Документация, содержащая информацию, необходимую для эксплуатации экземпляра Программы для ЭВМ «HRMKA»

Общие положения
Настоящий документ содержит информацию, необходимую для эксплуатации экземпляра Программы для ЭВМ «HRMKA», версия 1.0., далее - «ПО» или «HRMKA».

HRMKA — это представленная в объективной форме совокупность данных и команд, которая позволяет пользователю самостоятельно контактировать с респондентами через определенный сценарий бота, а также отслеживать статус данных, получать ответы от респондентов и формировать аналитику. ПО доступно в сети Интернет по адресу https://crm.hrmka.ru/.

HRMKA - это облачное программное обеспечение, которое позволяет пользователям создавать сценарии ботов, вносить корректировки в них, проводить опросы среди сотрудников через мессенджеры, автоматически обрабатывать отклики с сайтов вакансий с помощью интеграций, подключать ATS и CRM системы, собирать аналитику, а также иной функционал.

Регистрация Личного кабинета компании
Свяжитесь с ответственным менеджером. Для этого:
- перейдите на страницу hrmka.ru
- нажмите кнопку "Хочу бота"
- заполните ФИО, рабочий email и номер телефона. Менеджер свяжется с Вами в течение одного рабочего дня.

Далее предоставьте следующие данные ответственному менеджеру:

1. Юридическое название компании;
2. Страна компании;
3. Данные пользователя, которого необходимо зарегистрировать: Имя, Фамилию
4. и электронный адрес пользователя.

После того, как будет создан личный кабинет, вам предоставят данные для входа.

Авторизация пользователя по почте

1. Перейти по ссылке https://crm.hrmka.ru/;
2. Вести логин и пароль.

• Логин — это электронный адрес, на который был зарегистрирован пользователь.

HRMKA

Готово — вы авторизированы в HRMKA.

Управление персональной информацией пользователя
Редактирование профиля пользователя

1. Перейдите в Личный кабинет и нажмите на иконку;
2. Выберите Личные данные и при необходимости внесите корректировки;
3. Обязательные данные для заполнения Имя и Фамилия.

Смена пароля

1. Перейдите в Личный кабинет и нажмите на иконку ;
2. Выберите Сменить пароль и откроется окно, в котором вам потребуется ввести
3. текущий пароль, а затем новый пароль.

Управление пользователями системы
Регистрация новых пользователей

1. Зарегистрировать нового пользователя, может пользователь, который уже есть в системе с ролью администратора. В личном кабинете перейдите во вкладку Коллеги — Пригласить сотрудника;
2. В открывшемся окне, укажите Имя и Фамилию пользователя, которого хотите зарегистрировать, и адрес электронной почты;
3. Далее откроется окно с одноразовой ссылкой для приглашения сотрудника;
4. На указанную почту поступит письмо со ссылкой на регистрацию, пройдя по
5. которой нужно указать пароль, который будет использоваться для входа в систему.

Готово — вы зарегистрировали нового пользователя в системе HRMKA.

Изменение прав пользователям

1. Данные действия может производить пользователь с ролью администратора. В личном кабинете перейдите во вкладку Коллеги;
2. Напротив необходимого пользователя нажмите Настройки — Забрать права администратора или Сделать администратором, в зависимости от текущего статуса пользователя.

Готово — вы изменили права пользователю.

Виды пользователей и роли

1. Администратор – обладает всеми правами для создания и удаления пользователей внутри одной компании.
2. Пользователь – пользователь личного кабинета HRMKA без возможности создавать и удалять пользователей компании.

"Коллеги" – группа пользователей, принадлежащих одной компании.

Удаление пользователей

1. Данные действия может производить пользователь с ролью администратора. В личном кабинете перейдите во вкладку Коллеги;
2. Напротив, необходимого пользователя нажмите Настройки — Удалить.
3. Подтвердите действие;
4. Нет возможности удалить Администратора, который создается сразу при создании
5. компании.

Готово — вы удалили пользователя.

Переименование пользователя

1. Данные действия может производить пользователь с ролью администратора. В личном кабинете перейдите во вкладку Коллеги;
2. Напротив, необходимого пользователя нажмите Настройки — Переименовать;
3. В окне Редактирование сотрудника внесите необходимые изменения и
4. нажмите Применить.

Готово — вы переименовали пользователя.

Восстановление пользователей

1. Восстановить нового пользователя, может пользователь, который уже есть в системе с ролью администратора;
2. В Личном кабинете перейдите во вкладку Коллеги и нажмите на Восстановить сотрудника;
3. В открывшемся окне введите адрес электронной почты пользователя, которого хотите восстановить и нажмите Восстановить. Появится уведомление о том что пользователю будет отправлено письмо о восстановлении;
4. Данному сотруднику на указанную почту придет письмо с уведомлением, что его восстановили в компании N со ссылкой на переход в личный кабинет;
5. Пароль при этом остается прежним. Если пользователь забыл пароль, он может его сбросить, нажав на кнопку Забыли пароль.

В каких случаях нельзя восстановить пользователя?

1. Если пользователь с данным электронным адресом зарегистрирован в ЭТОЙ компании;
2. Если пользователь с данным электронным адресом зарегистрирован в другой компании;
3. Если пользователь с данным электронным адресом НЕ БЫЛ зарегистрирован в ЭТОЙ компании.

