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El software de personal ayuda a las agencias de reclutamiento y selección a encontrar y gestionar talento a lo largo del proceso de contratación. Estas soluciones permiten a los usuarios automatizar y agilizar su flujo de trabajo de reclutamiento. Las herramientas de personal incluyen muchas funcionalidades, desde suites de adquisición de talento como sistemas de seguimiento de aplicaciones (ATS), marketing de reclutamiento, incorporación, compromiso de candidatos y distribución de empleos.
El software de personal contiene un grupo de soluciones que los reclutadores, empresas de personal, agencias de personal y departamentos de recursos humanos pueden usar para ayudar a las empresas a emparejar al candidato adecuado con el trabajo adecuado. El software de agencias de personal puede ayudar a reducir costos y liberar al personal de trabajos administrativos que consumen mucho tiempo dentro del proceso de reclutamiento. Al liberar a los reclutadores, directores de reclutamiento o gerentes de recursos humanos de tener que organizar y hacer seguimiento manualmente de los candidatos, el software de personal puede permitir que este personal se concentre en otras tareas importantes de reclutamiento e incorporación involucradas en el proceso de contratación. El mejor software de personal ofrece a los candidatos potenciales y a los reclutadores la capacidad de comunicarse entre sí a lo largo del proceso mientras un director de contratación o de recursos humanos gestiona y supervisa.
Las características del software de personal proporcionan a las agencias de personal y reclutamiento soluciones que van desde el seguimiento de candidatos hasta herramientas de informes personalizados que agilizan todo el proceso de contratación. Cada empresa de personal y reclutamiento deberá considerar las necesidades de sus clientes y personal para decidir qué características son necesarias. El software de personal puede incluir las siguientes características:
Gestión de formularios: Una de las características que las soluciones de personal pueden proporcionar es la gestión de formularios y papeleo asociados con el proceso de reclutamiento. Esto puede llevarse a cabo de diferentes maneras dependiendo del producto de software específico. Esta característica puede reducir tareas administrativas tediosas que involucran formularios y papeleo, para reducir el capital humano y el tiempo, de modo que los reclutadores y el personal de recursos humanos puedan centrarse en las necesidades de personal de la empresa.
Tableros de empleo: Una característica que es popular dentro de los productos de software de personal sería la capacidad de generar ofertas de trabajo en tiempo real tanto para tableros de empleo gratuitos como de pago. Aunque también hay software que gira en torno a necesidades específicas de tableros de empleo, esta característica dentro del software de personal puede ayudar a facilitar el proceso para los reclutadores mientras buscan ciertos candidatos. También permite a las empresas que buscan habilidades especializadas en candidatos publicar sus necesidades para posiciones abiertas.
Verificación de referencias y currículum: Otra característica útil del software de personal es tener emparejamiento automatizado y verificación de referencias, así como visualización y descarga de currículums. La verificación de referencias a veces es una parte necesaria del proceso y tener esta característica dentro del software de personal hace que el proceso sea aún más eficiente. Tener la capacidad de descargar y procesar currículums también ayuda con la organización de candidatos y sus calificaciones, lo cual es necesario para reclutadores, personal de personal y personal de recursos humanos.
Gestión de comunicación y administrativa: Las herramientas de personal pueden incluir la creación de formularios y plantillas; integración de correo electrónico, sistema y combinación de correspondencia; un gerente o portal de clientes; listas multifuncionales; y soluciones de seguimiento y etiquetado. Dependiendo del producto específico, esto puede verse diferente aunque el producto final es el mismo. Esto puede ayudar a crear un sistema integrado para el departamento de recursos humanos o reclutamiento para mantener todo sistemáticamente organizado.
Búsqueda booleana: Las soluciones de personal incluyen opciones de búsqueda que permiten a los reclutadores combinar palabras clave para obtener mejores resultados. Las opciones de búsqueda son muy útiles para que los reclutadores y el personal de recursos humanos encuentren a los candidatos adecuados para los criterios específicos requeridos. Esto puede facilitar y ayudar al proceso de búsqueda de candidatos calificados.
Soluciones de contratación de candidatos: Las características que en última instancia proporcionan soluciones para el proceso de contratación de candidatos generalmente incluyen la verificación de antecedentes de los posibles contratados, pruebas de habilidades de los candidatos y herramientas de seguimiento de información, así como búsqueda y emparejamiento basados en habilidades. Dependiendo del producto de personal específico, habrá un grado variable de lo que se incluiría para esta característica específica.
