一、 确立明确的目标
不同的会议需要不同的环境，召开会议是要达到一定的目的和目标。所以第一个重要的步骤是收集方方面面的信息，通过收集这些信息可以制定出旨在完成手头众多工作的计划。对任何一个商业公司而言，要想让会议开得有价值，必须要有一个明确的目的。通过会议获取所需，提供给与会者相应的价值，并且能回报投资。
二、 完善信息的采集分析
信息的收集极为重要，这其中包括了解客户的需求(制作一份客户需求分析单)、了解会议的出席者、了解媒体、了解预算、分析自己的不足等。
三、 追求不断的创新
每一次会议都是对创新能力的挑战，无论在内容或形式上，不断的创新能使每一次会议都充满激情与乐趣。
四、 制定周密的计划
无论是计划书还是进度表，一个周密的计划必须包括会议里所有的细节，另外，保证定期的追踪可以避免一个周密的计划成为项目经理墙壁上的装饰。
五、 实施严格的现场管理
在进行现场管理时，一定要严格的对照计划表上的事项进行操作，任何疏漏都会导致会议的失败。此外，现场负责人需要有随机应变的能力。
六、 结束与细致的总结
如何让众多的活动参与者在每一个环节诸如签到、开会、餐饮、娱乐、学习、交流等项目中得到他们想得到的东西?此外还要解决随时都有可能发生的诸如发言人没有及时到场、恶劣的天气或音响设备失误等突发事件，这些都是活动策划中必须要考虑到的种种不确定的因素，才能更好的提供精心策划的方案!