Serviciul OMV Fleet Online –

Administrarea cardurilor
dumneavoastra in timp real

Mai mult decât mişcare.

Serviciul OMV Fleet Online

Informatii in timp real cu acoperire europeana

Cardurile OMV sunt acceptate in 1.800 de statii OMV si 18.000 de statii ale aliantei ROUTEX (Aral, BP, ENI, OMV si
Statoil), in 35 de tări din Europa. Ca utilizator al Cardului OMV aveti acces la informatii in timp real despre fiecare
card OMV utilizat in intreaga retea de statii de distributie mentionate – oricand si oriunde.

Siguranta in timp real a tranzactiilor la nivel european

Cu un sistem in timp real, in toate statiile de alimentare ale aliantei ROUTEX, veti beneficia de o securitate si un
control sporit. Modificarile in aplicatia OMV Fleet Online sunt transmise imediat, oricand este nevoie, astfel incat va
puteti concentra asupra aspectelor mai importante ale afacerii dumneavoastra.

Personalizarea in timp real, la nivel european, in functie de nevoile dumneavoastra

Avand acces in timp real la toate informatiile necesare, puteti coordona in mod eficient flota dumneavoastra si
puteti optimiza utilizarea cardurilor OMV cu functie Routex. Puteti personaliza parametrii cardurilor dumneavoastra,
raportarea si transmiterea informatiilor la nevoile dumneavoastra.

2
Cuprins

Pagina
1. Principalele avantaje ���������������������������������������������������������������� 4
2. Accesare si Autentificare in sistem. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 = Sfat
3. Modul – Masterdata Client . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
4. Modul – Informatii Tranzactii. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
5. Modul – Management Card���������������������������������������������������� 13 = Nota
6. Modul – Management Flota���������������������������������������������������� 20
7. Modul – Management User���������������������������������������������������� 21
8. Note�������������������������������������������������������������������������������������������� 22 = Pas
9. Date de Contact������������������������������������������������������������������������ 24

3
1. Principalele Avantaje

Informatii in timp real la nivel European 24/7 Pagina

Vizualizati limita de credit si disponibilul din limita companiei 6
Setati o notificare automata pe e-mail cu privire la utilizarea limitei de credit a companiei 10, 11
Extragere rapoarte tranzactii cu privire la perioade definite, inclusive ziua curenta 8, 9
Setati transmitearea via e-mail a tuturor tranzactiilor din ziua precedenta 21
Vizualizati statusul curent a cardurilor dumneavoastra 13

Securitate in timp real la nivel European 24/7

Verificati limita maxima si disponibilul la nivel de card 15
Modificati cu efect imediat limitele la nivel de card in caz de nevoie 16
Verificati tranzactiile efectuate la nivel de card in ziua curenta 8
Blocati cu efect imediat orice card si comandati unul nou 14, 17
Deblocati cu efect imediat orice card 14
Setati notificari via e-mail atunci cand cardurile dvs. nu sunt utilizate conform paramentrilor definiti 10, 11

Personalizare in timp real, conform nevoilor dumneavoastra 24/7

Comandati, blocati si deblocati carduri in sistem in functie de structura flotei si necesitatea dvs. 17, 18
Comandati reemiterea de coduri PIN in cazul in care informatia a fost pierduta 18
Stabiliti limite individuale la nivel de card, cu efect imediat, functie de consumurile planificate 16
Utilizati rapoarte de analiza consum pentru identificarea potentialului de economisire 8, 9
Sprijin pentru contrabilitate si controlling prin intermediul rapoartelor de tranzactii 8, 9
Descarcati sau optati pentru transmiterea via e-mail a facturilor in format electronic 12, 21

4
2. Pasi pentru acces si autentificare

1. Verificati daca PC-ul dvs. indeplineste cerintele minime ale sistemului

Conexiunea la Internet: Conexiunea slaba ar putea afecta performantele sistemului

Sistemul de operare: XP, Vista, Windows 7
Rezolutia ecranului: 1024 x 768 pixel
Motoare de cautare suportate: Microsoft Internet Explorer 5.5 or higher
Soft-uri aditionale, setari: enable JavaScript, cookies, and pop-ups in browser,
disable pop-up blockers

