Visa Document List:

Note: Documents to be signed 02, 03, 04, 19, 20 and 21.

2 Black and White Xerox set(ONE SIDED) for Visa application without Notary of below-listed documents. All
documents must be in English.

DO NOT STAPLE ANY DOCUMENTS

1 Copy of the Visa Appointment Letter

01. APS Certificate

02. Videx (We will give you. Send us the Birth Place, Birth Date, and Residence Place of your parents, Also your marital
status if married send us your spouse's details such as passport, and marriage certificate, if have any children send
their details too)
03. Cover letter (send us a doc file)
04. Motivation letter (send us a doc file)
05. Admission letter
06. Enrollment letter (if available)
07. Enrollment fees slip (if paid)
08. Bachelor degree
09. Bachelor transcript
10. Bachelor results all (8-1)
11. Diploma results all (6-1)
12. Equivalent Certificate(for Diploma student Only), 12th result, 10th result, School Leaving
13. Block account statement (TT copy, 06 Number document)
14. Loan letter (if taken)
15. Sponsorship Affidavit (A4 Size)
16. IELTS Result, Medium of Instruction
17. German Results (if available)
18. Travel Health Insurance
19. Additional Contact form (We will give you)
20. Student Questionnaire (given at VFS)
21. CV
22. Passport copy
23. Work Experience and Internship Certificate (if available)
24. Bank Statement of Applicant and Sponsor (latest 6 months)

Unofficial requirements:-
1. Pan card, Aadhar Card, or Passport of Sponsor (Should be self-signed)
2. Income Tax Return of Sponsor (last 2 to 3 years)

Exzellent Language Institute and Overseas Education

Utran Branch : 323-324, Royal Square, Nr. V.I.P. Circle, Amroli-Utran Road, Utran, Surat - 394105

Ghod Dod Branch : 25, 1st Floor, Suryakiran Apt., Nr. St. Xavier’s School, Ghod Dod Road, Surat - 395007
Web : www.exzellent.in Email : info@exzellent.in
Contact No.: (Utran : +91 98987 17363) (Ghod Dod : +91 90999 20099)
Original documents for Visa application

01. APS Certificate

02. Bachelor Degree
03. Bachelor Transcript
04. Bachelor Results
05. Bachelor MOI
06. 12th Result
07. 10th Result
08. School Leaving Certificate
09. IELTS Results
10. German Results
11. Work Experience and/or Internships (if available)
12. Traveling Passport
13. Biometric Passport Photos
14. Sponsorship Affidavit (A4 Size)

Exzellent Language Institute and Overseas Education

Utran Branch : 323-324, Royal Square, Nr. V.I.P. Circle, Amroli-Utran Road, Utran, Surat - 394105

Ghod Dod Branch : 25, 1st Floor, Suryakiran Apt., Nr. St. Xavier’s School, Ghod Dod Road, Surat - 395007
Web : www.exzellent.in Email : info@exzellent.in
Contact No.: (Utran : +91 98987 17363) (Ghod Dod : +91 90999 20099)
 COVER LETTER FOR GERMAN NATIONAL STUDENT VISA

Date: 20/07/2023 (Your Visa Date)

To,
The Consulate General of the Federal Republic of Germany,
Hoechst House, 1st floor,
Nariman Point, Mumbai 400021.

Subject: Application for German National Student Visa for Pursuing Master's Degree in Germany

Respected Sir/Madam,

I, Vasu Kiritkumar Javia, holding a passport of the Republic of India whose number is V6235010, would like
to submit my application for German National Visa (Student Visa). I have been offered admission to the
Master of Science Program in Elektrotechnik, Electronics Design and Technology at the University of Siegen,
Germany. The program is completely taught in English and the course duration is 2 years (4 semesters),
starting from October, Winter Semester 2023. This program has no tuition fee.

During my study in Germany, my father Kiritkumar Javia will support me financially. He is sponsoring me for
all my expenses in Germany including my Blocked Account of 11387 Euros in Expatrio.

