Resumen de Sistema de archivo y archivo único electrónico: la convivencia es posible. El caso del Sistema de archivo de la Administración Pública de Euskadi
- español
La administración autónoma del País Vasco cuenta con un sistema de archivo que incluye un archivo electrónico de documentos denominado Dokusi. Un sistema de archivo clásico que ha adaptado sus procedimientos para recibir documentos y expedientes electrónicos. En 2006 aprobamos el Modelo de Gestión Documental basado en principios archivísticos que permitió el diseño y adquisición de un archivo electrónico corporativo. Uno de los requisitos básicos para el archivado de los documentos en este repositorio electrónico es que han de tener asignado un tipo documental y un código de procedimiento asociado a un elemento del cuadro de clasificación del sistema de archivo. El archivo electrónico almacena documentos en los tres entornos: registro, tramitación y archivo. Cada documento, cuando se almacena, genera un OID que pervive durante todo el ciclo de vida del documento. El Archivo General, que lidera el sistema, participa en el diseño de procedimientos administrativos y asigna los códigos del cuadro de clasificación que permiten a los documentos que forman parte de expedientes administrativos ser custodiados en el archivo electrónico. Del mismo modo, ayuda a definir los tipos documentales de cada procedimiento y diseña el esquema XML que permite transferir expedientes cerrados al sistema de archivo. Los problemas principales a los que nos enfrentamos en la administración electrónica son la falta de formación en gestión documental del personal y el crecimiento exponencial de los documentos. Las soluciones pasan por aumentar la formación para todo tipo de personas involucradas en la creación de documentos y en el diseño de sistemas de información, en la valoración y selección de datos y documentos que han de conservarse a largo plazo y en la flexibilidad de los sistemas de archivo para adaptarse a las nuevas formas de generar y gestionar documentos y expedientes.
- English
The Basque Autonomous Administration has an Archives System that includes an electronic repository for records, called Dokusi. A classical archival system that has adapted its procedures to receive electronic records and electronic files. In 2006, we approved a Documentary Management Model based on archival principles who led to the design and acquisition of the corporative electronic archive. One of the basic requirements is that any record to be stored in the e-archive has to have a documentary typology and a procedure code related with one element of the classification scheme of the archival system. The e-archive stores records in the three environments: registry, processingand archive. Each document, when being stored, generates an OID that lasts as long as the record is kept.The General Archive, who leads the system, takes part in the design of the administrative procedures, assigns the classification codes that enables documents, belonging to an administrative file, to be stored in the e-archive. In the same way, helps to define the document-types taking part of a procedure and designing the XML scheme used to transferclosed files to the archival system. The main problems we face in the electronic administration are the lack of training ondocumentary management of the staff and the exponentially growth of documents. The solution lays on increasing the mentioned training to all kind of people involved in the creation of archival objetcs and the design of information systems, the appraisal and selection of records and data kept on the long run and the flexibility of the archival systemsto adapt to new ways of generating and managing records and files.