Qu'est-ce qu'un cahier des charges ?
Le cahier des charges (SOW) est un document, couramment utilisé en gestion de projet, dans lequel un responsable de contrat spécifie les objectifs et les livrables pour un projet ou un contrat de service particulier. Il énumère les objectifs du projet ainsi que toutes les activités, livrables, calendrier potentiel et détails financiers du projet. C'est un document extrêmement détaillé qui pose les bases du plan de projet.
Un SOW est souvent inclus dans une demande de proposition (RFP), un document utilisé pour solliciter des offres scellées de la part de fournisseurs et prestataires de services potentiels. Le SOW sera l'un des premiers documents que vous prendrez le temps de créer pour exposer l'ensemble du paysage du projet. Étant donné que les SOW incluent tant de détails, l'utilisation d'un logiciel de gestion de projet est fortement recommandée pour rendre la rédaction plus fluide.
Types de documents de cahier des charges
Selon l'utilisation d'un cahier des charges ou le secteur d'activité d'une entreprise, l'un des trois types de documents de cahier des charges sera utilisé.
- Cahier des charges de conception/détail : Indique au fournisseur, entrepreneur ou prestataire exactement comment effectuer une tâche et quelles étapes suivre. Cela définit clairement les exigences et est souvent utilisé dans les contrats gouvernementaux.
- Cahier des charges de niveau d'effort/temps et matériaux/taux unitaire : Typiquement utilisé pour les travailleurs de service à l'heure, comme les travailleurs temporaires ou contractuels. Cela est basé sur les heures de travail et le matériel nécessaire pour compléter le service.
- Cahier des charges basé sur la performance : Couvre le but du projet, les ressources qui seront fournies et quels seront les résultats finaux. Il convient de noter que ce SOW ne dit pas à l'entrepreneur comment effectuer la tâche, offrant ainsi plus de flexibilité et se concentrant plutôt sur le résultat.
Avantages d'utiliser un cahier des charges pour les entreprises
Les prestataires de services potentiels utilisent les informations trouvées dans un SOW pour déterminer s'ils peuvent ou non atteindre les objectifs et livrables pour un projet ou un contrat de service particulier et souhaitent soumettre une proposition. Certaines de ces déterminations incluent :
- Fournir un moyen de compréhension entre le client et le chef de projet
- Aider les chefs de projet à fournir une structure pour leurs plans de projet
- Donner aux chefs de projet un endroit pour expliquer tous les détails du projet aux clients
- Économiser du temps et de l'argent une fois livré
- Aider à éviter les conflits et la confusion au sein du projet en gardant tout le monde sur la même longueur d'onde
Éléments de base d'un document de cahier des charges
Quel que soit l'objectif final du projet à réaliser, un cahier des charges cohérent inclura les éléments suivants :
- Objectifs : Décrit les objectifs du projet tout en répondant à la question de savoir pourquoi une entreprise fait appel à des employés externes. Cette section sert de vue d'ensemble pour aider les employés sous contrat à comprendre ce que l'on espère accomplir.
- Explication de la portée : La portée sera communiquée comme le travail spécifique qui sera réalisé et l'étendue de l'impact du projet. Elle définira combien de travail une entreprise souhaite accomplir.
- Livrables du projet : Décrit les tâches qu'une entreprise souhaite voir réalisées et les exigences spécifiques qu'un entrepreneur doit avoir avant d'être considéré pour le poste.
- Tâches de soutien et parties responsables : Établit le cadre de qui fera quoi dans le projet et les diverses tâches nécessaires pour garantir le succès du projet.
- Calendrier et jalons : Un cycle de vie de projet structuré ou un calendrier qui permet à toutes les parties de se préparer à ce qui les attend ainsi qu'aux réalisations majeures attendues dans le calendrier.
- Ressources nécessaires : Spécifie tout matériel ou équipement qui doit être acheté ou loué pour compléter le projet.
- Détails financiers : Décrit les informations de paiement telles que ce qu'une entreprise paie aux employés. Spécifiera également s'il y a des ressources pour une augmentation de budget.
- Réglementations et directives : Un fourre-tout pour tout ce qui n'a pas été mentionné. Il peut détailler ce qui est attendu du produit fini, ou couvrir des spécificités telles que qui est censé payer pour tout voyage nécessaire.
- Critères de détermination : Détaille ce qui est considéré comme un travail de qualité et fournit une explication de la manière dont un fournisseur déterminera si le projet est terminé avec succès.
- Accord signé : Pour rendre le tout officiel, les deux parties impliquées doivent signer qu'elles ont lu toutes les directives, critères, portée, objectifs, et plus encore et qu'il y a une compréhension de toutes les attentes.
Meilleures pratiques pour rédiger un document de cahier des charges
En tant que chef de projet, il est crucial d'enregistrer les tenants et aboutissants d'un SOW le plus tôt possible. Il doit être complet, exhaustif et bien poli car il doit répondre à toutes les questions avant que la mission ne commence.
Créer un document de cahier des charges n'est pas une tâche facile. Pour rendre le processus de rédaction plus fluide, suivez ces meilleures pratiques :
- Posez des questions dès le début et au fur et à mesure que tout est mis en œuvre
- Considérez le problème du point de vue du client
- Définissez le succès et l'échec
- Comprenez les principaux livrables et quand ils sont attendus
- Décrivez quelles tâches soutiendront le livrable
- Indiquez les ressources nécessaires pour compléter le projet
- Résumez qui paiera quels coûts et quand
Cahier des charges vs. portée des travaux
Il y a une différence claire entre un cahier des charges et une portée des travaux. La portée des travaux est une section définie au sein du cahier des charges. Alors qu'un cahier des charges est un document complet avec une variété de détails concernant le projet qui sera réalisé, la section de portée décrit comment ces objectifs seront atteints, ainsi que les jalons et les tâches pour l'équipe de projet.
Avoir une portée des travaux dans un SOW donne une compréhension des résultats du projet et du type de travail qui sera effectué pour garantir le succès.
Mara Calvello
Mara Calvello is a Content and Communications Manager at G2. She received her Bachelor of Arts degree from Elmhurst College (now Elmhurst University). Mara writes content highlighting G2 newsroom events and customer marketing case studies, while also focusing on social media and communications for G2. She previously wrote content to support our G2 Tea newsletter, as well as categories on artificial intelligence, natural language understanding (NLU), AI code generation, synthetic data, and more. In her spare time, she's out exploring with her rescue dog Zeke or enjoying a good book.