Formularios personalizables y análisis: El software de personal puede contener características que proporcionan formularios personalizables para la incorporación e informes analíticos. De esta manera, los muchos formularios que deben ser completados por los candidatos pueden encontrarse todos dentro de un portal organizado. Estos formularios también pueden personalizarse para servir a las necesidades específicas de la empresa para la incorporación o capacidades de evaluación. Los informes disponibles se verán diferentes dependiendo del software. Aunque esta es una gran característica para tener cuando se necesita generar informes para el éxito general de los departamentos de reclutamiento y recursos humanos.
Integraciones: El software de personal a menudo se integra con sitios web de carreras, sitios web de diseño web, tableros de empleo y más. Poder integrar el software con sitios de búsqueda de empleo y otros productos agiliza el éxito del proceso de reclutamiento para el personal y los reclutadores. Por lo tanto, permitiendo una capacidad todo en uno para publicar empleos, crear sitios web de la empresa y otras capacidades de software que facilitan el trabajo para los reclutadores y el personal de recursos humanos.
Generación de leads: El personal de personal puede usar el software para identificar candidatos y clientes que están disponibles para trabajar. Automatizar la generación de leads de candidatos podría ahorrar tiempo a los reclutadores en lugar de tener que encontrar manualmente candidatos relevantes y construir el pipeline de reclutamiento. Por lo tanto, dando a los reclutadores y al personal de recursos humanos fácil acceso para clasificar a los candidatos que son favorecidos para un trabajo específico.
Portales de empleadores: Las herramientas de personal a menudo incluyen habilidades de referencia de empleados, así como inicios de sesión con todo organizado para cualquier empleado o empleador. Tener una opción de un portal para el software de personal es muy útil para hacer seguimiento de los candidatos durante el proceso de contratación a través de portales de candidatos. No solo facilita las cosas para el posible contratado, sino también para el reclutador y el gerente para poder gestionar el proceso desde el back-end del portal.
Seguimiento de candidatos: Estas son características útiles para automatizar el proceso de gestión de la fuerza laboral para el reclutador, ya que el software de personal puede ayudar a identificar de dónde proviene el candidato potencial. Integrar el software de personal con esta característica también puede integrarse con otro software para el seguimiento del tiempo y el seguimiento del pipeline de candidatos para facilitar el proceso para todos los involucrados.
Interfaz fácil de usar: Las soluciones de personal con interfaces intuitivas ayudan al personal de personal a agilizar los informes de personal, las hojas de tiempo y la aprobación de requisiciones.
Mejora en la organización y gestión de candidatos: Mantener una base de datos de información de candidatos que sea accesible para todo el personal del equipo de contratación o recursos humanos es esencial para procesos de reclutamiento eficientes. El software de agencias de personal permite que cada miembro del equipo de reclutamiento tenga acceso en tiempo real a la información del candidato, incluidas sus habilidades, su experiencia laboral y otra información para decidir si el candidato es adecuado para la organización. Estas soluciones ayudan a garantizar que la información del candidato esté bien organizada y gestionada sin el temor de perder datos en todo el equipo.
Comunicación simplificada: Los reclutadores en las agencias de personal pueden organizar mensajes de candidatos potenciales, así como comunicaciones de empresas clientes. El software de personal puede rastrear típicamente solicitudes de posición de organizaciones, así como responder preguntas para posibles contrataciones. Esto puede asegurar que el equipo de contratación o reclutamiento no pierda el rastro de los mensajes de los nuevos contratados, y proporciona una solución para que los reclutadores se mantengan en contacto con los clientes sobre cómo va el proceso de contratación.
Automatización de tareas administrativas: El software de personal automatiza algunas tareas repetitivas que son parte del proceso de contratación. Esto podría incluir desde formularios que los candidatos envían, ingresar información del candidato, programar entrevistas, hacer seguimiento del progreso del candidato en el proceso de contratación y más. La automatización puede liberar tiempo para que el reclutador realice entrevistas, construya relaciones y trabaje en otras tareas relacionadas con la contratación.
