Proceso de archivo delegado de documentos en Docusalut, el repositorio institucional del sistema sanitario público de las Islas Baleares

• Elena Pastor-Ramon ^[1] ; Sílvia Sastre-Suárez ^[1] ; Alexandre Cerezo Castelló ^[1] ; Maria Costa-Marín ^[1] ; Virgili Páez-Cervi ^[1]
  1. [1] Biblioteca Virtual de Ciencias de la Salud de las Illes Balears (Bibliosalut)
• Localización: XVII Jornadas Nacionales de Información y Documentación en Ciencias de la Salud: Libro de resúmenes: Valladolid, 19 y 20 de octubre / Mª Luz de Andrés Loste (ed. lit.), Pilar Díaz Ruiz (ed. lit.), Luis Alberto Flores (ed. lit.), Beatriz Muñoz Martín (ed. lit.), Susana Villar Barba (ed. lit.), Mª Mercedes Villar Barrio (ed. lit.), 2024, ISBN 978-84-09-65607-3, págs. 285-288
• Idioma: español
• Títulos paralelos:
  • Delegated Document Archiving Process in Docusalut,the Institutional Repository of the Public Health Systemof the Balearic Islands
• Enlaces
  • Texto completo
• Resumen
  • español

    Introducción: El repositorio institucional Docusalut recopila, organiza, preserva y difunde los resultados de investigación del sistema sanitario público de las Islas Baleares (SSPIB), junto con documentos generados por la organización. Se presentó en mayo de 2022 como un nuevo servicio de la Biblioteca Virtual de Ciencias de la Salud de las Islas Baleares (Bibliosalut), con una carga inicial de 1.250 artículos recopilados de la Web of Science. Para actualizarlo, se implementó un proceso de inclusión de artículos publicados en acceso abierto. El objetivo del proceso de inclusión es recopilar, organizar, preservar y difundir los resultados de investigación del SSIPIB a través de Docusalut. La metodología utilizada implica revisar los artículos publicados en acceso abierto, contactar a los autores para obtener su permiso y llevar a cabo un proceso sistemático de comunicación y recordatorio. El proceso de inclusión consta de tres pasos: Utilización del servicio #PublicaSalutIB: Se verifica si los artículos publicados en acceso abierto son aptos para ser incluidos en el repositorio, consultando Sherpa/Romeo o Dulcinea, aprovechando el servicio ofrecido por Bibliosalut que recopila la producción científica de las Islas Baleares. Contacto con los autores: Se envía un correo electrónico a los autores del artículo seleccionado, proporcionando información sobre el servicio, el documento que se desea incluir y la licencia que deben firmar. Seguimiento y recordatorio: Si es necesario, se envían varios recordatorios por correo electrónico y, en caso de no recibir respuesta, se realiza un recordatorio telefónico. Si no se obtiene respuesta, el artículo se descarta para su inclusión en Docusalut. Los resultados indican que desde junio de 2022 hasta mayo de 2023 se solicitaron 426 artículos para su inclusión en Docusalut, de los cuales se logró depositar 320 (75,12%). Se destaca que los autores no suelen incluir espontáneamente sus artículos en los repositorios, resaltando la importancia del papel de la biblioteca en este proceso. En conclusión, el archivo delegado de artículos en el repositorio institucional Docusalut requiere un proceso sistemático que involucra la revisión de artículos publicados en acceso abierto, la comunicación con los autores y la obtención de su permiso. El servicio #PublicaSalutIB ofrecido por Bibliosalut ha sido fundamental en este proceso, y el repositorio Docusalut se ha beneficiado de esta estrategia, incrementando su colección y ofreciendo un recurso valioso para la comunidad científica del SSPIB.

  • English

    Introduction: Docusalut, the institutional repository, collects, organizes, preserves, and disseminates research results from the public health system of the Balearic Islands (PHSBI), as well as other organization-generated digital documents. It was introduced in May 2022 as a new service of Bibliosalut’s Virtual Health Sciences Library, initially comprising 1,250 articles gathered from the Web of Science. To maintain an updated repository, an inclusion process for relevant open access articles was implemented. Objective: The inclusion process aims to gather, organize, preserve, and disseminate research results from the PHSBI through Docusalut. Methodology: The methodology involves reviewing open access articles, contacting authors for permission, and employing a systematic communication and reminder process. Inclusion Process: Utilization of the #PublicaSalutIB service: Articles published in open access are evaluated for eligibility by consulting Sherpa/Romeo or Dulcinea, utilizing the service provided by Bibliosalut to compile scientific production from the Balearic Islands. Contacting authors: Authors of selected articles receive an email providing information about the service, the document to be included, and the required licensing agreement. Follow-up and reminders: Multiple email reminders are sent, and if necessary, a telephone reminder is used. If no response is received, the article is excluded from Docusalut. Results: From June 2022 to May 2023, a total of 426 articles were requested for inclusion in Docusalut. Out of these, 320 articles (75.12%) were successfully deposited in the repository. Notably, authors generally do not include their articles spontaneously in repositories, underscoring the library’s crucial role in the process. Conclusion: The delegated archiving of articles in the institutional repository, Docusalut, necessitates a systematic process that involves reviewing open access articles, communicating with authors, and obtaining their permission. The #PublicaSalutIB service provided by Bibliosalut has been instrumental in this process. As a result of this strategy, the Docusalut repository has expanded its collection and offers a valuable resource for the scientific community within the PHSBI.