Os produtos e serviços que sua empresa oferece são o seu sustento.

São o que te faz levantar de manhã para dar o máximo no trabalho e o que impulsiona o núcleo das suas decisões de negócios. Com todo esse foco em fornecer resultados de qualidade para seus clientes, você precisa ter uma maneira eficiente e facilmente rastreável de gerenciar o dinheiro que entra e sai do seu negócio.

A contabilidade de caixa é um método que você pode usar para isso.

Vamos examinar alguns dos elementos essenciais da contabilidade de caixa e como ela pode ser benéfica para as necessidades contábeis do seu negócio.

Contabilidade de caixa: benefícios, desvantagens e quando é adequada para o seu negócio

A contabilidade de caixa não é para todos os negócios. No entanto, se você faz parte de uma pequena empresa que realiza transações relativamente simples baseadas em dinheiro, pode ser uma maneira fácil de acompanhar o dinheiro que está mudando de mãos.

Benefícios da contabilidade de caixa

Os benefícios da contabilidade de caixa residem principalmente em sua simplicidade. Muitas pequenas empresas escolhem a contabilidade de caixa em vez de outros tipos porque é fácil determinar quando as transações ocorrem e não há necessidade de rastrear recibos ou contas a pagar.

Outro benefício da contabilidade de caixa surge ao fazer um balanço das finanças da sua empresa, pois uma olhada na conta bancária enquanto se usa a contabilidade de caixa mostra a quantidade exata de dinheiro que sua empresa possui. Não há dívidas ou despesas futuras a serem consideradas, nem há dinheiro refletido na conta da sua empresa que não esteja presente no momento exato da análise das finanças do seu negócio.

Por essas razões, a contabilidade de caixa é mais fácil de gerenciar do que a contabilidade de competência, pois não há necessidade de rastrear contas a receber ou contas a pagar. O dinheiro que sua empresa possui está no banco.

Desvantagens da contabilidade de caixa

Uma desvantagem da contabilidade de caixa é que ela pode superestimar a saúde financeira de uma empresa. Como? Se uma empresa possui muito dinheiro em sua posse, mas ainda tem muitas contas a pagar que precisa quitar, pode parecer que a empresa está em uma posição financeira melhor do que realmente está.

Se sua empresa comprou itens a crédito ou tem dinheiro a receber de um cliente, mas ainda não o recebeu, esses elementos das suas finanças não serão considerados pela contabilidade de caixa.

Esses aspectos da contabilidade de caixa mostram por que ela pode ser adequada apenas para empresas menores que não compram ou vendem a maioria dos produtos ou serviços a crédito.

Caixa vs. competência

Aqui está uma vantagem que a contabilidade de caixa tem sobre a contabilidade de competência. Como a contabilidade de competência não rastreia o fluxo de caixa, uma empresa pode parecer financeiramente saudável a longo prazo usando a contabilidade de competência, enquanto enfrenta uma grande escassez de caixa a curto prazo. Essencialmente, a contabilidade de caixa fornece uma visão realista de exatamente onde uma empresa está financeiramente em um momento específico no tempo.

Por exemplo, vamos considerar uma empresa que vende $5.000 em produtos em outubro, mas não recebe o pagamento até novembro. Se essa empresa usa a contabilidade de caixa, ela reconhece essa venda em novembro, quando realmente recebe os fundos pelos produtos vendidos.

Se a empresa usa a contabilidade de competência, ela reconhece essa venda em outubro, quando a transação foi acordada. Esse mesmo princípio se aplica às despesas sendo pagas também.

Embora a contabilidade de competência seja mais tipicamente usada por empresas maiores porque fornece uma visão de longo prazo da posição financeira de uma empresa, a contabilidade de caixa tem muitas vantagens para empresas menores sem grande parte de suas finanças dependendo de contas a receber ou a pagar.

Que tipos de empresas devem usar a contabilidade de caixa?

Se você faz parte de uma pequena empresa, a contabilidade de caixa deve ser sua opção preferida para acompanhar suas finanças. A contabilidade de caixa pode beneficiar empresas com receitas brutas médias de menos de $5.000.000 por ano, empresas não negociadas publicamente que não precisam divulgar suas finanças ao IRS trimestralmente, ou empresas onde a maioria das operações comerciais é dedicada aos serviços que você oferece.

Por outro lado, algumas empresas não podem usar a contabilidade de caixa porque isso pintaria um quadro impreciso de suas operações financeiras. A contabilidade de caixa não permite que sua empresa contabilize o dinheiro futuro que será coletado ou pago, então se sua empresa vende produtos ou compra serviços a crédito, você precisará usar a contabilidade de competência. Você também não pode usar a contabilidade de caixa se parte do seu relatório financeiro incluir o relatório de inventário no final do ano. Independentemente do tamanho da empresa ou do método contábil preferido, software de contabilidade pode ser um grande ativo para acompanhar as informações financeiras de uma empresa.

Seguindo em frente

A contabilidade de caixa pode ser uma ótima opção para uma pequena empresa que procura uma maneira simples de acompanhar sua saúde financeira. Para mais informações sobre contabilidade para sua pequena empresa, confira este guia sobre contabilidade para pequenas empresas. Confira também nosso guia sobre como calcular a variação para garantir que seus livros estejam prontos para o futuro.