Beste Archivspeicherlösungen

Archivspeicherlösungen fungieren als Speichersysteme für inaktive Daten, die Unternehmen aufbewahren müssen, aber nur gelegentlich darauf zugreifen. Datenarchivierung oder Datentiering hilft Unternehmen, ältere Informationen für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, Informationsverwaltung, Geschäftsanalysen, Prozessführung oder zukünftige Referenzen zu speichern und zu sichern. Archivdateispeicherlösungen, auch bekannt als Informationsarchivierungslösungen, sind ideal für strukturierte und unstrukturierte Daten wie Finanzberichte, E-Mails, Webinhalte, Protokolldaten, historische Daten, Daten aus stillgelegten Anwendungen, Datenbankeinträge und Tabellenkalkulationen. Primärspeicher erfordert hohe Input/Output-Operationen pro Sekunde (IOPS) für Lese-/Schreibaktivitäten. Archivspeichersysteme hingegen basieren auf leistungsschwachen, hochkapazitiven Speichermedien. Diese kostengünstigen Speicherebenen reduzieren die Kosten für den Primärspeicherverbrauch, die ansonsten bei langfristiger Datenaufbewahrung höher sind. Das Ergebnis ist eine kosteneffiziente Informationsspeicherung mit effizienter Datenabfrage und -übertragung. Einige Archivsysteme verwenden die Funktion "Write Once, Read Many" (WORM), um eine Nur-Lese-Funktionalität zu bieten und Datenänderungen zu verhindern, während andere auch Schreibfunktionen bieten. Was sind die gemeinsamen Merkmale von Archivspeicherlösungen? Die folgenden sind einige Kernmerkmale von Archivspeicherlösungen, die Benutzer als hilfreich empfinden: Suchbarkeit: Suchfunktionen sind ein Muss für Datenarchivierungssoftware, die es Benutzern ermöglicht, Daten nach Typ (E-Mail, PDF, Tabellenkalkulation usw.), Autor, Quelle (Server, Gerät, Anwendung usw.), Erstellungsdatum und Datenstruktur (Sozialversicherungsnummern, Bankleitzahlen usw.) zu durchsuchen. Archivierungslösungen fügen jedem Datensatz auch Metadaten hinzu, um Benutzern zu helfen, inaktive Daten zu finden. Daten-Deduplizierung: Archivsoftware reduziert auch den Speicheraufwand, indem sie redundante Datenkopien von Festplatten, Flash- oder Bandlaufwerken entfernt. Das Ergebnis sind reduzierte Speicheranforderungen, die zu Kosteneinsparungen führen. Archivierungslösungen mit Daten-Deduplizierungsfunktionen ermöglichen es Benutzern, eine Basiskopie von geänderten und unveränderten Daten zu behalten und weniger Redundanz zu erleben. Datenlebenszyklusmanagement: Viele Unternehmen erstellen Archivierungsstrategien, die es ihnen ermöglichen, weniger häufig aufgerufene Daten automatisch vom Primärspeicher in den Archivspeicher zu verschieben. Diese Automatisierungsfunktion spart Unternehmen Zeit, die sonst für das Erstellen, Ändern und Überprüfen von Archiven während des Datenlebenszyklus aufgewendet würde. Zugriffskontrolle: Organisationen mit großen Teams benötigen oft unterschiedliche Berechtigungsstufen, um bestimmten Benutzern den Zugriff auf Archivdaten zu erlauben oder zu verweigern. Die meisten Archivierungssysteme verfügen über voreingestellte Benutzerrollen, um diesen Unternehmen zu helfen, rollenbasierte Zugriffsberechtigungen zu erstellen. Diese Lösungen verfügen auch über Zugriffsprotokolle zur einfachen Überwachung der Benutzeraktivitäten. Flexibilität: Archivierungsplattformen müssen es Unternehmen auch ermöglichen, verschiedene Arten von Daten wie Anwendungsprotokolle, Kundenanfragen und Social-Media-Posts mit mehreren Datenplattformen zu schreiben und abzurufen. Welche Arten von Archivspeicherlösungen gibt es? Archivdatenspeicherlösungen verwenden verschiedene Medien, darunter Bänder, Festplatten, Cloud, Disks und Flash-Speicher. Traditionell waren Archivsysteme dateibasiert, verwenden aber jetzt Objektspeicher. On-Premises-Archivspeicher Unternehmen setzen diese Lösungen in ihren Rechenzentren ein, um die vollständige Kontrolle über Daten, Hardware und Software zu haben. On-Premises-Archivspeicherwerkzeuge verwenden eine Mischung aus Objektspeicherlösungen, Bandspeicher und Festplattenspeicher, um