2. Mergeti la: http://fleet.omv.com

3. Introduceti „Utilizator“ si „Parola“ Utilizator 7101XXXXXX

Parola •••••••••••
4. Selectati „Limba“ Limba Romana

5. Apasati butonul „LOGARE“ Logare

6. Schimbati imediat parola dupa prima autentificare!

5
 Masterdata Informatii Management Management Management
3. Masterdata Client Client Tranzactii Card Flota User

Folositi acest modul pentru a verifica, la o privire la

ansamblu, principalele dumneavoastra informatii in
relatia cu OMV. Obtineti un rezumat cu cele mai
importante informatii ale contului dvs. apasand pe

Masterdata Client

Privire de ansamblu
masterdata

De exemplu puteti vizualiza aici

Limita de credit curenta a companiei dumneavoastra
Limita de credit disponibila/ramasa apasati butonul
„refresh“ pentru informatii in timp real
Persoana de contact OMV

 imita de Credit reprezinta valoarea totala a livrarilor de produse si/sau servicii, inca neplatite, pentru contul
L
dumeavoastra de debitor. Un cont de debitor identifica in sistemul OMV compania dumneavoastra ca platitor.
In cazul in care aveti mai multe numere de client alocate contului debitor aceasta suma va fi impartita cu toate
aceste numere si carduri aferente lor.

In cazul in care riscati sa atingeti limita de credit, sau planificati o crestere a cheltuielilor cu cardurile OMV,
ar trebui sa luati legatura cu persoana de contact din partea OMV pentru a gasi o solutie adecvata.
Limita de credit nu poate fi modificata de dumneavoastra!

6
 Masterdata Informatii Management Management Management
3. Masterdata Client Client Tranzactii Card Flota User

Extrageti lista clientilor alocati contului

dumneavostra apasand pe

Masterdata Client

Lista Clienti

Cautati datele cele mai importante despre

clientii alocati contului dumneavoastra,
sau aflati mai multe informatii apasand
butonul „Detalii“:

7
 Masterdata Informatii Management Management Management
4. Informatii Tranzactii Client Tranzactii Card Flota User

Transparenta totala cu privire la

 Tranzactie nefinalizata
„
tranzactiile efectuate prin intermediul
momentan“ procesata
cardurilor accesand
recent, vor putea fi
Informatii Tranzactii vizualizate doar produsele,
cantitatea, pretul la pompa.
Rapoarte Acest lucru va da
posibilitatea sa verificati
Tranzactii
in timp real utilizarea
cardului.
Aveti acces la o imagine generala a
tuturor tranzactiilor efectuate cu  Tranzactie finalizata“ deja
„
cardurile dumneavoastra de carburant, se pot vizualiza toate
in baza criteriilor stabilite si a datei informatiile precum
predefinite, chiar si in ziua curenta. discounturi si comisioane
Diverse rapoarte va ajuta la gestionarea si astfel dispuneti de
cardurilor de carburant. informatii finale privind
suma facturata.

8
 Masterdata Informatii Management Management Management
4. Informatii Tranzactii Client Tranzactii Card Flota User

Informatii Tranzactii Selectati unul din rapoartele predefinite.

Rapoarte

Tranzactii multiple Identifica cardurile ce au efectuat mai multe tranzactii intr-o zi.
Numar Tranzactii pe zi si card Verificati numarul de tranzactii si valoarea pe fiecare card.
Costuri exploatare vehicul  imagine de ansamblu asupra costurilor (carburant, anvelope, lubrifianti, reparatii,
O
piese de schimb) flotei dumneavoastra. Tranzactiile efectuate cu cardurile OMV sunt
afisate automat, in timp ce alte costuri pot fi introduse manual in modulul
„Management Flota“.
Consum mediu progres Verificati media consumului pe fiecare vehicul, sau pe card, bazat pe tranzactiile de
carburant si kilometri introdusi.