Описание страницы Мои боты
В боковой панели перейдите на страницу Мои боты

Описание страницы:

1. Новый бот — переход на страницу Готовые сценарии, где можно создать бота, выбрав необходимый шаблон;
2. Карусель популярных шаблонов — самые популярные шаблоны, на основе
3. которых также можно создать бота;
4. Чек-бокс для массовых действий с ботами. Есть возможность выбрать несколько или всех ботов на странице, и массово Запустить/Выключить/Архивировать или перенести в папку; Ко всем архивированным ботам вы всегда сможете вернуться через кнопку Все боты — Архив;
5. Поиск ботов по наименованию или городу;
6. Фильтрация ботов по сотрудникам.
7. Фильтр по типам ботов. На странице Мои боты вы можете отфильтровать
8. ботов по типам;
9. Сортировка ботов по дате создания, алфавиту и по последним перепискам;
10. Все боты. здесь вы можете отсортировать ботов по запущенным ботам или
11. Архивированным ботам;
12. При включении На портале вакансий бот отображается на Портале вакансий, со статусом Отображена. При отключении бот не удаляется с Портала вакансий, а у изменяет статус вакансии на Скрыта.

Папки

1. Чтобы добавить папку, нажмите на +, введите название папки, выберите тип папки: общедоступная или личная, выберите боты, которые хотите поместить в папку. Добавление ботов в папку не влияет на работу ботов;
2. Если папка личная — видеть папку сможет только ее владелец;
3. Если папка общедоступная — видеть папку смогут все пользователи компании;
4. Чтобы отредактировать или удалить папку нажмите Настройки, выберите папку, которую хотите отредактировать или удалить, нажмите Редактировать;
5. В открывшемся окне можете измените название, тип папки, отредактировать список ботов в папке. Если вы хотите удалить папку, нажмите на кнопку Удалить;
6. Если папка была удалена, боты останутся доступными на вкладке Все боты. Удаление папки не влияет на работу ботов. При этом вы всегда можете восстановить папку;
7. Удаленные папки помещаются в архив. Если вы хотите восстановить папку, нажмите Настройки, выберите вкладку Архив и напротив нужной папки нажмите Восстановить. Папка будет восстановлена;
8. Лимиты папок:

• Максимум 5 личных папок на пользователя;
• Максимум 10 общедоступных папок на компанию.

9 При достижении лимита папок пользователь не может создать новую папку, или
восстановить папку из архива. Лимит действует только на активные папки. Папок в архиве может быть неограниченное количество. Количество ботов внутри папки не ограничено.


Как создать бота
Выбор и создание бота с карусели сценариев

1. Перейдите на боковой панели на страницу Мои боты;
2. В верхней панели выберите шаблон, который подходит вам, и кликните по нему;
3. Справа ознакомьтесь со сценарием;
4. Если данный сценарий вам подходит, вы можете нажать Завести своего бота и укажите город, при необходимости внесите изменения в наименование;
5. При необходимости можете добавить бота в папку, если папки созданы;
6. Для того, чтобы ознакомиться со всем списком готовых сценариев нажмите Все сценарии.

Готово — вы создали бота.

Выбор и создание бота с библиотеки готовых сценариев
1. В боковой панели нажмите на Готовые сценарии или со страницы Мои боты нажмите Новый бот.

1. Выберите необходимую категорию. Если в категории нет необходимой вакансии
2. или направления, подберите наиболее подходящие категории;
3. Используйте фильтр, чтобы отсортировать сценарии;
4. При клике на шаблон справа ознакомьтесь со сценарием шаблона;
5. Если данный сценарий вам подходит, вы можете нажать Завести своего бота и указать город;
6. При необходимости можете добавить бота в папку, если папки у вас созданы.

Готово — вы создали бота.

Работа с ботом
Карточка бота

1. Перейдите в необходимый бот, рядом с названием бота нажмите на иконку редактирования;
2. Откроется окно, где:

• Можно изменить название бота.
• Изменить город. Обратите внимание, при запуске и при планировании времени запуска бота ориентируемся на часовой пояс города, который указан в боте;
• Изменить тип бота. Тип проставляется по умолчанию при создании бота из библиотеки готовых сценариев. На странице Мои боты есть возможность отфильтровать ботов по типу;
• Изменить ответственного за бот. Ответственныййпо умолчанию тот, кто создал бота. При необходимости можно изменить ответственного. На странице Мои боты есть возможность отфильтровать ботов по ответственному;
• Изменить доступ к боту. Есть возможность настроить доступ:

-Ответственный. Бот доступен только ответственному за бота.
-Ответственный и другие пользователи. Бот доступен только ответственному за бот и другим пользователям. Пользователей необходимо
-Все пользователи. Стоит по умолчанию. Бот доступен всем пользователям.

• Добавить в папку. Выберите папку, в которую хотите добавить бота. В данном поле выходят все созданные папки.

Дублирование бота

1. Перейдите в необходимый бот. Рядом с названием бота нажмите на иконку редактирования;
2. Выйдет уведомление, что бот дублируется и вас сразу перекинет на дубликат бота. Название будет идентичным с предыдущим ботом. В конце добавится приставка - копия.

Внесение корректировок в сценарий
Есть два варианта редактирования сценария:

1. Редактор сценариев;
2. Редактор веток.

Редактор сценариев

1. Перейдите в Мои боты — Зайдите в бот и нажмите Сценарий — выберите Редактор сценариев;
2. Вам откроется окно, разделенное на две части. В левой части то, как будет отображаться сценарий на мобильном устройстве, в правой части вы можете вносить корректировки. Корректировки можете вносить в текст выделенным желтым цветом:

3.В первом сообщении есть переменная {{name}}, которая подтягивает имя респондента автоматически с работного сайта, файла и т.д. Если имя респондента неизвестно, то бот будет обращаться «Уважаемый кандидат,.....»;
4.Переменная {{company}} — подтягивает автоматически наименование вашей компании, как ее зарегистрировали в системе;
5.В данном редактировании вы можете:

• Менять и корректировать текст.
• Менять формат сообщения:

-вопрос с кнопками
-вопрос со списком
-текстовый формат
-Устанавливать неправильные ответы, если хотите отсечь респондента, если он ответил неверно.
-Скрывать вопросы и отображать их.
-Менять текст догонялок, включать их и отключать.
6.В данном редакторе подлежит редактированию, только основная ветка, для полноценного редактирования, перейдите в Редактор веток.

