Pharmaceutical human resources 

assessment tools 
 

 
 

Essential Medicines and Pharmaceutical Policies  
& 
Human Resources for Health 
 
 
 
 
 
 
 

 
 

 
 WHO/EMP/MPC/2011.3 
 
 
 
 

Pharmaceutical human resources 

assessment tools 
 

 
 

Essential Medicines and Pharmaceutical Policies  
& 
Human Resources for Health 
 
 
 
 
 
 
 

i 
Pharmaceutical human resources assessment tools 
Essential Medicines and Pharmaceutical Policies & Human Resources for Health 
WHO/EMP/MPC/2011.3 
 
Authors 
Helen Tata 
Department of Essential Medicines and Pharmaceutical Policies (EMP) 
World Health Organization, Geneva, Switzerland 
Tana Wuliji 
Global  Develoop 
Washington DC, USA 
Enrico Cinnella 
Department of Essential Medicines and Pharmaceutical Policies (EMP) 
World Health Organization, Geneva, Switzerland 
 
Acknowledgements 
The  development  of  the  tool  has  been  ongoing  since  2008.  This  tool  is  an  initiative  of  the 
Department  of  Essential  Medicines  and  Pharmaceutical  Policies  in  collaboration  with  the 
Department of Human Resources for Health.  
Hans V. Hogerzeil, Director EMP, provided leadership and guidance in the development of this tool. 
Gilles Forte, Coordinator MPC and Mario Dal Poz , Coordinator HIG coordinated and supervised the 
overall process of the tool development.   
At the end of the 68th FIP Congress in 2008 which took place in Basel , Switzerland, WHO Medicines 
Advisers from Ghana, Nigeria and Tanzania who participated at the congress met in WHO, Geneva 
with Helen Tata to brain storm on useful indicators for the assessment of the pharmacy workforce 
situation  in  their  countries.  Special  thanks  go  to  Mario  Dal  Poz  who  provided  guidance  and 
encouragement at this initial stage.  
The tools build on the pioneering work  of Tana Wuliji who was carrying out a similar study in 2009 
for FIP. Our gratitude to her for taking the lead in the development process. 
During the process of improving on the draft tools, we received very useful comments from: Neeru 
Gupta (WHO HRH), Teena Kunjumen WHO HRH), Rebecca Bailey (WHO HRH), Amani Siyam (WHO 
HRH),  Nyoni  Jennifer  (AFRO  HRM),  Jean  Marie  Trapsida  (WHO  AFRO),  Enrico  (WHO  EMP)  and 
Mohamed Bin Shahna (WHO EMRO). 
Several experts at country level contributed to the finalization of the tools from their experiences in 
the  use  of  the  survey  forms  and  methodology:  Edith  Andrews  Annan  (WHO  Ghana),  Rose  Shija 
(WHO  Tanzania),  Ogori  Taylor  (WHO  Nigeria),  Salih  Nahid  (WHO  Sudan),  Stella  Tuyisenge  (WHO 
Rwanda),  Omary  M.S.  Minzi  (Tanzania),  Mildred  Kinyawa  (Tanzania),  Hiba  Yassin  Abuturkey 
(Sudan), Sarah A. Kareem  Hassan (Sudan), Daniel Amaning (Ghana), Mahama Duwiejua (Ghana), 
and all the following from Nigeria: Oluwatosin Ayo‐Ajayi, Chinedum Peace Babalola, R.E. Akerele‐
Nwaha, Bridget Okala, Ifeanyi Onyeonoru, Adole Jane Memuna, Joel E.B. Adagadzu  
This document has been produced with the financial assistance of the European Community and 
the technical support of the World Health Organization. The views expressed herein are those of 
the authors and can therefore in no way be taken to reflect the official opinion of the European 
Community or the World Health Organization 
 
 
 
European Union 

ii 
 
 
 
Table of contents 

Introduction .................................................................................................................................. 1 
Assessment tool objectives.......................................................................................................... 3 
2.1  Purpose and application of assessment findings: ......................................................... 3 
2.2  Assessment aim:............................................................................................................ 3 
2.3  Objectives:..................................................................................................................... 3 
3.  Objectives‐specific indicators............................................................................................... 7 
4.  Methods.............................................................................................................................. 13 
4.1  Selection of research team ......................................................................................... 13 
4.2  Training of data collectors........................................................................................... 13 
4.3  Data collection............................................................................................................. 13 
4.4  Sampling Protocol for forms C, D and E ...................................................................... 14 
4.4.1  Developing a frame and determining total number of facilities  
to be sampled.................................................................................................... 14 
4.4.2  Selecting 6 geographical areas .......................................................................... 16 
4.4.3  Selecting Facilities for form C & D ..................................................................... 16 
4.4.4  Form E ............................................................................................................... 17 
5  Data entry and analysis ...................................................................................................... 19 
5.1  Data entry.................................................................................................................... 19 
5.2   Data analysis................................................................................................................ 19 
6  Using assessment findings to inform  human resources planning ................................... 21 
7.  References .......................................................................................................................... 23 
Glossary....................................................................................................................................... 25 
 
Annexes 
 

Information sheet Form A: Baseline pharmaceutical human resources assessment .............. 35 

Form A:  Baseline pharmaceutical human resources assessment ............................................ 37 
Investigator instructions ............................................................................................................. 37 
Part 1  General information...................................................................................................... 38 
Part 2  Total number of facilities.......................................................................................... 42 
Part 3  Total number of pharmaceutical human resources...................................................... 43 
Part 4  Practice distribution of  pharmaceutical human resources ................................ 45 
Part 5  Geographical distribution ......................................................................................... 48 
Part 6  Public sector pharmaceutical human resources ................................................... 50 
Part 7  Attrition of pharmaceutical human resources.............................................................. 52 
Part 8  Public sector salaries ................................................................................................. 53 
Part 9  Human resources planning ....................................................................................... 54 

iii 
 
Information sheet Form B:  Pharmacy education providers..................................................... 59 
Form B: Pharmacy education providers .................................................................................... 61 
Investigator instructions ............................................................................................................. 61 
Part 1  General information...................................................................................................... 62 
Part 2  Educational resources ................................................................................................... 64 
Part 3  Academic faculty/staff .................................................................................................. 65 
Part 4  Financial resources .................................................................................................... 67 
Part 5  Pre‐service education  and training programs ...................................................... 68 
Part 6  Post‐graduate education  and training programs ......................................................... 70 
Part 7  Continuing education programs.................................................................................... 73 
 
Information sheet Form C: For Health facilities ........................................................................ 75 
Form C: Health facilities ............................................................................................................. 77 
Investigator instructions ............................................................................................................. 77 
Basic health facility information ................................................................................................. 78 
Part 1  Employees ..................................................................................................................... 79 
Part 2  Pharmaceutical services................................................................................................ 80 
Part 3  Human resources management ............................................................................... 81 
 
Information sheet Form D: For pharmaceutical manufacturers, wholesalers  
and medical stores....................................................................................................................... 83 
Form D: Pharmaceutical manufacturers, wholesalers and medical stores .............................. 85 
Investigator instructions ............................................................................................................. 85 
Basic facility information............................................................................................................. 86 
Part 1  Employees ..................................................................................................................... 87 
Part 2  Pharmaceutical functions.............................................................................................. 88 
Part 3  Human resources management ............................................................................... 89 
 
Information sheet Form E:  Job satisfaction .............................................................................. 91 
Form E: Job satisfaction.............................................................................................................. 93 
Investigator instructions ............................................................................................................. 93 
Basic facility information............................................................................................................. 94 
Part 1  Basic information .......................................................................................................... 95 
Part 2  The workplace ............................................................................................................... 96 
Part 3  Future intentions........................................................................................................ 98 
Part 4  Job satisfaction ........................................................................................................... 99 
 

iv 
  
 
Introduction 
 
 
 
 
Introduction 

The  crucial  role  of  Human  Resources  for  Health  (HRH)  in  health  systems  has  not  been  fully 
appreciated until recently with the advent of the HIV/AIDS crisis which has contributed to the 
HRH  crisis  in  many  countries.  Many  health  programmes  including  the  pharmaceutical  sector 
have consistently experienced shortages of suitable personnel as one of the major constraints 
in not accomplishing intended objectives of their national medicines as well as health policies. 
This state of affairs if left unchecked especially in developing countries which have the highest 
disease  burden,  will  definitely  affect  the  achievement  of  the  Millennium  Development  Goals 
(MDGs). 
 
The health workforce crisis is characterized by the following facts (1):  
 
• Globally,  there  is  a  critical  shortage  of  Health  Workers  (HW).  The  shortage  is  more 
critical in developing countries, especially in sub‐Saharan Africa, but it is also reported 
from developed countries.  
• Many  countries  experience  skill  imbalances,  resulting  in  the  fact  that  the  present 
workforce  is  unable  to  respond  to  local  health  needs.  A  great  number  of  highly 
qualified  professionals  compared  to  a  small  number  of  lower  level  cadres  impedes 
delegation  of  tasks  and  therefore  wastes  resources.  Furthermore,  highly  qualified 
professionals can easily migrate as their skills are in demand in developed countries.  
• Geographical  mal‐distribution  of  HW  is  present  in  most  countries.  HW  are  often 
concentrated  in  urban  settings  whereas  rural  and  remote  locations  lack  basic  health 
care.  Additionally,  in  some  countries  there  is  a  mal‐distribution  of  HW  with  a  great 
number working in the private sector compared to the public sector. This accelerates 
inequity within the health system, as the poorer population has little access to private 
health care for financial reasons.  
• Especially  in  developing  countries,  poor  working  environments  further  worsen  the 
situation.  HW  are  not  motivated  due  to  inadequate  and  delayed  salaries,  lack  of 
incentives and career prospects, frequent shortages of drugs, equipment and supplies. 
Low remuneration of HW in the public sector might result in dual practice, promoting 
and  selling  of  medicines  as  an  income  generating  activity  and  demands  of  illegal 
payment for services.  
• Lack  of  reliable  information  on  size,  distribution  and  skills  of  the  health  workforce 
often makes responding to the crisis and strategic planning of human resources more 
difficult.  
 
According  to  the  International  Pharmaceutical  Federation  (FIP),  pharmacists  represent  the 
third  largest  healthcare  professional  group  in  the  world  (2).  Availability  of  trained 
pharmaceutical  human  resources  is  of  critical  importance  in  meeting  national  and  global 
health  goals,  and  thus  requires  special  attention  (3).  The  development,  production, 
distribution  and  appropriate  utilization  of  medicines,  as  well  as  the  attendant  functions  of 
regulation,  operational  research,  training,  etc.,  are  of  central  importance  in  maintaining  a 

1 
 
 
Pharmaceutical human resources assessment tools 
 
healthy population. The absence of pharmacists and pharmaceutical personnel therefore has 
implications on the functioning of a health system (4).   
 
Scaling  up  access  to  essential  medicines  is  critical  to  the  prevention  of  millions  of  deaths  a 
year. However, WHO estimates that one third of the global population lacks regular access to 
essential medicines. A recent WHO report for example found that in the public sector, generic 
medicines  are  only  available  in  34.9%  of  facilities,  and  on  average  cost  250%  more  than  the 
international  reference  price.  In  the  private  sector,  those  same  medicines  are  available  in 
63.2%  of  facilities,  but  cost  on  average  about  650%  more  than  the  international  reference 
price  (5).  The  delivery  of  essential  medicines  to  save  lives  and  reduce  suffering  is  therefore 
assured only with the  availability of appropriate health workers who provide pharmaceutical 
services to the population.  
 
Similarly, the growing challenge of counterfeit and sub‐standard medicines is a threat to public 
health;  shortage  of  pharmaceutical  personnel,  their  inequitable  distribution  and  service 
provision by un‐authorized personnel are factors that create fertile ground for the growth of 
this problem. To ensure that only quality and  authorized products are made available to  the 
population,  it  requires  functional  and  well‐resourced  pharmaceutical  supply  and  regulatory 
systems, with adequate numbers of trained personnel.     
 
Despite their critical importance, information about the total workforce in the pharmaceutical 
sector is however not available. Most data on public health service providers mainly show the 
number  of  doctors  and  nurses  but  are  usually  silent  about  those  who  are  dedicated  to  the 
delivery  of  medicines  in  both  the  public  and  private  sectors.  Such  information  is  critical  not 
only in the planning but also in the delivery of services. It has been reported that the ratio of 
health  workers  to  population  correlates  with  health  outcomes  such  as  maternal,  infant  and 
under‐five  mortality  rates as well  as    with  coverage of  health  services  like  immunization and 
births attended by trained personnel(1).  

The  lack  of  comprehensive  data  on  pharmaceutical  personnel  and  health  workforce  in  the 
pharmaceutical  sector  is  a  gap  in  national  Human  Resources  policies.  Consequently,  national 
plans  and  budgets  fail  to  adequately  provide  for  the  required  investment  in  training, 
deployment  and  continuous  development  of  pharmaceutical  personnel  as  a  social  and 
economic priority. There is therefore a need for countries to develop the necessary evidence 
base to support appropriate pharmaceutical Human Resources policies and strategies. 

2 
  
 
Assessment toll objectives 
 
 
 
 
Assessment tool objectives 

These tools were developed with the intention of supporting key stakeholders at national level 
to develop evidence based pharmaceutical human resources development strategies and plans.  
Drafted,  piloted  and  revised  by  WHO  with  the  input  of  national,  regional  and  international 
pharmaceutical sector and human resources for health experts and key stakeholders, the tools 
have been found to generate the core data requirements to support comprehensive situational 
analysis  of  pharmaceutical  human  resources.    These  tools  should  be  considered  as  working 
drafts and they will be further reviewed and improved with future use, feedback on the use of 
these tools and suggestions for improvements are welcome.  These tools were also developed 
with the view that they should be adapted to the national context and thus should be carefully 
reviewed by country assessment teams for relevance, applicability and revised accordingly. 

2.1  Purpose and application of assessment findings:   
The  assessment  serves  as  a  situational  assessment  and  thus  the  first  stage  of  a  four  stage 
cyclical  process  for  human  resources  for  health  development  as  described  in  the  HRH  Action 
Framework  (website:  http://www.capacityproject.org/framework/action‐cycle/#situational‐
analysis).  Data compiled as a result of using all five tools can be used to build a comprehensive 
evidence  base  on  pharmaceutical  human  resources  to  aid  planning.    The  ways  in  which 
collected data can applied to planning may vary between countries but at minimum it should 
serve  to  provide  descriptive  information  about  the  pharmaceutical  human  resources  labour 
market  in  terms  of  its  availability,  production,  distribution,  attrition  and  shortages.      Human 
resources  planning  should  identify  a  relevant  and  core  set  of  indicators  measured  in  this 
assessment for monitoring and evaluation.  Countries should repeat this situational assessment 
to inform each human resources for health planning cycle (eg – every  4 or 5 years). 

2.2  Assessment aim:   
To  conduct  a  pharmaceutical  human  resources  situation  analysis  that  quantifies  available 
pharmaceutical human resources  and identifies key human resource issues to inform human 
resources for health planning. 

2.3  Objectives: 
The  assessment  comprises  of  five  tools  (Forms  A  –  E)  which  each  have  a  specific  set  of 
objectives.  The  specific  objectives  of  each  form  are  described  below.    Countries  using  these 
tools  should  first  consider  which  assessment  objectives  are  of  interest  and  adapt  the  tools 
accordingly, in some instances this may require that only part of the tools are used.  The full 
set  of  tools  and  specific  objectives  have  been  provided  as  a  guide  and  it  is  intended  that 
assessment teams will further adapt these to their needs.   

