Mikä on vuokaavio?

Vuokaaviot selitettynä

Vuokaavio on kaaviotyyppi, joka selittää prosessin tai työnkulun visuaalisesti. Vakiosymboleiden ja -määritelmien käyttäminen vuokaaviota luodessa on kätevä tapa visuaalisesti kuvata minkä tahansa prosessin eri vaiheet ja päätöksentekopisteet. Vuokaaviot ovat olleet suosittuja useilla eri aloilla jo monen vuoden ajan. Valmistuksesta koulutukseen, tietokoneohjelmointiin ja projektinhallintaan. Vuokaaviot ovat hyödyllisiä sekä yksinkertaisten että monimutkaisten prosessien kommunikoimisessa, joten ne ovat uskomattoman dynaamisia ja monipuolisia. Katsomalla vuokaaviota katsojan pitäisi pystyä saamaan korkean tason yleiskuva prosessista. Normaalisti vuokaavio piirretään käyttämällä useita eri symboleja, joista kukin kuvaa eri vaihetta jaksossa tai prosessissa. Yleensä vuokaavioon sisällytetään useita erilaisia elementtejä, mukaan lukien toiminta, materiaalit, palvelut, syötteet ja tulokset. Jos sinun on tehtävä päätös etkä ole varma prosessista ja erilaisista elementeistä, joita tarvitaan tietoon perustuvaan päätökseen, vuokaavion käyttö voi suuresti yksinkertaistaa prosessia.

Vuokaavion luomisen hyödyt

Vuokaavion käyttö prosessien visualisoimiseen voi hyödyttää yritystäsi ja jopa sinun arkipäivääsi. Tässä on joitain tapoja, joilla vuokaavio voi auttaa sinua ja tiimiäsi.

Visuaalinen selkeys

Mahdollisesti suurin hyöty vuokaavioiden käytöstä on kyky visualisoida ja ymmärtää monimutkaisen toiminnan prosesseja yksinkertaisessa muodossa. Monet yritykset, jotka toimivat valmistuksessa ja hallinnollisilla aloilla, käyttävät vuokaavioita tärkeiden sekvenssien asianmukaiseen piirtämiseen. Voit myös käyttää vuokaavioita auttamaan potentiaalisia sidosryhmiä ymmärtämään helposti työnkulkuja, joita yrityksesi käyttää.

Parempi kommunikaatio

Hyödyllisiä paikkoja vuokaavion käyttöön ovat palaverit, joissa tiimisi on ymmärrettävä ja kommunikoitava tärkeitä prosesseja. Monimutkaisen toiminnan yksinkertaistaminen vuokaavion symboleita ja määritelmiä käyttämällä on tehokas tapa kommunikoida selkeästi tietoja, joista muutoin voisi olla haasteellista keskustella.

Asianmukainen dokumentaatio

Vuokaavion käyttäminen prosessien piirtämiseen yrityksen sisällä on hyvä tapa dokumentoida tehtävät asiat. Se on myös erinomainen tapa ymmärtää yrityksen edistymistä tehtävän suorittamisessa. Digitaalisten vuokaavioiden käyttö on loistava tapa yhdistää paperiton dokumentaatio työnkulkuusi.

Milloin vuokaavioita pitäisi käyttää?

Vuokaavioita käytetään useissa eri konteksteissa ja aloilla. Sillä ei ole todellakaan väliä, millä sektorilla sinä tai yrityksesi toimitte. Vuokaaviota voidaan käyttää apuna prosessien ja toimintojen helpossa ymmärtämisessä.

Tässä on muutama tosielämän esimerkki, joissa vuokaaviota voidaan käyttää tehokkaasti:

Prosessin suunnittelu

Uuden prosessin keksiminen vaatii sinulta prosessin vaiheiden ja järjestyksessä suoritettavien tapahtumien dokumentoimista. Vuokaavion käyttö auttaa dokumentoimaan tämän prosessin ja parantaa prosessin ymmärrystä kokonaisuutena.

Prosessin tutkiminen paremman ymmärryksen saamiseksi

Verkosta saatavia satoja vuokaavioesimerkkejä on käytetty yrityksissä monimutkaisten prosessien loppuunsaattamiseen ja ymmärtämiseen. Voit tutkia näitä vuokaavioita saadaksesi paremman ymmärryksen siitä, kuinka yrityksesi pitäisi järjestellä toimet ja tapahtumat lopputuotteen tai -tavoitteen saavuttamiseksi.

