Más Información Sobre Software de Gestión de Instalaciones
¿Qué es el Software de Gestión de Instalaciones?
El software de gestión de instalaciones ayuda a las empresas a gestionar el ciclo de vida de edificios industriales como almacenes, centros de distribución, ubicaciones de fabricación, refinerías de petróleo o plantas de procesamiento. Este tipo de software proporciona flujos de trabajo para identificar y monitorear todas las instalaciones utilizadas por una empresa. También asiste a los equipos de mantenimiento en la definición e implementación de inspecciones y reparaciones para mantener cada ubicación en buen estado.
A diferencia del software de gestión de mantenimiento genérico, como los sistemas de gestión de mantenimiento computarizado (CMMS) y el software de gestión de activos empresariales (EAM), un sistema de gestión de instalaciones se centra exclusivamente en el mantenimiento de instalaciones. Este tipo de software no debe confundirse con el software de gestión de propiedades específico para la industria inmobiliaria.
¿Qué Tipos de Software de Gestión de Instalaciones Existen?
El software de gestión de instalaciones puede categorizarse según cómo se vende, implementa y utiliza.
Independiente o parte de EAM
Muchas soluciones de software EAM y CMMS incluyen características para la gestión de instalaciones, pero también hay sistemas diseñados específicamente para esto.
En la nube o en las instalaciones
Mientras que la mayoría de las soluciones de gestión de instalaciones están basadas en la nube, algunos sistemas heredados se alojan en las instalaciones del cliente. En algunos casos, el software de gestión de instalaciones puede implementarse tanto en las instalaciones como en un modelo de software como servicio (SaaS).
Agnóstico o específico de la industria
La mayoría de las soluciones de gestión de instalaciones proporcionan características para múltiples industrias, pero algunos sistemas se centran en un solo sector, como el comercio minorista, la fabricación o la atención médica.
¿Cuáles son las Características Comunes del Software de Gestión de Instalaciones?
Las siguientes son algunas características principales del software de gestión de instalaciones que ayudan a las empresas a optimizar el uso de sus instalaciones:
Gestión de activos: A diferencia del software CMMS y EAM, que se centra en activos fijos, el software de gestión de instalaciones se centra en edificios y estructuras construidas que una empresa puede usar para realizar operaciones. Cada edificio tiene varios sistemas integrados en su estructura, como ventilación, aire acondicionado y electricidad.
Gestión de órdenes de trabajo: El mantenimiento de instalaciones requiere operaciones como inspecciones y reparaciones, gestionadas mediante órdenes de trabajo. Las órdenes de trabajo definen qué tipo de actividad debe realizarse, cómo y por quién. Los técnicos reciben órdenes asignadas según sus calificaciones y disponibilidad. Los gerentes programan y monitorean el progreso de todas las órdenes por equipo, ubicación o empleado.
Seguimiento de costos y gastos: El software de gestión de instalaciones ayuda a los usuarios a rastrear costos de mantenimiento como el tiempo que los técnicos dedican a diversas operaciones y el costo de las piezas de repuesto y consumibles necesarios para mantener las instalaciones. Algunos ejemplos son equipos de iluminación industrial o materiales de construcción necesarios para reparar edificios.
Gestión de adquisiciones y proveedores: Los gerentes de instalaciones trabajan con proveedores de piezas y accesorios y, a veces, subcontratan algunas operaciones de mantenimiento a otras empresas. Por lo tanto, es fundamental para ellos encontrar proveedores confiables y asequibles que ofrezcan productos y servicios de alta calidad.
Analítica: Las métricas y la analítica ayudan a los gerentes de instalaciones a monitorear la eficiencia de las actividades de mantenimiento y rastrear sus costos. El software de gestión de instalaciones también puede usar datos capturados por sensores y medidores en múltiples ubicaciones.
¿Cuáles son los Beneficios del Software de Gestión de Instalaciones?
Usar software para gestionar instalaciones tiene múltiples beneficios, siendo el más importante:
Reducción de costos de mantenimiento: Usar un software para planificar operaciones de mantenimiento puede mejorar la asignación de recursos y la productividad de los empleados, traduciéndose en reducciones de costos. Algunos ahorros incluyen tiempos de respuesta reducidos para solicitudes de servicio y mayor tiempo de actividad de las instalaciones.
