Order ( What to write)

I. What is an order?
An order is a letter promising to buy goods on the stated terms and conditions.
2.Terms and conditions of a business transaction
1. Commodity
2. Quality and specifications
3. Quantity
4. Price
5. Marking and Packing
6. Delivery
7. Payment
8. Technical document
9. Guarantee
10. Others
 Order ( What to write)
Vocabulary
1. owledacknge an rdero acknowledge an order - xác nhận đơn hàng
2. cepact an erord accept an order - chấp nhận đơn hàng
3. cespros an rdeor process an order - thực hiện đơn hàng
4. urnt owdn an rdeor turn down an order - từ chối đơn hàng
5. Ancfy ushr atms fancy rush mats - chiếu hoa
6. usrh attimng rush matting rush mats - chiếu cói

7. artiapl ipmeshnt partial shipment

 Order ( What to write)
8. signature tead signature date
9. hte teda fo notiexuce the date of execution
10. cginom iotn ecrfo coming into force
11. elyrveid etda delivery date
12. ffocut deta cut-off date
13. deatliqidu esgdmaa liquidated damages
14. Isaqu innmiytde quasi indemnity
15. Ltypnaena penalty
16. Acegr iodpre grace period
17. atorycoensmp adgames compensatory damages
 Order ( What to write)
18. antiquty scoudint quantity discount - chiết khấu số lượng
19. adetr udiscont trade discount - chiết khấu thương mại
20. dumentsoc ainagst aymepnt documents against payment
21. ncipaprils principals - công ty ủy thác
22. Ockerycr crockery - đồ chén đĩa, gốm sứ
23. ternativeal alternative - hàng thay thế
24. nfirmecod Ievocarrble tterle of editcr confirmed irrevocable letter of credit
25. standioutng tterle of editcr outstanding letter of credit
26. erciacomml oicinve commercial invoice
27. orwafrding entag forwarding agent
28. Ettlemsent settlement
29. eringcov ltteer covering letter
30. dvicae otne advice note = thông báo giao hàng
 Order ( What to write)
1. Placing an order for fancy rush mats
Dear Sirs
Order No 1001/RM
We thank you for your offer No 303/RM dated 10th July and have pleasure in placing our
order on the following terms and conditions:
1. Commodity: fancy rush mats
2. Quality and specifications: as per attached specifications and designs.
3. Quantity: 5,000 (five thousand) pieces
4. Price: Unit price: USD 0.45/piece ...
- Total value: USD 1,250.00. (In words: one thousand two hundred and fifty US dollars
only)
- The price is C.I.F. Hamburg including packing, subject to Incoterms 2010.
 Order ( What to write)
1. Placing an order for fancy rush mats
5. Delivery: 3,000 Ps in September, 20 –
2,000 Ps in October, 20—
6. Payment: By an irrevocable letter of credit to be opened in favor of the seller to the
account at Vietcombank, Hochiminh city and confirmed by London Commercial Bank, 15
days prior to the first shipment, which mentions:
Partial shipment is allowed
7. Packing and marking: to be wrapped in strong rush matting, steel hooped, 20 pieces in
one bag, and marked 1001/2/19 INTERIM
8. Insurance: The goods are required to be insured under Marine All Risks terms from
warehouse Vietnam to warehouse Hamburg.
 Order ( What to write)
1. Placing an order for fancy rush mats
The insurance is to be effected with a first class Vietnamese or foreign insurance company.

Please confirm your acceptance of this order and such acceptance should arrive not later
than 14 days after the date of this order.
Yours faithfully
For International Import CO.
(Signed)
M. Belter
Purchasing Manager
 Order ( What to write)
fancy rush mats (n) chiếu hoa
Steel hooped (v) nẹp thép
Quantity discount (n) chiếu khấu số lượng
Trade discount (n) chiếu khấu thương mại
D/P documents against payment:
Thanh toán đổi lấy chứng từ
Principals (n) công ty ủy thác
Crockery (n) đồ chén đĩa, gốm sứ
Alternative (n) hàng thay thế
Wrap (v) Gói
 Order ( What to write)
Irrevocable confirmed L/C (a): L/C không hủy ngang
Outstanding (a): L/C nợ chưa thanh toán
Crate (n) Thùng thưa
Mark (v) kí mã hiệu
Item (n) mặt hàng
Fragile (a) dễ vỡ
 Order ( How to write)
I. Opening bộ thu tín hiệu bán dẫn
1. Please find enclosed our Order No. B452 for 25 Clearsound transistor receivers.
2.The enclosed order (No. 8154) is for5o packets of A4 copier paper.
3.Thank you for your reply of 14 May regarding our email about the mobile phones.
Enclosed you will find our official order (No. 13561) for...
4. I would like to place a trial order for the 'Letherine' material we discussed at the trade
show last month. Please find enclosed ...
