क्या आपको अपने कारोबार के लिए Google Workspace की ऐडवांस सुविधाएं चाहिए?
Google Workspace को आज ही आज़माएं!
जानें कि जिन लोगों के साथ फ़ोल्डर शेयर किए जाते हैं वे क्या-क्या कर सकते हैं:
- फ़ोल्डर को व्यवस्थित कर सकते हैं, उनमें फ़ाइलें जोड़ सकते हैं, और बदलाव कर सकते हैं: अगर लोगों ने अपने Google खाते में साइन इन किया हुआ है, तो वे शेयर किए गए फ़ोल्डर में मौजूद कोई भी फ़ाइल खोल सकते हैं, उसमें बदलाव कर सकते हैं, उसे मिटा सकते हैं या किसी दूसरी जगह पर ले जा सकते हैं. लोग, फ़ोल्डर में फ़ाइलें जोड़ भी सकते हैं.
- सिर्फ़ देख सकते हैं: लोग फ़ोल्डर को देख सकते हैं और उसमें मौजूद सभी फ़ाइलें खोल सकते हैं.
फ़ोल्डर शेयर करने के बारे में ज़्यादा जानकारी:
- जब किसी फ़ोल्डर को शेयर किया जाता है या उसकी अनुमतियों में बदलाव किया जाता है, तो उस फ़ोल्डर में मौजूद सब-फ़ोल्डर और फ़ाइलों के लिए, शेयर करने की नई सेटिंग अपडेट हो जाती हैं. किसी फ़ोल्डर में बाद में जोड़ी गई फ़ाइलों पर, उस फ़ोल्डर की अनुमतियां लागू होती हैं. इसके अलावा, उन फ़ाइलों पर वे अनुमतियां भी लागू होती हैं जो उनमें सीधे तौर पर जोड़ी गई हैं.
- सीमित ऐक्सेस वाले फ़ोल्डर भी बनाए जा सकते हैं. साथ ही, आपके पास यह कंट्रोल करने का विकल्प होता है कि किसी फ़ोल्डर या सब-फ़ोल्डर को कौन-कौन ऐक्सेस कर सकता है. फ़ोल्डर का ऐक्सेस सीमित करने का तरीका जानें.
- अगर बहुत सारी फ़ाइलों या सब-फ़ोल्डर वाले फ़ोल्डर शेयर किए जाते हैं या उनका ऐक्सेस बंद किया जाता है, तो उनसे जुड़ी सभी अनुमतियां बदलने में समय लग सकता है. अगर बदलाव करने या देखने की अनुमतियों में एक साथ बहुत सारे बदलाव किए जाते हैं, तो इन बदलावों को दिखने में कुछ समय लग सकता है.
सलाह: इस बीच, अगर साथ मिलकर काम करने वाले नए लोगों को फ़ोल्डर का ऐक्सेस देना हो, तो फ़ोल्डर के अंदर मौजूद फ़ाइल का यूआरएल शेयर करें.
- फ़ाइल को सेव करने में उस व्यक्ति के खाते का स्टोरेज इस्तेमाल होता है जो उसे अपलोड करता है. इसे फ़ोल्डर के मालिक के खाते में स्टोर नहीं किया जाता है.
- बड़े फ़ोल्डर के स्ट्रक्चर मैनेज करने के मामले में, सब-फ़ोल्डर (चाइल्ड फ़ोल्डर) और पैरंट फ़ोल्डर की अनुमतियां अलग-अलग हो सकती हैं. सब-फ़ोल्डर की इनहेरिट की गई अनुमतियों को बदला जा सकता है, ताकि इन्हें पैरंट फ़ोल्डर की अनुमतियों से अलग किया जा सके. सब-फ़ोल्डर से पैरंट फ़ोल्डर की अनुमतियां हटाई भी जा सकती हैं.
यह तय करना कि फ़ोल्डर किसके साथ शेयर किया जाए
- Google Drive पर जाएं.
- वह फ़ोल्डर चुनें जिसे शेयर करना है.
- शेयर करें
को चुनें.