My academic qualifications are as follows:

Percentage
Degree/Exam Institution University/Board Duration
/CGPA gained

B.E.
Sardar Vallabhbhai
(Electronics & Gujarat Technological
Patel Institute of 2018 - 2022 8.35/10 (CGPA)
Communication University, Ahmedabad
Technology, Vasad
Engineering)

Citizens Higher Gujarat Secondary

H.S.C Secondary School, Education Board, 2018 55.69%
Surat Gandhinagar

Gujarat Secondary
L. P. Savani
S.S.C Education Board, 2016 81.33%
Vidhyabhavan, Surat
Gandhinagar

I kindly request you to grant me German National Visa (Student Visa), for which I shall be grateful. As
mentioned in the checklist, I am attaching the following documents in support of my application. I thank
you and assure you of my sincerity.
Documents enclosed: -

01. Two copies of the APS Certificate

02. Two copies of the long-term visa application form
03. Two copies of the declaration of true and complete information
04. Two copies of Additional contact and legal representation information
05. Two copies of the Cover Letter and Motivation Letter
06. Two copies of the Admission letter from the University of Siegen
07. Two copies of all Academic Certificates
08. Two copies of the Curriculum vitae
09. Two copies of the Block Account Statement
10. Two copies of the Sponsorship Affidavit
11. Two copies of Proof of Language Proficiency in English
12. Two copies of the Student Questionnaire
13. Two photocopies of the Passport data page
14. Three biometric photographs

Yours Sincerely,
Vasu Kiritkumar Javia
503 - Capital Calisto,
Near New L.P. Savani School,
Palanpur Canal Road,
Surat City Pin: 395009,
Gujarat, India

(+91) 8160530998
vasujaviya869@gmail.com
 MOTIVATION LETTER FOR GERMAN NATIONAL STUDENT VISA

Date: 20/07/2023 (Your Visa Date)

To,
The Consulate General of the Federal Republic of Germany,
Hoechst House, 1st floor,
Nariman Point, Mumbai 400021.

Respected Sir/Madam,

I am Vasu Kiritkumar Javia, aged 22, and I would like to apply for a Student Visa in Germany. I finished my
Bachelor’s Degree in June 2022. I have an admission letter from the University of Siegen in Germany for a
Master of Science in Elektrotechnik, Electronics Design and Technology Course and I am looking forward to
getting a German student visa to study there.

Throughout my graduate studies, I have benefited and learned from the scope of GTU syllabus material,
which has provided me with a thorough understanding of the core areas of the Electronics &
Communication Domain. Throughout these four years of studies, I have worked hard to cultivate a mindset
of putting forth independent effort in all of my endeavors by doing various projects related to my domain
which helped me to expand my horizons in these fields. When it comes to grasping a definition, learning by
myself and sharing my experience with others has proven to be extremely beneficial.

With the rapid development of technology in Electronics and Semiconductor Circuits, it has become
important to dig deeper into the topic and extend one's technical knowledge in order to contribute to an
amazing field. Since I am not satisfied with only basic knowledge, the first step toward achieving my career
objectives would be to obtain a master's degree, followed by a doctoral degree, after which I would like to
pursue a research-oriented career. I believe that this course will provide me with the necessary skills and
guidance to excel in my field and contribute towards the betterment of the world while still allowing me to
pursue my objectives with a great deal of independence.

I have decided to pursue a master's degree in Electrical Engineering in Germany because it is the best
country for studies, with abundant opportunities and a clear path to success. Furthermore, its international
atmosphere allows me to connect with students from various countries, which allows me to exchange
knowledge and ideas that will help me to develop personally and professionally. I have gone through the
syllabus of this course and found trained professors and an outstanding educational System. My motive is to
design advanced electronics hardware which will support the upcoming complex technology of Artificial
Intelligence and advancement in the Semiconductor Industry. I think that graduate study at the University
of Siegen would help me with my academic pursuits, and is a major step towards achieving my goal.

I humbly request you to consider My Visa Application and grant me a student visa to pursue My Master’s
Degree in Germany.

- Vasu Kiritkumar Javia

 Additional contact and legal representation information

Barcode:

Name:
Address for service:

Place and Postal Code:

Phone:
E-Mail:

☐ I agree on being contacted via e-mail by the competent German Mission in case of queries regarding
my application.

Please select:

☐ 1.) In case of denial of my application for a National visa, I hereby agree to receive the formal denial
notification by e-mail, to the above mentioned e-mail-address. I confirm that I regularly access the
corresponding inbox.

OR

☐ 2.) In case of denial of my application for a National visa, I request service of the corresponding
notification by post, to the above mentioned address. I am well aware of possible delays and reliability of
the local postal service.

