CHAPTER 5: OFFERS

In this chapter, you can learn:

A. PARTS OF A LETTER
B. SAMPLE LETTERS
1. A firm offer for water-heaters
2. A firm offer for sweaters
3. A free offer for garments
4. A firm offer for Drilling Rigs
5. Offer for floor covering
C. EXERCISES
I. Gap filling
1. An offer for aluminum fittings
2. Offer for earth-mover
3. Offer for plastic kitchenware
4. Offer for furniture and fittings
5. Offer for fashion goods
II. Translation
English - Vietnamese
Vietnamese - English
III. Letter writing
Letter 1
Letter 2
Letter 3
Letter 4
Letter 5 ð

116 Chapter 5 - Offers

A. PARTS OF AN OFFER
1. Express thanks for the enquiry
2. Express pleasure in offering
3. State terms and conditions (Commodity, quality, quantity, price, payment,
delivery, packing and marking…)
4. Make favorable comments on the goods or other terms
5. Draw attention to other products likely to interest the buyer
6. Hope for an order

KINDS OF OFFERS
1. Firm offer is made to only one customer, when the seller promises to sell
the goods at a stated price, usually within a period of time. The promise may
express when it takes the form of a quotation that contains the word “For
acceptance within seven days” or similar qualifying word. Like a quotation
without qualifying wards, a firm offer is not leally binding, even when made
expressly; but unlike a quotation, a firm offer is capable acceptance and
once it is accepted it cannot be withdrawn. Although a firm offer is not
binding until accepted, no reputable seller would risk his reputation by
withdrawing his offer before the stated time.

2. Free offer does not bind the seller, and therefore, may be made to several
buyers. If the buyer accept such an offer, the goods are considered to have
been sold to him only when the seller, after receipt of the buyer’ acceptance,
confirm having sold him the goods at the prices on the term and conditions
indicated in the offer.

Chapter 5 - Offers 117

B. SAMPLE LETTERS
1. A firm offer for water-heaters
Sample 1.
Dear Sirs
We thank you very much for your enquiry dated 1st March for water-heater
Waterman Super and are very happy to offer firm until 25 March on the
terms and conditions as follows:
1. Commodity: Water-heater Waterman Super
2. Specifications: as per enclosed catalogue No. 234/TL
3. Quantity: 1,000 units
4. Price: GBP 110 per unit CIF Haiphong including packing
5. Packing: in export customary standard
6. Delivery: in one lot in June 20--
7. Payment: in Pound Sterling of Great Britain by irrevocable letter of
credit at sight to be opened through the Bank for Foreign Trade of
Vietnam, Hanoi, 15 days prior to shipment, valid for 45 days to the
account of Lloy’s Bank, London in our favor for the total value of the
goods to be shipped.
8. Technical document: Two copies of user’s manual to be supplied with
each unit of the goods.
9. Guarantee: 12 months from use and 18 months from dispatch.
We are offering you the water-heater of very good quality and at very
competitive price in order to start our sales in Vietnam.
We look forward to having your order soon.
Yours faithfully
Vocabulary
1. firm offer chào hàng cố định
2. export customary standard tập quán xuất khẩu thông thường
3. as per theo
4. letter of credit at sight tín dụng thư trả ngay
5. valid có hiệu lực
6. in our favor cho chúng tôi hưởng
7. technical document tài liệu kỹ thuật
8. user’s manual tài liệu hướng dẫn sử dụng
9. guarantee bảo hành