Reducción de errores humanos: Un gran beneficio del software de personal es el mantenimiento de registros. Es mucho más difícil que se pierda la información del candidato cuando hay registros automatizados de comunicación, presentaciones y entrevistas. Sin el software, los reclutadores tendrían que transcribir registros o hacer seguimiento de múltiples candidatos manualmente, introduciendo el potencial de errores humanos. Con el software de personal, la mayoría de las cosas se rastrean automáticamente, asegurando que toda la información que se ha incluido esté guardada y sea accesible para cualquier miembro del equipo de reclutamiento o contratación.
Análisis e informes beneficiosos: Este es otro beneficio útil para tener dentro del mundo del reclutamiento o contratación, ya que puede generar informes y análisis tanto del equipo de reclutamiento como del desempeño del candidato potencial. El software de personal puede proporcionar análisis sobre la eficiencia del proceso de reclutamiento y lo que los reclutadores están haciendo bien o mal; proporcionar información sobre la productividad de los empleados; y descubrir posibles mejoras en el proceso dentro de los pasos de contratación. Esta información puede ayudar al equipo de recursos humanos a ajustarse en consecuencia y volverse aún más eficiente en el proceso a largo plazo.
Directores/gerentes de recursos humanos: En empresas más pequeñas, estas posiciones suelen ser las personas que están a cargo del personal para su organización. En empresas más grandes, estos pueden ser los líderes del departamento que manejan aspectos más gerenciales del proceso de contratación. Estarían utilizando el software de personal para organizar y gestionar candidatos para posiciones abiertas dentro de la empresa. Esta misma posición probablemente también sería responsable de la coordinación de la contratación de nuevos empleados y de establecer sus programas de incorporación. A veces, el director de recursos humanos o el gerente de recursos humanos también es responsable de cumplir con las solicitudes de clientes que necesitan nuevo personal. Aún pueden usar el mismo software para propósitos duales.
Coordinadores de recursos humanos/reclutamiento: Como líderes de los equipos de reclutamiento o recursos humanos dentro de las organizaciones, probablemente tendrán más un papel gerencial y uso en relación con el software de personal. Aunque a veces pueden estar a cargo del proceso de reclutamiento de principio a fin, más a menudo podrían manejar la supervisión del proceso de contratación y hacer seguimiento de cómo están haciendo sus reclutadores en cada paso del proceso. Estas posiciones también podrían ser responsables de la coordinación de nuevos contratados desde entrevistas hasta la incorporación, lo que puede ser gestionado principalmente desde plataformas de software de personal.
VP de recursos humanos o reclutamiento: Como estas posiciones suelen encontrarse en empresas más grandes, es más probable que estas personas estén a cargo de gestionar la cadena de mando para el equipo de reclutamiento o recursos humanos. Esto significaría que adoptarían un enfoque más de supervisión para hacer seguimiento de cómo están haciendo los reclutadores, cuántos candidatos forman parte del proceso, qué pasos deben completarse y más. Estas posiciones estarían usando el software de personal en cierta medida, sin embargo, es más probable que usen más las funciones gerenciales del software, dejando los usos más comunes para los reclutadores.
Reclutadores: Estas posiciones probablemente estarían usando la mayoría de las funciones clave y más comunes del software de personal, dado que su trabajo sería principalmente buscar nuevos candidatos, entrevistar y, en última instancia, prepararlos para el proceso de incorporación si son seleccionados. Siendo el principal punto de contacto para los prospectos de contratación, los reclutadores podrían comunicarse con los posibles contratados, organizar los perfiles de los candidatos, buscar candidatos calificados y mucho más. Esta posición se beneficiaría más de un software de personal productivo, por lo que asegurarse de que el producto tenga una interfaz fácil de usar y varias capacidades para facilitar el proceso de reclutamiento sería esencial.
Sistemas de seguimiento de candidatos: Este software ayuda a los gerentes de contratación, reclutadores internos, agencias de reclutamiento y otros empleados a gestionar la recopilación y organización de la información de los solicitantes. Esto está relacionado con el software de personal, ya que normalmente los productos ATS tienen capacidades de integración con productos de personal.
Sitios de búsqueda de empleo: Los sitios de búsqueda de empleo proporcionan a las empresas, reclutadores y personas que buscan empleo una base de datos fácil de usar desde la cual publicar y buscar ofertas de trabajo. Esto puede integrarse con productos de software de personal, ya que esta funcionalidad puede ayudar a los reclutadores a encontrar personas que puedan estar calificadas para las necesidades de personal de empresas particulares.