Редактор веток

1. Перейдите в Мои боты Зайдите в бот и нажмите Сценарий выберите Редактор веток;
2. На новой вкладке откроется Редактор веток, где отображен весь сценарий;
3. Есть возможность Копировать вопросы/Вставлять/Удалять, для этого нажмите правой кнопкой мышки на необходимый вопрос и выберите необходимый вариант. Нет возможности удалить первый вопрос;
4. Для того чтобы внести корректировки в текст, кликните на наименование Вопроса, справа откроется окно редактирования;

5.В данном редактировании вы можете:

• Менять и корректировать текст.
• Менять формат сообщения:

-вопрос с кнопками
-вопрос со списком
-текстовый формат

• Устанавливать неправильные ответы, если хотите отсечь респондента, если он ответил неверно.
• Скрывать вопросы и отображать их.
• Менять текст догонялок, включать их и отключать.
• Менять, добавлять связки.

6.В редакторе веток также есть возможность добавлять вопросы. Все вопросы с боковой панели уже имеют предварительный контент, который при необходимости можете изменить. Для того чтобы добавить вопрос в сценарий просто перетяните его в рабочую область.

Входящий модуль
Входящий модуль предназначен для запроса ФИО, номера телефона и других данных у респондентов, которые отсканировали QR-код или перешли по ссылке, так как эти данные по умолчанию неизвестны. Также можно задать дополнительные вопросы, которые необходимо уточнить у этих респондентов, но не задавать респондентам, пришедшим с Hh/ATS или загруженным через импорт файла. После этого респонденты переходят к вопросам основного сценария.

Создание входящего модуля

1. Перейдите в Мои боты зайдите в бот нажмите Сценарий — Редактор сценариев, откроется окно редактирования;
2. В верхней части окна нажмите на Основной сценарий и +Создать Новый модуль:
3. Выйдет подтверждение, нажмите. Создать;
4. После этого автоматически создастся входящий модуль и откроется его сценарии;
5. Внесите корректировки и сохраните сценарий;

Готово — вы создали входящий модуль.

Удаление входящего модуля

1. Перейдите в Мои боты зайдите в бот нажмите Сценарий — Редактор сценариев, откроется окно редактирования;
2. В верхней части окна нажмите на Основной сценарий — Входящий модуль – иконка Удалить;
3. Выйдет подтверждение — нажмите Ок.

Готово — вы удалили входящий модуль.

Важно. Удалить входящий модуль, можно только в том случае, если на нем нет респондентов

Изменение сообщений по умолчанию от бота

1. Для того чтобы настроить сообщения по умолчанию зайдите в определенный бот – в правом верхнем углу нажмите на три точки — Настроить сообщения по умолчанию

• Настроить ответ на нераспознанное — сообщение, которое приходит, если респондент ответил не по формату и бот его не понял.
• Настроить отказ на входящий — сообщение, которое отказывает при повторном прохождении сценария.
• Настроить стартовое сообщение — сообщение, которое отправляется, когда респондент сам инициирует диалог с ботом, выбрав канал коммуникации whatsapp.

2. При изменении текста, данные правки будут действовать только в рамках текущего бота;
3. Внесите корректировки и нажмите Сохранить.

Бот с приглашением на собеседование

1. Для того, чтобы создать бот с приглашением на собеседование, перейдите в библиотеку Готовых сценариев, выберите в категории необходимую вакансию и в фильтре Назначение интервью выберите Есть назначаем;
2. Выберите необходимый шаблон и нажмите Завести своего бота;
3. На странице бота нажмите на кнопку Собеседования:
4. Откроется окно с календарем, в котором необходимо создать расписание собеседований. Для этого нажмите на +Собеседование или кликните по свободному слоту.
5. Откроется окно для создания расписания.
6. Поле Название собеседования — влияет только на отображение в календаре. По умолчанию заполнено Собеседование. Вы можете изменить на любое наименование, и оно будет отображаться в календаре.
7. Дата и время —когда будет проходить собеседование.
8. Кнопка Не показывать время завершения респондентам, по умолчанию включена. Если вы ее выключите, то респондентам будет приходит время начала собеседования и завершения, и время будет везде отображаться в формате с (время начала) до (время завершения).
9. Повтор — здесь вы можете настроить, как регулярно будет проходить данное собеседование. Если вы выбираете Другое то сможете настроить повторение собеседовании с более углубленными настройками и указать дату завершения повторений (дата окончания включительно).

