En savoir plus sur Logiciel d'automatisation des comptes fournisseurs
Qu'est-ce que le logiciel d'automatisation des comptes fournisseurs (AP) ?
Les entreprises utilisent des logiciels d'automatisation des comptes fournisseurs (AP) pour gérer de grands volumes de factures et de transactions financières entre une entreprise et ses fournisseurs. Le logiciel d'automatisation des AP peut réduire le travail manuel et éviter les erreurs humaines, ainsi qu'améliorer l'efficacité et la précision du service des AP et aider à d'autres activités comptables telles que la clôture financière. La fonctionnalité de gestion des AP est incluse dans la plupart des systèmes comptables, mais elle n'est pas toujours suffisante pour les entreprises qui traitent avec des centaines de fournisseurs et doivent traiter des milliers ou des dizaines de milliers de factures et de paiements.
Le logiciel d'automatisation des AP ne doit pas être confondu avec les systèmes de gestion de la facturation et des factures — la principale différence entre eux est que l'automatisation des AP se concentre exclusivement sur les transactions d'achat tandis que le logiciel de facturation et de gestion des factures gère à la fois les factures de vente et d'achat.
Quels types de logiciels d'automatisation des AP existent ?
Le logiciel d'automatisation des AP est généralement disponible sur deux plateformes différentes :
Logiciel d'automatisation des AP autonome
Le logiciel d'automatisation des AP est généralement livré en tant que produit autonome qui doit être intégré à d'autres logiciels, tels que les solutions ERP ou comptables. Le principal avantage de ce type de logiciel est qu'il se concentre exclusivement sur l'automatisation des AP et offre les fonctionnalités les plus avancées du marché pour ce besoin commercial.
Suites procure-to-pay qui incluent l'automatisation des AP
Étant donné que l'automatisation des AP est directement liée aux achats, certains fournisseurs ont décidé de créer des suites procure-to-pay qui couvrent tous les besoins en approvisionnement, y compris la gestion des AP. Les suites procure-to-pay sont généralement composées de produits ou de modules distincts qui peuvent être utilisés dans différentes combinaisons. Les acheteurs doivent être conscients que toutes les suites procure-to-pay n'incluent pas l'automatisation des AP en tant que module standard.
Quelles sont les fonctionnalités communes du logiciel d'automatisation des AP ?
Gestion des factures : La gestion des factures se réfère aux factures d'achat (ou AP). Bien que ces factures puissent être créées à l'aide de systèmes ERP ou de logiciels comptables, elles doivent être transférées vers une solution d'automatisation des AP pour traitement. L'importation de factures inclut le transfert de données, la reconnaissance optique de caractères (OCR) ou le transfert de documents pour des fichiers dans divers formats tels que PDF ou texte.
Gestion des fournisseurs : La gestion des fournisseurs pour l'automatisation des AP est généralement limitée aux informations financières requises pour les paiements, telles que les coordonnées bancaires du fournisseur. Maintenir des informations financières précises sur les fournisseurs aide les entreprises à éviter les erreurs bancaires et à s'assurer que les fournisseurs reçoivent leurs paiements.
Correspondance des bons de commande (PO) : La correspondance des PO aide les entreprises à s'assurer que les fournisseurs leur facturent les produits et services qu'elles ont reçus. Entre le moment où les entreprises passent un PO et la date de la facture, les deux parties peuvent convenir de modifications, telles que le montant, le nombre de produits ou les conditions de paiement de la facture.
Gestion des paiements : Le suivi des paiements ne se réfère pas au traitement des paiements mais à la capacité d'identifier quelles factures ont été payées, quelles factures sont dues et quand, ainsi que les erreurs de paiement. Comme pour la correspondance des PO, les paiements doivent correspondre aux factures d'achat pour éviter de trop payer ou de sous-payer.
Approbations : Les flux de travail d'approbation permettent aux gestionnaires de décider quelles factures doivent être payées et quand, en fonction de plusieurs critères tels que la date de la facture et la priorité. Les approbations sont également requises lorsque les entreprises décident que toute facture dépassant un certain montant ne doit pas être traitée automatiquement.