Software de incorporación: Este software ayuda al personal de recursos humanos a aprovechar al máximo las capacidades de incorporación para simplificar el proceso para los nuevos empleados. Esta es una característica que se integra bien con el software de personal después del proceso de contratación, para llevar de manera eficiente a los nuevos contratados a bordo y listos para comenzar a trabajar.
Agencias de reclutamiento: Las agencias a menudo emplean software de gestión de reclutamiento para ayudar a organizar, actualizar y mantener bases de datos de candidatos y empresas para encontrar candidatos calificados para posiciones abiertas. Esto puede ser una integración útil para el software de personal, ya que tienen muchas cualidades similares que permiten un proceso de reclutamiento exitoso y eficiente.
Software de automatización de reclutamiento: Este software ayuda al personal de recursos humanos, gerentes de contratación y reclutadores a encontrar candidatos calificados para vacantes actuales y futuras. Esto coincide muy bien con el software de personal, ya que hay una necesidad de buscar candidatos calificados.
Plataformas de marketing de reclutamiento: Estas plataformas proporcionan a las empresas herramientas de branding, soluciones de marketing de empleos y seguimiento de relaciones con candidatos para ayudar a los reclutadores a encontrar candidatos pasivos y activos. Esto puede integrarse con el software de personal para ayudar a los reclutadores a mantener una cierta imagen de marketing que se traduzca bien para los candidatos potenciales.
Software de entrevistas por video: Este software ayuda a las empresas a agilizar el proceso de entrevistas proporcionando herramientas de entrevista para identificar candidatos calificados independientemente de la ubicación, el tiempo o el horario. Este software puede trabajar fácilmente con el software de personal para ayudar a los reclutadores a organizar entrevistas a través de una sola plataforma y comunicarse con los candidatos potenciales sobre las entrevistas.
Las soluciones de software de personal pueden venir con su propio conjunto de desafíos:
Características superfluas: A veces, algunos productos pueden complicar en exceso lo que una empresa puede necesitar para su proceso de reclutamiento y contratación. Tal vez un producto en particular tenga más características de las que un equipo de reclutamiento pueda necesitar para adquirir nuevos contratados. Sin embargo, todo lo que eso significa es que es importante comprar un producto de personal que esté mejor adaptado a las necesidades de la empresa para que nada tenga que ser complicado en exceso.
Falta de opciones de personalización: La mayoría del software puede ajustarse y usarse para cualquier empresa de personal siempre que haya un personal o equipo de reclutamiento o contratación que esté a cargo de adquirir nuevos contratados. Sin embargo, a veces, si la industria es muy específica, algunos software de personal no corresponderán tan fácilmente al flujo de trabajo que una empresa pueda requerir. Por ejemplo, si hay una empresa automotriz que quiere implementar software de personal para ayudar a crecer su empresa, podría ser difícil hacer un ajuste exacto de software que no tenga las capacidades de buscar mecánicos y vendedores de autos. Tal vez encontrar una opción específica de la industria sería más útil o utilizar una agencia de personal que esté más informada sobre los procesos específicos de la industria que pueda tener una empresa. Los compradores deben investigar si un producto de software tiene suficientes opciones de personalización que funcionen para el flujo de trabajo específico de su empresa y las necesidades de sus clientes.
Cualquier empresa de personal o reclutamiento puede beneficiarse de invertir en software de personal si tienen un departamento de recursos humanos o un equipo de reclutamiento. Dado que las características de este software serían beneficiosas para el ciclo de vida del reclutamiento y el sistema de gestión de personal. Aquí hay algunos ejemplos de la industria del software en acción:
Agencias de personal: Como organizaciones que se especializan en contratar nuevos empleados rápida y eficientemente para llenar posiciones abiertas dentro de las empresas, pueden beneficiarse especialmente del software de personal. No solo este software ayuda a organizar y gestionar candidatos, sino que también ayuda a reducir errores humanos que a veces pueden ocurrir al trabajar con grandes cantidades de candidatos potenciales.