3 
 
 
Pharmaceutical human resources assessment tools 
 
 
Form A:  Baseline pharmaceutical human resources assessment 

1. To identify cadres that provide pharmaceutical services 
2. To identify facilities that offer pharmaceutical services or undertake pharmaceutical 
functions 
3. To describe ownership policies for each facility type offering pharmaceutical services 
4. To  identify  licensing  requirements  of  cadres  and  facilities  providing  pharmaceutical 
services 
5. To  quantify  the  number  of  facilities  offering  pharmaceutical  services  by  type  and 
sector 
6. To quantify trends in workforce levels and workforce supply for the past 10 years 
7. To determine the gender distribution of each cadre 
8. To quantify the number of foreign trained and foreign workforce in each cadre 
9. To quantify the practice distribution of each cadre by facility type and sector 
10. To  determine  regional  distribution  of  the  pharmaceutical  workforce  by  cadre  and 
proportions serving the urban and rural areas 
11. To  identify  the  number  of  positions  filled  and  vacant,  and  the  projected  workforce 
requirements within the public sector 
12. To determine whether job descriptions exist for each cadre within the public sector 
13. To quantify the number of retirements, dismissals, resignations and recruitments by 
cadre 
14. To identify the number of letters of good standing requested per year over the past 5 
years for migration purposes 
15. To identify the public sector salary ranges for pharmacists by setting and level 
16. To  identify  the  existence  of  and  the  scope  of  strategic  pharmaceutical  human 
resources plans 
17. To catalog the human resource development strategies that have been implemented 
over the past 5 years and are planned for the next 5 years by cadre 

Form B:  Pharmacy Education Providers 

18. To  ascertain  basic  descriptive  information  about  the  institution,  its  accreditation 
status and types of programs it offers 
19. To  identify  the  accessibility  of  computers,  internet  and  reference  materials  by 
academic faculty/staff and students 
20. To  quantify  the  academic  faculty/staff  workforce  by  qualification,  level  and 
department 
21. To determine the salary ranges for academic faculty/staff by level 
22. To  quantify  the  academic  faculty/staff  attrition  and  recruitment  levels  and  number 
of vacancies 
23. To  identify  the  sources  of  funding  for  the  institution  and  proportion  of  the  budget 
that is derived from each source 
24. To  identify  the  pre‐service  education  and  training  programs  offered  by  the 
institution, their entry requirements and enrolment descriptive 
25. To  identify  the  post‐graduate  education  and  training  programs  offered  by  the 
institution, their entry requirements and enrolment descriptive 
26. To  identify  the  continuing  education  programs  offered  by  the  institution  and  the 
number of enrolments 

4 
  
 
Assessment toll objectives 
 
 
Form C:  Health facilities 

27. To determine the employee demographics in heath facilities 
28. To  identify  the  pharmaceutical  services  provided  and  cadres  responsible  for 
providing each service 
29. To  identify  policies  regarding  recruitment,  salary  increases,  performance 
management  and  support  for  further  training  and  education  for  pharmaceutical 
cadres 
30. To quantify the level of attrition and recruitment in each facility 
31. To  examine  the  number  of  vacancies  and  reasons  for  unfilled  positions  in  each 
facility 

Form D:  Pharmaceutical manufacturers, wholesalers and medical stores 

32. To  determine  the  employee  demographics  in  pharmaceutical  manufacturers, 

wholesalers and medical stores 
33. To    identify  the  pharmaceutical  functions  conducted  and  cadres  responsible  for 
undertaking each function 
34. To  identify  policies  regarding  recruitment,  salary  increases,  performance 
management  and  support  for  further  training  and  education  for  pharmaceutical 
cadres 
35. To quantify the level of attrition and  recruitment in each facility 
36. To  examine  the  number  of  vacancies  and  reasons  for  unfilled  positions  in  each 
facility 

Form E:  Job satisfaction 

37. To identify relationships between demographics and job satisfaction 
38. To analyze incentive structures for different cadres and workplace types 
39. To identify the prevalence of performance management practices 
40. To explore trends in salary payment delays  
41. To examine workplace safety and harassment by workplace types 
42. To identify future trends in attrition  
43. To describe the general level of job satisfaction  
44. To examine job satisfaction traits  

Form E incorporates an adapted version of the validated Job Satisfaction Survey (JSS), 
PE Spector, 1994. 

5 
 
 
Pharmaceutical human resources assessment tools 
 
 

6 
  
 
Objectives specific indicators 
 
 
 
 
3.  Objectives­specific indicators 

The table below summarizes the indicators relevant to each tool and links these to the specific 
objectives.  These indicators also provide some guidance for analysis and suggestions on how 
the data can  be analysed  and presented.   The  list of  indicators  is not exhaustive  and where 
possible,  should  be  supplemented  by  and  integrated  with  the  appropriate  set  of  indicators 
used in national level for broader human resources for health monitoring systems.  Guidance 
for  the  development  and  use  of  indicators  for  human  resources  is  available  through  the 
publication  ‘Monitoring  the  building  blocks  of  health  systems:  a  handbook  of  indicators  and 
their measurement strategies (WHO, 2010)’: 
http://www.who.int/healthinfo/systems/WHO_MBHSS_2010_section2_web.pdf 

Baseline Assessment of Human Resources in the country (form A) 

Objectives  Indicators 
1. To identify cadres that provide  • List of cadres providing pharmaceutical services in the 
pharmaceutical services   country and descriptions of their level of training 
2. To identify facilities that offer  • List of facilities for the country that offer pharmaceutical 
pharmaceutical services or undertake  services or undertake pharmaceutical functions 
pharmaceutical functions 
3. To describe ownership policies for each  • Description of ownership policies for facilities  
facility type offering pharmaceutical 
services 
4. To identify licensing requirements of  • Description of professional and facility regulations for 
cadres and facilities providing  licensure 
pharmaceutical services 
5. To quantify the number of facilities  • Proportion of each facility type of the total 
offering pharmaceutical services by type  • Density of facilities per 10,000 population by facility 
and sector  type 
6. To quantify trends in workforce levels  • Percentage change over 10 years in workforce levels 
and workforce supply for the past  and supply by pharmaceutical cadre 
10 years   • Density of pharmaceutical human resources per 10,000 
population by cadre 
7. To determine the gender distribution of  • Proportion of females for each pharmaceutical cadre 
each cadre 
8. To quantify the number of foreign trained  • Proportion of foreign trained and foreign workforce of 
and foreign workforce in each cadre  the total pharmaceutical human resources by cadre 

7 
 
 
Pharmaceutical human resources assessment tools 
 
9. To quantify the practice distribution of  • Density of each pharmaceutical cadre per 10,000 
each cadre by facility type and sector  population by facility type 
  • Proportion of each pharmaceutical cadre by facility type 
and sector 
10. To determine regional distribution of the  • Density of each pharmaceutical cadre per 10,000 
pharmaceutical workforce by cadre and  population by region/district 
proportions serving the urban and rural  • Proportion of each cadre serving urban and rural areas 
areas  in comparison to population residing in urban and rural 
areas 
11. To identify the number of positions filled  • Proportion of total available positions (filled + vacant) 
and vacant, and the projected workforce  that are vacant by pharmaceutical cadre 
requirements within the public sector  • Percentage difference in projected requirements 
compared to total available positions (projected/total x 
100) and currently filled positions (projected/filled x 
100) by pharmaceutical cadre 
12. To determine whether job descriptions  • List of cadres where job descriptions exist in the public 
exist for each cadre within the public  sector 
sector 
13. To quantify the number of retirements,  • Attrition rate by pharmaceutical cadre (total attrition 
dismissals, resignations and recruitments  per annum/total workforce x 100) 
by cadre  • Recruitment rate by pharmaceutical cadre (total 
recruited per annum/total workforce x 100) 
• Proportion of attrition due to each form of attrition by 
pharmaceutical cadre 
14. To identify the number of letters of good  • Description of 5 year trend in number of letters of good 
standing requested per year over the  standing requested 
past 5 years for migration purposes 
15. To identify the public sector salary ranges  • Description of salary ranges by setting and level 
for pharmacists by setting and level 
16. To identify the existence of and the scope  • Description of scope of strategic pharmaceutical human 
of strategic pharmaceutical human  resources plans and gaps 
resources plans 
17. To catalog the human resource  • Description of human resource development strategies 
development strategies that have been  implemented over the past 5 years and planned in the 
implemented over the past 5 years and  future 
are planned for the next 5 years by cadre  

Assessment of education providers (form B) 

Objectives  Indicators 
18. To ascertain basic descriptive information  • Pharmacy education providers list by education level 
about the institution, its accreditation  • Total enrolment capacity of education providers by 
status and types of programs it offers  cadre trained 
• Proportion of education providers with national and 
international partnerships with other higher education 
institutions 
• Proportion of education providers that are accredited 

8 
  
 
Objectives specific indicators 
 
19. To identify the accessibility of computers,  • Proportion of education providers with access to 
internet and reference materials by  different types of educational resources 
academic faculty and students 
20. To quantify the academic faculty/staff  • Total academic faculty/staff workforce by type of cadre 
workforce by qualification, level and  trained 
department  • Proportion of academic faculty by qualification level and 
expertise area (department) 
21. To determine the salary ranges for  • Mean salary ranges by cadre trained, job level and 
academic faculty  public and private sectors 
22. To quantify the academic faculty/staff  • Attrition rate per annum by education provider 
attrition and recruitment levels and  (attrition/total workforce x 100) 
number of vacancies  • Recruitment rate per annum by education provider 
(recruitment/total workforce x 100) 
• Vacancy rate per annum by education provider 
(vacancies/total filled and unfilled positions x 100) 
23. To identify the sources of funding for the  • Mean proportions of funding sources by education level 
institution and proportion of the budget 
that is derived from each source 
24. To identify the pre‐service education and  • List of education programs offered by education level 
training programs offered by the  • Summary of entry requirements for different education 
institution, their entry requirements and  programs 
enrolment descriptive 
• Attrition rate from graduating cohort 
(graduated/enrolled x 100) 
• Enrolment rate (applicants/enrolled x 100) 
25. To identify the post‐graduate education  • List of post‐graduate programs by education level 
and training programs offered by the  • Summary of entry requirements by type of program 
institution, their entry requirements and 
enrolment descriptive  • Number of students enrolled in post‐graduate programs 
by education level 
26. To identify the continuing education  • Proportion of education providers offering continuing 
programs offered by the institution and  education programs 
the number of enrolments   • Summary of course content and length  
• Description of  the number individuals enrolled in 
continuing education programs over the past 3 years 

Assessment of human resources at health facility level (form C) 

Objectives  Indicators 
27. To determine the employee  • Proportion of the workforce by cadre 
demographics in heath facilities  • Proportion of the workforce by age group 
• Proportion of the workforce by gender 
• Proportion of the workforce that are regular or 
temporary employees 

9 
 
 
Pharmaceutical human resources assessment tools 
 
28. To  identify the pharmaceutical services  • Proportions by facility type that provide different 
provided and cadres responsible for  pharmaceutical services 
providing each service  • Proportion of facilities with non‐pharmaceutical cadres 
providing pharmaceutical services 
• Correlation between types of pharmaceutical services 
provided and cadres employed 
29. To identify policies regarding  • Proportion of each facility type with job descriptions by 
recruitment, salary increases,  pharmaceutical cadre 
performance management and support  • Proportion of each facility type with performance based 
for further training and education for  management 
pharmaceutical cadres  
• Percentages of each facility type increasing salaries for 
each criterion 
30. To quantify the level of attrition and   • Mean attrition rate for each pharmaceutical cadre by 
recruitment in each facility  facility type (attrition/total workforce x 100) 
• Mean recruitment rate for each pharmaceutical cadre 
by facility type (recruited/total workforce x 100) 
31. To examine the number of vacancies and  • Mean proportion of each facility type with 
reasons for unfilled positions in each  pharmaceutical cadre vacancies  
facility  • Percentages of facilities citing main reasons for 
positions remaining vacant  

Assessment of human resources at manufacturers and wholesalers (form D) 

Objectives  Indicators 
32. To determine the employee  • Proportion of the workforce by cadre 
demographics in pharmaceutical  • Proportion of the workforce by age group 
manufacturers, wholesalers and medical 
stores  • Proportion of the workforce by gender 
• Proportion of the workforce that are regular or 
temporary employees 
33. To  identify the pharmaceutical functions  • Proportions by facility type that provide different 
conducted and cadres responsible for  pharmaceutical services 
undertaking each function  • Proportion of facilities with non‐pharmaceutical cadres 
providing pharmaceutical services 
• Correlation between types of pharmaceutical services 
provided and cadres employed 
34. To identify policies regarding  • Proportion of each facility type with job descriptions by 
recruitment, salary increases,  pharmaceutical cadre 
performance management and support  • Proportion of each facility type with performance based 
for further training and education for  management 
pharmaceutical cadres  
• Percentages of each facility type increasing salaries for 
each criterion 
35. To quantify the level of attrition and   • Mean attrition rate for each pharmaceutical cadre by 
recruitment in each facility  facility type 
• Mean recruitment rate for each pharmaceutical cadre 
by facility type 

10 
  
 
Objectives specific indicators 
 
36. To examine the number of vacancies and  • Mean proportion of each facility type with 
reasons for unfilled positions in each  pharmaceutical cadre vacancies  
facility  • Percentages of facilities citing main reasons for  
positions remaining vacant  

Job satisfaction of human resources in the pharmaceutical sector (form E) 

Objectives  Indicators 
37. To identify relationships between  • General job satisfaction levels by gender, age group, 
demographics and job satisfaction  level of education, cadre, and length of work experience 
38. To analyze incentive structures for  • Proportion of cadres receiving different types of 
different cadres and workplace types  incentives 
• Proportion of employees in each workplace type that 
receive different incentives 
39. To identify the prevalence of  • Proportion of respondents with a job description 
performance management practices  • Proportion of job descriptions cited to accurately 
represent the respondent’s roles and responsibilities 
• Proportion of respondents that undergo performance 
review 
40. To explore trends in salary payment  • Proportion of respondents that have received a delay in 
delays   salary by facility type 
• Average length of delay in salary by facility type 
• Correlation between length of delay in salary by level of 
job satisfaction 
41. To examine workplace safety and  • Proportion of employees by facility type that have 
harassment by workplace types  reported harassment and lack of safety in the workplace 
environment 
42. To identify future trends in attrition   • Proportion of respondents that plan to change jobs 
within the next two years by facility type (overall and by 
different demographics) 
• Most commonly cited sector of intended employment  
43. To describe the general level of job  • General level of job satisfaction according to Job 
satisfaction   Satisfaction Survey (JSS) by cadre and employment 
facility type 
44. To examine job satisfaction traits  • Score for each aspect of job satisfaction according to JSS 
by cadre and employment facility type 

11 
 
 
Pharmaceutical human resources assessment tools 
 
 

12 
  
 
Methods 
 
 
 
 
4.  Methods 

4.1  Selection of research team 
For effective data collection, a research team should be assembled and investigators trained in 
the use of each form.  Data collection should be conducted in phases as described in Section 
3.3.  The research team should also clarify with their national authorities if ethical approval is 
required for this assessment. 

A  national  coordinator  will  be  selected  and  will  work  in  collaboration  with  the  Ministry  of 
Health.  S/he  should  have  a  sound  knowledge  of  the  country's  pharmaceutical  and  human 
resources for health situation. This person should be of integrity and must have gained respect 
of colleagues in the Ministry of Health with whom s/he will be working. Ideally they would a 
pharmacist. Furthermore, they must have easy access to relevant departments in the Ministry 
of Health, the professional body or Pharmacy Council and the major faculties of pharmacy in 
the country.  
 
A total of  12 data  collectors  would  be needed.  Two data collectors  will be  required  for  each 
geopolitical area. Data collectors should be pharmacists, pharmacy technicians or people with 
social sciences qualification, good literacy and numeracy skills.  An external consultant may be 
needed depending on the country's situation to analyse and interpret the data and publish the 
findings. 

4.2  Training of data collectors 
Training  should  be  carried  out  over  three  days  to  give  the  data  collectors  a  better 
understanding  on  how  to  gather  information  in  a  coordinated  manner  across  the  research 
team. The activities to be carried out during the training will be as follows: 
 
ƒ Day 1   Briefing on survey forms A ‐ E 
ƒ Day 2  Field test of survey form C and E. Facilities for the field test should be selected 
prior  to  the  training  and  official  letters  sent  by  the  MoH  focal  point  to  inform  these 
facilities to arrange dates for interviews. Form E should be administered to at least 2‐3 
staff in each of the visited facilities. 
ƒ Day 3  Data entry for forms C and D and debriefing. Recommendations to address any 
problems identified in data collection and entry 

4.3  Data collection 
Data collection should take place over two phases. Sampling is necessary for Phase II (Forms C, 
D and E) 

13 
 
 
Pharmaceutical human resources assessment tools 
 
Surveys can also be self‐administered if it is not possible for a data collector to physically  be 
present.  Data collectors should ensure that all interviewees receive the relevant Information 
Sheet that provides background information about the assessment. 
 
