Process Mapping
Verstehe die wichtigsten Merkmale deiner Prozesse, indem du Process Mapping Tools verwendest. Verdeutliche deine bestehenden Prozesse, erstelle hilfreiche Daten für die Problemlösung und steigere die Effizienz deiner Prozesse im gesamten Unternehmen.
Was ist Process Mapping?
Eine Process Map ist ein vielseitiges Instrument, das dir hilft, deine Arbeitsabläufe zu visualisieren, um die Effizienz zu steigern. Sie schafft Klarheit, hilft Teams bei der Ideenfindung für Prozessverbesserungen, verbessert die interne Kommunikation und bietet eine Prozessdokumentation.
Prozess Maps sind im Projektmanagement weit verbreitet. Diese ermöglichen es Projektmanager*innen, alle Eventualitäten eines Projekts zu visualisieren und Abhängigkeiten zu verstehen, wenn sie mit funktionsübergreifenden Teams arbeiten.
Wenn sie gut gemacht sind, lassen sich mit Hilfe von Process Maps auch Verbesserungsmöglichkeiten aufzeigen. Sie können Engpässe, Wiederholungen und Verzögerungen in deinen Prozessen ausfindig machen. Auf diese Weise kannst du diese Probleme beheben und deine Prozesse verbessern. Die Prozessdokumentation stellt sicher, dass alle Arbeitsabläufe klar definiert und kommuniziert werden
Eine Process Map definiert auch Grenzen. Die Teams können sehen, was zu einem Prozess gehört, wie er funktioniert und wo er endet. Außerdem klärt eine Prozesslandkarte wichtige Informationen, z. B. wer für den Prozess zuständig ist und welche spezifischen Verantwortlichkeiten erforderlich sind, um den Prozess am Laufen zu halten.
Mit einer Prozesslandkarte lässt sich auch die Effektivität von Prozessen anhand bestimmter Ziele und Kennzahlen messen, so dass die Teams ihre Fortschritte verfolgen und ihre Leistung in Echtzeit reflektieren können.
Du kannst eine Vorlage für eine Process Map verwenden, um eine für deinen Zweck geeignete Map zu erstellen, oder kreiere deine eigene Map mit einem Process Mapping Tool.
Warum ist Process Mapping wichtig?
Prozessmapping bringt Klarheit und Organisation in neue und bestehende Prozesse. Du kannst es beipielsweise verwenden, um dein Organisationsdesign zu gestalten. Wirf einen Blick auf einige der Hauptgründe, warum diese Methode wichtig ist:
Vereinfacht Prozesse
Nutze eine Process Map, um deine Prozesse zu rationalisieren. Entferne unnötige Bereiche und vereinfache den gesamten Prozess von Anfang bis Ende.
Verbessert das Verständnis eines Prozesses
Teile die Process Map mit internen Teammitgliedern und externen Stakeholder*innen, um eine unternehmensweite Abstimmung zu erreichen.
Verbessert die Kommunikation
Ermutige jede*n Einzelne*n, die Kommunikation zu verbessern, indem du deine Projektprozesse klar darstellst. Zeige allen am Prozess Beteiligten, welche Aufgaben sie haben und an wen sie sich bei Fragen wenden können. Dies ist besonders hilfreich für funktionsübergreifende Teams, die mit den Teammitgliedern aus anderen Abteilungen nicht vertraut sein könnten.
Bietet eine Prozessdokumentation
Dokumentiere deinen Prozesse, damit du die Arbeitsabläufe im gesamten Unternehmen standardisieren kannst. Kehre in Zukunft zur Prozess Map zurück, um zu analysieren, wie der Prozess funktioniert, und nimm gegebenenfalls Änderungen vor.
Hilft bei der Planung von Projekten
Plane und organisiere deine anstehenden Projekte besser mit einer Process Map Visualisiere alle Phasen deiner Prozesse, um sicherzustellen, dass du über die Informationen und Ressourcen verfügst, die du zur erfolgreichen Durchführung des Projekts benötigst.