Servicios de reclutamiento y empresas de búsqueda de ejecutivos: Características como la búsqueda booleana y la generación de leads pueden beneficiar a los servicios de reclutamiento y empresas de búsqueda de ejecutivos, ya que estas organizaciones necesitan candidatos altamente calificados y especializados para llenar roles abiertos. Las empresas de reclutamiento pueden usar el software para identificar candidatos calificados mientras filtran y organizan rápidamente a los solicitantes para facilitar el proceso para los reclutadores.
Hay muchos requisitos potenciales a considerar al decidir comprar e implementar software de personal en toda una empresa o dentro de un departamento específico. Dependiendo de la industria y el negocio en particular, los compradores deben considerar el tamaño de los reclutas, el presupuesto de compra y la funcionalidad específica del software al desarrollar una lista de requisitos.
Lo primero que una empresa debe averiguar es cuántos candidatos potenciales se buscarían por ciclo de contratación, tanto para asegurar que el producto elegido pueda apoyar todos los esfuerzos para contratar nuevos empleados como para tener una idea de cuánto costará, ya que el costo de muchos productos varía, dependiendo de cuántos usuarios el comprador necesita apoyar. Otra consideración es qué características del software de personal serían más importantes para el negocio. Además de la funcionalidad básica de personal, los compradores deben considerar si otras características como el seguimiento de candidatos, facilitar la comunicación con los candidatos, entregar informes y análisis sobre el proceso de reclutamiento o análisis de productividad de los empleados son importantes.
Finalmente, los compradores deben tener un presupuesto en mente al buscar invertir en soluciones de software de personal. Si la empresa está considerando invertir en otro software de recursos humanos para gestionar su proceso de contratación, considerar una solución de personal más económica podría ser necesario. Sin embargo, una solución de personal que cubra la mayoría de los requisitos para un negocio también podría funcionar como un producto independiente.
Crear una lista larga
Una lista inicial de software potencial para agencias de personal debe incluir cualquier producto que cumpla con los requisitos básicos de características de la empresa. En este punto, los compradores solo deben apuntar a tener una idea de las opciones que al menos cumplen con las necesidades esenciales, como poder buscar, gestionar y hacer seguimiento de candidatos a lo largo del proceso de contratación, capacidades de gestión de pipeline y gestión de relaciones con candidatos.
Crear una lista corta
Después de haber creado una lista larga, es hora de mirar cada producto con más detalle para determinar si parece que cumplirá con las necesidades de los gerentes de contratación y reclutadores de la empresa. Esto debe incluir la evaluación de características adicionales de cada producto más allá de las identificadas como esenciales para determinar si esa funcionalidad adicional automatizaría aún más el proceso del software de personal.
Realizar demostraciones
Cuando llegue el momento de contactar a los vendedores para una demostración, los compradores deben tener una idea de las características que ofrece cada producto y estar listos para evaluar qué tan bien funcionan esas características. Un aspecto clave a considerar durante la demostración del software de personal es la accesibilidad, ya que los gerentes de contratación y reclutadores necesitarán estar usando constantemente el software. Sin embargo, la accesibilidad también es importante para el candidato potencial en su lado del software para que puedan comunicarse fácilmente con el personal de contratación asignado a ellos. Otro aspecto a considerar es la versatilidad, ya que el software de personal puede necesitar ser usado en conjunto con otro software previo a la contratación o de entrevistas, como software de evaluación previa al empleo y software de incorporación.
Elegir un equipo de selección
Al elegir software de personal, es importante involucrar a cualquier parte interesada relevante que pueda estar usando el producto para asegurar que el software cumpla con las necesidades de todos. Dependiendo del tamaño de la empresa o del departamento de reclutamiento, la lista de partes interesadas puede incluir, pero no se limita a: gerentes de contratación, especialistas en recursos humanos, directores de recursos humanos, directores de reclutamiento, directores de contratación, coordinadores de reclutamiento, reclutadores, gerentes de capacitación y cualquier persona directamente involucrada con el proceso de contratación de nuevos candidatos. Lo más probable es que quien sea el líder del departamento de reclutamiento o recursos humanos esté tomando decisiones de selección sobre la compra de software de personal.
