Sistemul informajional al intreprinderii cuprinde ansamblul integrat al operajiilor de culegere, transmitere si prelucrare a datelor, analiza stocare si valorificare a informatiilor, fiind constituit din urmaitoarele elemente: date si informafii; circuite si fluxuri informationale; proceduri informationale; tehnologia informatici. 1. Date si informatii. Data este rezultatul unor observa si fapte ce reflect un singur aspect al realitiii cum ar fi: numar de ore lucrate, numar de piese fabricate, cantitatea de produse vandute, Informasia reprezinta acele date care au fost procesate prin diferite metode (trieri, stocdri, calcule, analize), astfel incat s4 aduc& un plus de cunoastere. Informatia consti din accle date care sunt analizate, grupate si interpretate, astfel ineat sa fie utile in luarea deciziilor. 2. Circuite si fluxuri informationale Circuitul informational reprezinta traseul parcurs de informatie de la generarea pana la eliminarea sa, find conditionat de o serie de factori cum ar fi: scopul informatiei, capacitatea canalelor de comunicatie. Fluxul de informayii se refer’ la desfagurarea unei anumite operatii, actiuni sau activitii. Se caracterizeazi prin: continut, volum, frecventé, calitate, form, suport, proces de objinere gi cost. Fluxurile informafionale integreazi intr-un tot unitar cele trei procese de management: planificarea, organizarea si controlul (fig. 5.1). Intra PLANIFICARE lesiti Premise [~ Proces de planificare —*) Planuri Feed-back Intra ORGANIZARE Tesiri *| Planuri [~” Proces de organizare ~*} Rezultate Feed-back Inte CONTROL Iesiri Informayii |] Proces de control 7°] Corecti, aber Feed-back Fig. 5.1, Fluxurile informarionale in procesul de management 61Astfel, prin fluxuri informational specifice se asigura, pe de o parte, Iegatura organica dintre cele trei procese ale managementului, iar pe de alt parte controlul exercitirii atat al fiecdrui proces in parte, cat si a celor trei procese in ansamblu. 3. Procedura informationala se caracterizeaza prin operafiile efectuate asupra datelor si informatiilor vehiculate pe anumite trasee si inregistrate in documente lipizat De exemplu, in circuitul informational stabilit intre 0 sectie de productie si servieiul CTC circul documentele: nota de rebut si centralizatorul. rebuturilor. Procedurile aplicate notei de rebut sunt: inregistrarea rebutului (denumire, cod, cauza), inregistrarea numarului de piese rebutate, calculul pierderilor de material (fizic si valoric). Pentru centralizatorul rebuturilor se utilizeazé procedurile de insumare a rebuturilor pe categorii i cauze, calculul pierderilor, ponderea costului. 4, Tehnologia informariei reprezinta activitatea de achizitie, procesare, stocare si triere a informatici, folosind reprezentari grafice, textuale si numerice obtinute prin utilizarea unei combinatii intre tehnica electronica de calcul si telecomunicafii. Calculatoarele ofera managerilor capacitatea de a inregistra cantitifi imense de date financiare, date legate de stocuri, precum si alte tipuri de date care pot fi oricénd accesate pentru a lua deciziile zilnice. Aceste decizii sunt diverse si se pot focaliza pe probleme cum ar fi: facturarea eficientd a clientilor, situafia sumelor de bani care trebuie s fie primite de caitre firma, comandarea materialelor si materiilor prime in cantitati adecvate, plata la timp a furnizorilor, precum si urmarirea ca proiectele planificate si se deruleze conform graficului Utilizarea mijloacelor moderne de telecomunicatii de tipul refelelor locale de caleulatoare, postei electronice, intranetului si extranctului contribuie la imbunatiirea profitabilitatii De exemplu, o refea localé de calculatoare permite raportarea rapida a datelor din diferite compartimente ale intreprinderii catre un calculator central unde acestea vor fi combinate, sintetizate si analizate. Posta electronicd poate fi utilizati pentru a permite o comunicare rapida intre partenerii firmei, Refeaua de intranet permite salariajilor s8 comunice rapid unii cu aljii si si aiba tun acces rapid la bazele de date ale