E-PROCUREMENT

Pemilihan penyedia barang dan jasa dengan menggunakan sistem E-Procurement

diaplikasikan untuk mewujudkan tujuan pelaksanaan pengadaan barang dan jasa
pemerintahan yang efetif, efisien, transfaran, adil atau tidak diskriminatif dan akuntabel.

6.1 PENGERTIAN E-PROCUREMENT

E-Procurement adalah pengadaan barang atau jasa yang dilaksanakam dengan

menggunakan teknologi informasi dan transaksi elektronik sesuai dengan ketentuan
perundang-undangan. Demikian definisi yang tercamtum dalam Peraturan Presiden Nomor
54 tahun 2010 tentang Pengadaan Barang atau Jasa Pemerintah yang di tetapkan pada tanggal
6 Agustus 2010.

E-Procument di indonesia sebenarnya sudah bukan hal baru lagi, hanya saja memang
kurang terpublikasikan. Tahap pertama atau fase persiapan implementasi (2003 – 2007)
diawali dengan terbitnya Keputusan Presiden Nomor 80 Tahun 2003 tentang Pedoman
Pengadaan Barang atau Jasa Pemerintah yang memungkinkan pengadaan diproses dengan
memanfaatkan sarana elektronik. Namun, hanya bebebapa instansi pemerintahan yang
menggunakannya, seperti Pemerintahan Kota Surabaya dan Kementerian Pekerjaan Umun.

Dilanjukan pada tahun 2004 dengan intruksi Presiden Nomor 5 Tahun 2004 tentang
percepatan pemberantasan korupsi, oleh Kementrian Kominfo (NePGI sekarang SePP)
sebagai pilot project implementasi E-Procurement yang di terapkan pada Kementrian
Keuangan dan kementrian Pendidikan Nasional.

Tahun 2007, dibentuk LKPP (Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang atau Jasa
Pemerintahan) untuk mengembangkan sistem E-Procument seperti SPSE atau LPSE, yang
kemudian di lanjutkan pada pertengahan 2008.

Tahap berikutnya yaitu tahun 2009 – 2010 dimana pada periode LPSE berkembang dari
11 LPSE (2008) menjadi 33 LPSE (2009) dan 135 LPSE (2010), dari meningkatnya
pertambahan angka tersebut dapat dilihat baik pada jumlah layanan maupun transaksinya.
Kemudian dengan keluarnya Peraturan Presiden Nomor 54 tahun 2010, kebijakan E-
Procument ditempatkan dalam satu bab pengaturan tersendiri. Tahun 2011, seluruh
pengumuman lelang dilakukan secara elektronik melalui website portal pengadaan nasional
http://www.inaproc.ikpp.go.id/ yang menggantikan pengumuman di surat kabar nasional dan
surat kabar provinsi. E-Procument juga dapat diintegrasikan sebagai Supply Chain
Management.

Tujuan yang dicapai oleh pemerintahan dengan mengimplentasikan program E-

Procurement Menigkatkan efektivitas dan efisiensi pengadaan barang/jasa pemerintahan;

1. Memudahkan sourching dalam memperoleh data dan informasi tentang barang/jasa

2. Menjamin proses pengadaan barang/jasa pemerintah berjalan lebih cepat dan akurat;
 3. Menciptakan situasi yang kondusif agar terjadi persaingan yang sehat anta penyedia
barang/jasa;
4. Menjamin persamaan kesempatan, akses, dan hak yang sama bagi para pihak pelaku
pengadaan barang/jasa.

Sedangkan manfaat yang diharapkan dapat diperoleh dari pelaksanaan E-Procurement

sebagai berikut:

1. Meminimalkan faktor kesalahpahaman yang terjadi dalam proses pengadaan

barang/jasa;
2. Meminimalisasi kecurigaan masyarakat terhadap proses pengadaan barang/jasa;
3. Memudahkan bagi peserta lelang unuk mengikuti semua tahapan lelang sesuai
regulasi yang ada dengan pemanfaatan teknologi informasi (internet);
4. Membantu proses pengendalian admnistrasi proyek terutama pada proses pengadaan
barang/jasa.

6.2 TAHAPAN E-PROCUREMENT

Terdapat empat tahapan dalam implementasi E-Procurement sebagai sebuah proses

digitalisasi tender pengadaan barang dan jasa pemerintahan berbantuan internet:

1. Tahap 1: Disclosure
Tahap pemerintah mempromosikan dan menyosialisasikan. Proses ini merupakan
sosialisasi dan pengakan prinsip god corporate governace di lingkungan birokrasi serta
untuk mengeliminasi culture shock atas pelaksanaannya.
2. Tahap 2: Registration and Distribution
Setelah tahap pertama berhasil dilalui, pemerintahan mulai memperkenalkan aktivitas
otomastisasi dengan menggunakan internet pada proses registrasi dan distribusi.
Pada tahap ini, situs E-Procurement mengumunkan penawaran lelang proyek serta
spesifikasinya melalui halaman website. Metode elektronik sederhana yang dapat
disediakan misalnya adalah downloading process untuk memperoleh formulis-formulir
dan dokumen-dokumen lelang.
3. Tahap 3: Electronic Bidding
Tahap ini merupakan tahap pendaftaran para peserta lelang secara elektronik. Pada
tahap ini, peserta lelang harus memenuhi berbagai persyaratan yang telah ditentukan.
Secara teknologi, dalam aplikasi tingkat ini sudah mulai rumit karna sistem
membutuhkan keamanan tertentu dan media penyimpanan file yang cukup besar.
4. Tahap 4: Advanced Support Service
Biasanya pada tahap akhir terjadi proses penawaran secara elektronik atau online
melalui internet dengan menghilakan proses manual dalam tender. Proses yang paling
rumit dan canggih ini mampu menghindari tatap muka antara panitia dan peserta
tender sehingga mmnimalisasi KKN. Pada tahap ini, dapat dikatakan bahwa
pembangunan E-Procurement telah mencapai titik optimal.