Autres fonctionnalités du logiciel d'automatisation des comptes fournisseurs : Benchmarking, Portail fournisseur
Quel système d'automatisation des AP est le meilleur pour les grandes entreprises
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Sage Intacct : Une plateforme de gestion financière basée sur le cloud offrant des fonctionnalités avancées d'automatisation des AP, y compris une visibilité en temps réel, un support multi-entités et des intégrations ERP transparentes.
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Airbase : Une plateforme de gestion des dépenses unifiée qui combine l'automatisation des AP, les cartes d'entreprise et la gestion des dépenses. Idéal pour les entreprises en croissance nécessitant un contrôle en temps réel et une intégration comptable.
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Coupa : Offre une automatisation des AP axée sur les achats avec des insights AI, la gestion des fournisseurs et l'optimisation des dépenses — bien adapté pour les grandes entreprises mondiales.
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Tipalti : Idéal pour les paiements de masse mondiaux. Supporte les multi-devises, la conformité fiscale et la détection de la fraude — idéal pour les entreprises gérant des fournisseurs internationaux.
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Stampli : Se concentre sur le traitement rapide et collaboratif des factures. Offre une capture intelligente des factures, un routage des approbations et des pistes d'audit, ce qui facilite l'intégration dans les ERP existants.
Quels sont les avantages du logiciel d'automatisation des AP ?
Il y a de nombreux avantages à ce logiciel qui non seulement automatise les tâches mais permet également de gagner du temps et de l'argent.
Moins d'intervention humaine : Le logiciel d'automatisation des AP peut éliminer l'intervention manuelle inutile qui peut ralentir les processus et l'efficacité d'une équipe AP. Lors de l'utilisation de flux de travail et de procédures AP manuels, de la réception de la facture au paiement, il y a trop d'étapes nécessitant l'intervention humaine. Chacune de ces étapes manuelles peut allonger le processus de paiement d'une facture, obtenir l'approbation correcte et, finalement, effectuer le paiement final. Le logiciel d'automatisation des AP peut aider à éliminer la plupart de ces étapes pratiques, permettant aux équipes AP de faire plus que simplement suivre et payer les factures.
Précision : La précision dans les AP est obtenue en faisant correspondre les PO, les factures des fournisseurs et les paiements. Cela aide les entreprises à s'assurer qu'elles ne paient que pour ce qu'elles ont acheté et qu'il n'y a pas d'erreurs de traitement qui pourraient affecter leur rentabilité.
Retour sur investissement (ROI) : Le ROI peut être atteint relativement rapidement pour le logiciel d'automatisation des AP. Ce type de logiciel n'est pas très cher, et la plupart des produits sont dans le cloud, ce qui facilite leur mise en œuvre. L'automatisation des AP apporte des avantages immédiats, tels que des économies de coûts et une productivité accrue.
Évolutivité : L'évolutivité des opérations de paiement peut être un défi important pour les entreprises dont les activités fluctuent dans le temps. Par exemple, un pic d'activité peut nécessiter le traitement de milliers de factures hebdomadaires ou mensuelles, tandis que les périodes creuses ne génèrent que des dizaines de factures. L'automatisation des AP peut aider ce type d'entreprise à faire évoluer ses opérations sans investir dans du personnel supplémentaire pour les périodes de pointe ou être en sureffectif pendant les périodes creuses.
Qui utilise le logiciel d'automatisation des AP ?
Départements comptables : Les comptables doivent consolider les informations AP avec les autres données financières de l'entreprise. Lorsque l'automatisation des AP est livrée séparément, les données qu'elle gère doivent être transférées vers un système comptable ou ERP pour les équipes mentionnées ci-dessous. Le logiciel d'automatisation des AP doit donc permettre aux comptables d'exporter et d'importer des données. Étant donné que les erreurs sont inévitables, les comptables doivent également être en mesure de trouver les détails des transactions qui peuvent être à l'origine d'inexactitudes, telles que la date de la facture, le montant ou les conditions de paiement.