118 Chapter 5 - Offers

2. A firm offer for sweaters
Sample 2.
Dear Sirs
We thank you for your enquiry of 6 May 20-- and are pleased to offer you
the goods on request under the following terms and conditions:
1. Commodity: Sweaters for all age groups
2. Specifications: As per enclosed catalogue No. 246TL and sample sent
to you by post today.
3. Quantity: as required and specified in your order.
4. Price: as per attached price list and all the prices should be understood
CIF Kobe including packing.
5. Packing: in seaworthy cartons.
6. Delivery: in one lot in mid October, 20--
7. Payment: in USD by irrevocable letter of credit to be opened through
Tokyo Commercial Bank, 15 days prior to shipment, valid for 45 days
to the account of the Bank for Foreign Trade of Vietnam in our favor
for the total value of the goods to be shipped. Transshipment, partial
shipment and re-export are not allowed.
8. Validity: This offer is valid and effective until… and subject to our final
confirmation.
We assure you that our sweaters are good in quality, attractive in design
and competitive in prices. If your order is for 2,000 pieces or more, we will
be prepared to offer you a discount of 0.3% of the total value of the order.
We look forward to receiving your official order.
Yours faithfully
Vocabulary
1. carton thùng các-tông
2. seaworthy có khả năng đi biển
3. transshipment chuyển tải
4. partial shipment giao hàng từng phần
5. re-export tái xuất khẩu
6. validity thời hạn hiệu lực

Chapter 5 - Offers 119

3. A free offer for garments
Sample 3.
Dear Mr….
We are pleased to make an offer regarding our Swinger dresses and trouser
suits in the sizes you required. Nearly all the models you saw at our fashion
show are obtainable, except trouser suits in pink, of which the small sizes
have been sold out. This line is being manufactured continuously, but will
only be available again in February, so could be delivered to you in March.
All other models can be supplied by the middle of January 20--, subject to
our receiving your firm order by 15 November. Our CIF prices are for sea
transport to Chicago. If you would prefer the goods to be sent by air freight,
this will be charged extra cost.
1. Commodity: Trouser suits sizes 8-16 in white, yellow, red, navy
blue, black. Sizes 14-16 also in pink. $2,650 per 100.
Swinger dresses sizes 1-16 in white, yellow, red, black
2. Prices: Valid until 31 December, 20--
3. Delivery: CIF Chicago, seafreight
4. Payment: by irrevocable L/C, or check with order
You will be receiving cuttings of our materials and a color chart. These
were airmailed to you this morning.
We hope you agree that our prices are very competitive for these good-
quality clothes, and look forward to receiving your initial order.
Yours faithfully
Vocabulary
1. regarding về
2. sell out bán hết
3. check with order thanh toán khi đặt hàng
4. cuttings những mẫu vải
5. color chart bảng màu
6. airmail gửi bằng đường hàng không
7. initial order đơn đặt hàng đầu tiên

120 Chapter 5 - Offers

4. A firm offer for Drilling Rigs
Sample 4.
Dear Sirs
We thank you for your enquiry of 8 September for our drilling rigs model
B32. We are pleased to make a firm offer, subject to acceptance within 21
days for 10 machines at the price of … per unit CIF Saigon including
packing.
Payment is to be made against a Bill of Lading, an Invoice and a Work’s
Test Certificate, by an irrevocable L/C to be opened in our favor with the
Commercial Bank, London for the full value of the goods intended for the
shipment.
The machines can be dispatched within 6 months from receipt of your
formal order. We enclose a list of firms whom we have been supplying with
our machines for the past years for your reference.
Yours faithfully
Vocabulary
1. drilling rigs máy khoan
2. bill of lading vận đơn
3. Work’s Test Certificate Chứng nhận nghiện thu công trình
4. formal order đơn đặt hàng chính thức
5. for your reference để quý ngài tham khảo

5. Offer for floor covering

Sample 5.
Dear Mr. Thompson
In your letter of 1st May, you asked us to send you samples of our rubberized
floor coverings for use on rough surfaces. We appreciate your interest, and
have today dispatched a range of qualities which we have selected specially
to meet your needs.
All of these materials are robust and hard-wearing, and we particularly
recommend No. 7 which is synthetic substance developed by our research
department to withstand the wear and tear of rough and uneven floors.
Please give the samples any test you wish. We are confident that they will

