Saiba Mais Sobre Software de Quadro Branco Colaborativo
O que é Software de Quadro Branco Colaborativo?
Software de quadro branco colaborativo, às vezes chamado de quadro branco digital, online ou virtual, fornece uma tela digital que pode ser editada simultaneamente por vários participantes. Os quadros brancos colaborativos são equipados com múltiplas funcionalidades para apoiar a capacidade do usuário de representar suas ideias visualmente, incluindo pincéis, cores, formas, imagens e modelos. Essas ferramentas de colaboração são incrivelmente flexíveis, e as empresas podem facilmente utilizá-las para uma infinidade de propósitos. Casos de uso populares desse tipo de software incluem, mas não se limitam a, gestão de projetos, visualização de fluxo de trabalho, gestão de reuniões e sessões de brainstorming.
Quais são as Funcionalidades Comuns do Software de Quadro Branco Colaborativo?
A seguir estão algumas funcionalidades principais dentro do software de quadro branco colaborativo que podem ajudar os usuários a colaborar simultaneamente e remotamente:
Desenho à mão livre: A funcionalidade básica dos quadros brancos colaborativos é a capacidade dos usuários de desenhar à mão livre. A maioria dos quadros brancos digitais permite que os usuários modifiquem sua ferramenta de desenho fornecendo diferentes larguras de pincel, texturas e cores. O desenho à mão livre é a funcionalidade central dentro de um quadro branco colaborativo, e a maioria das empresas que busca aproveitar um tem essa funcionalidade em mente para facilitar a colaboração em equipe em tempo real.
Recursos pré-fabricados: A maioria das soluções de quadro branco colaborativo fornece recursos predefinidos para os usuários utilizarem em uma tela, incluindo formas, imagens e emojis. Recursos pré-fabricados são úteis para permitir que os usuários representem rapidamente uma ideia em uma tela sem desenhá-la eles mesmos.
Chat em tempo real: Alguns quadros brancos colaborativos são principalmente destinados a facilitar a colaboração remota simultânea em vez de colaboração co-localizada. Soluções remotas frequentemente fornecem um chat ao vivo em tempo real que pode ser acessado por membros da equipe usando a mesma tela. Isso permite que equipes remotas se comuniquem via texto enquanto usam o quadro branco.
Comentários: Muitas equipes utilizam software de quadro branco colaborativo para facilitar a colaboração assíncrona, já que os quadros brancos podem ser editados por vários usuários em diferentes momentos. Uma funcionalidade que muitos quadros brancos online fornecem para apoiar esse caso de uso é a capacidade de comentários para os usuários. Quadros brancos virtuais com essa funcionalidade dão aos usuários a capacidade de deixar anotações em partes da tela para que seus colegas leiam mais tarde. Alguns quadros brancos oferecem uma funcionalidade de nota adesiva para alcançar o mesmo objetivo.
Modelos: Alguns quadros brancos colaborativos vêm com modelos pré-fabricados para tipos específicos de tabelas ou diagramas, incluindo mapas mentais, quadros Kanban e mapas de histórias de usuários. Modelos são úteis para fornecer a estrutura para exercícios específicos de brainstorming ou técnicas de planejamento de projetos.
Compartilhamento de tela: Alguns quadros brancos digitais também incluem capacidades de compartilhamento de tela em sua oferta. Os usuários podem aproveitar essa funcionalidade para compartilhar informações de um aplicativo ou navegador com seus colegas sem sair do quadro branco. O compartilhamento de tela e o quadro branco colaborativo também podem ser funcionalidades secundárias de software de videoconferência e plataformas de colaboração visual, então compradores que procuram ambas as capacidades também podem encontrar soluções potenciais lá.
Quais são os Benefícios do Software de Quadro Branco Colaborativo?
Os quadros brancos colaborativos são flexíveis por natureza, o que permite que as empresas os utilizem em muitos contextos diferentes. Quadros brancos digitais são bem adequados para suportar múltiplos tipos de colaboração, então as empresas podem utilizá-los em múltiplos cenários e casos de uso.
Colaboração flexível em tempo real: Enquanto muitas ferramentas de colaboração suportam colaboração em tempo real, quadros brancos virtuais se encaixam de forma única em um nicho para colaboração flexível e aberta. Como não há um caso de uso estrito para quadros brancos online, as equipes podem decidir como querem aproveitar um com base no tipo de reunião ou atividade.
