What is 5S?

5S is a system for organizing spaces so work can be performed efficiently, effectively, and safely. This
system focuses on putting everything where it belongs and keeping the workplace clean, which
makes it easier for people to do their jobs without wasting time or risking injury.

5S Translation

The term 5S comes from five Japanese words:

 Seiri

 Seiton

 Seiso

 Seiketsu

 Shitsuke

In English, these words are often translated to:

 Sort

 Set in Order

 Shine

 Standardize

 Sustain

Each S represents one part of a five-step process that can improve the overall function of a business.

The Origins of 5S – 5S & Lean Manufacturing

5S began as part of the Toyota Production System (TPS), the manufacturing method begun by leaders
at the Toyota Motor Company in the early and mid-20th century. This system, often referred to as
Lean manufacturing in the West, aims to increase the value of products or services for customers.
This is often accomplished by finding and eliminating waste from production processes.
Lean manufacturing involves the use of many tools such as 5S, kaizen, kanban, jidoka, heijunka,
and poka-yoke. 5S is considered a foundational part of the Toyota Production System because until
the workplace is in a clean, organized state, achieving consistently good results is difficult. A messy,
cluttered space can lead to mistakes, slowdowns in production, and even accidents, all of which
interrupt operations and negatively impact a company.

By having a systematically organized facility, a company increases the likelihood that production will
occur exactly as it should.

Benefits of 5S

Over time, the 5S methodology leads to many benefits, including:

 Reduced costs

 Higher quality

 Increased productivity

 Greater employee satisfaction

 A safer work environment

What Are the 5 S's?

The 5S concept might sound a little abstract at this point, but in reality, it's a very practical, hands-on
tool that everyone in the workplace can be a part of.

5S involves assessing everything present in a space, removing what's unnecessary, organizing things
logically, performing housekeeping tasks, and keeping this cycle going. Organize, clean, repeat.

Let's take a closer look at each of the parts of 5S.

Sort
The first step of 5S, Sort, involves going through all the tools, furniture, materials, equipment, etc. in
a work area to determine what needs to be present and what can be removed. Some questions to
ask during this phase include:

 What is the purpose of this item?

 When was this item last used?

 How frequently is it used?

 Who uses it?

 Does it need to be here?

These questions help determine the value of each item. A workspace might be better off without
unnecessary items or items used infrequently. These things can get in the way or take up space.

Keep in mind the best people to assess the items in space are the people who work in that space.
They are the ones who can answer the above questions.

When a group has determined that some items aren't necessary, consider the following options:

 Give the items to a different department

 Recycle/throw away/sell the items

 Put items into storage

For cases when an item's value is uncertain — for example, a tool hasn't been used recently, but
someone thinks it might be needed in the future — use the red tag method. Red tags are usually
cardboard tags or stickers that can be attached to the items in question. Users fill out the information
about the item such as

 Location

 Description

 Name of person applying the tag

 Date of application

Then the item is placed in a "red tag area" with other questionable items. If after a designated
amount of time (perhaps a month or two) the item hasn't been used, it's time to remove it from the
workspace. It's not worth hanging onto things that never get used since they just take up space.

Tip: Set a reminder—on your phone or computer, or posted somewhere in the workspace—to check
back in with the red tag area so it doesn't get forgotten.

Set in Order
Once the extra clutter is gone, it's easier to see what's what. Now work groups can come up with
their strategies for sorting through the remaining items. Things to consider:

 Which people (or workstations) use which items?

 When are items used?

 Which items are used most frequently?

 Should items be grouped by type?

 Where would it be most logical to place items?

o Would some placements be more ergonomic for workers than others?

o Would some placements cut down on unnecessary motion?

 Are more storage containers necessary to keep things organized?

During this phase, everyone should determine what arrangements are most logical. That will require
thinking through tasks, the frequency of those tasks, the paths people take through the space, etc.

Businesses may want to stop and think about the relationship between the organization and larger
Lean efforts. What arrangement will cause the least amount of waste?

In Lean manufacturing, waste can take the form of:

 Defects

 Waiting time

 Extra motion

 Excess inventory

 Overproduction

 Extra processing

 Unnecessary transportation

 Unutilized talents

Tip: For 5S, specifically consider how the layout and organization of an area could increase/decrease
waiting time, motion, and unnecessary transportation.

Shine
Everyone thinks they know what housekeeping is, but it's one of the easiest things to overlook,
especially when work gets busy. The Shine stage of 5S focuses on cleaning up the work area, which
means sweeping, mopping, dusting, wiping down surfaces, putting tools and materials away, etc.

In addition to basic cleaning, Shine also involves performing regular maintenance on equipment and
machinery. Planning for maintenance ahead of time means businesses can catch problems and
prevent breakdowns. That means less wasted time and no loss of profits related to work stoppages.

Shining the workplace might not sound exciting, but it's important. And it shouldn't just be left up to
the janitorial staff. In 5S, everyone takes responsibility for cleaning up their workspace, ideally daily.
Doing so makes people take ownership of the space, which in the long run means people will be
more invested in their work and the company.