Équipes d'approvisionnement : Les professionnels de l'approvisionnement peuvent bénéficier de l'utilisation du logiciel d'automatisation des AP pour faire correspondre les PO et les comptes à payer. En payant les fournisseurs avec précision, les entreprises peuvent maintenir une bonne relation commerciale et compter sur eux à l'avenir. Les fournisseurs peuvent également récompenser les bons payeurs en leur offrant des réductions spéciales et d'autres incitations (par exemple, la livraison gratuite, une priorité élevée pour les livraisons).
Vendeurs et fournisseurs : Les fournisseurs utilisent des portails en ligne au sein du logiciel, où ils peuvent soumettre des factures et des informations pour les paiements et communiquer avec les clients. Ils peuvent également suivre le statut des factures et des paiements pour les produits ou services qu'ils ont livrés.
Gestionnaires et cadres : La direction peut surveiller les activités de traitement des AP et recentrer la main-d'œuvre sur l'amélioration de la gestion du fonds de roulement et l'optimisation des performances. Ils peuvent passer moins de temps à corriger les erreurs et à maintenir les relations avec les fournisseurs, et consacrer plus de temps à se concentrer sur des projets plus stratégiques et à valeur ajoutée.
Logiciels liés au logiciel d'automatisation des AP
Logiciel comptable : Le logiciel comptable gère toutes les transactions financières d'une entreprise, y compris les AP. Bien que le logiciel comptable standard inclue des fonctionnalités de base pour les AP, les fonctionnalités avancées pour l'automatisation des AP ne sont généralement pas couvertes.
Systèmes ERP : Les systèmes ERP gèrent la plupart des opérations commerciales liées aux AP, soit directement (achats) soit indirectement (ventes, gestion des stocks et paiements).
Achats : Le logiciel d'achat gère les activités d'approvisionnement, de la recherche de fournisseurs à la gestion des PO et à la réception des biens livrés par les fournisseurs. L'approvisionnement peut également s'appliquer à l'acquisition de services auprès de consultants tiers, de courtiers et d'autres prestataires de services professionnels.
Gestion de la trésorerie : La gestion de la trésorerie gère la liquidité d'une entreprise, ce qui est directement lié à sa capacité à payer les fournisseurs. Si les entreprises n'ont pas assez d'argent pour payer les fournisseurs à temps, elles peuvent être pénalisées ou même perdre des relations avec des fournisseurs essentiels à leur activité.
Facturation : Les entreprises utilisent des logiciels de facturation pour créer et envoyer des factures aux clients afin de demander le paiement des produits et services qu'elles livrent. En utilisant ce type de logiciel, les entreprises peuvent réduire le temps et les efforts nécessaires pour gérer les factures et améliorer la précision de leurs processus de facturation.
Gestion des factures : Le logiciel de gestion des factures aide les entreprises à automatiser les tâches liées au traitement des factures. Lorsque les entreprises ou les départements comptables reçoivent des factures, ces factures passent généralement par un processus d'approbation, après quoi leurs informations sont mises en correspondance avec les ventes et les PO, ainsi que les paiements. Le logiciel de gestion des factures rationalise ce flux de travail en scannant les factures, en lisant et en extrayant les données dans le système, et en transférant les paiements électroniquement.
Quel logiciel d'automatisation des AP est le meilleur pour les petites entreprises
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BILL AP/AR : Fournit une plateforme flexible basée sur le cloud pour automatiser les flux de travail des comptes fournisseurs et clients, aidant les petites entreprises à rationaliser la facturation, les approbations et les paiements avec détection de fraude intégrée et pistes d'audit.
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Ramp : Combine le paiement des factures, le suivi des dépenses et la gestion des cartes d'entreprise en une seule plateforme, automatisant les tâches AP tout en offrant une visibilité en temps réel et un contrôle budgétaire — idéal pour les équipes financières allégées.
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Melio : Conçu pour les petites entreprises, Melio permet des paiements de factures transparents via des virements bancaires ou des cartes, même lorsque les fournisseurs n'acceptent que les chèques, ce qui en fait une solution d'automatisation des AP simple et abordable.