 
Phase 1: Forms A and B 
 
1. Identification  of  potential  data  sources  and  interviewees.    Set  up  of  interview 
appointments for data collection. 
2. Follow investigator instructions on the forms. 
3. Conduct baseline assessment (Form A) in collaboration with Ministry of Health and 
pharmacy  professional  bodies  (eg  –  Pharmacy  or  Health  Professions  Council, 
Pharmaceutical Society). 
4. Conduct survey of all pharmacy education providers using Form B.  Survey form can 
also be self‐administered. Administer Form E to all pharmacists and pharmaceutical 
technicians  and  assistants  that  are  working  for  pharmacy  education  providers  and 
that are available at the time of the visit. 
5. Document  the  number  of  pharmacy  education  providers  surveyed  and  number 
responding to ascertain the response rate. 
6. Use  baseline  assessment  to  identify  sampling  frame  for  Forms  C  and  D  (as  per 
sampling protocol described in section 3.4). 
 
 
Phase 2: Forms C, D and E 
 
1. Select facilities where you will conduct the survey (see 3.4‐ Sampling protocol) 
2. Code  each  facility  for  use  in  data  entry  and  analysis  (where  possible,  number  the 
forms with these codes). 
3. Follow investigator instructions on the forms. 
4. Conduct  facility  level  surveys  in  collaboration  with  facility  managers,  chief 
pharmacists, human resources manages.  More than one contributor per facility may 
be  required  to  obtain  data.  Survey  can  also  be  self‐administered  if  investigator 
cannot be physically present. 
5. Administer  form  E  to  all  pharmaceutical  personnel  (Pharmacists,  Pharmaceutical 
Technicians and Assistants, and Pharmacy Aides) present in the sampled facilities at 
the moment of the visit. 
6. Document the number of facilities surveyed and the number responding to ascertain 
the response rate. 

4.4  Sampling Protocol for forms C, D and E 
4.4.1  Developing a frame and determining total number of facilities to be sampled 

Information  collected  on  the  total  number  of  facilities  providing  pharmaceutical  services  by 
facility  type  through  form  A  (question  8)  should  be  used  to  develop  a  sampling  frame  of 
facilities to collect information on form C. In the table below, enter the total number of each 
type of facility according to the following categories:  
 
 
 

14 
  
 
Methods 
 
 
Facility type  Total number in the country 
Pharmaceutical wholesalers   
Pharmaceutical manufacturers   
Medical stores   
Public sector hospitals   
Other public sector facilities   
Private sector hospitals   
Other private sector facilities   
Private retail pharmacies   
Private medicines outlets   
Other (if applicable)   
 
 
 
Using  the  table  below,  for  each  facility  type,  identify  the  minimum  required  sample  size  in 
order  for  the  sample  to  be  statistically  representative.    The  sample  size  table  is  based  on 
calculations which factor in a desired confidence level of 95% and confidence interval of ± 5% 
(online  sample  size  calculator,  National  Statistical  Service  of  Australia  website: 
www.nss.gov.au).    As  can  be  seen  in  the  table,  the  minimum  sample  size  required  becomes 
less as a proportion of the total as the total number of facilities increases.  Use the closest next 
row up if your exact number of facilities is not listed in the table.  You can also use the website 
(www.nss.gov.au) to calculate your minimum required sample size 
 
 
Minimum sample size table: 
 
Total  Sample  Total  Sample  Total  Sample  Total  Sample 
number  size  number  size  number  size  number  size 
5  4  175  120  425  202  1,750  315 
10  9  200  132  450  208  2,000  323 
20  19  225  142  500  218  2,500  333 
30  27  250  152  600  235  3,000  341 
40  36  275  160  700  240  4,000  351 
50  44  300  169  800  260  5,000  357 
75  63  325  170  900  270  10,000  370 
100  79  350  183  1,000  278  50,000  382 
125  94  375  190  1,250  294  100,000  383 
150  108  400  196  1,500  306  500,000  384 

15 
 
 
Pharmaceutical human resources assessment tools 
 
Enter the sample size required for each facility type in the table below.  Add these together to 
obtain the total sample size: 

Facility type  Total  number  in  the  Minimum sample size 

country 
Pharmaceutical wholesalers     
Pharmaceutical manufacturers     
Medical stores     
Public sector hospitals     
Other public sector facilities     
Private sector hospitals     
Other private sector facilities     
Private retail pharmacies     
Private medicines outlets     
Other (if applicable)     
Total number of facilities     
 
 
 
4.4.2  Selecting 6 geographical areas 

A mix of socio‐economic and geo‐political scenarios should be represented in your sample.  For 
this purpose, it is advised to select 6 geo‐political areas in the country. Purposefully select the 
area with the capital city, the most rural or lowest income generating area and area with the 
economic city if this is not the same as the capital city. Then select the remaining 4 or 3 areas 
randomly. 

Some  areas  in  the  country  may  be  excluded  due  to  security  concerns  or  other  logistics 
constraints.    If  the  latter  is  the  case,  please  indicate  it  in  the  methodology  section  of  your 
report since  this may have an  influence on the results and may signify that your conclusions 
may not hold for the whole countries. 

4.4.3  Selecting Facilities for form C & D 

Based on the total number of facilities to be sampled in the whole country, you can determine 
how many facilities of each type should be selected for each area. This will be the number of 
facilities  to  be  sampled  for  the  whole  country  divided  by  6.  E.g.  if  the  total  number  of  retail 
pharmacies to be sampled in the country is 111, then the number to be sampled in each area 
would be 111/6=18.5; round to the next number, which in this case would be 19. If there are 
an insufficient number of facilities in any given area to obtain this sample, increase the number 
of facilities to be surveyed in an area with more facilities.   

Once you have determined the number of facilities in each area, you need to randomly select 
the facilities to run the survey. In order to do so, you need a list of facilities of each type that 
are present in the area.  Each facility should be numbered.   

16 
  
 
Methods 
 
There are many ways in which to randomly select facilities.  One way is to use online sites that 
generate  random  numbers  within  a  range  (eg  ‐  http://www.random.org/integers/).    Another 
way  is  to  manually  select  facilities  using  the  following  method.    Once  you  have  the  list  you 
need  to  calculate  the  sampling  interval,  which  depends  on  the  total  number  of  facilities  and 
the number to be chosen. For example, if there are 300 public facilities and you need to select 
10, then the sampling interval will be 300/10=30. You will then pick a number between 1 and 
30, for instance 11. After that, you will select the 11th facility on the list, then you will add your 
sampling interval and select the 41st facility on the list and continue like this until you have 10 
public health facilities. You then repeat the process for all types of facilities.    

If you cannot obtain the list for a type of facilities (e.g. private retailers and outlets), visit all the 
facilities of this kind that are close to other facilities you are visiting until you have reached the 
desired number of facilities.  If there are not enough facilities of one kind in one geographical 
area, extend the list to include the closest facilities in a neighboring area. 

4.4.4  Form E 

Form  E  should  be  given  to  all  pharmacists,  pharmaceutical  technicians  and  assistants  and 
pharmacy aides that are present in the selected facilities when the survey is conducted. This 
includes both facilities where form C is used (facilities providing pharmaceutical services) and 
facilities where form D is use (wholesalers, manufacturers). 

17 
 
 
Pharmaceutical human resources assessment tools 
 

18 
  
 
Data entry and analysis 
 
 
 
 
5  Data entry and analysis 

5.1  Data entry 
 

Forms A – E: 

1. Enter  all  data  into  the  spreadsheet  according  to  the  template  instruction.    Each 
facility  level  survey  should  be  labeled  with  an  identifying  number  (code)  which  is 
present  on  the  completed  survey  as  well  as  entered  into  the  spreadsheet  (rather 
than  the  name  of  the  facility).    Keep  a  facility  code  sheet  with  both  the  name  and 
code of the facility for reference. 
2. Validate the data in the spreadsheet by checking all questions for Forms A and B. For 
forms C, D and E check 10% of responses. For example, this means 18 questionnaires 
for  form  C    (if  given  to  180  facilities),  3  questionnaires  for  form  D  (if  given  to  30 
establishments).  For  form  E,  the  number  of  questionnaires  to  be  checked  is  total 
number of responses/10. Use an online site that generates random numbers within a 
range  to  select  which  questionnaires  (by  their  numerical  code)  to  check  for  each 
form (eg ‐ http://www.random.org/integers/). 
3. Document  all  inaccuracies  in  the  error  template  of  the  spreadsheet.    Correct  all 
errors.   If level of errors is high (for example, greater than 5%), there may be a need 
to recheck all responses. 
4. Transfer data for forms B,C,D, E into statistical software such as Epi Info, or SPSS.  All 
data must be in numerical form (ie – no words) for SPSS. 

5.2   Data analysis 
 

Forms A – E: 

1. Quantitatively analyze data according to the indicator descriptions for each objective 
of the forms.    
2. Use  statistical  software  to  calculate  whether  differences  between  groups  are 
statistically significant (chi squared tests, t‐tests). 
3. Use  statistical  software  to  identify  correlations  between  different  variables  within 
the dataset where applicable. 
 
Guidance for the analysis of job satisfaction scores (Job Satisfaction Survey (JSS), PE Spector, 
1994.) are available on this website:  
http://shell.cas.usf.edu/~pspector/scales/jsspag.html.    
 

19 
 
 
Pharmaceutical human resources assessment tools 
 
 
 

20 
  
 
Using assessment findings to inform human resources planning 
 
 
 
 
6  Using assessment findings to inform  
human resources planning 

It  is  important  for  assessment  findings  to  be  used  to  inform  future  pharmaceutical  human 
resources planning that is integrated into broader human resources for health planning.  This 
requires findings to be appropriately reported, disseminated and used.  Key findings should be 
summarized  and  presented  in  an  Assessment  Report  which  describes  the  assessment 
objectives, methods, results, conclusions and recommendations to address issues identified in 
the  assessment.    It  may  be  useful  to  also  present  findings  in  a  short  executive  summary  or 
factsheet  which  can  be  easily  disseminated  to  stakeholders.      Consider  organizing  a  multi‐
stakeholder forum to discuss findings and identify strategies to address major pharmaceutical 
human resources issues through interactive focus groups.  A two to three day forum may be 
required  to  identify  the  major  human  resources  issues  based  on  the  assessment,  define 
strategic objectives that respond to these issues, and activities that address these.  The forum 
should also identify opportunities and barriers to the implementation of activities and identify 
key  stakeholders  and  their  roles.    These  components  can  be  collated  to  develop  a  strategic 
framework  for  pharmaceutical  human  resources  to  inform  broader  human  resources  for 
health strategic plan development.   Further guidance and tools to support human resources 
for health planning are available on this site: 
 http://www.who.int/hrh/tools/planning/en/index.html. 
 

21 
 
 
Pharmaceutical human resources assessment tools 
 

22 
  
 
References 
 
 
 
 
7.  References 
 

  (1)   Joint Learning Initiative. Human resources for health: Overcoming the crisis. 
Cambridge, MA: Harvard University Pres; 2004.  

  (2)   Chan XH, Wuliji T. 2006 FIP Global Pharmacy Workforce and Migration Report.  
2006.  

  (3)   2009 FIP Global Pharmacy Workforce Report. The Hague: International 
Pharmaceutical Federation (FIP); 2009.  

  (4)   Dayrit MM, Dolea C. The health workforce crisis ‐ where are the pharmacists? 
International Pharmacy Journal 2006;20(1). 

  (5)   United Nations. Delivering on the global partnerships for achieving the Millennium 
Development Goals; MDG gap task force report.  2008.  

23 
 
 
Pharmaceutical human resources assessment tools 
 
 

24 
  
 
Glossary 
 
 
 
 
Glossary 

Actively practicing:  
Individuals  that  are  employed  in  the  pharmaceutical  sector  or  an  area  relating  to 
pharmaceutical service provision, education, policy, planning, regulation or research. 
 
Academic faculty:  
The professors, teachers, and lecturers of a university, college or school. 
 
Accreditation:  
The  process  whereby  an  association  or  agency  grants  public  recognition  to  an  organization, 
site  or  program  that  meets  certain  established  qualifications  or  standards,  as  determined 
through initial and periodic evaluations. 
 
Attrition:  
Workforce exit from a workplace or the labour market.  Forms of attrition include retirement, 
dismissal,  resignation,  and  migration.    Also  used  to  describe  exist  of  enrolled  students  in 
education programs due to drop out, fails and program changes. 
 
Biomedical laboratory scientists and related professionals:  
Those who conduct tests, experiments, laboratory analyses and field research in areas such as 
genetics,  immunology,  pharmacology,  toxicology,  physiology,  bacteriology  and  virology  to 
solve  human  health  and  environmental  problems.  Occupations  included  in  this  category 
typically require university‐level study in a life sciences field. 
 
Cadre:  
Professionally distinct group of the workforce defined by their roles and level of responsibility 
and competency.  
 
Career structure:  
Planned  set  of  differentiated  steps,  posts  or  jobs  through  which  one  can  progress 
professionally within a specific position or across positions over time. 
 
Community health workers:  
Provide  health  education,  referral  and  follow  up,  case  management,  and  basic  preventive 
health  care  and  home  visiting  services  to  specific  communities.  Occupations  included  in  this 
category normally require formal or informal training and supervision recognized by the health 
and  social  services  authorities.  Examples  of  national  occupation  titles  included  here  are: 
community  health  officers,  community  health‐education  workers,  community  health  aides, 
family health workers, community health visitors and health extension package workers. 
 

25 
 
 
Pharmaceutical human resources assessment tools 
 
Compounding:   
Preparation, mixing, assembling or packaging of a medicine.  
 
Credential:  
Documented evidence of professional or educational qualifications (examples include: degree, 
diploma, and certification). 
 
Dispensing:  
To label from stock and supply a clinically appropriate medicine to a patient or care giver and 
to advise on safe and effective use. 
 
Drug information:  
The  provision  of  technical  information  by  pharmaceutical  companies  to  healthcare  providers 
and  health  facilities  on  medicines,  such  as  the  indications,  drug  interactions,  side  effects, 
mechanism of action, dosages, formulations, administration.   
 
Education and training:  
The process by which an individual is equipped with the knowledge, skills and attitudes needed 
to produce the kind of performance necessary to achieve health services objectives. 
 
Entry requirements:  
Minimum academic, language, experiential, motivational and other requirements necessary in 
order to be considered an applicant to the program. 
 
Extraterritorial organizations and bodies:  
Includes  international  organizations  such  as  the  United  Nations  and  its  specialized  agencies, 
regional bodies, diplomatic and consular missions, etc.  
 
First stage of tertiary education:  
Programmes  having  an  advanced  educational  content,  the  successful  completion  of  which 
provides  the  participants  with  a  labour‐market  relevant  qualification  as  pharmacist. 
Cumulative  theoretical  duration  of  at  least  2  years,  although  typically  they  are  of  4  or  more 
years (e.g. B.Sc., B.Pharm, Pharm.D.). 
 
Foreign:   
Non‐citizens or non‐nationals of your country. 
 
Foreign trained:   
Individuals  that  have  trained  outside  of  your  country.    Includes  nationals  of  your  country  as 
well as non‐nationals.  
 
Higher education:  
Includes  institutions  providing  post‐secondary  non‐tertiary  and  tertiary  education,  including 
granting of qualifications in pharmacy. 
 
Hospitals:  
Includes  general  and  specialized  hospitals  providing  short‐  or  long‐term  medical,  diagnostic 
and treatment services, chiefly directed to inpatients. 

26 
  
 
Glossary 
 
Inventory management:  
The  appropriate  storage  of  medicines  and  management  of  stock  to  ensure  adequate  supply 
and minimize expiration. 
 
Internship:  
A form of supervised mandatory practice experience required following graduation from pre‐
service education and prior to licensure (also known as registration period). 
 
License:  
A  credential  issued  by  a  government  or  regulatory  body  that  indicates  that  the  holder  is  in 
compliance  with  minimum  mandatory  requirements  necessary  to  practice  in  a  particular 
profession or occupation. (Similar term: Registration). 
 