große Datenmengen skalierbar und kosteneffizient zu archivieren. Finanzdienstleister, Regierungsbehörden und Gesundheitsunternehmen verwenden diese Art von Speicher, um sensible Daten zu speichern und gleichzeitig auditbezogene Compliance-Anforderungen zu erfüllen. Cloud-Archivspeicher Cloud-Archivspeicherplattformen ermöglichen es großen Unternehmen mit globalen Büros, Daten sicher von verschiedenen Quellen und Standorten zu archivieren und darauf zuzugreifen. Sie eliminieren die Notwendigkeit, IT-Systeme für die Speicherung zu kaufen oder zu warten, wodurch langfristige Speicherkosten reduziert werden. Diese Lösungen verfügen auch über integrierte Verschlüsselungs- und Anwendungsintegrationsfunktionen. Medizinische Institute, Medienunternehmen, Bildungseinrichtungen und Regierungsbehörden verwenden Cloud-Lösungen, um Patientenakten, Videoaufnahmen, Studentendokumente und öffentliche Aufzeichnungen zu archivieren. Unternehmen benötigen jedoch möglicherweise spezialisierte Software für die Datenübertragung und müssen auf Anbieterbindung achten. Archivspeicher kann je nach verwendetem physischen Speichermedium in die folgenden Medientypen unterteilt werden. Andere Archivierungsspeicherlösungen Nachfolgend sind andere Archivierungslösungen aufgeführt, die Unternehmen in begrenztem Umfang verwenden, die jedoch recht beliebt waren. Optische Medienspeicherung Optische Disks wie DVDs und CDs verwenden die WORM-Technologie, um Daten in einer physisch unveränderlichen Weise zu speichern. Sie verlassen sich auf Laserstrahlen, um die Daten auf rotierenden Disks zu schreiben und zu lesen. Neben einer längeren Haltbarkeit ist dieses Medium auch aufgrund seiner kompakten Größe tragbar. Organisationen, die optische Medien verwenden, kämpfen oft mit geringer Speicherkapazität und langsameren Lese-/Schreibgeschwindigkeiten. Bandarchivspeicher Bandspeichersysteme verwenden Magnetbänder, um Daten aufzuzeichnen und zu speichern. Unternehmen verwenden sie aufgrund ihrer geringen Kosten, Zuverlässigkeit und Fähigkeit, Daten vor Malware zu schützen, indem sie offline arbeiten. Bänder erleichtern auch die Fehlererkennung und -korrektur mit der Funktion zur Überprüfung nach dem Schreiben. Die Hauptherausforderung besteht darin, dass Bänder sequentiellen Zugriff verwenden, was die Datensuche und -abfrage verlangsamt. Außerdem verschlechtern sich Bänder durch Gebrauch und Umwelteinflüsse. Festplattenlaufwerk Festplattenlaufwerke sind elektromechanische Geräte, die Magnetismus für die Datenspeicherung und -abfrage verwenden. Sie verfügen über Daten-Deduplizierungs- und Fernreplikationsfunktionen. Benutzer können sie auch mit Indizierungsmaschinen integrieren, um archivierte Elemente schneller zu durchsuchen. Trotz eines hervorragenden Speicher-Kosten-Verhältnisses können Festplattenlaufwerke teuer in der Aufrüstung und Wartung sein. Darüber hinaus haben sie eine hohe Ausfallrate ohne Kühlung und Luftfilterung. Wechselplatte Wechselplattenspeicher bietet zufällige Zugriffsmöglichkeiten, die ein schnelleres Lesen und Schreiben von Medien gewährleisten. Kleine und mittelständische Unternehmen verwenden hauptsächlich Wechselplatten wie externe Festplatten, Universal Serial Bus (USB)-Laufwerke und Flash-Laufwerke aufgrund ihrer Portabilität und Benutzerfreundlichkeit. Wechselplatten bieten jedoch ein schlechtes Kosten-Speicher-Verhältnis und eignen sich nicht für Unternehmen mit großen Datenmengen. Was sind die Vorteile von Archivspeicherlösungen? Die Vorteile der Verwendung einer Archivierungslösung umfassen: Reduzierte Speicherkosten: Organisationen mit einer schnell wachsenden Datenmenge geben ein Vermögen für die Datenspeicherung aus. Die Kosten sind noch höher, da sie Primärdaten in nativen Formaten speichern. Eine effektive Archivierungslösung hilft ihnen, Primärdaten als kalte Daten zu komprimieren und zu speichern, was maximale Kosteneinsparungen ermöglicht. Zum Beispiel reduziert ein Kompressionsverhältnis von 2:1 die Speicherkosten für heiße Daten um 50%. Unternehmen können auch zusätzliche Einsparungen erzielen, indem sie sich für cloudbasierte Lösungen entscheiden. Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Einige Unternehmen müssen Daten je nach gesetzlichen Anforderungen über längere Zeiträume in Archiven speichern. Zum Beispiel verlangt das Fair Labor Standards Act (FLSA) von Arbeitgebern, Gehaltsabrechnungen, Verkaufs-/Kaufdokumente und Tarifverträge bis zu drei Jahre aufzubewahren. Ein weiteres Beispiel ist das Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA), das von Dienstleistern im Gesundheitswesen verlangt, medizinische Aufzeichnungen bis zu sechs Jahre ab dem Erstellungsdatum aufzubewahren. Datenarchivierungsplattformen erleichtern die Datenaufbewahrung und -schutz mit integrierten Richtlinien. Diese einfache Einhaltung langfristiger Archivierungsvorgaben hilft Organisationen, eine vorzeitige Datenvernichtung zu verhindern. Verhinderung von Datenverlust: Die Datenarchivierung verschiebt zirkulierende Daten in Archive und beschränkt die Möglichkeit der Benutzer, sie zu ändern. Darüber hinaus verfügen Archivspeicherlösungen über robuste Sicherheitsmaßnahmen, um sensible Informationen vor Malware-Infektionen, Cyberangriffen, unbefugtem Zugriff und Datenverletzungen zu schützen. Einfache Audit-Verfolgung: Datenarchivierungslösungen verfügen auch über Audit-Trail-Verfolgung, die Organisationen vollständige Transparenz darüber bietet, wer wann auf was zugreift und was ändert. Hohe Haltbarkeit: Archivspeichersysteme gewährleisten die Datenintegrität während der Langzeitaufbewahrung mit Redundanz- und Datenreplikationsfunktionen, die Unternehmen vor Datenverlust schützen. Geschäftliche Agilität: Archivierungslösungen erleichtern es Unternehmen, Daten abzurufen, zu extrahieren und in die Produktion zu überführen, während sie neue Geschäftsmodelle einführen. Wer verwendet Archivspeicherlösungen? Archivspeicherlösungen werden von den folgenden Fachleuten verwendet: IT-Administratoren: IT-Administratoren sind für die Wartung von Netzwerken, Sicherheitssystemen und Dateninfrastruktur verantwortlich. Sie verwenden Datenarchivierungslösungen, um den Prozess der Speicherung von selten abgerufenen Daten während ihres Lebenszyklus zu optimieren. Neben der Reduzierung der Speicherkosten ermöglichen diese Plattformen ihnen auch, Daten bereitzustellen und die Datenzugänglichkeit jederzeit sicherzustellen. Compliance-Manager: Archivierungsplattformen ermöglichen es Compliance-Profis, nationale und internationale Gesetze, branchenspezifische Vorschriften und Datenaufbewahrungsanforderungen einzuhalten. Das Ergebnis ist ein effizientes Datenmanagement und eine rechtzeitige Reaktion auf rechtliche Anfragen. Datenanalysten: Datenprofis verwenden Archivierungslösungen zusammen mit statistischer Analysesoftware, um inaktive Daten zu analysieren und Geschäftseinblicke oder historische Trends zu entdecken. Neben diesen Rollen verwenden die folgenden Teams Speicherarchivierungssysteme für verschiedene Zwecke. IT-Teams, die für die Verwaltung der organisatorischen Dateninfrastruktur verantwortlich sind, verlassen sich auf Archivierungslösungen, um inaktive Daten sicher zu speichern und sicherzustellen, dass sie zugänglich sind. Compliance- und Rechtsteams stellen sicher, dass ihre Organisationen branchenspezifische gesetzliche Vorschriften einhalten. Archivspeicher hilft ihnen, diese Datenaufbewahrungsanforderungen für Compliance-Audits, rechtliche Untersuchungen und Datenaufbewahrung zu erfüllen. Finanzteams sind damit beauftragt, die Effizienz zu verbessern, indem sie Finanzunterlagen analysieren. Sie verwenden Archivierungslösungen, um Audit-Trails zu pflegen und historische Finanzdaten zu überprüfen. Buchhaltungsteams verwalten historische Finanzberichte und analysieren Trends mit Archivierungslösungen. Backup- und Wiederherstellungsteams kombinieren Archivierung und Katastrophenwiederherstellungslösungen, um Datenbackups zu speichern und kritische Daten über einen längeren