10. Адрес — выберите существующий, или если адреса еще нет, нажмите Создать новый.
11. Кнопка Онлайн — при клике на нее вы можете указать вместо адреса ссылку на видеоинтервью. Все Онлайн собеседования группируются в один пункт, это значит, что если собеседование создано с ссылкой вместо адреса, то в сценарии это будет восприниматься как один адрес даже если в боте на слотах свои уникальные ссылки. Т.е. при прохождении сценария респонденту не будет выдаваться выбор адресов. А сразу выбор времени.
12.Контакт — выберите существующий контакт ответственного за данное собеседование, либо создайте новый контакт. При создании контакта вы можете указать вместо номера электронный адрес или ссылку на мессенджер.
13.Лимит. По умолчанию 10. Минимальное 1, максимальное 99. Это максимальное количество кандидатов, которое может записаться на данное время по выбранному месту проведения.
14.После того как внесли все данные, нажмите на кнопку Создать. Все созданные собеседования отобразятся в календаре.
15.При прохождении такого сценария, респондентам, которые подошли по требованиям, будет приходить сообщение с приглашением записаться на собеседование. Пример такого диалога:

Редактирование и удаление собеседований

1. Если вам необходимо удалить или отредактировать определенный слот в графике собеседования, то это возможно сделать только в том случае, если на него никто не успел записаться.
2. Слот на который записались респонденты, можно скрыть. Данный слот не будет отображаться у респондентов при прохождении сценария.
3. Редактировать и удалять прошедшие слоты нет возможности.
4. Для того чтобы удалить/отредактировать слот, кликните по нему и выберете Редактировать или Удалить.
5. Если данное собеседование повторяется раз в n времени, вы можете выбрать Редактировать или Удалить все повторяющиеся собеседования или только это.
6. При удалении повторяющихся событий, если были слоты, на которые записались респонденты, данные слоты автоматически скрываются. Возможность ознакомиться с респондентами, которые записались на него остается, также есть возможность его активировать его повторно.

Тестирование сценария бота

После того как внесли все корректировки в сценарии, протестируйте бот на своем номере.

1. Перейдите в необходимый бот — Тест на себе;
2. В окне введите номер, на котором есть Whatsapp и нажмите Отправить сообщение.

Если вы хотите протестировать бота для входящего трафика, то:

1. Перейдите в необходимый бот — Ссылки/QR;
2. Отсканируйте QR, выберите необходимый канал и пройдите общение с ботом.

Импорт респондентов вручную

1. Перейдите в необходимый бот — Загрузить респондентов;
2. В открывшемся окне нажмите Добавить вручную;
3. Заполните номер телефона. Данное поле обязательное для заполнения.
4. При необходимости добавьте данные о респонденте, для этого нажмите Добавить поле;
5. Слева выберите куда сохранить данные, справа заполните эти данные. Например: Имя + Иван;
6. Таким образом вы можете добавить информацию о респонденте, которая будет отображаться в отчете;
7. Также можете выбрать переменную и заполнить значение. Если значение переменой указано в сценарии, то эту информацию, которую вы укажете при заполнении, придет респонденту;
8. Нажмите Загрузить.

Важно. По умолчанию импортировать респондента в один бот возможно только один раз. Если необходимо импортировать одного и того же респондента более одного раза, обратитесь в техническую поддержку. После того, как поддержка включит возможность повторного импорта респондента в бот, то при повторной загрузке респондента первая запись респондента с этим номером уйдет в архив. Все архивированные респонденты доступны на странице бота, для этого включите кнопку. Архив.

Готово — вы импортировали респондента в бот.

Импорт респондентов файлом

1. Перейдите в необходимый бот — Загрузить респондентов;
2. В открывшемся окне необходимо кликнуть на выделенную область и выбрать, загружаемый файл или перетянуть его вручную;
3. В данном окне можете скачать пример файла, для этого нажмите Скачать пример;
4. После того как загрузите файл откроете окно, где необходимо заполнить данные по каждому столбцу в файле;
5. Система автоматически определит в каком столбце номер телефона и подтянет его.
6. Нажмите Загрузить;
7. Загруженные респонденты отобразятся на странице бота во вкладке Добавленные, нажав на который вы можете увидеть список добавленных респондентов.

Просмотр импортированных респондентов, поиск и удаление

1. Перейдите в необходимый бот и нажмите Добавленные респонденты;
2. Вбейте в поиск ФИО или номер телефона респондента для поиска;
3. При необходимости, выделите одного или всех респондентов на странице и
4. удалите их из рассылки;
5. Для того, чтобы удалить всех респондентов со всех страниц в данной вкладке, нажмите на Удалить всех — подтвердите действие нажав Да.

Запуск ботов

1. Перейдите в необходимый бот, нажмите на Выключен и выберите Запустить.
2. После этого бот отправляется на модерацию, и рассылка респондентам начинается;
3. Запустить — рассылка уйдет сразу по загруженным респондентам. Боты остаются включенными пока их принудительно Не остановить. После того как запустите бота, у него будет статус Запущен;
4. Бот может также выключиться, если внести корректировки в сценарии или импортировать респондентов файлом или вручную.

Запланировать бота

1. Запланировать — здесь, вы можете указать время включения и отключения бота, а также настроить дни работы бота. Например, запускать бота на ночь, или в определенное время;
2. Между временем запуска и остановки должен быть минимум один час;
3. После планирования (кроме случаев Запустить один раз) у бота изменится статус на: Запланирован. Для того чтобы изменить время его планирования, нажмите на кнопку Запланирован (со страницы бота или страницы Мои боты) и выберите Перепланировать.

Остановить бота

1. Для того чтобы отключить бота, нажмите на статус Запущен и выберите Остановить рассылку;
2. Если бот Запланирован, то нажмите на Выключить.

Архивировать бота

Архивировать — если бот тестовый, или вы не планируете им пользоваться, вы можете отправить его в архив.

1. Для того чтобы перенести бота в архив, нажмите на статус бота Запущен/Выключен и др. и выберите Архивировать;
2. У вас будет возможность вернуться ко всем архивированным ботам, через страницу Мои Боты — Все боты — Архив.

