Le logiciel de conformité à la taxe de vente et à la TVA aide les entreprises utilisant des transactions orientées vers le client à appliquer les règles et taux locaux et fédéraux appropriés afin que les taxes correctes soient collectées. Se tenir à jour avec les règles et exemptions changeantes est requis par la loi, et ces outils garantissent que le cycle de vie complet de la transaction est aligné avec les juridictions pertinentes, qui peuvent varier en fonction du nombre de marchés qu'une entreprise dessert. Les propriétaires d'entreprise, les équipes de support client, les équipes comptables et les administrateurs de commerce électronique dans divers secteurs utilisent des produits de conformité à la taxe de vente, à la TVA (taxe sur la valeur ajoutée), à la TPS (taxe sur les produits et services), à la taxe indirecte et autres pour superviser la collecte et le dépôt des taxes pour toutes les transactions de vente. Cela inclut l'ajustement des prix de la taxe de vente pour certains produits, clients ou occasions lorsque nécessaire, comme les jours fériés de taxe de vente ou après un changement de situation d'un client, ainsi que toute mise à jour des règlements officiels lors de l'adoption de nouvelles législations. Une utilisation appropriée de ces outils réduira considérablement l'effort de suivi des données clients et des taux, ainsi que minimisera le risque de toute omission pouvant entraîner une insatisfaction des clients, des fonds manquants ou des conséquences juridiques. Certains outils de conformité fiscale enverront également des notifications pour les dates importantes de dépôt de taxes ou les documents requis. Ces systèmes s'intègrent souvent avec les systèmes ERP et les logiciels de comptabilité pour garantir que les budgets, les bénéfices et les projections sont précis dans toute l'organisation, ainsi qu'avec les outils de point de vente et de commerce électronique afin que les taxes soient correctement représentées aux clients et collectées dans les transactions.
Pour être inclus dans la catégorie Conformité à la taxe de vente et à la TVA, un produit doit :
Suivre la taxe de vente, la TVA, la TPS ou d'autres taux et règles pour toutes les juridictions pertinentes aux produits ou services d'un utilisateur
Suivre et appliquer les exemptions fiscales pour les moments, produits, transactions ou comptes appropriés
Mettre à jour automatiquement les taux et règles en réponse aux révisions de politique ou à la nouvelle législation
S'intégrer avec les outils de comptabilité et de transaction afin que les taux corrects soient communiqués, stockés et appliqués là où nécessaire
Automatiser et gérer les retours et les remises pour toutes les juridictions
Comment acheter un logiciel de conformité à la taxe de vente et à la TVA
Collecte des exigences (RFI/RFP) pour le logiciel de conformité à la taxe de vente et à la TVA
Lors de la sélection d'un logiciel de gestion de la taxe de vente et de la TVA, il est important de d'abord examiner quel type de système(s) fiscal(aux), d'exemptions et d'intégrations une entreprise doit prendre en charge et gérer, puis de se familiariser avec les différents types de logiciels disponibles. La localisation géographique de l'entreprise doit également être prise en compte car les systèmes fiscaux varient d'un endroit à l'autre. Il existe une variété d'options en matière de logiciels de gestion fiscale, y compris ceux conçus pour les PME et les grandes entreprises.
Comparer les produits de logiciels de conformité à la taxe de vente et à la TVA
Créer une longue liste
Une longue liste doit inclure toutes les options qui peuvent fournir aux acheteurs les fonctionnalités dont ils ont besoin. Selon le pays dans lequel l'organisation réside ou paie des taxes, cette liste pourrait inclure des solutions qui peuvent aider avec les règles et taux locaux et fédéraux, la collecte et le dépôt des taxes, et les intégrations avec d'autres outils comptables et de transaction.
Créer une courte liste
Après avoir examiné et recherché les logiciels sur la longue liste, l'acheteur peut réduire cette liste en fonction du budget. Le logiciel de conformité fiscale est disponible pour convenir à tous les budgets et certaines applications fiscales générales peuvent être téléchargées gratuitement ou achetées en magasin à un prix inférieur.