Zeitraum zu schützen. Datenanalyse- und Forschungsteams verlassen sich auf archivierte Daten für Forschungsprojekte, Datenmining, Trendanalysen und die Erstellung historischer Benchmarks. Sicherheits- und Datenschutzteams verlassen sich auf Datenarchivierungsplattformen und Datensicherheitssoftware, um archivierte Daten vor unbefugtem Zugriff und Datenverletzungen zu schützen. Gesundheitsdienstleister und medizinische Aufzeichnungsteams verwenden Archivspeicherplattformen, um vergangene Patientenakten und selten abgerufene Gesundheitsdaten in Übereinstimmung mit staatlichen und bundesstaatlichen Gesetzen zu speichern. Zum Beispiel verlangt das Health Information Portability and Accountability Act (HIPAA) von Gesundheitseinrichtungen, Patientenakten für Erwachsene sechs Jahre und für verstorbene Patienten zwei Jahre aufzubewahren. Ebenso müssen sie Aufzeichnungen von Neugeborenen aufbewahren, bis sie das Volljährigkeitsalter erreichen. Digitale Asset-Management-Teams, die digitale Medien bei Unterhaltungsunternehmen verwalten, verwenden Archivierungslösungen für die langfristige Aufbewahrung von Medienressourcen wie Video, Audio und anderen Inhalten. Sie verwenden auch Cloud-Speicherlösungen, um Benutzern das Streamen von Audio oder Video über verteilte Regionen zu ermöglichen. Archivspeichersoftware-Preise Die Kosten für Archivierungsspeicherlösungen hängen von Faktoren wie der Menge und Art der Daten, der gewünschten Datenabrufzeit und den Sicherheits- und Compliance-Anforderungen ab. Datenarchivierungslösungen verwenden eines der drei Kostenmodelle unten. Lineares Modell: Anbieter, die diesem Preismodell folgen, berechnen Käufern pro Gigabyte (GB) für die gespeicherten Daten. Die Datenspeicherkosten steigen in diesem Modell linear, was bedeutet, dass die Kosten pro GB gleich bleiben, unabhängig davon, wie viele Daten ein Unternehmen speichert. Lineare Modelle sind ideal für Unternehmen, die nicht möchten, dass der Preis exponentiell wächst, wenn das Datenvolumen zunimmt. Asymmetrisches Modell: Die Kosten für das Speichern und Abrufen von Daten unterscheiden sich in diesem Modell. Cloud-basierte Archivspeicherlösungen verwenden das asymmetrische Modell, um Käufern separat für Datenspeicherung und -abruf zu berechnen. Unternehmen können sich für dieses Modell entscheiden, wenn sie ein hohes Datenvolumen archivieren, aber eine andere Menge abrufen müssen. Symmetrisches Modell: Die Kosten für das Speichern und Abrufen von Daten sind in diesem Modell gleich. Anbieter von On-Premises-Archivspeicherlösungen verwenden dieses Preismodell, um feste Daten- und Archivierungskosten anzubieten. Dieses Modell eignet sich für Unternehmen, die häufig Daten archivieren und abrufen. Return on Investment (ROI) für Archivspeicherlösungen Der ROI von Archivspeichersystemen hängt von den folgenden Faktoren ab: Anbieterrabatte Aktionen Preisstruktur Datenwachstum Datenabrufmuster Langfristiger Speicherplan Organisationen müssen eine gründliche Kostenanalyse durchführen, während sie ein Budget für Archivspeicherlösungen erstellen. Es wird dringend empfohlen, dass Käufer sich mit Anbietern und Lösungskonsultanten beraten, um fundierte Entscheidungen zu treffen. Was sind die Alternativen zu Archivspeicherlösungen? Nachfolgend sind die Alternativen zu Archivspeichersoftware aufgeführt, die Unternehmen typischerweise verwenden. Backup-Lösungen: Backup-Plattformen ermöglichen es Unternehmen, Geschäftsdaten von Quellen wie Datenbanken, Servern, Laptops und Desktops zu kopieren und zu speichern. Diese Lösungen bieten schnelleren Datenzugriff als Archivdateispeicherlösungen und sind ideal für die Speicherung von Daten über einen kürzeren Zeitraum. Zu den gängigen Arten von Backup-Lösungen gehören Online-Backup-Software, PC-Backup-Software, SaaS-Backup-Software und Server-Backup-Software. Objektspeicherlösungen: Einige Organisationen können auch Objektspeichersysteme anstelle von herkömmlicher Archivspeichersoftware für die langfristige Datenaufbewahrung verwenden. Software