Process Map Symbole
Standardisierte Symbole für Process Maps stammen aus der Unified Modelling Language (UML), einem standardisierten Format zur Erstellung von Prozess Maps. Um eine Prozesslandkarte effektiv zu gestalten, musst du die Symbole und ihre Bedeutung verstehen. Im Folgenden findest du einige der häufigsten Symbole, die du kennen solltest:
Prozess
Eine Handlung, Aufgabe oder ein Vorgang, der abgeschlossen werden muss, damit der Prozess voranschreiten kann.
Verzögerung
Eine Wartezeit oder Verzögerung irgendwo im Prozess.
Subroutine
Aktionen im Zusammenhang mit einer Aufgabe, die Teil eines größeren Prozesses ist.
Vorbereitung
Ein erster Schritt, der einen weiteren Schritt des Prozesses einleitet.
Pfeil/Verbindungslinie
Gibt die Richtung der Prozessabbildung an.
Anfang/Ende
Die Eingangs- und Ausgangspunkte deines Prozesses.
Entscheidung
Zeigt an, dass eine Entscheidung getroffen werden muss. Von hier aus verlaufende Pfeile haben in der Regel die folgenden Bezeichnungen: wahr, falsch, ja oder nein.
Eingabe/Ausgabe Daten
Informationen oder Objekte, die in den Prozess eingehen oder ausgehen.
Dokument
Ein Schritt, der ein Dokument erzeugt.
Gespeicherte Daten
Ein Schritt im Prozess, in dem Daten gespeichert werden.
Datenbank
Eine Auswahl von Daten, die in einer Standardstruktur gespeichert sind.
Process Mapping Beispiele
Im Folgenden findest du einige Beispiele für die verschiedenen Arten von Prozess Maps und wie Unternehmen sie verwenden.
Flussdiagramm
Du hast wahrscheinlich schon viele Flussdiagramme gesehen. Dies ist die einfachste Version einer Process Map, bei der du dich durch verschiedene Linien und Auswahlmöglichkeiten durch einen Prozess arbeitest.
Business Process Mapping
Business Analysten und technische Entwickler verwenden BPMN Diagramme, um sich einen umfassenden Überblick über die Geschäftsprozesse zu verschaffen. Ziel ist es, ein gemeinsames Verständnis für die Abläufe in deinem Unternehmen zu schaffen. Dieses Diagramm vereinfacht die Kommunikation und verbessert die Produktivität im gesamten Unternehmen.
Swimlane Diagramm
Ein Swimlane Diagramm ist ein Prozessablauf Diagramm, das zeigt, wer für bestimmte Teile eines Prozesses verantwortlich ist. Das Diagramm ist in einzelne Zeilen (oder Bahnen) unterteilt, wobei jede Zeile ein anderes Team oder eine andere Abteilung darstellt. Die Formen in jeder Reihe stellen die Aktionen dar, und Pfeile zeigen, wie der Prozess fortschreitet, wenn jede Aktion abgeschlossen ist.
Wertschöpfungskette Diagramm
Ein Werschöpfungskette Diagramme (auch bekannt als Wertkettenanalyse oder Wertstromanalyse) ermöglicht Teams die Analyse von Geschäftsaktivitäten. Ziel ist es, herauszufinden, wie du durch die Verbesserung deiner aktuellen Prozesse einen Wettbewerbsvorteil erzielen kannst. Die miteinander verbundenen Kästchen stellen eine vereinfachte Version eines Prozesses dar, die ein schnelles Verständnis ermöglicht. Führe eine Wertstromanalyse durch, um mit diesem grundlegenden Überblick kannst du die Schritte deines Unternehmens zur Verbesserung des Kundennutzens visualisieren.