II. Payment ký phát hối phiếu đòi tiền
1. As agreed you will draw on us at 30 days, D/A, with the documents being sent to our bank,
The National Mercantile Bank ... Ngân hàng thương mại quốc gia
thể hiện nghĩa vụ thực hiện = be + to be V3
2. We would like to confirm that payment is to be made by irrevocable letter of credit,
which we have already applied to the bank for.
hối phiếu do ngân hàng ký phát
3. Once we have received your advice, we will send a bank draft to...
dựa vào sao kê hằng quý
4. we agreed that payments would be made against quarterly statements ...
 Order ( How to write)
III. Discounts
1. We would like to thank you for the 30% trade discount and 10% quantity discount you
allowed us.
2. Finally, we would like to confirm that the 25% trade discount is quite satisfactory
3. we will certainly take advantage of the cash discounts you offered for prompt settlement.
4. Although we anticipated a higher trade discount than 15%, we will place an initial order
and hope that the discount can be reviewed in the near future.
IV. Delivery
1. It is essential that the goods are delivered before the beginning of November, in time for
the Christmas sales period.
2. Delivery before 28 February is a firm condition of this order, and we reserve the right to
refuse goods delivered after that time.
3. Please confirm that you can complete the work before the end of March, as the opening
of the store is planned for early April
 Order ( How to write)
V. Method of delivery
1. Please remember that only airfreight will ensure prompt delivery
2. Please send the goods by express freight as we need them urgently
3. We advise delivery by road to avoid constant handling of this fragile consignment.
4. Could you please ship by scheduled freighter to avoid any unnecessary delays?
VI. Packing
đóng gói riêng lẻ
1. Each piece of crockery is to be individually wrapped in thick paper, packed in straw, and
shipped in wooden crates marked 0 and numbered 1 to 6.
thùng gỗ ký mã hiệu được gia cố ở 2 đầu tránh hao mòn
2. The carpets should be wrapped, and the packaging reinforced at both ends to avoid wear.
3. The machines must be well greased(covered with oil) with all movable parts secured
before being loaded into crates, which should be clearly marked with your castle logo for
easy identification.
 Order ( How to write)
VII. Closing
1. We hope that this will be the first of many orders we place with you.
2. We will place further orders if this one is completed to our satisfaction.
3. If our sales targets are met, we shall be placing further orders in the near future.
4. I look forward to receiving your advice / shipment / acknowledgement / confirmation.

warranty
guaranty (seller - guarantor (bank/Insurance) - buyer
 ship = deliver

Order (How to write) shipment = consignment

shipowner (chủ tàu) khác với shipper
(chủ hàng)
VII. Closing ownership: quyền sở hữu

1. We hope that this will be the first of many orders we place with you.
2. We will place further orders if this one is completed to our satisfaction.
3. If our sales targets are met, we shall be placing further orders in the near future.
4. I look forward to receiving your advice / shipment / acknowledgement / confirmation.
XIII. Acknowledging an order
1. Thank you for your order No. 338B which we received today. We are now dealing with it
and you may expect delivery within the next three weeks.
2. Your order No. 6712/1 is now being processed and should be ready for despatch by the
end of this week.
đã thực hiện đơn hàng
3. We are pleased to inform you that we have already made up your order, No. 991/1/5, for
500 bed-linen packets, and are now making arrangements for shipment to Rotterdam.
khăn trải giường
 Order ( How to write)
IX. Advice of despatch
1. Your order, No. 13/154/T, is already on board the SS Mitsu Maru, sailing from Kobe on 16
May and arriving Tilbury, London, and the shipping documents have been forwarded to your
bank in London for collection.
2. We are pleased to advise you that the watches you ordered No. 88151/24 will be on flight
BA165 leaving Zurich at 11.00, 9 August, arriving Manchester 13.00. Please find enclosed
air waybill DC 15161/3 and copies of invoice An3/3, which you will need for collection.
3. Your order, No. Y151, is being sent express rail freight and can be collected after 09.00
tomorrow. Enclosed is consignment note No. 1167153, which should be presented on
collection. You should contact us immediately if any problems arise. Thank you for your order,
and we hope we can be of further service in the future
 Order ( How to write)
X. Refusing an order
1. We are sorry to say that we are completely out of stock of this item and it will be six
weeks before we get our next delivery, but please contact us then.
2. We no longer manufacture this product as demand over the past few years has declined.
3. Thank you for your order for heavy-duty industrial overalls. Unfortunately we have run
out of the strengthened denim style you asked for. As you particularly specified this material,
we will not offer a substitute, but will inform you immediately when we receive delivery of a
new consignment. This will be within the next two months.
4. We received your order for ACN dynamos today, but regret that due to a strike at the ACN
factory we are unable to fulfill it at present. We are aware that other models will not suit
your requirements, but hope that the dispute will be settled soon and that we will be able to
supply you. We will keep you informed of developments.