Mejorar las operaciones: Mantener instalaciones puede ser una tarea desalentadora, especialmente cuando las empresas poseen múltiples ubicaciones dispersas por el país o incluso el mundo. Funcionalidades como la gestión de inventario y la programación de mantenimiento facilitan a los gerentes de instalaciones planificar y gestionar operaciones.
Optimizar el rendimiento de las instalaciones: El software de gestión de instalaciones puede reducir el tiempo de inactividad y las interrupciones en las instalaciones, lo que lleva a un mejor rendimiento y mayor productividad. Por ejemplo, un almacén que no puede usarse a plena capacidad perjudica la capacidad de la empresa para enviar y recibir productos rápidamente.
¿Quién Usa el Software de Gestión de Instalaciones?
Gerentes de instalaciones: Los gerentes de activos fijos dependen de los datos de gestión de instalaciones para identificar problemas potenciales y programar el mantenimiento de manera proactiva. Los gerentes usan este tipo de software para crear e implementar un programa de mantenimiento, que define los horarios de mantenimiento y los procesos de órdenes de trabajo.
Técnicos: Los miembros del equipo de mantenimiento realizan operaciones como inspecciones y reparaciones para prevenir o solucionar problemas relacionados con las instalaciones. Algunos ejemplos son reemplazar componentes de HVAC o consolidar la estructura del edificio.
Gerentes de proyectos de capital: Invertir en nuevas instalaciones puede ser muy costoso, y las empresas necesitan asegurarse de que maximizan su inversión. Dado que construir una instalación es un proyecto de capital, los gerentes de proyectos deben asegurarse de que el edificio se use a capacidad óptima.
¿Cuáles son las Alternativas al Software de Gestión de Instalaciones?
Las alternativas al software de gestión de instalaciones pueden reemplazar este tipo de software, ya sea parcial o completamente:
CMMS: Mientras que CMMS se centra principalmente en activos fijos como equipos industriales, este tipo de software a menudo incluye características para la gestión de instalaciones. CMMS generalmente se centra en pequeñas y medianas empresas que necesitan gestionar menos instalaciones con un bajo nivel de complejidad. Por ejemplo, un pequeño almacén es mucho más fácil de mantener que un centro de distribución, y CMMS puede ser una buena opción para el primero pero no para el segundo.
Software de gestión de activos empresariales (EAM): EAM proporciona características avanzadas para la gestión de activos e instalaciones, que están orientadas a industrias complejas como petróleo y gas, minería, productos químicos y farmacéuticos.
Software Relacionado con el Software de Gestión de Instalaciones
Las soluciones relacionadas que pueden usarse junto con el software de gestión de instalaciones incluyen:
Software de seguimiento de activos: El seguimiento de activos se refiere a pequeñas herramientas utilizadas para mantener instalaciones, como dispositivos móviles o equipos de limpieza y desinfección. Las empresas que operan múltiples instalaciones pueden usar cientos de herramientas para el mantenimiento, por lo que es crucial integrarse con el software de seguimiento de activos.
Software de gestión del rendimiento de activos: Este software ayuda a las empresas a optimizar el uso de cualquier tipo de activo, desde equipos y maquinaria pesada hasta instalaciones industriales y almacenes. Mientras que el software de gestión de instalaciones incluye analítica para rastrear el rendimiento, el software de gestión del rendimiento de activos utiliza aprendizaje automático para proporcionar información avanzada y pronósticos.
Software de planificación de espacios minoristas: La gestión de espacios minoristas, también conocida como software de planogramas, ayuda a los minoristas a optimizar las tiendas físicas y sus componentes, como estantes y bastidores. Dado que la gestión de instalaciones no siempre incluye características de planogramas, los minoristas pueden necesitar usar soluciones de planificación de espacios minoristas.