Manufacturing:   
Manufacture of medicinal active substances to be used for their pharmacological properties in 
pharmaceuticals  and  medical  products.    Includes:  (1)  manufacturing  biological  and  medicinal 
products;  (2)  processing  (i.e.,  grading,  grinding,  and  milling)  botanical  drugs  and  herbs;  (3) 
isolating  active  medicinal  principals  from  botanical  drugs  and  herbs;  and  (4)  manufacturing 
pharmaceutical  products  intended  for  internal  and  external  consumption  in  such  forms  as 
ampoules, tablets, capsules, vials, ointments, powders, solutions, and suspensions. 
 
Medical stores:  
Facility which is primarily responsible for the storage and distribution of pharmaceuticals and 
medical products to health facilities.  May also be responsible for procurement. 
Medicines information and advice:  
The provision of technical information on medicines, such as the indications, drug interactions, 
side effects, mechanism of action, dosages, formulations, administration.  Includes counseling 
patients to improve appropriate use, minimize adverse effects and optimize efficacy.   
 
Medicines use review:  
Assessment of patients’ therapy to improve their understanding, identify adverse effects and 
propose solutions; improve adherence; and the clinical and cost effectiveness of medicines.  
 
Newly licensed/qualified:  
Individuals who have entered the labour market for the first time. 
 
Nursing and midwifery associate professionals:   
Provide basic nursing and personal care for people who are physically or mentally ill, disabled 
or infirm, and others in need of care due to 
potential risks to health including before, during and after childbirth.  They generally work in 
support of implementation of health care, treatment and referral plans established by medical, 
nursing,  midwifery  or  other  health  professionals.  Occupations  included  in  this  category 
typically require knowledge and skills obtained as the result of post‐secondary study in nursing 
or  midwifery;  in  some  cases,  extensive  on‐the‐job  training  may  substitute  for  the  formal 
education.    Examples  of  national  occupations  classified  here  are:  assistant  nurse,  enrolled 
nurse, practical nurse, assistant midwife.  
 

27 
 
 
Pharmaceutical human resources assessment tools 
 
Nursing and midwifery professionals:  
Those  who  plan,  provide  and  evaluate  treatment,  support  and  care  services  for  people  who 
are  in  need  of  such  care  due  to  effects  of  ageing,  injury,  illness  or  other  physical  or  mental 
impairment,  or  potential  risks  to  health  including  before,  during  and  after  childbirth.  
Occupations  included  in  this  category  typically  require  knowledge  and  skills  obtained  as  the 
result  of  study  in  nursing  or  midwifery  at  a  higher  educational  institution. Examples  of 
national occupations classified here are: nurse practitioner, clinical nurse, public health nurse, 
nurse anaesthetist, professional nurse, professional midwife. 
 
Other health facilities:  
Includes  establishments  other  than  hospitals  providing  general  or  specialized  medical 
consultation and treatment, such as outpatient clinics.  
 
Paramedical practitioners:  
Provide  advisory,  diagnostic,  curative  and  preventive  medical  services  more  limited  in  scope 
and complexity than those carried  out by  medical  doctors. They work autonomously  or  with 
limited supervision of medical doctors, and apply advanced clinical procedures for treating and 
preventing  diseases,  injuries  and  other  physical  or  mental  impairments  common  to  specific 
communities.  Occupations  included  in  this  category  normally  require  completion  of  tertiary‐
level  training  in  theoretical  and  practical  medical  services.  Examples  of  national  occupations 
classified  here  are:  clinical  officer,  physician  assistant,  primary  care  paramedic,  surgical 
technician, Feldscher. 
 
Performance management:  
Process of optimizing productivity and quality of work of the workforce. 
 
Pharmaceutical manufacturer:   
Establishments primarily engaged in one or more of the following: (1) manufacturing biological 
and medicinal products; (2) processing (i.e., grading, grinding, and milling) botanical drugs and 
herbs;  (3)  isolating  active  medicinal  principals  from  botanical  drugs  and  herbs;  and  (4) 
manufacturing  pharmaceutical  products  intended  for  internal  and  external  consumption  in 
such  forms  as  ampoules,  tablets,  capsules,  vials,  ointments,  powders,  solutions,  and 
suspensions. 
 
Pharmaceutical services:  
All service rendered by pharmaceutical staff to support the provision of pharmaceutical care. 
Beyond the supply of pharmaceutical  products, pharmaceutical services include information, 
education,  and  communication  to  promote  public  health,  the  provision  of  medicines 
information and counselling, regulatory services, education and training of staff. 
 
Pharmaceutical technicians and assistants:  
Pharmaceutical  technicians  and  assistants  perform  a  variety  of  tasks  associated  with 
dispensing  medicinal  products  under  the  guidance  of  a  pharmacist,  or  other  health 
professional.    Occupations  grouped  in  this  category  typically  require  knowledge  and  skills 
obtained  as  the  result  of  study  in  pharmacy  services  at  a  higher  educational  institution. 
Examples  of  national  occupation  titles  classified  here  are:  pharmaceutical  technician, 
pharmaceutical technologist, pharmaceutical assistant. 
 

28 
  
 
Glossary 
 
Pharmaceutical wholesaler:  
Buys  goods  from  a  manufacturer  or  importer  and  sells  it  to  retailers,  institutional  or 
professional users or to other wholesalers. 
 
Pharmacists:  
Pharmacists store, preserve, compound, test and dispense medicinal products and counsel on 
the  proper  use  and  adverse  effects  of  drugs  and  medicines  following  prescriptions  issued  by 
medical  doctors  and  other  health  professionals.  They  contribute  to  researching,  preparing, 
prescribing  and  monitoring  medicinal  therapies  for  optimizing  human  health.    Occupations 
included in this category normally require completion of university‐level training in theoretical 
and  practical  pharmacy,  pharmaceutical  chemistry  or  a  related  field.  Examples  of  national 
occupation  titles  classified  here  are:  hospital  pharmacist,  industrial  pharmacist,  retail 
pharmacist, dispensing chemist. 
 
Pharmacovigilance:  
Detection,  assessment,  understanding  and  prevention  of  adverse  effects  arising  from 
medicines use. 
 
Pharmacy aids:  
Performs simple and routine tasks such as labeling drugs, chemicals and other pharmaceutical 
preparations  and  replenishing  stock on  shelves.   Occupations  included  here  generally  do  not 
require extensive pharmaceutical knowledge or training. 
 
Pharmacy education provider:  
Higher education institutions responsible for delivering pre‐service education and training for 
pharmaceutical  cadres.    May  also  administer  post‐graduate  programs  and  continuing 
education.  
 
Physicians (medical doctor):  
Those who  study, diagnose, treat and  prevent  illness,  disease,  injury, and other physical  and 
mental  impairments  in  humans  through  application  of  the  principles  and  procedures  of 
modern  medicine.  Occupations  included  in  this  category  require  completion  of  a  university‐
level degree in basic medical education plus postgraduate clinical training or equivalent.   
 
Post‐graduate education:  
Training that occurs after the individual has graduated from an undergraduate program.  Has a 
defined beginning and end. Usually leads to the award of a qualification. 
 
Prescribing:  
To designate or order the use of medicines. 
 
Pre‐service education:  
Training that occurs before an individual is legally able to practice pharmacy independently. 
 
Private medicines outlets:  
Outlets based in the community which sell a restricted set of medicines and medical products 
without prescription, such as vendors, kiosks, drug stores and sellers. 
 

29 
 
 
Pharmaceutical human resources assessment tools 
 
Private retail pharmacies:  
Privately  owned  pharmacies  that  provide  pharmaceutical  services  including  dispensing, 
advising on and sales of prescription and non‐prescription medicines and medical products. 
 
Procurement:  
The  processes  involved  in  identifying  and  securing  adequate  supplies  of  medicines  at 
affordable prices with an appropriate standard of quality. It includes all activities related to the 
management of the medicines supply chain. 
 
Quality assurance and quality control (pharmaceuticals):  
A system of processes and assessments in pharmaceutical manufacturers to ensure quality and 
integrity of pharmaceutical and medical products.  
 
Recruitment:  
Process of searching for personnel to enter a particular job or position.  
 
Reference books:  
Books to which you can refer for authoritative facts. Eg – Martindale, pharmacopoeia. 
 
Regular employees:   
Employees  with  fixed‐term  (specified  date  of  termination)  and  non  fixed  term  contracts 
(contracts without limits of time where contract can only be terminated for specified causes).   
 
Regulatory affairs:  
Area  of  work  in  pharmaceutical  companies  that  seeks  to  ensure  compliance  of 
pharmaceuticals and medical products with legal and regulatory frameworks. 
 
Research and development:  
Empirical  investigations  that  improve  existing  and  develop  new  pharmaceutical  innovations, 
technologies and compounds. 
 
Research grants:   
Awarded for research purposes by research councils, foundations etc.   
 
Salary structure:  
Hierarchy of job types and grades and the associated compensation and benefits. 
 
Sales representatives:  
A  pharmaceutical  company  employee  who  regularly  visits  physicians  and  office  practices, 
providing information on the company's products. 
 
Scope of practice:  
The range of professional tasks and functions that a practitioner can perform as specified by 
legislation, rules, or regulations; the boundaries within which a practitioner may practice. 
 

30 
  
 
Glossary 
 
Second stage of tertiary education:  
Programmes  providing  sufficient  qualifications  for  gaining  entry  into  advanced  research 
programmes and professions with high skills requirements, including programmes leading to a 
Master's degree. 
 
Stakeholder:  
Any  individual,  group,  or  organization  that  has  an  interest  or  involvement  in  a  particular 
activity, set of activities or outcome. 
 
Temporary employees:   
Includes employees that are casual workers and those with short‐term employment.   Casual 
workers  are  workers  who  have  an  explicit  or  implicit  contract  of  employment  which  is  not 
expected  to  continue  for  more  than  a  short  period.  Workers  in  short‐term  employment  are 
workers  who  hold  explicit  or  implicit  contracts  of  employment  which  are  expected  to  last 
longer than the period used to define casual workers, but shorter than the one used to define 
regular employees.  
 
Therapeutic drug monitoring:  
The regular measurement of serum levels of drugs requiring close 'titration' of doses in order 
to  ensure  that  there  are  sufficient  levels  in  the  blood  to  be  therapeutically  effective,  while 
avoiding potentially toxic excess. 
 
Third stage of tertiary education:  
Programmes  leading  to  the  award  of  an  advanced  research  qualification,  entailing  advanced 
study and original research (e.g. Ph.D.). 
 
Tuition fees:   
Paid  by  the  student  to  undertake  programs  offered  by  the  institution.  Includes  continuing 
education fees. 
 
Unemployed:  
Does not have a job but is available and actively looking for work. 
 
Wholesaling:  
The  resale  (sale  without  transformation)  of  pharmaceuticals  and  medical  products  to  health 
facilities,  pharmacies,  outlets,  or  involves  acting  as  an  agent  or  broker  in  buying  or  selling 
products. 
 
Workforce supply:  
The entry of new workforce into the labour market.  
 

31 
 
 
Pharmaceutical human resources assessment tools 
 
 

References: 

Some of the definitions in this glossary have been obtained and adapted from the following 
sources: 

1. 2006 International Pharmaceutical Federation (FIP) Global Pharmacy Workforce and 
 Migration Report: www.fip.org/hr  
 

2. FIP Global Hospital Pharmacy Conference Glossary (2009): 
http://ajhp.highwire.org/cgi/reprint/66/5_Supplement_3/s67  
 

3. FIP Quality Assurance Framework for Pharmacy Education (2008): 
http://www.fip.org/files/fip/Global%20Framework%20Final%20Draft.pdf 
 

4. World Bank.  Human resources for health glossary: 
http://www.hrhresourcecenter.org/node/1080 
 

5. Salary structure: http://www.businessdictionary.com/definition/salary‐structure.html  
 

6. International Labour Organization International classification of Status in Employment: 
http://www.ilo.org/public/english/bureau/stat/download/res/icse.pdf 
 

7. United  Nations.    International  standard  classification  of  all  economic  activities  (ISIC).  
Revision 4.2008.  
 

8. International Labour Organization.  International Standard Classification of Occupations 
(ISCO‐08).  Group definitions: Occupations in Health.  Draft 4 April 2009.  
 

32 
  
 
Annexes 
 
 

 
 
 
Annexes 
 

33 
 
 
Pharmaceutical human resources assessment tools 
 
 
 

34 
  
Annexes 
Information sheet Form A: Baseline pharmaceutical human resources assessment 
 
 
 
 
Information sheet Form A: 
Baseline pharmaceutical human resources assessment 
 

Background: 

The  Ministry  of  Health  and  the  World  Health  Organization  are  conducting  an  assessment  on 
human  resources  for  the  pharmaceutical  sector.    This  assessment  aims  to  improve  data  on 
pharmaceutical  human  resources  and  form  the  basis  of  policy  recommendations  for  human 
resources planning.   

Interview description: 

We have approached you to assist in this assessment by providing baseline information on the 
pharmaceutical  workforce  in  your  country.      This  includes  gathering  details  regarding  the 
description, distribution and details of pharmaceutical workforce planning and policies in your 
country.   

Confidentiality and information security: 

Participation in this assessment is completely voluntary and participants may withdraw at any 
time  without  prejudice  or  negative  consequences.    All  information  will  be  kept  secure  and 
confidential.    The  assessment  team  will  have  access  to  the  information  arising  from  this 
interview.    Information which could potentially identify participants will not be published or 
disclosed outside of the assessment team. 

For further information please contact: 

Name:                       
Position:        
Address:        
Phone:                       
Email:        
 

35 
 
 
Pharmaceutical human resources assessment tools 
 

36 
  
Annexes 
Information sheet Form A: Baseline pharmaceutical human resources assessment 
 
 

Form A:  
Baseline pharmaceutical human resources 
assessment  
Ministry of Health, professional and regulatory bodies 
 
 

Investigator instructions 
 
Investigator name        
Investigator email        
Investigator phone        
Date assessment commenced   Click here to enter a date. 
Date assessment completed   Click here to enter a date. 
 
 
 
 
1. Identify  information  sources  and  potential  contributors  (eg  –  Ministry  of  Health  and  its 
agencies, regulatory bodies, Pharmacy Council, Pharmacy Associations etc). 
 
2. Complete the Information sheet for baseline pharmaceutical assessment with the details 
of the relevant contact and provide a copy to every contributor. 
 
3. Refer  to  the  definitions  to  clarify  the  information  requested  in  this  form  (defined  terms 
are underlined). 
 
4. Gather  information  from  identified  data  sources.    Document  the  data  sources  for  each 
question. 
 
5. Follow the instructions for each question and complete all sections of the form including 
the year of the data and data source (body/institution that has provided the information) 
where applicable. 
 
6. If response is unknown, not applicable or is an estimate, enter the relevant abbreviation 
in the response key. 

37 
 
 
Pharmaceutical human resources assessment tools 
 
 
Response key 
U  Unknown 
Part 1  General information   N/A  Not applicable 
  *  Estimate 

1. Pharmaceutical cadres in your country.   
Please complete the table below.  Tick and describe those that apply. 
 
Data source:            

Cadre  Credential   Minimum period  Minimum period 

(tick cadres that apply and  (list below)  of education  of internship 
describe)  (months)  (months) 
1.1   Pharmacist                            
1.2   Pharmaceutical technicians and assistants (describe cadres which fit into this 
category below) 
Cadre:                                 
Cadre:                                 
Cadre:                                 
1.3   Pharmacy aids (describe cadres which fit into this category below 
Cadre:                                 
Cadre:                                 
 
 
 
2. Pharmaceutical cadre licensure (or registration) requirements.   
Please complete the table. 
 
Data source:           
 

Cadre  Licensure  Complete for cadres which are licensed 

requirement  Licensing body  Period of license validity  
(tick)  (list)  (complete one) 
2.2 Pharmacist  Yes    No                         year(s)  or   indefinite 
2.3 Pharmaceutical technicians and assistants (list cadres below from 1.2) 
Cadre:             Yes    No                         year(s) or   indefinite 
Cadre:             Yes    No                         year(s) or   indefinite 
Cadre:             Yes    No                         year(s) or   indefinite 
2.4 Pharmacy aids (list cadres below from 1.3) 
Cadre:             Yes    No                         year(s) or   indefinite 
Cadre:             Yes    No                         year(s) or   indefinite 
 

38 
  
Annexes 
Information sheet Form A: Baseline pharmaceutical human resources assessment 
 
3. Pharmaceutical manufacturers, wholesalers and medical stores and operating licenses.  
Please complete the table. 
 
Data source:           

Facility type  Tick if  Tick if  Complete for facilities which are licensed 

applicable to  operating  Licensing  Period of operating license 
your country  license  body  validity (complete one) 
required 
3.1 
Pharmaceutical                        year(s)  or   indefinite 
wholesalers 
3.2  
Pharmaceutical                        year(s)  or   indefinite 
manufacturers 
3.3  
                      year(s)  or   indefinite 
Medical stores 
 
 
 
4. Types of facilities offering pharmaceutical services and operating license requirements.  
Please complete the table. 
 
Data source:            

Type of facilities offering  Tick if  Tick if  Complete for facilities which 

pharmaceutical services  applicable  operating  are licensed 
to your  license  Licensing  Period of operating 
country  required  body  license validity 
(complete one) 
           year(s)  or 
4.1 Public sector hospitals            
 indefinite 
           year(s)  or 
4.2 Other public sector health facilities             
 indefinite 
           year(s)  or 
4.3 Private sector hospitals             
 indefinite 
           year(s)  or 
4.4 Other private sector health facilities             
 indefinite 
           year(s)  or 
4.5 Private retail pharmacies             
 indefinite 
           year(s)  or 
4.6 Private medicines outlets             
 indefinite 
           year(s)  or 
4.7 Other (describe):                       
 indefinite 
 
 
 

39 
 
 
Pharmaceutical human resources assessment tools 
 
5. Pharmacy ownership policies 
 

5.1 Are there financial and/or non‐financial incentives to open private pharmacies in 
rural areas? 

 Yes    No    

5.1a  If yes describe:            

5.2  Is ownership of more than one private pharmacy permitted?    Yes    No 

5.2 a  If yes, how many pharmacies can be owned by an individual or group?  