Скачивание QR кода и копирование ссылки на бота

1. Перейдите в необходимый бот — Ссылка/QR;
2. В открывшемся окне нажмите скачать QR код и он автоматически скачается вформате svg;
3. Или нажмите Скопировать и ссылка на бот скопируется.

Готово. Данный QR вы можете разместить на оффлайн-носителях. При переходе по QR респонденты будут попадать на страницу (входящий экран), где выбирает канал коммуникации и может пройти сценарий данного бота.

Настройка входящего экрана

1. Перейдите в необходимый бот — Ссылка/QR;
2. В открывшемся окне перейдите в Настройки входящего экрана;
3. Загрузите логотип;
4. При необходимости измените название бота на этой странице.

• Данное название будет показываться респондентам при переходе с QR или ссылки на страницу выбора канала.
• Данное изменение никак не влияет на название бота в системе HRMKA.

5.Добавьте короткое описание о компании (лимит 100 символов);
6.При необходимости отключите кнопку «Показывать город». При отключении данной функции, на странице входящего экрана не будет отображаться город, который указан в боте;
7.Все каналы коммуникации по умолчанию выходят на странице входящего экрана. При необходимости можете скрыть один из каналов. Для этого напротив канала нажмите Скрыть. Например: «Кнопка перехода в Whatsapp Скрыть»;
8.Меняйте месторасположение каналов, с помощью переноса их между собой. Для этого используйте иконку ;
9.Нажмите Сохранить изменения.

Готово. Выбранные данные будут отображаться респондентам при переходе по ссылке или QR. Окно настройки входящего экрана:

Переменные

Переменная — в рамках HRMKA это значение, которое может меняться в скрипте бота от респондента к респонденту.
Переменные в системе могут быть: глобальными и пользовательскими

Создание переменных

1. Для того чтобы создать переменную зайдите в определенный бот – в правом верхнем углу нажмите на три точки — Переменные.
2. Откроется новое окно, здесь вы увидите:

• Существующие переменные;
• Детали переменной, которую вы выбрали;
• Фильтр по типам переменных и раздел поиска;
• Возможность для создания новой переменной.

3.Если вам не подходят системные переменные, можете создать свою, для этого нажмите +Создать переменную;
4.Переменная создается на уровне компании, т.е. она будет доступна для использования во всех ботах;
5.Откроется новое окно. Заполните поле Название, поле Название в сценарии автоматически заполняется. Затем выберите тип;
6.Типы переменных

• Строка: содержит произвольные данные. Максимальный размер данных для типа "строка" 255 символов
• Текст: содержит произвольные данные. Максимальный размер данных для типа "текст" 4000 символов
• Дата: формат даты dd.mm.yyyy или dd/mm/yyyy
• E-mail: формат test@test.test
• Телефон: форматы: +7XXXXXXXXXX или 7XXXXXXXXXX или 8XXXXXXXXXX
• Число: содержит числовые данные, есть возможность задать максимальное и минимальное значения
• Регулярное выражение: возможность хранить произвольные данные и сохранить для них паттерн в виде /pattern/

7.Кнопка Отображать в отчете. При включении данной кнопки в отчете будут отображаться переменные по каждому респонденту.

Запись ответа респондента в переменную
Например, в сценарии вы спросили респондента о ближайшей станции метро к его месту жительства и хотите получить его ответ в уведомлениях по почте.

1. Создадите необходимую переменную или выбрали из существующих;
2. Добавьте в сценарий вопрос и выберите в поле Сохранить ответ респондента необходимую переменную, на примере метро:

Важно. Для каждого импортированного респондента через файл или интеграцию должно быть указано значение переменной, которое будет использоваться в сценарии. Если переменная для респондента в файле не указана, то в сообщении будет отображаться само наименование переменной, например, {{city}}.

Работа с респондентами
Карточка респондента

1. Перейдите в необходимый бот, если в данный бот были загружены респонденты. При нажатии на ФИО респондента откроется карточка респондента;
2. При клике на иконку редактировать возле Имени и Фамилии, откроется окно, где можно изменить данные по респонденту;
3. Далее указана информация:

• Текущий статус респондента;
• Источник;
• Способ импорта.

4.В данном окне выходит вся переписка с выбранным респондентом;
5.Если поле с чатом внизу не разблокировано, то есть возможность отправить сообщение респонденту;

Важно. Данное окно доступно 24 часа с момента последнего сообщения респондента.

6.Если чат с респондентом заблокирован, то при клике на кнопку Разблокировать респонденту придет сообщение, после реакции на которое есть возможность написать сообщение респонденту;

Важно. Данное окно для информирования респондента. Укажите в конце текст «На данное сообщение отвечать не нужно», так как после ответа респондента, ему прилетит сообщение по умолчанию «Извините, я всего лишь бот, напишите Ваш ответ в запрашиваемом формате»

7.Справа данные о респонденте:

• Комментарии — есть возможность оставлять и удалять комментарии.
• Переменные — здесь отображаются значения переменных, которые были заполнены при импорте респондента или если в сценарии был записан ответ респондента в переменную.
• История — история передвижения респондента по статусам.
• Резюме — данная вкладка будет у респондента только в том случае, если респондент откликнулся с резюме с job board-а.

Действия с респондентами

1. Сменить статус — в необходимом боте выберите респондента/ов и нажмите Сменить статус и выберите необходимый статус;
Респондент сразу перейдет на данный статус;
Данное действие можно производить со страницы респондентов, также как и из карточки респондентов;
2.Архивировать респондента—в нужном боте выберите респондента/ов и нажмите Архивировать.
3.Посмотреть архивированных — на странице со списком респондентов нажмите на кнопку Архив. При включении данной кнопки вы увидите всех архивированных респондентов. Все респонденты будут находиться на статусе, с которого их перенесли в Архив.

