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135 views36 pagesManual de Informática Práctica
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/ 36
a casa-en orden Manual de informatica practica
Gplicaciones en al hagar
‘Las cuentas claras
enume Hh Cémotevr ls finanzs dl hogar con Exel
te casa en orden
i 6 Maree eee
Aplicacione
Una oftcina ejemal
‘oasene COfimaticaaplicada al ambito administrative
A sfanetones? io, gracias!
Optimizanelo la gestin de ls documentos
PAGION
a SHUN
weer Preparacion y ereacion de material de estudio
Pasaporte al éxito
casce Haciendo un eureicukum vitae perfecto
Rotativas propias
(enh Paraque todos puedan crear su diario
8 4 rinc6n del coleccionist:
Laconfeccién de catalogesy otras ayudas
= 9 Jugar a ganar
El deporte también puede computarizarse
ea Haciéndose un hueco en la Wet
Laelaboracion paso a paso de una pagina
Proxima entrega
Aplicaciones op al tral
Una oficina ejemplar
Hoy en dia resulta practicamente inconcebi-
ble Levar la administracion de una empresa,
or pequefia que sea, sin la ayuda de las com-
putadoras. Deje en manos de Access, 0 sea,
en buenas manos, la gestién de clientes,
stock y facturas, y disponga en todo
momento de la informacién que requiera.
3
Biblioteca Clarin
ClarinX
©1997. Cases Assocas, S.A. - Barcelona. Deasia acon: 1997, Arto Grfico Eatorial Argentino S.A. - Buenos Aires, Argentina, Impreso en Arts Gréficas Riopla
tense, S.A, Buonos Ares. Argentina 1997. Tads los nombres de prograntas, sistemas operas, hardware yotres que aparecen en la ba son marcas rgitradas de sus
"rspetivas empresas. Las mencianesque se hacen deellasioson unicamentea titulo informativa sind propiedad de ss gistradores legals Las models de pantllas ye
produc defoncsylegotipo son deuularidad de Microsoft Carp. Prete moro, el contenido de a clecin est cestnado al ws el aficionado y no puede utzarse
‘profesianalment. E-mail informatiea@clarn.com.ar Capitulo 4
6/87 ;Una base de datos en el hogar?
yacceda de Access « Herramientas para
enviar mensajes «
Qué hay que tener
en cuenta antes de
ponerse a trabajar «
Ia informaci6n no
es una ciencia oculta.
PAO/41 La tabla de autores: qué debe
contener y como se hace + Cémo relacionar una tabla con
las demas + Qué es y para que sirve la integridad referencial +
Aunque no lo crea, usted puede visualizar lo que ha hecho.
Automatizando las tareas
PAG/45. Métocdos para agilizar la intro-
ducci6n de datos + Las listas de opcio-
nes + Cémo agregar un cuadro de
lista al formulario + Los cuadros
combinados + Convirtiendo un tipo
de cuadro en otro.
PAB/AQ ;A quién demonios le presté
Rayuela? ;Y ese tomo de Borges? Tranquil:
Access recuerda todo lo que usted olvida « Relacio-
nando las tablas a través del campo IdLibro + Cre-
ando el apartado de préstamos en el formulario,
iPor supuesto! + No se preocupe si hasta
ahora trabajé con un programa distinto.
P3B/39.Preste libros, si, pero antes,
por las dudas, cree una base de datos
ycontrole su biblioteca
personel + La tabla
principal: como
estructurarla y qué
campos incoroporar
El proceso de creacién,
paso a paso.
PA2/M3 Acerca del uso de formula-
rios Cémo crearlos para una
biblioteca + Introduciendo toda
Iainformaci6n necesariae
Retoque los formularios
hasta que su aspecto
Ie convenza
Cambiando la
tabulacién.
PABIAT. Como no complicarse
la vida con los cédigos de los
autores « Cree una lista de auto-
res y; después, intégrela tranquila-
mente en el formulario + Qué hacer
para controlar el formato del ISBN +
Las méscaras de entrada,
/
PBO/B1 Las macros + El proceso de crea-
cién de una macro para saber si un libro
ha sido prestado * Bueno, como algu-
nos libros se recuperan, cree otra
‘macro para las devoluciones « Como
insertar botones en los formularios para
ejecutar las mactos. ‘Aplicaciones en el hogar | SUMARIO DEL CUADERNO
EO
La agenda imperdible
P52/53. Agendas hay muchas, pero una
completisima y que, ademis, no se pierda,
sélo hay una + Tablas de personas, domici-
lios y eventos « ?Cémo relacionar las per-
sonas con los sitios donde se las pueden
encontrar? « Tablas auxiliares.
PBAIS5. Como crear las
fichas con todos los datos
que deben figurar en una
buena agenda + Los for-
mularios vinculados « |
Modificaciones necesa-
rias # Creando controles
para seleccionar algunos campos.
PSB/ST Cémo hay que gestionar la
base de datos de la agenda + Bloque-
ando ciertos campos del formulario «
Bliminacién de registros + Creacién
ymodificacion de registros « Formula-
rios dentro de formularios.
P58/59_ Contra el olvido, una
tabla de eventos « Relacionando
Jos eventos con los sitios y las per- P6O/61 Sistemas
sonas ¢ Citas, aniversarios, entre- para encontrar infor-
vistas decisivas... Como crear un ‘macién dentro de la bases ao P6263 Comohacer |
formulario para controlar desde de datos « Tipos de fltros que el recordatorio
la base de datos los ye6mo utilizarlos « Como creado aparezca al ini-
eventos que no se crear una consulta sencilla para clarse el sistema ouna |
deben olvidar « } tener en cuénta que aconteci- aplicaci6n « Como la
Laasignaci6n £ ( mientos préximos hay que computadora no entra |
automética, tener en cuenta. en el bolsillo, cree in-
formes para teneren |
4 A papel el contenido
dela base de datos.
P64 Glosario de palabras técnicas La importancia del orden en el hogar sélo suele tenerse en cuenta cuando se ha extraviado algo.
'Siel objeto en cuestion es importante 0 urgente, lo més normal es que la gente maldiga su falta
cde memoria o la enorme cantidad de cosas que se ha acumulado en casa; como iiltimo recurso,
se empieza a creer en los duendes. Para evitar las sorpresas de tltima hora es imprescindible
saber qué se tiene y dénde esté guardado ~sobre todo si se trata de libros, revistas, documentos
(0 datos-. Respecto al segundo punto no tener los estantes y los cajones sumidos en el caos—
por el momento no se ha inventado ningiin ingenio mecéinico que sitva de ayuda. El control
de lo que se posee, sin embargo, si puede dejarse en manos
{de la computadora y de un gestor de bases de datos,
‘Acerca de las hases de datos
Una base de datos es un
conjunto de archivos donde
sc organiza la informacion
i caisie as macentarrat Qué nanel desempenta
Yamente sencilla sse utiliza un pro- Access en el hogar
fama que contenga herramientas Elusuario puede crearbases /
Paraautomatiarlosprocesos Access de'datovede informacion
de Microsofelprogramaconquese domestica detwlouse
van realizar los ejecicis que apare Sin embargo, no es necsrio
een eneeste cuaderno- dispone, por excederse para tener un buen con-
cjemplo, de lo asiten tel de as cosas una base de datos dea
tes, que simplifican cada alos utensilios de cocina, por ejemplo,
@B enormemente a tree 1o tiene mucho sentido, Hay que saber seleccionar
aguelainformacign que puede resulta realmente ut En este
Sentid, alo largo del cuaderno se mostrar diversas posi
4 des que, con toda seguridad, tienen aplicacién practica. De las
st neesidades prtculares la imaginaion de cad persona depen-
der finalmente el rendimiento que se e aque a Access. No obs-
tante, antes de entrar en materia es conveniente hacer algunas
puntualizaciones respecto al funcionamiento del programa
yal trabajo previo que el usuario debe realizar
‘Si hasta ahora trabajo con otro programa...