Perbedaan E-Procurement dengan pengadaan konvensional:

 1. Tahap persiapan
Tahap ini khusus untuk pejabat pembuat komitmen (PPK) dan panita. Dokumen
untuk E-Procurement dengan kovensional amat berbeda, terutama pada tahap
pengadaan, penyampaian dokumen, dan bentuk surat penawaran serta lampirannya.
2. Lembaga penyelenggara
Pelaksanaan pengadaan secara elektronik membutuhkan sebuah unit khusus di
pemerintahan.
3. Pendaftaran
Proses pendaftaran lelang mengalami perubahan signifikan. Tidak perlu lagi
datang mendaftar pada petugas setempat melainkan mendaftar secara online saja.
4. Proses pengumuman
Biasanya lelang menggunakan sistem E-Procurement selalu mengarahkan pembaca
untuk membukan sebuah laman.
5. Rapat penjelasan
Dengan sistem E-Procurement, tidak dilakukan tatap muka pada tahapan ini.
Masing-masing pihak cukup berada di komputer mereka.
6. Pemasukkan Dokumen
Dengan sistem ini, penyedia tidak perlu lagi repot-repot menyiapkan dana untuk
fotokopi semua dokumen pemdukung serta dokumen admistrasi maupun teknis.
Seluruh dokumen yang sifatnya fisik, digantikan menjadi elektronik dalam format
PDF atau JPEG.
7. Pembukaan Dokumen
Seluruh file yang telah dikirimkan oleh peserta hanya dapat dibukan pada waktu
yang telah ditentukan, pembukaan dokumen juga tidak bisa menggunakan aplikasi
sembarangan, melainkan juga harus menggunakan aplikasi yang dibuat oleh
Lembaga Sandi Negara.
8. Evaluasi
Tahapan evaluasi antaran konvensional dengan sistem E-Procurement sama saja,
yaitu sama-sama memeriksa dokumen dari peserta.
9. Usulan Calon Pemenang dan Penetapan Pemenang
Pada sistem E-Procurement, seluruh kegiatan tadi dilaksanakan hanya dengan klik
pada tombol mouse dan sedikit pengetikan pada keyboard. Ketua panitia mengklik
pada nama peserta yang telah diusulkan sebagai pemenang.
10. Sanggah
Dari dua tahapan sanggah (sanggah awal dan sanggah banding), E-Procurement
hanya melaksanakan satu tahap saja, yaitu sanggah awal. Sanggah hanya dapat
dialakukan oleh perusahaan yang memasukkan dokumen penawaran.

6.3 SUPPLIER RELATIONSHIP MANAGEMENT (SRM)

Supplier Relationship Management merupakan produk sap dan bagian produk mySAP.
SRM merupakan alat yang tepat untuk memungkinkan hal tersebut terlaksana.

Di SRM terdapat komponen-komponen dan skenario berikut guna mendukung proses

pengadaan:
 1. Struktur organisasi
2. Skenario Bisnis
3. Urutan kerja proses persetujuan
4. Skenario teknik
5. Komponen teknis

6.4 KONFIGURASI SISTEM E-PROCUREMENT

Secara singkat, sebuah software atau web E-Procurement memungkinkan pengunjung

yang terdaftar untuk mencari pembeli atau penjual barang dan jasa. Tergantung pada
pendekatannya, para penjual atau pembeli dapat menentukan harga secara spesifik atau
memberikan penawaran dan lelang, teramasuk diskon dan tawaran spesial.

Fitur utama E-Procurement meliputi:

1. Katalog elektronik
2. Kemampuan punch-out ke situs web pemasok
3. Memunculkan kembali daftar-daftar permintaan/belanja
4. Jalur-jalur persetujuan yang menyat (built-in)
5. Kemampuan untuk memberi laporan informasi manajemen yang detil.

6.5 SYSTEM SECURITY

Aplikasi teknologi informasi yang baik dapat menyebabkan data lebih cepat diproses dan
terjaga akurasinya. Sifat ini dinginkan untuk menjaga transparansi. Namun, aplikasi yang
salah akan menyebabkan sistem tidak dapat digunakan scara efektif dan efisien, serta dapat
menimbulkan harapan yang salah seperti adanya false sense of security.

Aspek keamanan biasanya seringkali ditinjau dari tiga hal, yaitu confidentiality, integrity,
dan availability. Biasanya ketiga aspek ini sering disingkat menjadi CIA:

1. Confidentiality, merupakan aspek yang menjamin kerahasiaan data atau informasi.

2. Integrity, merupakan aspek yang menjamin bahwa data tidak boleh berubah tanpa izin
pihak yang berwenamg(authorized).
3. Availability, merupakan aspek yang menjamin bahwa data tersedia ketika dibutuhkan.
4. Non-Repudiation, merupakan aspek yang sangat penting dalam transaksi elektronik.
Aspek non-repudiation menjamin bahwa pelaku transaksi tidak dapat mengelak atau
menyangkal telah melakukan transaksi.
5. Standar Pengamanan, dalam upaya untuk memenuhi aspek-aspek tersebut di atas,
sitem perlu dirancang dan diimplementasikan sesuai dengan standar yang berlaku.
6. Evaluasi secara berkala, untuk membuktikan aspek-aspek tersebut, sistem informasi
perlu diuji secara berkala.