Tip: How to clean may seem obvious, but make sure people know how to properly Shine their
spaces. Show employees — especially new employees — which cleaners to use, where cleaning
materials are stored, and how to clean equipment, particularly if it's equipment that could be easily
damaged.

Standardize

Once the first three steps of 5S are completed, things should look pretty good. All the extra stuff is
gone, everything is organized, spaces are cleaned, and equipment is in good working order.

The problem is, when 5S is new at a company, it's easy to clean and get organized…and then slowly
let things slide back to the way they were. Standardize makes 5S different from the typical spring-
cleaning project. Standardize systematizes everything that just happened and turns one-time efforts
into habits. Standardize assigns regular tasks, creates schedules, and posts instructions so these
activities become routines. It makes standard operating procedures for 5S so that orderliness doesn't
fall by the wayside.

Depending on the workspace, a daily 5S checklist or a chart might be useful. A posted schedule
indicating how frequently certain cleaning tasks must occur and who is responsible for them is
another helpful tool.

Initially, people will probably need reminders about 5S. Small amounts of time may need to be set
aside daily for 5S tasks. But over time, tasks will become routine and 5S organizing and cleaning will
become a part of regular work.
Tip: Visual cues such as signs, labels, posters, floor marking tape, and tool organizers also play an
important role in 5S. They can provide directions and keep items in place, in many cases without
words.

Sustain

Once standard procedures for 5S are in place, businesses must perform the ongoing work of
maintaining those procedures and updating them as necessary. Sustain refers to the process of
keeping 5S running smoothly, but also of keeping everyone in the organization involved. Managers
need to participate, as do employees out on the manufacturing floor, in the warehouse, or in the
office. Sustain is about making 5S a long-term program, not just an event or short-term project.
Ideally, 5S becomes a part of an organization's culture. And when 5S is sustained over time, that's
when businesses will start to notice continuous positive results.

Tip #1: To help sustain 5S practices, make sure all new employees (or employees who switch
departments) receive training about their area's 5S procedures.

Tip #2: Keep things interesting. Look at what other companies are doing with 5S. New ideas for
organization can keep things improving and keep employees engaged.

Safety – The 6th S

Some companies like to include a sixth S in their 5S program: Safety. When safety is included, the
system is often called 6S. The Safety step involves focusing on what can be done to eliminate risks in
work processes by arranging things in certain ways.

This might involve setting up workstations so they're more ergonomic, marking intersections—such
as the places where forklifts and pedestrians cross paths—with signs, and labeling the storage
cabinet for cleaning chemicals so people are aware of potential hazards. If the layout of the
workplace or the tasks people perform are dangerous, those dangers should be reduced as much as
possible. That's what the sixth S focuses on.

Some people consider safety an outcome of performing the other five S's appropriately, and as a
result say a sixth S isn't necessary. They think if the workspace is properly organized and cleaned and
uses helpful visual safety cues, a separate safety step is unnecessary.
Neither approach to safety is right or wrong. But however a business wants to approach safety, it
should be aware that paying attention to safety is important.

Tip: If mishaps and accidents do happen, stop to consider whether a 5S improvement could have
prevented it. Could less clutter, cleaner walking surfaces, or better signs and labels have made a
difference?

Getting Started with 5S

Even though 5S is a fairly simple concept, beginning a new 5S program can feel daunting. It's like
undertaking a big cleaning project in the garage or the basement at home; there's a lot of stuff to
deal with, and getting started probably doesn't sound fun.

Start with practical steps such as deciding which departments and individuals will be involved, what
training is needed, and what tools to use to facilitate the process. Determining these concrete things
will help begin the process of 5S implementation.

Who Should Participate in 5S?

Here's the short answer to this question: everyone. If a department is starting 5S, managers and all
other employees should be included. If anyone is left out, this could lead to confusion or to messes
that people don't want to take ownership of.

It is possible that some people will play a bigger role in 5S than others, which is fine. There might be
5S coordinators who are in charge of installing and maintaining 5S labeling, keeping tracking of
assigned tasks, or introducing new department members to the 5S system. These people will
obviously spend a lot of time thinking about 5S compared to others. Everyone should think about 5S
regularly, though. 5S might initially take place as an event, but ideally it becomes a part of daily work
for everyone.

It's also important to remember that company leaders should participate in 5S, especially if 5S is a
company-wide effort. When people see their superiors taking 5S seriously by participating in it,
they'll be more likely to take it seriously, too.

5S Training

Anyone who will participate in 5S activities needs to receive training. This could be done in a
classroom setting, with a training DVD, and/or through hands-on activities. A demonstration of how
5S could occur at a workstation might also be useful.

For employees to understand why the company is going to start using 5S and why it's important, they
should be given a brief history of 5S, its parts, and its benefits.
It's quite possible that the way 5S is carried out at one organization or even one department will be
different from others, so groups performing 5S for the first time may need to work out the best way
to perform the steps of 5S in their spaces.

In any case, everyone should receive training when 5S is new, and then any new employees who
come onboard later should receive training about 5S as well.

5S & Visual Communication

A key part of 5S is that it makes spaces cleaner and therefore easier to navigate. That means people
can more easily get their work done. Visual communication tools such as labels, floor markings,
cabinet and shelf markings, and shadow boards can make navigating spaces even simpler. Plus, these
tools can help keep the workspace organized. A workplace that uses visual management in this way
is often referred to as a visual workplace.