für die Archivierung strukturierter Daten und die Stilllegung von Anwendungen: Diese Lösungen ermöglichen es Unternehmen, strukturierte Daten zwischen Datenbanken oder -lagern zu verschieben, während sie die Speicherung optimieren und die Datenintegrität aufrechterhalten. Enterprise Information Archiving Software: Organisationen verlassen sich auf diese Lösungen, um strukturierte oder unstrukturierte Daten mit lokalen, On-Premises- oder hybriden Servermodellen zu archivieren. Datenarchivierungssoftware: Einige Organisationen verwenden diese Tools, um den Prozess der Verschiebung von Daten in Archivspeichersysteme zu verwalten. Archivspeicherlösungen vs. Backup-Software Archivspeichersysteme unterscheiden sich von Backup-Software. Daten-Backup beinhaltet das Kopieren aktiver Betriebsdaten, auf die Unternehmen regelmäßig zugreifen oder die sie ändern können. Unternehmen aktualisieren Backup-Dateien häufig, um eine zuverlässige Datenwiederherstellungsquelle für den Datenschutz und die Katastrophenwiederherstellung zu haben. Es ist auch erwähnenswert, dass Backup- und Originaldaten oft am selben Ort bleiben. Andererseits sind archivierte Daten für Aufbewahrungszwecke gedacht und werden möglicherweise nicht häufig aktualisiert. Software im Zusammenhang mit Archivierungsspeicherlösungen Nachfolgend sind einige Tools aufgeführt, die Teams zusammen mit Archivierungssystemen verwenden können. Dokumentenmanagement-Software: Dokumentenmanagementsysteme helfen Organisationen bei der elektronischen Dokumentenspeicherung, -freigabe und -verwaltung von einem einzigen Standort aus. Einige Unternehmen können diese Tools zusammen mit Archivierungslösungen verwenden, um Platz zu sparen, den selten abgerufene Dokumente sonst verbrauchen würden. Content-Management-System (CMS)-Tools: CMS-Systeme ermöglichen es digitalen Medienunternehmen, digitale Inhalte zu speichern und zu verwalten. Diese Organisationen können Archivspeicherlösungen verwenden, um historische Inhalte zu speichern. Cloud-Dateispeichersoftware: Organisationen verwenden Cloud-Dateispeichersysteme, um unstrukturierte Daten auf Dateiebene zu speichern. Sie können Datenarchivierungslösungen verwenden, um cloudbasierte Dateien organisiert zu speichern. Hybride Cloud-Speicherlösungen: Organisationen verwenden häufig hybriden Cloud-Speicher, um On-Premises- oder private Clouds sicher mit öffentlichen Clouds zu verbinden. Sie verlassen sich auf Archivierungslösungen, um inaktive Dateien zu speichern, die sonst zu viel Platz auf hybriden Clouds einnehmen würden. Herausforderungen mit Archivspeicherlösungen Einige häufige Herausforderungen mit Archivspeicherlösungen sind: Zukünftiges Datenwachstum: Das Wachstum von Archivdaten hat erhebliche Auswirkungen auf Organisationen, die große Mengen an Betriebsdaten produzieren. Sie zahlen am Ende für zusätzliche Speicherkapazität, während sie ungenutzte Daten über längere Zeiträume speichern. Das wachsende Volumen an Archivdaten erschwert es ihnen auch, Daten einfach zuzugreifen und abzurufen. Der beste Weg, diese Herausforderung zu bewältigen, besteht darin, einen Plan für das Archivdatenmanagement zu erstellen, um den einfachen Zugriff, die Abfrage und das Löschen von Daten zu ermöglichen. Organisationen können auch skalierbare, cloudbasierte Archivierungsspeicherlösungen einsetzen, um Verwaltungszeit zu sparen, während sie Archivdaten-Workloads verwalten. Datensicherheit und Compliance: Das Versäumnis, Vorschriften einzuhalten und gleichzeitig Daten sicher zu halten, ist eine weitere kritische Herausforderung bei der Datenarchivierung. Zum Beispiel müssen Unternehmen die Gesetze und Vorschriften für ihre Branche und ihr Land der Geschäftstätigkeit bestimmen. Als nächstes sollten sie Datensicherheits- und Zugriffskontrollmaßnahmen einrichten, neben der Einhaltung der DSGVO und anderer Compliance-Vorschriften. Archivierungslösungen mit robuster Verschlüsselung, Audit-Trail und Zugriffskontrollfunktionen erleichtern es Unternehmen, archivierte Daten