En 1916, una nueva forma de contabilidad revolucionó la manera en que trabajamos.
Con la introducción de la contabilidad por el método de devengo, ya no era necesario que una empresa tuviera efectivo para declarar sus ingresos. Un precursor de las tarjetas de crédito, estableció un sistema de contabilidad por devengo.
La contabilidad por el método de devengo es un método de contabilidad que las empresas utilizan para registrar ingresos y emparejar gastos a medida que se generan, en lugar de cuando el dinero cambia de manos. El método de devengo permite a las empresas reconocer los gastos mientras incurren en la obligación, en lugar de en el momento del pago.
El efectivo sigue siendo el rey para millones de personas, y no hay nada de malo en gestionar tu pequeña empresa con la contabilidad tradicional basada en efectivo. Con un poco de ayuda de software de contabilidad, gestionar tus libros y seguir tu rastro de papel con el método de efectivo es rápido y sin dolor.
Pero entender la contabilidad por devengo es una jugada inteligente, no importa cómo lo veas, especialmente si planeas crecer. Sin presión, sin embargo: Nos encanta tu empresa tal como es.
¿Qué es la contabilidad por el método de devengo?
La contabilidad por el método de devengo es un método financiero de contabilidad que permite a una empresa registrar ingresos cuando se ganan y gastos cuando se incurren, independientemente del intercambio real de dinero.
De alguna manera, el método de contabilidad por devengo es un sistema de honor. Cuando estás ejecutando cientos o incluso miles de transacciones al día —muchas con fechas de pago aplazadas o en cuotas— el efectivo en sí es fluido y a veces elusivo. Esto hace que sea difícil operar a tu máximo potencial. El método de devengo te permite tomar decisiones basadas en el capital que se te promete, además de los activos genuinos en tus cuentas.
El método de contabilidad por devengo fusiona dos principios contables:
- Principio de correspondencia establece que debes reconocer los gastos en el mismo período que los ingresos que generan.
- Principio de reconocimiento de ingresos establece que debes reconocer los ingresos ya sea en el momento de ganarlos o de realizarlos.
Un sistema de contabilidad por devengo ofrece mejores perspectivas sobre la rentabilidad al pintar un cuadro preciso de ingresos, gastos, activos y pasivos en el balance general. Por eso, los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (GAAP) reconocen el método de devengo. La Comisión de Bolsa y Valores (SEC) también requiere que las empresas que cotizan en bolsa sigan la contabilidad por devengo.
¿Cómo funciona la contabilidad por el método de devengo?
En un escenario de contabilidad por devengo, tus diversos ingresos se registran como "ganados" cuando ocurre la venta, independientemente del calendario de pagos. Las transacciones sin efectivo en mano se registran en tus activos corrientes bajo la sección "cuentas por cobrar" en tus balances generales.
Normalmente, si estas entradas de diario se pagan en un año o menos, pueden considerarse activos a corto plazo. Cualquier cosa que aún se te deba también se denomina "pasivo".
Tú y tus clientes entran en un acuerdo de que las facturas se pagarán a tiempo. Con la selección adecuada y la confianza establecida con un contrato, esto no debería ser un problema. Pero la posibilidad de que el dinero no se reciba, por pequeña que sea, es un riesgo asumido con este tipo de contabilidad.
En cuanto a tu flujo de caja, puedes rastrear el dinero adeudado por bienes, servicios y otros acreedores en la sección "cuentas por pagar" de tus estados financieros.
Puedes decidir una gran compra y restar el costo final eventual de tus activos a corto plazo en cuentas por cobrar. Estas compras se suman a tus pasivos generales, pero esto te permite mantener tus activos líquidos seguros en el banco y esas secciones de tu libro de balance sin molestias.
De esta manera, el sistema de devengo es como una puerta giratoria de activos a corto plazo mantenidos separados de tus activos a largo plazo. Sin embargo, al considerar tu resultado final, puedes tener en cuenta ambas cantidades.
Tipos de cuentas de devengo
La contabilidad por el método de devengo utiliza cuatro tipos de cuentas.
1. Cuentas por cobrar se refiere a la cantidad que recibirás por ventas realizadas a crédito.
2. Cuentas por pagar es la cantidad que debes a los proveedores.
3. Cuenta de ingresos devengados muestra transacciones comerciales que has realizado pero aún no has facturado a los clientes.
4. Pasivos devengados revelan la cantidad de gastos devengados por bienes y servicios que los proveedores han entregado pero aún no te han facturado.
¿Quieres aprender más sobre Software de contabilidad? Explora los productos de Contabilidad.
Contabilidad por devengo vs. contabilidad en efectivo
La contabilidad por el método de devengo es un estándar contable que permite registrar transacciones a medida que ocurren en lugar de cuando ocurre el intercambio de dinero. Así, puedes reconocer ingresos y gastos a medida que los ganas o incurres en ellos sin esperar hasta recibir o realizar pagos en efectivo.
La contabilidad en efectivo requiere que informes los ingresos en el año fiscal en que los recibes y deduzcas los gastos en el año fiscal en que pagas los gastos. La contabilidad en efectivo es comúnmente utilizada por pequeñas empresas que pagan impuestos a través de las declaraciones de impuestos personales de los propietarios del negocio.