Prosessin kommunikointi

Maailmanlaajuisesti monissa yrityksissä yksityiskohtaisten vuokaavioiden lähettäminen voi kokonaan korvata pitkät ja aikaa vievät palaverit. Vuokaaviot ovat helppoja ymmärtää ja ne tarjoavat visuaalisen asiakirjan prosessista. Ne ovat äärettömän tehokkaita kommunikaatiovälineitä.

Vuokaavion symbolit

Useimpien vuokaavioiden luonnostelussa käytetään vakiomuotoja ja -symboleita. Jokainen symboli esittää eri elementtiä tai vaiheita jakson tai prosessin sisällä. Käytä seuraavia vuokaavion muotoja tehokkaan prosessin luonnostelemiseksi.

Soikio

Soikio vuokaaviossa esittää päätekohtaa. Tämä osoittaa alkuja ja loppuja jakson sisällä.

Suunnikas

Suunnikas osoittaa syötettä tai tulosta.

Suorakulmio

Suorakulmiot osoittavat toimintaa.

Timantit

Timantit osoittavat päätöksiä, jotka on tehtävä. Näiden tuloksena saadaan yleensä kaksi vaihtoehtoista reittiä, jotka perustuvat tehtyyn päätökseen.

Virtauslinjat

Virtauslinjat ja nuolet esittävät jakson sisällä valittuja suuntia.

Vuokaavioiden tyypit

Ennen vuokaavion luomista sinun on päätettävä, minkätyyppinen vuokaavio on paras prosessille, jota haluat kuvata. Erilaisia vuokaaviotyyppejä on satoja ja jokaisella niistä on yksilölliset käyttösovelluksensa ja tuloksensa. Alla on neljä useimmiten käytettyä ja hyödyllisintä vuokaaviota.

Prosessivuokaavio

Prosessivuokaavio on kaikkein yksinkertaisin vuokaaviotyypeistä. Niitä käytetään usein uusien projektien ja toimintojen kartoittamiseen. Insinöörit ja ohjelmistokehittäjät käyttävät usein prosessivuokaavioita edistymisen kartoittamiseen ja niiden vaiheiden ymmärtämiseen, joita heidän on tehtävä projektin saattamiseksi loppuun.

Uimaratavuokaavio

Uimaratavuokaavio sai osuvan nimensä, koska se visuaalisesti esittää prosessia, jolla ei ole todellista alkua tai loppua. Sen sijaan prosessit ja ihmisten toiminta uimaratakaaviossa ovat sellaisia, jotka menevät kierroksittain ja jotka toistuvat useammin kuin kerran. Uimaratakaavion mallia käyttämällä voit kartoittaa prosessin, joka on toistettava, ja estät järjestyksen sotkeutumisen.

Tiedonkulkukaavio

Tiedonkulkukaavioita käytetään siltana kommunikaation aukoille ohjelman tai ohjelmiston kehittäjien ja käyttäjien välillä. Tämä vuokaavion tyyppi on erikoistunut, koska se sisältää merkittävän määrän tietoja ja suhteellisen vähän vuokaaviosymboleja. Miron Tiedonkulkukaavion malli yksinkertaistaa minkä tahansa ja vaikka kuinka monimutkaisen järjestelmän vaiheiden tai toimijoiden esittämisen visuaalisesti.

Työnkulkukaavio

Käyttämällä työnkulkukaaviotapäämääränä on kartoittaa tehokas tapahtumien ja prosessien jakso, jonka tuloksena on yhdenmukainen ja laadukas tuote. Työnkulkukaavioita käytetään usein sellaisten vakioitujen menettelytapojen joukon kartoittamiseen, joilla on määritettävissä oleva tulos.