sicher zu halten und konform zu bleiben. Datenaufbewahrung: Die meisten archivierten Daten durchlaufen eine verlängerte Aufbewahrungsfrist, was zu Medienformatveralterung und Datenverfall führt. Darüber hinaus durchlaufen Archivsysteme während dieser Zeit Technologie-Upgrades. Deshalb müssen Unternehmen Datenmigrations- und Auffrischungsstrategien implementieren und regelmäßig die Datenintegrität validieren. Datenaufbewahrungs- und Abrufkosten: Unternehmen, die Archivspeicherlösungen verwenden, kämpfen auch mit der Speicherung und dem Abrufen von Daten über längere Zeiträume. Unternehmen können die Speicherkosten erheblich senken, indem sie kosteneffiziente Speicherebenen, Daten-Deduplizierungstechniken und Richtlinien für das Datenlebenszyklusmanagement implementieren. Geschäftsinhaber sollten auch die Kostenstruktur einer Lösung verstehen und die Abrufkosten in die Budgetplanung einbeziehen. Datenzugänglichkeit und Formatkompatibilität: Vielleicht die größte Herausforderung nach der Implementierung besteht darin, sicherzustellen, dass Daten zugänglich und mit sich ändernden Technologien kompatibel bleiben. Unternehmen lösen dieses Problem in der Regel, indem sie regelmäßig Datenformate überprüfen und auffrischen und Daten bei Bedarf migrieren. Welche Unternehmen sollten Archivspeicherlösungen kaufen? Unternehmen jeder Größe verwenden Archivspeicherlösungen zur Speicherung inaktiver Daten. Nachfolgend sind einige Beispiele für Unternehmen aufgeführt, die den Kauf von Archivierungslösungen in Betracht ziehen sollten. Finanzinstitute: Finanzunternehmen wie Maklerfirmen, Investmenthändler, Versicherungsanbieter und Banken kaufen Archivierungslösungen, um Kundenakten und Finanztransaktionen länger aufzubewahren. Gesundheitsorganisationen: Gesundheitsunternehmen, einschließlich Krankenhäuser, medizinische Heime, Pay-as-you-go-Kliniken und Managed-Care-Organisationen, verwenden Archivierungsplattformen, um Patientenakten und medizinische Bilder sicher aufzubewahren. Rechtsfirmen: Alle Rechtspraktiken verlassen sich auf Archivspeicherlösungen, um Gerichtsakten, Verträge und Kundenakten zu speichern. Regierungsbehörden: Datenarchivierungssysteme helfen auch Bundesbehörden, sensible Informationen wie Volkszählungsdaten, Strafverfolgungsakten und Steuerdokumente zu speichern und zu schützen. Bildungsunternehmen: Akteure der Bildungsbranche verwenden Archivierungsplattformen, um alte Schülerakten, Zeugnisse und akademische Dokumente organisiert zu speichern. Einzelhandels- und Fertigungsunternehmen: Einzelhandelsunternehmen und Hersteller verlassen sich auf Archivierungslösungen, um Kaufaufzeichnungen, Bestandsdokumente, Produktdesign-Dateien und Produktionsaufzeichnungen kosteneffizient zu speichern. Medienunternehmen: Medien- und Unterhaltungsorganisationen verwenden Archivierungsplattformen, um Audio- und Videodateien, Produktionsdokumente und andere wichtige Daten zu speichern und abzurufen. Wie wählt man Archivspeicherlösungen aus? Käufer müssen ihre Anforderungen an die Speicherung, den Zugriff und den Abruf archivierter Daten bewerten, bevor sie mit Anbietern sprechen. Das Folgende erklärt den Schritt-für-Schritt-Prozess, den Käufer verwenden können, um geeignete Archivierungsspeicherwerkzeuge zu finden. Geschäftsbedürfnisse und Prioritäten identifizieren Die Bewertung der Geschäftsbedürfnisse ist der erste Schritt zur Identifizierung langfristiger Datenarchivierungsanforderungen. Unternehmen beginnen mit der Geschäftsfolgenabschätzung, um die Ressourcen zu verstehen, die sie archivieren möchten. In dieser Phase betrachten sie auch Faktoren wie Asset-Typen, Datenformate, Speicherdauer, Zugriffsfrequenz und Abrufanforderungen. Diese Informationen helfen Organisationen, die Anforderungen an den Datenarchivierungsdienst zu skizzieren. Darüber hinaus können sie diese Informationen verwenden, um eine standardisierte Datenarchivierungs- und Abrufrichtlinie zu erstellen, die den Audit- und Compliance-Anforderungen entspricht. Die notwendige