Colaboração assíncrona: Uma funcionalidade chave dos quadros brancos online é a capacidade dos usuários de fazer alterações ou atualizações em diferentes momentos. A capacidade de colaborar efetivamente de forma assíncrona é útil para equipes com horários variados ou aquelas espalhadas por múltiplos fusos horários.
Colaboração visual: Poucas ferramentas de colaboração fornecem a capacidade de colaboração visual que os quadros brancos digitais oferecem. Enquanto muitas soluções conectam equipes por canais de texto ou voz, quadros brancos colaborativos permitem que as equipes representem visualmente e registrem suas ideias e processos de pensamento.
Quem Usa Software de Quadro Branco Colaborativo?
Os quadros brancos colaborativos não têm um caso de uso definido e, como resultado, são altamente flexíveis. Potencialmente, qualquer tipo de equipe poderia encontrar um uso para um quadro branco digital, seja para gestão de projetos, gestão de reuniões ou para brainstorming. No entanto, há alguns casos de uso onde os quadros brancos colaborativos são especialmente pertinentes.
Equipes criativas: Dentro de uma empresa, o caso de uso mais óbvio para um quadro branco colaborativo é dentro de equipes criativas. Departamentos criativos, incluindo design de produto, experiência do usuário e equipes de marketing, já lidam com tarefas criativas visuais. Quadros brancos interativos podem ser uma ferramenta eficaz para planejamento de projetos, criação de protótipos e mapas de histórias de usuários, e brainstorming visual.
Equipes remotas: O trabalho remoto está se tornando mais prevalente, e muitos na força de trabalho têm a opção de trabalhar remotamente parte ou todo o tempo. Embora o trabalho remoto traga muitos benefícios, a colaboração orgânica entre equipes co-localizadas pode ser difícil de replicar em um ambiente virtual. Quadros brancos virtuais suportam a colaboração em equipe dentro de equipes remotas, permitindo que colaborem visualmente. Muitas equipes remotas também empregam quadros brancos colaborativos como um espaço para compartilhar ideias e fornecer atualizações em vez de uma sala de descanso de escritório.
Ambientes de sala de aula: Quadros brancos colaborativos podem substituir um quadro branco físico em ambientes de sala de aula tanto físicos quanto virtuais. Salas de aula físicas podem se beneficiar de um quadro branco digital ao qual alunos e professores podem contribuir e que pode ser salvo para referência posterior. Algumas salas de aula presenciais também utilizam um quadro branco digital físico como um análogo de hardware para um quadro branco físico tradicional. Ambientes de sala de aula remotos também estão se tornando cada vez mais comuns; quadros brancos interativos podem ajudar a manter os alunos engajados e fornecer um espaço compartilhado para compartilhar ideias e fazer brainstorming para atividades de classe.
Quais são as Alternativas ao Software de Quadro Branco Colaborativo?
Alternativas ao software de quadro branco colaborativo podem substituir esse tipo de software, seja parcial ou completamente:
Software de diagramação: Ferramentas de diagramação são muito semelhantes aos quadros brancos online nas funcionalidades que fornecem. No entanto, o primeiro está mais preocupado especificamente com a criação de diagramas, enquanto os quadros brancos oferecem mais expressão de ideias de forma livre.
Software de mapeamento mental: Software de mapeamento mental é destinado especificamente à criação de mapas mentais. Como o software de diagramação, as ferramentas de mapeamento mental suportam um tipo específico de colaboração visual. As empresas devem considerar a amplitude e profundidade do que esperam criar em uma ferramenta de colaboração visual antes de decidir sobre uma categoria de software a seguir.
Plataformas de colaboração visual: Plataformas de colaboração visual pegam as funcionalidades básicas dos quadros brancos colaborativos e as expandem adicionando canais de comunicação integrados e integrações mais profundas com outras soluções de software. Enquanto plataformas de colaboração visual fornecem todas as funcionalidades de um quadro branco digital, nem todas as empresas estão procurando a funcionalidade estendida fornecida por uma plataforma de colaboração visual.
Software de videoconferência: Como plataformas de colaboração visual, algumas soluções de software de videoconferência incluem uma funcionalidade de quadro branco em sua oferta. No entanto, como esses quadros brancos estão integrados em plataformas de videoconferência maiores, os usuários podem não ter a capacidade de acessá-los a menos que estejam em um chat de vídeo. Além disso, esses quadros brancos integrados podem não fornecer funcionalidades tão extensas quanto soluções de quadro branco independentes.
Quais Empresas Devem Comprar Software de Quadro Branco Colaborativo?