- ईमेल पता या Google ग्रुप का नाम डालें, जिसके साथ फ़ोल्डर को शेयर करना है. अगर ऑफ़िस या स्कूल वाले खाते का इस्तेमाल किया जा रहा है, तो सुझाव के तौर पर दिखने वाले लोगों या ग्रुप के साथ फ़ोल्डर शेयर किया जा सकता है.
- सलाह: अगर आपको फ़ोल्डर शेयर करने के लिए लोगों या ग्रुप के नाम सुझाए जाने की सुविधा बंद करनी है, तो Drive की सेटिंग
पर जाएं. “शेयर करने के डायलॉग बॉक्स में, ईमेल पाने के लिए सुझाए गए लोगों की सूची दिखाएं” से सही का निशान हटाएं.
- सलाह: अगर आपको फ़ोल्डर शेयर करने के लिए लोगों या ग्रुप के नाम सुझाए जाने की सुविधा बंद करनी है, तो Drive की सेटिंग
- लोगों के साथ अपना फ़ोल्डर शेयर करते समय, उनके लिए अलग-अलग भूमिकाएं चुनें. जैसे- दर्शक, टिप्पणी करने वाला या संपादक.
- अगर आपका ऑफ़िस या स्कूल वाला खाता ज़रूरी शर्तें पूरी करता है, तो फ़ोल्डर का ऐक्सेस खत्म होने की तारीख जोड़ने के लिए, ऐक्सेस खत्म होने की तारीख जोड़ें पर क्लिक करें.
- अहम जानकारी: 'मेरी ड्राइव' में दर्शकों और टिप्पणी करने वाले लोगों के लिए, फ़ोल्डर का ऐक्सेस खत्म होने की तारीख सेट करने की सुविधा उपलब्ध है.
- 'लोगों को सूचना दें' विकल्प को चुनें.
- अगर लोगों को यह बताना है कि आपने उनके साथ कोई आइटम शेयर किया है, तो “लोगों को सूचना दें” के बगल वाला बॉक्स चुनें. लोगों को सूचना देने का विकल्प चुनने पर, जो भी ईमेल पता डाला जाएगा उसे ईमेल में शामिल कर लिया जाएगा. अगर आपको लोगों को सूचना नहीं देनी है, तो इस बॉक्स से सही का निशान हटाएं.
- भेजें या शेयर करें को चुनें.
सलाह: अगर 'मेरी ड्राइव' से कोई आइटम किसी ऐसे व्यक्ति के साथ शेयर किया जा रहा है जिसके पास पहले से उस फ़ोल्डर की अनुमतियां नहीं हैं, तो आइटम के लिए अनुमतियां अपडेट की जा सकती हैं. इसके लिए, इनमें से कोई विकल्प आज़माया जा सकता है:
- उस फ़ोल्डर के लिए अनुमतियां अपडेट करें जिसमें वह आइटम है
- सिर्फ़ आइटम के लिए अनुमतियां अपडेट करें
ज़्यादातर उपयोगकर्ता, फ़ोल्डर की अनुमतियां अपडेट करते हैं. इससे फ़ोल्डर शेयर करना और उसे मैनेज करना ज़्यादा आसान हो जाता है.
किसी Google ग्रुप के साथ शेयर करना
Google Drive में, आपके पास कुछ चुनिंदा लोगों के बजाय, Google ग्रुप के साथ फ़ोल्डर शेयर करने का विकल्प होता है. अगर आपने:
- ग्रुप में कोई सदस्य जोड़ा है, तो वह व्यक्ति, ग्रुप की फ़ाइलों और फ़ोल्डर को ऐक्सेस कर सकता है.
- ग्रुप से किसी सदस्य को हटाने पर, वह ग्रुप की फ़ाइलों और फ़ोल्डर को ऐक्सेस नहीं कर पाएगा.
अपने Google ग्रुप के साथ कोई फ़ोल्डर शेयर करने के लिए:
- कोई Google ग्रुप बनाएं.
- अपने ग्रुप में सदस्यों को जोड़ें.
- फ़ोल्डर को अपने ग्रुप के साथ शेयर करें.