‘Access permite operar con informacién que a sido recopilada
1 = ‘on ottos programas. Fs decir, si dispone de una hase de datos
1 Con D hecha con otra apicaciones, podré utilizar, salvo algunas excep
riven porismieds lear cones, sin tener que volver 2 eseribir su contenido, Existen dos
rsesrione ina base oa formas de hacerlo:
latos depende de la comple-
fidad dela misma; si se APORTAR - Fstaposibilidad NEDIAR - En este caso,
quiere hacer algo sencillo, comporta la copia de todos Access crear un enlace con,
por ejemplo, ser cuestion Tos datos del archivo origen un archivo externo, de forma
de minutos. Sin embargo, endl archivo destino. Asi las ‘que podes seguir ytilizando
is introduccin de datos, modificaciones que se hagan el programa original, y modi
jue wealmente den valor a en éste no quedarin refleja- ficary consulta con los
esta herramienta de trabajo, dasen aquel datos que contiene,
puede evar ates. enga pa-
ciencia, pues es un proceso
laborioso algo monéton | mnlicaciones en el hogar CADA COSA EN SU SITIO
CEES Innoor
rr
Eee
‘Antes de sentarse frente ala pantalla de la PC para hacer una base de datos s conveniente
analizar con detenimiento qué se quiere conseguir dela misma y que informacin se le va, |
«a incorporar. En este sentido, existe una metodologia para el diseno de as base de datos que
es conveniente tener en cuenta antes de iniiar el trabajo. Con lip y papel en la mano, los
pasos generalesa seguir son:
DETERMINE 108 CAMPOS - Confeccione una
lista de todos los conceptos en termino~
logia de bases de datos, campos que serén
incluidos. También es conveniente hacer una
pequefia descripcién de cada uno de estos
conceptos. Fn el caso de una agenda per-
sonal, por ejemplo, los eampos serian
el nombre de a persona, su apellido,
Ia calle donde vive, la ciudad, ete
IISTRIBUYALDS EN GRUPOS - Una vez
establecidos los campos, sepirelos segin
Tarelaciones que puedan establecerse, Siguiendo
el ejemplo anterior, por ejemplo, e podrian agrupar |
Tos datos en: personales -nomrey apelide- profesio-
nalesa qué empresa pertenece y qué cargo Ocupa- ee
‘ISLE LOS CAMPOS SUSCEPTILES NE MODI
(REIGN - Estudie y decida qué campos
pueden separarse para que, en caso de actaa-
liza as fichas, no sea necesario cambiar
los datos. Fn el ejemplo de una base de
datos para una biblioteca, por ejemplo,
Ja fecha de fllecimiento de un autor |
‘no deberia inciurse en a tabla de
los libros. En caso contrario, cuando
uun autor fllezca, deberin actualizarse
todos los regisros de sus libros.
STABLEZEA UNA RELACION DE Cocos Mum
NGOS - La utilizaré para relacionarlas
tablas de una base de datos. A Ta larga esto
evitaré problemas,
cranes = A)
‘WA ALHAGER BE LA INFORMACION 4 ‘
«campos. Para conseguirlo, analice
Jos listados y formularios que cre
ara yel tipo de bisquedas que
piensa realizar. Una vez haya aca-
Dado este paso previo, estari.en
condiciones de trabajar con Access
sabjendo que tiene claro qué va
hacer y que no sera necesario
cambiarlo todo sobre la marcha,
estudia cémo almacenar, organi
zat, obtener y distrbuir datos con
sistemas que puedan ser aplica-
dos uriversalmente. El primer
método eficaz fue dead hace
mas de cien afios por el estadou-
nidense Mev Dewey y permitio
poner en orden las bibliotacas
de su pais, por aquel entonces
desbordadas ante la avalancha
de nuevos libros publicados en
a primera mitad del siglo XIX. Elprimerejercicio de cua
derno muestra cémo creat
una base de datos para ll-
var el control de una colec-
cién de libros, Para
ar labase de datos se
divided en varias tabas
Laprimera, y también la
principal, eunirs a infor-
‘macidn relativa alos libros
ensf; es deci, se trata de
almacenar las referencias
de cada uno de los jem-
plares que hay en casa
CE
(Campo Tipo
Un conseio|
Utilice et campo Ubica-
cion para indicar stun
libro ha sido prestado,
2 quién y cuéndo. La me-
maria dela gente en el
momento de devalver
algo suele fallar, como
es bien sabico. Otra op-
cin es escribir “Pres
ado" en este campo
y crear ota tabla pare,
mediante el codigo del
libro, descrbir mas deta-
lladamente elpréstamo,
Los primeros pasos del proceso
Pata empezar, abra el programa y, ena ventana
{que aparecers,seleccione a opcion Base de datos
enblanco. Luego, pulse Aceptar. Access mostrara
tun cuadzo de didlogo
donde, en la caja
Nombre de archivo,
eberd escribir un
titulo para el archivo
el cual tendré la ex
tensién MDB.Le
aconscjamos que,
para tener bien iden-
lifcada la base de
datos, inserte un
nombre del tipo
Biblioteca o Mis
libros, por ejemplo.
Finalmente, pulse
Aceptar.
Crear rss ae de ab res
To
Hentfia
Vista Disefio es a forma
mas tradicional de define
Jos campos. En ésta, cada
linea representa un campo.
Enel nuevo cuadro, ntro-
duzca los campos definidos
previamente—véase la tabla
‘que aparece en esta limina~
yyseleccione como campo
clave IdLibeo.
Ahora si dispondra de
una biblioteca personal
La diferencia entre tener en casa una biblioteca o simplemente wna
coleccién de libros depende del control que una persona ejerza sobre
Tos ejemplares que con el tiempo ha ido recopilando y depositado en
las estanterias del hogar. Este control permitiri conocer, en un mo:
mento dado, sise dispone de obras de un autor determinado, cudntos
libros de una materia de estudio pueden consultare y, para los mis
exigentes, dénde puede encontrarseinformacién concreta sobre un
tema, por ejemplo. Sise tiene una memoria prodigioss 0 los libros om
ocos, no habri problemas para encontrar ha respuesta. Si, por el con
trario, se dala situacin deseable de que se poseen muchos tomos,
los datos serén tantos que no habré otro remedio que pedir ayuda
‘alguien que tenga més memoria, Bjecute el programa Acces
© UoIDLIOIaPI. ‘Aplicaciones en el hogar |CADA COSA EN SU SITIO
La clave principal de una tabla se emplea para lcalzar |
y organizar los regjstros de una tabla y, sobre todo,
crear relaciones entre elementos de este tipo. Por este
‘motivo, dicha clave debe ser un campo cuyo cantenido
sea distnto en todos los registros, un requisito que
siempre cumplen los campos autonuméricos.
APAREGE UN CUADRO DE DIALOGO |
IBVERSIS ROMS = Contione los di
tintos elementos que forrman parte
delabase de datos Comprucbe que
Secncuenira dentro dela ich Tbls
ssa Pa haga clic sobre el boton Noe.
TALS see.
tet pci pod ToT
pene res | hconns| EM romloe| Biter | Manes | a tb | |
Pricica Enese
tjempla, no obstar
2 0H 000
Enel siguiente cuadro
de didlogo, eli el sistema
{que prefiera para definirlos
‘campos de a tabla. Enel
ejemplo se optars por Vista
Disefo. A continuacién,
pulse el bot6n Aceptar.
Ty |
|
CUMES - Mediante esta
column, y utilizando
el botin derecho en enda
campo, podra elegir la
clave principal dela tab
NOMBRES - Los nom-
bres de los campos
ddeben ser descript-
10s pero no my
largo.
‘TPO DE DATO - Ex cada
aso se debe analiza ef
Fipo adecuado de campo
vy su longitu.
DeSORIPEION — La descrip
ciém aparecerd en ciortos
{formuilarios para orien-
tar al usuario
Er
a eee
Se es Reet: csveaam (| remeron
eee me een ae ‘ran
eh ae ae gs ven
cierre la ventana
mediante este
ews |pisaia fe
“Tamafc del campo 100, ‘campo es opcenal. afirmativamente
fer teayudeadesebe |G Ia pregunta de si
Relic herteton a ‘pre rn desea ono guar- |
‘hae onetan ¢
oo ee
Naereeio ee bee:
Relea vacacn cums sara
Testo de valacén opine pear
reas fe ate ee
Pernt engdewo_ [to icra
Indexedo No descripsanes.
