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Qu'est-ce que le logiciel de suivi du kilométrage ?

Le logiciel de suivi du kilométrage permet aux employeurs de toutes tailles de suivre le kilométrage des déplacements des employés, de revoir et d'approuver les rapports de dépenses, et de créer d'autres rapports pour les informations fiscales et de déduction. Les employés peuvent utiliser le logiciel de suivi du kilométrage pour suivre et saisir leur kilométrage, ainsi que soumettre facilement des rapports de dépenses pour remboursement.

Aux débuts du suivi du kilométrage, un simple tableur était utilisé pour suivre la date de voyage, l'objectif professionnel, l'origine, la destination, les relevés d'odomètre et les kilomètres parcourus. Aujourd'hui, le logiciel de suivi du kilométrage aide à automatiser le suivi et la soumission de ces données, permettant aux entreprises d'avoir des informations plus précises, de meilleurs rapports, et une performance des employés plus efficace et productive.

Principaux avantages du logiciel de suivi du kilométrage

Suivre automatiquement et précisément le kilométrage avec la technologie GPS
Maintenir des journaux de voyage conformes aux règles de l'IRS et aux taux de kilométrage standard
Analyser les coûts et les économies par employé, équipe ou entreprise
Différencier les déplacements professionnels ou personnels
Revoir et approuver facilement les rapports de dépenses

Pourquoi utiliser un logiciel de suivi du kilométrage ?

La fonction principale du logiciel de suivi du kilométrage est de simplifier et d'automatiser le suivi, la soumission et le reporting du kilométrage des déplacements des employés. Pour les employeurs, il est important d'utiliser un logiciel de suivi du kilométrage pour suivre les coûts, et s'assurer que la bonne personne revoit et approuve les rapports de dépenses. Cela permet également aux entreprises de s'assurer que les employés rapportent correctement leur kilométrage et ne dépensent pas trop. La plupart des logiciels de suivi du kilométrage utilisent la technologie basée sur la localisation et la technologie GPS, pour suivre précisément le kilométrage des employés, réduisant ainsi le suivi manuel et la saisie de données par les employés eux-mêmes. Les entreprises utilisent également ce logiciel pour générer des rapports qui leur permettent de numériser leurs dossiers, et d'analyser les coûts et les économies par individu, équipe ou entreprise.

Pour les employés, utiliser un logiciel de suivi du kilométrage est bénéfique car ils peuvent suivre précisément leur kilométrage avec le GPS, différencier le kilométrage personnel et professionnel, et soumettre électroniquement leurs rapports de dépenses. Utiliser le GPS, ou une autre technologie basée sur la localisation, pour suivre le kilométrage réduit le risque de données insuffisantes ou erronées, ce qui pourrait ralentir le processus de soumission et d'approbation, et causer un travail supplémentaire pour l'employé à long terme. La capacité de différencier le kilométrage personnel et professionnel facilite le suivi et la soumission du kilométrage correct par l'employé, sans avoir à déchiffrer manuellement quel kilométrage est remboursable, et lequel ne l'est pas. Les capacités de soumission électronique permettent aux employés de recevoir des remboursements plus rapidement, et leur donnent la possibilité de communiquer plus facilement avec l'approbateur de leurs dépenses. Le logiciel de suivi du kilométrage rend également très pratique pour un employé d'accomplir ces tâches rapidement et efficacement, généralement directement sur leur smartphone.

Qui utilise le logiciel de suivi du kilométrage ?

Toute entreprise ou organisation avec des employés qui sont des commerciaux, des techniciens de service sur le terrain, des chefs de projet et des comptables, pourrait utiliser un logiciel de suivi du kilométrage. Au sein de ces organisations, à la fois l'employé et l'employeur peuvent utiliser le logiciel de suivi du kilométrage.

Travailleurs indépendants — Toute personne travaillant à son compte qui se déplace pour des raisons professionnelles peut déduire son kilométrage sur sa déclaration de revenus, donc suivre correctement le kilométrage crée des économies fiscales. Chaque fois qu'ils conduisent pour des raisons professionnelles, ils peuvent utiliser ce trajet à leur avantage financier en réclamant la déduction de kilométrage.

