Inventory Control Step 1: Best practices for effective inventory counting
Before you can begin to control your inventory, you must know exactly what is on your shelves.
As dreadful and time consuming as it sounds, it’s not as hard as you think – if you first
implement a process that will enable you to easily perform the task.
Many dealers think purchasing dealer management software solves their problems because all
their quantities are contained in the system. But where are you getting these quantities from in
the first place? You can have the best dealer management system in the world, but it won’t do
you any good if the quantities you put in the computer aren’t right. And even worse, if you do
happen to have the wrong quantities in your software system, it will make your employees less
likely to trust your system. This, in turn, can affect your customer service. If you tell a customer
you have something in stock, but then go back to grab it and realize you’re out, you’ve just hurt
your creditability. Not only that, you just made a customer wait at your counter while your
employee wasted minutes of everyone’s time looking for something that isn’t there. Therefore,
it’s extremely important that you and all of your employees understand the value of a physical
inventory count.
Conducting a Physical Count
The end of the year is a great time to conduct a full physical inventory count. It’s your slowest
time of year, plus it puts you in great shape heading into the next year. Jon Schreibfeder,
president of Effective Inventory Management, suggests you start planning your annual physical
inventory process no later than 12 weeks before the count date. You should also avoid planning
around holidays when you know employees will be occupied.
Three methods for conducting an inventory count:
Bar-Code Readers: This is the most accurate method, however the most expensive given the
fact that you need a bar code reader and your items/bins need to be labeled. You also need a
software program that can register the counts. The benefit, however, is that your inventory levels
are more accurate because human error is greatly reduced.
Count Cards: These are generally index cards that contain the individual product and bin
location. The cards are placed on the shelves or bins before the count begins, so you can go
through and count each bin in sequence. This process is relatively quick because the card that
records the count is already in the bin. Schreibfeder recommends, however, that each counter
also has a supply of blank cards to accurately record discovered or misplaced merchandise. The
blank cards should also be printed on brightly colored card stock so parts that need to be moved
to a proper location (after your count is completed) can be easily located after your physical
count is finished.
Count Sheets: These are usually 8 ½” x 11” pieces of paper that list roughly 25 inventory items.
Schreibfeder recommends that if you use count sheets, make sure the counters also take into
account misplaced material and products not listed, rather than just focusing on only the items
listed on their sheets.
Who should count the inventory?
You have to come up with a strategic plan of who is counting your inventory. If you use the bar
code method, that can be handled by one person. If you use cards or sheets, Schreibfeder
recommends you put together two-person counting teams. The teams should consist of an
experienced employee, paired with someone with less knowledge. Let the experienced person
count and the inexperienced person record. This method will also help your inexperienced
employee become more familiar with your merchandise.
Preparing the stocking area
Cleaning your stocking area is an extremely important task that gives you the perfect opportunity
to make sure that every nut, bolt, etc. is in its proper bin or location and not floating around
somewhere else. If you start out with all of your items in the proper place, it’s going to make
your counts go much, much faster – and your quantities more accurate. This can also help you
get in the habit of putting your parts in their correct place on a regular basis. In order to help
develop this habit, Schreibfeder suggests you clean your stocking area no less than two weeks
before the count begins.
Make sure you have all the necessary supplies needed to conduct your counts in an orderly
fashion such as cards, clipboards, pencils, etc.
Executing the Count
Step 1. Break up your Counting into Small Groups
Schreibfeder recommends that the first step in getting ready to count is to break up your counting
into small groups. This eliminates your employees from becoming too overwhelmed at the
thought of having to count thousands of parts all at once.
Step 2. Create a map of your stocking area
This should include every shelf, bin, drawer, receiving dock, and return area. All of the products
in your inventory must be counted for this to be worth your time, and a success.
Step 3. Divide your stocking area into counting areas
Your counters should be assigned to geographic areas, not product lines. This is due to the fact
that some parts located between major product lines could be missed. Schreibfeder also suggests
that you consider counting surplus areas and slow-moving products before your scheduled
count. If you know that some of your seasonal products aren’t going to sell before your count,
get that out of the way first, and make sure you mark the bins and shelves that are pre-counted.