Merde hase aunt ode tenon ie Soins 2 masa)
Ia informacion sobre el formato ‘Ahora ya puede agregar la informacién relativa alos libros. Para
y las resrccioes deo campos mpeztr haga dble clic sobre el con que aparecer en a fcha
‘Tablas: e abrird una hoja de datos lista para que trabajeen lla Seleccionando la informacion
para la tabla de autores
La mejor fuente para conseguir los
datos eferentes ala tabla de autores
‘sua buena enciclopedis. Por este
‘motivo, antes de confeecionar la
tabla deberia consultar a algunas
biografias y decidir, a partir de
su contenido, qué campos puede
ineluiren la misma. Lo normal
es ener en cuenta, como minimo,
el nombre yapelldos del personaje,
Ja fecha el Ingar de su nacimiento
y desu fallecimiento, ya corriente
literaria ala que pertenece. Puede
agregar més campos, siempre
ependiendo de las posibilidades
que tenga de encontrar informa:
cidn y de su gusto personal
SALT
Para que Access pueda
Jgestionar la informacion
te manera adecuade siem-
pre es necesario asignar
[ada campo a un tipo de
dato. ELnombre de este es
muy indicativo della clase
de informacion que sera
posible intraduciren
En el caso Texto, podrén
Jescribirse pérrafos de
hasta 225 caractores,
De escritos y escritores
Los datos biogrficos de los escritores constituyen una informacion
de consulta muy valiosa cuando se clasifcan los libros. Toda obra debe
su existencia a un autor, y por este motivo es conveniente que en la base
de datos de su biblioteca incluya también una tabla dedicada a ellos
Luego podré relacionarla con los datos que contiene la tabla general
de referencias de libros, en los que ya ineluyé el campo IdAutor,
Una vezfinalizada adefincién de
Ja tabla elacione las tabla delbros @- | C
yy autores. Para empezar, pulse el
Relaciones}
botén Relaciones que se encuentra
enla barra de herramientas, Sies a
primera vez que lo emplea en la base
Ge datos, se abrira el cuadro de didlogo
Mostrar tabla. Sino esast ended que abrirlo
pulsendo el bot6n derecho del mousey eligien:
«doa opcién Relaciones, del meni contextual
CSIs
Para hacer la tabla de autores y lenarla de datos, siga Nombre doleares
‘como ejemplo todos los pasos que se indicaron en la P]idibre
lémina anterior, En esta ocasion, logicamente utilizar
Jos campos que haya seleccionado para disponer de
informaci6n relativa a los escritores. Ala hora de definir
Ja clave primaria, seleccione como tal el campo IdAutor.
PARA SELECCIONAR HL TPO DEDATOS -Sitiese en le celda
tubicada ala derecha de cada campo. Por defecto apare-
cera la opci6n Texto. Si desca cambiar dicha opcién por
ejemplo, para el campo IdAutor debe seleceionar Auto-
numérico pulse sobre el bot6n can una fecha para des-
plegar el menii com las categorias disponibles. Eija la que
en cada caso considere més oportuna,
PARA DERIR LA CLIVE PRRIPAL - Seleccione uno de
Jos campos pulsando sobre el bot6n que aparece a
su izquierda , a continuacién, hage clic sobre
elicono dela barra
deherramientas que
tiene dibujada una la-
ve. Este mismo sim
bolo aparecersa la
Nombre dal cat
Nombre inguierda del campo.
Nacimiento Fecha/Hora ama
Muerte Fecha/More + nee
Lugarace Texto 97 /aes es
Lugar muere Texta
“5 B iaveprnceal
mares ‘olicaciones en el hogar CADA COSA EN SU SITIO
i
Exist res tipos de relaciones uno
‘uno, uno a varios varios ava
aes | BB cowase| tebe] Case PORQUE NAD RUBLE os. La primera se eliza entre dos
| [a Stoeejiacs et omacrar eves pings a send ete
_se_| tun cambio, podré corve- una clave principal y un eampo
gitelerora ivi de cualquiera, ya tercera entre dos
fst borin impos clesqiera,
Tabloccensuta: | Table oconsukarelaconada:
AMGREAUELAS TABLAS - Tras pulsar Relaciones apa
recerd un cuadko que incluye las dos tablas que
hha creado hasta el momento. Seleccione ambas y
pulse Agregar. AI hacerlo se visualizarin en la ven
tana de Relaciones.
F actualizar en cascada los campos relaconadas
IT Blminar en cascada os reistros relacionados
Qué es fa integridad
referencial
La integridad referencial significa
‘que no puede haber registros en una
labla secundaria que no estén re
Tpoderelacén; | Uno a varios i
‘ESTRBLETEA IAS PROPIEDADES DE LA RELAGION En 1
cionados con algin campo de la ta nuevo cuadro arrastre con ¢l cursor el campo IdAu-
cae at ‘a prinial,y que noes posible bo- torde una delas tabas basta elcampo dl mist nom
: svar egitos cola tabla principals bredela otra tabla. Laeg suelo, No importa silo
estén enlazados con registros de la hhace de derecha a izquierda o de iaquierda a derechas
tabla secundaria, Alactiva dicha como un campo es dave el otro no, Acces ertablecerd
‘opcién del cuadro Relaciones, larelacién de forma correcta. A continuaci6n, active
Access hace que estas dos regis la casilla Exigitintegridad referencial, en el drea inferior
Siempresecimplan dlaficha, As evita que haa ios sin autor
BYRELACION AL EENPLD... En el caso
dela biblioteca, el programa no
permiti eliminar un eseritor ni
‘modificar su claveen la tabla de
autores sial registro en cuestin le
corresponde algin libro en la tabla
principal.
Let
‘SURLZRNMO LO QUESE MA HEEHO - Cando haya def-
nido la relacin apareceré una ventana con larepre-
sentacién grtica dela misma, Esta conssteen una linea
gue une os dos campos involucrados,con un I en un
xtreme yun simbolo de ifinito (=) en el oto. Para
finalizar, pulse el bot6n Cerrar situado en elextremo
superior derecho dela ventana. Existen dos formas de crear un formulario con Access. Una permite al usuario estructurar los clemen-
tos segiin su propio criterio, para lo que pod emplear diversas herramientas que el programa pon.
«irda su disposicion. La otra se basa en el uso de asstentes los cuales automatizan muchas operacio-
nes y guian al usuario en la creacidn de ls formularios. Luego, caso de ser necesario os elementos
.
Silo desea, puede el
nar, por ejemplo,
aquellos ayo conte-
ido se establece
avtomaticamente
‘Wun SEAL MY PRACTICA - La Iinea
negra del cuadro de campos marca
lugar donde quedard ubicede el
capo que se arvastra si se suelta
el botén del mouse.
varia la uhicacién de los campos,
Cambie el orden de tabulacion
Para cambiar de un campo a otro cuando
se introducen los datos se emplea el tabula
dor ola teda . Por este motivo, si
‘cambia la ubicacién de alin campo, tam-
© Ble cel Foratario
rida y segura dec
citar le cperaclbe| Haga dic pare selocconar una fl
‘ohaga they arastre para
‘seleccionsr vais Flas. rrastre
bien tendré que modificar el orden de salto
del cursor que tenia fijado el formulario.
Para hacerlo, cambie el formato del doct-
mento Vista Disco y pulse con el bot6n
AESRESO AL FORMULARIO as fas selecionades para
Cuando haya estab: mmoverlas al orden de tabulecn
cidolos cambios oportu-deeaad,
derecho del mouse sobrela ventana. En el
desplegable que aparecers,elija la opcion.