 Order (Gap-filling)
We (1)acknowldge
_____ with thanks the (2)reciept______ of your offer dated … and are pleased to enclose
our order No 3678 (3)f ______
or 4 items under your catalogue.
Please note that all these items are (4)u rgently
_____ required by our customers. We, therefore,
hope you will (5)a rrange
______ to have them (6)s _______
hipped as soon as possible.
This is our trial order only, (7) p______we
rovided find them satisfactory in quality and a (8)r ______
eady
sale in our market, we shall be placing further (9)s________
ubstantial orders.
In the meantime, we are looking forward to your (10)e arly ______ confirmation.
Yours faithfully
 Order (Gap-filling)
Dear Mr ....
Please find enclosed an order (R1234) from our principals.
They have asked us to (1)i nstruct
_____ you that 60 (2) s_____
ets of crockery ordered should be
packed in six crates, ten sets per crate, with each piece individually (3) w______,
rapped and the
crates (4) m______
arked clearly with their name, the words “fragile”, “crockery”, and (5) n______ umbered

1-6.
They have agreed to pay by L/C, which we (6)d _______
iscussed on the phone last week, and they
would like delivery before the end of this month, which should be easily (7) e______
ffected as
there are regular sailings from Liverpool.
If the colors they have chosen are not in (8) s_______,
tock they will accept an (9)a ________
lternative

provided the designs are those stipulated on the order.

Please send any further correspondence relating to shipment or payment direct to
MacKenzie Bros. and let us have a copy of the commercial invoice when it is made (10)u p___
Yours sincerely
 Order (Gap-filling)
3. Advice of despatch
Dear Mr. Delmas
Thank you for your order No. R497 which we are (1) a______
t present making (2) u______.
p
The instruments will be (3) p______
acked individually in 8 crates numbered and marked (4)
w______
ith our logo. They will be (5) s______
ent airfreight CIF Marseille to (6)r ______
each you not (7)
l______
ater than 18 May.
Our invoice showing the 12% trade and 3% quantity discount, the insurance (8) c_______
ertificate
and the (9) a________
irway bill will be sent to the Bank of Marseille as (10) r________.
equested

Yours sincerely
 Order (Gap-filling)
4. Dear Mr….
Further to our telephone conservation on Friday, I am writing to you (1)c oncerning
_____ your order
No. 123, which was (2) p______
laced with us on 10 January.
Once again, I must (3) a______
pologize for the (4) d______
elay in processing this order. This was due to a
staffing (5) s_____.
hortage However, since I spoke to you, we have taken (6) o_____
n 4 new
employees at our depot, and I am pleased to tell you that your order is now (7)r _______
eady for
dispatch. It will reach you within five working days.
onsignment
Special (8)c are
______ has been taken to ensure that the (9) c______ has been packed (10)
a______
ccording to your requirements. Each item will be individually wrapped to avoid damage.

Yours sincerely
 Order (Gap-filling)
5. A decline to an order for TV
Dear Mr. Chan
We were pleased to r ecieve
__________ (1) your order of 2 November for 6 Atlantis TVs. However,
since you state the firm condition of d__________
elivery (2) before Christmas, we deeply
r_________
egret (3) that we cannot supply you on this occasion.
The manufactures of these goods are finding it i___________
mpossible (4) to meet current demand
for this popular TV. We placed an order for 24 sets one month ago, but were informed that
all o_________
rders (5) were being met in strict rotations. Our own order will not be m________
et
(6) before the end of January.
I understand from our telephone c____________
onversation (7) this morning that your customers are
unwilling to consider other makes. In the circumstances I hope you will be able to meet your
requirements from some other s__________
ources (8). May I s____________
uggest (9) that you try
Television Services Ltd of Leicester? They usually carry large s__________
tocks (10) and may be
able to help you.
Yours sincerely
 Order (How to write)
V-E translation (Extra)
Thank you for your offer dated 1 November and we agree on your stated terms and conditions
1. Chúng tôi xin cảm ơn thư chào hàng của các ngài đề ngài 1 tháng 11 và chúng tôi thấy có
thể chấp nhận được những điều kiện đã nêu trong đó.
We would like to thank you for the samples you sent us on 25 last month and would be glad if you accept and make up our enclosed immediately for various carpet
2. Chúng tôi xin cảm ơn mẫu hàng các ngài đã gửi chúng tôi hôm 25 tháng trước và và sẽ rất
vui mừng nếu các ngài chấp nhận và thực hiện ngay đơn hàng mua các loại thảm mà chúng
tôi gửi kèm thư này.
