3.4 How does computerized accounting work?
Computerised accounting programs can perform functions such
as invoicing, dealing with payments, paying wages and providing
regular accounting reports such as profit and loss statements and
balance sheets.
A typical computerised accounting software package will be able
to complete a number of different functions and provide various
reports for financial reporting. Ideally your accounting software
will be able to complete every step in the accounting process and
finish with professional looking financial statements. These final
reports can be given to any entity looking for information on your
financial health.
Some features to look for in accounting software are:
The ability to create sales invoices in the system and have that
data automatically populate the journal and ledger
The automatic updating of customer accounts after data input
in the ledger
Recording of suppliers’ invoices (accounts payable)in the
ledger
Automatic updating of all accounts affected by data entry in
the ledger
Recording of all bank receipts – often you can link your bank
accounts and download this information directly to the
accounting software
Some software may be capable of making payments for
expenses although this feature will certainly not be
inexpensive
Automatic updating of the general ledger from data input from
invoices and bills entered into the system
Integration of an existing business database with the
accounting program to allow for greater data analysis and
more complex reporting
Performs the automatic calculations of payroll and associated
entries after required data entry
Computerised accounting programs can provide instant reports
for management, for example:
Aged accounts receivable summary – a summary of customer
accounts showing overdueand current amounts Traditionally
these are labelled and categorized as Current, 30 Days, 60
Days, 90 Days and in some cases will identify accounts that
are 120 Days overdue.
Trial balance, profit and loss account and balance sheet
Sales analysis – profit margins etc.
Budget analysis – including forecasting options for next year
and comparison of last year’s numbers
Payroll analysis including things like taxes, benefits, wages
and commissions
3.4 Kako funkcionira računalno računovodstvo?
Kompjutorizirani računovodstveni programi mogu obavljati
funkcije kao što su fakturiranje, plaćanje, plaćanje plaća i
pružanje redovitih računovodstvenih izvješća kao što su
izvještaji o dobiti i gubitku i bilance.
Tipični kompjutorizirani računovodstveni softverski paket moći
će dovršiti niz različitih funkcija i pružiti različita izvješća za
financijsko izvješćivanje. U idealnom slučaju vaš će
računovodstveni softver moći izvršiti svaki korak u procesu
računovodstva i završiti s financijskim izvješćima
profesionalnog izgleda. Ova konačna izvješća mogu se dati bilo
kojem subjektu koji traži informacije o vašem financijskom
zdravlju.
Neke značajke koje treba tražiti u računovodstvenom softveru
su:
Sposobnost stvaranja prodajnih faktura u sustavu i da ti podaci
automatski popunjavaju dnevnik i knjigu
Automatsko ažuriranje korisničkih računa nakon unosa podataka
u knjigu
Evidentiranje računa dobavljača (obveza prema dobavljačima) u
glavnoj knjizi
Automatsko ažuriranje svih računa na koje je utjecao unos
podataka u knjizi
Snimanje svih bankovnih računa - često možete povezati svoje
bankovne račune i preuzeti te podatke izravno u
računovodstveni softver
Neki programi mogu biti sposobni plaćati troškove iako ova
značajka sigurno neće biti jeftina
Automatsko ažuriranje glavne knjige iz unosa podataka iz
računa i računa upisanih u sustav
Integracija postojeće poslovne baze podataka s
računovodstvenim programom kako bi se omogućila veća
analiza podataka i složenije izvješćivanje
Izvršava automatski izračun plaće i pridruženih unosa nakon
potrebnog unosa podataka
Kompjutorizirani računovodstveni programi mogu pružiti
trenutna izvješća za upravljanje, na primjer:
Sažetak potraživanja starih računa - sažetak računa klijenata koji
pokazuju dospjele tekuće iznose Tradicionalno, oni su označeni
i kategorizirani kao Trenutni, 30 Dana, 60 Dana, 90 Dana te u
nekim slučajevima identificirati račune koji su dospjeli 120
dana.
Proračunska bilanca, račun dobiti i gubitka i bilanca
Analiza prodaje - profitne marže itd.
Analiza proračuna - uključujući opcije predviđanja za sljedeću
godinu i usporedbu prošlogodišnjih brojeva
Analiza plaća, uključujući poreze, naknade, plaće i provizije
