Zautomatyzowana inwentaryzacja środków trwałych

AMS, czyli Asset Management System, to system informatyczny wspierający ewidencję, identyfikację, inwentaryzację i kontrolę majątku organizacji. AMS OPTIEST od OPTIDATA gromadzi dane o środkach trwałych, wyposażeniu, lokalizacjach i osobach odpowiedzialnych w jednym środowisku.

AMS OPTIEST ogranicza błędy wynikające z ręcznego prowadzenia ewidencji, czasochłonne spisy z natury oraz trudności z ustaleniem aktualnej lokalizacji majątku. System zwiększa również przejrzystość danych, usprawnia rozliczanie inwentaryzacji i pomaga ograniczać ryzyko zagubienia lub nieprawidłowego przypisania zasobów.

Wdrożenie AMS OPTIEST warto rozważyć, gdy organizacja posiada dużą liczbę środków trwałych, wyposażenia lub sprzętu rozmieszczonego w wielu lokalizacjach. System jest szczególnie przydatny, gdy dotychczasowa ewidencja w arkuszach lub rozproszonych aplikacjach utrudnia szybkie przeprowadzenie inwentaryzacji i uzyskanie wiarygodnych danych.

AMS OPTIEST jest przeznaczony dla średnich i dużych przedsiębiorstw, grup kapitałowych, instytucji publicznych oraz organizacji regulowanych. System wspiera m.in. działy administracji, księgowości, finansów, controllingu, IT oraz zespoły odpowiedzialne za zarządzanie majątkiem.

System ERP najczęściej koncentruje się na księgowych i finansowych danych o środkach trwałych, natomiast AMS OPTIEST wspiera ich operacyjną identyfikację, znakowanie, przemieszczanie i inwentaryzację. W porównaniu z arkuszami kalkulacyjnymi zapewnia centralną bazę danych, historię operacji, mobilną obsługę i automatyczny odczyt oznaczeń.

AMS OPTIEST umożliwia rejestrowanie środków trwałych, wyposażenia, składników i innych obiektów majątkowych. Każdy element może posiadać własną kartę zawierającą informacje identyfikacyjne, lokalizację, osobę odpowiedzialną, status oraz historię wykonanych operacji.

Tak. AMS OPTIEST wspiera zarządzanie majątkiem od momentu przyjęcia i oznakowania, przez użytkowanie, przekazania i zmiany lokalizacji, aż po sprzedaż lub likwidację. Pozwala to zachować ciągłość danych oraz pełną historię danego składnika.

Poszczególne operacje są rejestrowane w AMS OPTIEST jako zdarzenia ewidencyjne i mogą być odpowiednio dokumentowane. Czynności można wykonywać również na urządzeniu mobilnym, a następnie przekazywać do centralnej bazy w celu weryfikacji i zatwierdzenia.

Tak. Składniki majątku można przypisywać do konkretnych lokalizacji, jednostek organizacyjnych, działów oraz osób materialnie lub organizacyjnie odpowiedzialnych. System zapisuje również zmiany tych przypisań, ułatwiając kontrolę nad przemieszczaniem zasobów.

Tak. Skalowalna architektura AMS OPTIEST pozwala zarządzać majątkiem znajdującym się w wielu oddziałach, budynkach i jednostkach organizacyjnych. Centralna baza zapewnia spójność danych, a jednocześnie umożliwia pracę wielu zespołów zgodnie z przydzielonymi uprawnieniami.

Inwentaryzacja rozpoczyna się od przygotowania zakresu spisu oraz danych ewidencyjnych. Zespół spisowy identyfikuje oznakowane obiekty za pomocą kodów kreskowych, RFID lub ręcznego wprowadzania danych, a AMS OPTIEST porównuje stan stwierdzony ze stanem zapisanym w ewidencji.

Tak. AMS OPTIEST może służyć jako program do inwentaryzacji środków trwałych, wyposażenia, składników oraz innych obiektów majątkowych. Zakres spisu można dostosować do struktury ewidencji i zasad obowiązujących w konkretnej organizacji.

Tak. Inwentaryzację można przygotować i rozliczyć według lokalizacji, jednostki organizacyjnej albo osoby odpowiedzialnej. AMS OPTIEST pozwala również łączyć kilka kryteriów, co ułatwia prowadzenie spisów w rozbudowanych strukturach organizacyjnych.

System porównuje dane zgromadzone podczas spisu z aktualną ewidencją i wskazuje wykryte rozbieżności. Na tej podstawie można przygotować arkusze niedoborów, nadwyżek i niezgodności oraz przeprowadzić dalszą weryfikację wyników.

Tak. W przypadku pracy urządzeń mobilnych w trybie online odczytane dane mogą być przesyłane bezpośrednio do systemu. Umożliwia to bieżące śledzenie postępu spisu, analizowanie wyników i szybsze wykrywanie rozbieżności.

Aplikacja mobilna pozwala zespołowi spisowemu odczytywać oznaczenia obiektów, sprawdzać ich dane i rejestrować stan faktyczny bezpośrednio w miejscu użytkowania. Informacje mogą być następnie przekazywane do centralnej bazy AMS OPTIEST i wykorzystane do rozliczenia inwentaryzacji.