We thank you for your offer No.234 of 6 May for small-sized agricultural machines and glad to place an order on the terms and conditions as follows:
3. Chúng tôi xin cảm ơn chào hàng của các ngài số 234 đề ngày 6 tháng 5 cào bán các loại
máy nông nghiệp loại nhỏ và vui mừng đặt hàng theo các điều kiện sau:
We would like to confirm your order No.122 by telex sent this morning reading in full as follows: "10 pumps type MD 50/12 at the price of USD 1200 per unit FOB Hai Phong for immediate shipment and payment to be made by irrevocable L/C
as usual and state some following points:
4. Chúng tôi xin xác nhận đơn hàng số 122 của chúng tôi bằng điện sáng nay bằng điện toàn
văn như sau: “10 máy bơm kiểu MD 50/12 giá mỗi chiếc 1200 đôla Mỹ FOB giao hàng ngay
thanh toán bằng LC như thường lệ” và xin nói rõ một số điểm như sau:
We thank you for sending us your catalogue and price list with your offer No.12 dated 4 August, but we regret to inform that your price is higher than that of other suppliers. However, we hope to have other chance to do business with you

5. Chúng tôi rất cảm ơn ngài đã gửi catalogue và bảng giá kèm chào hàng số 12 ngày 4 tháng
8 cùa các ngài nhưng rất đáng tiếc giá của các ngài có phần cao hơn giá của các nhà cạnh
tranh khác. Tuy nhiên, chúng tôi hi vọng có dịp khác buôn bán với các ngài trong tương lai.
 Order (How to write)
V-E translation (Extra)
We suggest arranging for immediate dispatch and by the way we enclose the detailed instructions for packing and marking for your attention
6. Đề nghị các ngài sắp xếp giao hàng ngay cho chúng tôi và tiện đây chúng tôi xin gửi các
ngài chỉ dẫn chi tiết về bao bì và kí mã hiệu để các ngài chú ý.
We would appreciate your dispatch exactly at the due in the order and we shall not take delivery of the goods after 31 December when the season is over in our market
7. Xin các ngài theo đúng ngày giao hàng đã ghi trong đơn đặt hàng của chúng tôi và chúng
tôi sẽ không nhận hàng sau ngày 31 tháng 12 vì lúc đó không còn là thời vụ bán hàng trên thị
trường của chúng tôi nữa.
We believe that our products with high quality will sell well, and look forward to receiving your further orders
8. Chúng tôi tin tưởng rằng các ngài sẽ bán rất chạy những mặt hàng có phẩm chất tốt náy và
chúng tôi mong nhận được nhiều đơn đặt hàng khác nữa của các ngài.
We would like to have 3 sets of technical instructions for the machine's installment, operation and maintenance. One of the 3 sets is to be air-mailed in
advance so that we can translate into Vietnamese for domestic consumers, the other two sets are to be shipped with the goods.
9. Chúng tôi cần ba bộ tài liệu hướng dẫn kỹ thuật lắp ráp, vận hành và bảo dưỡng máy móc.
Một trong ba bản sẽ phải được gửi bằng máy bay trước để dich sang tiếng việt cho những
người tiêu dùng trong nước, hai bản còn lại sẽ được gửi theo hàng.
10. Chúng tôi thấy rằng những máy móc này sẽ phải được bảo hành trong vòng 24 tháng kể
từ ngày giao hàng và 6 tháng kể từ ngày sử dụng.
We think these machines will be guaranteed within 24 month from the date of delivery date and 6 months since the usuage
dates.
 Chúng tôi cảm ơn và xác nhận là đã nhận được thư chào hàng
Order (E-V translation) của quý ngài đề ngày... và rất vui được gửi kèm đơn đặt hàng số
3678 cho 4 mặt hàng theo ca-ta-lo của quý ngài
1. We acknowledge with thanks the receipt of your offer dated … and are
pleased to enclose our order No. 3678 for 4 items under your catalogue.
Chào hàng của quý ngài đề ngày... đã khuyến khích chúng tôi đặt hàng thử với quý ngài. Quý ngài sẽ thấy các điều khoản và điều kiện trong đơn đặt hàng đính kèm
thư này.
2. Your offer dated…encouraged us to place a trial order with you. Please find
the terms and conditions in the enclosed order.
Chúng tôi rất cảm ơn báo giá của quý ngài đề ngày... và sẽ rất vui mừng nếu quý ngài chấp nhận đơn hàng của chúng tôi mua những mặt hàng
sau.
3. We are much obliged for your quotation of…and would be glad if you could
accept our order for the following goods.
Chúng tôi rất vui đặt hàng với quý ngài những mặt hàng sau đây với điều kiện là hàng hóa phải được cung cấp ngay tại kho với mức giá xác định .
4. We are pleased to give you an order for the following items on the
understanding that they will be supplied from current stock at the price named.
5. Enclosed is our confirmation of order in duplicate, of which please return us
one copy duly signed.
Kèm theo đây là hai bản xác nhận đơn đặt hàng của chúng tôi, theo đó đề nghị quý ngài gửi lại chúng tôi một bản có chữ ký hợp thức.