IWMS: Los sistemas de gestión de espacios de trabajo integrados (IWMS) agilizan y automatizan las actividades de mantenimiento para espacios de oficina. Dado que las instalaciones suelen incluir oficinas para el personal administrativo, IWMS y el software de gestión de instalaciones deben usarse juntos.
Desafíos con el Software de Gestión de Instalaciones
Las soluciones de software pueden venir con su propio conjunto de desafíos.
Tecnología antigua: La eficiencia del software de gestión de instalaciones puede verse afectada por la tecnología antigua utilizada por los compradores. Por ejemplo, la falta de sensores inteligentes hace imposible identificar problemas como el seguimiento no autorizado. Además, el software empresarial heredado no siempre es fácil de usar y no proporciona datos en tiempo real.
Integración: El software de gestión de instalaciones necesita integrarse con múltiples tipos de software, como contabilidad, sistemas ERP, gestión de servicios de campo o software CMMS y EAM.
¿Qué Empresas Deberían Comprar Software de Gestión de Instalaciones?
Cualquier empresa que posea o gestione instalaciones puede beneficiarse del uso de este tipo de software, pero el software de gestión de instalaciones es principalmente beneficioso para los siguientes tipos de empresas:
Fabricantes: La mayoría de los fabricantes tienen al menos una ubicación de producción, que generalmente incluye un almacén utilizado para almacenar materias primas y productos terminados.
Minoristas: Las empresas minoristas necesitan gestionar dos tipos principales de instalaciones: tiendas y almacenes. Mientras que las tiendas suelen tener un almacén, los minoristas pueden tener instalaciones dispersas en múltiples ubicaciones en varios países.
Empresas de logística: Dado que el almacenamiento es una parte crítica de la gestión de la cadena de suministro, las empresas de logística necesitan asegurarse de que todas sus ubicaciones estén optimizadas para ayudar con el almacenamiento, envío y recepción de mercancías.
Proveedores de servicios: Muchas empresas que poseen instalaciones optan por subcontratar el mantenimiento a proveedores de servicios especializados. Estas empresas de servicios utilizan software de gestión de instalaciones para mantener ubicaciones en nombre de sus clientes.
Cómo Comprar Software de Gestión de Instalaciones
Recolección de Requisitos (RFI/RFP) para Software de Gestión de Instalaciones
Una buena lista de requisitos debe incluir toda la funcionalidad necesaria para que el comprador gestione las instalaciones de manera eficiente. Los requisitos deben ser lo suficientemente detallados para cubrir las necesidades específicas de los compradores y no demasiado genéricos. Por ejemplo, el seguimiento de costos de mantenimiento es demasiado vago y debería aclarar qué tipos de costos necesita rastrear el comprador y cómo.
Comparar Productos de Gestión de Instalaciones
Crear una lista larga
Una lista larga debe incluir todas las soluciones que proporcionan funcionalidad de gestión de instalaciones, ya sea como un producto independiente o como parte de un sistema más extenso. Los compradores que no necesitan gestionar activos fijos deben centrarse exclusivamente en el software para la gestión de instalaciones.
Crear una lista corta
Una lista corta puede crearse eliminando productos de la lista larga utilizando criterios de alto nivel como el modelo de entrega. Los compradores que solo quieren una solución en la nube deben excluir productos que necesiten ser alojados en sus instalaciones. La funcionalidad específica de la industria también puede usarse para eliminar productos. Por ejemplo, un minorista debería considerar solo productos que proporcionen características para su industria y excluir soluciones que incluyan funcionalidad genérica.
Realizar demostraciones
Las demostraciones deben seguir un guion predefinido que simule los procesos de mantenimiento del comprador. Para asegurar que los resultados de las demostraciones puedan compararse objetivamente, los compradores deben usar el mismo guion para todos los proveedores preseleccionados. Además, los miembros del equipo de selección que asistan a las demostraciones deben calificar cada criterio utilizando un sistema consistente.
Finalmente, la funcionalidad crítica debe tener mayor importancia que los requisitos genéricos. Por ejemplo, la planificación de espacios es esencial para los minoristas, mientras que la integración con la contabilidad no es obligatoria. También es esencial evaluar cuán intuitivo es el software, qué KPIs y analíticas proporciona, y cómo puede usarse en dispositivos móviles.