‘Orden de tabulacién. El cuadro de dislogo
nos, pulse Aceptar para
‘ueestos se ejecuten
[copter
asoctado es el que se muestra ala izquierds, Automatizanto las tareas —
Existen diversos elementos que permiten que la introduc-
‘cién de la informacién en la base de datos, una tarea moné-
ttona y tediosa ~sobre todo si hay que generar muchos regis-
tros-, sea més répida y facil de realizar. Estos recursos
xesultan muy practicos, por ejemplo, cuando se tiene que
repetir un concepto ficha tras ficha -es el caso del campo
[Ubicacion del formulario de Ia base de datos de la biblioteca,
‘donde las posibilidades que se pueden elegir siempre son las
'mismas-, cuando resulta imposible recordar los cédigos
de identificacién de un campo -siguiendo con el ejemplo
{de la biblioteca, el campo IdAutor-
Sin estos elementos, po-
Iner en orden el lugar no seria una ayuda sino una penitencia.
su ficil manejo yen lo intuitivo que es.Y dentro de los elementos que hacen esto posible ‘
‘eles eels i ede lege
| |
| aR Semen
CI a ope ea Saaiees eae een
sotertes pare cote] a
{Cuando se trabaja con una lista cerrada de a & | ee
‘opciones, por ejemplo, para el campo Ubica- cea
cion~y es que los sitios donde pueden guar- AMCTVE EL ASISTENTE Pana CREAR i stoma
darse los ros no vara lo ieal sera CURDRO DELSTA - Para hacerlo,
inclu en el formalario un cuadro que compruebe primero que est pulsado
ageupe todas ls alterativas posible elbotén Asistents para controls del i
[Para crear este tipo de elementos, siga cuadro de herramicntas de diseno, L
proceso que a continuacida se detala
i Acre usta DEERME LA UEC ‘CEREAL one
{pei a ere By Zip SB tive cume 1 VALORES asis-
smulario donde nece- Seleccione la herumienta tente xe pondrien mar-
| Hvista] site insertarel cuadro Cuadra de lista] Cuadro de istay,a conti ‘hay preguntaré de
| de lista y, una vez que nuacién, elija dénde ubi- donde quiere extraer los
| xe secncuentre en «ariel control, Con est propsito hag lc valores ttilizables Selec
| pantalla, pulse sobre el botén Vista de ‘en la esquina superior izquierda de la easilla cione i opcién Escribiré
|e Einmerwal hasosuessereere weet designada También x poabl cecelonar an aa yabes qua
| elproceso,lomes adecundo es utilizar rea arrastrando y soltando el eusor- para
| elasistente para ceacion de controles que el contro de lista, sin el tl, adquiers,
‘que Access pone su disposicion, lbs dimensiones deintvs.
1--- CMe
partiendo de cero, siga los mismos
pasos que se detalian en el proceso
es raxraoo new came are. ‘(04858 detain en
ae see ee eee Mat taccrsercemce —— femcendeuncinoetsa
‘neste titimo se muestra la lista de opciones con ‘euadro -por ejemplo uno de lista conver- esaciishert pulse beet
Dotones para recorreras, en el otro se despliega la tirloen combinado-seleccione el elemen- Pre eb ideas
Oa ne ae Soa ee eee asoconti
ser ee bene
pl sobre
mimoconelboton
diseche del mene
7 aljeinopeion Cam-
ara Dentro desu
submenssdeeione
Guauto combina.
Bleuedo cambiar
Bete tate tetn deaperend
A. ler de ante de pra lao |
Sete
3 sion -eare atts
aiuetoyompnnteqnedems| [ese
Bowinvalis conssencae [Een
contol tiene Ie ventaja de queda
misintegrado al diseio del formu- Ee
Javio portener fondo transparente. [Cocina
Tater
eanonsiowr? (Dy am ne onl ceo caer de asc ns
‘rn misaypseves eteoncescas
= ~~ ae
‘paises cions dace as eccumacaasins asc
eee | ‘HCUADRO APARECE YA EN EL FORMULARIO - Finalmente,
asigne un nombre al control que esti creando en
este caso Ubicacién—y pulse Terminar. Si, ya de vuelta
al formularo, selecciona la opcidn Vista formulario del
‘meni Ver, observardel aspecto que tiene el nuevo ele-
‘mento dentro del documento y podra utilizar,
snelvar are
ore | cane [eeaetee ] _taries_ an
DETERMINE LOS VALO- =
ES ANCE En
el siguiente paso seri ‘OWE cuMAOAR 10S aLO- ———cONFRCHGN co wach s-
introducitlos valores HES-Elasistentepregun- Un valornoque-—_AEBHON- Con exos
opciones qe forms- tard donde slmacentlain- dard depnido dos boanespusde
ran pare del cuadro de formacion, Parael aso del fsa que no buscar elemento
lista Hl orden en que los campo Ubicacién,seleccione se selene deaf gue deseo
escribaseré el mismo Tnopcién que aparece con Come mone ‘signa a campo.
on qe sparen este nombre.
luego en el formulario, {Cuando se introducen los datos en los formularios,in-
tentar memorizar todos los cdigos de los autores es,
Imas que una temeridad, una locura, Adernis de innece-
Ssario. Para que no se tenga que irabriendo y cerrando
la tabla de autores cada dos por tres con el fin de com-
jprobar los némeros de identificacién que seria la al
nativa- el usuario puede aplicar los mismos principios
{que se vieron en la lamina anterior, pero con algunas
Imodificaciones. Se trata de crear una lista deescrtores.
Con los cuatiros de onciones el formulario
es ahora mas facil de manejar
Elcuadro combinado en el formulario es la forma
‘mas cémoda de introducir datos que estén relacio-
rnados con cédigos de registras—como ocurre en el
campo Autores Si desea modificar el tamatio del
‘cuado, elijael formato Vista Diseno y mueva ma-
rnualmente los bordes de ls celdas,
| wine ein we dente Eos eres Grae Vern 2
EMM
El objetivo de este ejerccio es crear un cuadro desplegable que incluya el |
nombre y el cdigo de cada autor, para que ala hora de introducis la infor-
maci6n referenteal campo IdAutor, el usuario lo tenga facil. Para ello se
insertaré un desplegable. Los pasos a seguir sn:
Fa]] MPatPanacatn - para empezar, abra
la tabla de autores y, una vezen ésta,
@Eeat
PT one seeee
‘mientasy, en este mismo elemento,
clquee sobre Cuadro combinado.
4
‘Cuadro combinado =] SR
[KPITA LAS OPERAGIONES USADAS PARA NSERTAR UN CUADRD DEISTA - Como
enel ejemplo dela limina anterior, seleccione el higar donde ubicara el
‘cuadto. A continuacién se abriri el asstente correspondiente.
2 mine ue x worn S XTANRA BELA THB primer ven
tana delsistente,y ante la pregunta De dénde van aextraerse los datos,
informe a Access que se hard desde una tabla de la base de datos.
{Basa cont debe poprcorat vale par eeu
embeds?
Toe
eee
6 Tei
mutes n |
haya pulsado Siguiente
~botén que deberd utilizar
para pasara otro paso
urante el proceso-, pulse
sobre tabla Autores, que
serdla que se emplee como
‘BOTOW De DESPLERAR
| _ Pulse acd para ver los di-
‘yersosregistros que han
sido inaroducidos en la
tabla de escritores. Utiice fuente delos valores.
cst elemento como
ure ment cualquiera
AGREGUE 10S CANES QUE
APARECERAN - En Ia siguien-
te pantalla, seleccionelos dos
‘campos que formar parte
del cuadro combinado: 1dAu-
tor, para obtener el cédigo,y
Nombre, para identifcar cada
escritor con su cédigo,
{— RCERCA DE LA SHLECCION
(Cuando seleccione wn au:
torde a fist, seintrodu-
ira el codigo al que etd
‘asociado en el campo
‘Autor de a tabla Libros. ct AUTOMATIZANDO LAS TAREAS
iri Acces pus nso nla bave de dts else.
‘elecciono ene csc combine, recta eve dooms
(ie puede eso se aka pasronaa nae,
Peoueios ausTes © Rec apa sft ie
Acontinuacién, en © Ainsconer tvs enclcene: A
2 bite Scwnetaco nwt dd Sesame parses sneiesetase
1a que aparecers
ddebers hacer dos cosas en
primer lugar, desactvar la [UM LOS URLORES - Ahora debers especifcar
casilla Ocultar la columna ‘cules el campo, de los ds elegidos, que pro-
clave-para que el cédigo_porcionaré el valor de said al marcat un ele
delautor esté disponible- mento de laista, Seleccione IdAutor. Enel paso
yen segundo lugat,ajustar_ siguiente opte por el campo quelleva el mismo,
lancho delas columnas ‘nombre dentro de a tabla Libros para que se
para que ocupen el espa- almacenen los resultados dentro del mismo,
cioadecuado,
1 fH Pas <1 skimo paso de proces
consiste en dar un nombre al control en el
ejemplo, Cédigo es adecuado~, Luego comprue-
besisu funcionamiento ¢scortecto
Como evitar errores |
Elcédigo de ISBN (International Standard Book Number)
cesuna cadena estindar de trece caracteres de longitud que se
asigna a todos los libros publicados en el mundo, Para que la base
‘de datosle permita detectar sia introducido un ISBN de forma
incorrecta, puede disefar una miscara de entrada,
Un mascara que marca la auta
La méscara de entrada hace de mode-
Tode tocos los datos que se insertan
enla asia que la contiene. De esta
‘manera, sila cadena de caracteres
que se eseribe no respeta la estructura
establecida em la mascara de entrada,
dicha informacién seré considerada
incorrecta. Esto permite al usuario
detectar los errores lo antes posible.