Technologie und Funktionen auswählen In dieser Phase müssen Käufer eine lange Liste geeigneter Produkte erstellen, die ihren Anforderungen an die Archivdatenspeicherung entsprechen. Diese Lösungen müssen über die notwendigen Funktionen verfügen, wie z.B.: Speicherung inaktiver Informationen Abruf von kalten Daten auf Anfrage Zugriffskontrolle über sensible Daten Fähigkeit, wachsende Datenmengen zu bewältigen Indizierung und Suche nach Metadaten Gestufte Speicheroptionen für Kosteneffizienz Langfristige Datenintegrität und Validierungsoptionen Compliance-Unterstützung sowie Automatisierung von Compliance-Aufgaben Datenschutz vor unbefugtem Zugriff und anderen Schwachstellen Jetzt reduzieren Käufer die lange Liste basierend auf unternehmensspezifischen Anforderungen und unverzichtbaren Funktionen. Zum Beispiel unterscheiden sich die Speicheranforderungen für zwei Unternehmen, eines, das Betriebsdaten speichert, und ein anderes, das große Datenbanken speichert. Deshalb ist es am besten, die Komplexität der Unternehmensdaten und das erwartete Datenwachstum zu berücksichtigen, bevor man einen Anbieter auswählt. Bei der Suche nach segment-spezifischen Archivierungslösungen können Käufer kleine Unternehmensarchivierungslösungen, Archivspeicherlösungen für mittelständische Unternehmen und Unternehmensarchivierungsplattformen auf G2 bewerten. Überprüfung der Vision, Roadmap, Lebensfähigkeit und Unterstützung des Anbieters Diese Phase beinhaltet die Überprüfung ausgewählter Anbieter und die Durchführung von Demos, um zu bewerten, ob ein Produkt die Anforderungen effizient erfüllt. Idealerweise sollte ein Käufer detaillierte Anforderungen im Voraus teilen, damit ein Anbieter weiß, welche Funktionen während der Demo gezeigt werden sollen. Nachfolgend sind einige Fragen aufgeführt, die Käufer während der Demo an Anbieter stellen sollten. Technologien und Sicherheitsprotokolle: Welche Verfahren folgt der Anbieter, um Daten zu archivieren, darauf zuzugreifen und sie abzurufen? Welche Sicherheitsmaßnahmen folgen sie, um Daten vor unbefugtem Zugriff zu schützen? Unterstützt die Plattform Archivcontainer, die ein Unternehmen verwenden möchte? Medientyp, Redundanz und Zugänglichkeit: Werden die Daten in der Cloud, auf Band oder auf Festplatte gespeichert? Was sind die Zugangsanforderungen und Redundanzoptionen? Hat die Plattform ein natives Dateisystemformat? Datenabstraktion: Kann das Unternehmen Daten von der Hardware abstrahieren, falls die Plattform veraltet ist oder es zu einer Anbieterbindung kommt? Administrative Anforderungen: Unterstützt die Plattform Automatisierung? Was ist der Arbeitsaufwand, falls keine Automatisierung vorhanden ist? Bewertung des Bereitstellungs- und Kaufmodells Jetzt bringen Käufer IT-Planer und wichtige Entscheidungsträger in die Bewertungsdiskussion ein, um zu verstehen, ob eine Plattform in den bestehenden Arbeitsablauf integriert werden kann oder für ihre Anforderungen maßgeschneidert werden muss. Die endgültige Bewertung sollte auch das Feedback der Endbenutzer zur Workflow-Integration, Benutzerfreundlichkeit und den Anforderungen der Abteilungen berücksichtigen. Käufer müssen auch alle Kosten, einschließlich der Datenabrufkosten, wiederkehrender Gebühren und anderer Gebühren, vollständig verstehen, bevor sie Verträge abschließen. Sie können die folgenden Fragen stellen: Was werden die geschätzten Archivierungsdienstkosten für einen Vertragszeitraum sein? Welche gestuften Speicheroptionen sind verfügbar? Beeinflusst die Häufigkeit des Datenabrufs oder der Archivierung die Gesamtkosten des Eigentums (TCO)? Was sind die Datenmigrationskosten? Alles zusammenfügen Ein Käufer trifft eine endgültige Entscheidung, nachdem er die Zustimmung aller Mitglieder des Auswahlkomitees, einschließlich der Endbenutzer, erhalten hat. Diese Zustimmung ist entscheidend für eine schnellere Implementierung und Lösungseinführung. Implementierung von Archivspeicherlösungen Unternehmen implementieren in der Regel Archivspeicherlösungen, nachdem