Уведомления на почту

Уведомления — дают возможность узнавать о тех или иных событиях, которые произошли с респондентом, в нужный момент через уведомление на почту.

Настройка уведомлений по электронной почте

1. Для того чтобы настроить уведомления, зайдите в необходимый бот — Уведомления;
2. Нажмите на Создать новое уведомление;
3. Откроется новое окно, где вы настраиваете условия и правила, при выполнении
4. которых будут отправляться уведомления. Сама настройка уведомлений разделена на 3 этапа:

• Условия. О каких респондентах? Здесь вы указываете, при каких условиях должны отправляться уведомления. Например, когда хотите получать респондентов, которые завершили общение с ботом успешно и перешли на статус «Завершил переписку».
• Данные. Какие данные? Здесь вы можете выбрать какие данные вы хотите получать по респондентам в письме, а также указывается текст письма, который будет приходить по почте.
• Параметры. Кому и когда? В этом блоке заполняется тема письма, получатель или несколько получателей сразу.
• Если выбран вариант отправлять каждого респондента отдельно, то уведомление будет отправлять сразу после того, как будут проверены условия.
• Если выбран вариант отправлять периодическую сводку, то уведомление будет отправляться по выбранному графику.
• Заполните все данные и нажмите Сохранить. Выйдет вопрос Включить отправку уведомлений? Выберите «Да» и уведомления автоматически активируются.

Включение и отключение уведомлений

1. Зайдите в необходимый бот — Уведомления;
2. Выберите необходимое уведомление и нажмите на иконку переключателя;
3. Уведомление будет включаться или отключаться в зависимости от его текущего состояния.

Удаление уведомлений

1. Зайдите в необходимый бот — Уведомления;
2. Выберите необходимое уведомление и нажмите на иконку удалить;
3. Подтвердите данное действие.

Редактирование уведомлений

1. Зайдите в необходимый бот — Уведомления;
2. Выберите необходимое уведомление и нажмите на иконку Редактировать;
3. Внесите корректировки и сохраните.

Интеграции
Интеграция — это процесс соединения одной системы ATS/CRM с HRMKA, чтобы обеспечить автоматическую передачу данных между ними и возможность возврата данных. Это позволяет системам работать совместно и эффективно обмениваться информацией, что приводит к улучшению бизнес-процессов и повышению общей эффективности работы.

Подключение интеграции с ATS на компанию

1. В боковом меню нажмите Интеграции.
2. Обратите внимание, что данная страница доступна пользователям с ролью администратор.

Важно. Каждая ATS и job board имеет свои настройки и нюансы. При подключении интеграции/отключении и тд. лучше использовать инструкции, которые находятся в карточке каждой интеграции.

3.На данной странице вы можете подключить интеграцию с:

• С job board Авито или HeadHunter;
• С такими ATS как: Skillaz, Potok, Huntflow, E-Staff и Friend-Work.

4.Обратите внимание, что на данной странице подключается только связка кабинета пользователя в ATS + кабинет пользователя в HRMKA и в дальнейшем необходимо связать вакансии и боты.
5.Для этого, после связки ATS + HRMKA, необходимо перейти в необходимый бот нажать Интеграции и на необходимой интеграции нажать Настроить.

Подключение интеграции с ATS на бот
Чтобы связать бота HRMKA c вакансией в ATS, сперва необходимо подключить интеграцию личного кабинета компании в HRMKA с ATS.

1. Зайдите на страницу Мои боты — выберите необходимого бота — на странице бота нажмите Интеграции.
2. В открывшемся окне отобразится список подключенных интеграций, в этом списке должна быть карточка подключенной ATS. В этой карточке нажмите на кнопку Настроить.
3. При необходимости нажмите на Инструкция, чтобы ознакомиться подробно со всеми шагами настройки той или иной интеграции.
4. На открывшейся странице вы можете настроить логику сбора респондентов из ATS в боте. Данная страница разделена на три этапа: Импорт респондентов / Переменные / Действия в ATS.
5. Импорт респондентов — здесь необходимо выбрать вакансию и события, с которых необходимо забирать респондентов в бот.

• Также, нажав кнопку Добавить критерии, вы можете выбрать дополнительный уровень фильтраций респондентов;
• После настройки всех параметров нажмите Продолжить.

Важно. Кнопка Я не хочу получать кандидатов даёт возможность пропустить настройку импорта кандидатов. Респонденты не будут попадать в бот из ATS, но при этом вы сможете передавать кандидатов из бота в ATS. В данном случае вам перебросит сразу на третий шаг Действия ATS.

6.Переменные — в открывшейся странице вы можете настроить логику сбора данных из ATS в пользовательские переменные HRMKA. Если у вас отсутствует необходимость сбора дополнительных данных из ATS в переменные HRMKA нажмите кнопку Пропустить. После настройки сбора данных ATS в переменные нажмите кнопку Продолжить.
7.Действия в ATS — На открывшейся странице вы можете настроить действия в ATS на основе статусов респондентов в боте. Нажмите кнопку Добавить действие, если необходимо добавить дополнительное действие.
8.После всех настроек нажмите кнопку Готово.

Готово — интеграция подключена.

Изменения настроек интеграции на уровне бота

1. Зайдите на страницу Мои боты — выберите необходимого бота — на странице бота нажмите Интеграции.
2. В открывшемся окне отобразится список подключенных интеграции. В списке должна быть карточка необходимой ATS. В этой карточке нажмите на кнопку Настроить.
3. Теперь вам доступно редактирования настроек: от настроек сбора респондентов в боте до настроек действий на основе статусов в боте.
4. При внесении существенных изменений в настройки интеграции с ботом без сохранения, интеграция автоматически остановится. Вам необходимо будет ее возобновить или продолжить редактировать.
5. Внесите все изменения и нажмите Готово.