firmei pentru a afla mai multe Iucruri despre probleme de tipul locurilor de mune disponibile, al profilului clienjilor sau al specificatiilor de produetie. Extranetul permite celor din afara firmei si intreprinds activitigi cum ar fi solicitarea comenzilor si verificarea situafiei comenzilor lor. De asemenea, instrumentele legate de internet, de tipul World Wide Web- ului.permit managerilor sa dispund de o locatie pentru informatie (site), disponibila in permanen(é si wild tuturor partenerilor fitmei. Site-ul firmei si paginile de pe acest site pot fi concepute pentru a indeplini scopuri de tipul promovarii produselor firmei si al ii clienfilor s8 descopere magazinele care desfac produsele firmei 4.3.Sistemul informational pentru management Sistemul informational pentru management (SIM) este o retea formald infiintatd in cadrul unei organizafii pentru a oferi managerilor informafii care-i vor ajuta in luarea 62deciziilor. De exemplu, SIM ofera managerilor, in mod normal, rapoarte permanente despre activititi semnificative din cadrul organizatiei, cum ar fi: vanzarile, productivitatea, fluctuatia forfei de muncd. Pe baza informatiilor pe care le obtin prin intermediul SIM managerii iau decizii care urmaresc s& imbundtafeascd rezultatele organizatiei. intrucdt un SIM impune folosirea calculatoarelor, managerii pot folosi ‘SIM pentru a avea acces prin intermediul calculatoarclor la inregistrarile si informajiile sintetice din organizatie sub forma sintezelor si a rapoartelor. Pe ansamblu, SIM reprezinti un mecanism planificat care oferi managerilor informatii relevante intr-un mod sistematic. intrucdt scopul de baza al unui SIM este acela de a-i ajuta pe manageri sa ia decizii in timp util, una din modalitafile de stabilire a nevoilor de informatii ale managementului este aceea de a analiza: —domeniile in care managementul va lua decizii; —deciziile specifice pe care va trebui s& le ia managementul pentru fiecare domeniu in parte; ~altemnativele care trebuie evaluate pentru a lua aceste decizii specifice Nevoile de informatii diferd in functie de nivele de management astfel: a)Managementul de varf are nevoie de informatii sintetice care si reflecte performantele organizatiei in ansamblul sau (costuri globale, venituri globale) cat si de informatii referitoare la macrosistemul din care face parte organizatia — informatii privind evolujia mediului exterior (evolujia prefurilor, cererea, oferta, posibilitatea obtinerii de credite, evolufia dobanzilor, etc.), Din corelarea informatiilor interne cu cele exteme, rezultd informatii sintetice necesare pentru luarea deciziilor strategice care privese dezvoltarea in perspectiva a firme b)Managementul de mijloc asiguré coordonarea si controlul unor activitati imerdependente, care se desfasoara la nivel de serviciu, direcjie, departament. La acest nivel este nevoie de informafii analitice gi sintetice privind desfasurarea si performantele activitajilor din domeniile functionale, informajii care pot fi preluate din evidentele tehnice, contabile sau statistice. La acest nivel, se intercoreleaza cerinfele informationale ale managementului de varf cu cele ale managementului operational. ©)Managementul operational reprezint& nivelul conducerii inferioare sau de supraveghere a unor activitafi de executie. La acest nivel, necesarul de informatii se referi la estimarea resurselor necesare, deplasarea si depozitarea materialelor, desfagurarea proceselor tehnologice de execufie ale produselor. Pentru functionarea adecvata a SIM este necesar parcurgerea in ordine logicd a sase elape (fig. 5.2). 