Information about representation

I have understood that, in my visa matter, the visa section can only correspond with me personally or,
additionally, with a representative (Lawyer/Family member/Sponsor) named by me.

I wish to be represented by:

Name and postal address

Phone and E-Mail:

Date and signature: …………………………………………………………………………………………………………

Student Questionnaire (March 2019)
(Please read carefully and tick the relevant boxes. Please sign the questionnaire and send it
together with your request for an interview appointment)

What kind of study do you wish to pursue Masters Bachelors phD semester
in Germany? exchange

What is the duration of your study

programme in Germany?

Do you receive any kind of scholarship from Germany? Yes No

If yes, please specify below:

Will your study in Germany be taught in German or in German English Both (%?)
English?

Do you have any conditions to your study course? Yes No

(conditional admission - that is:
precourses/Studienkolleg/language course or alike)

Do you Have a Test AS-certificate with a result equal or higher to Yes No

100 points in the core test (“Kerntest”)?

Do you have to pay tuition fees for your study in No Yes

Germany?
If yes, how much would that be in EUROS?

(Place and date)

Signature of applicant

Name of Applicant in block letters

 FO TO - M U ST E RTA F E L

MUSTERFOTO
 Qualitativ hochwertige Fotos sind die Grundlage einer einwand- Musterfoto
freien Wiedergabe des Bildes und Voraussetzung für die Anwendung der
Gesichtsbiometrie in Pässen.
Dieser Foto-Mustertafel sind die Qualitätsmerkmale zu entneh-
men, die die Eignung der Fotos für den vorgesehenen Einsatz in Pässen
gewährleisten. Es ist dringend erforderlich, die hier beschriebenen An-

45 mm
forderungen zu beachten, da sonst eine biometrische Erkennung des An-
tragstellers sowie die einwandfreie Wiedergabe des Bildes im Dokument
nicht gewährleistet sind.
Der Passbewerber ist grundsätzlich ohne Kopfbedeckung abzu-
bilden. Die Passbehörde kann vom Gebot der fehlenden Kopfbedeckung
insbesondere aus religiösen Gründen, von den übrigen Anforderungen
aus medizinischen Gründen, die nicht nur vorübergehender Art sind, Aus- 35 mm
nahmen zulassen.
Auf den Fotos sind keine Uniformteile abzubilden. 

Maximal tolerierte Gesichtshöhe

optimale Gesichtshöhe, maximal (36 mm)
optimale Gesichtshöhe, minimal (32 mm)
Augenbereich, maximal Minimal tolerierte Gesichtshöhe

Augenbereich, minimal

FOR M AT Kinnlinie
Nasenmitte
 Das Foto muss die Gesichtszüge der Person von der Kinnspit-
im dunkelgrauen Bereich
ze bis zum oberen Kopfende, sowie die linke und rechte Gesichtshälfte
deutlich zeigen. Die Gesichtshöhe muss 70 - 80 % des Fotos einnehmen.
Dies entspricht einer Höhe von 32 - 36 mm von der Kinnspitze bis zum
oberen Kopfende. Dabei ist das obere Kopfende unter Vernachlässigung
der Frisur anzunehmen.
Wegen des häufig nicht eindeutig zu bestimmenden oberen Kopf-
endes sind Passfotos jedoch erst dann abzulehnen, wenn die Gesichts-
höhe 27 mm unterschreitet oder 40 mm überschreitet.
Bei volumenreichem Haar sollte darauf geachtet werden, dass der
Kopf (einschl. Frisur) möglichst vollständig abgebildet ist, ohne aber die
Gesichtsgröße zu verkleinern. Das Gesicht muss zentriert auf dem Foto
platziert sein.  Zu groß Zu klein Nicht zentriert

S C H Ä R F E U N D KO N T R A S T
 Das Gesicht muss in allen Bereichen scharf abgebildet, kon-
trastreich und klar sein. 

Unscharf Mangelnder Kontrast Kontrastarm durch Überbelichtung

AUSL EUC H T U NG
 Das Gesicht muss gleichmäßig ausgeleuchtet werden. Reflexio-
nen oder Schatten im Gesicht sowie rote Augen sind zu vermeiden. 

