¿Quién usa el software de destrucción de datos?
Equipo de seguridad de datos: El equipo de seguridad de datos primero necesita determinar qué datos deben ser perecederos del equipo que almacena los datos. Una vez que los datos utilizables se trasladan a un nuevo disco, el equipo de datos debe realizar el borrado utilizando el software.
Equipo de cumplimiento: El equipo de cumplimiento está compuesto por personal de privacidad de datos y legal, quienes deben asegurarse de que el proceso de destrucción de datos y el software estén configurados adecuadamente para ajustarse a los estándares de la industria.
Desafíos con el software de destrucción de datos
Las soluciones de software pueden venir con su propio conjunto de desafíos.
Baja prioridad: La mayoría de las empresas que no se ven directamente afectadas por los estándares de privacidad y seguridad de datos no colocarán la gestión de datos como una prioridad, mucho menos la destrucción de datos. Puede ser difícil obtener apoyo para el software de destrucción de datos a menos que la empresa haya sufrido las consecuencias de discos duros robados.
Eliminación inadecuada de discos duros y datos: La destrucción de datos implica el uso de destrucción de software y destrucción física dependiendo de la industria. Dado que la gestión de datos sigue siendo una práctica nueva para la mayoría de las empresas, a veces no implementan adecuadamente planes sólidos de destrucción de datos. Una vez que ocurre una violación de datos debido a eso, estas empresas reciben grandes cantidades de multas, confianza rota y mala reputación. El equipo de cumplimiento y el equipo de datos deben enfatizar la importancia de adherirse a las regulaciones de privacidad y seguridad de datos y las consecuencias negativas de las violaciones de datos. Esto incentivará a las empresas a implementar prácticas adecuadas de gestión de datos.
Cómo comprar software de destrucción de datos
Recolección de requisitos (RFI/RFP) para software de destrucción de datos
Dado que la destrucción de datos es parte del proceso de DLM, es importante planificar un proceso de DLM primero si la empresa no tiene uno. Muchas empresas que no tienen el talento para la destrucción de datos, la gestión de privacidad de datos y la gestión de cumplimiento deben considerar contratar talentos externos para implementar adecuadamente el proceso de DLM. El proceso de DLM necesita cumplir con los estándares de la industria. Una vez que la planificación de DLM está hecha, el equipo de cumplimiento necesita identificar cómo destruir los datos de acuerdo con el presupuesto de la empresa, el proceso de gestión de datos, la industria y los requisitos de características. Por ejemplo, algunas regulaciones de la industria requieren destrucción de hardware en el lugar, mientras que otras no tienen tales requisitos.
Priorizar el conjunto de características deseadas puede ayudar a reducir el grupo potencial de soluciones de destrucción de datos, permitiendo a los equipos aplicar luego consideraciones adicionales para el presupuesto, facilidad de integración con otros sistemas, requisitos de seguridad y más. Este enfoque holístico empodera a los compradores para avanzar con una lista de verificación enfocada, que puede usarse junto con la puntuación de G2 para seleccionar el mejor producto para el negocio.
Comparar productos de software de destrucción de datos
Crear una lista larga
Los compradores deben comenzar con un gran grupo de proveedores de software de destrucción de datos. Teniendo en cuenta las características imprescindibles deseadas, es importante que los compradores realicen consultas consistentes durante las demostraciones para que puedan comparar efectivamente los pros y los contras de cada solución de software.
Crear una lista corta
Ayuda a cruzar los resultados de las evaluaciones iniciales de los proveedores con las reseñas de G2 de otros compradores, la combinación de las cuales ayudará a reducir a una lista corta de tres a cinco productos. A partir de ahí, los compradores pueden comparar precios y características para determinar el mejor ajuste.
Realizar demostraciones
Como regla general, las empresas deben asegurarse de demostrar todos los productos que terminan en su lista corta. Durante las demostraciones, los compradores deben hacer preguntas específicas relacionadas con las funcionalidades que más les importan; por ejemplo, uno podría pedir que se le guíe a través de un proceso típico de borrado de datos desde la planificación hasta el reciclaje del disco duro dentro de la herramienta de destrucción de datos.
Selección de software de destrucción de datos
Elegir un equipo de selección
Independientemente del tamaño de la empresa, es importante involucrar a las personas más relevantes al comenzar el proceso de selección de software de destrucción de datos. Las empresas más grandes pueden incluir miembros individuales del equipo para llenar roles como gerente de cumplimiento, gerente del ciclo de vida de los datos, abogados, propietario del sistema y profesionales de TI que trabajarán más de cerca con el software. Las empresas más pequeñas con menos empleados pueden superponer roles.
Negociación
Muchas empresas ofrecen plataformas de DLM que van más allá de la destrucción de datos para incluir descubrimiento de datos, calidad de datos y más. Mientras que algunas empresas no cederán en las configuraciones de sus paquetes, los compradores que buscan reducir costos deben intentar negociar hasta las funciones específicas que les importan para obtener el mejor precio. Por ejemplo, la página de precios de un proveedor donde la funcionalidad de destrucción de datos solo está incluida con un paquete DLM todo en uno robusto, mientras que una conversación de ventas puede demostrar lo contrario.
Decisión final
Después de esta etapa, es importante realizar una prueba si es posible con el equipo de selección. Esto ayudará a asegurar que el software de destrucción de datos elegido se integre bien con la configuración del sistema y el trabajo diario. Si la herramienta de destrucción de datos es fácil de usar y cumple con los estándares de cumplimiento, el comprador puede tomar eso como una señal de que su selección es la correcta. Si no, puede ser necesario reevaluar las opciones.