El método de contabilidad en efectivo es bastante sencillo ya que registras transacciones basadas en el flujo de efectivo. Así, agregarás ingresos a medida que recibas efectivo de los clientes y deducirás gastos a medida que realices pagos en efectivo. Como resultado, la contabilidad con el método de contabilidad en efectivo facilita el seguimiento de tu posición financiera.
| Contabilidad por devengo | Contabilidad en efectivo | |
| Entrada de ingresos | Al ganar | Al recibir efectivo |
| Entrada de gastos | Al incurrir | Al realizar pagos |
| Impuestos a pagar | Sobre ingresos ganados | Sobre efectivo recaudado |
Cuándo usar el método de contabilidad por devengo
Si tu empresa opera en los EE. UU. y cae en una categoría particular, el Servicio de Impuestos Internos (IRS) requiere el método de contabilidad por devengo para fines de declaración de impuestos. Esto involucra las siguientes condiciones:
- Llevar inventario
- Realizar ventas a crédito
- Corporaciones C
- Grandes empresas con un ingreso bruto anual promedio de más de $25 millones en los últimos tres años del período contable
Estas restricciones ciertamente limitan los candidatos para la contabilidad en efectivo.
Si eres una pequeña startup que solo ofrece un servicio, la contabilidad en efectivo es una forma sensata de manejar tus finanzas y mantener un control sobre tus activos.
Si operas un negocio agrícola, también tienes derecho por el IRS a usar el método de efectivo. En la mayoría de los otros casos, sin embargo, parece que el método de devengo no solo es beneficioso, sino que es requerido por la ley.
Beneficios de la contabilidad por el método de devengo
Hay ventajas significativas en la contabilidad por devengo cuando las cosas funcionan sin problemas.
Los ingresos y los gastos se emparejan en el acto. Por ejemplo, si gastas $1,000 en materiales pero te garantizan $5,000 por el trabajo, puedes registrar un margen de beneficio neto de $4,000, incluso si pasan unos meses antes de que ese dinero llegue. Esto es útil para la gestión ya que toma decisiones y sienta las bases para el futuro. En la contabilidad en efectivo, un trabajo con mayores gastos en el momento que ganancias puede ser visto como una pérdida e impedir ciertas habilidades de toma de decisiones.
Si tu oficina necesita equipo o una contratación de TI talentosa, puede ser difícil justificar estas elecciones sin el dinero en mano. La mayor ventaja de la contabilidad por el método de devengo es que empodera decisiones sabias que aumentan instantáneamente tu eficiencia operativa y potencial de ganancias.
Muchas empresas eligen el método de contabilidad por devengo para un informe financiero preciso y para mantenerse en cumplimiento con GAAP. Las startups que usan el método de efectivo también se mueven al método de devengo antes de recaudar fondos.
Desafíos de la contabilidad por el método de devengo
El método de devengo puede llevar a problemas financieros si no se maneja con delicadeza. Si te quedas sin efectivo en algún momento, puedes enfrentar problemas legales con tus acreedores y arriesgarte a la bancarrota, incluso si tu balance general informa rentabilidad. Nuevamente, las posibilidades de esto son escasas si eres atento y haces los ajustes necesarios a tus salidas, pero es una realidad desafortunada para muchas empresas. Unos pocos errores menores pueden ser fatales.
Hay un grado de estimación con la contabilidad por el método de devengo. La probabilidad de inventario obsoleto y devoluciones de productos, por ejemplo, necesita ser considerada en la ecuación. Por esta razón y otras, el método de devengo tiene una curva de aprendizaje más pronunciada que el método de efectivo. Puedes trabajar con una firma de contabilidad o un proveedor de consultoría financiera para educar a tus contadores y asegurar un viaje sin problemas si y cuando tomes esta ruta.
Si no se le da cuidado y precisión de halcón, el método de devengo puede llevar a omisiones del tamaño de baches. Si uno o dos pagos no llegan a tiempo, puede reverberar a través de toda tu operación.
¿Qué es la contabilidad por devengo modificada?
La contabilidad por devengo modificada es un método contable alternativo que fusiona el método de contabilidad por devengo y la contabilidad en efectivo. Este método de contabilidad considera los ingresos cuando están disponibles para financiar gastos que se pagarán dentro de 60 días y registra los gastos cuando la empresa incurre en pasivos.
¿Es la contabilidad por devengo adecuada para ti?
La contabilidad por devengo no es ideal para empresas que utilizan pagos en efectivo para ingresos y gastos. Las empresas que obtienen crédito de proveedores o venden a crédito pueden usar la contabilidad por devengo para obtener una imagen precisa de la salud financiera en sus estados de resultados. Cualquier empresa con un mayor desfase de tiempo de pago puede optar por la contabilidad por devengo.
Además, recuerda que las empresas que cotizan en bolsa o las empresas con más de $25 millones en ingresos deben usar la contabilidad por devengo.
Software de contabilidad para la contabilidad por devengo
Muchas empresas evitan usar la contabilidad por devengo principalmente debido a las complicaciones de gestionar cuentas de activos complejas, cuentas por cobrar y por pagar. Además, necesitas cerrar el libro mensualmente para usar métodos de devengo. Puedes gestionar fácilmente todos estos desafíos con soluciones de contabilidad.
El software de contabilidad hace que sea fácil para ti capturar entradas de diario, conciliar cuentas de libros auxiliares y más. Además, también puedes gestionar informes financieros y gestión de gastos con herramientas de contabilidad.
Entendiendo tu proceso contable
Las prácticas financieras sólidas son una piedra angular del éxito, y ciertamente hay mucho que digerir sobre el tema. Implementar software de contabilidad de calidad y ser diligente con tus registros es un deber para cualquier empresa en sus primeras etapas. Puedes buscar software de contabilidad gratuito para comenzar. También hay software de contabilidad para pequeñas empresas que atienden a solopreneurs y equipos más pequeños.
Consulta el mejor software de contabilidad que puede ayudarte a optimizar la gestión de activos, ingresos, gastos y gestión de ingresos.
Este artículo fue publicado originalmente en 2019. Ha sido actualizado con nueva información.