Apasati butonul „Editare Kilometri“ in „rapoarte/tranzactii“ pentru corectia
kilometrilor introdusi gresit.
Valori suspecte in analiza
Identificati nereguli in evolutia costurilor.
costurilor
Valori suspecte in analiza Identificati inconsistenta in consumul tipurilor de produse, in baza tipului de produs
produselor alocat pe vehicul in modulul „Management Flota“.

Pasi pentru afisarea corecta a rapoartelor Microsoft Excel: 

Separator CSV: separatorul de coloane
1. Mergeti la „Management User“ recomandata este „ ; “
2. Cautati contul dvs. de utilizator („Logare“)
Separator 1,000: selectati „ . “ (punct), „ , “
3. Apasati butonul „Editare“
4. Schimbati campurile. (virgula) sau niciun separator

9
 Masterdata Informatii Management Management Management
4. Informatii Tranzactii Client Tranzactii Card Flota User

Pentru a seta o notificare via e-mail cu

privire la atingerea limitelor predefinite
mergeti la

Informatii Tranzactii

Supraveghere Limita

Urmatoarele limite pot fi monitorizate:

Procent ramas din limita de credit
pe companie
Suma pe perioada
(la nivel de client sau card)
Cantitate pe perioada
(la nivel de client sau card)
Cantitate pe tranzactie
(la nivel de client sau card)
Tranzactii pe perioada
(la nivel de client sau card)
Perioada de de utilizare permisa
(zile definite in care cardul poate fi utilizat)


Aceste limite nu sunt utilizate pentru autorizarea tranzactiilor la statii. Sunt definite de dvs. doar cu scopul
de a fi utile la o mai buna monitorizare.

10
 Masterdata Informatii Management Management Management
4. Informatii Tranzactii Client Tranzactii Card Flota User

Pasi pentru a seta limite

individuale virtuale:
 1. Mergeti la „Administrare“

2. Selectati criteriul si cautati.

3. Apasati butonul „NOU“
sau „Editati“
4. Faceti setarile dorite de limite
5. .Pentru a primi notificarea via

e-mail selectati „trimite e-mail“

si introduceti adresa de e-mail.

Pasi pentru a vizualiza limitele

depasite in sistem:
1. Selectati „Depasirea limitei“

2. Selectati criteriile
3. Apasati cautare.

11
 Masterdata Informatii Management Management Management
4. Informatii Tranzactii Client Tranzactii Card Flota User

Gasiti si descarcati
Informatii Tranzactii
Fisiere de date ce contin informatii referitoare la factura sau carduri in
Download/incarcare format electronic
Copii ale facturilor pentru arhivare electronica si procesare rapida
Pasi pentru descarcarea fisierelor
de date:
1. Mergeti la „suport date client,
card“
2. Selectati criteriul
3. Apasati Cautare
4. Descarcati fisierul respectiv.

Inainte de a utiliza aceasta functie contactati echipa OMV Card pentru a o activa in sistem.

Pasi pentru descarcarea copiilor

facturilor:
 1. Alegeti „Facturi“
2. Selectati criteriul

3. Apasati Cautare
4. Descarcati fisierul respectiv.


Puteti seta transmiterea automata pe e-mail a copiei facturi in modulul „Management User/ Expediere
copie factura“.

12
 Masterdata Informatii Management Management Management
5. Management Card Client Tranzactii Card Flota User

Acest modul va da posibilitatea sa administrati independent cardurile OMV, in cel mai simplu mod. Modificarile ca
blocarea/deblocarea de carduri si actualizarea limitei de credit sunt in timp real.

Gasiti o imagine de ansamblu a cardurilor dumneavoastra, cu informatii detaliate pe fiecare card utile pentru a fi
exportate mergand la:

numar card si numar de inmatriculare

Management Card
card precedent (card cu acelasi cod PIN)
Informatii Card data de expirare a cardului
valabilitatea geografica a cardului (national/international)
codul de servicii (restrictii de produs/produse)
statutul cardului (activ, blocat, seters)
informatii despre centrul de cost
informatii adresa
si altele

Statutul curent al serviciilor accesate este afisat sub:

Management Card Aceasta functie va afisa toate serviciile accesate in modul Management Card de
catre utilizatorul sau utilizatorii dvs. incluzand si o sumedenie de informatii detaliate
Servicii Accesate precum si statusul curent al operatiunilor.