ध्यान दें: इससे पहले कि फ़ोल्डर "मुझसे शेयर किए गए” सेक्शन में दिखे, आपको उस फ़ोल्डर को किसी न्योते या लिंक से खोलना होगा.
चैट स्पेस के साथ शेयर करना
Google Drive से फ़ोल्डर को किसी चैट स्पेस में शेयर करने के लिए, सीधे वह फ़ोल्डर शेयर करें या Google Drive फ़ोल्डर का लिंक शेयर करें.
Google Chat में मौजूद चैट स्पेस में कोई फ़ोल्डर शेयर करने के लिए:
- अपने कंप्यूटर पर, Google Chat पर जाएं.
- वह चैट स्पेस चुनें जिसमें फ़ोल्डर शेयर करना है.
- सबसे नीचे बाईं ओर, इंटिग्रेशन मेन्यू
Drive
पर क्लिक करें.
- वह फ़ोल्डर चुनें जिसे चैट स्पेस में शेयर करना है.
- शामिल करें पर क्लिक करें.
Google Drive फ़ोल्डर का लिंक शेयर करने के लिए:
- अपने कंप्यूटर पर, Google Drive पर जाएं.
- उस फ़ोल्डर पर राइट क्लिक करें जिसे चैट स्पेस में शेयर करना है.
- लिंक पाएं
- Google Chat पर जाएं.
- वह चैट स्पेस चुनें जिसमें फ़ोल्डर शेयर करना है.
- मैसेज फ़ील्ड में, कॉपी किया गया लिंक चिपकाएं.
ध्यान दें:
- चैट स्पेस में फ़ोल्डर भेजने पर, आपको ऐक्सेस देने का अनुरोध दिखता है.
- चैट स्पेस को फ़ोल्डर का ऐक्सेस देने पर, उस स्पेस में बाद में शामिल होने वाले लोग भी उस शेयर किए गए फ़ोल्डर को ऐक्सेस कर सकते हैं.
- जो लोग किसी चैट स्पेस को छोड़ देते हैं वे उसमें शेयर किए गए फ़ोल्डर तब तक ऐक्सेस नहीं कर सकते, जब तक उनके पास नीचे दी गई स्थितियों में से किसी एक के तौर पर फ़ोल्डर शेयर करने का ऐक्सेस न हो:
- निजी तौर पर
- किसी दूसरे ग्रुप के सदस्य के तौर पर
- शेयर किए जाने वाले फ़ोल्डर का ऐक्सेस देने के लिए, आपके पास उसमें बदलाव करने का ऐक्सेस होना चाहिए.
आपके पास यह तय करने का विकल्प है कि आपका फ़ोल्डर सामान्य रूप से उपलब्ध हो या सिर्फ़ उन लोगों के लिए उपलब्ध हो जिनके पास इसका ऐक्सेस है. अगर आपने ‘वे सभी लोग जिनके पास लिंक है’ वाला ऐक्सेस दिया है, तो ऐसा कोई भी व्यक्ति फ़ोल्डर ऐक्सेस कर सकता है जिसके पास लिंक हो.
- अपने कंप्यूटर पर, Google Drive पर जाएं.
- उस फ़ोल्डर पर क्लिक करें जिसे शेयर करना है.
- शेयर करें
- “सामान्य ऐक्सेस” वाले सेक्शन में जाएं और डाउन ऐरो
पर क्लिक करें.
- चुनें कि इस फ़ोल्डर को कौन ऐक्सेस कर सकता है.
- ध्यान दें: ऑफ़िस या स्कूल वाला Google खाता इस्तेमाल करने पर, चुनिंदा लोगों के साथ फ़ाइलें और फ़ोल्डर शेयर करने का विकल्प चुना जा सकता है. जैसे- आपके डिपार्टमेंट के लोगों के साथ. ग्रुप के नाम पर कर्सर ले जाते ही, हर व्यक्ति की जानकारी देखी जा सकती है.
- लोगों के साथ अपना फ़ोल्डर शेयर करते समय, उनके लिए अलग-अलग भूमिकाएं चुनें. जैसे- दर्शक, टिप्पणी करने वाला या संपादक.