Zu dunkel Reflexion im Gesicht Schlagschatten

HINTERGRUND
 Der Hintergrund muss einfarbig hell sein (idealerweise neutral
grau) und einen Kontrast zum Gesicht und zu den Haaren aufweisen.
Bei hellen Haaren eignet sich ein mittelgrauer Hintergrund, bei dunklen
Haaren ein hellgrauer. Der Hintergrund darf kein Muster aufweisen.
Das Foto darf ausschließlich die zu fotografierende Person zeigen
(keine weiteren Personen oder Gegenstände im Bild).
Auf dem Hintergrund dürfen keine Schatten entstehen. 

Schatten im Hintergrund Unruhiger Hintergrund Hintergrund ohne Kontrast

FOT OQUA L I TÄT

 Das Foto sollte (insbesondere bei der Aufnahme mit einer Digi-
talkamera) auf hochwertigem Papier mit einer Druckauflösung von min-
destens 600 dpi vorliegen.
Das Foto muss farbneutral sein und die Hauttöne natürlich wie-
dergeben.
Das Foto darf keine Knicke oder Verunreinigungen aufweisen.
Das Foto kann in Schwarzweiß oder Farbe vorliegen.

Farbstich Knicke und Tintenflecke im Bild Grobe Pixelstruktur

KO P F P O S I T I O N U N D
GE SIC H T SAUSDRUC K
 Eine Darstellung der Person mit geneigtem oder gedrehtem
Kopf (z.B. Halbprofil) ist nicht zulässig.
Die Person muss mit neutralem Gesichtsausdruck und geschlosse-
nem Mund gerade in die Kamera blicken. 

Mund zu weit offen Halbprofil Kopfneigung

AUGE N U N D BL IC K R IC H T U NG
 Die Person muss auf dem Foto direkt in die Kamera blicken.
Die Augen müssen geöffnet und deutlich sichtbar sein und dürfen nicht
durch Haare oder Brillengestelle verdeckt werden. 

Geschlossene Augen Haare im Gesicht Blick zur Seite

BR I L L E N T R ÄGE R
 Die Augen müssen klar und deutlich erkennbar sein (Reflexi-
onen auf den Brillengläsern, getönte Gläser oder Sonnenbrillen sind nicht
zulässig).
Der Rand der Gläser oder das Gestell dürfen nicht die Augen ver-
decken. 

Brillenrahmen verdeckt Augen Brillengläser zu dunkel Spiegelung

KO P F B E D E C K U N G
 Kopfbedeckungen sind grundsätzlich nicht erlaubt. Ausnahmen
sind insbesondere aus religiösen Gründen zulässig.
In diesem Fall gilt: das Gesicht muss von der unteren Kinnkante bis
zur Stirn erkennbar sein.
Es dürfen keine Schatten auf dem Gesicht entstehen. 

Mit Hut Gesicht verdeckt Schatten im Gesicht

KINDER
 Bei Kindern bis zum vollendeten 10. Lebensjahr sind folgende
Abweichungen bei der Gesichtshöhe und im Augenbereich zulässig:
Die Gesichtshöhe bei Kindern muss 50 - 80 % des Fotos einneh-
men. Dies entspricht einer Höhe von 22 - 36 mm von der Kinnspitze bis
zum oberen Kopfende. Dabei ist das obere Kopfende unter Vernachlässi-
gung der Frisur anzunehmen.
Wegen des häufig nicht eindeutig zu bestimmenden oberen Kopf-
endes sind Passfotos jedoch erst dann abzulehnen, wenn die Gesichts-
Kopfposition Kopfbedeckung Gegenstand im Bild
höhe 17 mm unterschreitet oder 40 mm überschreitet. Bei Säuglingen
und Kleinkindern gelten zusätzlich die nachfolgend beschriebenen Ab-
weichungen. 

SÄUGL I NGE U N D K L E I N K I N DE R
 Bei Säuglingen und Kleinkindern bis zum vollendeten 6. Lebens-
jahr sind zusätzlich zu den unter der Überschrift „Kinder“ darge-
stellten Ausnahmen Abweichungen in der Kopfhaltung (nicht von der
Frontalaufnahme!), im Gesichtsausdruck, hinsichtlich Augen und Blick-
richtung sowie hinsichtlich der Zentrierung auf dem Foto zulässig. 
Kopf zu groß Zweite Person im Hintergrund Gegenstand im Bild