Chapter 5 - Offers 121

stand up to the roughest handling.
Our price list is enclosed together with our trade terms as we think you will
need these when you have completed your tests. It will be a pleasure to
quote you terms for contract supplies and our technical representatives are
at your service at all times.
Yours sincerely
Vocabulary
1. floor coverings tấm lót sàn
2. rough and uneven surface bề mặt gồ ghề, không bằng phẳng
3. hard-wearing bền
4. robust chắc
5. synthetic substance chất tổng hợp nhân tạo
6. withstand chịu đựng
7. wear and tear hao mòn
8. rough handling bốc dỡ hàng mạnh tay
9. trade term điều khoản thương mại

C. EXERCISES

I. Gap filling
1. An offer for aluminum fittings
Dear Mr. Chan
We thank you for your letter of 25 June, and are glad to inform you that all
the items (1) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . in your enquiry are in stock.
We are enclosing a pro-forma invoice for the aluminums fittings you are
interested in. If you wish to place a (2) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . order, will you
please arrange for (3) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . of the invoice by draft through your
bank, and advise us at the same time.
We can guarantee delivery in Melbourne within 3 weeks upon receipt of
your instructions. If you require the items (4) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . , we will
arrange for them to be sent by air, but this will, of course, entail higher (5)
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . charges.

122 Chapter 5 - Offers

We are enclosing (6) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . of our terms of payment, and would
be happy to (7) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . with you if you would let us know how
(8) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . your orders are likely to be.
We are also enclosing a copy of the report, which (9) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . in
the March issue of The Metal Worker, on our ALUMOY fitting.
We are looking forward to hearing from you, and assure you that your
orders will (10) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . our immediate attention.
Yours sincerely

2. Offer for earth-mover

Dear Mr. …
Thank you for your enquiry of 16 August (1) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . our earth-
mover (2) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . at the International Farm Machinery Fair in
Bonn.
In (3) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . to the specific questions in your email, first let me
say we are willing to consider substantial discount on orders over $300,000.
All our machinery is (4) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . for three years (5) . . . . . . . . . . . . . . . .
normal use, and we have several (6) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . in your country with
mechanics trained to service all our products.
With (7) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . to the terms of payment, which you mentioned,
we would consider payment by 30-day B/E, D/A, provided you could offer
two (8) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
I confirm that we can (9) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . orders within three months,
unless there are unusual specifications, and you can buy equipment from us
(10) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . or through our agents in your country.
As requested, I’m sending our current catalogue and price list to you by
express mail. I think you will find the equipment on pages 10-15
particularly interesting for the work you have in mind. If you require any
further information, please contact me.
Yours sincerely

Chapter 5 - Offers 123

3. Offer for plastic kitchenware
Dear Sirs
We are very (1) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . to have your enquiry and are (2) . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . the price list you requested together with our (3) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
of sale.
As you have evidently realized, plastic kitchenware has already ousted
heavy and expandable metal, glass. Dealers who have displayed our brightly
coloured range have reported good sales even in the present season, when
sales are usually (4) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . their lowest.
After studying our prices and our (5) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . terms to the trade,
you will understand why we are working at (6) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . capacity
to (7) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . the demand. We would advise you, therefore, to (8)
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . us have your order by the end of the month, as this will
enable you to have (9) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . of our attractive lines by Easter.
We look forward to the (10) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . of being of service to you.
Yours faithfully

4. Offer for furniture and fittings

Dear Sirs
We thank you for your enquiry of 31 January and can confirm our
telephone conversation of yesterday, in which we (1) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
you that we can (2) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . part of the goods required from (3)
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . in (4) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . with the enclosed detailed
offer. For the (5) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . we would require approximately three
weeks from the (6) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . of receiving your confirmation that
this arrangement is (7) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Prices (8) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . are FOB London
Packing in wooden cases.
Delivery as specified above.
Payment (9) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . documents, by banker’s draft.
We hope your client will (10) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . our terms and delivery
dates satisfactory, and we can assure you that you may count on our full
co-operation and attention in this matter.
Yours faithfully

124 Chapter 5 - Offers

5. Offer for fashion goods
Dear Sirs
We thank you for your enquiry of 12 October, and (1) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
your interest in our products.
(2) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . of our export prices and (3) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . of
payment are enclosed and we have (4) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . for a copy of our
catalogue to be sent to you today.
Our represntatives for Europe, Mr.Nam, will be in Paris from 24 to 30 of
this month, and we have asked him to (5) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . an appointment
to visit you during this period. He will have with him a full (6) . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . samples of our handmade lines and is authorized to discuss the (7) . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . of an order with you or to (8) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . a contract.

