En 1916, une nouvelle forme de comptabilité a révolutionné notre façon de travailler.
Avec l'introduction de la comptabilité d'exercice, l'argent liquide n'était plus nécessaire pour qu'une entreprise déclare ses revenus. Précurseur des cartes de crédit, elle a établi un système de comptabilité d'exercice.
La comptabilité d'exercice est une méthode de tenue de livres que les entreprises utilisent pour enregistrer les revenus et faire correspondre les dépenses au fur et à mesure qu'ils sont générés, plutôt qu'au moment où l'argent change de mains. La méthode d'exercice permet aux entreprises de reconnaître les dépenses tout en engageant la responsabilité, plutôt qu'au moment du paiement.
L'argent liquide reste roi pour des millions de personnes, et il n'y a rien de mal à gérer votre petite entreprise avec la comptabilité traditionnelle basée sur la trésorerie. Avec un peu d'aide de logiciels de comptabilité, gérer vos livres et suivre votre piste papier avec la méthode de trésorerie est rapide et sans douleur.
Mais comprendre la comptabilité d'exercice est un choix judicieux, peu importe comment vous le voyez, surtout si vous prévoyez de croître. Pas de pression, cependant : nous aimons votre entreprise telle qu'elle est.
Qu'est-ce que la comptabilité d'exercice ?
La comptabilité d'exercice est une méthode financière de comptabilité qui permet à une entreprise d'enregistrer les revenus lorsqu'ils sont gagnés et les dépenses lorsqu'elles sont engagées, indépendamment de l'échange réel d'argent.
D'une certaine manière, la méthode de comptabilité d'exercice est un système d'honneur. Lorsque vous exécutez des centaines ou même des milliers de transactions par jour — beaucoup avec des dates d'échéance de paiement différées ou des versements — l'argent lui-même est fluide et parfois insaisissable. Cela rend difficile l'exploitation de votre plein potentiel. La base d'exercice vous permet de prendre des décisions basées sur le capital qui vous est promis, en plus des actifs authentiques dans vos comptes.
La méthode de comptabilité d'exercice fusionne deux principes comptables :
- Le principe de correspondance stipule que vous devez reconnaître les dépenses dans la même période que les revenus qu'elles génèrent.
- Le principe de reconnaissance des revenus stipule que vous devez reconnaître les revenus soit au moment de leur acquisition, soit au moment de leur réalisation.
Un système de comptabilité d'exercice offre de meilleures perspectives de rentabilité en peignant un tableau précis des revenus, des dépenses, des actifs et des passifs sur le bilan. C'est pourquoi les principes comptables généralement acceptés (GAAP) reconnaissent la méthode d'exercice. La Securities and Exchange Commission (SEC) exige également que les entreprises cotées en bourse suivent la comptabilité d'exercice.
Comment fonctionne la comptabilité d'exercice ?
Dans un scénario de comptabilité d'exercice, vos divers revenus sont enregistrés comme "gagnés" lorsque la vente a lieu, indépendamment du calendrier de paiement. Les transactions sans argent en main sont inscrites dans vos actifs courants sous la section "comptes clients" dans vos bilans.
Typiquement, si ces écritures de journal sont payées dans un an ou moins, elles peuvent être considérées comme des actifs à court terme. Tout ce qui vous est encore dû est également appelé "passif".
Vous et vos clients concluez un accord selon lequel les factures seront payées à temps. Avec le filtrage approprié et la confiance établie avec un contrat, cela ne devrait pas poser de problème. Mais la possibilité que l'argent ne soit pas reçu, aussi petite soit-elle, est un risque assumé avec ce type de comptabilité.
En ce qui concerne votre flux de trésorerie, vous pouvez suivre l'argent dû pour les biens, services et autres créanciers dans la section "comptes fournisseurs" de vos états financiers.
Vous pouvez décider d'un gros achat et soustraire le coût final éventuel de vos actifs à court terme dans les comptes clients. Ces achats ajoutent à vos passifs globaux, mais cela vous permet de garder vos actifs liquides en sécurité à la banque et ces sections de votre livre de comptes intactes.