Équipes de vente — Chaque employé qui se déplace pour rencontrer un client ou un client potentiel doit suivre son kilométrage pour soumettre correctement un rapport de dépenses avant de pouvoir être remboursé. La plupart des commerciaux n'ont pas le temps ou les connaissances pour le faire manuellement, il est donc important d'avoir un logiciel qui peut le faire automatiquement et avec précision.

Techniciens de terrain — Tout technicien qui doit se déplacer pour une installation ou une réparation doit suivre correctement son kilométrage pour être remboursé. Comme les commerciaux, les techniciens ne veulent pas perdre de temps précieux à enregistrer manuellement leur kilométrage, ou à différencier les kilomètres professionnels et personnels parcourus. Par conséquent, un logiciel de suivi du kilométrage fiable est nécessaire pour qu'ils puissent suivre avec succès le kilométrage déductible.

Équipes de comptabilité et de finance — Toute organisation avec le type d'employés décrit ci-dessus doit revoir et approuver ces dépenses, ainsi qu'enregistrer et organiser efficacement les données. Un comptable ou une équipe financière serait responsable de la bonne déclaration et de l'analyse de ces données, et le logiciel de suivi du kilométrage aide ce processus.

Types de logiciels de suivi du kilométrage

Il existe deux types de logiciels de suivi du kilométrage : en ligne ou basés sur le cloud et les applications mobiles. Il est important de connaître la différence entre ces derniers en fonction de l'industrie. Par exemple, une entreprise de transport routier pourrait vouloir un logiciel de suivi du kilométrage qui dispose d'une application mobile pour que ses chauffeurs puissent accéder à leur compte pendant qu'ils sont sur la route. D'autre part, un cabinet comptable n'a besoin que d'un outil en ligne accessible depuis leur système au bureau, car ils n'ont généralement pas besoin d'être sur le terrain pour amasser des données de voyage.

En ligne ou basé sur le cloud — Le logiciel en ligne nécessite que les utilisateurs accèdent au tableau de bord du logiciel via leur site Web afin qu'ils puissent voir les informations et tirer parti des fonctionnalités offertes par le fournisseur. Ce type d'interface est bon pour les entreprises et les employés afin qu'ils puissent facilement accéder à un ordinateur avec Internet pour ajouter et modifier des données, et exécuter divers rapports.

Application mobile — Le logiciel d'application mobile de suivi du kilométrage est une application conçue pour être téléchargée et accessible sur un smartphone. Il donne aux employés la fonctionnalité de scanner des reçus, de capturer le kilométrage à l'aide des capacités GPS, et de soumettre des rapports de dépenses, le tout en déplacement. Il donne également aux gestionnaires la possibilité de revoir et d'approuver les rapports de dépenses, et de suivre le kilométrage et les dépenses à l'aide de divers rapports, en dehors des heures de travail et de l'environnement de bureau.

Fonctionnalités du logiciel de suivi du kilométrage

Parmi les nombreux avantages et fonctionnalités du logiciel de suivi du kilométrage, les suivantes sont quelques fonctionnalités courantes généralement trouvées dans ce type de logiciel.

Remboursement des employés — L'une des fonctionnalités les plus importantes du logiciel de suivi du kilométrage est la capacité de rembourser les employés pour le kilométrage qu'ils parcourent à des fins professionnelles. Ce logiciel aide à numériser et à automatiser ce processus en créant et en soumettant des rapports de dépenses avec le taux de kilométrage standard, facilitant la communication entre les employés et les gestionnaires, et enfin, en initiant le transfert de fonds à l'employé.

Suivi GPS — Le GPS, ou une autre technologie basée sur la localisation, détecte automatiquement lorsque l'utilisateur part en voiture, puis enregistre les itinéraires, les heures d'arrivée et de départ, et les kilomètres parcourus. Il assure également une grande précision des journaux de kilométrage, garantit la conformité avec les directives de l'entreprise, et réduit l'effort manuel nécessaire par l'employé.

Enregistrement du kilométrage — En utilisant les fonctionnalités GPS mentionnées ci-dessus, le logiciel de suivi du kilométrage enregistre et journalise le kilométrage, classe le trajet comme professionnel ou personnel, et saisit les informations pertinentes dans les rapports de dépenses. Cette fonctionnalité aide à rationaliser le processus de remboursement, à réduire la saisie manuelle, et à maintenir l'intégrité des données.