This will put a little less stress on your employees when the big count hits.
A couple other things you should implement into your pre-counting plan:
– Pull all parts out of inventory that are needed for your current service orders.
– Pull or ship everything on order.
– Don’t move misplaced material while you count.
– Do not fill orders or receive material during the count process.
Step 4. It’s now time to start counting!
When your counters are finished with a small section of bins, let your designated manager verify
the counts. It’s best to first start with your items that bring in the most money and are your
fastest movers. Focus on these items first, because they are the items that are most likely to
contain counting errors. As soon as the counts are verified, enter them into your dealer
management system, or spreadsheet.
After your count is completed, you must print and review discrepancy reports in your dealer
management system (if applicable).
You should also review your whole counting process and document your procedures. Meet with
your employees and determine what worked, what didn’t, and what you can change for future
counts. This should make your next full physical inventory count run much smoother.
If you want to break up your counting in the future, you should consider the method of cycle-
counting.
Cycle-Counting
If you’re looking to ease the burden of conducting the demanding task of an annual inventory
count, there’s an alternative and that’s cycle-counting. It’s a method where you take counts of
different areas of your inventory spread out over the course of the year. And the best part, it
actually makes your inventory more accurate because you are paying attention to specific areas
more often, rather than everything as a whole.
With cycle-counting, you aren’t going to be able to take the time to count inventory items during
your busiest times of the year, but there are probably eight solid months out of the year where
this is feasible. The best way to conduct your cycle-counting is by using what Schreibfeder
refers to as “The Ranking Method.”
The Ranking Method implies that you count your inventory items with the larger number of
dollars flowing through your inventory more often than your slower-moving products.
Schreibfeder states that this ranking is based on Pareto’s Law – 80% of the results of any process
are produced by 20% of the contributing factors. So that means that roughly 20% of your
inventory is responsible for 80% of your stock sales. Schreibfeder feels that you should break
your inventory levels, or “rankings” like this:
– “A” rank items (those responsible for the top 80% of sales) count six times per year.
– “B” rank items (responsible for the next 15% of sales) count three times per year.
– “C” rank items (responsible for the next 4% of sales) count twice per year.
– “D” rank items (responsible for the last 1% of sales) and products with no sales count once
per year.
An advantage of cycle-counting is that you can basically put the full task of inventory counting
in the hands of your Parts Manager, something that Jeff Sheets, senior advisor for Bob Clements
International, feels is beneficial for maintaining more accurate counts. If you put the Parts
Manager in charge of maintaining counts and handling the parts, rather than techs or other
employees, you have much more control. Initially, it may seem like a huge task to put your
inventory solely on the shoulders of your Parts Manager, but we’ll show you some ways to help
make this task easier later on in this report.
Be in the Know
Get our latest resources in your inbox.
Tags
آپ اپنی انوینٹری کو کنٹرول کرنے کے لۓ شروع کرنے
سے پہلے ،آپ کو اپنے سمارٹ پر کیا پتہ ہونا چاہئے .جیسا
کہ خوفناک اور وقت گزارنے لگتا ہے ،جیسے ہی آپ کو
لگتا ہے کہ یہ مشکل نہیں ہے -اگر آپ سب سے پہلے
ایسے عمل کو عملدرآمد کرتے ہیں جس سے آپ کو آسانی
سے کام انجام دینے میں مدد ملے گی.
بہت سے ڈیلرز سوچتے ہیں کہ ڈیلر مینجمنٹ سوفٹ ویئر
خریدنے میں ان مسائل کو حل کرتی ہے کیونکہ ان کی تمام
مقداریں نظام میں موجود ہیں .لیکن آپ ان مقداروں کو پہلی
جگہ سے کہاں سے لے رہے ہیں؟ آپ دنیا میں بہترین ڈیلر
مینجمنٹ سسٹم حاصل کرسکتے ہیں ،لیکن اگر آپ کمپیوٹر
میں مقدار میں ڈالتے ہیں تو یہ آپ کو اچھا نہیں کریں گے.