 Order (E-V translation) Chúng tôi sẽ rất biết ơn nếu quý ngài nhanh chóng giao hàng vì
hàng đang rất cần
6. We shall be grateful for prompt delivery as the goods are urgently needed.
Giao hàng trước tháng 2 là điều kiện tiên quyết của đơn đặt hàng này và chúng tôi bảo lưu quyền từ chối nhận hàng nếu giao sau ngày đó
7. Delivery before February is a firm condition of this order, and we reserve the
right to refuse the goods delivered after that date.
Chúng tôi tin rằng sự chậm trễ này không gây cho quý ngài những phiền hà nghiêm trọng và hy vọng rằng quý ngài sẽ tiếp tục làm ăn với chúng
tôi 8. We trust that the delay will not cause you any serious inconvenience and
hope that you will continue to do business with us.
Chúng tôi hy vọng rằng hàng sẽ đến chỗ quý ngài an toàn và kịp thời và quý ngài sẽ hài lòng với chúng
9.We hope that the goods will reach you safely and in good time and that you
will be pleased with them.
Chúng tôi chắc chắn quý ngài sẽ thấy hàng hóa thỏa đáng về mọi mặt và chúng hoàn toàn đáp ứng nhu cầu của quý ngài
10. We feel sure that you will find these goods satisfactory in every way and
that they will perfectly suit your needs.
11. Please confirm your acceptance of this order and such acceptance should
arrive not later than…
Xin quý ngài gửi xác nhận việc quý ngài chấp nhận đơn đặt hàng này và thư chấp nhận đó phải đến chỗ chúng tôi chậm nhất là...
 Chúng tôi xác nhận việc chấp nhận đơn đặt hàng của quý ngài và gửi
Order (E-V translation) kèm 2 bản gốc thư xác nhận bán hàng của chúng tôi. Đề nghị quý
ngài ký và gửi lại cho chúng tôi một bản để chúng tôi lưu hồ sơ.
12. We hereby confirm our acceptance of your order and are enclosing our sales
confirmation in two originals, one of which please sign and return to us for our file.
13. Warranty is 24 months after dispatch. Should the machine prove to be defective during
the guarantee period, the seller undertakes to replace or repair any defective part free of
charge. This warranty does not apply to normal wear and tear or damage caused by
improper storage or careless maintenance.
14. We expect to find a good market for these table linens and hope to place further and
Chúng tôi mong sẽ tìm được thị trường tốt cho mặt hàng vải lanh trải
large orders with you in the near future.bàn này và hy vọng sẽ đặt thêm nhiều đơn hàng lớn hơn trong tương
lai gần
15. There is a steady demand for this item in this market. We hope you will be able to supply
more next time. Nhu cầu đối với mặt hàng này trên thị trường khá ổn định. Chúng tôi hy vọng quý ngài có thể cung
cấp nhiều hơn vào lần sau
16. We enclose a trial order. If the quality is up to our expectation, we shall send further
tôi đính kèm một đơn đặt hàng thử. Nếu chất lượng hàng đúng như chúng tôi
orders in the near future. Chúng
mong đợi, chúng tôi sẽ đặt tiếp những đơn hàng khác trong tương lai gần
13. Bảo hành 24 tháng kể từ ngày giao hàng. Nếu chiếc mày này bị hư hỏng trong thời gian bảo hành, người bán cam kết sẽ
thay thế, sửa chữa bất kỳ bộ phận hư hỏng nào miễn phí. Điều kiện bảo hành này không áp dụng đối với hao mòn thông
thường hoặc tổn thất do lưu kho hoặc bảo trì bất cẩn
 Order (E-V translation)
17. Owing to heavy commitments, we are not in position to accept new orders.
18. Owing to the lack of raw materials, the factory has to stop entertaining new orders.
19. We thank you for your order of… but regret very much that we are unable to execute
your order immediately owing to heavy demand.
20. We hope that our handling of your first order will lead to further business between us
and mark the beginning of a happy working relationship.
17. Do có quá nhiều những cam kết, chúng tôi không thể chấp nhận những đơn hàng mới
18. Do thiếu nguyên vật liệu, nhà máy buộc phải ngừng xem xét các đơn hàng mới
19. Chúng tôi cảm ơn đơn đặt hàng của quý ngài đề ngày... nhưng rất tiếc rằng chúng tôi không thể thực hiện
đơn hàng của quý ngài ngay vì nhu cầu mặt hàng này rất lớn
20. Chúng tôi hy vọng rằng việc thực hiện đơn hàng đầu tiên của quý ngài sẽ dẫn đến việc làm ăn nhiều hơn
nữa giữa chúng ta và đánh dấu sự khởi đầu mối quan hệ làm ăn tốt đẹp
 We look forward to receiving your advice of dispatch soon and
Order (V-E translation) hope that the execution of this order will lead to further business
between our corporations
1. Chúng tôi mong sớm nhận được thông báo giao hàng của quý ngài và hy vọng rằng việc
thực hiện đơn hàng này sẽ dẫn đến nhiều mối kinh doanh nữa giữa hai công ty chúng ta.