SIPOC Diagramm
Das Akronym steht für Supplies, Inputs, Process, Outputs und Customers. Das SIPOC Diagramm arbeitet sich durch jeden Schritt des Prozesses, vom Anfang bis zum Ende - beginnend damit, wer die Inputs für das Projekt liefert (z. B. Werkzeuge, Ressourcen und Wissen) und endend damit, wer die Outputs erhält (d. h. die endgültigen Ergebnisse). Mit einer SIPOC Vorlage kannst du diese Art von Prozess Map selbst einsetzen.
So erstellst du eine Process Map
Prozess Maps sind oft die Grundlage für komplexe Prozesse, aber die Erstellung einer solchen Map muss nicht kompliziert sein. Befolge diese einfachen Schritte, um eine erfolgreiche Prozess Map für dich und dein Team zu erstellen.
1. Starte mit einer Vorlage
Wenn du eine Process Map Vorlage verwendest, kannst du direkt loslegen und deine Prozesse mit wenigen Klicks aufzeichnen. Passe das vorhandene Layout an, um eine Process Map zu erstellen, die deinen Prozess widerspiegelt. Füge neue Spalten, Notizzettel oder Formen hinzu - was immer du brauchst, um eine genaue Prozess Map zu erstellen.
2. Identifiziere den Prozess
Jetzt ist es an der Zeit, den Prozess zu identifizieren. Bildest du einen Verkaufsprozess ab? Einen internen Prozess? Die Customer Journey?
Dies wird das Herzstück deiner Process Map sein. Daher ist es wichtig, dass du und der Rest deines Teams wissen, was du erreichen willst.
Eine Besprechung ist eine gute Möglichkeit, dein Team in diesem Bereich aufeinander abzustimmen. Setze dich persönlich oder online mit deinem Team zusammen und besprich den Prozess und die Gründe, warum du ihn erstellen oder verbessern willst. Es muss keine lange und ausführliche Besprechung sein. Solange jede*r den Prozess versteht und weiß, warum du ihn abbilden willst, bist du auf dem richtigen Weg.
3. Brainstorme Prozess Aktivitäten
Der nächste Schritt besteht darin, sich auf die Aktivitäten zu konzentrieren, die während des gesamten Prozesses anfallen. Mache gemeinsam mit deinem Team ein Brainstorming zu den verschiedenen Phasen und stell dir vor, wie der Prozess abläuft.
Es gibt verschiedene Brainstorming Techniken, finde eine, die für dich und dein Team am besten geeignet ist. Führe dann die Sitzung durch und bespreche alle wichtigen Prozessschritte.
Es ist nicht unbedingt erforderlich, die Prozessschritte in dieser Phase in eine Reihenfolge zu bringen, aber für manche Teams kann es hilfreich sein. Wenn du die Schritte linear abbildest, stelle sicher, dass du keine wichtigen Schritte übersehen hast. Du kannst auch eine Strukturierung vornehmen, indem du festlegst, wo und wann der Prozess beginnt und endet.
4. Füge Process Map Symbole hinzu
Wenn dein Prozess feststeht, ist es an der Zeit, die entsprechenden Symbole zuzuordnen. Auf diese Weise kann jeder, der sich die Prozesslandkarte ansieht, verstehen, was die verschiedenen Elemente bedeuten und wie sie zusammenhängen.
5. Finalisiere die Prozess Map
Jetzt kannst du die Prozesslandkarte fertigstellen. Überprüfe, wie sie abläuft, ob alle relevanten Schritte enthalten sind, und stelle sicher, dass sie den Prozess genau darstellt.
Im Folgenden findest du einige Fragen, die du dir stellen kannst, um sicherzustellen, dass deine Process Map alles enthält, was sie braucht:
Läuft der Prozess so, wie er sollte? Wenn es Bereiche gibt, in denen die Dinge nicht reibungslos laufen, solltest du zum Entwurf zurückkehren, um sie zu korrigieren.
