Umowa o przetwarzaniu danych

Ostatnia aktualizacja: 4 września 2026 r. · Wersja 1.0

Niniejsza Umowa o przetwarzaniu danych ("DPA") stanowi część Umowy dotyczącej usługi Maildroppa. Ma zastosowanie zawsze, gdy Maildroppa przetwarza dane osobowe w imieniu Klienta.

Strony

Administrator ("Klient"): osoba fizyczna lub prawna wskazana jako Klient w Zamówieniu lub koncie Maildroppa, w tym skutecznie włączony Podmiot powiązany Klienta, o ile jest administratorem Danych osobowych Klienta.

Podmiot przetwarzający ("Maildroppa"):

Marcus Biel, działający pod firmą „Maildroppa”
Dr.-Peter-Hecker-Str. 4b
82031 Grünwald
Niemcy
Kontakt: formularz kontaktowy

Klient i Maildroppa zwani są łącznie „Stronami”.

1. Zakres, czas trwania i hierarchia

1.1 Niniejsza DPA reguluje przetwarzanie danych osobowych przez Maildroppa w imieniu Klienta w związku z usługą ("Dane osobowe Klienta"). Przedmiot, charakter, cel, kategorie osób, których dane dotyczą, oraz rodzaje danych opisano w Załączniku 1.

1.2 DPA wchodzi w życie z chwilą zaakceptowania przez Klienta Regulaminu, Zamówienia włączającego DPA lub oddzielnego elektronicznego potwierdzenia. Obowiązuje przez cały okres Umowy oraz tak długo, jak Maildroppa przetwarza Dane osobowe Klienta.

1.3 W zakresie przetwarzania w imieniu Klienta niniejsza DPA ma pierwszeństwo przed Umową główną. W każdym przypadku pierwszeństwo ma bezwzględnie obowiązujące prawo o ochronie danych.

1.4 Do własnych celów — w tym umownych i rozliczeniowych, bezpieczeństwa konta Maildroppa, ochrony platformy i infrastruktury wysyłkowej, zapobiegania nadużyciom i realizacji obowiązków prawnych — Maildroppa może występować jako odrębny administrator. Takie przetwarzanie regulowane jest Informacją o ochronie danych, a nie niniejszą DPA. Maildroppa nie wykorzysta roli podmiotu przetwarzającego do reklamy Maildroppa z użyciem Danych osobowych Klienta.

2. Definicje i prawo właściwe

2.1 „Dane osobowe”, „przetwarzanie”, „administrator”, „podmiot przetwarzający”, „osoba, której dane dotyczą”, „naruszenie ochrony danych osobowych” oraz „organ nadzorczy” mają znaczenie nadane im w RODO.

2.2 „Prawo o ochronie danych” oznacza RODO, niemiecką Federalną Ustawę o Ochronie Danych oraz inne przepisy o ochronie danych mające zastosowanie do danego przetwarzania.

2.3 Jeżeli Klient sam jest podmiotem przetwarzającym dla innego administratora, Maildroppa działa jako dalszy podmiot przetwarzający. Klient oświadcza, że jest uprawniony do wydawania instrukcji i angażowania Maildroppa oraz udostępni Maildroppa informacje i uprawnienia administratora w zakresie wymaganym do wykonania niniejszej DPA.

3. Odpowiedzialność Klienta i instrukcje

3.1 Klient odpowiada za legalność przetwarzania, prawa osób, których dane dotyczą, poprawność i niezbędność danych oraz za swoje instrukcje. W szczególności zapewnia podstawę prawną, klauzule informacyjne, zgody, gdy są wymagane, decyzje o retencji i usunięciu oraz legalnych odbiorców.

3.2 Udokumentowane instrukcje obejmują Umowę główną, niniejszą DPA, konfigurację i korzystanie z usługi przez Klienta oraz dodatkowe instrukcje w formie tekstowej. Instrukcja nie może zasadniczo zmieniać charakteru, celu ani zakresu uzgodnionej usługi. Dodatkowe instrukcje mogą wymagać oddzielnej umowy i uzasadnionej opłaty.