We would like to stress that due delivery is most essential as this order accounts for a considerable part of our construction
work 2. Chúng tôi muốn nhấn mạnh rằng việc giao hàng đúng hạng là cực kỳ quan trọng vì đơn
hàng này chiếm một phần lớn trong công trình xây dựng của chúng tôi.
Although the rather low trade discount of 15% disappointed us, we will place an order and hope that this allowance can be reviewed at some time in the near future
3. Mặc dù mức chiết khấu thương mại khá thấp 15% khiến chúng tôi thất vọng nhưng chúng
tôi sẽ đặt hàng và hy vọng rằng mức chiết khấu này sẽ được xem xét lại vào một thời điểm
4. Payment is to be made by an irrevocable L/C opened by the Buyer in the Seller’s
nào đấy trong tương lai không xa. favor within 15 days after the Buyer receives a notice that the goods are ready to be
shipped and an advice that the export licence has been obtained
4. Thanh toán được thực hiện bằng L/C không hủy ngang do người mua mở cho người bán
hưởng trong vòng 15 ngày sau khi người mua nhận được thông báo sẵn sàng giao hàng và
thông báo về việc đã lấy được giấp phép xuất khẩu
5. Bảo hành 12 tháng kể từ ngày giao hàng. Người bán phải chịu trách nhiệm đối với bất kỳ
khuyết tật nào của hàng hóa được giao. Nếu phát hiện có khuyết tật trong thời gian bảo
hành, người bán phải thay thế, sửa chữa, điều chỉnh hoặc khắc phục khuyết tật đó, miễn phí
Guarantee will be 12 months from the date of delivery. The seller shall be liable for any defect in the
cho người mua. goods delivered. If any defect comes to light during the period, the seller shall replace, repair, modify
or remedy such defect free of charge to the buyer
 All the necessary documents associated with the machine must
Order (V-E translation) be signed by you and sent to us immediately upon your
acceptance to this order
6. Tất cả tài liệu cần thiết kèm theo chiếc máy này phải được quý ngài ký xác nhận và gửi đến
chỗ chúng tôi ngay sau khi quý ngài chấp nhận đơn đặt hàng này.
The goods are required to be insured under marine All risks terms with a first class insurance company
7. Hàng hóa yêu cầu phải được bảo hiểm theo điều kiện bảo hiểm hàng hải mọi rủi ro và bảo
hiểm phải được mua tại công ty bảo hiểm có uy tín.
Insurance is required to be obtained by the Seller from a first class insurer nominated by the Buyer
8. Người bán phải mua bảo hiểm cho hàng tại một công ty bảo hiểm có uy tín do người mua
chỉ định.
9. Chúng tôi lấy làm tiếc rằng hầu hết các thùng hàng trong chuyến trước bị bể khi tới nơi
dẫn đến chất lượng kém. Do vậy, đối với chuyến này, chúng tôi đề nghị quý ngài gia cố bằng
đai sắt. We regret that most of the cases in the previous shipment were broken on its arrival, which led to inferior quality.
Therefore, for this shipment we suggest you should strengthen with steel straps
10. Chúng tôi hy vọng rằng quý ngài sẽ suy nghĩ thêm về vấn đề này, nhưng nếu quý ngài vẫn
cảm thấy không thể chấp nhận chào hàng của chúng tôi thì hi vọng điều đó cũng sẽ không
ngăn cản quý ngài đến mua hàng của chúng tôi. Chúng tôi sẽ rất vui khi xem xét kỹ lưỡng bất
kỳ đề nghị nào có thể dẫn đến việc làm ăn giữa chúng ta.
We hope you will give further thought to the matter. However, if you feel you can not accept our offer, we hope it will not prevent
you from approaching us. We are always happy to carefully consider any proposals likely to lead to business between us
 The goods are required to be packed in strengthened crates to
Order (V-E translation) save freight. All the goods are to be wrapped in waterproof paper.
A metal case as suggested will not be economical
11. Để tiết kiệm cước phí, chúng tôi yêu cầu hàng được đóng trong thùng thưa có gia cố.
Toàn bộ số hàng được bọc trong giấy không thấm nước. Một thùng kín bằng kim loại như
quý ngài đề nghị sẽ không tiết kiệm.
Please send us the technical documents such as technical drawing, manuals, catalogue, etc. for our consideration and for Vietnamese translation
12. Đề nghị quý ngài gửi cho chúng tôi trước những tài liệu kỹ thuật như bản vẽ, sách hướng
dẫn sử dụng, catalo… để chúng tôi nghiên cứu và cho dịch sang Tiếng Việt.