‘CAMBIDS EEL CAMPO - Para
establecer los etoques necesa
rios ala casilla del formulario
que contiene el campo ISBN,
seleccione la tabla Libros y pulse
sobre Vista Diseno. La ficha de
dicho campo debers ajustarse
alaspecto que presenta la ilustra-
cidn que se muestra abajo.
Rewtedanes [Toads Danser
ts ‘acme carpe
Teor Sond bee
Mascara de entrada pOtHeee EEE EO-A0;_ ‘Una vez que haya creado
la tabla de préstamos debe-
irelacionarla con la que
contiene toda la informa-
idn acerca de os libros
dela biblioteca. Asisabré
quiga ha prestado cudly
desde cuindo. Finalmente,
| serd cuestion de hacer que
la informacion acerca de
los préstamos pueda in
cluirse irectamente en
los formularios,
‘AwsTaR A SELECCION
Dentro de Propieda-
des, seleccione la ficha
Campo y, dentro de la
‘misma, ala inquierda de
Ia opcién Origen del
registro, pulse sobre el
botén que contiene unos
puntos suspensivos.
Seabrirdla ventana del
Generador de consulta
En ella, haga clic con et
boténderecho del mouse
sobre la mitad superior de
la ventana y elala opcién
‘Mostrar tabla. Seleccione
Inde Prestamos,
© 1 a sols oes canes cantina abe
a Sominne
eon FB Serge. cn
Deena OB reamed atte regwonetesmipae
‘Wosbee 3 nee nos mgs de n'y nas
‘ges co Leas dds cpr oso
Gémo establecer las relaciones nara oan] eal
| Saber qué libros han sitio prestatlos
ara establecet ls relaciones entre ambas tablas
| sigtos pasos expiados en el primer capitulo de est cuaderno Ea este sentido, eleampo clave que deberd
contemplar es Libro. Durante el proceso para establecer ls relacones, es importante que, dentro de sus
Propiedades, lial segunda opcidn, tal como aparece en a figura de a derecha. Paralegara esta ventana,
pulse sobre el botén Tipo de combinacién cuando tenga activada las relaciones en Vista Diseio.
‘CoADRo De FORMULARIO 20 ora Forman - Cando haya te
Pulse aca para desplegarel meni con- Dlecido ls relaciones, agregue al formulario los campos de
textual relat a todo el cuestionario, Ja nueva tabla, El primer paso seré abrir el cuestionario en el
formato Vista Diseno y pulsar sobre el cuadro negro que aparece
nl extremo superior dela pantallael cuadro de formulario~
‘on el botdn derecho del mouse , En el menti contextusl que apare-
‘erd seleccione Propiedades,
Dejar un libro puede significa en ocasiones, despedirse de é. Esto =
sucede porque llevar el control de los préstamos que se hacen de los
libros dea biblioteca no suele a ser una norma, y, por este motivo, no
esde estranar que see pierda la pista a mas de uno. La solucin, shora
ue se dispone de una base de datos para gestionay la biblioteca, pasa
por contemplar esta posiblidad en la misma, No es cuestién de descon-
| fiar de las personas, sino de tener memoria,
| ESI
Como evitar que una obra ‘caiga en el olvido’
Para tener localizados los libros, lo primero que deberd hacer es crear a
tuna tabla la que en el ejemplo llamamos Préstamos-, con la informa- [| Nombre del campo [Tipo de datos]
‘id relativa a este tipo de situaciones, Los campos que pueden incluirse
PIRn eee
sparen enlaimagen que acompana ese texto, Pra ceal, sigue Receptor Texto ciate i rests tira
a ese parse es Ley Ara FPréstamo FechajHor. — Cusndo se levé el Ibro
ue un iro no est en casa incya leoncepto Presa dentro del Fewslucién __FechafHer. _Cuéndo espero que me lo de
lista de opciones que tiene el campo Ubicacion en el formulario. Estado Memo Cémo estaba el libro
1— a _ pea Kul
Laaplicacion de la tabla de préstamos
que acd se ha detallado resulta especial-
mente préctica cuando se trabaja con
tuna coleccién de librosala queaccede |
un némero de gente significative ~por
ejemplo, la biblioteca de una escuela
Jo deuna asociacién-, En estos casos,
Jel control es una necesidad,
Seleccione el grupo
dde campos que tiene
que arrastrar,
SOOT
“Aparecerinen esta
zona dela pantalla.
(COPE LOS CAMPOS DELA TABLA PRESTANOS Ia
titad inferior dea ventana, desplicese ala
derecha hasta que aparezca una zona en blanco
‘ Luuego, selecione todos los campos dela tabla Prés-
tamos yarrstelos aeta ona, Ciere ef Generador
de consultas yl hojs de propiedades dl forralaro,
Ahora ya tenes dsposicin los campos dla
neva tabla paraelformalaro actual
‘NCLIYALOS EM EL FORMULARIO
Bee
ft mle eae searene
be RN rsd chat samenctndor
‘Aa abll| = @ FF | loscampos de la tabla Préstamos, |
KC = aexcepcién de IdLibro, que se ges-
ee EBS ode ue tiona de forma automnética. Para ha-
Cusco detextol | cero tended que realizar el proceso
‘manualmente, ya que en el caso del
ccuadro de texto no se ejecuta ningiin
asistente, Para indicar qué campo quiere que aparezca en cada cuadro,
pulse con el botén derecho del mouse sobre dicho elemento seleccione
[a opcin Propiedades. En Origen del control, dentro de a ficha Datos,
clija mediante el desplegable el campo que corresponda,
>] rate
Taielbn_ FechaCempre Prec — ear
qari Seen
listo para trabajar
alee
‘mos de libros al formulario, éste a ee.
aint iniagen tots earns ae
cuando sea necesario, la informa- ti ate
et
oo eee
dpepertitenatin Ogee Prestamos |
‘labia de presi cud se SN
tropes trode informacion Sa nae
enestos campos. etude detioro Pate esén canal i
Sores
rege Lei! 1 oases 4| Como saber que un
libro ya ha sido prestado
A continuacién se mostrari cémo
‘rear una macro que permita, por
luna parte, que Access advierta al
usuario que libro que quiere
prestar no esta disponible -por
‘que yx ha sido prestado- y, por
‘otra, conseguir que ls valores de
ciertos campos se generen sto
méticamente. Lo primero que
debers hacer es abrir el editor de
‘macros, Para hacerlo, vaya ala
ventana principal dela base de
datos y, enka ficha Macros, pulse
elbotén Nuevo,
rbres de racro de la ventana,
(QUE ASPECTO DERE TENER EDITOR DE
IMAERUS - 1 editor de macros se estruc-
‘ura en dos partes. El area superior
«std formada por columnas: Condicién
~donde se indica en qué caso se aplca
la macto-, Accidn ~donde seestablece
qué se debe hacer sise cumple la condi
ion especificada—y Comentario, Elie
rea inferior ~Argumentos de accion
sun cuadro que permite desatrolar lo
aque la macro debe hacer en cada caso,
Tacolumna Condicién no aparece por
defect. Es decir, tiene que activarse
desde el ment contextual que aparece
al pulsar con el botén derecho del
‘mouse sobre
barra de titulos
Cer
Ahora se trata de hacer que
Access reconezca cuando ha
sido devuelto un libro y rea
lice las operaciones oporta
nas para que la base de datos
quede actualizada, Para con-
seguitlo se crearé una nueva
‘macro que posteriormente
se guardars con el nombre Li-
bre devuelto- cuya estructu-
raserdidéntica ala anterior,
pero con acciones diferentes.