3.3 Klient nie może przetwarzać w Maildroppa szczególnych kategorii danych z art. 9 RODO, danych o wyrokach skazujących i czynach zabronionych z art. 10 RODO, pełnych danych instrumentów płatniczych, tajemnic urzędowych ani innych szczególnie chronionych informacji, chyba że Maildroppa uprzednio wyrazi na to wyraźną pisemną (tekstową) zgodę na określony cel i zabezpieczenia.

3.4 Klient odpowiednio do ryzyka konfiguruje dostępne funkcje ról, eksportu, usuwania, zgody, śledzenia i integracji, a także chroni konta, domeny, klucze API i dane uwierzytelniające.

4. Przetwarzanie wyłącznie na udokumentowaną instrukcję

4.1 Maildroppa przetwarza Dane osobowe Klienta wyłącznie na udokumentowane instrukcje Klienta, w tym w zakresie transferu do państwa trzeciego, o ile prawo Unii lub państwa członkowskiego nie nakłada obowiązku innego przetwarzania. W takim przypadku Maildroppa poinformuje Klienta o wymogu prawnym przed rozpoczęciem przetwarzania, o ile prawo nie zabrania tego z ważnych względów interesu publicznego.

4.2 Maildroppa wykorzystuje Dane osobowe Klienta wyłącznie do świadczenia, zabezpieczenia, wsparcia i zakończenia uzgodnionej usługi oraz do realizacji zgodnych z prawem instrukcji. Zabroniona jest sprzedaż, reklama stron trzecich i tworzenie list odbiorców dla innej strony.

4.3 Jeżeli Maildroppa uzna, że instrukcja narusza Prawo o ochronie danych, poinformuje Klienta bez zbędnej zwłoki i może zawiesić daną instrukcję do czasu jej potwierdzenia, zmiany lub wyjaśnienia przez organ właściwy. Strony w dobrej wierze współpracują nad zgodną z prawem alternatywą.

4.4 Dostęp do Danych osobowych Klienta mają wyłącznie osoby, którym jest to niezbędne do wykonywania obowiązków. Przed uzyskaniem dostępu osoby te są związane poufnością lub odpowiednim obowiązkiem ustawowym i otrzymują instrukcje z zakresu prywatności i bezpieczeństwa.

5. Środki techniczne i organizacyjne

5.1 Maildroppa wprowadza środki opisane w Załączniku 2 zgodnie z art. 28 ust. 3 lit. c) oraz art. 32 RODO. Środki te uwzględniają stan techniki, koszty wdrożenia, charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania oraz prawdopodobieństwo i wagę ryzyka.

5.2 Maildroppa może rozwijać lub zastępować poszczególne środki równoważnymi lub skuteczniejszymi kontrolami. Ogólny uzgodniony poziom ochrony nie może zostać istotnie obniżony. Istotne niekorzystne zmiany są zgłaszane z wyprzedzeniem, chyba że konieczne jest natychmiastowe działanie w celu usunięcia nagłego ryzyka.

5.3 Bezpieczeństwo jest wspólną odpowiedzialnością. Maildroppa nie odpowiada za ryzyka spowodowane wyłącznie przez niezgodne z prawem Treści Klienta, niezabezpieczone urządzenia Klienta, współdzielone dane uwierzytelniające, błędną konfigurację integracji Klienta lub instrukcje Klienta. Własne ustawowe i umowne obowiązki Maildroppa pozostają bez zmian.

6. Pomoc w realizacji praw osób, których dane dotyczą

6.1 Uwzględniając charakter przetwarzania, Maildroppa pomaga Klientowi poprzez odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w realizacji żądań z rozdziału III RODO, w tym dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia, przenoszenia, sprzeciwu i informacji o zautomatyzowanych decyzjach.

