O que é uma declaração de trabalho?
A declaração de trabalho (SOW) é um documento, comumente usado em gerenciamento de projetos, no qual um oficial de contratação especifica os objetivos e entregas para um determinado projeto ou contrato de serviço. Ela lista as metas do projeto, bem como todas as atividades, entregas, cronograma potencial e detalhes financeiros do projeto. É um documento extremamente detalhado e estabelece as bases para o plano do projeto.
Uma SOW é frequentemente incluída como parte de uma solicitação de proposta (RFP), um documento usado para solicitar propostas seladas de potenciais fornecedores e prestadores de serviços. A SOW será um dos primeiros documentos que você dedicará tempo para criar, a fim de delinear todo o panorama do projeto. Como as SOWs incluem muitos detalhes, é altamente recomendável usar software de gerenciamento de projetos para tornar o processo de escrita mais fluido.
Tipos de documentos de declaração de trabalho
Dependendo do uso de uma declaração de trabalho ou da indústria em que uma empresa está inserida, um dos três diferentes tipos de documentos de declaração de trabalho será utilizado.
- Declaração de Trabalho de Design/Detalhe: Informa ao fornecedor, contratante ou fornecedor exatamente como realizar uma tarefa e quais etapas seguir. Isso define claramente os requisitos e é frequentemente usado em contratos governamentais.
- Declaração de Trabalho de Nível de Esforço/Tempo e Materiais/Taxa Unitária: Normalmente usada para trabalhadores de serviço por hora, como trabalhadores temporários ou contratados. Baseia-se nas horas de trabalho e no material necessário para completar o serviço.
- Declaração de Trabalho Baseada em Desempenho: Cobre o propósito do projeto, os recursos que serão fornecidos e quais serão os resultados finais. Deve-se notar que esta SOW não informa ao contratante como realizar a tarefa, oferecendo assim mais flexibilidade e focando no resultado.
Benefícios de usar uma declaração de trabalho para negócios
Os prestadores de serviços em potencial usam as informações encontradas em uma SOW para determinar se podem ou não atender aos objetivos e entregas de um determinado projeto ou contrato de serviço e se gostariam de enviar uma proposta. Algumas dessas determinações incluem:
- Fornecer um meio de entendimento entre o cliente e o gerente de projeto
- Ajudar os líderes de projeto a fornecer uma estrutura para seus planos de projeto
- Dar aos líderes de projeto um lugar para explicar todos os detalhes do projeto para os clientes
- Economizar tempo e dinheiro uma vez entregue
- Ajudar a evitar conflitos e confusões dentro do projeto, mantendo todos na mesma página
Elementos básicos de um documento de declaração de trabalho
Independentemente do objetivo final do projeto que precisa ser concluído, uma declaração de trabalho coesa incluirá os seguintes elementos:
- Metas: Delineia os objetivos do projeto enquanto responde à pergunta de por que uma empresa está contratando funcionários externos. Esta seção serve como uma visão geral para ajudar os funcionários contratados a entender o que se espera alcançar.
- Explicação do escopo: O escopo será comunicado como o trabalho específico que será concluído e a extensão do impacto do projeto. Definirá quanto trabalho uma empresa deseja realizar.
- Entregas do projeto: Delineia as tarefas que uma empresa gostaria que fossem realizadas e os requisitos específicos que um contratante precisa ter antes de ser considerado para o trabalho.
- Tarefas de apoio e partes responsáveis: Estabelece a estrutura de quem fará o quê dentro do projeto e as várias tarefas necessárias para garantir o sucesso do projeto.
- Cronograma e marcos: Um ciclo de vida do projeto ou cronograma estruturado que permite a todas as partes se prepararem para o que está por vir, bem como as principais realizações esperadas dentro do cronograma.
- Recursos necessários: Especifica quaisquer materiais ou equipamentos que precisam ser comprados ou alugados para completar o projeto.
- Detalhes financeiros: Delineia informações de pagamento, como o que uma empresa está pagando aos funcionários. Também especificará se há recursos para um aumento no orçamento.
- Regulamentos e diretrizes: Um apanhado para qualquer coisa que não tenha sido mencionada. Pode detalhar o que se espera do produto finalizado ou cobrir especificidades, como quem é esperado para qualquer viagem necessária.
- Critérios de determinação: Detalha o que é considerado um trabalho de qualidade e fornece uma explicação de como um fornecedor determinará se o projeto foi concluído com sucesso.
- Acordo assinado: Para tornar tudo oficial, ambas as partes envolvidas precisam assinar que leram todas as diretrizes, critérios, escopo, objetivos e mais, e que há um entendimento de todas as expectativas.
Melhores práticas para escrever um documento de declaração de trabalho
Como gerente de projeto, é crucial registrar os detalhes de uma SOW o mais cedo possível. Ela precisa ser abrangente, minuciosa e bem elaborada, pois deve responder a quaisquer perguntas antes do início da tarefa.
Criar um documento de declaração de trabalho não é uma tarefa fácil. Para tornar o processo de escrita mais suave, siga estas melhores práticas:
- Faça perguntas desde o início e enquanto tudo está sendo realizado
- Considere o problema do ponto de vista do cliente
- Defina sucesso e fracasso
- Entenda as principais entregas e quando são esperadas
- Delineie quais tarefas apoiarão a entrega
- Declare os recursos necessários para completar o projeto
- Resuma quem pagará quais custos e quando
Declaração de trabalho vs. escopo de trabalho
Há uma diferença clara entre uma declaração de trabalho e um escopo de trabalho. O escopo de trabalho é uma seção definida dentro da declaração de trabalho. Enquanto uma declaração de trabalho é um documento abrangente com uma variedade de detalhes sobre o projeto que será realizado, a seção de escopo delineia como essas metas serão alcançadas, bem como marcos e tarefas para a equipe do projeto.
Ter um escopo de trabalho dentro de uma SOW proporciona uma compreensão dos resultados do projeto e do tipo de trabalho que será realizado para garantir o sucesso.
Mara Calvello
Mara Calvello is a Content and Communications Manager at G2. She received her Bachelor of Arts degree from Elmhurst College (now Elmhurst University). Mara writes content highlighting G2 newsroom events and customer marketing case studies, while also focusing on social media and communications for G2. She previously wrote content to support our G2 Tea newsletter, as well as categories on artificial intelligence, natural language understanding (NLU), AI code generation, synthetic data, and more. In her spare time, she's out exploring with her rescue dog Zeke or enjoying a good book.