Some common visual tools used in 5S are:

Floor Marking Tape

These tapes can be used to outline work cells, mark the locations where equipment or materials are
placed, or highlight hazards. They come in a variety of colors and patterns, and can also be used on
shelves, workbenches, cabinets, and other surfaces.

Labels and Signs

These visuals use text, colors, and symbols to convey information. They can indicate the contents of
drawers, call out hazards, or tell people where to store parts. Many styles and sizes exist, and some
businesses even choose to make these in-house with a label and sign printer.

Shadow boards & Toolbox Foam

These visuals are helpful in workspaces with a lot of tools. Shadow boards use cutouts of tools that
are placed behind the spot where a tool hangs on a pegboard. Toolbox foam works similarly, except it
fits into a toolbox drawer. The tool's shape is cut out of a top layer of foam, so a bright bottom layer
of foam shows through. Both of these methods highlight missing tools and tell people exactly where
tools should be placed when they're finished using them.

Businesses may choose to use some or all of these visual tools. All of them help achieve the often-
cited saying of 5S: “A place for everything, and everything in its place.” These tools make it clear
where things belong, so clutter doesn't become a problem so easily.

Tip: If you use color-coded floor markings, tapes, or other visual cues, make sure everyone
understands them. Post a color chart if necessary.
5S Outside Manufacturing – In Healthcare, the Office, or Government

5S originated in the manufacturing industry at Toyota and it has proven useful for manufacturers in
many industries, not just the automobile industry. In recent decades, 5S has moved beyond
manufacturing to other industries such as healthcare. Many offices also employ 5S, as do some
schools and other government organizations.

The basic steps of 5S can be applied to any workplace. An office can use 5S to keep supplies
organized, as can hospitals and medical clinics. 5S can even be used in a communal kitchen to keep
the fridge from filling up with expired food. It's really just a matter of determining what workspaces
and work processes will benefit most from improved workplace organization.

5S Example

Look at the example below to see 5S in action. Before 5S, spaces are cluttered and confusing. After
5S, everything has an assigned place, which is often marked with floor marking tape, labels, and
other visual cues.

When 5S is used in the workplace, it's easier to detect abnormalities and spot potential problems
before they grow into significant issues.

The Costs of 5S vs. Long-Term Savings

Business leaders considering using 5S may wonder if 5S is expensive to implement. Generally, it's not.
There may be an up-front investment in tools like floor marking tape and labels, and some time does
need to be spent on training and on 5S activities, which takes up employees' time. In the long run,
though, 5S makes processes run more smoothly and prevents mishaps, and those things usually save
businesses money.

५एस म्हणजे काय?

५एस ही जागा व्यवस्थित करण्यासाठी एक प्रणाली आहे जेणेकरून काम
कार्यक्षमतेने, प्रभावीपणे आणि सुरक्षितपणे करता येईल. ही प्रणाली सर्वकाही
जिथे आहे तिथे ठेवण्यावर आणि कामाची जागा स्वच्छ ठेवण्यावर लक्ष केंद्रित
करते, ज्यामुळे लोकांना वेळ वाया न घालवता किंवा दुखापत न होता त्यांचे काम
करणे सोपे होते.

५एस भाषांतर

५एस हा शब्द पाच जपानी शब्दांपासून आला आहे:

• सेइरी

• सीटन

• सेइसो

• सेकेत्सु

• शित्सुके

इंग्रजीमध्ये, हे शब्द बहुतेकदा असे भाषांतरित केले जातात:

• क्रमवारी

• क्रमाने सेट करा

• चमक

• मानकीकरण

• टिकवून ठेवा

प्रत्येक एस पाच-चरण प्रक्रियेचा एक भाग दर्शवितो जो व्यवसायाचे एकूण कार्य

सुधारू शकतो.

५एसची उत्पत्ती - ५एस आणि लीन मॅन्युफॅक्चरिंग

५एस ची सुरुवात टोयोटा उत्पादन प्रणाली (टीपीएस) चा भाग म्हणून झाली, ही

उत्पादन पद्धत २० व्या शतकाच्या सुरुवातीला आणि मध्यात टोयोटा मोटर
कंपनीच्या नेत्यांनी सुरू केली. पश्चिमेकडील देशांमध्ये लीन
मॅन्युफॅक्चरिंग म्हणून ओळखल्या जाणाऱ्या या प्रणालीचा उद्देश
ग्राहकांसाठी उत्पादनांचे किंवा सेवांचे मूल्य वाढवणे आहे. उत्पादन
प्रक्रियेतून कचरा शोधून काढून टाकून हे साध्य केले जाते.

लीन मॅन्युफॅक्चरिंगमध्ये 5S, कैझेन, कानबान, जिडोका, हेजुंका आणि पोका-योक

सारख्या अनेक साधनांचा वापर समाविष्ट आहे. 5S हा टोयोटा उत्पादन प्रणालीचा एक
मूलभूत भाग मानला जातो कारण जोपर्यंत कामाची जागा स्वच्छ, संघटित स्थितीत
नसते, तोपर्यंत सातत्याने चांगले परिणाम मिळवणे कठीण असते. गोंधळलेल्या,
गोंधळलेल्या जागेमुळे चुका, उत्पादनात मंदी आणि अपघात देखील होऊ शकतात, जे
सर्व कामकाजात व्यत्यय आणतात आणि कंपनीवर नकारात्मक परिणाम करतात.