 Unlimited number of pharmacies   Limited number (specify):             

5.3 What proportion of private retail pharmacies are independently owned?            % 

40 
  
Annexes 
Information sheet Form A: Baseline pharmaceutical human resources assessment 
 
 
6. Legal scope of practice for each cadre.  Please tick the roles that are within the legal scope of practice for each cadre. 
 
Data source:           
 

Cadre  Prescribing  Administra Procurement  Inventory  Compounding  Dispensing  Medicines  Therapeutic  Pharma‐ Medicines 
tion of  management  information  drug  covigilance  use review 
medicines  and advice  monitoring 
6.1   Pharmacists                     
6.2   Pharmaceutical 
technicians                     
and assistants 
6.3   Pharmacy aids                     
6.4   Physicians                     
6.5   Clinical officers                     
6.6   Nurses                     
6.7   Midwives                     
6.8   Nurse 
                   
assistants 
6.9   Laboratory 
                   
technicians 
6.10  Community 
                   
health workers 
 
Comments on Part 1: General information on the pharmaceutical sector 
      

41 
 
 
Pharmaceutical human resources assessment tools 
 
 

Response key 
U  Unknown 
Part 2  Total number of facilities  N/A  Not applicable 
  *  Estimate 

7. Total number of pharmaceutical manufacturers, wholesalers and medical stores in your 
country.   
Please complete the table. 
 
Facility type  Number  Year   Data source 
of data 
7.1 Public sector pharmaceutical manufacturers                      
7.2 Public sector pharmaceutical wholesalers                      
7.3 Public sector medical stores                      
7.4 Private sector pharmaceutical manufacturers                      
7.5 Private sector pharmaceutical wholesalers                       
7.6 Private sector medical stores                      
 
 
 
8. Total number of facilities offering pharmaceutical services in your country.   
Please complete the table. 
 
Sector  Facility type  Number  Year of  Data 
data  source 
8.1   Public sector hospitals                       
Public 
8.2   Other public sector health facilities                       
sector 
8.3   Total public sector health facilities                      
8.4   Private sector for profit hospitals                      
8.5   Private sector not for profit hospitals                      
8.6   Other private sector for profit health facilities                           
Private 
sector  8.7   Other private sector not for profit health                      
facilities 
8.8   Private retail pharmacies                       
8.9   Private medicines outlets                      
Other  8.10  Other (describe):                  
Total  8.11  Total number of facilities                      
 
Comments on Part 2: Total number of facilities 
      

42 
  
Annexes 
Information sheet Form A: Baseline pharmaceutical human resources assessment 
 
 

Part 3  Total number of  Response key 

pharmaceutical human resources  U  Unknown 
N/A  Not applicable 
  *  Estimate 
 
9. Number of pharmaceutical human resources over time.   
Please complete the table. 

  2001  2002  2003  2004  2005  2006  2007  2008  2009  2010  Data 
source 
Pharmacists 
9.1  Total 
licensed                                                                              
(number) 
9.2  Total 
actively 
                     
practicing 
(number) 
9.3  Total newly 
licensed                                                                              
(number) 
Pharmaceutical technicians and assistants 
9.4  Total 
                                                                            
number  
9.5  Total newly 
qualified                                                                              
(number) 
Pharmacy aids 
9.6  Total 
                                                                            
number  
9.7  Total new 
pharmacy 
                                                                            
aids 
(number) 
 

43 
 
 
Pharmaceutical human resources assessment tools 
 
 
10. Gender distribution by cadre. 
Please complete the table.  
 
Cadre  Male  Female  Year of  Data source 
(number)  (number) data 
10.1 Licensed pharmacists                             
10.2  Pharmaceutical technicians  
                           
and assistants 
10.3  Pharmacy aids                             
 
 
 
 
11. Age group distribution by cadre.   
Please complete the table. 
 
Cadre  <30  30 – 49  >50  Year of  Data source 
years  years>  years  data 
11.1 Licensed pharmacists                                    
11.2 Pharmaceutical technicians  
                                  
and assistants 
11.3 Pharmacy aids                                    
 
 
 
 
12. Foreign trained and foreign pharmaceutical human resources by cadre.  
Please complete the table. 
 
Cadre  Foreign  Foreign  Year  Data source 
trained  (number)  of 
(number)  data 
12.1 Licensed pharmacists                             
12.2 Pharmaceutical technicians  
                           
and assistants 
12.3 Pharmacy aids                             
 
Comments on Part 3: Total number of pharmaceutical human resources 
      

44 
  
Annexes 
Information sheet Form A: Baseline pharmaceutical human resources assessment 
 
 

Part 4  Practice distribution of  
pharmaceutical human resources  Response key 
U  Unknown 
  N/A  Not applicable 
  *  Estimate 
 
13. Practice distribution of pharmacists.   
Please complete the table. 

Sector  Practice area  Number  Year of  Data source 

data 
13.1   Public sector hospitals                      
13.2   Other public sector health facilities                      
13.3   Public administration                      
Public  13.4   Public pharmaceutical manufacturer                      
13.5   Public pharmaceutical wholesaler                      
13.6   Public medical stores                      
13.7   Subtotal public sector                      
13.8   Private sector for profit hospitals                      
13.9   Private sector not for profit 
                    
hospitals 
13.10   Other private sector for profit 
                    
health facilities 
13.11   Other private sector not for profit 
                    
health facilities 
Private  13.12   Private retail pharmacies                      
13.13   Private medicines outlets                      
13.14   Private pharmaceutical wholesalers                      
13.15   Private pharmaceutical 
                    
manufacturers 
13.16   Private medical stores       
13.17   Subtotal private sector                      
13.18   Higher education                      
13.19   Extraterritorial organizations and 
                    
Other  bodies 
13.20   Other (describe):                                 
13.21   Subtotal other                      
13.22  Unemployed                      
Not 
13.23   Inactive                       
active 
13.24   Subtotal not active                      
13.25 Total (sum of all subtotals)                      

45 
 
 
Pharmaceutical human resources assessment tools 
 
 
14. Practice distribution of pharmaceutical technicians and assistants.   
Please complete the table. 

Sector  Practice area  Number  Year of  Data source 

data 
14.1   Public sector hospitals                      
14.2   Other public sector health 
                    
facilities 
14.3   Public administration                      
14.4   Public pharmaceutical 
Public                      
manufacturer 
14.5   Public pharmaceutical 
                    
wholesaler 
14.6   Public medical stores                      
14.7   Subtotal public sector                      
14.8   Private sector for profit 
                    
hospitals 
14.9   Private sector not for profit 
                    
hospitals 
14.10   Other private sector for profit 
                    
health facilities 
14.11   Other private sector not for 
                    
profit health facilities 
Private  14.12   Private retail pharmacies                      
14.13   Private medicines outlets                      
14.14   Private pharmaceutical 
                    
wholesalers 
14.15   Private pharmaceutical 
                    
manufacturers 
14.16   Private medical stores       
14.17   Subtotal private sector                      
14.18   Higher education                      
14.19   Extraterritorial organizations 
                    
Other  and bodies 
14.20   Other (describe):                                 
14.21   Subtotal other                      
14.22   Unemployed                      
Not 
14.23   Inactive                       
active 
14.24   Subtotal not active                      
14.25 Total (sum of all subtotals)                      
 

46 
  
Annexes 
Information sheet Form A: Baseline pharmaceutical human resources assessment 
 
 
15. Practice distribution of pharmacy aids.   
Please complete the table. 

Sector  Practice area  Number  Year of  Data source 

data 
15.1   Public sector hospitals                      
15.2   Other public sector health 
                    
facilities 
15.3   Public administration                      
Public  15.4   Public pharmaceutical 
                    
manufacturer 
15.5   Public pharmaceutical wholesaler                      
15.6   Public medical stores                      
15.7   Subtotal public sector                      
15.8   Private sector for profit hospitals                      
15.9   Private sector not for profit 
                    
hospitals 
15.10  Other private sector for profit 
                    
health facilities 
15.11  Other private sector not for profit 
                    
health facilities 
Private  15.12  Private retail pharmacies                      
15.13  Private medicines outlets                      
15.14  Private pharmaceutical 
                    
wholesalers 
15.15  Private pharmaceutical 
                    
manufacturers 
15.16  Private medical stores       
15.17  Subtotal private sector                      
15.18  Higher education                      
15.19  Extraterritorial organizations and 
                    
Other  bodies 
15.20  Other (describe):                                 
15.21  Subtotal other                      
15.22  Unemployed                      
Not 
15.23  Inactive                       
active 
15.24  Subtotal not active                      
15.25 Total (sum of all subtotals)                      
 
Comments on Part 4: Practice distribution of pharmaceutical human resources 
     

47 
 
 
Pharmaceutical human resources assessment tools 
 
 

Response key
Part 5  Geographical distribution   U  Unknown 
N/A  Not applicable 
  *  Estimate 
 
16. Regional distribution of facilities offering  
pharmaceutical services and pharmaceutical human resources.   
Please complete the table. 
 
Region/district (list)  Population  Pharmacists (number)  Pharmaceutical technicians  Pharmacy aids  Facilities offering 
and assistants (number)  (number)  pharmaceutical 
services (number) 
Total  Public  Total  Public  Total  Public  Total  Public 
sector  sector  sector  sector 
                                                                     
                                                                     
                                                                     
                                                                     
                                                                     
                                                                     
                                                                     
                                                                     
                                                                     
                                                                     
                                                                     
                                                                     
                                                                     
                                                                     
                                                                     
                                                                     
                                                                     

48 
  
Annexes 
Information sheet Form A: Baseline pharmaceutical human resources assessment 
 
 
17. Rural and urban distribution of pharmacies and pharmaceutical human resources.   
Please complete the table (each row should add up to 100%). 
 
  Rural  Urban  Year of  Data source 
(%)  (%)  data 
17.1   Public sector pharmacies (all 
                           
types) 
17.2   Private retail pharmacies (all 
                           
types) 
17.3   Pharmacists                             
17.4   Pharmaceutical technicians and 
                           
assistants 
17.5   Pharmacy aids                             
 
Comments on Part 5: Geographical distribution 
      
 

49 
 
 
Pharmaceutical human resources assessment tools 
 
 

Response key
Part 6  Public sector pharmaceutical human resources  U  Unknown 
N/A  Not applicable 
  *  Estimate 
 
 
18. Projected requirements and positions filled and vacant in public sector health administration.  
Please complete the table. 

Cadre  Ministry of Health headquarters  State, regional   Year  Data 

and district management  of data  source 
Required  Filled  Vacant  Required  Filled  Vacant      
(number)  (number)  (number)  (number)  (number)  (number) 
18.1   Pharmacists                                                         
18.2   Pharmaceutical technicians and assistants                                                         
18.3   Pharmacy aids                                                         
 
 
19. Projected requirements and positions filled and vacant in public sector health facilities.   
Please complete the table. 
 
Cadre  Hospitals  Other facilities  Year of  Data 
Required  Filled  Vacant  Required  Filled  Vacant  data  source 
(number)  (number)  (number)  (number)  (number)  (number) 
19.1  Pharmacists                                                         
19.2   Pharmaceutical technicians and assistants                                                         
19.3   Pharmacy aids                                                         

50 
  
Annexes 
Information sheet Form A: Baseline pharmaceutical human resources assessment 
 
 
20. Projected requirements and positions filled and vacant in public sector health agencies.   
Please list the agencies in the top row and complete the table. 
 
Cadre  Agency:            Agency:            Year of  Data 
data  source 
Required  Filled  Vacant  Required  Filled  Vacant     
(number)  (number) (number)  (number)  (number) (number) 
20.1 Pharmacists                                                         
20.2 Pharmaceutical technicians and 
                                                       
assistants 
20.3 Pharmacy aids                                                         
 
 
21. Job descriptions in the Ministry of Health.   
Tick cadres they exist for. 
  Pharmacists    Pharmacy technicians and assistants        Pharmacy aids     or    None 
 
Comments on Part 6  : Public sector pharmaceutical human resources 
      
 
 

51 
 
 
Pharmaceutical human resources assessment tools 
 
 

Part 7  Attrition of pharmaceutical human resources 
Response key 
 
U  Unknown 
N/A  Not applicable 
 
*  Estimate 

22. Attrition of public sector pharmaceutical human resources over the last 12 months.   Please complete the table. 

Cadre  Attrition (number)  Recruited  Year  Data source 

Retired  Resignations  Dismissals  (number)  of data 

22.1   Pharmacists                                           

22.2   Pharmaceutical technicians and assistants                                           
22.3   Pharmacy aids                                           
 
 
23. Number of letters of good standing requested per year.   Please complete the table. 
 

Cadre  2005  2006  2007  2008  2009  Data source 

23.1   Pharmacists                                           
23.2   Pharmaceutical technicians and assistants                                           
23.3   Pharmacy aids                                           
 
Comments on Part 7: Attrition of pharmaceutical human resources 

      

52 
  
Annexes 
Information sheet Form A: Baseline pharmaceutical human resources assessment 
 
 

Part 8  Public sector salaries   Response key 

U  Unknown 
  N/A  Not applicable 
*  Estimate 
 

24. Annual pre‐tax salary range of public sector pharmacists in local currency.   
Please complete the table. 
 
Local currency:              
 

Employment area  Lower  Upper  Year  Data 

of  source 
data 
Public  24.1 Entry level  
                           
administration  (eg – pharmacist) 
24.2 Mid level  
                           
(eg – specialist pharmacist) 
24.3 High level  
                           
(eg – chief/head/director) 
Health  24.4 Entry level  
                           
Agencies  (eg – pharmacist) 
24.5 Mid level  
                           
(eg – specialist pharmacist) 
24.6 High level  
                           
(eg – chief/head/director) 
Hospitals  24.7 Entry level  
                           
(eg – pharmacist) 
24.8 Mid level  
                           
(eg – specialist pharmacist) 
24.9 High level  
                           
(eg – chief/head/director) 
Other health  24.10 Entry level  
                           
facilities  (eg – pharmacist) 
24.11 Mid level  
                           
(eg – specialist pharmacist) 
24.12 High level  
                           
(eg – chief/head/director) 
 
Comments on Part 8: Salaries 
      

53 
 
 
Pharmaceutical human resources assessment tools 
 
 

Part 9  Human resources planning  Response key 

U  Unknown 
  N/A  Not applicable 
*  Estimate 
 

25. Is there a national strategic plan for human resources for health development?  
 Yes   No 
If yes, please attach a copy of the plan. 
 
25.1  If yes, state the time period for the strategic plan:            year to            year 
 
 
 
26. Is there a national strategic plan for pharmaceutical human resource development? 
 Yes   No 
If yes, please attach a copy of the plan. 
 