6.2 Jeżeli żądane dane są dostępne poprzez funkcje produktu, Klient realizuje żądanie samodzielnie. W ramach dodatkowego stosownego wsparcia Maildroppa udostępnia posiadane informacje lub dokonuje sprostowania, eksportu, ograniczenia lub usunięcia danych na udokumentowaną instrukcję.

6.3 Jeśli Maildroppa otrzyma żądanie osoby, której dane dotyczą, wyraźnie dotyczące Danych osobowych Klienta, poinformuje Klienta bez zbędnej zwłoki i nie udzieli merytorycznej odpowiedzi, chyba że zostanie do tego zobowiązana instrukcją Klienta lub prawem. Maildroppa może poinformować osobę, że żądanie zostało przekazane administratorowi.

6.4 Klient przekazuje wyłącznie informacje niezbędne do zlokalizowania i bezpiecznego spełnienia żądania. Maildroppa może naliczyć uzasadnione, wcześniej zgłoszone koszty za rażąco nadmierną, powtarzającą się lub niestandardową pomoc w zakresie, w jakim pozwala art. 28 RODO.

7. Zgodność, oceny skutków i organy

7.1 Uwzględniając charakter przetwarzania i dostępne informacje, Maildroppa wspiera Klienta w zakresie art. 32–36 RODO, w tym bezpieczeństwa, zgłaszania i komunikacji naruszeń, oceny skutków ochrony danych i uprzednich konsultacji.

7.2 Na uzasadnione żądanie Maildroppa udostępnia informacje o usłudze, przepływach danych, środkach, podprocesorach i znanych ryzykach potrzebne do oceny skutków przez Klienta, o ile nie są już dostępne w dokumentacji lub koncie.

7.3 Jeśli Maildroppa otrzyma wiążące żądanie organu lub sądu dotyczące Danych osobowych Klienta, poinformuje Klienta przed ujawnieniem, o ile prawo na to pozwala. Maildroppa oceni uprawnienie i zakres żądania, ujawni wyłącznie wymaganą prawem treść i udokumentuje sprawę.

8. Naruszenia ochrony danych osobowych

8.1 Maildroppa powiadomi Klienta bez zbędnej zwłoki po stwierdzeniu Naruszenia ochrony danych osobowych dotyczącego Danych osobowych Klienta. Informacje wstępne mogą być przekazywane etapami i nie będą wstrzymywane do zakończenia dochodzenia.

8.2 W zakresie dostępnym zgłoszenie obejmuje:

• charakter naruszenia, w tym kategorie i przybliżoną liczbę osób oraz rekordów;
• prawdopodobne konsekwencje;
• podjęte lub proponowane działania ograniczające i naprawcze;
• czas wystąpienia lub okres oraz aktualny status dochodzenia;
• punkt kontaktowy do pytań.

8.3 Maildroppa niezwłocznie podejmuje stosowne działania ograniczające, zabezpieczające dowody, ustalające przyczynę źródłową i naprawcze, dokumentuje naruszenie i przekazuje dostępne informacje potrzebne Klientowi do wypełnienia obowiązków z art. 33 i 34 RODO.

8.4 Klient pozostaje odpowiedzialny za ocenę i ewentualne powiadomienie organu nadzorczego w ciągu 72 godzin od własnego stwierdzenia oraz za ewentualną komunikację do osób, których dane dotyczą. Powiadomienie Maildroppa nie stanowi uznania naruszenia obowiązku ani odpowiedzialności.

8.5 Klient niezwłocznie informuje Maildroppa o incydentach bezpieczeństwa w środowisku Klienta, które mogą dotyczyć Danych osobowych Klienta lub usługi, i współpracuje przy ograniczaniu skutków.

9. Podprocesorzy

9.1 Klient udziela ogólnego pisemnego upoważnienia dla podprocesorów wymienionych w Załączniku 3. Maildroppa pozostaje odpowiedzialna wobec Klienta za wykonanie przez podprocesora obowiązków z art. 28 ust. 4 RODO.