De cette manière, le système d'exercice est comme une porte tournante d'actifs à court terme séparés de vos actifs à long terme. Cependant, lorsque vous considérez votre résultat net, vous pouvez prendre en compte les deux montants.
Types de comptes d'exercice
La comptabilité d'exercice utilise quatre types de comptes.
1. Comptes clients se réfère au montant que vous recevrez pour les ventes effectuées à crédit.
2. Comptes fournisseurs est le montant que vous devez aux fournisseurs.
3. Compte de revenus accumulés montre les transactions commerciales que vous avez effectuées mais que vous n'avez pas encore facturées aux clients.
4. Passifs accumulés révèlent le montant des dépenses accumulées pour les biens et services que les fournisseurs ont livrés mais ne vous ont pas encore facturés.
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Comptabilité d'exercice vs. comptabilité de trésorerie
La comptabilité d'exercice est une norme comptable qui permet d'enregistrer les transactions au fur et à mesure qu'elles se produisent, plutôt qu'au moment où l'échange d'argent a lieu. Ainsi, vous pouvez reconnaître les revenus et les dépenses au fur et à mesure que vous les gagnez ou les engagez sans attendre de recevoir ou de faire des paiements en espèces.
La comptabilité de trésorerie exige que vous déclariez les revenus dans l'année fiscale où vous les recevez et que vous déduisiez les dépenses dans l'année fiscale où vous payez les dépenses. La comptabilité de trésorerie est couramment utilisée par les petites entreprises qui paient des impôts via les déclarations fiscales personnelles des propriétaires d'entreprise.
La méthode de trésorerie est assez simple car vous enregistrez les transactions en fonction du flux de trésorerie. Ainsi, vous ajouterez des revenus au fur et à mesure que vous recevez de l'argent des clients et déduirez les dépenses au fur et à mesure que vous effectuez des paiements en espèces. En conséquence, la tenue de livres avec la comptabilité de trésorerie facilite le suivi de votre position financière.
| Comptabilité d'exercice | Comptabilité de trésorerie | |
| Entrée de revenus | Lors de l'acquisition | Lors de la réception de l'argent |
| Entrée de dépenses | Lors de l'engagement | Lors des paiements |
| Impôts à payer | Sur les revenus gagnés | Sur l'argent collecté |
Quand utiliser la méthode de comptabilité d'exercice
Si votre entreprise opère aux États-Unis et appartient à une catégorie particulière, l'Internal Revenue Service (IRS) exige la comptabilité d'exercice à des fins de déclaration fiscale. Cela implique les conditions suivantes :
- Posséder un inventaire
- Faire des ventes à crédit
- Les sociétés C
- Les grandes entreprises avec un revenu brut annuel moyen de plus de 25 millions de dollars au cours des trois dernières années de la période comptable
Ces restrictions limitent certainement les candidats à la comptabilité de trésorerie.
Si vous êtes une petite startup qui n'offre qu'un service, la méthode de trésorerie est une façon sensée de gérer vos finances et de garder un œil sur vos actifs.
Si vous exploitez une entreprise agricole, vous avez également le droit par l'IRS d'utiliser la méthode de trésorerie. Dans la plupart des autres cas, cependant, il semble que la comptabilité d'exercice soit non seulement bénéfique, mais également requise par la loi.
Avantages de la comptabilité d'exercice
Il y a des avantages significatifs à la comptabilité d'exercice lorsque les choses se déroulent bien.
Les revenus et les dépenses sont assortis sur le champ. Par exemple, si vous dépensez 1 000 $ en matériaux mais que vous êtes garanti 5 000 $ pour le travail, vous pouvez enregistrer une marge bénéficiaire nette de 4 000 $, même si cela prend quelques mois avant que cet argent n'arrive. Cela est utile pour la gestion car cela permet de prendre des décisions et de poser les bases pour l'avenir. Dans la comptabilité de trésorerie, un travail avec des dépenses plus importantes que les profits à l'instant peut être considéré comme une perte et entraver certaines capacités de prise de décision.
Si votre bureau a besoin d'équipement ou d'une embauche talentueuse en informatique, il peut être difficile de justifier ces choix sans l'argent en main. Le plus grand avantage de la comptabilité d'exercice est qu'elle permet de prendre des décisions judicieuses qui augmentent instantanément votre efficacité opérationnelle et votre potentiel de profit.