26.1  If yes, state the time period for the strategic plan:             year to            year 

26.2   If yes, is the pharmaceutical human resource strategic plan part of the human 
resources for health strategic plan?   

 Yes    No    or   Not applicable 

26.3  Contents of the pharmaceutical human resources strategic plan.  Please tick the 
content areas that are included in the plan. 

Data source:            
 
 

54 
  
Annexes 
Information sheet Form A: Baseline pharmaceutical human resources assessment 
 
 

Cadre  Work‐ Recruitment  Retention  Career  Salary  Performance  Education  Continuing  Projection of 
  force  structure  structure  management  and  education  human 
supply  training  resource 
needs 
26.4  Pharmacists                   
                 
26.5  Pharmaceutical 
                 
technicians and 
                 
assistants 
26.6  Pharmacy aids                   
 
 
27. Strategies for pharmaceutical human resource development.   
Please complete the table. 
 
Data source:            
 
 
Strategy  Implemented within the last 5 years for the  Plans to implement in next 5 years for the 
following cadres (tick boxes that apply)  following cadres (tick boxes that apply) 
27.1   Determine national pharmaceutical   Pharmacists   Pharmacists 
human resource needs (eg – projection of   Pharmaceutical technicians and assistants   Pharmaceutical technicians and assistants 
current and/or future requirements)   Pharmacy aids   Pharmacy aids 
 None of the above   None of the above 
27.2.  Increase the production (training) of   Pharmacists   Pharmacists 
pharmaceutical human resources   Pharmaceutical technicians and assistants   Pharmaceutical technicians and assistants 
 Pharmacy aids   Pharmacy aids 

55 
 
 
Pharmaceutical human resources assessment tools 
 
 None of the above   None of the above 
27.3   Offer unconditional scholarships for   Pharmacists   Pharmacists 
training    Pharmaceutical technicians and assistants   Pharmaceutical technicians and assistants 
 Pharmacy aids   Pharmacy aids 
 None of the above   None of the above 
27.4   Offer scholarships for training on   Pharmacists   Pharmacists 
condition of public sector service for a   Pharmaceutical technicians and assistants   Pharmaceutical technicians and assistants 
minimum period   Pharmacy aids   Pharmacy aids 
 None of the above   None of the above 
27.5   Offer scholarships for training on   Pharmacists   Pharmacists 
condition of rural public sector service for   Pharmaceutical technicians and assistants   Pharmaceutical technicians and assistants 
a minimum period   Pharmacy aids   Pharmacy aids 
 None of the above   None of the above 
27.6   Expand the roles and responsibilities of   Pharmacists   Pharmacists 
cadres   Pharmaceutical technicians and assistants   Pharmaceutical technicians and assistants 
 Pharmacy aids   Pharmacy aids 
 None of the above   None of the above 
27.7   Mandatory minimum public sector service   Pharmacists   Pharmacists 
period   Pharmaceutical technicians and assistants   Pharmaceutical technicians and assistants 
 Pharmacy aids   Pharmacy aids 
 None of the above   None of the above 
27.8   Mandatory minimum rural public sector   Pharmacists   Pharmacists 
service period   Pharmaceutical technicians and assistants   Pharmaceutical technicians and assistants 
 Pharmacy aids   Pharmacy aids 
 None of the above   None of the above 
27.9   Active recruitment of foreign human   Pharmacists   Pharmacists 
resources   Pharmaceutical technicians and assistants   Pharmaceutical technicians and assistants 
 Pharmacy aids   Pharmacy aids 
 None of the above   None of the above 

56 
  
Annexes 
Information sheet Form A: Baseline pharmaceutical human resources assessment 
 
27.10 Public sector salary increase   Pharmacists   Pharmacists 
 Pharmaceutical technicians and assistants   Pharmaceutical technicians and assistants 
 Pharmacy aids   Pharmacy aids 
 None of the above   None of the above 
27.11 Public sector financial incentives for   Pharmacists   Pharmacists 
service in rural areas    Pharmaceutical technicians and assistants   Pharmaceutical technicians and assistants 
(eg – allowances, loans)   Pharmacy aids   Pharmacy aids 
 None of the above   None of the above 
27.12 Non‐financial incentives for rural public   Pharmacists   Pharmacists 
sector service (eg – study leave, CPD   Pharmaceutical technicians and assistants   Pharmaceutical technicians and assistants 
courses, professional support)   Pharmacy aids   Pharmacy aids 
 None of the above   None of the above 
27.13 Performance based human resources   Pharmacists   Pharmacists 
management (eg – recognition and   Pharmaceutical technicians and assistants   Pharmaceutical technicians and assistants 
promotion on basis of performance)   Pharmacy aids   Pharmacy aids 
 None of the above   None of the above 
27.14  Free medical care for staff    Pharmacists   Pharmacists 
(eg – free insurance, no user fees)   Pharmaceutical technicians and assistants   Pharmaceutical technicians and assistants 
 Pharmacy aids   Pharmacy aids 
 None of the above   None of the above 
27.15  Allow concurrent public and private sector   Pharmacists   Pharmacists 
practice (eg – public sector worker can   Pharmaceutical technicians and assistants   Pharmaceutical technicians and assistants 
own or work in a private practice)   Pharmacy aids   Pharmacy aids 
 None of the above   None of the above 
27.16  Establish regularly updated national 
 Pharmacists   Pharmacists 
human resource information system  
 Pharmaceutical technicians and assistants   Pharmaceutical technicians and assistants 
(eg – brings together data on human 
 Pharmacy aids   Pharmacy aids 
resource levels, sector and geographic 
 None of the above   None of the above 
distribution, trends etc)  
Comments on Part 9: Human resources planning              

57 
 
 
Pharmaceutical human resources assessment tools 
 
 

58 
  
Annexes 
Information sheet Form B: Pharmacy education providers 
 
 
 
 
Information sheet Form B:  
Pharmacy education providers 
 

Background: 

The  Ministry  of  Health  and  the  World  Health  Organization  are  conducting  an  assessment  on 
human  resources  for  the  pharmaceutical  sector.    This  assessment  aims  to  improve  data  on 
pharmaceutical  human  resources  and  form  the  basis  of  policy  recommendations  for  human 
resources planning.   

Interview description: 

All  training  institutions  have  been  approached  for  this  assessment.    We  have  selected  your 
training institution and approached you to assist in this assessment by providing information 
on the pharmacy education and training programs offered.   

Confidentiality and information security: 

Participation in this assessment is completely voluntary and participants may withdraw at any 
time  without  prejudice  or  negative  consequences.    All  information  will  be  kept  secure  and 
confidential.    The  assessment  team  will  have  access  to  the  information  arising  from  this 
interview.    Information which could potentially identify participants and training institutions 
will not be published or disclosed outside of the assessment team. 

For further information please contact: 
 
Name:        
Position:             
Address:             
Phone:             
Email:        
 

59 
 
 
Pharmaceutical human resources assessment tools 
 
 

60 
  
Annexes 
Information sheet Form B: Pharmacy education providers 
 
 

Form B: 
Pharmacy education providers 
 

Investigator instructions 
 
Investigator name        
Investigator email        
Investigator phone        
Date assessment commenced   Click here to enter a date. 
Date assessment completed   Click here to enter a date. 
 
 
 
 
1. Identify  all  pharmacy  education  providers  (for  all  cadres)  and  organize  interviews  in 
advance. 
 
2. Complete the Information sheet for pharmacy education providers with the details of 
the relevant contact and provide a copy to every contributor. 
 
3. Complete one separate form for each education provider. 
 
4. Refer to the definitions to clarify the information requested in this form (defined terms 
are underlined). 
 
5. Follow  the  instructions  for  each  question  and  complete  all  sections  of  the  form 
including the year of the data and data source (body/institution that has provided the 
information) where applicable. 
 
6. If  response  is  unknown,  not  applicable  or  is  an  estimate,  enter  the  relevant 
abbreviation in the response key. 

61 
 
 
Pharmaceutical human resources assessment tools 
 
 

Part 1  General information   Response key 

U  Unknown 
  N/A  Not applicable 
*  Estimate 
 

1. Institution details.  
Please complete the table. 

1.1  Pharmacy education provider name 
      
(eg – Faculty, Department) 
1.2  Institution name  
      
(eg – College, University) 
1.3  Institution address  
      
(physical location) 
1.4  Education and training of    Pharmacists  
(tick all that apply)   Pharmaceutical technicians and assistants 
 Pharmacy aids 
1.5  Contributor(s) name and position        
1.6  Contributor(s) contact email 
      
and phone 
 
 
2.1 Pharmacy education provider is a (tick one):     
   Unit     Department    School, faculty, college   
   Other (describe):             
 
2.2 Pharmacy education provider is situated within a (tick all options that apply):  
   Medical school, faculty or college   Health sciences school, faculty or college 
   Other (describe):            
  or  
   None of the above, provider is a stand alone institution 
 
2.3 Year in which the pharmacy education provider was established:            
 
2.4 Total number of enrolled students (for pre‐service and post‐graduate programs): 
      
 
2.5 Number of formal collaborative partnerships currently in existence with other higher 
education institutions within your country:            
 
2.6 Number of international formal collaborative partnerships currently in existence with 
other higher education institutions:            

62 
  
Annexes 
Information sheet Form B: Pharmacy education providers 
 
 
3. Institution type and accreditation status.   
Complete the table.  Tick options that apply. 
 
Data source:            
 
3.1  Institution type  
 Public sector   Private for profit   Private not for profit 
  (tick one) 
3.2  Accreditation 
status    Accredited   Not accredited   Accreditation not required 
(tick one) 
 
 
 
4. Types of programs offered.   
  Please complete the table. Tick the types of programs offered at this institution. 
 
Data source:            
 
Education and training programs 
Cadre trained  Post‐ Continuing 
Pre‐service  Other(list) 
graduate  education 
4.1  Pharmacists              
4.2  Pharmaceutical 
            
technicians and assistants 
4.3  Pharmacy aids              
 
Comments on Part 1: General information on the pharmaceutical sector 
      

63 
 
 
Pharmaceutical human resources assessment tools 
 
 

Part 2  Educational resources 
Response key 
  U  Unknown 
N/A  Not applicable 
  *  Estimate 

5. Is there free internet access for academic faculty/staff?    
 Yes    No 
 
6. Is there free internet access for students? 
 Yes    No 
 
7. Do academic faculty/staff and students have access to medical and pharmaceutical 
scientific and professional journals published within the past 12 months? 
 Yes     No 
 
8. Do academic faculty/staff have access to medical or pharmaceutical reference books 
published within the past 24 months?  
 Yes    No 
 
9. Do students have access to medical or pharmaceutical reference books published within 
the past 24 months?    
 Yes   No 
 
10. Which of the following literature databases does the institution subscribe to:  
(tick all options that apply) 
  International Pharmaceutical Abstracts (IPA) 
  Pubmed/Medline 
  Web of Science   or    None of the above. 
  Web of Knowledge 
  HINARI 
  Other (list):            
 

Comments on Part 2: Educational resources 
      

 
 

64 
  
Annexes 
Information sheet Form B: Pharmacy education providers 
 
 

Response key 
Part 3  Academic faculty/staff  U  Unknown 
N/A  Not applicable 
  *  Estimate 

11. Academic faculty/staff.  Please complete the table.  
Only count each academic staff member once in the breakdown by highest qualification. 
 
Data source:            

Department (list)  Total number   Academic faculty/staff by highest qualification: 

of academic  Post‐secondary non‐ First stage of tertiary  Second stage of tertiary  Third stage of tertiary 
faculty/staff  tertiary education  education  education  education 
Full‐time  Part‐time  Full‐time  Part‐time  Full‐time  Part‐time  Full‐time  Part‐time 
11.1                                                                            
11.2                                                                            
11.3                                                                            
11.4                                                                            
11.5                                                                            
11.6                                                                            
11.7                                                                            
11.8                                                                            
11.9                                                                            
11.10                                                                            
 

65 
 
 
Pharmaceutical human resources assessment tools 
 
 
12. Academic faculty/staff attrition and recruitment.  Please complete the table. 
 
Data source:            

Academic faculty/  Total   Retired  Resignations  Dismissals  Vacancies   Recruited  Year of data 

staff level  (number)  (number)  (number)  (number)  (number)  (number) 
12.1 Entry level   
(eg – teaching assistant,                                                  
junior lecturer) 
12.2 Mid level  
                                                
  (eg – senior lecturer) 
12.3 High level  
                                                
  (eg – professor/head) 
 
 
 
13. Annual pre‐tax salary range of academic faculty/staff in local currency.  Please complete the table. 
 
Data source:               Local currency:            

Academic faculty/staff level  Lower  Upper  Year of data 

13.1 Entry level (eg – teaching assistant, junior lecturer)                      
13.2 Mid level (eg – senior lecturer)                      
13.3 High level (eg – professor/head)                      
 
Comments on Part 3: Academic faculty/staff 
      

66 
  
Annexes 
Information sheet Form B: Pharmacy education providers 
 
 

Part 4  Financial resources 
Response key 
  U  Unknown 
  N/A  Not applicable 
*  Estimate 
14. Sources of funding.   
Please complete the table. 
 
Data source:            
 

Funding sources for the last academic year budget  Proportion  
of budget  
Year:             (%) 
14.1 Government        
14.2 Tuition fees        
14.3 Research grants        
14.4 Grants and donations from pharmaceutical industry        
14.5 Grants and donations from professional bodies        
14.6 Grants and donations from extraterritorial organizations and bodies        
14.7 Other (list):                   
14.8 Other (list):                   
 
Comments on Part 4: Financial resources 
      

67 
 
 
Pharmaceutical human resources assessment tools 
 
 

Part 5  Pre­service education   Response key 

and training programs   U  Unknown 
N/A  Not applicable 
  *  Estimate 

15. Does this institution offer pre‐service programs?  
  Yes    No 
If yes, complete Part 5 
 
 
16. Pre‐service pharmacy education and training programs offered by the institution and 
entry requirements.   
Please complete the table.  

Program  Credential  Graduating  Education level   Entry 

name (list)  awarded  cadre   (tick)  requirements
(list)  (list)  (describe) 
16.1                            Post‐secondary non‐tertiary        
 First stage tertiary 
16.2                            Post‐secondary non‐tertiary        
 First stage tertiary 
16.3                            Post‐secondary non‐tertiary        
 First stage tertiary 
16.4                            Post‐secondary non‐tertiary        
 First stage tertiary 
16.5                            Post‐secondary non‐tertiary        
 First stage tertiary 
16.6                            Post‐secondary non‐tertiary        
 First stage tertiary 
16.7                            Post‐secondary non‐tertiary        
 First stage tertiary 
16.8                            Post‐secondary non‐tertiary        
 First stage tertiary 
16.9                            Post‐secondary non‐tertiary        
 First stage tertiary 
 
 

68 
  
Annexes 
Information sheet Form B: Pharmacy education providers 
 
 
17. Pre‐service pharmacy education and training programs offered by the institution. 
Please complete the table based on programs listed in question  Tick options that apply.  
 
Data source:               Local currency:            

Program name   Program  Part time  Distance  Tuition  Current  Full  Most recent graduating cohort  Institutional 

(list)  length  study  study  fees per  annual  scholarships  Year:             autonomy 
(months)  permitted  permitted  annum  intake  available  to increase 
(tick)  (tick)  (local  (number)  per annum  Applicants  Original  Graduates  enrolment 
currency)  (number)  intake  (number)  (tick) 
(number) 
(number) 
Post‐secondary non‐tertiary education 
17.1                                                                   
17.2                                                                   
17.3                                                                   
17.4                                                                   
Post‐secondary first stage tertiary education 
17.5                                                                   
17.6                                                                   
17.7                                                                   
17.8                                                                   
17.9                                                                   
 
Comments on Part 5: Pre‐service education and training programs 
      

69 
 
 
Pharmaceutical human resources assessment tools 
 
 

Part 6  Post­graduate education  
Response key 
and training programs  U  Unknown 
N/A  Not applicable 
*  Estimate 
 
 
18. Does this institution offer post‐graduate programs?   
 Yes   No 
If yes, complete Part 6.  If no, skip to Part 7. 
 
 
19. Post‐graduate pharmacy education and training programs offered by the institution and 
entry requirements. 
Please complete the table.  
 