[Formularos)ifConlet
Eco acto
‘Testo del bara de eztc
4
&
| QUEDATOS TIE QUEWICLUR- Pars definirla macro, copie al pie de la letra
Jos conceptos que aparecen en la imagen. En este sentido, cada vez que
pulse sobre una celda de Acci6n aparecerin en la parte inferior los argu
‘mentos con los que la casillaesté asociada, Estos argumentos no sern
:nccesariamente los mismos en cada caso, por lo cuales importante
fijarse bien en qué concepto se incluye y en qué
[Formiaros}{Comeleto} [Ubicacian]="Prestada™
Massie Ebro ya estéprostad
|p x
Tog Infermacibn
Talo eran
'— REPETIR GONDIION - 0s res puntos
indican a Access que la condicién
que aed se apica es a moma que
Ja wsilizada en la accién anterior.
Fiori anol Receptor —
emerson] (Canpletolésane)
Eaprentn Fen)
emento [Four o{Conleto}furcaaie)
| Beresin “res”
RCSIONES - Las dos
acciones iniciales de la
lista se ejecutan en caso
de que el libro ya esté pres-
tado: la primera muestra un
mensaje advirtiendo acerca de
esta circunstancia y la segunda
detiene la macro, Las otras tes ac
ciones asignan valores alos campos
Ubicacion y Fecha Préstamo,y stan
cl cursor de edicion en el campo del nom-
bre del receptor del libro. Ala hora de guar-
dag la macro, escriba Prestar libro,
Y ahora, a reorganizaria
Para que la gestion del préstamo de libros sea perfecta, atin queda por
resolver un par de cuestiones. En primer lugar, cémo hacer que, en el
‘campo Ubicacién del formulario, no tenga que introducirse manual-
‘mente la opciGn Prestado; , en segundo lugar, emo hacer que el regis-
tro de un préstamo desaparezca una vez que el libro ya ha so devuelto,
Settrata de conseguir, pues, que la biblioteca se reorganice automitica-
‘mente. El elemento para lograrlo es la macro, |
Aplicaciones en el hogar AUTO MATIZANDO LAS TAREAS
anes Libro) Es Nb CusdeNij ersap eorex presto
DetenerMacro ia
Eetabecarvaor Teo Plemsoin
Abeta Tele Rencen
BuscarRagit
jectarConands sf 1
Cerrar Comune _elnnetegsie nents [Fomercs}{Copltfseaaén}
segmertosdeacdin || Eten “Deoacar
tio Tpode cto Table
emir del cto Presta
meen Suir z Nant deltabls sacs
(QUE HARA LA MAERO - Las acciones de esta macro permitirin
que, sin que en la pantalla aparezca en ningiin momento la
tabla Préstamos, se compruebe si existe un registro en la tabla
volveria cerrar dicha tabla, Todo, automaticamente,
EE
‘Com las macros ya dfinidas y guardadas, al usua-
Tio solo le faltaréubicar en el formulario los ele-
‘mentos que permitan ejecutarlas. En este caso se
utlizarsn botones. Para hacerlo:
ACTVE EL ASISTENTE
Esta herramicnta se
cencargari de realign la
parte mas complicada
dela operacion. Para
activarla, acuérdese de
‘comprobar antes que
el bot6n Asistentes pa.
racontroles también.
est activo, Luego, ha
gacliesobreel Borsa
decomando,
ik
awe ee
Hel298e@
sejable es
al formu
mente,
resis sels — 1 laal er
Présamosaccea deun ibroconcreto yen caso negate, que aaa Temes
spuiecrunmensjealrepece ytnaltelacheucendc'am- alae
Gfo-Sillivo esti prstadnen cambio, secarbiardlvaorde | eam to
Ubicacione Esrtorio wt opcionsegén gusto se abe Berets
rila tabla Préstamos,seeliminar el eistro en cesionye Sioctangaocro to
aes
$B 2) [bstan ce amend
‘Una don
‘COMPROBACION
Una vez finalizado
el proceso, lo aco-
comprobar que los
dos botones fun-
‘ea Hojo aoe
edo deditos Mosier
Pm oe
UA UM TIPO DE ABGION - A continuacion,
elasistente preguntari qué tipo de accion
se vaa realizar. Plja la categoria Otras y, den=
tro de ésta, Ejecutar macro.
oe nt ann cama ena Lg para a
dda uno de los botones que hay que ata,
seleccione la macro correspondiente: Presta i-
bro. Libro devuelto. A continucién, se trata de
escribir el texto que apareceri en el bot6n. Final~
‘mente, dé un nombre descriptivo a los controles
para reconocerlos en otras ventanas.
[FECTOE 10S RETOQUES OPORTUNOS - Si desea que los
bbotones tengan el aspecto adecuado, modifique
su tamatio y estilo para que se adapren alas caracte-
sticas del formulao,
FT
na at de datos de una iter pe
eigitew sicasersd oa
la pails reonee
is tortutn gue cower: Un vor ere
are e reande
eeesarsaad is raat
Rese he SE
a ieee ace aie
ee
fend eta le ilotenY toto ssoe
ed antares, qu cn rand
Seer seer
regresar
lario para |La.agenda es una herramienta fundamental para e! trabajo y las relaciones personales: por su facil manejo y gran
practicidad, es como la tabla salvadora de la memoria. Normalmente, se nutre de ntimeros de teléfono y direccio-
nnes, pero, segiin su tamatio y estructura, puede albergar otro tipo de informacién. Precisamente,
la frecuencia de su uso la convierte también en uno de los objetos que
|mds facilmente se pierden. Fs comtin que su pérdida, mas que un
problema, signifique una verdadera tragedia: fechas y citas que no
|se deben olvidar, complicidades muy intimas, todo, todo qued6
‘en aquel telefono puiblico o, vaya a saber como, se hizo humo.
Por cierto, resulta tranquilizador saber que se dispone de un
archivo en el que todos los datos estan a buen recaudo. Es el mo-
Imento en que la computadora nos hace un guitto y respiramos.
___ ina hase de datos nréctica ¢s una baso dle datos bien organizada
La mejor forma de guardarinformacién en la PC es mediante una base de
datos. Por este motivo, y como ya se vio en el caso de la biblioteca, la herra-
‘mienta de trabajo que se utilizaré seri. Access. Sin embargo, antes de ponerse
a trabajar tiene que decidir qué informacion va a introducit y qué uso leva
‘dara labase de datos. Ast podra operar sobre una estructura definda segiin
sus necesidades. Como ejemplo, vamos a trabajar con tres conceptos hisicos:
las personas las direcciones ylos eventos. Est timo rubro engloba cualquier
cita, aniversario 0 hecho que nos parezca digno de ser recordado. Légicamente,
| elprimer paso es crear una tabla para cada tno de estos conceptos.