9.2 Maildroppa zobowiązuje każdego podprocesora umownie do zasadniczo takiego samego poziomu ochrony danych dla danej usługi, w tym do instrukcji, poufności, bezpieczeństwa, pomocy, usuwania i praw audytu.

9.3 Zwykle co najmniej 30 dni przed dodaniem lub zastąpieniem podprocesora Maildroppa wysyła powiadomienie na służbowy adres e-mail zapisany w koncie i publikuje datowaną zmianę na liście podprocesorów. Krótszy okres może dotyczyć pilnych potrzeb bezpieczeństwa lub dostępności; Maildroppa wyjaśni przyczynę i poinformuje możliwie najwcześniej.

9.4 Klient może wnieść sprzeciw w okresie powiadomienia na konkretnych, uzasadnionych podstawach ochrony danych. Strony dążą do rozsądnego rozwiązania, np. zmiany konfiguracji. Jeżeli brak możliwego rozwiązania, a sprzeciw jest uzasadniony, Klient może wypowiedzieć Umowę główną ze skutkiem natychmiastowym bez dodatkowych opłat przed rozpoczęciem korzystania z nowego podprocesora. Czysto handlowe lub konkurencyjne zastrzeżenia są niewystarczające.

9.5 Usługi, które nie przetwarzają Danych osobowych Klienta, oraz odbiorcy lub integracje podłączone przez Klienta na jego instrukcję, nie są podprocesorami Maildroppa. Dotyczy to także usługi, do której Klient łączy się i zawiera umowę poprzez własne konto u podmiotu trzeciego.

10. Transfery międzynarodowe

10.1 Maildroppa przekazuje Dane osobowe Klienta poza Europejski Obszar Gospodarczy wyłącznie na udokumentowane instrukcje i zgodnie z rozdziałem V RODO.

10.2 Jeżeli nie istnieje mająca zastosowanie decyzja stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony, Maildroppa zawiera z importerem aktualne Standardowe Klauzule Umowne Komisji Europejskiej. Zazwyczaj stosuje się Moduł 2, gdy Klient jest administratorem, i Moduł 3, gdy Klient jest podmiotem przetwarzającym. Niniejsza DPA i jej Załączniki wypełniają odpowiednie Aneksy SCC.

10.3 Gdy dostawca jest ważnie certyfikowany w ramach EU-US Data Privacy Framework dla odpowiednich danych, można korzystać z decyzji o adekwatności. Maildroppa monitoruje odpowiednią certyfikację w rozsądnych odstępach i utrzymuje alternatywny mechanizm tam, gdzie to konieczne, aby kontynuować transfer.

10.4 Maildroppa dokumentuje ocenę wpływu transferu, gdy jest wymagana, i stosuje dodatkowe techniczne, umowne lub organizacyjne środki odpowiednie do danego prawa, możliwości dostępu i ryzyka danych. Klient dostarcza informacje potrzebne do oceny własnych instrukcji.

11. Zwrot i usunięcie

11.1 W trakcie obowiązywania Umowy Klient może korzystać z dostępnych funkcji eksportu i usuwania. Przed zakończeniem umowy Klient może zażądać zwrotu operacyjnych Danych osobowych Klienta w dostępnym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego.

11.2 Po zakończeniu usług Maildroppa usuwa wszystkie Dane osobowe Klienta i ich kopie bez zbędnej zwłoki, chyba że Klient wcześniej zażąda zwrotu lub prawo Unii bądź państwa członkowskiego wymaga retencji. Usunięcie rozpoczyna się po zakończeniu ewentualnego uzgodnionego zwrotu. Na żądanie Maildroppa potwierdzi usunięcie w formie tekstowej.

11.3 Dane pozostające w kopiach zapasowych z ograniczonym dostępem nie są wykorzystywane do nowych celów produkcyjnych i są nadpisywane zgodnie z dokumentowanym cyklem backupów. Do tego czasu są zablokowane przed regularnym dostępem. Jeżeli kopia zapasowa zostanie użyta do przywrócenia, Maildroppa niezwłocznie ponownie zastosuje zaległe zapisy usunięcia, sprzeciwu i ograniczenia.