Les acheteurs doivent garder à l'esprit, cependant, que plus un logiciel est spécialisé, plus il devient cher. C'est le cas parce que la base d'utilisateurs pour un logiciel spécialisé est généralement relativement petite. Si l'entreprise veut quelque chose de spécifique à son secteur ou personnalisé pour l'entreprise, elle doit être prête à payer un supplément.
Effectuer des démonstrations
Les entreprises doivent s'assurer de faire une démonstration de tous les produits qui se retrouvent sur leur courte liste. Lors des démonstrations, les acheteurs doivent poser des questions spécifiques liées aux fonctionnalités qui les intéressent le plus, par exemple, on pourrait demander à être guidé à travers toutes les fonctionnalités de versement, comment exécuter des rapports pour les audits, ou comment importer des données financières d'autres systèmes.
Sélection du logiciel de conformité à la taxe de vente et à la TVA
Choisir une équipe de sélection
Les comptables, contrôleurs et équipes de support qui utiliseront ce logiciel doivent être impliqués dans le processus de sélection. Le comptable peut préférer une application compatible avec celles qu'il utilise actuellement. Chaque entreprise est différente et le comptable ou le contrôleur est probablement le mieux placé pour offrir un avis éclairé sur le meilleur choix pour les besoins particuliers de l'entreprise. Le contrôleur peut même aider l'entreprise à installer et configurer le logiciel choisi.
Après avoir choisi un logiciel, les acheteurs doivent se rappeler qu'ils ne doivent pas être coincés avec cette sélection pour toujours ; la plupart des plateformes permettent des modules complémentaires ou des modifications. Cependant, cette décision ne doit pas être prise à la légère car peu importe le logiciel choisi, ce sera un engagement important en temps et en argent. Pour voir un retour sur investissement, les acheteurs ne peuvent pas changer d'avis quelques mois plus tard et changer de logiciel à nouveau.
Négociation
Négocier un contrat de logiciel est important pour minimiser les risques, que ce soit en termes de protection des performances, de protection de la sécurité, ou simplement pour s'assurer que les deux parties sont en accord complet sur ce qu'elles attendent l'une de l'autre.
Si l'entreprise a des flux de trésorerie, elle pourrait demander une réduction en échange d'un paiement annuel à l'avance, et de nombreux fournisseurs de logiciels sont heureux de conclure cet accord. D'autres fois, un fournisseur de logiciels peut offrir une utilisation illimitée si les acheteurs paient à l'avance au lieu de payer un prix forfaitaire mensuel ou trimestriel.
Les acheteurs doivent également déterminer s'ils auront besoin d'aide pour mettre en œuvre le logiciel ou l'intégrer à un autre système. Habituellement, la première offre d'un fournisseur de logiciels inclura certains services de mise en œuvre dans un délai donné. Les acheteurs peuvent demander à ce que ces services soient supprimés s'ils peuvent le gérer eux-mêmes, ou si un tiers peut le faire pour moins cher.
Ils doivent également décider combien de temps ils auront besoin de ce logiciel. Si l'entreprise prévoit d'utiliser le logiciel pendant plusieurs années, l'acheteur peut négocier des termes de contrat plus longs, ce qui entraîne parfois des prix plus favorables.
Décision finale
La décision finale doit être basée sur toutes les informations recueillies précédemment. Les entreprises doivent essayer de prioriser les besoins et sélectionner la solution qui répond à la plupart, sinon à toutes, de leurs exigences. Les entreprises doivent se rappeler qu'il n'existe pas de logiciel parfait, mais qu'il y en a un qui est le meilleur pour leur entreprise.
Si possible, les acheteurs doivent mener un programme pilote avec un échantillon plus petit d'utilisateurs pour évaluer comment le logiciel est reçu. Si la plateforme obtient de bonnes notes, ils peuvent acheter avec plus de confiance. Si l'outil s'avère inefficace ou ne fonctionne pas comme prévu, il pourrait être temps de tester un autre logiciel.