=a
Desapain
Cave ire pare ede et
fv Nant de pesone
[cele Teno Fonte de a parzna
[letrge ——Terto Nombre y ape da ciyupe PERSONAS - ahora de esta
[fProfesin Testo. Cuil es la ocupeciin de la persona blecer los campos, tome co-
[ere Testo Direccion de correo electrénica ‘mo referencia los que apare-
[Irelfono testo Nino ttle gn ona omanerte | M0 fferencialos que ay
[rs Texto Nero de fax qe ze nomaerte nen os cmos que
[Fieceuir Toate Niner de tlio cli inclae esta lamina Silode-
echo deacmito sea, asi no tendr que rom-
Hoy ave svi fectan en Navid perce la cabera pensindo,
6pieloslteralmente
DOMICIIGS Fn estatablase By
almacenarsn las diversas i=
recciones que se desea. La ‘Attanamarco Clave ice pre cada retro FVEMTES - se anotarén los
ventaja de guardar este con: Razin sed nombre dele conoaa diferentes acomtecimientos,
| ome Tea kre
PPooeas Prone
Monte lemme ie Be 4
fa faze ae fa ini Peat [anos
ia Fines Telia PoranseF [Tate Wainer ——] ae a fle
facacon Fare Teer 8 TTA al iano Fa [ream
eran aE enc reso } fusencon par roe — fa ees —Jovosas
Sires omer abr. == pares
eed Poa vrei a 3 EI Io
ad Fela ose Divas [Ponies a
eco: ae aries Far PSs [DSA] [catia — EF Fae i
fea [econ 3 [eptarecea [105m
|[neosre: scl cit > > Doaload © Reais Lal 3 a Doulpal de 8 ‘Aplicaciones en el hogar | A AGENDA IMPERDIBLE
Bet ee en gem ae
feedthccondomasdentuadthiiscdemepscdiomasspae sai
‘DESDE CUADRO
‘DE MERRARMENTAS
‘Como-es pertiner
‘ene proceso de cre-
acion de este tipo de
elementos, antes de pulsar el
botén Cuadro combinado y
de seleccionar el lugar donde
ubicaré el listado, ponga el
ormulario en formato Vista aparece rea pp eaeeTTSSTTT
de disefio y active los asisten SHLEccoONaNDO CAMPOS ‘RECUERDE OCULTAR LA CLAVE
tes para controles mediante Siguiendo los pasos que Siesta casila std activada,
lbot6n donde aparece Ia marca elasistente, indiquea ‘el valor del campo cave se
varita magica. continuacién que quiere obte-—_utilizard como sali del
nerlosdatosdesdeunatabla cadre cornbinad
en este caso Personas 0 Domi
cilios~y seleccione los tres pi
eros campos que en ella apa
recen, Luego, compruebe que
«std activa opcién Ocultar
Iseomnactavey ssteel
tama dela columns, Foner
a ee
= sei
© sce ao deanes [EES]
‘DONDE ALMACENA EL URLOR - En este
paso tendré que especiticar qué
quiere hacer con el valor del campo ela-
ve del elemento seleccionado en lista.
Haga clic sobre la opcién Almacenar y
expecifique que el valor debe guardarse
enel campo lista IdPersons, pertene-
ciente a Estancias,
cr)
aay
ay
El]
‘REDUCR HL CUADRO - Para integrar el cuadro
combinado con el resto de formula,
borre su etiqueta, reduzca su ancho hasta que
s6lo quedela flecha y coldquelo en la zone del
formulavio donde se encuentra el nombre. Si
quiere que los elementos aparezcan por algiin
orden, esto deberd especficario en la ventana
de Propiedades. Sitiese en la misma y, dentro
dela ficha Datos, pulse sobre el batén con los
tres puntos que aparece al lado de la opeién.
Origen de a fil
‘aso 150 Orrmo
Completado a paso ante
tion ellisefio de los dos cua.
‘ros combinados-debers
relia el proceso en dos ot-
tones una para cala cone
ceptor eth erminad, Com
prucbeahoraque todo ha
Ssidosegun lo previsto
ELRESUTTDO
Lot oa de 16a) 4
‘UN POSIBLE ERROR - Si por equivoca
iin selecciona tarnbién el titulo
del campo, laficha Datos aparece-
rd vacia yen consecuencia, slo se
verd el fondo, En ese caso, ruclva al
formularioy ecifique la seleccién.
2
= CEI
Para que el usuario pueda acceder desde el formu-
lario principal alos dos formularios especificos de
Personas y Domicilios, lo mis préctico es utilizar
botones. Eneste sentido, se creardn cuatro bato-
ness dos (uno para abrir nuevos registros ¥ otro
para modificarregistros ya establecidos) eferidos
‘Personas y dos (com las mismas funciones que
losanteriores) referidos a Domiciios.
‘PAR CREAR EL
‘QUE FONGION CUMPLE EL BOTON - Cuando pulse so- BOTOM Dé ADR
bre el born Bliminar, se borrard el registro que RERETRO - Sigal
cesté en pantalla y la estancias relacionadas. mismo proceso que
ejemplo de Elimi-
nar registro, En este
‘BUMINAGION EN CASCADA - Para que la funcion ‘caso, no obstante, se
seleccionari la cat
goria Operaciones
on formularios ya
sea operativa, compruebe que ha activado
la casilla para eliminar registros en cascada.
Para hacerlo, visualice las relacione entre ta-
blasy pulse con el boten derecho del mouse Se
sobre a linea que une ambos elementos,
Enel ment contextual, seleccione Modi
mulario,
carelcin,
|RELACIONE EL (WE WAGER - En la
owen siguiente panta- ‘mo, debera dar un formato al
2 Seleccione Uzjcomprocieque _botdn Ej open texto y sc-
eee éIformlarioquese estiacvadalaop- ba Formulario pewsonaso domich
tbr coandohaga con Abrirelformu- Non egemconsenga, Lorg, dé
lcsabreelbotsn,o lioy mostrartodos un nombre para geadar don.
fetsobre modelos osregistonSinocs Cuando pute Terminus ete nom-
eebotonesquese”—ashactla treaparcerden el formar
teaban creat.
Cuando
haya creado SS
todos los re
botomes
ons te peeetene peoeees
tebe pre
oer he
pec
ae ele |
THAIN -Sepuidaente, ddr indcarle |
a Actes qué campos coctenen datos cainl-
REPARNAUO RESTO BELO BOONE -Sicmper canoe botin dentes pera compart la informacion ent ambos
Formularo personas luego deer repetirlas operaciones ques feasttos En lista de Extancabusqueel nombre
Tan expicado para crear cboton Formulrio domino vacevers Grlosevadroscombinadosquelepermtenencon |
Por otra pars el procio de creaciondelosbotones de moaifeacion tear una petsaa yun demic, Sececéncos con
es pricticamente el mismo, peto con ciertas particularidades, Al llegar elbotén que aparece entre las dos areas en que se |
tl paso mero deber activa a pein Abr el ormulaio yb Gividela ventana El proceso termine igual queen
Carlos datos empecics que sevanamostr leas de losbotones para ter mut et05, Cuando la memoria teciea
No hace falta mucho divan para entender por qué uno se olvida del dia y la hora en que el dentista
nos espera, pero, en homenaje ala dentadura, mejor no olvidarse .¥ ni qué hablar, por supuesto,
‘cuando, por un desliz de la memoria, no se acude al cumpleasios del jefe, especialmente si uno era
el encargado de llevar el vino. Pero ni muelas cariadas ni promesas de aumento ni otras excusas sig-
Inifican nada al lado de olvidarse del propio aniversario de casamiento. Simplemente, puede ser
Imortal. Para colmo, el ano esté Ileno de horas sefialadas a las que no se puede fallar. Por eso,
para qué hacer un nudo en el paftuelo, pegar una notita en la heladera o echar mano a cual-
|auier otro truco si ahi, titi como nunca, esta la computadora?
\Una tabla para recordar CREE LA
hyafueestablecida la posibil- sep
lind dctabuarcon con wide Sena
fp rent Ene speedo, rere
del que se mostraon os cam
Iposaue debeincluieen su
Fabia weasel gina
nciuye informacion reac
Ind om una fecha concteta
lina vez que haya creado la
tabla Brentos, ends que es- 2
persona, el cédigo del evento y un campo para descibirel papel que cum-
ple dicha persona en el evento. Ademiés, debers incluir un campo de iden
tifcacion del participante -IdParticipante-, que sera el campo clave. Para
simplificarlatarea, copie la pantalla que aparece junto este text,
‘SITUIESE EU UA VENTANA DE RELAGIONES - Para establecer las combina-
Giones ate abla, abr la ventana hated pra ali. Como
algunos clementos a fueron dsinides con antral ss tates
con les ists de campos elaciones que fueron previamente
| definias aparecerin en pantalla. Alora st ata que lacione
nando eventos campo faPersona ds eblas Personas yPripantes, or un dos
elcampo TdEventodelastabas Eventos Partipantes por of
— fnalmente el empo ldDemicli dela tablas Eventos Domicios
tablecer sus relaciones con el
resto de tablas
Flnnexo de a tabla Eventos
con la de Domicilios es evi
dente: el campo dDomicili,
Sin embargo, para establecer
las elaciones con la tabla Per-
tabla auxiliary, ya que puede
cexistir mucha gente rlacio
nada con un mismo evento,
Eltipo de rlacion que se ge
nerari es de varios a varios,
‘DRAA 2 DROP - Recucr:
dequepare gear
deberd arrastrar con
el mouse uno delos
campos implicados
nla rlacion hasta
fou
Tei
ode lei a primera
pn ena vera de Tipe
Ide combinacién es que, asi, 3 (DERNICION DE RELACIONES - En la combinacién entre domicilios y eventos no habilite
st eparecranen formar Initegriadreteneno odoree ventor on aces ques ea nun epi
rosa conbiacones de sco dtrminao. nase dv ielacons cen altar open. Ate
lsdostasenqueloseam- uray partcpaner quo wan esonaropurpan suc no nae reaconsionon
pos relacionados sean iqua-
les, Simarcase alguna de las
Jotras opciones, en los formu
larios aparecerian muchas
|combinaciones no valida.