Como os quadros brancos colaborativos não têm um caso de uso pretendido definido, praticamente qualquer empresa ou negócio poderia encontrar um uso para um dentro de seus processos. Existem equipes ou tipos de negócios específicos que podem ter uma necessidade mais óbvia de quadros brancos virtuais, mas essas soluções são abertas o suficiente por natureza para que as empresas possam facilmente encontrar um uso para um.
Como Comprar Software de Quadro Branco Colaborativo
Levantamento de Requisitos (RFI/RFP) para Software de Quadro Branco Colaborativo
Embora a maioria das opções de quadro branco colaborativo forneça as mesmas funcionalidades básicas, ainda há algumas considerações que as empresas devem avaliar ao decidir quais produtos devem buscar. Em particular, as empresas devem considerar as seguintes questões específicas para quadros brancos colaborativos:
- Estamos procurando uma ferramenta independente ou estamos abertos a quadros brancos virtuais integrados a outras soluções como software de videoconferência?
- Nossas necessidades poderiam ser atendidas com uma solução mais focada, como uma ferramenta de diagramação ou mapeamento mental?
- Nossos requisitos são amplos ou profundos o suficiente para que nossas necessidades seriam melhor atendidas com uma plataforma de colaboração visual maior?
- Quais funcionalidades principais são funcionalidades indispensáveis para nós além do desenho à mão livre (compartilhamento de tela, modelos pré-fabricados, etc.)?
Além dessas questões, as empresas também devem avaliar considerações comuns de compra de software, como o número de licenças necessárias, preços e modelo de pagamento.
Comparar Produtos de Software de Quadro Branco Colaborativo
Crie uma lista longa
Com base no levantamento de requisitos, as empresas devem montar uma lista de no máximo 10 produtos que se qualificam. Usar o G2 é uma ótima maneira de restringir quais produtos em uma categoria atendem aos requisitos de uma empresa. Os usuários podem filtrar produtos em uma categoria pelas funcionalidades que fornecem, disponibilidade de preços e o tamanho da empresa dos avaliadores.
Crie uma lista curta
Após criar uma lista longa, os compradores devem criar uma lista curta para restringir as opções da empresa. Uma maneira de começar é eliminando opções que estão fora do orçamento ou não fornecem funcionalidades indispensáveis. Este também é um bom ponto para começar a entrar em contato com fornecedores com um RFI, e suas respostas podem restringir ainda mais as opções se os fornecedores não fornecerem informações satisfatórias ou não puderem atender a necessidades específicas da empresa.
Conduza demonstrações
Uma vez que uma empresa tenha uma lista curta de produtos que atendem aos seus requisitos, ela pode começar a entrar em contato com fornecedores de software para demonstrações de seu produto. Demonstrações fornecem insights chave sobre a viabilidade de uma solução de software dentro de uma empresa, então os compradores devem tomar notas sobre a demonstração e pensar criticamente sobre os pontos fortes e fracos do software. No caso de um quadro branco colaborativo, é crucial observar a facilidade de uso do produto e quaisquer limitações que o produto possa ter (número limitado de quadros salvos, controles administrativos, etc.).
Seleção de Software de Quadro Branco Colaborativo
Escolha uma equipe de seleção
Uma equipe de seleção deve começar com um patrocinador executivo para fornecer apoio da liderança da empresa e um gerente de projeto para lidar com a logística do processo de compra de software. Esta equipe também deve incluir especialistas no assunto dentro da organização, bem como aqueles que usarão o software como parte de seu trabalho.
Para organizações que buscam aproveitar quadros brancos colaborativos em um contexto de sala de aula, pode ser útil se apoiar em avaliações de usuários de estudantes para um produto para informar essa perspectiva. Se possível, pode ser útil permitir que os estudantes testem um produto de quadro branco para garantir que a equipe de seleção tenha o máximo de informações possível para trabalhar.
Negociação
Antes de assinar um contrato, é benéfico verificar se há descontos disponíveis. Os compradores devem explorar opções de pagamento e serviços de implementação e integração também, durante esse tempo.
Decisão final
Depois que uma empresa encontra sua solução de quadro branco de escolha, os próximos passos podem variar dependendo do fornecedor. Alguns fornecedores exigem que seus clientes assinem um contrato junto com a compra de sua solução. No entanto, muitos quadros brancos colaborativos estão disponíveis como soluções SaaS leves, e muitos desses produtos não exigirão que um cliente assine qualquer papelada extensa. De fato, algumas soluções no espaço estão disponíveis gratuitamente como um aplicativo de navegador ou software de código aberto.
