Los productos y servicios que tu empresa ofrece son su fuente de vida.

Son lo que te motiva a levantarte por la mañana para dar lo mejor de ti en el trabajo, y lo que impulsa el núcleo de tus decisiones empresariales. Con todo este enfoque en proporcionar un resultado de calidad para tus clientes, necesitas tener una forma eficiente y fácilmente rastreable de gestionar el dinero que entra y sale de tu negocio.

La contabilidad de caja es un método que puedes usar para hacerlo.

Examinaremos algunos de los elementos esenciales de la contabilidad de caja y cómo puede ser beneficiosa para las necesidades contables de tu negocio.

Contabilidad de caja: beneficios, desventajas y cuándo es adecuada para tu negocio

La contabilidad de caja no es para todos los negocios. Sin embargo, si formas parte de una pequeña empresa que realiza transacciones relativamente simples basadas en efectivo, puede ser una forma fácil de llevar un registro del dinero que cambia de manos.

Beneficios de la contabilidad de caja

Los beneficios de la contabilidad de caja radican principalmente en su simplicidad. Muchas pequeñas empresas eligen la contabilidad de caja sobre otros tipos porque es fácil determinar cuándo ocurren las transacciones y no hay necesidad de rastrear recibos o cuentas por pagar.

Otro beneficio de la contabilidad de caja se presenta al evaluar las finanzas de tu empresa, ya que al mirar una cuenta bancaria mientras se usa la contabilidad de caja se muestra la cantidad exacta de dinero que tiene tu empresa. No hay pagos futuros o gastos a tener en cuenta, ni hay dinero reflejado en la cuenta de tu empresa que no esté presente en el momento exacto de analizar las finanzas de tu negocio.

Por estas razones, la contabilidad de caja es más fácil de gestionar que la contabilidad de acumulación, ya que no hay necesidad de rastrear cuentas por cobrar o cuentas por pagar. El dinero que tiene tu negocio está en el banco.

Desventajas de la contabilidad de caja

Una desventaja de la contabilidad de caja es que puede sobrestimar la salud financiera de una empresa. ¿Cómo? Si una empresa tiene mucho efectivo en su posesión pero aún tiene muchas cuentas por pagar que necesita liquidar, puede parecer que la empresa está en una mejor posición financiera de lo que realmente está.

Si tu negocio ha comprado artículos a crédito o se le debe dinero de un cliente pero aún no lo ha recibido, estos elementos de tus finanzas no serán tenidos en cuenta por la contabilidad de caja.

Estos aspectos de la contabilidad de caja muestran por qué puede ser solo una buena opción para empresas más pequeñas que no compran o venden la mayoría de sus productos o servicios a crédito.

Contabilidad de caja vs. acumulación

Aquí hay una ventaja que tiene la contabilidad de caja sobre la de acumulación. Debido a que la contabilidad de acumulación no rastrea el flujo de efectivo, una empresa puede parecer financieramente saludable a largo plazo usando la contabilidad de acumulación mientras enfrenta una gran escasez de efectivo a corto plazo. Esencialmente, la contabilidad de caja proporciona una instantánea realista de exactamente dónde está una empresa financieramente en un momento específico.

Por ejemplo, consideremos una empresa que vende productos por valor de $5,000 en octubre, pero no recibe el pago hasta noviembre. Si esta empresa utiliza la contabilidad de caja, reconoce esta venta en noviembre, cuando realmente recibe los fondos por los productos vendidos.

Si la empresa utiliza la contabilidad de acumulación, reconoce esta venta en octubre, cuando se acordó la transacción. Este mismo principio se aplica a los gastos que se pagan también.

Mientras que la contabilidad de acumulación es más típicamente utilizada por empresas más grandes porque proporciona una imagen a largo plazo de la posición financiera de una empresa, la contabilidad de caja tiene muchas ventajas para empresas más pequeñas sin una gran parte de sus finanzas dependiendo de cuentas por cobrar o por pagar.

¿Qué tipos de empresas deberían usar la contabilidad de caja?

Si formas parte de una pequeña empresa, la contabilidad de caja debería ser tu opción preferida para llevar un registro de tus finanzas. La contabilidad de caja puede beneficiar a empresas con ingresos brutos promedio de menos de $5,000,000 por año, empresas no cotizadas en bolsa que no necesitan divulgar sus finanzas al IRS trimestralmente, o empresas donde la mayoría de las operaciones comerciales están dedicadas a los servicios que proporcionas.

Por otro lado, algunas empresas no pueden usar la contabilidad de caja porque pintaría una imagen inexacta de sus operaciones financieras. La contabilidad de caja no permite que tu empresa tenga en cuenta el dinero futuro que se cobrará o pagará, por lo que si tu negocio vende productos o compra servicios a crédito, necesitarás usar la contabilidad de acumulación. Tampoco puedes usar la contabilidad de caja si parte de tu informe financiero incluye reportar inventario al final del año. Independientemente del tamaño de la empresa o del método contable preferido, el software de contabilidad puede ser un gran activo para llevar un registro de la información financiera de un negocio.

Avanzando

La contabilidad de caja puede ser una gran opción para una pequeña empresa que busca una forma simple de llevar un registro de su salud financiera. Para más información sobre contabilidad para tu pequeña empresa, consulta esta guía sobre contabilidad para pequeñas empresas. También consulta nuestra guía sobre cómo calcular la varianza para asegurarte de que tus libros estén listos para avanzar.