13
 Masterdata Informatii Management Management Management
5. Management Card Client Tranzactii Card Flota User

Utilizand functia

Management Card

Servicii

Blocare/Deblocare card

Puteti oricand bloca sau debloca orice card

OMV. Blocarea si deblocarea sunt activate
imediat in toata reteaua de benzinarii din Pasi pentru blocarea sau deblocarea unui card:
intreaga Europa! 1. Cautati si selctati cardul dorit.
2. Apasati pe butonul „Blocheaza“ sau „Deblocheaza“.
3. Selectati motivul (in cazul operatiunii de blocare).
4. I.ntroduceti informatia in campul „Comentariu“.
5. .Confirmati operatiunea apasand butonul „OK“.


Pentru a debloca mai multe carduri in acelasi timp, selectati cardurile in checkbox-ul din partea stanga a listei
de carduri si apasati butonul „Deblocheaza cardurile selectate“.


Blocarea sau deblocarea cardului nu are influenta asupra taxelor de drumuri (serviciul post-pay din Austria).
Pentru a bloca/debloca un card pe taxa de drum folositi butonul „BLOCHEAZA sau DEBLOCHEAZA TAXE
DE DRUM“.


Din motive de securitate, asigurati-va ca niciodata codul PIN nu este notat pe card sau langa acesta. In cazul in
care cardul a fost furat, blocati-l imediat in Serviciul Fleet Online, anuntati OMV in scris si faceti sesizare la politie.

14
 Masterdata Informatii Management Management Management
5. Management Card Client Tranzactii Card Flota User

Utilizati functia
Pentru a vizualiza limitele curente la nivel de card (suma zilnica/saptamanala/
Management Card
lunara si numarul de tranzactii)
Servicii Pentru a verifica limita de credit ramasa, in timp real, si pentru a va asigura ca
soferii dumneavoastra au fonduri suficiente
Schimba limita cardului Pentru a ajusta, in timp real, limitele pe card in intervalul predefinit, in
conformitate cu nevoile dvs.


Pentru a evita problemele in statiile de carburant in urma depasirii limitelor de credit, setati in avans limite
suficiente individuale pe carduri pentru traseele dorite. Daca intervalul disponibil, predefint de OMV, nu este
suficient, consultati persoana de contact din partea OMV.

 intervalul maxim puteti solutiona problema unui card a carui tranzactie a fost respinsa din cauza limitei
In
insuficiente, in timp real, prin simpla majorare a limitei in OMV Fleet Online.

 cazul in care tranzactia respinsa pe acel card este cauzata de limita pe companie sau de faptul ca respectivul
In
card a atins limita maxima din intervalul predefinit de OMV, va rugam sa luati legatura cu persoana de contact
din partea OMV. Puteti verifica suma ramasa a companiei dumenavoastra in sectiunea „Masterdata Client/
Masterdata“ (vezi pagina 6).


Pentru verificarea in avans daca se poate face o plata cu un anumit card, puteti merge la „Limita urmatoarei
tranzactii“. Daca suma din aceasta coloana este mai mica decat orice limita ramasa pe card, inseamna ca
urmeaza sa ramaneti fara limita pe companie. In acest caz va rugam sa consultati persoana de contact din
partea OMV.

15
 Masterdata Informatii Management Management Management
5. Management Card Client Tranzactii Card Flota User

Pasi pentru a vizualiza si modifica

limitele pe card:
1. Cautati cardurile dorite
2. Selectati cardul relevant in
checkbox-ul din partea stanga
a listei de carduri

3. Apasati butonul „Vizualizeaza

limita ramasa“

4. Verificati limitele maxime si dis

ponibilul la „Limita curenta“

5. Identificati cardurile si limitele

ce trebuie modificate

6. Apasati butonul „Modifica
limita“
7. Utilizati scrollbar-ul sau

introduceti valoarea noilor
limite in campurile relevante
8. Confirmati comanda apasand
Modificarile efectuate sunt valabile in toate statiile cu efect imediat!

butonul „OK“.