11.4 Dane prawnie przechowywane oraz minimalne informacje niezbędne do bezpieczeństwa, zapobiegania nadużyciom lub stałego przestrzegania wypisań są odseparowane, ograniczone dostępem i wykorzystywane wyłącznie w tym celu, a następnie usuwane, gdy nie są już potrzebne. Maildroppa identyfikuje kategorię i podstawę prawną wobec Klienta, jeśli nie zostały wcześniej udokumentowane.

12. Informacje i audyty

12.1 Maildroppa udostępnia informacje niezbędne do wykazania zgodności z art. 28 RODO i niniejszą DPA. Mogą to być aktualne TOM-y, informacje o podprocesorach i transferach, odpowiednie certyfikaty, raporty z audytów, kwestionariusze i potwierdzenia usunięcia.

12.2 Jeżeli te materiały nie usuną uzasadnionego ryzyka, Klient lub niezależny kompetentny audytor związany poufnością może przeprowadzić audyt. Audyty odbywają się zazwyczaj nie częściej niż raz na 12 miesięcy, z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem, w zwykłych godzinach pracy i bez zbędnych zakłóceń dla innych klientów lub bezpieczeństwa.

12.3 Dodatkowy audyt lub audyt z krótszym terminem powiadomienia jest dopuszczalny w razie Naruszenia ochrony danych osobowych, konkretnego poważnego zaniepokojenia lub polecenia organu nadzorczego. Maildroppa może udostępnić silnie wrażliwe materiały bezpieczeństwa w formie odpowiedniego raportu strony trzeciej i ograniczyć dostęp do danych innych klientów, kodu źródłowego, podatności lub tajemnic handlowych, o ile cel audytu może zostać osiągnięty.

12.4 Każda Strona ponosi własne koszty. Jeżeli audyt generuje znaczną pracę wykraczającą poza ustawowe obowiązki lub nie stwierdzi istotnych niezgodności po stronie Maildroppa, Maildroppa może naliczyć uzasadnione koszty uzgodnione z góry. Jeśli stwierdzi istotną niezgodność Maildroppa, Maildroppa ponosi uzasadnione koszty audytu i usuwa niezgodność bez zbędnej zwłoki.

12.5 Maildroppa prowadzi rejestry kategorii czynności przetwarzania zgodnie z art. 30 ust. 2 RODO i współpracuje z właściwym organem nadzorczym na jego żądanie.

13. Odpowiedzialność

13.1 Odpowiedzialność między Stronami regulują art. 82 RODO, inne bezwzględnie obowiązujące przepisy o ochronie danych oraz skuteczne postanowienia odpowiedzialności Umowy głównej. Żadne postanowienie DPA nie ogranicza praw osób, których dane dotyczą, ani uprawnień organu nadzorczego.

13.2 W relacjach między Stronami każda odpowiada za straty i koszty w zakresie spowodowanym własnym zawinionym naruszeniem niniejszej DPA, obowiązku ustawowego lub zgodnej z prawem odpowiedzialności. Ustawowe prawa regresu pozostają nienaruszone.

14. Rozwiązanie z powodu naruszenia ochrony danych

14.1 Jeżeli Maildroppa w sposób istotny naruszy DPA, Klient może zawiesić dane przetwarzanie do czasu usunięcia naruszenia. Jeżeli Maildroppa nie usunie istotnego naruszenia w rozsądnym terminie lub usunięcie jest niemożliwe, Klient może wypowiedzieć daną usługę ze skutkiem natychmiastowym.

14.2 Maildroppa może zawiesić niezgodną z prawem instrukcję na mocy klauzuli 4.3. Jeżeli nie można znaleźć zgodnej z prawem alternatywy, a kontynuacja naruszałaby Prawo o ochronie danych, Maildroppa może zakończyć dane przetwarzanie. Obowiązki zwrotu, usunięcia i dowodowe pozostają.