To minimize possible damage in transit, the goods are required to be packed in wooden cases carefully steel hooped
13. Để hạn chế tổn thất trong quá trình vận chuyển đến mức thấp nhất, chúng tôi yêu cầu
hàng hóa phải được đóng trong các hòm gỗ có nẹp sắt cẩn thận.
14. Đơn đặt hàng của quý ngài đã được chúng tôi quan tâm đến ngay, nhưng do nguyên vật
liệu được giao trễ, chúng tôi e rằng không thể thực hiện được đơn hàng của quý ngài trước
ngày… Your order has received our immediate attention; however, because raw materials did not reach us on time, we
are afraid that we are unable to fulfill your order before...
15. Vì chúng tôi đang cần gấp hàng này nên chúng tôi yêu cầu quý ngài thu xếp mọi thứ để
đảm bảo giao hàng đúng hạn. As we are in urgent need of these goods, we request that you arrange everything
in order to ensure timely shipment
16. Chúng tôi phải nhấn mạnh việc giao hàng trong thời gian đã nêu và bảo lưu quyền từ
chối nhận hàng nếu chúng được giao chậm. We must insist on delivery within the time specified and reserve
the right to reject the goods should they be delivered later
 We thank you for your order, but very much regret that because
Order (V-E translation) of heavy local demand for the items ordered, we are now out of
stock of the goods you required
17. Chúng tôi cảm ơn đơn đặt hàng của quý ngài song rất tiếc là do nhu cầu trong nước cao
đối với những mặt hàng quý ngài đặt mua nên chúng tôi hiện đã hết hàng rồi.
18. Chúng tôi tin rằng những mặt hàng mới của chúng tôi sẽ khiến cho quý ngài thỏa mãn về
mọi mặt vì chúng tôi hết sức chú ý đến đơn hàng của quý ngài nói chung và tới việc giao
hàng nói riêng. We are confident that our new items will give you full satisfaction in all aspects as our best attention
has been paid to your order in general and to its delivery in particular
19. Công bằng mà nói thì những thay đổi gần đây đối với hạn ngạch nhập khẩu đã gây khó
khăn cho chúng tôi trong việc thực hiện hợp đồng và do vậy không thể tránh được tình trạng
chậm giao hàng.Fairly speaking, we have had a lot of difficulties in execution of the contract due to some recent
changes in import quotas; therefore, the delay in delivery is unavoidable
20. Chúng tôi tiếc rằng chúng tôi phải từ chối đơn hàng của quý ngài vì chúng tôi không thể
cho quý ngài hưởng mức chiết khấu như quý ngài yêu cầu.
We regret that we have to turn down your order as we can not see our way to offer you an allowance you
have asked for
 Order (How to write)
Letter- writing
Letter 1
Anh/ Chị đang làm việc cho công ty TNHH Thành Công, 110 Hai Bà Trưng, Quận 3, Tp.HCM
nhận được chào hàng bán một số mặt hàng điện gia dụng của công ty Household
Electronics, Malaysia. Hãy viết thư đặt hàng mua mặt hàng máy hút ẩm (Dehumidifier) theo
các điều kiện thông thường (tên hàng, số lượng, chất lượng, bao bì, giao hàng, thanh toán,
bảo hành, bảo hiểm…) và chú ý các điểm chính như sau: Số lượng 150 chiếc kèm theo các
phụ tùng được ghi trong phụ lục số 1, giá CIF Sài Gòn 40 USD/chiếc không tính chi phí đóng
gói bao bì, theo Incoterms 2000, theo catalogue mới nhất TL/2010 và bản vẽ kỹ thuật của
người bán, bao bì theo tập quán xuất khẩu của nước người bán, giao hàng làm 2 chuyến vào
cuối tháng 2 và đầu tháng 3 năm 2011, bảo hành 18 tháng kể từ ngày sử dụng chứ không
phải là 12 tháng kể từ ngày giao như đã ghi trong chào hàng, thanh toán bằng tín dụng thư
không hủy ngang trả ngay…
 Order (How to write)
Đề nghị bên Bán cho hưởng mức chiếc khấu 5% đối với đơn hàng này. Đây là
đơn đặt hàng thử, nếu hàng được giao đúng hạn, dịch vụ hậu mãi tốt thì ta sẽ
đặt mua những đơn hàng tiếp theo với số lượng lớn hơn.
Ngoài ra nếu thấy cần anh/ chị có thể thêm bớt bất cứ điều gì để hoàn chỉnh lá
thư. Bắt đầu thư bằng Dear Sirs.
 Order (How to write)
Letter 2: Viết thư đặt hàng với nội dung sau:
Tên hàng: bột mỳ
Xuất xứ: Pháp, vụ mùa 20....
Qui cách: theo mẫu đã gửi cho khách hàng
Số lượng: 200 tấn
Giá: 300 USD/MT, CIF cảng SG, bao gồm chi phí đóng gói
Bao bì: ngoài là bao PP, trong là bao PE, trọng lượng tịnh là 50kg mỗi bao.