اور اس سے بھی بدتر ،اگر آپ کے سافٹ ویئر کے نظام
میں غلط مقدار ہو تو آپ کے مالزمین کو آپ کے سسٹم پر
اعتماد کرنے کا امکان کم ہوگا .اس کے نتیجے میں ،آپ
کے کسٹمر سروس کو متاثر کر سکتا ہے .اگر آپ ایک
کسٹمر کو بتاتے ہیں کہ آپ کو اسٹاک میں کچھ ہے ،لیکن
پھر اس پر قبضہ کرنے کے لۓ اور آپ کو احساس ہے کہ
آپ باہر ہیں ،آپ نے اپنی کریڈٹبل کو صرف نقصان پہنچایا
ہے .نہ صرف یہ کہ ،آپ نے اپنے انسداد میں ایک گاہک کا
انتظار کیا ہے جبکہ آپ کے مالزم نے ہر وقت کے منٹ کو
ضائع کر دیا ہے جو کچھ نہیں ہے .لہذا ،یہ انتہائی اہم ہے
کہ آپ اور آپ کے تمام مالزمین کو ایک انوینٹری کی گنتی
کی قدر کے بارے میں سمجھنے کی ضرورت ہے.
جسمانی شمار کا آغاز
سال کا خاتمہ مکمل جسمانی انوینٹری شمار کرنے کا
بہترین وقت ہے .یہ آپ کا سال کا سب سے چھوٹا سا وقت
ہے ،اس کے ساتھ ساتھ آپ کو اگلے سال کے عنوان میں
بڑی شکل میں ڈالتا ہے .مؤثر انوینٹری مینجمنٹ کے صدر
جون سکریبفیرڈ سے پتہ چلتا ہے کہ آپ شمار کی تاریخ
سے پہلے 12ہفتوں سے پہلے اپنے ساالنہ جسمانی
انوینٹری کے عمل کی منصوبہ بندی شروع کررہے ہیں.
آپ کو تعطیالت کے ارد گرد کی منصوبہ بندی سے بچنے
کے لۓ بھی ہونا چاہئے جب آپ جانتے ہیں کہ مالزمین کو
قبضہ کیا جائے گا.
انوینٹری کا شمار کرنے کے لئے تین طریقے:
بار کوڈ کے قارئین :یہ سب سے زیادہ درست طریقہ ہے،
تاہم حقیقت یہ ہے کہ آپ کو ایک بار کوڈ ریڈر کی
ضرورت ہوتی ہے اور آپ کی اشیاء /بینکوں کی لیبل کی
ضرورت ہوتی ہے .آپ کو ایک سوفٹ ویئر پروگرام بھی
ضرورت ہے جو شمار درج کر سکتے ہیں .تاہم ،یہ فائدہ یہ
ہے کہ آپ کی انوینٹری کی سطح زیادہ درست ہیں کیونکہ
انسانی غلطی بہت کم ہے.
شمار کارڈ :یہ عام طور پر انڈیکس کارڈ ہیں جو انفرادی
مصنوعات اور بن مقام پر مشتمل ہے .شماریں شروع ہونے
سے قبل کارڈ شیلف یا ٹوکری پر رکھی جاتی ہیں ،لہذا آپ
ہر بائن کو ترتیب میں ترتیب دے سکتے ہیں .یہ عمل نسبتا
تیز ہے کیونکہ کارڈ جو شمار ریکارڈ کرتا ہے وہ پہلے
سے ہی بن میں ہے .سکریففڈر کی سفارش کی جاتی ہے،
تاہم ،ہر انسداددریافت یا غلط کاروبار درست طریقے سے
ریکارڈ کرنے کے لئے خالی کارڈ کی فراہمی بھی ہے .آپ
کے جسمانی شمار ختم ہوجانے کے بعد خالی کارڈز کو
روشن رنگ کارڈ اسٹاک پر بھی پرنٹ کیا جانا چاہئے تاکہ
حصوں کو مناسب جگہ پر لے جایا جاسکتا ہے (آپ کے
شمار مکمل ہونے کے بعد) آسانی سے واقع ہوسکتی ہے.