Miten vuokaavio luodaan

Nyt, kun ymmärrät, missä ja miten vuokaavioita käytetään ja miksi ne ovat merkittäviä visuaalisia työkaluja, on aika oppia tekemään sellainen. Miron vuokaaviotyökalu on mahtava työkalu kattavien vuokaavioiden rakentamiseen ja suunnitteluun tiimisi kanssa. Käytä työkalua seuraamalla tätä vaihe-vaiheelta -opasta

1. Tunne vuokaaviosi tarkoitus

Ennen kuin alat luomaan vuokaaviota, sinun on ymmärrettävä syysi sen luomiseen. Kirjoita muistiin tavoitteet ja tulokset, joita haluat vuokaaviosi kuvaavan, ja määritä prosessit, joita haluat kaavion selittävän. Älä yritä saavuttaa liian montaa tavoitetta yhdellä vuokaaviolla. On parasta pitää vuokaavio mahdollisimman yksinkertaisena, jotta se pysyy helposti ymmärrettävänä. Jos huomaat yrittäväsi saavuttaa liikaa yhden kaavion avulla, harkitse useamman kuin yhden vuokaavion tekemistä kullekin prosessille tai tietoryhmälle.

2. Käytä vuokaaviomallia

Perus- vuokaaviomallin käyttäminen voi auttaa sinua ymmärtämään, kuinka piirrät prosessisi, ja antaa sinulle vahvan aloituspisteen ennen symbolien lisäämistä. Mallien kanssa aloittaminen säästää aikaa ja antaa vakioidut vuokaaviosymbolit.

Jos tarvitset jotain monimutkaisempaa, Mirolla on suuri kokoelma vuokaaviomalleja, joita sinä ja tiimisi voitte käyttää.

3. Lisää vuokaavion muodot

Katso vielä edellä käsiteltyjä vuokaavion symboleita ja muotoja, ja aloita oman visuaalisen prosessisi rakentaminen. Määrittele eri komponentit jaksossasi ja lisää sopivat muodot hyvän työnkulun luomiseksi.

4. Yhdistä muotoja viivoilla ja nuolilla

Seuraava vaihe on lisätä yhdysviivat ja nuolet valittujen tapahtumien ja symboleiden jaksottamiseksi.

5. Tehkää yhteistyötä vuokaaviolla

Jos vuokaavio kuvaa prosessia, jolla on vaikutusta muihin, jaa vuokaaviosi merkityksellisten ihmisten kanssa. Kun kutsut tiimisi tekemään yhteistyötä vuokaaviossasi, varmistat, että jokainen on samalla sivulla. Mirossa tiimin jäsenet voivat antaa palautetta ja tehdä ehdotuksia kommenttien ja tarralappujen kanssa yhdessä virtuaalisessa tilassa. Tämä kontekstuaalinen yhteistyö auttaa tiimiäsi viimeistelemään hyödyllisen ja selkeän vuokaavion, josta on kaikille hyötyä.

6. Pidä vuokaavio ajan tasalla

Järjestelmät ja prosessit muuttuvat koko ajan, joten vuokaavioiden, jotka kuvaavat näitä prosesseja, on myös muututtava. Pidä vuokaavio ajan tasalla käymällä se säännöllisesti läpi ja tekemällä tarvittavat muutokset. Online-vuokaavio Mirossa tekee päivitysten ja parannusten tekemisen ja näiden muutosten seuraamisen helpoksi vuokaaviossasi.

3 vuokaavioesimerkkiä

Ennen hyppäämistä Miron online-vuokaavion työkaluun, ota huomioon nämä vuokaavioesimerkit vertailukohtana. Seuraavassa on esimerkkejä vuokaavion monipuolisuudesta ja hyödyllisyydestä.

Verkkosivuston vuokaavio

Verkkosivuston rakentaminen on paljon monimuotoisempaa ja mutkikkaampaa kuin monet ajattelevat. Selausvalikkojen rakentaminen, sisällön järjestäminen ja verkkosivuston ulkoasun mukauttaminen ovat muutamia merkittäviä vaiheita, joita tarvitaan sellaisen verkkosivuston tekemiseen, jolla ihmiset haluavat käydä. Tämä verkkosivuston vuokaavion malli tarjoaa luotettavan prosessikaavion, jonka avulla voit luoda mahtavan asiakaskeskeisen kokemuksen verkossa.

