Más Información Sobre Software de seguimiento de activos
¿Qué es el Software de Seguimiento de Activos?
El software de seguimiento de activos gestiona las ubicaciones físicas y la disponibilidad de activos fijos y equipos. Las empresas intensivas en activos utilizan soluciones de seguimiento de activos para optimizar los flujos de trabajo para la asignación de activos, mejorar la gestión de inventarios y monitorear el estado de sus activos. Este software ayuda a las organizaciones a localizar y reemplazar activos físicos perdidos o desaparecidos y aquellos que ya no pueden ser utilizados o tienen valor.
¿Qué Tipos de Software de Seguimiento de Activos Existen?
Las herramientas de seguimiento de activos son muy similares, y hay muy pocas variaciones de este tipo de software, siendo las más importantes:
Independiente o complementario
El software de seguimiento de activos se proporciona como un producto independiente o como parte de un software CMMS o de gestión de activos empresariales (EAM). Cuando se entrega por separado, el software de seguimiento de activos se integra con otros software de gestión de activos.
Agnóstico de la industria o enfocado en verticales
Aunque la mayoría de las herramientas de seguimiento de activos ofrecen características similares, algunas de ellas se centran en industrias específicas como la manufactura o el petróleo y gas.
¿Cuáles son las Características Comunes del Software de Seguimiento de Activos?
Crea registros de activos (o listas de activos): Los registros de activos (o listas de activos) son listados completos de los recursos físicos de una empresa o entidad. El software de seguimiento de activos ayuda a listar y rastrear la fecha en que se compraron los activos, calcular su valor e identificar sus ubicaciones físicas en cualquier momento.
Gestiona categorías de activos: A medida que un activo se compra, se vende o ya no tiene valor, debe registrarse correctamente en el balance general y los estados de flujo de efectivo de una organización. Por eso, el software de seguimiento de activos debe tener la capacidad de clasificar y gestionar diferentes categorías de activos, como fijos, corrientes y no corrientes. Dependiendo del tipo de activo que tenga una empresa, puede registrarse como una entrada de efectivo, salida o eliminarse completamente del balance si ya no tiene valor monetario.
Rastrea varios tipos de activos en múltiples ubicaciones físicas: El software de seguimiento de activos puede rastrear el movimiento físico de los activos etiquetándolos con múltiples tecnologías. Estas tecnologías de etiquetado generalmente incluyen etiquetas RFID, códigos QR y códigos de barras. A medida que se escanea una etiqueta de activo, su ubicación y el usuario que lo verificó se actualizan y almacenan en el software, lo que muestra exactamente dónde está y ha estado cada activo. Esta característica ayuda a la gestión a revisar movimientos anteriores de activos para la planificación futura y la mejora continua.
Incluye tecnología de sistema de información geográfica (GIS) para rastrear activos: El GIS recopila y analiza muchos tipos diferentes de datos para crear visualizaciones usando mapas. Estos mapas contienen ubicaciones, rutas, características geográficas y otra información espacial que los gestores de activos pueden usar para profundizar en los datos, descubrir patrones, resolver problemas y tomar decisiones más inteligentes.
¿Cuáles son los Beneficios del Software de Seguimiento de Activos?
El software de seguimiento de activos proporciona muchos beneficios a sus usuarios en toda una organización con activos fijos, digitales o de TI que se almacenan y transfieren entre ubicaciones físicas. Algunos de los beneficios más importantes son los siguientes.
Registros de activos precisos: Este software ayuda a mantener una lista detallada de los activos de la empresa, que incluye información relevante del activo, como el propietario, la ubicación, el estado actual y el estado de la garantía. Este registro permite a la empresa conocer consistentemente el valor actual, precio, estado y depreciación de cada activo, por nombrar algunos.
Costos reducidos: El software de seguimiento de activos reduce costos implementando mantenimiento proactivo en activos que de otro modo requerirían cantidades significativas de capital si fallaran en el futuro. Este software también puede monitorear el estado y la ubicación de los activos para ayudar a prevenir el robo por parte de empleados y contabilizar automáticamente los activos fantasma y eliminarlos del libro mayor (GL). Este beneficio ayuda a evitar el sobrepago de impuestos y el reemplazo innecesario de activos.