16
 Masterdata Informatii Management Management Management
5. Management Card Client Tranzactii Card Flota User

Management Card Gasiti o multime de functii si servicii aditionale utile.

Servicii

Comanda Card Comandati carduri noi in functie de cerintele dvs.

Pasi
 pentru a comanda un card nou:
1. Selectati emitentul 7101XX.
2. Selectati numarul de client caruia ii va fi alocat urmatorul card.
3. Apasati butonul „CAUTA“.
4. Completati sablonul de comanda card.
5..Confirmati comanda apasand butonul „OK“.
Comanda Card de schimb Comandati card de schimb, cu acelasi cod PIN cu cardul precedent in situatia in care
acesta din urma a fost distrus sau expirat.

Pasi
 pentru comandarea unui card de schimb:
1..Cautati si selectati cardul dorit.
2..Apasati butonul „Comanda card de schimb“.
3..Verificati si corectati datele din sablonul de comanda card.
4..Confirmati comanda apasand butonul „OK“.

17
 Masterdata Informatii Management Management Management
5. Management Card Client Tranzactii Card Flota User

Comanda card de schimb 

Pentru a reduce eforturile de gestionare a cardurilor, doar cardurile ce au fost
folosite in ultimele 6 luni vor fi inlocuite automat inainte de expirare. Veti fi
informat in timp referitor la ce carduri nu au fost inlocuite si veti putea sa
comandati carduri de care inca mai aveti nevoie prin intermediul Serviciului
Fleet Online. Acest lucru este posibil chiar si in cazul in care cardul vechi a expirat!

Puteti identifica usor cardurile ce nu au fost inlocuite folosind noul filtru
„Urmareste card“, in criteriile de cautare.

Comandati cod PIN Comandati cod PIN, necesar pentru efectuarea platilor cu cardul OMV, in cazul in care
acesta a fost pierdut.
 asi pentru a comanda un cod PIN:
P
1. Cautati si selectati cardul relevant
2. Apasati butonul „Comanda cod PIN“
3. Confirmati comanda apasand butonul „OK“.
Stergere card Folositi aceasta functie de stergere a cardurilor pe care nu le mai folositi, pentru a va
pastra o baza de date la zi si pentru a preveni inlocuirea acestora.
 in motive de siguranta va rugam sa returnati cardurile catre OMV sau sa le
D
distrugeti fizic dupa ce le stergeti din sistem!

18
 Masterdata Informatii Management Management Management
5. Management Card Client Tranzactii Card Flota User

Activare card pentru Activati cardul de carburant pentru plata taxelor de drum (serviciul post-pay in
roadpricing postpay Austria), in cazul in care ati completat anexele necesare si in cazul in care acestea
sunt activate in sistem pentru plata taxelor de drum. Daca nu este cazul, va rugam sa
contactati pensoana de contact din partea OMV.

Cand activati in sistem un nou card pentru plata taxelor de drum, tot va fi
necesar sa-l conectati la „GO-Box“ la punctul de vanzare „GO“.
Administrare centre de cost Folositi aceasta functie pentru a aloca un card unei organizatii din cardul companiei
dumneavoastra, unui sofer sau unei alte divizii ce face ca analiza si managementul
costurilor sa fie transparente. Puteti aloca 2 valori unui card, completand campurile
„Costcenter 1“ si „Costcenter 2“. Alocarile pot fi schimbate oricand este necesar
(ex: alocati un vehicul unui alt sofer).

 Campul „Costcenter 1“ are rolul de a grupa cardurile intr-o lista detaliata a

tranzactiilor ce va fi atasata facturii dumneavoastra.
Modif tip auto Alocati un tip de vehicul fiecarui card cu aceasta functie. Astfel de alocari va pot da
posibilitatea sa faceti o analiza diferita bazata pe tipurile de vehicule.

19
 Masterdata Informatii Management Management Management
6. Management Flota Client Tranzactii Card Flota User

Management Flota In acest modul puteti administra toate datele relevante ale flotei dumneavoastra.

