Les produits et services que votre entreprise fournit sont votre raison d'être.

Ce sont eux qui vous motivent à vous lever le matin pour fournir un effort complet au travail, et qui guident le cœur de vos décisions commerciales. Avec toute cette attention portée à fournir une production de qualité à vos clients, vous devez disposer d'un moyen efficace et facilement traçable pour gérer l'argent entrant et sortant de votre entreprise.

La comptabilité de caisse est une méthode que vous pouvez utiliser pour ce faire.

Nous examinerons certains des éléments essentiels de la comptabilité de caisse et comment elle peut être bénéfique pour les besoins comptables de votre entreprise.

Comptabilité de caisse : avantages, inconvénients et quand elle est adaptée à votre entreprise

La comptabilité de caisse n'est pas pour toutes les entreprises. Cependant, si vous faites partie d'une petite entreprise qui effectue des transactions relativement simples en espèces, cela peut être un moyen facile de suivre l'argent qui change de mains.

Avantages de la comptabilité de caisse

Les avantages de la comptabilité de caisse résident principalement dans sa simplicité. De nombreuses petites entreprises choisissent la comptabilité de caisse par rapport à d'autres types car il est facile de déterminer quand les transactions ont lieu et il n'est pas nécessaire de suivre les reçus ou les dettes.

Un autre avantage de la comptabilité de caisse se manifeste lors de l'évaluation des finances de votre entreprise, car un coup d'œil à un compte bancaire en utilisant la comptabilité de caisse montre le montant exact d'argent que votre entreprise possède. Il n'y a pas de dettes ou de dépenses futures à prendre en compte, ni d'argent reflété dans le compte de votre entreprise qui ne soit pas présent au moment exact de l'analyse des finances de votre entreprise.

Pour ces raisons, la comptabilité de caisse est plus facile à gérer que la comptabilité d'exercice, car il n'est pas nécessaire de suivre les comptes clients ou les comptes fournisseurs. L'argent que votre entreprise possède est à la banque.

Inconvénients de la comptabilité de caisse

Un inconvénient de la comptabilité de caisse est qu'elle peut surestimer la santé financière d'une entreprise. Comment ? Si une entreprise possède beaucoup de liquidités mais a encore de nombreuses dettes à payer, elle peut sembler être dans une meilleure position financière qu'elle ne l'est réellement.

Si votre entreprise a acheté des articles à crédit ou est redevable d'argent par un client mais ne l'a pas encore reçu, ces éléments de vos finances ne seront pas pris en compte par la comptabilité de caisse.

Ces aspects de la comptabilité de caisse montrent pourquoi elle peut ne convenir qu'aux petites entreprises qui n'achètent ou ne vendent pas la plupart des produits ou services à crédit.

Comptabilité de caisse vs. comptabilité d'exercice

Voici un avantage que la comptabilité de caisse a sur la comptabilité d'exercice. Parce que la comptabilité d'exercice ne suit pas les flux de trésorerie, une entreprise peut sembler financièrement saine à long terme en utilisant la comptabilité d'exercice tout en étant en pénurie de trésorerie à court terme. Essentiellement, la comptabilité de caisse fournit un instantané réaliste de l'endroit où se trouve une entreprise financièrement à un moment précis.

Par exemple, considérons une entreprise qui vend pour 5 000 $ de produits en octobre, mais qui n'est payée qu'en novembre. Si cette entreprise utilise la comptabilité de caisse, elle reconnaît cette vente en novembre, lorsqu'elle reçoit effectivement les fonds pour lesquels les produits ont été vendus.

Si l'entreprise utilise la comptabilité d'exercice, elle reconnaît cette vente en octobre, lorsque la transaction a été conclue. Ce même principe s'applique également aux dépenses payées.

Bien que la comptabilité d'exercice soit plus généralement utilisée par les grandes entreprises car elle fournit une image à plus long terme de la position financière d'une entreprise, la comptabilité de caisse présente de nombreux avantages pour les petites entreprises sans une grande partie de leurs finances reposant sur les comptes clients ou fournisseurs.

Quels types d'entreprises devraient utiliser la comptabilité de caisse ?

Si vous faites partie d'une petite entreprise, la comptabilité de caisse devrait être votre option privilégiée pour suivre vos finances. La comptabilité de caisse peut bénéficier aux entreprises ayant des recettes brutes moyennes de moins de 5 000 000 $ par an, aux entreprises non cotées en bourse qui n'ont pas besoin de divulguer leurs finances à l'IRS sur une base trimestrielle, ou aux entreprises où la majorité des opérations commerciales sont consacrées aux services que vous fournissez.

D'un autre côté, certaines entreprises ne peuvent pas utiliser la comptabilité de caisse car elle donnerait une image inexacte de leurs opérations financières. La comptabilité de caisse ne permet pas à votre entreprise de tenir compte de l'argent futur qui sera collecté ou payé, donc si votre entreprise vend des produits ou achète des services à crédit, vous devrez utiliser la comptabilité d'exercice. Vous ne pouvez pas non plus utiliser la comptabilité de caisse si une partie de votre rapport financier inclut la déclaration de l'inventaire à la fin de l'année. Indépendamment de la taille de l'entreprise ou de la méthode comptable préférée, le logiciel de comptabilité peut être un atout majeur pour suivre les informations financières d'une entreprise.

Aller de l'avant

La comptabilité de caisse peut être un excellent choix pour une petite entreprise cherchant un moyen simple de suivre sa santé financière. Pour plus d'informations sur la comptabilité pour votre petite entreprise, consultez ce guide sur la comptabilité des petites entreprises. Consultez également notre guide sur comment calculer la variance pour vous assurer que vos livres sont prêts pour l'avenir.