De nombreuses entreprises choisissent la méthode d'exercice pour un rapport financier précis et pour rester conforme aux GAAP. Les startups utilisant la méthode de trésorerie passent également à la méthode d'exercice avant de lever des fonds.
Défis de la comptabilité d'exercice
La méthode d'exercice peut entraîner des problèmes financiers si elle n'est pas gérée avec soin. Si vous manquez d'argent à un moment donné, vous pouvez faire face à des problèmes juridiques avec vos créanciers et risquer la faillite, même si votre bilan indique une rentabilité. Encore une fois, les chances de cela sont minces si vous êtes attentif et apportez les ajustements nécessaires à vos sorties, mais c'est une réalité malheureuse pour de nombreuses entreprises. Quelques erreurs mineures peuvent être fatales.
Il y a un degré d'estimation avec la comptabilité d'exercice. La probabilité d'inventaire obsolète et de retours de produits, par exemple, doit être prise en compte dans l'équation. Pour cette raison et d'autres, la comptabilité d'exercice a une courbe d'apprentissage plus raide que la comptabilité de trésorerie. Vous pouvez travailler avec un cabinet comptable ou un prestataire de conseil financier pour éduquer vos comptables et assurer une transition en douceur si et quand vous optez pour cette voie.
Si elle n'est pas donnée avec soin et précision, la méthode d'exercice peut entraîner des erreurs de taille. Si un ou deux paiements n'arrivent pas à temps, cela peut se répercuter sur l'ensemble de votre opération.
Qu'est-ce que la comptabilité d'exercice modifiée ?
La comptabilité d'exercice modifiée est une méthode comptable alternative qui fusionne la méthode d'exercice et la comptabilité de trésorerie. Cette méthode de tenue de livres considère les revenus lorsqu'ils sont disponibles pour financer les dépenses à payer dans les 60 jours et enregistre les dépenses lorsque l'entreprise engage des passifs.
La comptabilité d'exercice est-elle faite pour vous ?
La comptabilité d'exercice n'est pas idéale pour les entreprises qui utilisent des paiements en espèces pour les revenus et les dépenses. Les entreprises qui obtiennent du crédit auprès des fournisseurs ou vendent à crédit peuvent utiliser la comptabilité d'exercice pour obtenir une image précise de la santé financière sur leurs états de résultat. Toute entreprise avec un décalage de temps de paiement plus élevé peut opter pour la comptabilité d'exercice.
Rappelez-vous également que les entreprises cotées en bourse ou les entreprises avec plus de 25 millions de dollars de revenus doivent utiliser la comptabilité d'exercice.
Logiciels de comptabilité pour la comptabilité d'exercice
De nombreuses entreprises hésitent à utiliser la comptabilité d'exercice principalement en raison des tracas de la gestion de comptes d'actifs complexes, des comptes clients et des comptes fournisseurs. De plus, vous devez clôturer le livre mensuellement pour utiliser les méthodes d'exercice. Vous pouvez facilement gérer tous ces défis avec des solutions comptables.
Les logiciels de comptabilité vous permettent de capturer facilement les écritures de journal, de rapprocher les comptes de grand livre auxiliaire, et plus encore. De plus, vous pouvez également gérer les rapports financiers et la gestion des dépenses avec des outils comptables.
Comprendre votre processus comptable
Des pratiques financières solides sont une pierre angulaire du succès, et il y a certainement beaucoup à digérer sur le sujet. Mettre en œuvre un logiciel de comptabilité de qualité et être diligent avec vos dossiers est un must pour toute entreprise à ses débuts. Vous pouvez trouver des logiciels de comptabilité gratuits pour commencer. Il existe également des logiciels de comptabilité pour petites entreprises destinés aux solopreneurs et aux petites équipes.
Découvrez les meilleurs logiciels de comptabilité qui peuvent vous aider à rationaliser la gestion des actifs, des revenus, des dépenses et des revenus.
Cet article a été publié à l'origine en 2019. Il a été mis à jour avec de nouvelles informations.