पद्धतशीरपणे संघटित सुविधा असल्याने, कंपनी उत्पादन जसे पाहिजे तसे होण्याची
शक्यता वाढवते.

5S चे फायदे

कालांतराने, 5S पद्धतीमुळे अनेक फायदे होतात, ज्यात समाविष्ट आहेत:

• कमी खर्च

• उच्च गुणवत्ता

• वाढलेली उत्पादकता

• अधिक कर्मचारी समाधान

• सुरक्षित कामाचे वातावरण

5S काय आहेत?

5S काय आहेत?

या टप्प्यावर 5S संकल्पना थोडी अमूर्त वाटू शकते, परंतु प्रत्यक्षात, ती एक

अतिशय व्यावहारिक, व्यावहारिक साधन आहे ज्याचा कामाच्या ठिकाणी प्रत्येकजण
भाग असू शकतो.

5S मध्ये जागेत असलेल्या प्रत्येक गोष्टीचे मूल्यांकन करणे, अनावश्यक गोष्टी

काढून टाकणे, तार्किकरित्या गोष्टी व्यवस्थित करणे, घरकामाची कामे करणे आणि
हे चक्र चालू ठेवणे समाविष्ट आहे. व्यवस्थित करा, स्वच्छ करा, पुनरावृत्ती करा.

चला 5S च्या प्रत्येक भागावर बारकाईने नजर टाकूया.

सॉर्ट

5S, सॉर्टच्या पहिल्या टप्प्यात, कामाच्या क्षेत्रातील सर्व साधने, फर्निचर,

साहित्य, उपकरणे इत्यादींचा अभ्यास करणे समाविष्ट आहे जेणेकरून काय उपस्थित
राहावे आणि काय काढता येईल हे ठरवता येईल. या टप्प्यात विचारायचे काही प्रश्न
आहेत:

• या वस्तूचा उद्देश काय आहे?

• ही वस्तू शेवटची कधी वापरली गेली?

ती किती वेळा वापरली जाते?

ती कोण वापरते?

• ती येथे असण्याची गरज आहे का?

हे प्रश्न प्रत्येक वस्तूचे मूल्य निश्चित करण्यात मदत करतात. अनावश्यक

वस्तू किंवा क्वचित वापरल्या जाणाऱ्या वस्तूंशिवाय कार्यक्षेत्र चांगले असू
शकते. या गोष्टी मार्गात येऊ शकतात किंवा जागा घेऊ शकतात.

लक्षात ठेवा की अंतराळातील वस्तूंचे मूल्यांकन करण्यासाठी त्या जागेत काम

करणारे लोकच सर्वोत्तम लोक असतात. वरील प्रश्नांची उत्तरे तेच देऊ शकतात.

जेव्हा एखाद्या गटाला असे आढळून येते की काही वस्तू आवश्यक नाहीत, तेव्हा
खालील पर्यायांचा विचार करा:

• त्या वस्तू वेगळ्या विभागाला द्या

• त्या वस्तूंचे पुनर्वापर करा/फेकून द्या/विका

• वस्तू साठवणुकीत ठेवा

जेव्हा एखाद्या वस्तूचे मूल्य अनिश्चित असेल — उदाहरणार्थ, एखादे साधन

अलीकडे वापरले गेले नाही, परंतु एखाद्याला वाटते की भविष्यात त्याची
आवश्यकता असू शकते — तेव्हा लाल टॅग पद्धत वापरा. लाल टॅग हे सहसा कार्डबोर्ड
टॅग किंवा स्टिकर्स असतात जे प्रश्नातील वस्तूंना जोडले जाऊ शकतात.
वापरकर्ते वस्तूबद्दल माहिती भरतात जसे की

• स्थान

• वर्णन

• टॅग लागू करणाऱ्या व्यक्तीचे नाव

• अर्जाची तारीख

नंतर ती वस्तू इतर शंकास्पद वस्तूंसह "लाल टॅग क्षेत्रात" ठेवली जाते. जर
ठराविक वेळेनंतर (कदाचित एक किंवा दोन महिने) वस्तू वापरली गेली नसेल, तर ती
कार्यक्षेत्रातून काढून टाकण्याची वेळ आली आहे. ज्या गोष्टी कधीच वापरात येत
नाहीत कारण त्या जागा व्यापतात त्यावरच थांबणे योग्य नाही.

टीप: तुमच्या फोनवर किंवा संगणकावर किंवा कार्यक्षेत्रात कुठेतरी पोस्ट

केलेले एक स्मरणपत्र सेट करा जेणेकरून ते विसरले जाणार नाही अशा लाल टॅग
क्षेत्रासह पुन्हा तपासता येईल.
क्रमाने सेट करा

एकदा अतिरिक्त गोंधळ निघून गेला की, काय आहे ते पाहणे सोपे होते. आता कार्य गट
उर्वरित वस्तूंची क्रमवारी लावण्यासाठी त्यांच्या रणनीती घेऊन येऊ शकतात.
विचारात घेण्यासारख्या गोष्टी:

• कोणते लोक (किंवा वर्कस्टेशन) कोणत्या वस्तू वापरतात?