Program  Credential  Graduating  Education level  Entry requirements
name (list)  awarded  cadre  (tick)  (describe) 
(list)  (list) 
 Second stage tertiary  
19.1                                 
 Third stage tertiary 
 Second stage tertiary  
19.2                                 
 Third stage tertiary 
 Second stage tertiary  
19.3                                 
 Third stage tertiary 
 Second stage tertiary  
19.4                                 
 Third stage tertiary 
 Second stage tertiary  
19.5                                 
 Third stage tertiary 
 Second stage tertiary  
19.6                                 
 Third stage tertiary 
 Second stage tertiary  
19.7                                 
 Third stage tertiary 
 Second stage tertiary  
19.8                                 
 Third stage tertiary 
 Second stage tertiary  
19.9                                 
 Third stage tertiary 
 Second stage tertiary  
19.10                                 
 Third stage tertiary 
 Second stage tertiary  
19.11                                 
 Third stage tertiary 

70 
  
Annexes 
Information sheet Form B: Pharmacy education providers 
 
Program  Credential  Graduating  Education level  Entry requirements
name (list)  awarded  cadre  (tick)  (describe) 
(list)  (list) 
 Second stage tertiary  
19.12                                 
 Third stage tertiary 
 Second stage tertiary  
19.13                                 
 Third stage tertiary 
 Second stage tertiary  
19.14                                 
 Third stage tertiary 
 Second stage tertiary  
19.15                                 
 Third stage tertiary 
 Second stage tertiary  
19.16                                 
 Third stage tertiary 
 Second stage tertiary  
19.17                                 
 Third stage tertiary 
 Second stage tertiary  
19.18                                 
 Third stage tertiary 
 

71 
 
 
Pharmaceutical human resources assessment tools 
 
20. Post‐graduate pharmacy education and training programs offered by the institution.   
Please complete the table based on programs listed in question 15.  Tick options that apply.   
Data source:               Local currency:            

Program name   Program  Part time  Distance  Tuition  Current  Full  Most recent graduating cohort  Institutional 

(list)  length  study  study  fees per  annual  scholarships  Year:             autonomy 
(months)  permitted  permitted  annum  intake  available  Applicants  Original  Graduates to increase 
(tick)  (tick)  (local  (number)  per annum  (number)  intake  (number)  enrolment 
currency)  (number)  (number)  (tick) 
Second stage tertiary education 
20.1                                                                    
20.2                                                                    
20.3                                                                    
20.4                                                                    
20.5                                                                    
20.                                                                    
20.7                                                                    
20.8                                                                    
20.9                                                                    
20.10                                                                    
Third stage tertiary education 
20.11                                                                    
20.12                                                                    
20.13                                                                    
20.14                                                                    
20.15                                                                    
20.16                                                                    
20.17                                                                    
20.18                                                                    
Comments on Part 6: Post‐graduate education and training programs 
     

72 
  
Annexes 
Information sheet Form B: Pharmacy education providers 
 

Response key 
Part 7  Continuing education programs  U  Unknown 
N/A  Not applicable 
21. Does this institution offer continuing education programs?    Yes   No  *  Estimate 

If yes, complete Part 7 
 
22. Continuing education pharmacy programs offered by the institution and entry requirements.  Please complete the table.  
Program name   Target cadre   Program  Number enrolled 
(list)  (tick)  length  2007  2008  2009 
(hours) 
 Pharmacists          Pharmacy aids 
22.1                                        
 Pharmaceutical technicians and assistants    Other(list):            
 Pharmacists              Pharmacy aids 
22.2                                        
 Pharmaceutical technicians and assistants   Other(list):            
 Pharmacists          Pharmacy aids 
22.3                                        
 Pharmaceutical technicians and assistants   Other(list):            
 Pharmacists          Pharmacy aids 
22.4                                        
 Pharmaceutical technicians and assistants   Other(list):            
 Pharmacists          Pharmacy aids 
22.5                                        
 Pharmaceutical technicians and assistants   Other(list):            
 Pharmacists          Pharmacy aids 
22.6                                        
 Pharmaceutical technicians and assistants   Other(list):            
 Pharmacists          Pharmacy aids 
22.7                                        
 Pharmaceutical technicians and assistants   Other(list):            
 Pharmacists          Pharmacy aids 
22.8                                        
 Pharmaceutical technicians and assistants   Other(list):            

73 
 
 
Pharmaceutical human resources assessment tools 
 
 Pharmacists          Pharmacy aids 
22.9                                        
 Pharmaceutical technicians and assistants   Other(list):            
 Pharmacists          Pharmacy aids 
22.10                                        
 Pharmaceutical technicians and assistants   Other(list):            
 Pharmacists          Pharmacy aids 
22.11                                        
 Pharmaceutical technicians and assistants   Other(list):            
 Pharmacists          Pharmacy aids 
22.12                                        
 Pharmaceutical technicians and assistants   Other(list):            
 Pharmacists          Pharmacy aids 
22.13                                        
 Pharmaceutical technicians and assistants   Other(list):            
 Pharmacists          Pharmacy aids 
22.14                                        
 Pharmaceutical technicians and assistants   Other(list):            
 Pharmacists          Pharmacy aids 
22.15                                        
 Pharmaceutical technicians and assistants   Other(list):            
 Pharmacists          Pharmacy aids 
22.16                                        
 Pharmaceutical technicians and assistants   Other(list):            
 Pharmacists          Pharmacy aids 
22.17                                        
 Pharmaceutical technicians and assistants   Other(list):            
 Pharmacists          Pharmacy aids 
22.22                                        
 Pharmaceutical technicians and assistants   Other(list):            
 Pharmacists          Pharmacy aids 
22.20                                        
 Pharmaceutical technicians and assistants   Other(list):            
 Pharmacists          Pharmacy aids 
22.20                                        
 Pharmaceutical technicians and assistants   Other(list):            
Comments on Part 7: Continuing education programs   
      

74 
  
Annexes 
Information sheet Form B: Pharmacy education providers 
 
 
 
 
Information sheet Form C: 
For Health facilities 
 

Background: 

The  Ministry  of  Health  and  the  World  Health  Organization  are  conducting  an  assessment  on 
human  resources  for  the  pharmaceutical  sector.    This  assessment  aims  to  improve  data  on 
pharmaceutical  human  resources  and  form  the  basis  of  policy  recommendations  for  human 
resources planning.   

Interview description: 

We  have  selected  your  facility  and  approached  you  to  assist  in  this  assessment  by  providing 
information regarding demographics of your employees, pharmaceutical services, and human 
resources management policies.   

Confidentiality and information security: 

Participation in this assessment is completely voluntary and participants may withdraw at any 
time without prejudice or negative  consequences.    All  information  relating  to  the identity  of 
participants and facilities will be kept secure and confidential.  The assessment team will have 
access  to  the  information  arising  from  this  interview.        Information  which  could  potentially 
identify  participants  or  health  facilities  will  not  be  published  or  disclosed  outside  of  the 
assessment team. 

For further information please contact: 

Name:        
Position:        
Address:        
Phone:        
Email:        
 

75 
 
 
Pharmaceutical human resources assessment tools 
 
 

76 
  
Annexes 
Information sheet Form C: Health facilities 
 
 

Form C: 
Health facilities 

Investigator instructions 
 
Investigator name        
Investigator email        
Investigator phone        
Date assessment commenced   Click here to enter a date. 
Date assessment completed   Click here to enter a date. 
 
 
 
 
1. Identify health facilities as per sampling protocol. 
 
2. Enter the health facility’s details in the coding sheet.  Use the facility code for data 
entry and analysis. 
 
3. Complete the Information sheet for health facilities with the details of the relevant 
contact and provide a copy to every contributor. 
 
4. Refer to the definitions to clarify the information requested in this form (defined terms 
are underlined in this form). 
 
5. Follow the instructions for each question and complete all sections of the form 
including the year of the data and data source (body/institution that has provided the 
information) where applicable. 
 
6. If response is unknown, not applicable or is an estimate, enter the relevant 
abbreviation in the response key. 

77 
 
 
Pharmaceutical human resources assessment tools 
 
 
Basic health facility information 

1. Contact information and basic details. Please complete the table below. 
 
1.1  Health facility name        
1.2  Health facility address        
(physical location)  
1.3  Facility type    Public sector hospitals 
(tick option that applies)   Other public sector health facilities 
 Private sector for profit hospitals 
 Other private sector for profit health facilities 
 Private sector not for profit hospitals 
 Other private sector not for profit health facilities 
 Private retail pharmacies 
 Private medicines outlets 
1.4  Pharmaceutical cadres   Pharmacists  
employed   Pharmaceutical technicians and assistants 
  (tick all that apply)   Pharmacy aids 
   
  Do not complete Part 3 if no pharmaceutical cadres are 
employed by the facility 
1.5   Contributor(s) name and             
position 
1.6   Contributor(s) contact        
email and phone 

78 
  
Annexes 
Information sheet Form C: Health facilities 
 

Response key 

Part 1  Employees   U 
N/A 
Unknown 
Not applicable 
  *   Estimate 
2. Health workforce cadres employed by this health facility.  
Please complete the table. 

Cadre  Total  Gender (number)  Age group (number)  Contract type 

(number)  Female  Male  <30 years  30–49  >50 years  Regular  Temporary 
years 
2.1   Pharmacists                                                         
2.2   Pharmaceutical technicians  
                                                       
and assistants 
2.3   Pharmacy aids                                                         
2.4   Physicians                                                         
2.5   Paramedical practitioners                                                         
2.6   Nursing and midwifery 
                                                       
professionals 
2.7   Nursing and midwifery 
                                                       
associate professionals 
2.8  Biomedical laboratory scientists 
                                                       
and related professionals 
2.9   Community health workers                                                         

2.10  Others (list):                                                                    

 
Comments on Part 1: Employees          

79 
 
 
Pharmaceutical human resources assessment tools 
 

Part 2  Pharmaceutical services 
 
3.  Pharmaceutical services provided at this facility.  Please complete the table.  Tick all options that apply. 
  Prescribing  Administration  Procurement  Inventory  Compounding  Dispensing  Medicines  Therapeutic  Pharmaco‐ Medicines 
of medicines  management  information  drug  vigilance  use review
and advice  monitoring 
3.1  Services offered by this facility  
Tick if offered                     
Cadre providing services at this facility 
3.2  Pharmacists                     
3.3  Pharmaceutical 
                   
technicians and assistants 
3.4  Pharmacy aids                     
3.5  Physicians                     
3.6  Paramedical practitioners                     
3.7  Nursing and midwifery 
                   
professionals 
3.8  Nursing and midwifery 
                   
associate professionals 
3.9  Biomedical laboratory 
                   
scientists  
3.10  Community health 
                   
workers 
3.  Others (list):                                
 
Comments on Part 2: Pharmaceutical services        

80 
  
Annexes 
Information sheet Form C: Health facilities 
 
 

Part 3  Human resources management 
Response key 
  U  Unknown 
N/A  Not applicable 
  *  Estimate 

4. Is your facility directly responsible for the recruitment of pharmaceutical human 
resources?   
 Yes   No 
 
If no, which of the following are responsible?  Tick option that applies 
4.1   Ministry of Health 
4.2    Regional health authority 
4.3   District health authority 
4.4    Other (list):            
 
5. Does your facility have job descriptions for pharmaceutical cadres?      Yes    No 
 
If yes, tick all that apply 
5.1.  Pharmacists   or    Not applicable(cadre not employed) 
5.2.  Pharmaceutical technicians and assistants      or    Not applicable (cadre not 
employed) 
5.3.  Pharmacy aids   or     Not applicable (cadre not employed) 
 
6. Does this facility assess the performance of pharmaceutical cadres?      Yes   No 
 
If yes, how is performance assessed?  Tick all that apply 
6.1   Against job descriptions 
6.2   Against performance targets 
6.3   Against competency frameworks or standards of practice 
6.4   Other (describe):            
 
7. Which of the following are included in the criteria for pay increases at this facility?   
Tick all that apply. 
7.1.  Years worked 
7.2.  Further education and training 
7.3.  Performance 
7.4.  Responsibilities 
7.5.  Other (list):            
 
8. How many hours are usually worked per week by pharmaceutical cadres?   
State number of hours 
8.1. Pharmacists:               or     Not applicable 

81 
 
 
Pharmaceutical human resources assessment tools 
 
8.2. Pharmaceutical technicians and assistants:              or     Not applicable 
 
8.3. Pharmacy aids:              or     Not applicable 
 
9. Does this facility provide support to pharmaceutical cadres for further training and 
education?   
 Yes   No 

If yes, indicate forms of support provided to each pharmaceutical cadre.  Tick all that apply. 

Cadre  In‐service  Financial  Financial  Paid  Unpaid  Other 

training  support for  support  study  study  (describe) 
conference  for  leave  leave 
attendance  training 
and 
education 
9.1   Pharmacists                  
9.1   Pharmaceutical 
technicians and                  
assistants 
9.3   Pharmacy aids                  
 
 
10. Attrition of pharmaceutical cadres over the past year.   
Please complete the table. 

Cadre  Retired   Resignations  Dismissals  Recruited  Year of 

(number)  (number)  (number)  (number)  data 
10.1  Pharmacists                                    
10.2  Pharmaceutical 
technicians and                                    
assistants 
10.3  Pharmacy aids                                    
 

11. Does this facility have any unfilled positions (vacancies) at present?    Yes    No 

If yes, state the reason why the position(s) have remained unfilled: 
11.1   No applications received 
11.2   Unsuitable candidates 
11.3   Recruitment embargo 
11.4   Other (describe):            
 

Comments on Part 3: Human resources management 
      

82 
  
Annexes 
Information sheet Form D: For pharmaceutical manufacturers, wholesalers and medical stores 
 
 
 
 

Information sheet Form D: 
For pharmaceutical manufacturers, wholesalers  
and medical stores 
 

Background: 

The  Ministry  of  Health  and  the  World  Health  Organization  are  conducting  an  assessment  on 
human  resources  for  the  pharmaceutical  sector.    This  assessment  aims  to  improve  data  on 
pharmaceutical  human  resources  and  form  the  basis  of  policy  recommendations  for  human 
resources planning.   

Interview description: 

We  have  selected  your  facility  and  approached  you  to  assist  in  this  assessment  by  providing 
information regarding demographics of your employees, pharmaceutical services, and human 
resources management policies.   

Confidentiality and information security: 

Participation in this assessment is completely voluntary and participants may withdraw at any 
time without prejudice or negative  consequences.    All  information  relating  to  the identity  of 
participants and facilities will be kept secure and confidential.  The assessment team will have 
access  to  the  information  arising  from  this  interview.        Information  which  could  potentially 
identify participants and facilities will not be published or disclosed outside of the assessment 
team. 

For further information please contact: 

Name:        
Position:        
Address:        
Phone:        
Email:        
 

83 
 
 
Pharmaceutical human resources assessment tools 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

84 
  
Annexes 
Information sheet Form D: For pharmaceutical manufacturers, wholesalers and medical stores 
 
 

Form D: 
Pharmaceutical manufacturers, 
wholesalers and medical stores 
 

Investigator instructions 
 
Investigator name        
Investigator email        
Investigator phone        
Date assessment commenced   Click here to enter a date. 
Date assessment completed   Click here to enter a date. 
 
 
 
 
1. Identify  pharmaceutical  manufacturers,  wholesalers  and  medical  stores  as  per 
sampling protocol. 
 
2. Enter the facility’s details in the coding sheet.  Use the facility code for data entry and 
analysis.  
 
3. Complete the Information sheet for pharmaceutical manufacturers, wholesalers and 
medical  stores    with  the  details  of  the  relevant  contact  and  provide  a  copy  to  every 
contributor. 
 
4. Refer to the definitions to clarify the information requested in this form (defined terms 
are underlined). 
 
5. Follow  the  instructions  for  each  question  and  complete  all  sections  of  the  form 
including the year of the data and data source (body/institution that has provided the 
information) where applicable. 
 
6. If  response  is  unknown,  not  applicable  or  is  an  estimate,  enter  the  relevant 
abbreviation in the response key. 