15. Postanowienia końcowe

15.1 Zmiany są uzgadniane w formie tekstowej lub włączane poprzez udokumentowany proces elektroniczny. Załączniki mogą być aktualizowane w celu odzwierciedlenia rzeczywistego przetwarzania, o ile ogólny poziom ochrony nie zostanie istotnie obniżony i przestrzegane są prawa do powiadomienia i sprzeciwu wynikające z DPA.

15.2 Jeśli którekolwiek postanowienie jest nieważne, pozostałe postanowienia pozostają w mocy, a w jego miejsce stosuje się przepisy ustawowe.

15.3 W zakresie, w jakim bezwzględnie obowiązujące Prawo o ochronie danych nie stanowi inaczej, zastosowanie ma prawo niemieckie oraz postanowienia o jurysdykcji zawarte w Umowie głównej.

15.4 Niniejsza polska wersja została sporządzona dla wygody. W przypadku sprzeczności z wersją niemiecką pierwszeństwo ma wersja niemiecka, o ile bezwzględnie obowiązujące prawo nie stanowi inaczej.

Załącznik 1 – Opis przetwarzania

1. Przedmiot i cel

Świadczenie opartej na chmurze usługi Maildroppa do marketingu e-mailowego opartego na zgodzie, obejmującej zarządzanie kontaktami i listami, formularze i procesy rejestracji, kampanie, szablony, automatyzacje, wysyłkę, raporty dostarczania i interakcji, pliki, integracje, eksporty, wsparcie, bezpieczeństwo, kopie zapasowe i umowne usunięcie.

2. Czas trwania

Okres obowiązywania Umowy głównej plus okres zwrotu, usunięcia i wygaśnięcia kopii zapasowych określony w klauzuli 11.

3. Charakter przetwarzania

Zbieranie poprzez formularze Klienta, rejestrowanie, organizowanie, strukturyzowanie, przechowywanie, adaptację, segmentację, dopasowywanie, wyszukiwanie, wyświetlanie, import, eksport, transmisję, wysyłkę, logowanie, analizę, ograniczanie, kopię zapasową i usunięcie na instrukcję Klienta.

4. Kategorie osób, których dane dotyczą

• subskrybenci, prospekci, leady, klienci i inni kontrahenci Klienta;
• odwiedzający i osoby przesyłające dane poprzez formularze i strony lądowania Klienta;
• odbiorcy kampanii, automatyzacji i wiadomości transakcyjnych Klienta;
• inne osoby, których dane Klient legalnie przesyła do usługi.

5. Kategorie danych osobowych

• dane identyfikacyjne i kontaktowe: imię i nazwisko, adres e-mail i firmowe dane kontaktowe wprowadzone przez Klienta;
• zdefiniowane przez Klienta pola profilu, tagi, segmenty, listy i przypisania do odbiorców;
• dane zgody, źródła i dowodowe: źródło rejestracji, formularz, treść zgody, znaczniki czasu, status potwierdzenia i wypisania oraz metadane IP/przeglądarki, jeśli włączone i legalne;
• techniczne dane formularza i nadużyć: wymiary ekranu, wersja przeglądarki i systemu operacyjnego, pochodny identyfikator urządzenia, dane IP/żądania oraz ostatni czas wyświetlenia wyskakującego okna zapisany w przeglądarce, gdy Klient osadzi skrypt wczytujący formularz z odpowiednią konfiguracją;
• treść kampanii, formularzy, automatyzacji, szablonów i wiadomości;
• dane dostarczania i interakcji: status dostarczenia, zdarzenia otwarć i kliknięć, gdy włączone i legalne, odbicia, skargi, wypisania i blokady wysyłki;
• dane techniczne: adres IP, urządzenie, przeglądarka, żądanie, informacje bezpieczeństwa, logi i błędy;
• pliki, załączniki i treści przesłane przez Klienta;
• informacje o integracjach, imporcie, eksporcie i wsparciu, w tym identyfikatory stron trzecich przesłane przez Klienta.