• वस्तू कधी वापरल्या जातात?

• कोणत्या वस्तू सर्वाधिक वापरल्या जातात?

• प्रकारानुसार वस्तूंचे गटीकरण करावे का?

• वस्तू कुठे ठेवणे सर्वात तर्कसंगत असेल?

o काही जागा कामगारांसाठी इतरांपेक्षा अधिक अर्गोनॉमिक असतील का?

o काही जागा अनावश्यक हालचाल कमी करतील का?

• गोष्टी व्यवस्थित ठेवण्यासाठी अधिक स्टोरेज कंटेनर आवश्यक आहेत का?

या टप्प्यात, प्रत्येकाने कोणत्या व्यवस्था सर्वात तर्कसंगत आहेत हे ठरवावे.

त्यासाठी कामांचा विचार करावा लागेल, त्या कामांची वारंवारता, लोक जागेतून
कोणते मार्ग घेतात इत्यादी.

व्यवसायांना थांबून संघटना आणि मोठ्या लीन प्रयत्नांमधील संबंधांबद्दल

विचार करावा लागेल. कोणत्या व्यवस्थेमुळे कमीत कमी कचरा होईल?

लीन मॅन्युफॅक्चरिंगमध्ये, कचरा खालील स्वरूपात येऊ शकतो:

• दोष

• प्रतीक्षा वेळ

• अतिरिक्त हालचाल

• अतिरिक्त इन्व्हेंटरी

• अतिउत्पादन

• अतिरिक्त प्रक्रिया

• अनावश्यक वाहतूक

• वापरात नसलेली प्रतिभा

टीप: 5S साठी, एखाद्या क्षेत्राचे लेआउट आणि संघटन प्रतीक्षा वेळ, हालचाल आणि
अनावश्यक वाहतूक कशी वाढवू/कमी करू शकते याचा विशेषतः विचार करा.

शाइन

प्रत्येकाला वाटते की त्यांना घरकाम म्हणजे काय हे माहित आहे, परंतु ते

दुर्लक्ष करणे सर्वात सोप्या गोष्टींपैकी एक आहे, विशेषतः जेव्हा काम व्यस्त
असते. 5S चा शाइन टप्पा कामाच्या क्षेत्राची साफसफाई करण्यावर लक्ष केंद्रित
करतो, म्हणजे झाडू मारणे, पुसणे, धूळ काढणे, पृष्ठभाग पुसणे, साधने आणि साहित्य
दूर ठेवणे इ.

मूलभूत साफसफाई व्यतिरिक्त, शाइनमध्ये उपकरणे आणि यंत्रसामग्रीची नियमित

देखभाल करणे देखील समाविष्ट आहे. वेळेपूर्वी देखभालीचे नियोजन करणे म्हणजे
व्यवसाय समस्यांना पकडू शकतात आणि बिघाड टाळू शकतात. याचा अर्थ कमी वेळ वाया
जातो आणि काम थांबण्याशी संबंधित नफ्याचे नुकसान होत नाही.

कामाच्या ठिकाणी चमकवणे कदाचित रोमांचक वाटणार नाही, परंतु ते महत्वाचे आहे.
आणि ते फक्त रखवालदार कर्मचाऱ्यांवर सोडले जाऊ नये. 5S मध्ये, प्रत्येकजण
त्यांच्या कामाच्या जागेची स्वच्छता करण्याची जबाबदारी घेतो, आदर्शपणे
दररोज. असे केल्याने लोक जागेची मालकी घेतात, ज्यामुळे दीर्घकाळात लोक
त्यांच्या कामात आणि कंपनीमध्ये अधिक गुंतवणूक करतील.

टीप: स्वच्छता कशी करावी हे स्पष्ट वाटू शकते, परंतु लोकांना त्यांच्या जागा
योग्यरित्या कशा चमकायच्या हे माहित आहे याची खात्री करा. कर्मचाऱ्यांना -
विशेषतः नवीन कर्मचाऱ्यांना - कोणते क्लीनर वापरायचे, स्वच्छता साहित्य कुठे
साठवले जाते आणि उपकरणे कशी स्वच्छ करायची ते दाखवा, विशेषतः जर ती उपकरणे
सहजपणे खराब होऊ शकतात तर.

मानकीकरण

एकदा 5S चे पहिले तीन चरण पूर्ण झाले की, गोष्टी खूप चांगल्या दिसल्या पाहिजेत.
सर्व अतिरिक्त गोष्टी निघून गेल्या आहेत, सर्वकाही व्यवस्थित केले आहे, जागा
स्वच्छ केल्या आहेत आणि उपकरणे चांगल्या स्थितीत आहेत.