Päätöksentekokaavio

Alaasi katsomatta yrityksesi voi kohdata tekemiesi päätösten perusteella useita erilaisia tuloksia. Päätöksiesi perhosvaikutus tarkoittaa, että sinun on mietittävä kaikkia mahdollisia tuloksia ja lopputulemaa, joka niistä voi aiheutua yrityksellesi. Tämä päätöksentekovuokaavion malli näyttää sinulle, kuinka pystyt kartoittamaan eri päätöksiä ja niiden tuloksia niin, että pystyt päättämään parhaan mahdollisen reitin.

Poikkitoiminnollinen vuokaavio

Useimmat vuokaaviot ovat poikkitoiminnollisia siinä, että ne ottavat huomioon useita mahdollisia tuloksia. Uimaratakaaviot ovat erityisen poikkitoiminnollisia, koska ne auttavat visualisoimaan liiketoiminnan kontribuutioita ja päästä päähän projektien suhteita. Tämä poikkitoiminnollisen vuokaavion malli auttaa sinua ymmärtämään elementtejä ja suhteita projektin eri vaiheiden välillä.

Vinkkejä, jotka on hyvä ottaa huomioon vuokaaviota luodessa

Olet jo pitkällä ja pääset kohta alkuun vuokaaviosi piirtämisessä. Jäljellä on enää muutamien vinkkien ja parhaiden käytäntöjen läpikäyminen täydellisen vuokaavion rakentamiseksi.

Pidä vuokaavio yhdellä sivulla

Vuokaavioiden tärkeä ominaisuus on se, että niiden on oltava helposti luettavissa ja ymmärrettävissä. Et halua selata useita sivuja nähdäksesi koko prosessin. Vuokaavion pitäminen yhdellä sivulla tekee siitä yksinkertaisen ja virtaviivaistaa visualisointia.

Käytä johdonmukaisia symboleja, muotoja ja värejä

Symbolien ja muotojen yhdenmukainen käyttö vuokaaviossasi auttaa sinua pitämään koko prosessisi johdonmukaisena ja helppona ymmärtää. Jokaisen symbolin on esitettävä eri elementtiä prosessin sisällä. Jos käytät useita erilaisia symboleja, kaavion lukeminen ja prosessin edistymisen ymmärtäminen vaikeutuvat. Yhdenmukaisuus on avainasemassa ymmärrettävän visuaalisen prosessin luomisessa.

Tunne vuokaaviosi tarkoitus ennen sen luomista

Kuten yllä selitettiin, tämä on oleellinen osa vuokaaviosi luonnissa. Vuokaavioiden paras käyttö on tietyn prosessin esittäminen. Tämä auttaa pitämään kaavion kohdennettuna.

Laita tiedot virtaamaan vasemmalta oikealle

Vuokaavioiden pitäisi virrata samassa suunnassa, jossa luemme ja kirjoitamme. Tämä auttaa pitämään vuokaaviosi rakenteen yksinkertaisena ja helppona ymmärtää.

Ota kaikki mukaan

On enemmän kuin todennäköistä, että luomasi vuokaavio vaikuttaa muihin tiimisi ihmisiin, erityisesti, jos se on liiketoimintaprosessien vuokaavio. Sen sijaan, että samalle järjestelmälle luotaisiin useita vuokaavioita, ota ne ihmiset mukaan tiimiisi, jotka ovat osa prosessia. Mirolla voit helposti jakaa vuokaaviosi yhteistyökumppanien kanssa mistä vain Slackin, sähköpostin tai yksityislinkin kautta.

Tee tarvittavia muutoksia tarpeen mukaan

Ei ole hyvä, jos vuokaavio on vanhentunut ja epätarkka. Tämä voi itse asiassa aiheuttaa sekaannuksia ja epätarkkuuksia, jotka vuorostaan voivat aiheuttaa vakavia ongelmia tiimillesi. Varmista järjestelmäsi tai prosessisi muuttuessa, että pidät vuokaaviosi ajan tasalla uusimpien vaiheiden ja tietojen suhteen. Jos tiimisi käyttää vuokaavion dokumentaatiota säännöllisesti, sen pitäminen ajan tasalla on helpompaa. Vaihtoehtoisesti, järjestä palavereja, joiden aikana voit arvioida uudelleen kaikki tiimisi vuokaaviot ja tehdä tarvittavat muutokset.