Défis avec le logiciel d'automatisation des AP
L'automatisation des AP peut faire gagner du temps et de l'argent aux entreprises lorsqu'elle est mise en œuvre et intégrée correctement, mais toutes les solutions logicielles peuvent présenter leur propre lot de défis.
Intégration : L'intégration avec les systèmes comptables et ERP est essentielle car la plupart des solutions d'automatisation des AP sont autonomes et ne fournissent pas de fonctionnalités comptables. Étant donné que la plupart des solutions d'automatisation des AP autonomes sont livrées dans le cloud, l'intégration avec d'autres logiciels est plus simple. La plupart des fournisseurs proposent également des API ou des partenariats avec des fournisseurs ERP ou comptables pour améliorer l'intégration. Cela ne signifie pas que l'automatisation des AP peut être facilement intégrée à n'importe quel type de logiciel. L'intégration avec des logiciels sur site peut encore être un défi, en particulier pour les entreprises utilisant des systèmes hérités basés sur des technologies obsolètes et utilisant d'anciens langages de programmation tels que COBOL.
Courbe d'apprentissage : Tout nouveau logiciel s'accompagne d'une courbe d'apprentissage, mais certains sont plus complexes que d'autres. Si certaines fonctionnalités d'automatisation des AP sont trop compliquées ou lourdes, l'automatisation pourrait coûter plus cher à l'entreprise qu'elle ne lui fait économiser. Souvent, une plateforme poussera des mises à jour automatiques, qui peuvent inclure de nouvelles fonctionnalités ou des mises à jour nécessitant que les employés réapprennent à utiliser le logiciel.
Tendances du logiciel d'automatisation des AP
Intelligence artificielle (IA)
L'IA a le potentiel d'analyser de grands volumes de transactions AP pour détecter des erreurs ou des tendances cachées. L'IA peut également être utilisée pour identifier des problèmes potentiels avec les achats futurs, tels que les paiements en retard. Ce type de technologie peut également être utilisé pour créer des bots qui peuvent aider les employés et les fournisseurs. Bien que l'IA en soit encore à ses débuts, elle est déjà utilisée pour améliorer la précision et réduire le temps nécessaire pour traiter un grand nombre de transactions.
Solutions basées sur le cloud
Les plateformes d'automatisation des AP basées sur le cloud deviennent de plus en plus populaires en raison de leurs avantages par rapport aux options sur site. L'intégration de nouvelles technologies dans les systèmes existants, tels qu'un ERP, peut être plus facile, permettant des mises à niveau de produits et de nouvelles fonctionnalités à être régulièrement publiées aux clients. De plus, les entreprises peuvent être opérationnelles avec une plateforme d'automatisation des AP préemballée ou personnalisée plus rapidement, améliorant ainsi le retour sur investissement.
Comment acheter un logiciel d'automatisation des AP
Collecte des exigences (RFI/RFP) pour le logiciel d'automatisation des AP
Lors de la sélection d'un logiciel d'automatisation des AP, il est important de d'abord examiner comment l'entreprise fonctionne, puis de se familiariser avec les différents types de logiciels disponibles. Il existe une variété d'options en ce qui concerne les produits de logiciels d'automatisation des AP, y compris ceux conçus pour les besoins commerciaux des petites et moyennes entreprises.
Comparer les produits de logiciels d'automatisation des AP
Créer une liste longue
Selon l'industrie, l'acheteur pourrait vouloir d'abord créer une liste longue de logiciels conçus pour aider les entreprises dans l'industrie particulière. Par exemple, il existe des plateformes spécifiquement conçues pour les entreprises de vente au détail, les fabricants, les restaurants, etc., ainsi que pour de nombreux autres types d'organisations commerciales.
Créer une liste courte
Après avoir examiné et recherché les logiciels sur la liste longue, l'acheteur peut réduire cette liste en fonction du budget. Le logiciel d'automatisation des AP est disponible pour convenir à tous les budgets et certaines applications générales peuvent être téléchargées gratuitement ou achetées en magasin à un prix inférieur.