Отключение настроек интеграции на уровне бота

Если у вас пропала необходимость в интеграции с конкретным ботом, вы можете отключить интеграцию с конкретным ботом.

1. Зайдите на страницу Мои боты — выберите необходимого бота — на странице бота нажмите Интеграции.
2. В открывшемся окне отобразится список доступных интеграций, в этом списке должна быть карточка необходимой ATS. В этой карточке нажмите на кнопку Остановить.
3. При остановке интеграции настройки сохраняются, вы можете возобновить работу интеграции с ботом.

Готово — интеграция с ботом отключена.

Отключение настроек интеграции на уровне компании
Возможно, вы мигрировали в другую ATS систему, и для вас пропала необходимость в поддержке текущей. В этом случае вы можете отключить интеграцию ATS с HRMKA.

1. Зайдите на страницу Интеграции через боковое меню.
2. В списке подключенных интеграций найдите необходимую ATS и нажмите Отключить
3. При отключении интеграций настройки сохраняются, вы можете обратно возобновить работу интеграций. Все активные настройки интеграции с ботами HRMKA автоматически отключатся

Готово — интеграция ATS c HRMKA отключена.

Расширение Рекрутер

Скачивание и установка расширения

Данная кнопка позволяет вам вручную отправить в определенный бот понравившегося кандидата с работного сайта.

Важно. Данная кнопка работает только на браузере Сhrome.

1. Для того, чтобы подключить данную кнопку, нажмите на кнопку Рекрутёр в Боковом меню;
2. Нажмите Установить;
3. После этого вас перекинет автоматически на страницу интернет-магазина Chrome, нажмите Установить, далее Установить себе;
4. Вернитесь на страницу Рекрутёр и нажмите Активировать. Выйдет сверху уведомление: Расширение теперь активно;
5. После установки Кнопки HRMKA в браузере необходимо нажать на Расширения возле адресной строки (мозаика), и закрепить HRMKA. И выйдет иконка HRMKA рядом с мозаикой;
6. Далее на иконку расширения. Вводите логин и пароль от системы HRMKA и нажимайте Войти.

Готово — расширение готово к работе.

Как отправить респондента через кнопку

1. Для того расширение работало на сайте, зайдите на сайт и откройте резюме кандидата, которого хотите занести в бот и обновите страницу;
2. Данные кандидата автоматически подтянуться в расширение;
3. Выберите необходимый бот и нажмите Отправить боту.

Готово — вы добавили респондента в бот. Если бот запущен, то данному респонденту сразу уйдет рассылка.

Важно. Расширение, работает на таких сайтах как: hh.ru, superjob.ru, rabota.ru

Аналитика и отчеты

Формирование отчета по боту

1. Перейдите в необходимый бот — Скачать отчет;
2. При клике на кнопку Скачать отчет вы сразу перейдете на страницу формирования нового отчета, где:

• Сможете выбрать сразу несколько ботов (лимит 20);
• Выбрать данные, которые необходимо отображать по респондентам вместе с перепиской;
• Сформировать отчет включая и архивированных респондентов;
• Выбрать по какому формату сформировать отчет: По дате добавления респондентов в бот или По дате обновления их;

3.После выбора всех данных нажмите Сохранить. Вас перекинет на страницу всех ваших отчетов. С данной страницы, после того как отчет сформируется вы сможете его скачать. Если в отчете нет данных за выбранный период, то выйдет ошибка после формирования отчета.

Формирование отчета Общая аналитика

1. В боковом меню нажмите — Аналитика;
2. Отчет Общая аналитика доступен по кнопке Скачать отчеты;
3. Выберите необходимые даты (лимит 30 дней) и нажмите Скачать за выбранный период;
4. Как только отчет сформируется он скачивается автоматически.

Формирование отчета по респондентам Аналитика по респондентам

1. В боковом меню нажмите — Аналитика;
2. Отчет Аналитика по респондентам доступен по кнопке Скачать отчеты;
3. Выберите необходимые даты (лимит 30 дней) и нажмите Скачать за выбранный период;
4. Как только отчет будет сформирован, он автоматически скачивается.

Формирование реестра

1. Данный реестр доступен только пользователям с ролью администратор. В боковом меню нажмите — Отчеты и выберите Реестр;
2. Нажмите на Создать реестр;
3. Выберите необходимые даты и нажмите Сформировать за выбранный период;
4. Вас перекинет на страницу всех ваших отчетов. С данной страницы, после того как отчет сформируется вы сможете его скачать.

Работа с визуальной аналитикой

1. В боковом меню нажмите — Аналитика и вы перейдете на страницу с аналитикой по компании;
2. Вся визуальная аналитика собирается по дате добавления респондентов в бота;
3. Все данные, например, с 01.01.2024 года;
4. Вся визуальная аналитика собирает данные по архивированным респондентам и архивированным ботам;
5. Данные обновляются с задержкой в 2 часа;
6. По умолчанию в диаграммах данные за неделю;
7. Всего 6 виджетов, которые не подлежат фильтрации. Отображают только респондентов, которое добавлены СЕГОДНЯ и по которым ушла рассылка СЕГОДНЯ;
8. Далее идут фильтры. При выборе необходимых фильтров нажмите Применить. После этого диаграммы, которые расположены ниже, обновятся на основании выбранных фильтров.