Flux de travail pour les gestionnaires — Une fois qu'un rapport de dépenses est soumis au gestionnaire approbateur, il est notifié via le logiciel, et peut revoir les données, confirmer leur exactitude, communiquer avec l'employé, et approuver ou refuser le rapport.

Rapports — Les fonctions de reporting du logiciel de suivi du kilométrage bénéficient à la fois aux employés et aux gestionnaires. Les conducteurs peuvent obtenir un rapport de leur trajet actuel ou un aperçu de plusieurs trajets, leur permettant d'estimer la distance qu'ils parcourront et combien d'argent ils seront remboursés. Les employeurs ou les gestionnaires peuvent créer et consulter des rapports conformes à l'IRS pour des raisons fiscales et de déduction, ainsi que revoir les dossiers de conduite pour détecter les erreurs, la fraude, et d'autres coûts inutiles.

Problèmes potentiels avec le logiciel de suivi du kilométrage

Utilisation des données du smartphone — Une application de suivi du kilométrage utilise des données cellulaires pour interroger les adresses de rue, télécharger les enregistrements de trajet sur un serveur, et d'autres petites tâches qui aident à automatiser le suivi et l'enregistrement du kilométrage. Si un employé conduit beaucoup pour le travail et utilise fréquemment l'application, celle-ci pourrait utiliser beaucoup de données, et si l'employé n'a pas de données illimitées, il pourrait dépasser sa limite et encourir des frais supplémentaires. De plus, même si le GPS sur un smartphone n'utilise pas de données cellulaires, il fonctionne constamment en arrière-plan, ce qui peut épuiser la batterie plus rapidement et ralentir le fonctionnement d'autres applications.

Erreur de l'utilisateur — Un autre problème potentiel avec l'utilisation du logiciel de suivi du kilométrage est simplement l'erreur de l'utilisateur. Pour qu'une application fonctionne, elle doit être ouverte et en cours d'exécution. Si l'utilisateur oublie d'allumer l'application avant son trajet, aucune donnée ne sera enregistrée et journalisée, ce qui peut retarder et compliquer le processus de soumission des dépenses. D'autres fois, l'application essaie de se connecter au Bluetooth d'une voiture pour savoir que l'utilisateur est bien dans une voiture. Si l'application ne parvient pas à le faire, elle peut être confuse quant à savoir si l'utilisateur se déplace ou non, ce qui peut créer une série de petits trajets plutôt que d'enregistrer le trajet dans son intégralité. Par conséquent, il est important pour l'utilisateur de confirmer que le logiciel est non seulement activé, mais qu'il est correctement connecté.

Logiciels et services liés au logiciel de suivi du kilométrage

Le logiciel de suivi du kilométrage peut être utilisé soit en tandem avec, soit en complément des types de logiciels suivants.

Logiciel de gestion des voyages — Le logiciel de gestion des voyages fournit aux utilisateurs une plateforme numérique pour planifier, acheter et enregistrer les dépenses de voyage. Les entreprises utiliseront le logiciel pour simplifier les décisions d'achat et centraliser les enregistrements des dépenses de voyage de leurs employés. Au lieu d'utiliser des agents individuels ou de soumettre des reçus auto-achetés à un produit de gestion des dépenses, les utilisateurs disposent d'un outil simplifié pour réserver et signaler automatiquement leurs achats de voyage. Ce logiciel est lié au logiciel de suivi du kilométrage car il permet aux utilisateurs d'enregistrer les dépenses de voyage, telles que le kilométrage, et dispose également de fonctionnalités de reporting.

Logiciel de gestion des dépenses — Le logiciel de gestion des dépenses aide à traiter, payer et auditer les dépenses initiées par les employés. Le logiciel inclut des capacités pour que les employés saisissent des dépenses pour approbation via un navigateur ou une application mobile. Ce logiciel simplifie et automatise la saisie des dépenses d'une entreprise, rationalise la révision, élimine la traçabilité papier, et réduit l'effort administratif. Le logiciel de gestion des dépenses permet aux administrateurs d'avoir une visibilité complète et de suivre l'utilisation des ressources financières de l'entreprise par les employés. Il analyse également les dépenses globales, identifie les opportunités d'économies de coûts, et contrôle les dépenses excessives. Le logiciel de suivi du kilométrage doit parfois être intégré au logiciel de gestion des dépenses pour que l'employé puisse suivre et soumettre son kilométrage de voyage et l'intégrer dans un système de gestion des dépenses.

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