ningin evento. En todo caso, en las
tres situaciones, marque la primera
‘opcion queaparece en la pantalla
Propiedades de a combinacién,
© ela nr cnpsant es
Dies ' ri
| Ancacones ono hoga eae LA MEMORIA TECLEA
[Como crear una ficha a prueba de sorpresas
(Cuando ya tenga definidas las relaciones entre todas las tablas
implicadas en la base de datos, debers crear un formulario dedi-
‘ado especialmente al concepto Eventos. Para hacerlo, después de
abrir el asistente para la creaci6n de este tipo de elementos, dé los
siguientes pasos:
9 Stes cars our rane grandes aos,
el proceso es muy parecido al qu se desarzolé en los
«jemplos anteriores. Fi, por este orden, los campos de las
tablas Eventos, Domicilos, Personas yParticipantes,dejan-
do todos aquellos que empiecen por ld para una segunda
‘vuelta, Ademis, de las tablas Domiciios y Personas eli slo
Jos més representativos; es decir, los que e permitirén reco-
rnocer un registro en a tabla.
‘UNOS PASOS QUE YA DEREW RESULTARLE FAINLIBRES - Deci-
\ dda ahora c6mo se organizarélainformaci6n, Para
ello, indique a Access que mueste los datos por Eventos
yy marque la opcin formularios vinculados. Ene resto
de pasos del asistente deberaseleccionar un diseno -por
ejemplo, Justifcado y Estindar—y asignar on nombre pa-
+a cada formulario. Le recomendamos utiliza los nom:
bres Lista de eventos y Subformulario de participantes.
‘HMA LOS RETOQUES QUE H DOCUMENTO REQUIERA - Como,
vyahabré comprobado que es norma ala hora de tra-
bajar con bases de datos, realice los ajustes que sean perti-
nentes para que el formulario resulte mas cémodo de
usar. Aparte deafinar en la posicién de los campos, cam:
bie el control IdDireccién del formulario principal a un |
‘cuadro combinado. Luego, en el Subformulario de parti-
= Fecha(). Esto le indica a Access
{ue se seleccionen sso los eventos que ocurran hoy o mds tarde
Fecha() es una funcién que devueive la fecha actual
LUNE LO QUE YA
‘OGURRIG - Mediante
cesta condiciin evi=
tar recibir aviso
de todos las eventos
pasaios.
E mt
ANTELAGION — sea esta condi-
cidn que indica que yaes el
momento de avisar sobre
WSBMUDAD - Fc casila
evita queel resultado de
la expresion aparezca en
unevento, la tabla de a consulta,
Las consultas también pueden ocalizar un gru-
po de registros para eliminarlo, actualizar sus
ampes o realizar cileulos, estadisticasy sumna-
ios, Para conseguirlo, no obstante, se requiere
cemplear formulas complejas. Lo més adecuado
para el usuario corriente es que se ejercite sélo
en las consultas sencillas
Ap mss amnesiac de
pices acia la derecha, hasta legar a unas columnas
acts. Enna deellasescriba la condicion para quel
fecha actual sea posterior ala de notifcacon previa, es
dct para quel fecha menosl valor de notfcaion sea
smayoro igual que Ia fecha steal Ecroa ena fla Campo
la expresin: Expr1: [Eventos] ![Fecha] [Eventos]! |Antela-
cién]» yen la fla Criterios «<=Fecha(),
(C6 SE UTIMIA - Para utilizar a consulta basta con
que haga doble clic sobre el icono correspondiente
cen a ficha Consultas. Obtend una lista con los eventos
FTE
Silo desea, puede guar- |
car un filtro como si fuera
tun consulta y empleario
luego como tal, Para ha~ |
cero, visualice el Fito en|
(a vista Filtr por formu- |
(aria y, desde el ment Ar- |
chivo, quérdelo en su
nuevo formato. Hay una
‘opcisn con ese nombre |
os para consequirlo. E Su secretario particular
En a lamina anterior s vio como crear una consulta que, a modo de recordatorio, especii- a
ane los eventos mis préximos. Ea eta se mostrar comm hacer para queloseulados ela Bisque ria de Misa
consulta aparezcan cuando arranque a compuladora os bre la base de datos dela agenda tricia de ice
‘Asi por mas desmemoriado queesté, nunca see pasara por alto una soa fecha. Como por
arte de magi, ni bien sc enciendala mdquina, los compromisossltarin ala visi,
Ihe ed
ara crear el recordatorio, pri-
‘mero deberé consteui un for
‘ulario. Para hacerlo, vaya ala
ficha Formalarios dela base de
datos y pulse Nuevo. Cuando
aparerca el cuadco de dislogo
Nuevo formulario, seleccione
Autoformulario: Tabular. En el
desplegable inferior del cua-
dro, elija a consulta Eventos
2 etch Pra gue coma
se bra automticamente cada vez
aque arranque Windows 95, deberd colo-
car el acceso ditecto en la carpeta Inicio.
Para abrir dicha carpet hag clic sobre
el bon Inicio de Windows con el bo:
proximos, 0 sc, la que se cred (GREE UN AGESO DIRECTO - Una vez creado el for ton derecho del mouse yseleccione
enla limina anterior. Pulse ‘malario, vaya de nuevo ala ventana de a base la opcion Abrir. Luego, abrala carpeta
Aceptar y, automaticemente, se de datos y selecciénelo. Luego, arristelo al escri- ‘Programa y arrastre el icono del acceso
generaré un formulario con el torio, Se creariel icono de un acceso directo que directo ala carpeta Inicio que se en-
‘mismo nombre dela consulta, le permit abrir directamente el formulatio. ‘cuentra dentro de Progeamas.
ee a Si
7 Saas aad 3]
reeks Raa = =
semen i ee
a =
dela agenda. Hay dos siste- ) a
ee
guirlo: través del ment
Herramientas del programa
Access o mediante lacreacién
deuna macro.
1 ben deans ete F Eratrcae ents etaraarty
‘A TRAVES DEL MENG MUCIO- Des-
pligue el meni Herramientas
ella barra de mentesy selec-
cione la opcién Inicio. Apare-
cera un cuadro deimagen
como el que se ve sobre estas
lineas. En lalista de opciones
Mostrar el formulario elija
Eventos proximos.
| witcna RUTOEKEE- Oa forma de conse-
guir el mismo propésito es crear una
macro llamada AutoExe Ademds de otras
acciones, esta macro ejecutardla apertura
el formulario. Fste método tiene la ven- Resulta prdctico crear en el formulario de Eventos préximos
| tajade que realiza comprobaciones pre- lun botén que perma sairdrecramente de a apicacién
| vias, como, por ejemplo, siexisten ono una vez que se han lefdo los mensajes. Para hacerlo, cuando
eventos sobre los que cozresponde avisa. lesté disefiando el formulario, pulse sobre elfcona de Botén
Ide comando. De todas las opciones que apareceran, alia la
[categoria Aplicacion y la accign Salir de la aplicacion. ssc CUANDO LA MEMORIA TECLEA
Como Access no cabe en el bolsillo. lceamieeee
Ide impresién, despliegue et
mend Archivo y pulse sobre a
Jopcién Imprimir. Antes, no obs-
ante, uiice tranquilamente
Vista pratiminar hasta que et
lnforme le parezca perfecto.
[As ahorrard mucho papel.
Sicada vez que el usuario desea vsuaizar un ndmero de teléfono incluido en a base de datos iene
aque encender el equipo, su paciencase vend abajo en menos que un suspir. Lo mis gico es una
vez introducida la informacion, imprimirl. Asi podrd tenerla siempre amano. En caso de quehayan
variado los datos que contiene la agenda, so sera eustin de volver a imprimir.
Antes de imprimir total o parcialmente el la horade decidir
‘contenido de la base de datos, es necesatio Ravan sobre la presentacién de