Pengertian 5S atau 5R

5S atau 5R berasal dari Jepang dan sudah diadaptasi di berbagai negara. Dalam bahasa aslinya, 5S
merupakan kependekan dari:

 seiri (整理),
 seiton (整頓),
 seisō (清掃)
 seiketsu (清潔), dan;
 shitsuke (躾)
Dalam Bahasa Inggris, 5S diadaptasi menjadi

 “Sort“,
 “Set In order”,
 “Shine”,
 “Standardize” and
 “Sustain”

Roda 5S
Sumber: Wikipedia
Sedangkan dalam Bahasa Indonesia, 5S diterjemahkan menjadi 5R, yaitu:

 Ringkas
 Rapi
  Resik
 Rawat
 Rajin

5R Ringkas, Rapih, Resik, Rawat,

Rajin
Sejarah 5R atau 5S
5S atau 5R pertama kali dikembangkan di Jepang untuk melaksanakan just in time
manufacturing. 5S atau 5R dimulai sebagai bagian dari Toyota Production System pada awal dan
pertengahan abad ke-20. Sistem ini juga diidentifikasi sebagai lean manufacturing di dunia barat
memiliki tujuan untuk meningkatkan value (nilai) dari produk atau jasa untuk pembeli.
Lean manufacturing pada Toyota digunakan pada banyak tools seperti kaizen, kanban, jidoka,
heijunka, dan poka-yoke. 5S atau 5R dianggap bagian dasar dari Toyota Production System karena
telah membantu mereka untuk membuat tempat kerja yang bersih, teratur dan konsisten dalam
mendapatkan hasil yang bagus. Tempat kerja yang berantakan akan cenderung membuat pekerja
menjadi membuat salah, memperlambat produksi dan bahkan membuat kecelakaan. Kesemua
dampak buruk itu akan membuat gangguan terhadap operasional dari perusahaan.
2 kerangka besar untuk memahami dan menerapkan 5S atau 5R dipercaya muncul dari Osada dan
Hiroyuki Hirano. Hirano menyediakan struktur untuk meningkatkan program ini dengan langkah-
langkah yang jelas. Seperti diterangkan oleh John Bicheno. Hirano mengadopsi 4S dari Toyota
dengan Seiton dan Seiso digabung. Dari luar Jepang, Alexey Gastey’s dari Cetntral Institute Labour
di Moscow dipercayai telah mengembangkan sistem manajemen ini .

Tahap 5S atau 5R
Tahap 5S atau 5R mungkin terdengar sangat abstrak untuk sebagian orang, namun sejatinya konsep
ini mudah untuk dipraktekan oleh siapapun di tempat kerja. 5S atau 5R melibatkan pekerja untuk
menilai keberadaan benda pada tempat tertentu, menghilangkan hal yang tidak diperlukan, menyusun
barang secara logis, melakukan tugas housekeeping dan menjaga siklus ini tetap berlangsung.
Berikut adalah tahap 5S atau 5R

Ringkas / Sort / Seiri

Tahapan pertama dari 5S adalah ringkas/ sort/ seiri. Tahapan ini mencakup pemilahan semua
peralatan, furnitur, material, dan lain-lain. Tahapan ini mengharuskan kita untuk mengidentifikasi
barang mana yang diperlukan dan barang mana yang tidak diperlukan. Pertanyaan yang harus
ditanyakan pada tahap ini adalah:
 Apa tujuan dari benda ini?
 Kapan benda ini digunakan?
 Seberapa sering benda ini digunakan?
 Siapa yang menggunakan?
 Apakah harus berada di sini?

Pertanyaan-pertanyaan di atas membantu kita untuk menilai sebuah barang. Area kerja kita bisa
menjadi lebih baik tanpa benda yang diperlukan atau barang yang jarang digunakan. Pastinya,
dengan kita menghilangkan benda ini, kita akan memperoleh space baru di area kerja. Untuk menilai
apakah benda ini diperlukan atau tidak, kita harus melibatkan orang yang biasa bekerja di area
tersebut karena mereka yang paling tahu atau bahkan yang menggunakan barang-barang yang ada di
area itu.
 Ta
hap Ringkas dalam 5R
Tindakan yang bisa kita lakukan terhadap benda-benda yang kita tidak perlukan adalah:

 Berikan barang tersebut ke departemen lain

 Daur ulang/ buang/ jual barang tersebut
 Masukan barang ke area penyimpanan

Dalam kasus nilai (value) dari sebuah barang tidak pasti, misalnya barang tidak digunakan dalam
beberapa saat terakhir, namun pekerja berpikir bahwa benda ini mungkin digunakan di masa depan,
maka berikanlah tanda (tagging) yang biasanya berwarna merah. Tanda merah ini biasanya dibuat
dari kardus atau stiker yang bisa dilampirkan pada benda yang menjadi pertanyaan. Pengguna dapat
mengisi informasi tentang benda tersebut dengan:
 Lokasi
 Deskripsi
 Nama orang yang menggunakan tanda merah
 Tanggal dari pemberian tanda merah
Benda yang telah diberikan tanda merah ini harus diletakkan di area khusus  Bersama dengan benda
lain yang juga memiliki status serupa. Jika dalam waktu tertentu (sebulan atau 2 bulan), benda
tersebut masih belum digunakan, maka saatnya benda itu dikeluarkan dari area kerja. Benda yang
memiliki tanda merah (red tag) namun belum dibuang tentunya akan “memakan tempat” yang
pastinya bertentangan dengan prinsip 5S.
Rapih / Set in order / Seiton
Ketika benda-benda yang tidak diperlukan telah disingkirkan, kita akan mudah untuk melihat fungsi
dari benda. Sekarang, saatnya kita untuk menyortir benda-benda yang telah lolos dalam tahap ringkas
tadi. Hal yang harus diperhatikan adalah:

 Orang mana atau area kerja mana yang menggunakan benda yang ada?
 Benda mana yang digunakan?
 Benda apa yang digunakan paling sering?
 Apakah benda-benda tersebut dapat dikelompokkan?
 Di mana benda-benda ini secara logis harus ditempatkan? Apakah beberapa benda harus
ditempatkan lebih ergonomis untuk pekerja dibandingkan dengan yang lain? Apakah
beberapa peletakkan benda menyebabkan pergerakan yang tidak diperlukan?
 Apakah membutuhkan tempat penyimpanan khusus untuk membuat barang lebih teratur?

Dalam tahap ini, setiap orang harus menentukan pengaturan mana yang paling logis. Untuk
menentukan hal ini, kita bisa berpikir melalui tugas, frekuensi dari tugas tersebut, rute atau jalan
pekerja dalam area tertentu.
 Ta
hap Rapih
Implementasi dari tahapan ini adalah:

 Atur tempat kerja sehingga semua peralatan berada dalam jarak yang dekat, mudah untuk
dijangkau dan diurut secara logis sesuai dengan pekerjaan yang dilakukan. Tempatkan
komponen sesuai dengan kegunaannya, dengan komponen yang paling dekat dengan
tempat kerja
 Atur semua benda yang diperlukan sehingga mereka dapat dengan mudah untuk dipilih
dan digunakan. Hal ini untuk membuat kita mudah dalam menemukan dan mengambil
benda yang diperlukan
 Tetapkan lokasi mudah untuk peletakkan barang-barang. Gunakan label yang jelas, tanda
atau petunjuk sehingga benda-benda akan menadi mudah untuk ditemukan.
Resik/ Shine / Seiso
Tahap resik ini meliputi pekerjaan untuk membersihkan area yang termasuk menyapu, mengepel,
membersihkan dari debu, meletakkan peralatan dan material. Tahap resik juga meliputi pemeliharaan
rutin dari peralatan dan mesin. Perencanaan dari pemeliharaan akan membuat kita mampu untuk
menangkap masalah dan mencegah alat rusak sehingga tidak muncul kerugian yang mungkin
membuat pekerjaan akan berhenti.
Tahap resik ini jangan dipahami sebagai tindakan yang harus dilakukan oleh tim cleaning
service saja. Tahap ini harus dilakukan oleh siapapun di tempat kerja secara harian. Hal tersebut akan
membuat pekerja merasa memiliki area tersebut.

