Qu'est-ce que le suivi du kilométrage ?
Le suivi du kilométrage est la pratique consistant à tenir un journal de kilométrage pour une déduction fiscale ou un remboursement. Cela inclut les déplacements professionnels tels que les réunions avec des clients, les courses professionnelles ou l'achat de fournitures de travail. Toutes ces activités comptent comme kilométrage déductible, ou kilométrage que l'on peut suivre et déduire.
De nombreux employeurs ne fourniront un remboursement qu'aux employés qui tiennent un journal de kilométrage. Ces journaux peuvent être tenus à l'aide de logiciels de suivi du kilométrage puis soumis à un employeur pour remboursement ou pour obtenir une déduction fiscale après déclaration. Les logiciels de suivi du kilométrage sont très bénéfiques pour les employeurs afin d'aider à suivre avec précision les kilomètres parcourus par les employés et à maintenir une comptabilité appropriée pour l'entreprise. Les travailleurs indépendants peuvent également recevoir un remboursement fiscal pour le kilométrage s'il est correctement enregistré.
Ne pas tenir des registres de kilométrage précis peut avoir de graves conséquences pour les entreprises et les particuliers. Voici deux risques majeurs d'un suivi de kilométrage inexact. Ceux qui ne soumettent pas de journaux précis pour les impôts de fin d'année risquent d'être audités par l'IRS.
Types de kilométrage déductible
L'Internal Revenue Service (IRS) permet aux individus de déduire le kilométrage pour divers motifs, y compris les affaires, la charité, les soins médicaux et même les déménagements.
Le trajet régulier pour se rendre au travail, cependant, n'est pas déductible d'impôt. Selon l'IRS, le lieu de résidence est un choix personnel ; par conséquent, les individus ne peuvent pas déduire leur trajet normal pour se rendre au travail.
Cela signifie que tout déplacement professionnel depuis son domicile ne compte pas, même si cette personne s'engage dans des affaires par téléphone ou par e-mail pendant le trajet. Cela change, cependant, si une entreprise oblige ses employés à se rendre temporairement à un autre endroit.
Voici quelques exemples de trajets de kilométrage déductible :
- Visites chez des clients ou des clients
- Déplacements entre différents bureaux, y compris les lieux de travail temporaires
- Courses ou achats de fournitures professionnelles
- Déplacements vers et depuis les aéroports pour des voyages d'affaires
- Repas ou divertissements pour les clients ou les clients
Avantages du suivi du kilométrage
Tenir des journaux de kilométrage précis peut garantir des économies de coûts et éliminer les approximations lors de la déclaration des impôts. Voici trois des meilleurs avantages du suivi du kilométrage :
- Recevoir plus de déductions fiscales : Tous les kilomètres parcourus pour des affaires, en dehors de son trajet régulier, sont déductibles et peuvent être réclamés. Les déductions réduisent le montant du revenu imposable, réduisant ainsi la charge fiscale. Étant donné que les kilomètres parcourus pour des affaires sont déductibles d'impôt, les individus peuvent tenir des journaux de suivi du kilométrage et les soumettre à l'IRS pour aider à réduire leur revenu imposable pendant la saison fiscale.
- Maintenir des journaux précis : Un suivi constant du kilométrage est le meilleur moyen de garantir qu'un journal de kilométrage reste précis tout au long de l'année. Bien que l'IRS accepte diverses formes de suivi du kilométrage, il est recommandé que les individus conservent également des enregistrements numériques.
- Collecter le remboursement de l'employeur : Certaines entreprises ont des politiques qui couvrent le remboursement ou les allocations pour les déplacements liés au travail. Les employeurs peuvent rembourser le kilométrage à un taux inférieur au taux standard de l'IRS. Dans ce cas, les employés peuvent maximiser leur remboursement de kilométrage en réclamant la différence entre le taux de l'IRS et le remboursement de l'entreprise lors de la déclaration d'une déduction. Bien que certains États exigent que les entreprises fournissent un remboursement pour le kilométrage, tous les employeurs ne sont pas tenus de le faire.
Éléments de base du suivi du kilométrage
Le meilleur moyen de garantir un remboursement ou une déduction est de suivre chaque kilomètre. Cela signifie que les individus doivent suivre le kilométrage chaque fois qu'ils conduisent pour des affaires. Suivre le kilométrage séparément pour des raisons professionnelles facilitera le processus lorsqu'il sera temps de déclarer les impôts ou de demander un remboursement.