شمار کی شیٹیں :یہ عام طور پر کاغذ کے "x 11" ½ 8
ٹکڑے ٹکڑے ہوتے ہیں جو تقریبا 25انوینٹری اشیاء کی
فہرست کرتے ہیں Schreibfeder .کی سفارش کی جاتی
ہے کہ اگر آپ شناختی چادریں استعمال کرتے ہیں ،تو یقینی
بنائیں کہ کاؤنٹروں کو بھی اکاؤنٹ کی غلط مواد اور
مصنوعات میں شامل نہیں کیا جا سکتا ہے ،بلکہ اس کے
بجائے صرف ان کے چادروں میں درج کردہ اشیاء پر توجہ
مرکوز کرنا ہے.
انوینٹری کو کون شمار کرنا چاہئے؟
آپ کو ایک اسٹریٹجک منصوبہ کے ساتھ آنا ہوگا جو آپ
کی انوینٹری کا شمار کر رہا ہے .اگر آپ بار کوڈ کا طریقہ
استعمال کرتے ہیں ،تو یہ ایک شخص کی طرف سے
سنبھاال جا سکتا ہے .اگر آپ کارڈ یا چادر استعمال کرتے
ہیں تو Schreibfeder ،آپ کو دو افراد کی گنتی ٹیموں
کے ساتھ مل کر سفارش کی جاتی ہے .ٹیموں کو ایک
تجربہ کار مالزم پر مشتمل ہونا چاہئے ،کم علم سے کسی
کے ساتھ جوڑتا ہے .تجربے والے افراد کو شمار کرنے
اور غیر جانبدار افراد کو ریکارڈ کرنے دیں .یہ طریقہ آپ
کی غیر ملکی تجربہ کار مالزم آپ کے مال سے زیادہ
واقف بننے میں بھی مدد کرے گا.
اسٹاکنگ کے عالقے کی تیاری
اپنے اسٹاکنگ عالقے کو صاف کرنے کا ایک انتہائی اہم
کام ہے جو آپ کو اس بات کا یقین کرنے کے لئے بہترین
موقع فراہم کرتا ہے کہ ہر نٹ ،بولٹ وغیرہ اس کے مناسب
بن یا مقام میں ہے اور کہیں اور کہیں نہیں .اگر آپ مناسب
جگہ میں اپنی تمام اشیاء کے ساتھ شروع کرتے ہیں تو ،یہ
آپ کی شماریں زیادہ تیزی سے بڑھتی جارہی ہے اور آپ
کی مقدار زیادہ درست ہے .یہ آپ اپنے حصوں کو باقاعدگی
سے اپنی صحیح جگہ میں ڈالنے کی عادت میں حاصل
کرنے میں بھی مدد کرسکتے ہیں .اس عادت کو فروغ دینے
میں مدد کرنے کے لئے ،سکریففڈر سے پتہ چلتا ہے کہ آپ
گنتی شروع ہونے سے پہلے اپنے ذخیرہ کاری کا عالقہ دو
ہفتوں سے کم نہیں.
اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ کے حسابات کو ترتیب دینے
والے فیشن جیسے کارڈز ،کلپ بورڈز ،پینسل وغیرہ وغیرہ
کے لۓ تمام ضروری سامان موجود ہیں.
شمار کو چالنا
مرحلہ .1چھوٹے گروہوں میں آپ کی گنتی کو توڑنا
سکریففڈر کی سفارش کی گئی ہے کہ شمار کرنے کے لئے
تیار ہونے میں پہال قدم آپ کی گنتی چھوٹے گروہوں میں
توڑنا ہے .یہ آپ کے مالزمین کو بہت زیادہ حیران کن
بننے سے ختم کر کے سوچتے ہیں کہ ہزاروں حصوں کو
ایک بار پھر شمار کرنا پڑے گا.
مرحلہ .2اپنے اسٹاکنگ کا نقشہ بنائیں
اس میں ہر شیلف ،بن ،دراج ،گودی وصول ،اور واپسی کے
عالقے میں شامل ہونا چاہئے .آپ کے انوینٹری کے تمام
مصنوعات کو اس کے لئے آپ کا وقت ،اور کامیابی حاصل
کرنے کے لئے شمار کیا جاسکتا ہے.