We think our (9) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . will be what you wish for the fashion
trade and look forward to the opportunity of (10) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
business with you.
Yours faithfully

II. Translation

English - Vietnamese
1. We thank you for your enquiry of 25 March and can offer you the
following items. This offer will remain open until the receipt of your wire
by return mail.
......................................................................

......................................................................

......................................................................

2. Further to our letter of 15 June, we now offer you, without engagement,

our various items as follows.
......................................................................

......................................................................

3. In order to start a concrete transaction between us, we take pleasure in

Chapter 5 - Offers 125

making you a special offer, subject to our final confirmation.
......................................................................

......................................................................

4. From all list prices we allow a trade discount of 3.5% and a further
special discount of 0.5%, making 4% in all, on orders received on or before
31st May.
......................................................................

......................................................................

......................................................................

5. At your request, we now keep this firm offer open for further ten days
from 10 March.
......................................................................

......................................................................

6. Our high-quality products are well known and universally acknowledged.

Therefore, we are confident that a trial order would convince you that at the
prices quoted the goods we are offering are value for money.
......................................................................

......................................................................

......................................................................

7. Under pressure of rising costs we find it impossible to extend these

favourable terms beyond that date, so we advise you to take advantage of
them now and send us an immediate order.
......................................................................

......................................................................

......................................................................

8. The offer will remain firm until 31 March, beyond which date the terms
and prices should be discussed anew.
......................................................................

......................................................................

126 Chapter 5 - Offers

9. We are free from the obligation for this offer, which has been invalid
since 25 January.
......................................................................

......................................................................

10. As this offer has been waived, it is not binding upon us now.
......................................................................

......................................................................

11. Strong packing will ensure the goods against any possible damage in
transit.
......................................................................

......................................................................

12. The cartons are comparatively light and therefore easy to handle.
......................................................................

......................................................................

13. As long as the documents are in full conformity with the contract, you
are kindly requested to pay for the shipment immediately after your receipt
of all the necessary shipping documents.
......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

14. Please note that our terms of payment are by irrevocable L/C, payable
by sight draft accompanied by shipping documents at the Bank for Foreign
Trade of Vietnam at the port of shipment.
......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

Chapter 5 - Offers 127

15. In compliance with your request, we exceptionally accept delivery
against D/P but this should not be regarded as a precedent.
......................................................................

......................................................................

16. We would like to take the liberty of sending you our illustrated
catalogue and samples of different qualities that we think may satisfy your
customers’ tastes.
......................................................................

......................................................................

......................................................................

17. We are most anxious to serve you and hope to hear from you soon.
......................................................................

......................................................................

18. We feel sure you will find a ready sale for this excellent material and
your customers will be satisfied with it.
......................................................................

......................................................................

19. Our products are made in a wide range of attractive styles and colours
and are as rich-looking as much more expensive coats.
......................................................................

......................................................................

20. We are offering the products of highest quality on most generous terms
and look forward to an opportunity to be of service to you.
......................................................................

......................................................................

......................................................................

128 Chapter 5 - Offers

Vietnamese – English
1. Chắc chắn chúng tôi sẽ không có trở ngại gì trong việc cung cấp cho quý
ngài một bộ sưu tập khá đầy đủ gồm các kiểu hàng mới nhất và bán chạy
nhất mà chúng tôi sản xuất cho mọi lứa tuổi.
......................................................................

......................................................................

......................................................................