Administrare parc auto

Date vehicul Mentinerea principalelor date ale vehiculelor cum ar fi costurile de leasing,
asigurari, etc.
Date sofer Editati detaliile soferilor precum nume sau numarul permisului de conducere.
Alocare card Alocati un card unui vehicul sau/si unui sofer. De asemenea, aveti posibilitatea sa
faceti alocari noi, customizate.
Administrare costuri Introduceti, editati sau stergeti costurile vehiculelor dumneavoastra ce nu sunt platite
cu un card OMV. Disponibile sunt „costuri periodice“ (ex: asigurare, plati leasing) si
Costuri periodice
„costuri functionare“ (ex: reparatii, anvelope).
Costuri functionare

 
Prin introducerea costurilor periodice, costul este calculat pentru intreaga
perioada si luat in considerare raportul de cost „Operare vehicul“ si „Total
vehicul“.
Rapoarte Descarcati o serie de rapoarte pentru o perioada de timp selectata ce arata costurile
agregate sau detaliate pentru totalul flotei, pentru fiecare vehicul sau fiecare card. In
plus, puteti afisa comparatii de costuri sau analize de consumuri medii in tabele si
grafice. Acest lucru va ajuta sa identificati nereguli si deviatii in dezvoltarea costurilor
pe vehicul.
Preluare date Folositi acest meniu pentru a importa date despre vehiculele si soferii existenti.
Pasi
 pentru incarcarea datelor:
1..Descarcati sabloanele necesare.
2..Introduceti datele relevante in sablon si salvati.
20 3. Incarcati fisierul.
 Masterdata Informatii Management Management Management
7. Management User Client Tranzactii Card Flota User

Folosind acest modul puteti administra conturile userilor de Fleet Online in conconrdanta cu nevoie organizatiei
dumneavoastra si puteti face toate schimbarile necesare.

Management User

Administrare Utilizator Folositi aceasta functie pentru a crea unul sau mai multi subuseri. De asemenea puteti
verifica statusul userilor si efectua orice modificari necesare folosind butonul „editare“
(ex: adresa de email, limba implicita la logare).

Asignarea rolurilor pentru userul principal se face de catre OMV in concordanta
cu acordul semnat, in timp ce asignarea rolurilor subuserilor poate fii facuta de
dumneavoastra direct in Fleet Online.
Configurare vizualizare Configurati modul in care vizualizati modulele, functiile si subfunctiile in concordanta
cu nevoiile dumneavoastra. Daca este nevoie, creati drepturi de acces diferite pentru
subuseri.
Access statistica Folositi aceasta functie pentru a obtine informatii despre numarul de logari si
interogarile facute de useri.
Expediere copie factura Aici puteti seta trimiterea copiilor facturilor catre diverse adrese de email. Facturile
sunt sunt trimise automat la adresele definite imediat dupa ce sunt create. Acest
serviciu faciliteaza procesarea facturilor si arhivarea electronica.

Este poibil sa setati trimiterea automata zilnica a tuturor tranzactiilor din ziua
precedenta alegand „notificare tranzactii zilnice“ in loc de „expediere factura“.

21
8. Note

22
8. Note

23
Date Contact

Pentru mai multe informatii legate de Serviciul OMV Fleet Online va rugam sa consultati

Persoana de contact din partea OMV sau

Echipa OMV Card la

OMV Business Card OMV EuroTruck Card

Departamentul de Carduri OMV Customer Sales and Service Centre
Coralilor 22 Coralilor 22
013329 Bucuresti 013329 Bucuresti
Tel. 0800 0800 77 Tel. 021 402 22 51
omvpetrom@omv.com Tel. +40 21 402 22 51 (int.)
www.omv.ro/businesscard info.eurotruck.ro@omv.com
www.petrom.com www.omv.ro/eurotruck
www.petrom.com

Puteti gasi un ghid de utilizare foarte detaliat sub functia „Help“. De asemenea persoana de contact din partea
OMV va poate pune la dispozitie o copie in format electronic in cazul in care solicitati.