sie die organisatorischen Anforderungen und Archivierungsbedürfnisse sorgfältig überprüft haben. Der folgende Abschnitt skizziert die Schritte, die Unternehmen während der Implementierung berücksichtigen müssen. Wie wird die Archivspeicherlösung implementiert? Die Erstellung einer Datenarchivierungsstrategie ist entscheidend für die effiziente Implementierung von Archivierungslösungen. Käufer beginnen damit, Archivierungsbedürfnisse zu identifizieren und ein Dateninventar zu erstellen. Der nächste Schritt besteht darin, einen Aufbewahrungsplan basierend auf der Datenkategorie zu erstellen. Schließlich verwenden sie das Datenarchivierungsprodukt, um inaktive Daten zu speichern, die Datenintegrität aufrechtzuerhalten und die Daten sicher zu halten. Weitere Prozesse können je nach den Anforderungen einer Organisation und der gewählten Archivierungslösung variieren. Unternehmen müssen ein Team von Stakeholdern erstellen, das für die Softwareimplementierung verantwortlich ist. Dieses Team besteht in der Regel aus dem Chief Information Officer (CIO), dem Chief Information Security Officer (CISO), dem Compliance-Team, Speicheradministratoren und Fachleuten für das Records Management. Wer ist für die Implementierung von Archivspeicherlösungen verantwortlich? IT-, Datenmanagement-, Compliance- und Geschäftsteams sind gemeinsam dafür verantwortlich, eine erfolgreiche Implementierung von Archivspeicherlösungen sicherzustellen. Sie müssen auch sicherstellen, dass Daten sicher archiviert, konform mit Vorschriften und bei Bedarf zugänglich sind. Wie sieht der Implementierungsprozess für Archivspeicherlösungen aus? Der Implementierungsprozess beginnt mit einem detaillierten Plan, der die Datenarchivierungs-, Aufbewahrungs- und Abrufbedürfnisse eines Unternehmens identifiziert. Dieser Plan bildet die Grundlage dafür, wie das Implementierungsteam verschiedene Archivierungsprodukte basierend auf Kapazität, Leistung, Speichermedien, Budget und anderen Funktionen bewertet. Die eigentliche Implementierung beginnt mit der Installation von Software oder Hardware, der Systemkonfiguration und der Datenmigration zur neuen Lösung eines Unternehmens. Als nächstes testet das Implementierungsteam die Plattform auf Datenarchivierung und -abruf. Die Phase nach dem Testen umfasst die Schulung der Endbenutzer zur Archivierung und zum Abrufen von Daten. Wann sollten Sie Archivspeicherlösungen implementieren? Unternehmen jeder Größe implementieren in der Regel Archivierungslösungen, wenn sie die Notwendigkeit verspüren, historische Daten oder Backups über einen längeren Zeitraum aufzubewahren. Nachfolgend sind andere Situationen aufgeführt, in denen Unternehmen in Betracht ziehen können, sich für diese Plattformen zu entscheiden: Mangel an primärem Speicherplatz Erhöhte Datenaufbewahrungsbedürfnisse Selten abgerufene Daten, die primären Speicherplatz beanspruchen Anforderungen im Zusammenhang mit der Einhaltung von Datenschutzbestimmungen Trends bei Archivspeicherlösungen Aktive Archivierung als reguläre Speicheralternative: Die steigenden Kosten für Cloud-Speicher und die damit verbundenen Daten- und Egress-Gebühren veranlassen Unternehmen, nach traditionellen Speicheralternativen wie aktiven Archivierungslösungen zu suchen. Diese Systeme ermöglichen es Unternehmen, Daten in einer oder mehreren Clouds zu speichern und Daten nach einer festgelegten Zeit automatisch in kalte Speicherbandarchive zu verschieben. AI/MLOps zur Automatisierung des Speichersystemmanagements: Da Daten schnell wachsen, ist es für Organisationen zunehmend wichtig, effiziente Wege zur Verwaltung der Datenspeicherung zu finden. Deshalb konzentrieren sich moderne Unternehmen auf die Integration von AI/MLOps, um Speicherverwaltungsprozesse zu automatisieren und die Belastung der Administratoren zu reduzieren. MLOps-fähige Speicherplattformen trainieren auf Echtzeit-Granularsystemprotokollen und Ereignisdaten, um manuelle Aufgaben wie Kapazitätsnutzung und Komponentenfehlermanagement zu automatisieren.