85 
 
 
Pharmaceutical human resources assessment tools 
 
 

Basic facility information 
 
 
1. Contact information and basic details.  
Please complete the table below. 
 
1.1   Facility name        
1.2   Facility address  
      
(physical location)  
1.3   Facility type    Public sector pharmaceutical manufacturer 
(tick option that applies)   Public sector pharmaceutical wholesaler 
 Public sector medical stores 
 Private sector pharmaceutical manufacturer 
 Private sector pharmaceutical wholesaler 
 Private sector medical stores 
1.4   Pharmaceutical cadres   Pharmacists  
employed   Pharmaceutical technicians and assistants 
(tick all that apply) 
 Pharmacy aids 
 
 
 
Do not complete Part 3 if no pharmaceutical cadres are 
employed by the facility 
1.5   Contributor(s) name and 
      
position 
1.6   Contributor(s) contact 
      
email and phone 

86 
  
Annexes 
Information sheet Form D: For pharmaceutical manufacturers, wholesalers and medical stores 
 

Response key 
Part 1  Employees   U  Unknown 
  N/A  Not applicable 
*  Estimate 
2. Cadres employed by this facility.  Please complete the table. 

Cadre  Total  Gender (number)  Age group (number)  Contract type 

(number) 
Female  Male  <30 years  30 – 49 years  >50 years  Regular  Temporary 
2.1  Pharmacists                                                         
2.2  Pharmaceutical technicians 
                                                       
and assistants 
2.3  Pharmacy aids                                                         
2.4  Physicians                                                         
2.5  Paramedical practitioners                                                         
2.6  Nursing and midwifery 
                                                       
professionals 
2.7  Nursing and midwifery 
                                                       
associate professionals 
2.8  Biomedical laboratory 
scientists and related                                                         
professionals 
2.9  Others (list):                                                                    
 
Comments on Part 1: Employees  
      

87 
 
 
Pharmaceutical human resources assessment tools 
 

Part 2  Pharmaceutical functions 
 
3. Pharmaceutical functions performed at this facility.  Please complete the table.  Tick all options that apply. 
  Procurement  Inventory  Manufacturing Quality  Regulatory  Drug  Sales  Wholesaling  Research  
 management assurance and  affairs  information representatives and 
quality control  development
3.1 Function performed by this facility  
Tick if performed                   
Cadre providing services at this facility 
3.2   Pharmacists                   
3.3   Pharmaceutical 
technicians and                   
assistants 
3.4   Pharmacy aids                   
3.5   Physicians                   
3.6   Paramedical 
                 
practitioners 
3.7   Nursing and 
midwifery                   
professionals 
3.8   Nursing and 
midwifery associate                   
professionals 
3.9   Biomedical 
                 
laboratory scientists  
3.10  Others (list):                              
 
Comments on Part 2: Pharmaceutical services              

88 
  
Annexes 
Information sheet Form D: For pharmaceutical manufacturers, wholesalers and medical stores 
 
 

Part 3  Human resources management  Response key 

U  Unknown 
  N/A  Not applicable 
*  Estimate 
 

4. Is your facility directly responsible for the recruitment of pharmaceutical human 
resources?   
 Yes   No 
 
If no, which of the following are responsible?  Tick option that applies 
4.1   Ministry of Health 
4.2   National office 
4.3   Regional office 
4.4    Other (list):            
 
5. Does your facility have job descriptions for pharmaceutical cadres?     Yes   No 
 
If yes, tick all that apply 
a.  Pharmacists   or     Not applicable(cadre not employed) 
b.  Pharmaceutical technicians and assistants  or     Not applicable (cadre not 
employed) 
c.  Pharmacy aids   or    Not applicable (cadre not employed) 
 
6. Does this facility assess the performance of pharmaceutical cadres?   Yes   No 
 
If yes, how is performance assessed?  Tick all that apply 
6.1   Against job descriptions 
6.2   Against performance targets 
6.3   Against competency frameworks or standards of practice 
6.4   Other (describe):            
 
7. Which of the following are included in the criteria for pay increases at this facility?   
Tick all that apply. 
 
d.  Years worked 
e.  Further education and training 
f.  Performance 
g.  Responsibilities 
h.  Other (list):            

89 
 
 
Pharmaceutical human resources assessment tools 
 
8. How many hours are usually worked per week by pharmaceutical cadres?   
State number of hours 
i. Pharmacists:                 or    Not applicable 
j. Pharmaceutical technicians and assistants:              or    Not applicable 
k. Pharmacy aids:                 or    Not applicable 
 
9. Does this facility provide support to pharmaceutical cadres for further training and 
education?   
 Yes   No 

If yes, indicate forms of support provided to each pharmaceutical cadre.  Tick all that apply. 

Cadre  In‐service  Financial  Financial  Paid  Unpaid  Other 

training  support for  support for  study  study  (describe) 
conference  training and  leave  leave 
attendance  education 
9.1 Pharmacists                  
9.1 Pharmaceutical 
technicians and                  
assistants 
9.3 Pharmacy aids                  
 
 
10. Attrition of pharmaceutical cadres over the past year.   
Please complete the table. 

Cadre  Retired   Resignations  Dismissals  Recruited  Year of 

(number)  (number)  (number)  (number)  data 
10.1 Pharmacists                                    
10.2 Pharmaceutical 
technicians and                                    
assistants 
10.3 Pharmacy aids                                    
 
 
11. Does this facility have any unfilled positions (vacancies) at present?         Yes    No 
 
If yes, state the reason why the position(s) have remained unfilled: 
11.1   No applications received 
11.2   Unsuitable candidates 
11.3   Recruitment embargo 
11.4   Other (describe):            

Comments on Part 3: Human resources management 
      

90 
  
Annexes 
Information sheet Form E: Job satisfaction 
 
 
 
 
Information sheet Form E:  
Job satisfaction 
 

Background: 

The Ministry of Health and the World Health Organization are conducting an assessment on 
human resources for the pharmaceutical sector.  This assessment aims to improve data on 
pharmaceutical human resources and form the basis of policy recommendations for human 
resources planning.   

Survey description: 

We have randomly selected you to provide your perspective on job satisfaction and 
pharmaceutical human resource issues.  This information will be used to develop an 
understanding of roles and working conditions.   

Confidentiality and information security: 

Participation in this survey is completely voluntary and participants may withdraw at any time 
without prejudice or negative consequences.  All information will be kept secure and 
confidential.  The research team will have access to the data collected in this study.    
Information which could potentially identify respondents and facilities will not be published or 
disclosed outside of the research team.   

For further information please contact: 

Name:         
Position:         
Address:         
Phone:         
Email:         

91 
 
 
Pharmaceutical human resources assessment tools 
 
 

92 
  
Annexes 
Information sheet Form E: Job satisfaction 
 
 

Form E: Job satisfaction 
 

Investigator instructions 
 
Investigator name        
Investigator email        
Investigator phone        
Date assessment commenced   Click here to enter a date. 
Date assessment completed   Click here to enter a date. 
 
 
 
 
1. Identify  facilities  as  per  protocol  and  disseminate  the  survey  to  all  pharmaceutical 
cadres present in the facility. 
 
2. Enter the facility’s details in the coding sheet.  Use the facility code for data entry and 
analysis.  
 
3. Complete  the  Information  sheet  for  job  satisfaction  with  the  details  of  the  relevant 
contact and provide a copy to every contributor. 
 
4. Refer to the definitions to clarify the information requested in this form. 
 
5. Responses in this survey should be given with regard to the facility in which this survey 
is being conducted and not other facilities where the contributor may be employed. 
 
6. Follow the instructions for each question and complete all sections of the form. 
 
7. If  response  is  unknown,  not  applicable  or  is  an  estimate,  enter  the  relevant 
abbreviation in the response key. 
 

93 
 
 
Pharmaceutical human resources assessment tools 
 
 

Basic facility information 
 
 
1. Facility type and basic details. Please complete the table below. 
 
1.1 Facility type  Health facility: 
(Tick one)   Public sector hospitals 
 Other public sector health facilities 
 Private sector for profit hospitals 
 Other private sector for profit health facilities 
 Private sector not for profit hospitals 
 Other private sector not for profit health facilities 
 Private retail pharmacies 
 Private medicines outlets 
 
Pharmaceutical manufacturer and wholesaler: 
 Public sector pharmaceutical manufacturer 
 Public sector pharmaceutical wholesaler 
 Public sector medical stores 
 Private sector pharmaceutical manufacturer 
 Private sector pharmaceutical wholesaler 
 Private sector medical stores 
1.2  Facility address  
      
(physical location)  
1.3  Pharmaceutical cadres   Pharmacists  
employed in this facility   Pharmaceutical technicians and assistants 
(tick all that apply)   Pharmacy aids 

94 
  
Annexes 
Information sheet Form E: Job satisfaction 
 
 

Part 1  Basic information   Response key 

U  Unknown 
  N/A  Not applicable 
  *  Estimate 
 
2. Cadre.   
Please tick one. 
 Pharmacist   Pharmaceutical technician or assistant   Pharmacy aid
   
 Other (describe):            
 
3. Gender.  Please tick one. 
 Male   Female 
 
4. Age group.   
Please tick one. 
 <30 years   30 ‐ 49 years   >50 years 
 
5.  Residential status in this country.   
Please tick one. 
   Citizen     Permanent resident    Other 
 
6. Qualifications.   
Please tick all options that apply. 
   Secondary school (eg – high school) 
   Post‐secondary non‐tertiary (eg – diploma, certificate) 
   First‐stage tertiary (eg – entry level degree: BPharm, MPharm, PharmD) 
   Second‐stage tertiary (eg – Masters degree) 
   Third‐stage tertiary (eg – PhD degree) 
   Other (describe):             

7. Total length of pharmaceutical work experience to date.   
Please complete. 
              Years             Months 

Comments on Part 1: Basic information   

     

95 
 
 
Pharmaceutical human resources assessment tools 
 
 

Part 2  The workplace   Response key 

  U  Unknown 
  N/A  Not applicable 
*  Estimate 
8. Contract type.  Please tick one. 
 Regular    Temporary 

9.  Number of hours usually worked per week.  Please complete. 
           Hours 

10.  Total length of employment in this facility to date.  Please complete. 
             Years             Months 
 
11.  Pharmaceutical roles you perform in this facility.   
Tick options that apply in your current position. 
   Prescribing         Administration of medicines  
 Procurement         Inventory management 
   Compounding         Dispensing 
   Medicines information and advice   Therapeutic drug monitoring 
   Pharmacovigilance       Medicines use review 
   Manufacturing         Quality assurance and quality control 
   Regulatory affairs       Drug information 
   Sales           Wholesales 
   Research and development     Education and training 
   Other (describe):            
 
12.  Do you have a job description for your position?  Please tick. 
   Yes   No 
 
12.1  If yes, which of the following statements best describe your job description?   
Please tick one. 
   My job description accurately describes my current roles and responsibilities. 
   I undertake roles and responsibilities beyond what is described in my job 
description. 
   My job description includes roles and responsibilities which I do not undertake. 
 
13.  Is your job performance reviewed at least once a year?  Please tick. 
   Yes   No 
 
  If yes, is your performance measured: Please tick. 
13.1  against a job description?   Yes     No 
13.2  against performance targets?   Yes   No 
13.3  against competency frameworks or standards of practice?   Yes   No 

96 
  
Annexes 
Information sheet Form E: Job satisfaction 
 
13.4  in other ways? Describe.        
 
14.  Employment incentives.   
Tick all that apply in your current position. 
   Free healthcare for myself (only)     Free healthcare for myself and my 
family 
   Partial healthcare coverage for myself (only)   Partial healthcare coverage for 
myself and family 
   Free housing or housing allowance     Food allowance 
   Transportation allowance       School fees allowance for children 
   Paid study leave         Unpaid study leave 
   Sponsored education and training     Pension 
   Paid sick leave           Paid annual leave 
 
15.  Does your workplace permit you to undertake continuing education or professional 
development activities (training, seminars, workshops) during work hours? 
   Yes   No 
 
16.  Have you ever experienced a delay in your pay in your current position?   
   Yes   No 
 
16.1  If yes, what is the average length of the delay?  Please complete. 
           Days 
 
17.  Do you feel that your workplace provides a safe environment (secure, healthy, risk‐free) 
for you to perform your roles and responsibilities? 
   Yes   No 
 
18.  Have you ever experienced any form of harassment (verbal/physical/psychological) in 
this workplace from:   
Please tick. 
18.1  senior member(s) of staff?   Yes   No 
18.2  other member(s) of staff?   Yes   No 
18.3  clients or patients?     Yes   No 
 
19.  Have you ever experienced any sexual harassment in this workplace?   
Please tick. 
   Yes   No 
 
 
Comments on Part 2: Pharmaceutical services 
      

97 
 
 
Pharmaceutical human resources assessment tools 
 
 

Part 3  Future intentions  Response key 

  U  Unknown 
N/A  Not applicable 
 
*  Estimate 
 
 
20.  Do you intend to change your job within the next two years? 
 Yes   No   Unsure 
 
If yes, which sector of employment do you wish to change to?  Tick one. 
  Public sector administration or management 
  Public sector hospital or health facility 
  Private for profit hospital or health facility 
  Private not for profit hospital or health facility 
  Private retail pharmacy or medicines outlets 
  Pharmaceutical manufacturer or wholesaler   
  Education, training or research institution (University, College, Institute) 
  Extraterritorial organizations and bodies (international organizations, non‐
governmental organizations) 
 
21.  Do you plan to migrate abroad within the next two years? 
    Yes    No 
 
21.1  If yes, what period of time do you plan to remain abroad for? 
  < 2 years    >2 years 
 
 
Comments on Part 3: Future intentions 
      
 

98 
  
Annexes 
Information sheet Form E: Job satisfaction 
 
 

Response key
U  Unknown 
N/A  Not applicable 
*  Estimate 
Part 4  Job satisfaction 
Adapted from the Job Satisfaction Survey (JSS), PE Spector, 1994. 

Tick the response that best reflects your opinion. 

  Disagree  Moderately  Disagree  Agree   Moderately  Agree  

very much  disagree  slightly  slightly  agree  very much 
22.  I feel I am being paid a fair amount for the work I do.             
23.  There is really too little chance for promotion on my job.             
24.  My supervisor is quite competent in doing his/her job.             
25.  I am not satisfied with the benefits I receive in my job.             
26.  When I do a good job, I receive the recognition for it that I 
           
should receive. 
27.  Many of our rules and procedures make doing a good job 
           
difficult. 
28.  I like the people I work with.             
29.  I sometimes feel my job is meaningless.             
30.  Communications seem good within my workplace.             
31.  Salary raises are too few and far between.             
32.  Those who do well on the job have a fair chance of being 
           
promoted. 

99 
 
 
Pharmaceutical human resources assessment tools 
 
  Disagree  Moderately  Disagree  Agree   Moderately  Agree  
very much  disagree  slightly  slightly  agree  very much 
33.  My supervisor is unfair to me.             
34.  The benefits we receive are as good as most other 
           
employers offer. 
35.  I do not feel that the work I do is appreciated.             
36.  My efforts to do a good job are seldom blocked by 
           
bureaucracy. 
37.  I find I have to work harder at my job because of the 
           
incompetence of people I work with. 
38.  I like doing the things I do at work.             
39.  The goals of this workplace are not clear to me.             
40.  I feel unappreciated by the employer when I think about 
           
what they pay me. 
41.  People get ahead as fast here as they do in other places.              
42.  My supervisor shows too little interest in the feelings of 
           
subordinates. 
43.  The incentive package we have is equitable.             
44.  There are few rewards for those who work here.             
45.  I have too much to do at work.             
46.  I enjoy my coworkers.             
47.  I often feel that I do not know what is going on with the 
           
workplace. 
48.  I feel a sense of pride in doing my job.             
49.  I feel satisfied with my chances for salary increases.             

100 
  
Annexes 
Information sheet Form E: Job satisfaction 
 
  Disagree  Moderately  Disagree  Agree   Moderately  Agree  
very much  disagree  slightly  slightly  agree  very much 
50.  There are incentives we do not have which we should 
           
have. 
51.  I like my supervisor.             
52.  I have too much paperwork.             
53.  I don't feel my efforts are rewarded the way they should 
           
be. 
54.  I am satisfied with my chances for promotion.              
55.  There is too much bickering and fighting at work.             
56.  My job is enjoyable.             
57.  Work assignments are not fully explained.             
 
Thank you for completing this survey.  Please hand in completed surveys to the data collector. 
 

101