6. Dane szczególne

Przetwarzanie szczególnych kategorii danych z art. 9 RODO oraz danych o wyrokach z art. 10 RODO nie jest częścią usługi i jest zabronione, chyba że wyraźnie uzgodnione z wyprzedzeniem w formie tekstowej dla konkretnego celu z dodatkowymi zabezpieczeniami.

7. Częstotliwość i wolumen

Ciągłe, w wolumenie określanym przez korzystanie, konfigurację, odbiorców, plan i instrukcje Klienta.

8. Prawa i obowiązki Klienta

Prawa i obowiązki Klienta wynikają z niniejszej DPA, Umowy głównej i Prawa o ochronie danych. Klient decyduje w szczególności o celach, podstawach prawnych, kategoriach danych, odbiorcach, konfiguracji, retencji i reakcji na prawa osób, których dane dotyczą.

Załącznik 2 – Środki techniczne i organizacyjne

Maildroppa utrzymuje następujące środki dotyczące Danych osobowych Klienta. Implementacja może ewoluować wraz ze stanem techniki bez istotnego obniżenia ogólnej ochrony.

1. Organizacja i zarządzanie

• udokumentowane odpowiedzialności w zakresie prywatności, bezpieczeństwa i incydentów;
• zobowiązania do poufności dla upoważnionego personelu;
• instrukcje z zakresu prywatności i bezpieczeństwa odpowiednie do roli i zadania;
• kontrolowane nadawanie, zmiana i cofanie dostępu wewnętrznego;
• udokumentowana weryfikacja dostawców i wymagane umowy powierzenia;
• procedury obsługi żądań osób, instrukcji, usuwania i żądań organów.

2. Uwierzytelnianie i kontrola dostępu

• uwierzytelnione konta przez Auth0/Okta i interfejsy produktu i administracji z dostępem ograniczonym według ról;
• indywidualny dostęp wewnętrzny oparty na potrzebie i najmniejszych uprawnieniach;
• ochrona dostępu uprzywilejowanego i tajemnic technicznych; Maildroppa nie przechowuje haseł w postaci jawnej;
• logowanie zdarzeń związanych z bezpieczeństwem kont i administracji;
• przegląd zdarzeniowy i ryzyka oraz niezwłoczne cofnięcie dostępu, gdy nie jest już wymagany.

3. Bezpieczeństwo transmisji i komunikacji

• szyfrowana transmisja przy użyciu aktualnych połączeń HTTPS/TLS;
• zabezpieczone interfejsy API i webhooki poprzez uwierzytelnianie lub metody podpisu/tajnego klucza, gdy dostępne;
• kontrole domen i nadawców oraz obsługa powszechnych metod uwierzytelniania e-maili;
• ochrona przed nadużyciami poprzez proxy, sieć, limity żądań i kontrole bezpieczeństwa.

4. Separacja najemców i celów

• logiczne przypisanie danych i dostępu do kont Klienta;
• autoryzacja po stronie serwera dla zasobów konta;
• oddzielone role i cele dla operacji, wsparcia, rozliczeń i przetwarzania Klienta;
• brak wykorzystania Danych osobowych Klienta do reklamy stron trzecich ani handlu listami.

5. Dostępność, odporność i odtwarzanie

• kluczowa aplikacja na kontrolowanej infrastrukturze w Niemczech i podstawowe przechowywanie danych obiektowych w UE;
• zabezpieczenia przed atakami sieciowymi i nadużyciami obciążenia;
• monitorowanie usługi, rejestrowanie błędów i kontrolowana eskalacja;
• kopie zapasowe z ograniczonym dostępem według udokumentowanego harmonogramu;
• kontrolowane procedury przywracania;
• ponowne zastosowanie zaległych zapisów usunięcia i ograniczenia po przywróceniu.