Giao hàng: đầu tháng 9-20... để giao cho khách hàng kịp làm bánh phục vụ tết nguyên đán.
Cty Anh/ chị là công ty có uy tín nên nhất thiết hàng phải giao đúng chất lượng quy định để
duy trì mqh làm ăn lâu dài vớí các đối tác.
 Order (How to write)
Letter 2: Viết thư đặt hàng với nội dung sau:
TT: bằng L/c không hủy ngang, trả ngay mở qua ngân hàng ngoại thương TP
HCM, trả vào TK NH thương mại Paris, 15 ngày trước khi giao hàng cho người
bán hưởng tòan bộ giá trị số hàng sẽ được giao.
Giám định chất lựong do SGS đảm nhận và cấp giấy chứng nhận chất lượng.
Anh/ chị yêu cầu người bán gửi gấp giấy xác nhận bằng văn bản trước ngày….
 Order (How to write)
Letter 3:
Anh/ Chị nhận được đơn hàng của ông John Samuel, tổng giám đốc công ty
John Samuel Brothers Pte Ltd. vào ngày 2/11/20-- đặt mua 6 chiếc tivi hiệu
Atlantis and 20 chiếc radio hiệu Attas. Tuy nhiên, công ty anh/ chị không thể
tiếp nhận đơn hàng này vì một số lý do. Hãy viết thư trả lời ông John Samuel
theo những gợi ý sau:
Đối với mặt hàng tivi, công ty không cung cấp được vì đối tác yêu cầu giao hàng
trước dịp Giáng sinh, và xem đây là điều kiện tiên quyết của đơn hàng.
Công ty cũng đã đặt hàng 24 chiếc từ nhà sản xuất tivi hiệu này cách đây 1
tháng nhưng sẽ không có hàng trước cuối tháng 1.
Biết rằng đối tác không cần hàng thay thế nên công ty giới thiệu khách hàng
đến công ty Television Services Ltd để hỏi mua vì họ thường có lượng lớn hàng
hóa.
 Order (How to write)
Letter 3
Đối với mặt hàng radio, công ty cũng không cung cấp được vì đối tác yêu cầu
bán chịu. Đối tác vẫn còn nợ công ty $8,000. Nếu có thể thanh toán một nửa số
nợ, chúng ta sẽ sắp xếp để giao hàng.
Anh/ Chị có thể thêm/bớt bất kỳ thông tin gì để hoàn thiện lá thư. Bắt đầu thư
bằng Dear…
 Order (How to write)
Letter 4: Viết thư đặt hàng với nội dung sau:
Tên hàng: bột mỳ
Xuất xứ: Pháp, vụ mùa 20....
Qui cách: theo mẫu đã gửi cho khách hàng
Số lượng: 200 tấn
Giá: 300 USD/MT, CIF cảng SG, bao gồm chi phí đóng gói
Bao bì: ngoài là bao PP, trong là bao PE, trọng lượng tịnh là 50kg mỗi bao.
Giao hàng: đầu tháng 9-20... để giao cho khách hàng kịp làm bánh phục vụ tết
nguyên đán.
Cty Anh/ chị là công ty có uy tín nên nhất thiết hàng phải giao đúng chất lượng
quy định để duy trì mqh làm ăn lâu dài vớí các đối tác.
 Order (How to write)
TT: bằng L/c không hủy ngang, trả ngay mở qua ngân hàng ngoại thương TP
HCM, trả vào TK NH thương mại Paris, 15 ngày trước khi giao hàng cho người
bán hưởng tòan bộ giá trị số hàng sẽ được giao.
Giám định chất lựong do SGS đảm nhận và cấp giấy chứng nhận chất lượng.
Anh/ chị yêu cầu người bán gửi gấp giấy xác nhận bằng văn bản trước ngày….
 Order (How to write)
Letter 5
Viết thư đặt hàng theo nội dung sau:
Chúng tôi xin cám ơn quí ngài về thư chào hàng số 303 đề ngày--- và xin đặt hàng với những
điều kiện và điều khỏan sau:
Tên hàng: chiếu cói
Chất lượng: theo như mẫu và qui cách phẩm chất đính kèm.
Số lượng: 5000 chiếc.
Giá: 0,45USD/ chiếc CIF Harmburg Port bao gồm cả bao bì.
Đóng gói: buộc bằng dây cói chắc chắn, có đai nẹp bằng sắt, mỗi bó 20 chiếc và có kẻ kí mã
hiệu -----
Giao hàng: 3000 chiếc, giao tháng----- và tháng----
Thanh tóan: bằng L/C không hủy ngang trả vào TK NH Ngoại thương VN, do NH Thương Mại
Luân Đôn xác nhận, mở 15 ngày trước khi giao lô hàng đầu tiên.