Les individus qui travaillent pour un employeur devraient faire le suivi du kilométrage pour :
- Déplacements entre les lieux de bureau
- Déplacements pour des réunions ou des événements avec des clients
- Trajet de la maison à un lieu de travail temporaire
- Déplacements vers l'aéroport pour des voyages liés aux affaires
- Courses professionnelles
Les travailleurs indépendants devraient faire le suivi du kilométrage pour :
- Bureaux à domicile qui qualifient comme lieu principal d'affaires, ce qui signifie que les travailleurs indépendants peuvent réclamer des déductions pour les déplacements vers d'autres bureaux ou vers des clients
- Les individus sans emploi peuvent déduire les kilomètres parcourus lorsqu'ils cherchent un emploi dans leur domaine actuel, mais pas pour les kilomètres parcourus lorsqu'ils cherchent un emploi dans une nouvelle industrie
- Les individus qui ont déménagé à au moins 50 miles de leur travail, et ont travaillé à temps plein au moins 39 semaines au cours des 12 derniers mois après leur déménagement, peuvent réclamer une petite déduction
- Ceux qui conduisent pour des raisons médicales ou caritatives peuvent également se qualifier pour de petites déductions
Quand ne pas suivre le kilométrage
Chaque kilomètre parcouru pendant les heures de travail n'est pas déductible ou ne se qualifie pas pour un remboursement. Les activités courantes, telles que le trajet pour se rendre au travail ou faire des courses personnelles, ne comptent pas comme des kilomètres déductibles.
Les individus n'ont probablement pas besoin de faire le suivi du kilométrage pour les raisons suivantes :
- Le seul déplacement lié aux affaires est le trajet pour se rendre au travail
- Un individu travaille à domicile et ne se déplace pas pour des raisons professionnelles
- Les individus sans emploi qui ne se déplacent pas pour trouver un emploi dans leur industrie actuelle
Comment faire le suivi du kilométrage pour les affaires
L'IRS exige une documentation précise des kilomètres pour recevoir une déduction fiscale ou un remboursement. Il est également important de conserver des registres de kilométrage détaillés en cas d'audit.
Cela signifie que le suivi détaillé du kilométrage doit toujours être conservé pour garantir l'exactitude.
Les individus peuvent soumettre le formulaire IRS Schedule A (Form 1040 ou 1040-SR) pour réclamer des déductions pour le kilométrage. Les travailleurs indépendants peuvent réclamer des dépenses sur le Schedule C.
Les journaux de suivi du kilométrage doivent toujours inclure les informations suivantes :
- Date et heure du voyage
- Point de départ et destination
- Raison du déplacement
- Kilométrage de départ et d'arrivée
- Coûts supplémentaires, tels que les frais de stationnement et les péages
Meilleures pratiques pour le suivi du kilométrage
Bien qu'il existe diverses façons de tenir des registres de kilométrage, certaines méthodes sont plus précises et efficaces. Le suivi du kilométrage est plus facile que jamais grâce à l'aide de la technologie moderne et des meilleures pratiques de suivi du kilométrage.
- Investir dans un logiciel de suivi du kilométrage : Avec l'aide de logiciels de suivi du kilométrage, les entreprises peuvent suivre et gérer les déplacements professionnels des employés à des fins fiscales et de remboursement. Ces systèmes peuvent également être utilisés par différents départements pour examiner et approuver les dépenses.
- Utiliser une application de suivi du kilométrage : Similaires aux systèmes logiciels, les applications de suivi du kilométrage sont un moyen pratique pour les employés de suivre et de soumettre les dépenses de déplacement professionnel. Les applications de kilométrage peuvent automatiquement déterminer les lieux de départ et d'arrivée en fonction de la localisation du téléphone.
- Créer une politique d'entreprise : Créer une norme d'entreprise pour le suivi du kilométrage est le meilleur moyen de garantir l'exactitude dans toute l'organisation. Les employeurs doivent clairement communiquer la méthode exacte de suivi du kilométrage, le taux de remboursement de l'entreprise et les délais spécifiques pour soumettre les dépenses.
Brittany K. King
Brittany K. King is a former Content Marketing Manager at G2. She received her BA in English Language & Literature with a concentration in Writing from Pace University. Brittany’s expertise is in supporting G2 products and sellers, focusing specifically on Buyer Intent data and Review Generation. After 5pm, you can find Brittany listening to her extensive record collection, hanging with her dog and cats, or booking her next vacation.