مرحلہ .3اپنے اسٹاکنگ عالقے کو گنتی عالقوں میں تقسیم
کریں
آپ کے کاؤنٹر جغرافیائی عالقوں ،نہ ہی پروڈکٹ الئنوں کو
تفویض کیا جانا چاہئے .یہ حقیقت یہ ہے کہ بڑے
مصنوعات کی الئنز کے درمیان واقع کچھ حصوں کو یاد
کیا جاسکتا ہے .سکریبفڈر یہ بھی بتاتا ہے کہ آپ کو آپ
کے شیڈول کردہ شمار سے پہلے اضافی عالقوں اور سست
رفتار سے متعلق مصنوعات کی گنتی کرتے ہیں .اگر آپ
جانتے ہیں کہ آپ کے شمار میں سے بعض موسمی
مصنوعات آپ کی گنتی سے قبل فروخت نہیں کررہے ہیں،
اس سے باہر نکلیں ،اور اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ
پہلے سے شمار ہونے والی بینوں اور شیلوں کو نشان زد
کریں .بڑے پیمانے پر مارے جانے پر یہ آپ کے مالزمین
پر تھوڑا کم دباؤ ڈالے گا.
آپ کی پری کی گنتی کی منصوبہ بندی میں آپ کو ایک
جوڑے کی دوسری چیزیں الگو کرنا چاہئے:
-آپ کے موجودہ سروس کے احکامات کے لئے انوینٹری
کے تمام حصے کو ھیںچو.
حکم پر سب کچھ ھیںچو یا جہاز.
جب آپ شمار کرتے ہیں تو غلط مواد کو منتقل نہ کریں.
شمار کے عمل کے دوران احکام کو بھرنے یا مواد حاصل
نہ کرو.
مرحلہ .4اب یہ گنتی شروع کرنے کا وقت ہے!
جب آپ کا شمار کمانڈروں کے چھوٹے حصوں سے ختم
ہوجائے تو ،آپ کے نامزد کردہ مینیجر کو شمار کی توثیق
دیتے ہیں .سب سے بہتر یہ ہے کہ سب سے پہلے اپنی
اشیاء کے ساتھ شروع کریں جو سب سے زیادہ پیسہ الئیں
اور آپ کے سب سے تیزی سے موثر ہیں .پہلے سے ہی ان
اشیاء پر توجہ مرکوز کریں ،کیونکہ وہ ایسی چیزیں ہیں
جن میں شمار ہونے والی غلطیاں شامل ہیں .جیسے ہی
حسابات کی تصدیق کی جاتی ہے ،ان کے اپنے ڈیلر
مینجمنٹ سسٹم ،یا اسپریڈ شیٹ میں درج کریں.
آپ کا شمار مکمل ہونے کے بعد ،آپ کو اپنے ڈیلر
مینجمنٹ سسٹم (اگر قابل اطالق) میں اختالفات کی رپورٹیں
پرنٹ اور جائزہ لیں.
آپ کو اپنی پوری گنتی کے عمل کا جائزہ لینے اور اپنے
طریقہ کار کو بھی دستاویز کرنا چاہئے .اپنے مالزمین سے
مالقات کریں اور اس بات کا تعین کریں کہ کیا کام کیا ہے،
اور مستقبل میں شمار کے لئے آپ کیا تبدیل نہیں کرسکتے
ہیں .یہ آپ کی اگلی مکمل جسمانی انوینٹری کا شمار کرنا
چاہئے جو ہموار ہے.
اگر آپ مستقبل میں اپنی گنتی کو توڑنا چاہتے ہیں تو ،آپ
کو سائیکل کے طریقہ کار پر غور کرنا چاہئے-
اگر آپ ساالنہ انوینٹری کی شمار کے مطالبہ کردہ کام کا
بوجھ کم کرنے کے لئے تالش کر رہے ہیں ،تو یہ ایک
متبادل اور سائیکل کا شمار ہے .یہ ایک طریقہ ہے جہاں
آپ اپنے انوینٹری کے مختلف شعبوں کی تعداد لے کر سال
کے دوران پھیالتے ہیں .اور سب سے بہترین حصہ ،یہ
اصل میں آپ کی انوینٹری زیادہ درست بناتا ہے کیونکہ آپ
کو ہر چیز کے بجائے ہر مخصوص جگہ پر زیادہ تر
مخصوص عالقوں پر توجہ دینا پڑا ہے.