शेयर किए गए फ़ोल्डर के लिए, शेयर करने की अनुमतियां बदलना
जब कोई फ़ोल्डर शेयर किया जाता है, तो उसमें मौजूद फ़ाइलों और सब-फ़ोल्डर के लिए, शेयर करने की नई सेटिंग अपडेट हो जाती हैं. लोगों के साथ फ़ोल्डर शेयर करते समय तय की गई भूमिका के हिसाब से, उन्हें फ़ोल्डर में मौजूद फ़ाइलों का ऐक्सेस मिलेगा:
- संपादक: इस भूमिका वाले लोग, शेयर किए गए फ़ोल्डर में मौजूद कोई भी फ़ाइल खोल सकते हैं, उसमें बदलाव कर सकते हैं, उसे मिटा सकते हैं या किसी दूसरी जगह पर ले जा सकते हैं. ये लोग उस फ़ोल्डर में फ़ाइलें जोड़ भी सकते हैं.
- टिप्पणी करने वाला: इस भूमिका वाले लोग, शेयर किए गए फ़ोल्डर में मौजूद फ़ाइलों पर टिप्पणियां कर सकते हैं और उनके लिए सुझाव दे सकते हैं. हालांकि, वे उस फ़ोल्डर के किसी भी आइटम में बदलाव नहीं कर सकते और न ही उसे अन्य लोगों के साथ शेयर कर सकते हैं.
- दर्शक: इस भूमिका वाले लोग, शेयर किया गया फ़ोल्डर देख सकते हैं और उसमें मौजूद सभी फ़ाइलें खोल सकते हैं.
कुछ भूमिकाओं वाले लोग, शेयर किए गए फ़ोल्डर में भी सीमित ऐक्सेस वाले फ़ोल्डर बना सकते हैं. इससे यह कंट्रोल करने में मदद मिलती है कि किसी सब-फ़ोल्डर या फ़ाइल को कौन-कौन ऐक्सेस कर सकता है. फ़ोल्डर का ऐक्सेस सीमित करने का तरीका जानें.
फ़ोल्डर शेयर करने के बाद, उसमें मौजूद फ़ाइलों को शेयर करने का तरीका बदला जा सकता है.
किसी फ़ोल्डर का मालिकाना हक, किसी दूसरे व्यक्ति को देने के बाद भी, उस फ़ोल्डर में मौजूद फ़ाइलों का मालिकाना हक मूल मालिक के पास होता है. एक से ज़्यादा फ़ोल्डर का मालिकाना हक बदलने के लिए:
- अपने कंप्यूटर पर, drive.google.com पर जाएं.
- वह फ़ोल्डर चुनें जिसके लिए मालिकाना हक बदलना है.
- एक से ज़्यादा फ़ोल्डर चुनने के लिए, Shift दबाकर रखें और उन फ़ोल्डर पर क्लिक करें जिन्हें चुनना है.
- सबसे ऊपर दाईं ओर, शेयर करें
- व्यक्ति के नाम की दाईं ओर, डाउन ऐरो
- मालिकाना हक ट्रांसफ़र करें पर क्लिक करें.
- हां पर क्लिक करें.
किसी अन्य व्यक्ति को फ़ोल्डर का मालिक बनाने के बाद, आपके पास उस फ़ोल्डर में बदलाव करने का अधिकार तब तक रहता है, जब तक नया मालिक आपका ऐक्सेस लेवल नहीं बदलता.
जब कोई व्यक्ति किसी शेयर किए गए फ़ोल्डर से कोई फ़ाइल मिटाता है, तो सिर्फ़ मालिक उसे ऐक्सेस कर सकता है.
किसी शेयर किए गए फ़ोल्डर से मिटाई गई फ़ाइल को वापस पाने के लिए यह तरीका अपनाएं:
- अपने कंप्यूटर पर, drive.google.com पर जाएं.
- सबसे ऊपर, Drive में खोजें पर क्लिक करें.
- फ़ाइल का नाम लिखें.
- उस फ़ाइल पर राइट क्लिक करें.
- मेरी ड्राइव में जोड़ें
पर क्लिक करें.