2. Chúng tôi tin rằng chào hàng của chúng tôi sẽ được quý ngài chấp nhận
và mong sớm nhận được đơn đặt hàng mua thử của quý ngài.
......................................................................

......................................................................

3. Chúng tôi hi vọng rằng quý ngài sẽ thấy các điều khoản trong chào hàng
này rất thỏa đáng, và chúng tôi có thể đảm bảo với quý ngài rằng đơn hàng
của quý ngài sẽ luôn nhận được sự quan tâm của chúng tôi.
......................................................................

......................................................................

......................................................................

4. Do nhu cầu đối với mặt hàng này trên thị trường thế giới vượt quá mạnh so
với cung nên chúng tôi không thể chào bán cho quý ngài lúc này được.
......................................................................

......................................................................

5. Tài liệu kỹ thuật yêu cầu lập thành ba bộ. Một bộ sẽ được gửi trước đến
quý ngài để dịch. Hai bộ còn lại sẽ được gửi cùng với hàng hóa.
......................................................................

......................................................................

6. Các sản phẩm của chúng tôi sẽ giúp cho quý ngài chào bán cho khách
hàng của mình một sản phẩm không thể chê vào đâu được ở những phẩm
chất chính như độ bền và độ tin cậy.
......................................................................

Chapter 5 - Offers 129

......................................................................

......................................................................

7. Hàng sẽ được đóng trong các hộp bìa cứng với thiết kế hoa phù hợp với
việc trưng bày trong các siêu thị.
......................................................................

......................................................................

8. Cách đóng gói bao bì mới cho bộ tách trà của chúng tôi là theo phong cách
truyền thống Việt Nam và chúng tôi tin chắc nó sẽ thu hút khách hàng.
......................................................................

......................................................................

......................................................................

9. Bao bì của chúng tôi không chỉ có khả năng đi biển mà còn bảo vệ hàng
hóa khỏi những tổn thất có thể xảy ra.
......................................................................

......................................................................

10. Chúng tôi sẽ đóng gói hàng 10 tá trong 1 thùng cát tông, khối lượng cả
bì khoảng 30 kg mỗi thùng.
......................................................................

......................................................................

11. Chúng tôi đã ghi nhận kỹ các yêu cầu của quý ngài đối với đồ chơi laze
nhưng rất tiếc chúng tôi không thể cung cấp vào lúc này. Chúng tôi nhất
định sẽ chào hàng cho quý ngài ngay khi có hàng.
......................................................................

......................................................................

......................................................................

12. Việc đóng gói sẽ được thực hiện theo chỉ dẫn cụ thể của quý ngài. Quý
ngài có thể yên tâm rằng chúng tôi sẽ xử lý khâu đóng gói rất kỹ lưỡng để
tránh thiệt hại có thể xảy ra khi vận chuyển.
......................................................................

130 Chapter 5 - Offers

......................................................................

......................................................................

13. Hàng sẽ được đóng trong bao đay hai lớp, trọng lượng tịnh mỗi bao là
50 kg, khâu miệng bằng dây đay, thích hợp với việc bốc vác và vận tải bằng
đường biển.
......................................................................

......................................................................

......................................................................

14. Người mua sẽ mở một L/C không hủy ngang trả chậm 30 ngày tại một
ngân hàng có uy tín quốc tế cho người Bán hưởng để thanh toán cho 40.000
MT, vào tài khoản của ngân hàng Ngoại thương Việt Nam. L/C phải được
mở trong vòng 7 ngày sau khi ký kết hợp đồng.
......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

15. Hàng sẽ được đóng trong các thùng phuy thép mới, có độ dày của thép
khoảng 1 mm.
......................................................................

......................................................................

16. Hàng được đóng trong thùng gỗ thưa có gia cố bằng đai sắt.
......................................................................

......................................................................

17. Trên bề mặt của mỗi kiện hàng được giao phải ghi rõ số kiện, kích thước
mỗi kiện, trong lượng tịnh, trọng lượng cả bì, vị trí nâng hàng, số hiệu L/C
và dòng chữ “để nơi khô ráo.”
......................................................................