Selección de Software de Gestión de Instalaciones
Elegir un equipo de selección
El equipo de selección incluye al menos un ejecutivo, como el director de operaciones, que suele ser el principal patrocinador del proyecto. Esto significa que están a cargo de definir el alcance del proyecto de selección, obtener y gestionar el presupuesto requerido para la adquisición, y monitorear el progreso de todas las etapas de selección.
Negociación
Negociar con los proveedores puede ser difícil, especialmente cuando proporcionan software similar. En este caso, los principales diferenciadores entre los proveedores son el precio del software y su capacidad para apoyar a los compradores durante y después de la implementación. Al elegir entre soluciones con funcionalidad y precios similares, factores como el soporte al cliente pueden ser el factor decisivo.
Decisión final
La decisión final debe considerar todos los factores mencionados anteriormente, pero dar una mayor prioridad a los requisitos que más importan al comprador. Por ejemplo, un minorista debería centrarse más en la funcionalidad para la planificación de espacios, mientras que los mayoristas están más preocupados por gestionar docenas o cientos de almacenes y centros de distribución.
¿Cuánto Cuesta el Software de Gestión de Instalaciones?
El precio de la licencia puede variar dependiendo del modelo de entrega. Las licencias perpetuas son necesarias para el software en las instalaciones, mientras que las soluciones en la nube o SaaS se venden como un modelo de suscripción. Las licencias perpetuas son más caras pero no necesitan renovarse, y las suscripciones son más asequibles, pero su costo acumulado puede ser sustancial a largo plazo. Otros costos están relacionados con servicios profesionales como implementación o reingeniería de procesos de negocio. Mientras que el soporte al cliente básico generalmente está incluido, los compradores suelen necesitar pagar más por soporte 24/7 o global.
Retorno de la Inversión (ROI)
Los compradores pueden rastrear el ROI del software comparando sus costos y beneficios. Dado que el costo inicial del software puede ser significativo y los beneficios no se realizan de inmediato, puede tomar de uno a tres años para que el software genere un ROI positivo.
Implementación del Software de Gestión de Instalaciones
¿Cómo se Implementa el Software de Gestión de Instalaciones?
La implementación de una solución de gestión de instalaciones debe comenzar con un proceso de descubrimiento para asegurar que el proveedor entienda claramente qué características se necesitan en qué ubicación. Mientras que este proceso es sencillo cuando el comprador tiene menos ubicaciones, se vuelve mucho más complicado cuando la empresa utiliza múltiples instalaciones.
¿Quién es Responsable de la Implementación del Software de Gestión de Instalaciones?
El equipo de selección suele estar a cargo del proceso de implementación, ya que ya tienen una buena idea de lo que la empresa necesita y cómo el nuevo software puede ayudar. Mientras que las implementaciones simples pueden realizarse internamente, los despliegues complejos requieren la participación de proveedores o sus socios, consultores externos o gerentes de proyectos.
¿Cómo es el Proceso de Implementación del Software de Gestión de Instalaciones?
La implementación del software de gestión de instalaciones puede variar significativamente según el número y tipo de instalaciones. Se recomienda un enfoque por fases para múltiples ubicaciones, mientras que las instalaciones industriales complejas requieren un equipo de gestión de proyectos y un cronograma claramente definido.
¿Cuándo Debería Implementarse el Software de Gestión de Instalaciones?
Para nuevas instalaciones, la implementación del software debe realizarse antes de que la empresa comience a usar los edificios. Las nuevas instalaciones son raras, y la mayoría de las veces, el software necesita desplegarse en ubicaciones existentes, que generalmente tienen algún tipo de software o una mezcla de soluciones para el mantenimiento. En este caso, la gestión de instalaciones debe implementarse cuando las instalaciones estén cerradas por mantenimiento o durante la temporada más tranquila.
Tendencias del Software de Gestión de Instalaciones
IoT y gemelos digitales
Nuevas tecnologías como el internet de las cosas pueden usarse para conectar instalaciones, facilitando el monitoreo de múltiples ubicaciones en tiempo real.