समस्या अशी आहे की, जेव्हा 5S कंपनीत नवीन असते, तेव्हा ते स्वच्छ करणे आणि
व्यवस्थित करणे सोपे असते... आणि नंतर हळूहळू गोष्टी पूर्वीसारख्या स्थितीत
येऊ द्या. मानकीकरण 5S ला सामान्य स्प्रिंग-क्लीनिंग प्रकल्पापेक्षा वेगळे
बनवते. मानकीकरण नुकत्याच घडलेल्या प्रत्येक गोष्टीचे पद्धतशीरीकरण करते
आणि एकदा केलेल्या प्रयत्नांना सवयींमध्ये बदलते. स्टँडर्डाईज नियमित कामे
नियुक्त करते, वेळापत्रक तयार करते आणि सूचना पोस्ट करते जेणेकरून या
क्रियाकलाप दिनचर्या बनतील. ते 5S साठी मानक कार्यपद्धती बनवते जेणेकरून
सुव्यवस्था बिघडू नये.
कार्यक्षेत्रानुसार, दररोज 5S चेकलिस्ट किंवा चार्ट उपयुक्त ठरू शकतो.
विशिष्ट साफसफाईची कामे किती वेळा करावीत आणि त्यांच्यासाठी कोण जबाबदार आहे
हे दर्शविणारा पोस्ट केलेला वेळापत्रक हे आणखी एक उपयुक्त साधन आहे.

सुरुवातीला, लोकांना कदाचित 5S बद्दल आठवण करून देण्याची आवश्यकता असेल. 5S

कार्यांसाठी दररोज थोडा वेळ बाजूला ठेवावा लागू शकतो. परंतु कालांतराने, कामे
नियमित होतील आणि 5S आयोजन आणि साफसफाई नियमित कामाचा भाग बनेल.

टीप: चिन्हे, लेबल्स, पोस्टर्स, फ्लोअर मार्किंग टेप आणि टूल ऑर्गनायझर
यासारखे दृश्य संकेत देखील 5S मध्ये महत्त्वाची भूमिका बजावतात. ते
दिशानिर्देश देऊ शकतात आणि वस्तू जागी ठेवू शकतात, अनेक प्रकरणांमध्ये
शब्दांशिवाय.

टिकाव

एकदा 5S साठी मानक प्रक्रिया लागू झाल्यानंतर, व्यवसायांनी त्या प्रक्रिया

राखण्याचे आणि आवश्यकतेनुसार त्या अद्यतनित करण्याचे चालू काम केले पाहिजे.
सस्टेन म्हणजे ५एस सुरळीत चालण्याची प्रक्रिया, परंतु संस्थेतील सर्वांना
सहभागी ठेवण्याची प्रक्रिया. मॅनेजरना सहभागी होणे आवश्यक आहे, जसे की
मॅन्युफॅक्चरिंग फ्लोअरवर, वेअरहाऊसमध्ये किंवा ऑफिसमध्ये कर्मचारी करतात.
सस्टेन म्हणजे ५एस हा केवळ एक कार्यक्रम किंवा अल्पकालीन प्रकल्प नसून
दीर्घकालीन कार्यक्रम बनवणे. आदर्शपणे, ५एस संस्थेच्या संस्कृतीचा एक भाग
बनतो. आणि जेव्हा ५एस कालांतराने टिकून राहतो, तेव्हा व्यवसायांना सतत
सकारात्मक परिणाम दिसू लागतात.

टीप #१: ५एस पद्धती टिकवून ठेवण्यास मदत करण्यासाठी, सर्व नवीन कर्मचाऱ्यांना
(किंवा विभाग बदलणारे कर्मचारी) त्यांच्या क्षेत्रातील ५एस प्रक्रियांबद्दल
प्रशिक्षण मिळावे याची खात्री करा.

टीप #२: गोष्टी मनोरंजक ठेवा. इतर कंपन्या ५एस सह काय करत आहेत ते पहा.
संस्थेसाठी नवीन कल्पना गोष्टी सुधारत ठेवू शकतात आणि कर्मचाऱ्यांना व्यस्त
ठेवू शकतात.

सुरक्षा - ६ वा एस

काही कंपन्या त्यांच्या ५एस प्रोग्राममध्ये सहावा एस समाविष्ट करू इच्छितात:

सुरक्षितता. जेव्हा सुरक्षितता समाविष्ट केली जाते, तेव्हा सिस्टमला अनेकदा
६एस म्हणतात. सुरक्षिततेच्या पायरीमध्ये कामाच्या प्रक्रियेतील जोखीम दूर
करण्यासाठी विशिष्ट प्रकारे गोष्टी व्यवस्थित करून काय करता येईल यावर लक्ष
केंद्रित करणे समाविष्ट आहे.

यामध्ये वर्कस्टेशन्सची स्थापना करणे समाविष्ट असू शकते जेणेकरून ते अधिक

अर्गोनॉमिक असतील, चौकांना चिन्हांकित करणे - जसे की फोर्कलिफ्ट आणि पादचारी
रस्ते ओलांडतात अशा ठिकाणी - चिन्हे लावणे आणि रसायने स्वच्छ करण्यासाठी
स्टोरेज कॅबिनेटवर लेबल लावणे जेणेकरून लोकांना संभाव्य धोक्यांची जाणीव
होईल. जर कामाच्या ठिकाणाचा लेआउट किंवा लोक करत असलेली कामे धोकादायक असतील,
तर ते धोके शक्य तितके कमी केले पाहिजेत. सहावा एस यावर लक्ष केंद्रित करतो.