......................................................................

......................................................................

Chapter 5 - Offers 131

18. Toàn bộ số hàng được bọc trong giấy không thấm nước có gia cố ở hai
đầu để tránh hao mòn do ma sát.
......................................................................

......................................................................

19. Hàng được đóng trong bao đay mới, khâu miệng bằng dây đay 8 mũi
chữ X.
......................................................................

......................................................................

20. Trên mặt ngoài mỗi kiện cần ghi rõ tên người gửi hàng, người nhận
hàng, cảng đến, xuất xứ hàng hóa và đánh số 1-10.
......................................................................

......................................................................

III. Letter writing

Letter 1
Ông Trương Bảo Hòa, trưởng phòng xuất khẩu của công ty A nhân được thư hỏi
hàng của ông John Smith, giám đốc kinh doanh của công ty B hỏi mua hạt điều
(cashew nuts) loại A1. Anh/ Chị hãy viết thư chào hàng cho loại hạt điều A1 để
ông Hòa ký hôm nay với các điều khoản và điều kiện sau:
- Hạt điều A1, xuất xứ Việt Nam, vụ mùa năm 2014, không có tạp chất,
thủy phần và hạt hư tối đa 0,2%
- Số lượng: 20 tấn mét, trên dưới 5%, do người bán chọn
- Giá cả: 1000 đô la Mỹ một tấn mét, CIF London, chưa tính phí đóng
gói.
- Thanh toán: bằng L/C không hủy ngang, trả trong vòng 60 ngày mở
tại ngân hàng thương mại London tới tài khoản của người bán tại ngân
hàng Eximbank thành phố HCM, cho người bán hưởng 100% trị giá lô
hàng, có ghi rõ không được phép giao hàng từng phần và chuyển tải.
- Giao hàng làm 2 chuyến, chuyến thứ 1 10 tấn mét vào tháng …,
chuyến thứ 2 vào tháng…
- Đóng gói: đóng trong bao kép, thích hợp với chuyến đi biển dài, trọng

132 Chapter 5 - Offers

 lượng tịnh mỗi bao là 50 kg. Số vỏ bao kèm theo là 200 chiếc.
- Đơn chào hàng này chỉ có hiệu lực trong vòng 15 ngày tính từ ngày
của chào hàng này.
Đối với hạt điều chất lượng A2, hiện công ty đã hết hàng. Tuy nhiên, công
ty xin nhân dịp này, gửi kèm mẫu hàng cho loại điều A2-1 có chất lượng
gần như tương tự mà giá thì thấp hơn nhiều.
A tin rằng B sẽ thấy loại điều này có giá rất cạnh tranh, và điều kiện rất ưu
đãi nên chắc chắn là B sẽ tận dụng chào hàng này.
A hy vọng sẽ có cơ hội được phục vụ khách hàng và nhấn mạnh các đơn đặt
hàng sẽ luôn nhận được sự quan tâm của A.
Hãy bắt đầu thư bằng Dear…

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

Chapter 5 - Offers 133

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

134 Chapter 5 - Offers

Letter 2
Anh/ Chị hãy viết một thư chào hàng sau khi nhận được thư hỏi hàng đề ngày
3/5/20-- của một đối tác tại Trung Quốc hỏi mua chất phụ gia thực phẩm
(foodstuff additives) theo các điều kiện và điều khoản chính như sau:
- Tên hàng: Chất phụ gia thực phẩm NTV231
- Quy cách phẩm chất: theo bảng quy cách phẩm chất của người bán số
NTL031
- Số lượng 50 tấn
- Giao hàng: chậm nhất là 15/8/20--. Không cho phép chuyển tải và giao
hàng từng phần
- Giá cả: theo bảng giá đính kèm
- Thanh toán bằng tín dụng thư không hủy ngang có xác nhận, được mở tại
một ngân hàng có uy tín quốc tế, 30 ngày trước ngày giao hàng, có giá trị 45
ngày cho người bán hưởng theo những chứng từ sau làm 3 bản gốc nếu
không ghi rõ:
+ Vận đơn sạch đã giao hàng lên tàu, cước phí trả trước
+ Hóa đơn thương mại (1 bản gốc, 2 bản sao)
+ Phiếu đóng gói
+ Chứng nhận xuất xứ
+ Chứng nhận phẩm chất và số lượng
+ Đơn bảo hiểm
Ngoài ra Anh/ Chị có thể thêm bất kỳ chi tiết nào để thư chào hàng có tính
chặt chẽ và thuyết phục.
Hãy bắt đầu thư bằng Dear…