Mejora de la gestión de inventarios: El software de seguimiento de activos ayuda a contar automáticamente el inventario y automatizar la compra de más bienes cuando se activa un nivel bajo de existencias. Esto ayuda a reducir los conteos manuales de inventario, que son lentos, costosos y abren la puerta a posibles errores de conteo o información inexacta debido a errores humanos.
Mayor visibilidad: El software de seguimiento de activos proporciona a los gerentes y trabajadores la visibilidad necesaria para aumentar la productividad y eficiencia y reducir tanto la pérdida de propiedad como el tiempo de búsqueda a medida que los artículos se mueven a través de todas las etapas de las operaciones diarias. También ayuda a localizar, gestionar y rastrear activos, personas y equipos en todo el mundo. Esta visibilidad agiliza y automatiza los flujos de trabajo y procesos que reducen el tiempo de inactividad, el desperdicio mientras mejora la productividad.
Mejora de la precisión de los datos: Los datos recopilados y analizados a través del software de seguimiento de activos pueden ayudar a los gerentes a tomar decisiones informadas e identificar oportunidades e ineficiencias en los procesos. Este software ayuda con esto al recopilar y analizar datos en tiempo real mientras los mantiene contenidos y accesibles a través de un repositorio central.
¿Quién Usa el Software de Seguimiento de Activos?
Todos los empleados que usan o gestionan activos y equipos pueden beneficiarse de este tipo de software, pero el seguimiento de activos es crítico para los siguientes roles:
Gestores de activos: Este tipo de software es utilizado por técnicos de mantenimiento y supervisores para el seguimiento de activos. Esto incluye la ubicación física de equipos y herramientas, su valor, estado e información de garantía. El trabajo de mantenimiento depende de los registros de activos y la posición GIS proporcionada por las soluciones de seguimiento de activos. El seguimiento preciso mejora la gestión del mantenimiento y reduce el tiempo de inactividad.
Técnicos de campo: Los empleados responsables de las actividades de servicio de campo pueden usar el seguimiento de activos para gestionar la disponibilidad de activos y sus ubicaciones físicas. En algunos casos, como los servicios de gestión de instalaciones, los técnicos de servicio de campo no pueden realizar el mantenimiento sin herramientas y equipos, lo que hace que el seguimiento de activos sea crítico para su trabajo.
Gerentes de operaciones: Los gerentes de producción y almacén utilizan el seguimiento de activos para agilizar las operaciones en función de la disponibilidad de cada pieza de equipo. Por ejemplo, los montacargas se utilizan para descargar camiones y mover artículos pesados entre ubicaciones de un almacén. Dado que las empresas de logística tienen un número limitado de montacargas, los gerentes de almacén necesitan optimizar su rendimiento planificando y monitoreando su uso.
Contadores: Los contadores también pueden usar el software de seguimiento de activos para la depreciación de activos o los cambios en el valor del activo durante su ciclo de vida. Los activos y su mantenimiento son un componente crítico del costo total de productos y servicios.
¿Cuáles son las Alternativas al Software de Seguimiento de Activos?
Las alternativas al software de seguimiento de activos pueden reemplazar este tipo de software, ya sea parcial o completamente:
CMMS: CMMS es una buena alternativa cuando los compradores necesitan funcionalidad para la gestión del ciclo de vida de los activos, no solo el seguimiento de activos. Usar CMMS solo para el seguimiento de activos no se recomienda. La única excepción es cuando una empresa usa CMMS en múltiples ubicaciones, y algunas de ellas solo usan el sistema para el seguimiento de activos.
Software de gestión de activos de TI: Los departamentos de TI pueden teóricamente usar software de seguimiento de activos, pero se beneficiarían más al adoptar soluciones de gestión de activos de TI diseñadas para sus necesidades específicas. Además del seguimiento, los activos de TI como hardware y software requieren actualizaciones regulares y políticas y procedimientos relacionados con la privacidad y la seguridad.
Software de seguimiento de herramientas: El software de seguimiento de herramientas es una versión ligera del seguimiento de activos, que ayuda a las empresas a rastrear equipos y herramientas pequeñas en lugar de activos fijos. Por ejemplo, una empresa de limpieza necesita rastrear herramientas como aspiradoras, hidrolavadoras o máquinas de limpieza de pisos.