काही लोक सुरक्षिततेला इतर पाच एस योग्यरित्या केल्याचा परिणाम मानतात आणि
परिणामी म्हणतात की सहावा एस आवश्यक नाही. त्यांना वाटते की जर कार्यस्थळ
योग्यरित्या व्यवस्थित आणि स्वच्छ केले असेल आणि उपयुक्त दृश्य सुरक्षा
संकेतांचा वापर केला असेल तर वेगळे सुरक्षा पाऊल अनावश्यक आहे.

सुरक्षिततेचा दृष्टिकोन योग्य किंवा अयोग्य नाही. पण व्यवसायाला

सुरक्षिततेकडे कसे जायचे हे कसेही असले तरी, सुरक्षिततेकडे लक्ष देणे
महत्त्वाचे आहे हे त्याने लक्षात ठेवले पाहिजे.

टीप: जर अपघात आणि अपघात घडले, तर 5S सुधारणा केल्याने ते टाळता आले असते का
याचा विचार करा. कमी गोंधळ, स्वच्छ चालण्याचे पृष्ठभाग किंवा चांगले चिन्हे
आणि लेबल्स फरक करू शकले असते का?

5S सह सुरुवात करणे

जरी 5S ही एक सोपी संकल्पना असली तरी, नवीन 5S कार्यक्रम सुरू करणे कठीण वाटू
शकते. हे गॅरेजमध्ये किंवा घराच्या तळघरात एक मोठा स्वच्छता प्रकल्प हाती
घेण्यासारखे आहे; हाताळण्यासाठी बरेच काही आहे आणि सुरुवात करणे कदाचित
मजेदार वाटत नाही.

कोणते विभाग आणि व्यक्ती सहभागी होतील हे ठरवणे, कोणते प्रशिक्षण आवश्यक आहे
आणि प्रक्रिया सुलभ करण्यासाठी कोणती साधने वापरायची हे ठरवणे यासारख्या
व्यावहारिक पायऱ्यांसह सुरुवात करा. या ठोस गोष्टी निश्चित केल्याने 5S
अंमलबजावणीची प्रक्रिया सुरू होण्यास मदत होईल.

5S मध्ये कोणी सहभागी व्हावे?

या प्रश्नाचे संक्षिप्त उत्तर येथे आहे: प्रत्येकजण. जर एखादा विभाग 5S सुरू

करत असेल, तर व्यवस्थापक आणि इतर सर्व कर्मचाऱ्यांना त्यात समाविष्ट केले
पाहिजे. जर कोणी वगळले गेले तर यामुळे गोंधळ किंवा गोंधळ निर्माण होऊ शकतो
ज्याची मालकी लोक घेऊ इच्छित नाहीत.

काही लोक 5S मध्ये इतरांपेक्षा मोठी भूमिका बजावतील, जे ठीक आहे. 5S लेबलिंग
स्थापित करणे आणि देखभाल करणे, नियुक्त केलेल्या कामांचा मागोवा ठेवणे किंवा
नवीन विभाग सदस्यांना 5S सिस्टमशी ओळख करून देणे यासाठी 5S समन्वयक असू शकतात.
हे लोक इतरांच्या तुलनेत 5S बद्दल विचार करण्यात बराच वेळ घालवतील हे स्पष्ट
आहे. तथापि, प्रत्येकाने 5S बद्दल नियमितपणे विचार केला पाहिजे. 5S सुरुवातीला
एक कार्यक्रम म्हणून घडू शकते, परंतु आदर्शपणे ते प्रत्येकाच्या दैनंदिन
कामाचा भाग बनते.
हे लक्षात ठेवणे देखील महत्त्वाचे आहे की कंपनीच्या नेत्यांनी 5S मध्ये भाग
घेतला पाहिजे, विशेषतः जर 5S हा कंपनी-व्यापी प्रयत्न असेल. जेव्हा लोक त्यांचे
वरिष्ठ त्यात सहभागी होऊन 5S ला गांभीर्याने घेत असल्याचे पाहतात, तेव्हा ते
देखील ते गांभीर्याने घेण्याची शक्यता जास्त असते.

5S प्रशिक्षण

5S क्रियाकलापांमध्ये भाग घेणाऱ्या कोणालाही प्रशिक्षण घेणे आवश्यक आहे. हे

वर्गात, प्रशिक्षण डीव्हीडीसह आणि/किंवा प्रत्यक्ष कृतींद्वारे करता येते.
वर्कस्टेशनवर 5S कसे होऊ शकते याचे प्रात्यक्षिक देखील उपयुक्त ठरू शकते.

कंपनी 5S का वापरण्यास सुरुवात करणार आहे आणि ते का महत्त्वाचे आहे हे

कर्मचाऱ्यांना समजून घेण्यासाठी, त्यांना 5S चा संक्षिप्त इतिहास, त्याचे भाग
आणि त्याचे फायदे दिले पाहिजेत.