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

Chapter 5 - Offers 135

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

136 Chapter 5 - Offers

Letter 3
Công ty anh/ chị vừa nhận được thư hỏi hàng của một đối tác nước ngoài hỏi
mua thiết bị đóng gói đa năng (multi-purpose packaging machine). Hãy viết thư
chào hàng cố định cho tới ngày 1/12/20-- cho mặt hàng trên với các điều khoản
và điều kiện chính. Lưu ý người mua những điểm như sau:
- Số lượng: 5 chiếc, giá $2200/ chiếc
- Công ty chào giá CIF cảng London, nhưng có thể tính theo giá FOB cảng
Sài Gòn nếu khách hàng muốn tự thuê tàu và mua bảo hiểm.
- Chất lượng: Theo bảng quy cách phẩm chất của người Bán số 123 gửi
kèm với chào hàng này
- Thanh toán sẽ được thực hiện bằng T/T cho 30% tổng giá trị của đơn
hàng khi hàng về tới cảng London. Phần còn lại thanh toán bằng L/C không
hủy ngang trả chậm 3 tháng, ghi rõ không được phép giao hàng từng phần
và chuyển tải, theo chứng từ sau làm thành 3 bản:
- Đóng gói và ký mã hiệu: Hàng hóa được đóng trong các thùng các tông
chắc. Trên hai mặt đối diện mỗi thùng ghi tên người gửi, tên người nhận,
cảng giao hàng, cảng đến, kích thước và hàng chữ “để hướng lên trên”.
Khách hàng có thể yên tâm rằng đối với những thiết bị cồng kềnh lại có
nhiều phụ tùng rời đi kèm như thiết bị này, công ty sẽ xử lý khâu đóng gói
rất cận thận để tránh thiệt hại có thể xảy ra.
- Thời hạn bảo hành cho máy là 24 tháng tính từ ngày giao hoặc 20 tháng
kể ngày sử dụng. Khi đối tác nhận được hàng, công ty sẽ cử người đến giúp
đối tác lắp đặt và chạy thử máy, và công ty sẽ chịu toàn bộ chi phí ăn ở, đi
lại cho nhân viên này.
- Các tài liệu kỹ thuật sẽ được làm thành 2 bộ và được gửi trước bằng
đường máy bay.
- Công ty hy vọng đối tác sẽ chấp nhận chào hàng này, công ty tin rằng đối
tác sẽ hài lòng về sản phẩm.
Bắt đầu thư bằng Dear Sir.