Портал вакансий

Портал вакансий — это ваш личный аналог работного сайта, где размещены только ваши вакансии. Отличие только в том, что тут за вас отклики собирает бот. Разместите здесь свои боты и дайте ссылку или QR на портал респондентам — остальное сделает бот.

Перейти в портал вакансий, возможно двумя путями:

• Через Боковое меню.
• Внутри любого Бота перейти в Портал — К порталу.

Добавление ботов в Портал вакансий

1. Добавить ботов на Портал вакансий, можно двумя путями:

• Со страницы Мои боты, на необходимом боте нажмите На портале вакансий, бот будет отображаться на Портале вакансий, со статусом Отображена при отключении, бот не удаляется с Портала вакансий, у вакансии меняется статус на Скрыта.
• Перейдите в необходимый бот и нажмите Добавить на Портал вакансий.

2. Чтобы бот был доступен респондентам на Портале вакансий, его статус должен
быть "Отображена".

Редактирование вакансий и портала вакансий

1. Перейдите в Портал вакансий — Внешний вид.
2. Откроется окно, в котором можно добавить логотип, изменить цвет и указать краткое описание компании. Эти данные будут доступны респондентам на Портале вакансий. Затем нажмите Сохранить.
3. Внесите корректировки в каждый бот, укажите зарплату, город, требования. Для этого нажмите Редактировать напротив каждого бота на Портале вакансий.
4. Откроется окно редактирования, где вы можете изменить название бота, указать заработную плату, город и добавить краткое описание. Затем нажмите Сохранить. Данные изменения отображаются только на Портале Вакансий.

Ссылка и QR на Портал вакансий

1. Перейдите в Портал вакансий и рядом с кнопкой К порталу вакансий нажмите на иконку «Скопировать». Ссылка автоматически скопируется в буфер обмена.
2. Или нажмите на кнопку К порталу вакансий, откроется новое окно в браузере с
3. вашим Порталом вакансий. Вверху в адресной строке скопируете ссылку.
4. Для того, чтобы скачать QR нажмите на странице Портала вакансий QR — Скачать QR-код.
5. Разместите QR или ссылку на Портал вакансий. При переходе по ссылке или QR респондент будет попадать на страницу, где ему необходимо выбрать вакансию и нажать Откликнуться. Пример Портала вакансий:

Важно. Если вы размещаете ссылку или QR-код на Портал вакансий во внешних
источниках, обязательно добавьте входящий модуль в ботах или используйте боты,
предназначенные для внешнего трафика. Это необходимо для получения контактных
данных респондента, чтобы бот мог связаться с ним.

SMS

Подключение SMS

1. По умолчанию sms недоступны. Для получения доступа, обратитесь к своему менеджеру;
2. Отправка sms доступна, только тем респондентам, которые находятся на статусах Не отреагировали и Нет WhatsApp;
3. После открытия доступа к sms на данных статусах при выборе респондентов, будет доступна кнопка Отправить SMS;
4. Вы можете отправить SMS выборочно определенным респондентам, выделив их нажатием на пустой бокс и нажав Отправить SMS;
5. Вы можете настроить автоматическую отправку sms;
6. Какой текст будет отправлен?

По умолчанию для тех, у кого нет WhatsApp:

• «Здравствуйте, нас заинтересовало ваше резюме. Свяжитесь с нами по ссылке: %ссылка%»

Для изменения текста обратитесь к вашему Клиентскому менеджеру.

• 7.По умолчанию для тех, кто не отреагировал на первое сообщение в WhatsApp: «Здравствуйте, ваше резюме нас заинтересовало. Мы связались с вами в мессенджере. Перейти в чат: %ссылка%»;

Для изменения текста обратитесь к вашему Клиентскому менеджеру.

Автоотправка SMS

1. Перейдите в боте на нужный статус (Не отреагировали или Нет WhatsApp);
2. Включите Авто-отправку sms. Кнопка АвтоSMS;
3. Автоотправка включается на каждый статус отдельно;
4. При ВКЛючении автоотправки sms, всем респондентам, которые находились до ВКЛючения кнопки, не уйдут sms;
5. Главное условие, чтобы автоматом ушла sms-ка определенному респонденту — надо чтобы ранее в рамках этого бота ему не отправлялось ни одно sms;
6. Если респондент находятся на статусе Нет WhatsApp sms, при включенной автоотправке смс, респонденту уйдет смс в моменте его перехода на статус Нет WhatsApp;
7. Если ваши респонденты после получения первого сообщения в WhatsApp не реагируют и находятся на статусе Не отреагировали более 6 часов, то им будет отправлено СМС сообщение с прямой ссылкой в WhatsApp с 18:00 до 19:00 по времени города, в котором работает ваш бот.

Центр уведомлений

Уведомление — мгновенное или запланированное сообщение о каком-либо событии в системе, требующем внимания пользователя и/или какого-либо действия от него (например, скачивания отчёта).

1. Для просмотра уведомлений нажмите на боковое меню Уведомления;
2. В центре уведомлений есть вкладки, по которым отфильтрованы уведомления:

• Вкладка Все — содержит все уведомления
• Вкладка Интеграции — содержит только уведомления по интеграциям
• Вкладка Отчёты — содержит уведомления, касающиеся функционала формирования и обновления отчётов
• Вкладка Боты — содержит уведомления, касающиеся работы ботов, модерации, запуска и т.п.

3.Кроме того, в центре уведомлений есть переключатель Непрочитанные, при включении которого скрываются все прочитанные уведомления и остаются только
непрочитанные;
4. Когда появляется новое уведомление, в боковом меню напротив пункта
Уведомления появляется индикатор наличия нового уведомления.