the page, the report appears with Returned in RED on 
the report tile. The approver's comment appears below the amount. 

 
2. Click the Returned report tile to open the report. 
3. Make the requested changes, and then click Submit Report. 
   

 
© 2004 – 2018 SAP Concur. All rights reserved.  52 
 Mobile App 
1. Download the SAP Concur App. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
2. You MUST verify your email address within your Profile Settings in Concur in 
order to use the SAP Concur App. 
3. Profile > Profile Settings > Email Addresses 

4. Scroll to the Email Addresses Section. 
5. Click How do I verify my email address?  

 
© 2004 – 2018 SAP Concur. All rights reserved.  53 
 6. Follow the instructions. 

 
 
 
Email verification example 

 
 
   

 
© 2004 – 2018 SAP Concur. All rights reserved.  54 
 7. Click on Concur Mobile Registration >  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
a. > Download the SAP Concur App > tap on Company Code Sign In > Enter Company 
Code HCEXRQ > Login with your Michigan Tech ISO login User Name & Password 
 
 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
© 2004 – 2018 SAP Concur. All rights reserved.  55 
 Concur FAQs 
 
When should I submit a cash advance request? 
Cash advances pay seven days prior to the first date of travel.  If the request is processed less than seven 
days prior to the first date of travel it will pay the following day (received in your account two days from the 
processing date) – direct deposit only/checks will be paid on the next check run day (Thursday). 
 
How do I get back to the header on my report? 
With the report open > click Report Details > click Report Header. 
 
How do I change/update my travel itinerary on my expense report? 
With the report open > click Travel Allowance > click Manage Travel Allowance > select the itinerary > click 
Edit > make changes > click Done. 
 
What if I forgot to choose Yes, I want to claim a Travel Allowance on the report 
header and have already created my report? 
With the report open > click Report Retails > click Manage Travel Allowance > click Create New Itinerary 
tab > create itinerary (see Table of Contents). 
 
Why is the name of my report so important? 
When naming a Travel Expense Report the format of City, State MMDDYY should be used.  When naming a 
Purchasing Card Report the format of XXXX‐MM/YYYY should be used.  This standardization of formats 
makes it easier to find reports in the system. 
 
Is there a quick way to create a second report for additional expenses incurred on 
the same trip? 
Use the Copy function to copy the first report (see table of contents).  
 
Do I need to create two individual mileage expenses when claiming roundtrip 
mileage? 
No. When creating a mileage expense (E750‐Mileage Allowance), click on Make Roundtrip to double the 
mileage. (see Table of Contents). 
 
Can I submit a reimbursement for a student or guest in Concur? 
No.  Concur can only be used by faculty and staff.  Reimbursements for students and/or guests must be 
submitted on a paper travel expense report to Accounts Payable – Travel. 
 
Single‐Day Travel Allowance (Per Diem) E714‐Taxable Meals‐Day Travel vs. 
Overnight Travel Allowance E721‐Meals Per Diem/actual. 
Single day travel meals are considered taxable to employee by the IRS.  Expense Type E714 – Taxable Meals 
– Day Travel MUST be used for single day meal reimbursements (see Table of Contents for instructions).  
Single‐Day travel MUST be submitted on a separate report from overnight travel. 
 
Overnight travel allowance is claimed by creating a travel itinerary (See Table of Content Travel Allowance – 
Per Diem). 
 

 
© 2004 – 2018 SAP Concur. All rights reserved.  56 
 Why do I need to submit detailed receipts with my business meal expense report? 
University Policy states “Original receipts are to be obtained for all such expenses and are to be attached to 
the Business Meals and Banquet Report. The receipt should show the date, the name of the facility at which 
the event took place, and the total charge.” 
 
Why do I get an ALERT on my report after submission that says “One or more Cost 
objects could not be approved by the right authority (AXXXXX Index Name (AXXXXX)). 
The expense report has been moved to the next workflow step.”? 
Simply put, you are the Financial Manager on one or more of the indices being charged and you may NOT 
approve those expenses; therefore, this report moved to the next Approver in line. No action needs to be 
taken. 
 
Do I have to RECALL a report in order to append an additional receipt/document? 
No, A traveler can append a receipt to their travel/business meal report at any time while it is moving its 
way through the approval process without having to recall the report. 
 
How many reports can I submit for my Purchasing Card expenses? 
Typically, only one Purchasing Card report should be submitted each month; however, exceptions can be 
made.  Please contact the Purchasing Card Administrator for approval of any exceptions. 
 
How many reports can I submit for my travel expenses? 
Typically, no more than two travel expense reports should be submitted for the same trip.  Only one of 
those reports may contain travel allowance (per diem) expenses. 
 
 

 
© 2004 – 2018 SAP Concur. All rights reserved.  57