Tak. AMS OPTIEST współpracuje ze smartfonami wyposażonymi w aparat, kolektorami danych oraz urządzeniami obsługującymi kody kreskowe 1D/2D lub RFID. Dobór sprzętu zależy od liczby obiektów, sposobu ich oznakowania i warunków przeprowadzania spisu.

Tryb One Scan służy do szczegółowego odczytywania i weryfikowania kolejnych składników majątku. Multi Scan umożliwia szybsze rejestrowanie wielu obiektów, co jest szczególnie przydatne podczas spisów obejmujących dużą liczbę oznaczonych zasobów.

Samospis pozwala użytkownikowi samodzielnie potwierdzić posiadanie i stan powierzonego mu majątku. AMS OPTIEST może automatyzować wysyłanie wiadomości e-mail, udostępnianie arkuszy oraz zbieranie oświadczeń, które następnie podlegają analizie i rozliczeniu.

System umożliwia skierowanie do pracowników zdalnych elektronicznych formularzy dotyczących powierzonego sprzętu, np. komputerów, monitorów lub telefonów. Przekazane informacje są gromadzone w AMS OPTIEST, dzięki czemu można zweryfikować majątek bez fizycznej wizyty zespołu spisowego.

AMS OPTIEST może wykorzystywać kody kreskowe 1D, kody 2D, znaczniki RFID, beacony oraz inne rozwiązania identyfikacyjne dopasowane do projektu. System umożliwia również ręczne wprowadzanie danych, gdy automatyczny odczyt nie jest dostępny.

Każdy składnik majątku zostaje oznaczony odpowiednim znacznikiem RFID, który może być odczytany za pomocą fal radiowych. Czytnik pozwala zarejestrować wiele obiektów bez konieczności bezpośredniego skanowania każdej etykiety, a dane są przekazywane do AMS OPTIEST.

RFID jest korzystne przy dużej liczbie zasobów, częstych inwentaryzacjach i potrzebie szybkiego, zbiorczego odczytu obiektów. Kody kreskowe 1D/2D sprawdzają się natomiast w prostszych procesach, w których możliwe jest bezpośrednie zeskanowanie każdego składnika i istotny jest niższy koszt oznakowania.

Tak. W odpowiednio skonfigurowanych projektach AMS OPTIEST mogą być wykorzystywane beacony oraz kody dwuwymiarowe, np. QR, DataMatrix. Dobór technologii zależy od sposobu identyfikacji i lokalizacji zasobów, rodzaju majątku, warunków pracy oraz indywidualnych wymagań organizacji.

System umożliwia przypisanie każdemu składnikowi unikalnego identyfikatora oraz przygotowanie odpowiedniej etykiety z kodem kreskowym, kodem 2D lub znacznikiem RFID. AMS OPTIEST może współpracować z drukarkami etykiet, a materiał i rodzaj oznaczenia są dobierane do powierzchni oraz środowiska użytkowania obiektu.

Tak. AMS OPTIEST może wymieniać dane z systemami ERP i innymi aplikacjami używanymi w przedsiębiorstwie. Integracja ogranicza wielokrotne wprowadzanie tych samych informacji i pomaga zachować spójność pomiędzy ewidencją finansową a operacyjną kontrolą majątku.

AMS OPTIEST umożliwia generowanie m.in. arkuszy spisowych, zestawień majątku, raportów niedoborów, nadwyżek i niezgodności. Dane można analizować według lokalizacji, jednostek organizacyjnych, osób odpowiedzialnych, kategorii majątku i innych parametrów dostępnych w ewidencji.

Tak. AMS OPTIEST może zostać wdrożony jako usługa SaaS lub w infrastrukturze organizacji w modelu on-premise. Wybór zależy od strategii IT, wymagań bezpieczeństwa, polityki przetwarzania danych i oczekiwanego sposobu utrzymania systemu.

Wdrożenie obejmuje analizę procesów, uporządkowanie i migrację danych, konfigurację struktury organizacyjnej, dobór technologii znakowania, integracje, testy oraz szkolenia użytkowników. Przed rozpoczęciem projektu warto zweryfikować kartoteki majątku, lokalizacje, osoby odpowiedzialne i zasady wykonywania operacji ewidencyjnych.

AMS OPTIEST to autorskie, skalowalne rozwiązanie OPTIDATA, które łączy ewidencję majątku, mobilną inwentaryzację, automatyczną identyfikację, raportowanie i integracje z systemami biznesowymi. Może być rozwijane i konfigurowane zgodnie ze strukturą, procesami oraz wymaganiami technicznymi organizacji.

Za realizację projektów odpowiadają doświadczeni specjaliści OPTIDATA posiadający kompetencje w zakresie inwentaryzacji, RFID, kodów kreskowych, urządzeń mobilnych i integracji systemowych. Dzięki temu klient otrzymuje nie tylko oprogramowanie, ale również wsparcie w doborze technologii, przygotowaniu danych, uruchomieniu procesów i dalszym rozwoju rozwiązania.