Les acheteurs doivent garder à l'esprit, cependant, que plus un logiciel est spécialisé, plus il devient cher. C'est le cas parce que la base d'utilisateurs pour un logiciel spécialisé est généralement relativement petite. Si l'entreprise veut quelque chose de spécifique à son industrie ou personnalisé pour l'entreprise, elle doit être prête à payer un supplément.
Réaliser des démonstrations
En règle générale, les entreprises doivent s'assurer de faire des démonstrations de tous les produits qui se retrouvent sur leur liste courte. Lors des démonstrations, les acheteurs doivent poser des questions spécifiques liées aux fonctionnalités qui les intéressent le plus, par exemple, on pourrait demander à être guidé à travers les fonctionnalités de capture d'image, comment exécuter des rapports ou comment faire correspondre les factures des fournisseurs avec les PO correspondants.
Sélection du logiciel d'automatisation des AP
Choisir une équipe de sélection
Il est important que les comptables ou les membres de l'équipe AP qui utiliseront ce logiciel soient impliqués dans le processus de sélection. Le comptable peut préférer une application compatible avec celles qu'il utilise actuellement. Chaque entreprise est différente et le comptable est probablement le mieux placé pour offrir un avis éclairé sur celui qui est le meilleur choix pour les besoins particuliers de l'entreprise. Le comptable peut même être en mesure d'aider l'entreprise à installer et configurer le logiciel de choix.
Après avoir choisi un logiciel, les acheteurs doivent se rappeler qu'ils ne doivent pas être coincés avec cette sélection pour toujours ; la plupart des plateformes permettent des modules complémentaires ou des modifications. Cependant, cette décision ne doit pas être prise à la légère car peu importe le logiciel choisi, ce sera un engagement important en termes de temps et d'argent. Pour voir un retour sur investissement, les acheteurs ne peuvent pas changer d'avis quelques mois plus tard et changer de logiciel à nouveau.
Négociation
Négocier un contrat de logiciel est important pour minimiser les risques, que ce soit en termes de protection des performances, de protection de la sécurité ou simplement pour s'assurer que les deux parties sont en accord complet sur ce qu'elles attendent l'une de l'autre.
Si l'entreprise a le flux de trésorerie, elle pourrait demander une réduction en échange d'un paiement annuel à l'avance, et de nombreux fournisseurs de logiciels sont heureux de conclure cet accord. D'autres fois, un fournisseur de logiciels peut offrir une utilisation illimitée si les acheteurs paient à l'avance au lieu de payer un prix forfaitaire mensuel ou trimestriel.
Les acheteurs doivent également déterminer s'ils auront besoin d'aide pour mettre en œuvre le logiciel d'automatisation des AP ou l'intégrer à un autre système. Habituellement, la première offre d'un fournisseur de logiciels inclura certains services de mise en œuvre dans un délai donné. Les acheteurs peuvent demander que ces services soient supprimés s'ils peuvent le gérer eux-mêmes, ou si un tiers peut le faire pour moins cher.
Ils doivent également décider combien de temps ils auront besoin de ce logiciel. Si l'entreprise utilisera le logiciel pendant des années et des années, l'acheteur peut négocier des termes plus longs qui se traduisent parfois par des prix plus favorables.
Décision finale
La décision finale doit être basée sur toutes les informations recueillies précédemment. Les entreprises doivent essayer de prioriser les besoins et sélectionner la solution qui répond à la plupart, sinon à tous, de leurs exigences. Les entreprises doivent se rappeler qu'il n'existe pas de logiciel parfait, mais qu'il en existe un qui est le meilleur pour leur entreprise.
Si possible, les acheteurs doivent mener un programme pilote avec un échantillon plus petit d'utilisateurs pour évaluer comment le logiciel est reçu. Si la plateforme obtient de bonnes notes, ils peuvent acheter avec plus de confiance. Si l'outil s'avère inefficace ou ne fonctionne pas comme prévu, il pourrait être temps de tester un autre logiciel.