A maioria dos proprietários de empresas sabe que a contabilidade é um dos aspectos mais importantes de se administrar uma empresa.

Sem finanças organizadas e demonstrações financeiras precisas, é impossível saber se a empresa tem lucro ou prejuízo.

Relatórios financeiros básicos, como demonstrações de resultados, balanços patrimoniais, planos de contas e outros ajudam proprietários de empresas, acionistas, investidores e credores a ver ganhos ou perdas financeiras claras. Esses relatórios também auxiliam CEOs e diretores financeiros a determinar onde cortar despesas e quais orçamentos aumentar.

É bastante óbvio. Se algum aspecto de um negócio requer software e automação, é o departamento de contabilidade.

O que é software de contabilidade?

Antes de mergulhar nas principais características do software de contabilidade, vamos definir os benefícios básicos que este software oferece.

Como há tantas opções de software de contabilidade disponíveis, encontrar o que é certo para o seu negócio é imperativo.

Por exemplo, alguns softwares são ótimos para pequenas empresas em indústrias de nicho, enquanto outros são otimizados para organizações de nível empresarial.

No entanto, todo software de contabilidade deve ter estas características principais listadas abaixo:

1. Funcionalidade básica de contabilidade

Todo software de contabilidade deve incluir funcionalidade básica de contabilidade, como livros-razão, plano de contas, faturamento, reconciliação de contas, contas a pagar e relatórios financeiros. Eles também ajudam a acompanhar leis relacionadas a finanças, como regulamentos estaduais sobre coisas como imposto sobre vendas na internet.

2. Folha de pagamento e controle de tempo

Se a empresa tem seus próprios funcionários – em vez de funcionários contratados ou empregados por uma agência – então a folha de pagamento é essencial.

Quase todo software de folha de pagamento inclui controle de tempo, o que é útil para funcionários horistas ou empresas que acompanham os custos de trabalhos individuais. Alguns softwares de folha de pagamento também incluem integração fiscal.

3. Controle de despesas

Se os funcionários da empresa regularmente entregam relatórios de despesas para reembolso, alguns softwares de contabilidade oferecem opções para acompanhar os gastos dos funcionários.

Recursos especializados de software de contabilidade

Além dos principais recursos de contabilidade listados acima, há também funções mais complexas e especializadas que o software de contabilidade pode executar.

1. Integração

Empresas de nível médio ou maior podem depender de vários tipos de software para operações diárias, como sistemas CRM ou ERP. Para essas empresas, é importante garantir que seu software de contabilidade se integre facilmente com outros sistemas já em uso.

2. Padrões contábeis complexos ou códigos fiscais

Embora a maioria das empresas se beneficie de software de contabilidade padrão, algumas indústrias têm padrões contábeis mais complexos ou transações que são afetadas por códigos fiscais.

Além disso, pode haver regulamentos locais ou estaduais ou códigos fiscais que precisam ser incluídos em relatórios financeiros ou declarações fiscais de rotina.

3. Facilidade de uso

Para uma nova empresa, qualquer software de contabilidade deve ser relativamente fácil de usar uma vez que o contador tenha sido treinado. No entanto, muitas empresas ou departamentos de contabilidade já têm suas próprias estratégias e processos em vigor.

Se possível, é melhor encontrar um software que funcione bem com essas técnicas para que a transição seja o mais suave possível.

4. Utilização internacional

Se uma empresa opera fora dos Estados Unidos ou trabalha regularmente com clientes de outros países, pode ser necessário um software de contabilidade internacionalizado. Nem todo software inclui suporte para moedas estrangeiras, então essas empresas podem ter opções de software limitadas.

Toda empresa precisa de software de contabilidade

A escrituração não é mais feita em papel e armazenada em grandes fichários de três argolas.

Se sua empresa planeja expandir em algum momento no futuro, você precisa digitalizar seus livros com software de contabilidade. Na verdade, investir em software de contabilidade provavelmente deve ser uma das primeiras compras que uma nova empresa faz.

Graças ao vasto número de opções de software, as empresas podem encontrar o software perfeito para suas necessidades.

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