Software de seguimiento de flotas: Aunque los vehículos son activos fijos, rastrearlos es un desafío porque siempre están en movimiento. El GIS es, por lo tanto, crítico para monitorear vehículos así como conductores en tiempo real. Además, las empresas necesitan rastrear el kilometraje de los vehículos para determinar su rendimiento y programar el mantenimiento preventivo.
Software Relacionado con el Software de Seguimiento de Activos
Las soluciones relacionadas que pueden usarse junto con el software de seguimiento de activos incluyen:
Software de control de inventario: Además de los activos y equipos, las empresas también necesitan gestionar el inventario de piezas de repuesto y accesorios necesarios para el mantenimiento y las reparaciones. La gestión de inventario es crucial cuando las empresas tienen múltiples ubicaciones con un alto volumen de inventario.
Software de gestión de talleres: Este tipo de software se centra en las necesidades de pequeños fabricantes con operaciones básicas como ensamblaje y kit. El equipo utilizado por estas empresas no es lo suficientemente complejo como para justificar una inversión en software CMMS, por lo que el seguimiento de activos es la opción óptima.
Software de calibración: Los empleados usan software de calibración para asegurar que los equipos y herramientas funcionen dentro de los parámetros estándar definidos por el fabricante de los activos. La calibración requiere herramientas de medición que también pueden ser gestionadas usando software de seguimiento de activos.
Software de gestión de servicios de campo: Las empresas que usan activos para operaciones de campo necesitan integrar su software de seguimiento de activos con la gestión de servicios de campo. Esto permite a los despachadores programar el trabajo en función de la disponibilidad de sus activos y técnicos.
Desafíos con el Software de Seguimiento de Activos
Las soluciones de software de seguimiento de activos pueden venir con su propio conjunto de desafíos, siendo los más importantes:
Alcance limitado del software: Aunque el software de seguimiento de activos es la mejor opción para las PYMES, algunas empresas superan este tipo de software y necesitan reemplazarlo con sistemas de gestión de activos más avanzados como soluciones CMMS o EAM.
Integración: El seguimiento de activos necesita integrarse con múltiples tipos de software, desde ERP y contabilidad hasta control de inventario y gestión de servicios de campo. Las soluciones en la nube o SaaS son más fáciles de integrar a través de APIs, pero las herramientas de ERP y seguimiento de activos aún pueden usarse en las instalaciones, lo que hace que la integración sea un desafío.
¿Qué Empresas Deberían Comprar Software de Seguimiento de Activos?
Cualquier empresa que use equipos y herramientas puede usar este tipo de software, pero es beneficioso principalmente para empresas intensivas en activos, tales como:
Fabricantes: Las empresas manufactureras utilizan activos para la producción y necesitan saber qué activos se utilizan dónde y cómo. La planificación de las operaciones de producción depende mucho de la disponibilidad del equipo necesario para fabricar bienes.
Minoristas: Los minoristas y distribuidores dependen de equipos como montacargas para asegurar que las tiendas se abastezcan eficientemente. También es esencial que los minoristas monitoreen el uso de activos en múltiples ubicaciones como tiendas y almacenes.
Proveedores de servicios de reparación: Las empresas de servicios profesionales que se centran en el mantenimiento y las reparaciones necesitan rastrear las herramientas y equipos utilizados para realizar el trabajo. En algunos casos, también pueden monitorear los activos de sus clientes.
Cómo Comprar Software de Seguimiento de Activos
Recolección de Requisitos (RFI/RFP) para Software de Seguimiento de Activos
Los requisitos deben centrarse en la funcionalidad de seguimiento de activos, no en características más amplias para la gestión y mantenimiento de activos. Las características específicas de la industria también son importantes, como aplicaciones móviles para servicios de campo o integración con sistemas ERP para manufactura.
Comparar Productos de Software de Seguimiento de Activos
Crear una lista larga
Una lista larga incluye software que proporciona características básicas para el seguimiento de activos, como gestión de inventario, órdenes de trabajo, escaneo de códigos de barras, y registros de activos e historial de mantenimiento.
Crear una lista corta
La lista corta puede crearse eliminando productos de la lista larga en base a varios criterios. Por ejemplo, el seguimiento GIS no siempre está incluido, y los técnicos de campo necesitan aplicaciones móviles que puedan usarse en línea y fuera de línea. Los compradores también pueden usar referencias y reseñas de usuarios para eliminar productos de la lista larga.