6. Integralność i bezpieczne przetwarzanie

• techniczna walidacja typu, rozmiaru i dostępu dla obsługiwanych przesyłanych plików;
• kontrolowane wdrażanie oprogramowania i obsługa zależności/podatności;
• logi błędów i bezpieczeństwa z minimalizacją danych;
• zabezpieczenia przed nieautoryzowaną zmianą poprzez kontrolę dostępu;
• odpowiedzialne przetwarzanie odbić, skarg, wypisań i blokad wysyłki.

7. Ochrona danych w fazie projektowania

• wymagane pola i przetwarzanie ograniczone do celu; dodatkowe pola Klienta są konfigurowalne;
• funkcje eksportu, sprostowania, usunięcia i blokady wysyłki wspierają procesy osób, których dane dotyczą;
• procesy zgody i rejestracji mogą zapisywać tekst, źródło i odpowiednie znaczniki czasu;
• pomiar otwarć i kliknięć prezentowany jest jako przejrzysta konfiguracja, gdy funkcja ma zastosowanie;
• dane diagnostyczne i analityczne są pseudonimizowane lub minimalizowane, gdzie to możliwe.

8. Usuwanie i retencja

• operacyjne procesy usuwania kontaktów, kampanii, automatyzacji, formularzy, plików i powiązanych danych Klienta;
• oddzielenie ustawowych danych rozliczeniowych od operacyjnych danych Klienta;
• ograniczone informacje o blokadach wysyłki i bezpieczeństwie wykorzystywane wyłącznie do celu ochronnego;
• operacyjne usunięcie bez zbędnej zwłoki po zakończeniu usługi i wykonaniu ewentualnego uzgodnionego zwrotu; wygaśnięcie kopii zapasowych zgodnie z udokumentowanym cyklem;
• zwrot lub usunięcie dokumentowane na żądanie.

9. Zarządzanie incydentami i przegląd

• udokumentowany proces wykrywania, klasyfikacji, ograniczania, dochodzenia, naprawy i przeglądu;
• powiadomienie Klienta bez zbędnej zwłoki po stwierdzeniu naruszenia dotyczącego Danych osobowych Klienta;
• rejestrowanie osi czasu, systemów i danych, środków oraz dostępnego wpływu;
• zabezpieczenie dowodów przy ograniczonym dostępie;
• okresowa ocena skuteczności i dostosowanie środków na podstawie ryzyka.

Załącznik 3 – Autoryzowani podprocesorzy i transfery

Poniższa lista ma zastosowanie do odpowiednich funkcji; nie każdy dostawca przetwarza te same dane wszystkich Klientów. Maildroppa weryfikuje podmiot prawny, region i mechanizm transferu względem faktycznej umowy przed pierwszym użyciem i po istotnej zmianie.

Auth0/Okta uwzględniono w niniejszym Załączniku tylko w zakresie, w jakim przetwarza Dane osobowe Klienta jako podprocesor w danym przepływie danych. Przetwarzanie przez Maildroppa danych użytkownika konta jako administratora dla własnych celów umownych, konta i uwierzytelniania regulowane jest Informacją o ochronie danych i leży poza niniejszą DPA.

Powiadomienia o zmianach

Maildroppa informuje Klientów na służbowy adres e-mail zapisany w koncie i publikuje datowaną wersję tej listy. Powiadomienie wskazuje dostawcę, cel, lokalizację, mechanizm i planowaną datę rozpoczęcia. Procedurę sprzeciwu reguluje klauzula 9.

Integracje kierowane przez Klienta

Zapier, Make i inne usługi podłączone przez Klienta nie są automatycznie podprocesorami Maildroppa. Gdy Maildroppa przekazuje dane do takiej integracji na instrukcję Klienta, Klient odpowiada za wybór odbiorcy, uprawnienie, klauzule informacyjne, umowy i mechanizmy transferu międzynarodowego.