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

Chapter 5 - Offers 137

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

138 Chapter 5 - Offers

Letter 4
Anh/ chị viết thư gửi cho ông John Smith, trưởng phòng mua hàng
(purchasing manager) của công ty Home Designs Ltd,có địa chỉ tại 235
King Road, SW2 London, England, kèm với chào hàng số CH/08, catalo,
bảng giá hiện hành bộ bàn ghế mây (rattan table set) theo nội dung gợi ý
sau:
- Cảm ơn đã nhận được thư hỏi hàng và hân hạnh gửi kèm chào hàng
số CH/08, catalo, bảng giá hiện hành.
- Nêu rõ quy cách theo mẫu số CT/204 được minh họa trong catalo:
Mỗi bộ có 1 bàn và 4 ghế.
- Giá chào là giá cố định: 120 pound/bộ, CIF Liverpool bao gồm cả
phí đóng gói trong thùng phù hợp với tập quán xuất khẩu, chào
hàng có giá trị trong vòng 3 tháng. Sẵn sàng chiết khấu 5% đối với
đơn hàng có số lượng 200 bộ hoặc hơn.
- Giao hàng trong vòng 2 tháng kể từ khi nhận được đơn hàng chính
thức với số lượng dưới 100 bộ; trên 100 bộ thời gian giao hàng sẽ
dài hơn.
- Thanh toán bằng đồng bảng Anh, bằng tín dụng thư không thể hủy
ngang trên cơ sở hối phiếu trả tiền ngay, được mở tại một ngân
hàng hàng đầu ở Anh 30 ngày trước khi giao hàng vào tài khoản của
người bán tại Ngân hàng Công thương Việt Nam, chi nhánh Hà
Nội, để người bán hưởng 100% giá trị lô hàng sẽ giao.
- Sản phẩm làm từ nguyên liệu được lựa chọn kỹ, chất lượng tốt, mẫu
mã đẹp, trình độ gia công tinh xảo cộng với giá cả hợp lý chắc chắn
sẽ được ưa chuộng tại thị trường Anh.
- Ngày viết thư là ngày hôm nay; người ký thư là ông Hoàng Nam
Hải – giám đốc bán hàng.
Anh/ chị có thể thêm các chi tiết phù hợp với thư chào hàng.

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

Chapter 5 - Offers 139

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

140 Chapter 5 - Offers

Letter 5
Công ty thủ công mỹ nghệ Việt Nam(Vietnam Handicraft Company); Địa
chỉ: 1/194 Nguyễn Trãi, Thanh Xuân, Hà Nội; Điện thoại và fax: 84-4-
66820188
Nhận được thư hỏi hàng số No. 01/VH-GC/09 đề ngày 20/4 năm 2012
củacông ty TNHH Grace, địa chỉ 175 Broadway, Chippendale, Sydney, Úc.
Hỏi mua bình hoa bằng tre (Bamboo vase) kiểu VH1886.
Anh/Chị hãy viết một thư gửi kèm chào hàng cho công ty TNHH Grace,
chào bán cố định đến ngày 15/7/201... 6400 bình hoa bằng tre theo các điều
kiện thông thường, ngoài ra cần làm rõ những điểm sau:
- Hàng sẽ được giao làm hai chuyến:
+ chuyến 1: giao 3200 chiếc vào ngày 15 tháng 7
+ chuyến 2: giao 3200 chiếc sẽ được giao 2 tuần sau chuyến thứ nhất
tức mồng 28 tháng 7.
- Giá FOB cảng Hải Phòng kể cả bao bì là 12 đô la Mỹ/ một chiếc
- Thanh toán bằng đô la Mỹ, tín dụng thư không thể hủy ngang mở qua
Ngân hàng thương mại Bắc Âu, 15 ngày trước ngày giao hàng có giá trị 45
ngày vào tài khoản của Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam chi nhánh tp
Hà Nội để công ty Thủ công mỹ nghệ Việt Nam được hưởng 100% giá trị
hàng hóa sẽ giao.
- Trước khi kết thúc thư, anh/chị hãy nhấn mạnh rằng hàng hóa của công ty
Thủ công mỹ nghệ Việt Nam bán rất chạy, rằng công ty sẵn sàng chiết khấu
3% cho các đơn hàng đặt hàng trị giá 100.000 đô la Mỹ trở lên và bày tỏ hy
vọng sớm nhận được đơn đặt hàng khác lớn hơn của khách hàng.
Anh/chị có thể thêm chi tiết để hoàn thiện bức thư.
Ngày viết thư là ngày hôm nay.
Người ký thư: Vũ Đức Hoàn- Giám đốc

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

Chapter 5 - Offers 141

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................

......................................................................
---***---

142 Chapter 5 - Offers