Realizar demostraciones
Una demostración debe centrarse en la funcionalidad crítica para el comprador, no en características genéricas proporcionadas por la mayoría de las soluciones de seguimiento de activos. Idealmente, los compradores deberían ver cómo el sistema gestiona operaciones similares a las suyas. Rastrear activos en una sola ubicación puede ser muy diferente de monitorear equipos utilizados en el campo.
Otros factores a considerar son la facilidad de uso del sistema, su compatibilidad con hardware como escáneres de códigos de barras, o la capacidad de generar informes personalizados.
Selección de Software de Seguimiento de Activos
Elegir un equipo de selección
El equipo de selección incluye gestores de activos y los miembros del equipo de mantenimiento que usarán el software. Dependiendo de la industria del comprador, otros gerentes pueden estar involucrados, como gerentes de producción en manufactura o gerentes de proyectos en servicios profesionales.
Negociación
Aunque el precio y los incentivos como descuentos pueden ser esenciales en la negociación, la funcionalidad debe tener prioridad sobre el costo. El software que no cubre los requisitos principales del comprador puede ser asequible, pero la empresa puede necesitar invertir en tecnología adicional. Por ejemplo, si la solución no proporciona seguimiento GIS, el comprador tendrá que comprar software separado para GIS.
Decisión final
Los gestores de activos deben tomar la decisión final seleccionando el software que proporciona las mejores características para la empresa.
¿Cuánto Cuesta el Software de Seguimiento de Activos?
Los costos directos comprenden licencias de software, implementación, personalización, soporte y servicios. Los costos indirectos se refieren al impacto financiero de la migración a un nuevo sistema y los gastos asociados con el software. Por ejemplo, los compradores pueden necesitar comprar dispositivos móviles resistentes o lectores de códigos de barras para optimizar el uso de su software de seguimiento de activos.
Retorno de la Inversión (ROI)
Se logra un ROI positivo cuando los beneficios superan los costos del sistema. Para calcular el ROI, los compradores necesitan estimar el valor numérico de los beneficios y luego compararlo con el costo total. Por ejemplo, si los técnicos pasan menos tiempo buscando equipos, el beneficio realizado puede estimarse multiplicando el tiempo ahorrado en horas y el salario promedio por hora.
Implementación del Software de Seguimiento de Activos
¿Cómo se Implementa el Software de Seguimiento de Activos?
Dependiendo de la complejidad del sistema, el seguimiento de activos puede ser implementado por los equipos internos de los compradores o a través de la colaboración con el proveedor y sus socios. Las empresas medianas y grandes con múltiples ubicaciones se benefician de usar un enfoque por fases para la implementación. Esto significa que cada sitio se implementa siguiendo un cronograma predeterminado, no al mismo tiempo.
¿Quién es Responsable de la Implementación del Software de Seguimiento de Activos?
El equipo de implementación siempre debe incluir gestores de activos del comprador y gerentes de proyecto del proveedor. Los gerentes de TI y otros ejecutivos también pueden estar involucrados, así como consultores externos con experiencia en implementación.
¿Cómo es el Proceso de Implementación para el Software de Seguimiento de Activos?
El equipo de implementación trabaja estrechamente con el proveedor para planificar el despliegue. El plan incluye etapas como la migración de datos, pruebas de software, capacitación y la fecha de puesta en marcha. Todos los datos de activos de sistemas o fuentes de datos anteriores se consolidan y limpian antes de ser importados al nuevo sistema.
¿Cuándo Debería Implementar el Software de Seguimiento de Activos?
Aunque no hay un momento ideal para implementar el seguimiento de activos, se recomienda que los compradores eviten los períodos pico cuando los activos se utilizan a máxima capacidad. La empresa no puede permitirse interrumpir sus operaciones. El momento para implementar el seguimiento de activos también depende de otros proyectos de implementación de software. Por ejemplo, una empresa que despliega un sistema CMMS o EAM en múltiples ubicaciones y una herramienta de seguimiento de activos separada en otro sitio debería sincronizar la implementación en todas las unidades de negocio.
Tendencias del Software de Seguimiento de Activos
Consolidación del mercado
Muchos productos de software de seguimiento de activos evolucionan hacia soluciones CMMS o son adquiridos por proveedores de CMMS.