Tahap Resik
Tujuan yang ingin diraih dalam tahap ini adalah:

 Meningkatkan efisiensi dari proses produksi, keselamatan kerja, pengurangan terhadap

limbah, pencegahan terhadap kesalahan dan defects
 Menjaga area kerja bersih dan menyenangkan
 Mampu membuat semua orang yang tidak familiar terhadap lingkungan untuk mendeteksi
masalah dalam radius 50 kaki dalam 5 detik

Implementasi:
  Membersihkan area kerja dan peralatan secara harian atau interval yang teratur dan sering
 Inspeksi area kerja dan peralatan ketikan melakukan pembersihan
Rawat / Standardize / Seiketsu
Ketika 3 tahap pertama dari 5S diselesaikan, maka area kerja akan terlihat lebih bagus. Semua benda
yang tidak diperlukan akan dikeluarkan, semuanya terlihat terorganisir, area dibersihkan, dan
peralatan dalam urutan yang bagus.

Masalahnya adalah, ketika 5S baru diterapkan di perusahaan, maka akan sangat mudah untuk
membuat perusahaan tersebut terlihat bersih dan terorganisir namun hal tersebut dapat perlahan
hilang dan kembali ke semula  karena tidak dirawat. Tahap rawat membuat 5S atau 5R berbeda dari
sebuah kerja bakti menjadi sebuah perbaikan berkelanjutan yang konsisten.

Tahap rawat membuat semuanya menjadi tersistemisasi dan membuat pekerja memiliki kebiasaan
5R. Tahap rawat termasuk pemeriksaan tugas reguler, membuat jadwal dan menerbitkan instruksi
sehingga aktivitas menjadi rutin dan akhirnya menjadi kebiasaan.

Checklist 5R harian akan sangat membantu. Jadwal untuk pembersihan yang berisi frekuensi
pembersihan dan siapa yang bertanggung jawab juga akan membantu. Selain itu, pengingatan
terhadap 5R mungkin juga diperlukan harian akan pekerja menjadi terbiasa.
Tujuan Rawat:

 Membuat prosedur dan jadwal untuk memastikan pengulangan dari 3S atau 3R yang
pertama

Implementasi:

 Membuat struktur kerja yang mendukung kebiasaan baru untuk menjadi hal yang rutin
 Memastikan setiap orang mengerti tanggung jawab dalam menjalankan 3S yang pertama
 Menggunakan foto dan kontrol visual untuk membantu semuanya tetap sebagaimana
mestinya
 Meninjau status dari implementasi 5S secara reguler dengan menggunakan audit checklist
Rajin/ Sustain / shitsuke
Rajin mengacu pada proses yang membuat 5R atau 5R berjalan dengan lancar sambil memastikan
semua orang dalam organisasi terlibat. Manager haruslah berpartisipasi, karyawan produksi, gudang,
karyawan di office dan lain-lain. Rajin membuat 5S menjadi bagian dari budaya organisasi. Ketika
5S sudah berjalan dalam jangka waktu lama, maka saat itulah bisnis dan organisasi akan melihat
keberlanjutan.
Tujuan:

 Memastikan pendekatan 5S diikuti

Implementasi:

 Melakukan sesi training

 Melakukan audit reguler untuk memastikan semua standar yang disepakati telah
diimplementasikan dan diikuti
 Melaksanakan perbaikan sebisa mungki. Masukan dari pekerja dapat sangat berharga
untuk mengidentifikasi peningkatan
 Ketika isu muncul, identifikasi penyebabnya dan terapkan perubahan yag dibutuhkan
untuk mencegah kejadian yang sama.

K3 dan 5R
K3 dan 5R sangatlah berkaitan. Ada yang menganggap bahwa K3 (keselamatan dan kesehatan kerja)
merupakan awal dan salah satu capaian dari K3. Beberapa perusahaan menganggap K3 (safety)
adalah S yang ke-enam.
K3 di sini termasuk untuk kegiatan untuk membuat tempat kerja lebih ergonomik, membuat
persimpangan yang aman misalnya untuk persimpangan forklift dengan pejalan kaki, memberikan
label kepada lemari penyimpanan kimia sehingga pekerja mengetahui bahaya potensial. Jika
ditemukan bahwa layout dari area kerja atau aktivitas yang dilakukan berbahaya, maka bahaya
tersebut harus dikurangi sebisa mungkin.
 Pel
atakkan alat
Beberapa orang berpendapat bahwa menambah safety di luar 5S adalah tidak diperlukan karena 5S
sendiri itu sendiri secara otomatis akan menghasilkan safety. Mereka berpikir jika area kerja
diorganisir secara sesuai, dilakukan pembersihan, penggunaan rambu k3, maka tahap spesifik
untuk safety tidaklah diperlukan.