एका संस्थेत किंवा अगदी एका विभागात 5S कसे चालवले जाते हे इतरांपेक्षा वेगळे
असण्याची शक्यता आहे, म्हणून पहिल्यांदाच 5S करणाऱ्या गटांना त्यांच्या
जागांमध्ये 5S च्या पायऱ्या पार पाडण्याचा सर्वोत्तम मार्ग शोधण्याची
आवश्यकता असू शकते.

कोणत्याही परिस्थितीत, 5S नवीन असताना प्रत्येकाने प्रशिक्षण घेतले पाहिजे

आणि नंतर येणाऱ्या कोणत्याही नवीन कर्मचाऱ्यांना 5S बद्दल प्रशिक्षण दिले
पाहिजे.

5S आणि व्हिज्युअल कम्युनिकेशन

5S चा एक महत्त्वाचा भाग म्हणजे ते जागा अधिक स्वच्छ करते आणि त्यामुळे

नेव्हिगेट करणे सोपे करते. याचा अर्थ लोक त्यांचे काम अधिक सहजपणे करू शकतात.
लेबल्स, फ्लोअर मार्किंग, कॅबिनेट आणि शेल्फ मार्किंग आणि शॅडो बोर्ड्स सारखी
व्हिज्युअल कम्युनिकेशन टूल्स नेव्हिगेटिंग स्पेसेस आणखी सोपी बनवू शकतात.
शिवाय, ही टूल्स वर्कस्पेस व्यवस्थित ठेवण्यास मदत करू शकतात. अशा प्रकारे
व्हिज्युअल मॅनेजमेंट वापरणाऱ्या वर्कस्पेसला अनेकदा व्हिज्युअल वर्कस्पेस
असे संबोधले जाते.

५ S मध्ये वापरले जाणारे काही सामान्य व्हिज्युअल टूल्स आहेत:

फ्लोअर मार्किंग टेप

या टेप्सचा वापर वर्क सेल्सची रूपरेषा तयार करण्यासाठी, उपकरणे किंवा

साहित्य कुठे ठेवले आहे ते चिन्हांकित करण्यासाठी किंवा धोके हायलाइट
करण्यासाठी केला जाऊ शकतो. ते विविध रंग आणि नमुन्यांमध्ये येतात आणि
शेल्फ्स, वर्कबेंच, कॅबिनेट आणि इतर पृष्ठभागावर देखील वापरले जाऊ शकतात.

लेबल्स आणि चिन्हे

हे व्हिज्युअल माहिती पोहोचवण्यासाठी मजकूर, रंग आणि चिन्हे वापरतात. ते

ड्रॉवरमधील सामग्री दर्शवू शकतात, धोके कॉल करू शकतात किंवा लोकांना भाग कुठे
साठवायचे हे सांगू शकतात. अनेक शैली आणि आकार अस्तित्वात आहेत आणि काही
व्यवसाय लेबल आणि साइन प्रिंटरसह हे इन-हाऊस बनवणे देखील निवडतात.

शॅडो बोर्ड आणि टूलबॉक्स फोम

हे व्हिज्युअल्स भरपूर साधनांसह वर्कस्पेसमध्ये उपयुक्त आहेत. शॅडो

बोर्डमध्ये टूल्सचे कटआउट वापरले जातात जे पेगबोर्डवर टूल टांगलेल्या
जागेच्या मागे ठेवलेले असतात. टूलबॉक्स फोम सारखेच काम करतो, फक्त ते टूलबॉक्स
ड्रॉवरमध्ये बसते. टूलचा आकार फोमच्या वरच्या थरातून कापला जातो, त्यामुळे
फोमचा एक चमकदार तळाचा थर दिसून येतो. या दोन्ही पद्धती गहाळ साधने हायलाइट
करतात आणि लोकांना साधने वापरणे पूर्ण झाल्यावर ती कुठे ठेवावीत हे सांगतात.

व्यवसाय यापैकी काही किंवा सर्व दृश्य साधने वापरणे निवडू शकतात. ही सर्व
साधने 5S ची वारंवार उद्धृत केलेली म्हण साध्य करण्यास मदत करतात: "प्रत्येक
गोष्टीसाठी एक जागा आणि प्रत्येक गोष्ट त्याच्या जागी." ही साधने गोष्टी कुठे
आहेत हे स्पष्ट करतात, म्हणून गोंधळ इतक्या सहजपणे समस्या बनत नाही.

टीप: जर तुम्ही रंग-कोडेड फ्लोअर मार्किंग्ज, टेप्स किंवा इतर दृश्य संकेत
वापरत असाल तर प्रत्येकाला ते समजले आहे याची खात्री करा. आवश्यक असल्यास रंग
चार्ट पोस्ट करा.

5S आउटसाइड मॅन्युफॅक्चरिंग - हेल्थकेअर, ऑफिस किंवा सरकारमध्ये

5S ची उत्पत्ती टोयोटा येथील मॅन्युफॅक्चरिंग उद्योगात झाली आहे आणि ते केवळ

ऑटोमोबाईल उद्योगातच नाही तर अनेक उद्योगांमध्ये उत्पादकांसाठी उपयुक्त
सिद्ध झाले आहे. अलिकडच्या दशकात, 5S हलले आहे