Ist etwas überflüssig? Um sicherzustellen, dass deine Prozesse so effizient wie möglich sind, musst du alle überflüssigen Maßnahmen beseitigen. Das bedeutet, dass du Teile des Prozesses streichen musst, die für den Erfolg nicht entscheidend sind.
Werden die Teammitglieder den Prozess befolgen? Wenn der Prozess nicht einfach zu befolgen ist oder wenn die Teammitglieder ihm aus irgendeinem Grund nicht folgen können, solltest du die Struktur möglicherweise überdenken.
Fehlen irgendwelche Schritte? Gehe beim Betrachten der Process Map jeden Schritt durch, um sicherzustellen, dass alles vorhanden ist. Wenn etwas fehlt, ist es jetzt an der Zeit, es hinzuzufügen.
Wenn du diese Fragen beantwortet hast, wird deine Process Map so genau und aktuell wie möglich sein.
6. Definiere Erfolg
Bevor du die endgültige Prozess Map mit deinem Team teilst, musst du den Erfolg definieren. Das bedeutet, dass du festlegen solltest, was dein Prozess erreichen soll, wie du es erreichen willst und wie du den Erfolg messen wirst.
Um eine klare und messbare Definition des Erfolgs zu erstellen, solltest du einen Blick auf SMART-Ziele werfen.
Das SMART-Zielsystem hilft Teams bei der Erstellung spezifischer, messbarer und realistischer Ziele. Anhand dieses Modells kannst du genau festlegen, was dein Prozess erreichen soll. Du kannst damit deine Fortschritte auf dem Weg dorthin verfolgen und sehen, wann dein Prozess sein Ziel erreicht hat. Wenn der Prozess sein Ziel nicht erreicht, kannst du überprüfen, was falsch gelaufen ist, und die Dinge für die Zukunft korrigieren.
7. Teile die Process mit deinem Team
Nachdem du deine Ziele festgelegt hast, kannst nun die endgültige Prozess Map mit den relevanten Interessengruppen teilen. Dabei kann es sich um Teammitglieder, Kunden, Vorgesetzte, Lieferanten, Kunden oder andere Personen handeln, die von der Funktionsweise des Prozesses betroffen sind.
Lasse alle relevanten Stakeholder*innen die Prozesslandkarte überprüfen und Kommentare hinzufügen, Fragen stellen und Feedback direkt auf der Map hinterlassen.
Eine Process Mapp macht es dir leichter, die Vorschläge der Beteiligten zu prüfen. Sie müssen nicht zwischen verschiedenen Plattformen hin und her springen oder mit jedem einzeln sprechen. Stattdessen kannst du einfach online auf die Process Map zugreifen und das gesamte Feedback an einem Ort einsehen.
Nach Durchsicht der Anmerkungen kannst du alle notwendigen Änderungen vornehmen, bevor du den Prozess in Gang setzt.
8. Aktualisieren, wiederholen und verbessern
Prozess Maps sind nicht endgültig. Änderungen werden unweigerlich auf dich zukommen, sei es durch eine neue Unternehmensstruktur oder dadurch, dass deine Kund*innen völlig andere Anforderungen an dein Unternehmen stellen.
Deine Prozesse müssen angepasst werden, um mit einem sich verändernden Umfeld Schritt zu halten. Dies bedeutet, dass du deine Process Map im Hinblick auf eine kontinuierliche Verbesserung überprüfen und entsprechende Änderungen vornehmen musst, um sie auf dem neuesten Stand zu halten.
Starte heute mit Business Process Mapping
Die Abbildung von Geschäftsprozessen kann eine zeitraubende Aufgabe sein, aber die Vorteile sind es wert. Du erhältst Klarheit über deine Prozesse und gibst allen Teammitgliedern ein Gefühl von Verantwortung und Eigenverantwortung. Verwende die Process Map Vorlage oder das Process Mapping Tool, um mit deinem Team zusammenzuarbeiten und eine Prozess Map zu erstellen, die sowohl klar als auch effektiv ist.