63Stabilirea nevoilor de informatii sO Determinarea si culegerea datelor adeevate _ Sinteza datelor _ Analiza datelor sf Transmiterea informatiilor es Folositea informatiilor Fig. 5.2. Etapele necesare functiondrii SIM Utilizarea tehnologiei informatiei a facut posibild constituirea de sisteme suport pentru decizie, Un sistem suport pentru decizie(SSD) conjine urmitoarele elemente: baza de date a firmei; una sau mai multe baze de date ale utilizatorilor; o serie de instrumente cantitative incluse intr-o baz model. a)Baza de date a firmei contine toate datele si informatiile semnificative privind activitatea si operafiunile organizatici, cuprinzind atat date financiare, cat si date nefinanciare. O baz de date este un depozit de date organizat in mod corespunzitor pentru a satisface nevoile de informatii ale diferitelor nivele de management. Datele sunt astfel structurate incat si faciliteze luarea deciziilor. De exemplu, baza de date a unei intreprinderi productive poate s conind urmatoarele figiere: — programul sortimental de productie-contracte, livrare; — materi prime si materiale corespunzatoare portofoliului de produse fabricate; —norme de consum de materii prime si materiale; —norme de calitate pentru materii prime gi produse finite; = date generale privind furnizorii de materii prime; — costuri specifice; — capacititi de productie si de depozitare. b)Baza de date a utilizatorului este 0 baza de date conceputé de un manager sau de un alt utilizator. Acestea pot fi derivate din baza de date a firmei, dar nu se limiteazi in mod neaparat la aceasta. Ele tind s& abordeze probleme specifice care se incadreazi in aria de preocupari a utilizatorului, De exemplu, managerul de productie ar putea fi interesat s analizeze problema specified a micsorarii costurilor de productie. Pentru aceasta, managerul ar putea concepe o baza de date simpla care cuprinde date din cadrul compartimentului de executie, privind rata respingerilor de materiale achizijionate de 64la diveryi furnizori, Managerul ar putea s& miesoreze costurile de produefie prin renunfarea la achizitia de materiale de la furnizorii ale cdror materiale au inregistrat cea ‘mai mare raté a respingerilor. ©)Baza model este constituitd dintt-o serie de programe cantitative de calculator care pot sprijini utilizatorii SSD in analiza datelor incluse in baza de date. Baza model permite simularea unci situafii specifice a activitatii, folosind date oarecum diferite pentru domeniile de decizie alese. Cele mai frecvente sunt simularile privind evolutia profitului in funcfie de variatia factorilor care il determin’. De exemplu, se analizeaza profitul in condigiile eresterii costurilor eu diferite procente sau in conditiile modificarii prefurilor de vanzare. Evolufiile tchnologice ale microcalculatoarclor au ficut ca folosirea SSD si devina un concept fezabil care poate fi aplicat de toti managerii din prezent. ‘in conceperea si folosirea celui mai avantajos SIM posibil, managementul firmei trebuie si se asigure cd utilizatorii SIM dispun de echipamente adecvate pentru operarea. cu SSD, au un acces corespunzitor la bazele de date, au baze model adecvate si dispun de o capacitate de dialog corespunzitoare Concluzii Informatia reprezinta suportul material al deciziei, Valoarea informatiilor depinde de o serie de caracteristici cum ar fi: oportunitate, acuratefe, relevan{a, complexitate, dinamism, fiabilitate, Sistemul informational al intreprinderii cuprinde ansamblul integrat al operatiilor de culegere, transmitere si prelucrare a datelor, analizi stocare si valotificare a informatiilor, fiind constituit din urmitoarele elemente: date si informatii; circuite si fluxuri informationale; proceduri informationale; tehnologia informatiei. Sistemul informational pentru management (SIM) este o retea formald infiintat& in cadrul unei organizatii pentru a oferi managerilor de la fiecare nivel ierarhic, informatii care-i vor ajuta in luarea deciziilor. Sistemul suport pentru decizie (SSD) reprezinta o serie interdependent de elemente legate de calculator, care vin in sprijinul deciziilor. SSD conjine: baza de date a firmei, una sau mai multe baze de date ale utilizatorilor, o setie de instrumente cantitative incluse intr-o baz model. Test de autoevaluare 1. Care este rolul informatiei in management? 2. Care este structura sistemului informational al firmei? 3. Ce reprezintd tehnologia informatie’ si care este rolul acesteia in ‘management? Ce reprezintét baza de date a firmei? Ce reprezintit 0 bazd model si ce rol are ? 65