سائیکل کی گنتی کے ساتھ ،آپ ان سالوں میں اپنے قیمتی
وقت کے دوران انوینٹری اشیاء کو شمار کرنے کا وقت
نہیں لے سکیں گے ،لیکن ممکنہ سال یہ ممکن ہے کہ سال
سے باہر آٹھ ٹھوس ماہ ہو .اپنے سائیکل کی گنتی کرنے کا
بہترین طریقہ یہ ہے کہ سکریبفڈر کو "درجہ بندی کے
طریقہ کار" کا حوالہ دیا جاتا ہے.
درجہ بندی کے طریقہ کا مطلب یہ ہے کہ آپ اپنی انوینٹری
اشیاء کو بڑی تعداد میں بہت سے ڈالر کے ساتھ شمار
کرتے ہیں جو آپ کی انوینٹری کے ذریعہ آپ کی تیز رفتار
مصنوعات سے کہیں زیادہ بہتی ہےSchreibfeder .
ریاستوں کہ یہ درجہ بندی پیروٹو کے قانون پر مبنی ہے -
کسی بھی عمل کے نتائج میں سے ٪80حصہ لینے والے
عوامل کے ٪20کی طرف سے پیدا کی جاتی ہیں .لہذا اس
کا مطلب یہ ہے کہ آپ کی فہرست میں تقریبا ٪20آپ کے
اسٹاک کی فروخت میں ٪80کا ذمہ دار ہے.
Schreibfederمحسوس کرتا ہے کہ آپ کو اپنے
انوینٹری کی سطح ،یا "درجہ بندی" کو توڑنا چاہئے.
"A" -درجہ اشیاء (فروخت کے اوپر ٪80فروخت کے
ذمہ دار افراد) ہر سال چھ چھ مرتبہ شمار کرتے ہیں.
" -بی" کی درجہ بندی کی اشیاء (فروخت کے اگلے ٪15
کے لئے ذمہ دار) فی سال تین گنا شمار کرتے ہیں.
"سی" درجہ بندی کی اشیاء (فروخت کے اگلے چار فیصد
کے لئے ذمہ دار) فی سال دو مرتبہ گنتی ہے.
" -ڈی" کی درجہ بندی کی اشیاء (فروخت کے آخری ٪1
کے ذمہ دار) اور مصنوعات جو فی سال ایک بار فروخت
کی فروخت نہیں ہوتی ہے.
سائیکل کی گنتی کا فائدہ یہ ہے کہ آپ بنیادی طور پر آپ
کے حصے مینیجر کے ہاتھوں میں انوینٹری کی گنتی کا
مکمل کام کر سکتے ہیں ،جو کچھ باب Clements
Internationalکے سینئر مشیر ،جیف شیٹس زیادہ درست
حسابات کو برقرار رکھنے کے لئے فائدہ مند ہے .اگر آپ
حصے کے مینیجر کو شمار کو برقرار رکھنے اور ٹیچ یا
دیگر مالزمتوں کے بجائے حصے کو سنبھالنے کے الزام
میں ڈالتے ہیں ،تو آپ کو زیادہ کنٹرول ہے .ابتدائی طور
پر ،یہ آپ کے انوینٹری کو صرف آپ کے حصے مینیجر
کے کندھوں پر ڈالنے کے لئے ایک بہت بڑا کام کی طرح
لگ رہا ہے ،لیکن ہم اس کام کو اس رپورٹ میں بعد میں
آسانی سے بنانے میں مدد کرنے کے لئے کچھ طریقے
دکھائے جائیں گے.
جان لو
اپنے ان باکس میں ہمارے تازہ ترین وسائل حاصل کریں.