Negociación
Después de centrarse en un producto preferido, es hora de negociar un paquete de precios. Los compradores deben considerar el modelo de precios del software, como si el vendedor cobra una tarifa mensual fija o, más comúnmente, cobra una tarifa basada en cuántos usuarios estarían utilizando el producto. Los compradores también pueden negociar para agregar más usuarios al paquete para satisfacer las necesidades específicas de su empresa. Además, el comprador puede considerar negociar un descuento a cambio de contratos de varios años.
Decisión final
La decisión final probablemente será tomada por el equipo de liderazgo dentro del departamento de reclutamiento o recursos humanos, ya que probablemente habría muchos empleados dentro de esos equipos utilizando el software. Sin embargo, los líderes de la empresa de personal probablemente tendrán la última palabra sobre si comprar el producto específico para la empresa.
El costo del software de personal puede variar según cómo se compre, así como el producto específico que sea de interés para la empresa. El modelo de precios común probablemente sea por usuario, lo que significa por reclutador o personal de recursos humanos que forma parte del proceso de contratación. Dentro del precio por usuario, los productos también pueden tener modelos que se basan en por usuario por mes. Algunos productos también pueden ofrecer demostraciones gratuitas y luego explicar su modelo de precios una vez que se haya completado la demostración en relación con la empresa específica. En general, el comprador debe estar preparado para pagar entre $20 y $100 por usuario para el software de personal. Normalmente, estos costos se pagan mensualmente, aunque algunos proveedores pueden ofrecer planes anuales.
Al considerar el ROI para el software de personal, las empresas o específicamente los equipos de reclutamiento o recursos humanos deben considerar cuánto tiempo están ahorrando y cuánto dinero están ganando al automatizar el proceso de contratación. Se puede ahorrar tiempo en la facilitación de interacciones entre el personal de contratación del lado de la empresa y los candidatos potenciales, así como durante las comunicaciones con los candidatos. También se puede ahorrar dinero en términos de tener un producto que sea todo en uno en términos de facilitar la comunicación, analizar datos sobre el proceso de contratación y la productividad de los empleados, así como evaluar candidatos con supervisión de gerentes para rastrear y monitorear el desempeño del equipo de reclutamiento también. Las capacidades todo en uno pueden ahorrar a la empresa dinero al no tener que comprar software separado para manejar las funciones individuales que el software de personal puede proporcionar. Aunque el software de personal puede tener un precio ligeramente elevado en comparación con el software con solo funcionalidades individuales. Dependiendo del producto específico, con el tiempo el retorno de la inversión es significativo considerando todas las características que se incluirían con el software de personal.
Big data: El análisis de big data y las decisiones basadas en datos ayudarán a los reclutadores y al personal de personal a entender y mejorar sus procesos. Todos los aspectos del negocio, incluida la contratación, se ven afectados por la recopilación, el análisis y la comprensión de big data. Los reclutadores y el personal de contratación podrán usar big data para tomar decisiones de reclutamiento y mejorar sus procesos de contratación.
Experiencia del candidato: Las empresas deben planificar una experiencia adecuada para el candidato, desde la búsqueda de candidatos pasivos hasta la incorporación, como un método para aumentar la retención, la productividad y la moral. Las empresas de personal deben preocuparse por la experiencia del candidato mientras trabajan para sus clientes corporativos o empresariales en la búsqueda y contratación de nuevos candidatos. Las agencias de personal necesitan ayudar a sus clientes corporativos a mostrar adecuadamente su cultura de trabajo, visión y misión para atraer a candidatos calificados. Las empresas contratantes, mientras tanto, deben centrarse tanto en la experiencia del candidato de los posibles nuevos contratados como en las experiencias de sus clientes. La experiencia del candidato también ayudará a aumentar las referencias, que pueden ser una gran parte del negocio de una empresa de contratación. La satisfacción del cliente es clave, ya sea la satisfacción del candidato o del cliente, por lo que las agencias de personal deben mantener líneas de comunicación abiertas y proporcionar una experiencia agradable y atractiva.
Diversidad e inclusión: Las empresas se están enfocando cada vez más en diversificar sus prácticas de contratación. La mayoría de las grandes organizaciones tienen objetivos de diversidad establecidos; algunas están empleando directores de diversidad para supervisar prácticas de contratación diversas. Las empresas estarán buscando socios de personal y reclutamiento que tengan la capacidad de enfocarse en prácticas de contratación diversas para expandir su grupo de adquisición de talento y mejorar su resultado final.