Saiba Mais Sobre Software de Automação de Processos Robóticos (RPA)
O que é Software de RPA?
A automação de processos robóticos (RPA) pode parecer intimidadora e ameaçadora, mas, na realidade, é uma solução extremamente prática para tarefas tradicionalmente demoradas. O objetivo das ferramentas de RPA é automatizar processos que sempre exigiram que um humano realizasse fisicamente a tarefa, mas que não necessariamente requerem pensamento estratégico.
RPA não é necessariamente um conceito novo. No início dos anos 2000, tecnologias emergentes como inteligência artificial (IA), automação de fluxo de trabalho e screen scraping foram exploradas para reduzir o tempo gasto em tarefas simples. A combinação dessas tecnologias deu origem à RPA — um método mais eficiente de automação.
O que significa RPA?
RPA significa "automação de processos robóticos". No entanto, quando implantada corretamente, é tudo menos robótica. Os vendedores adicionaram e continuam a adicionar recursos avançados, como aprendizado de máquina, processamento de linguagem natural (NLP) e mineração de processos, para otimizar o processo de automação.
Quais tipos de software de RPA existem?
Existem alguns tipos e casos de uso diferentes de RPA, mas cada um ajuda uma organização a otimizar seus negócios. Embora todas essas ferramentas automatizem processos, elas diferem em termos de quão prático alguém deve ser com a automação.
Automação assistida
A automação assistida é voltada para tarefas que podem ser aumentadas por robôs de software, mas ainda requerem intervenção humana de uma forma ou de outra. Durante instâncias de automação assistida, os usuários têm bots que funcionam em segundo plano enquanto realizam suas tarefas normais; no entanto, os bots são acionados por ações humanas e trabalham em colaboração com um funcionário humano. Essas ações realizadas pelos bots ajudam a simplificar os fluxos de trabalho para o humano, capacitando-o a se concentrar mais na tarefa crítica e estratégica em questão. Isso pode incluir ajudar um cliente ao telefone ou criar relatórios financeiros, entre muitos outros usos.
Automação não assistida
A automação não assistida é usada durante processos que não requerem intervenção humana. As empresas podem implantar robôs para executar funções específicas sem pagar um funcionário para realizar a tarefa e ter a certeza de que não haverá erros humanos que comprometam todo o processo. Bots não assistidos são programados pelo administrador do software de RPA e funcionam essencialmente despercebidos pelos funcionários da empresa. Alguns processos que são comumente automatizados com bots não assistidos incluem a geração de relatórios financeiros ou a entrada de dados laboriosa.
Quais são os recursos comuns do software de RPA?
O software de RPA pode facilitar a criação dos próprios robôs, os fluxos de trabalho e processos que os bots executarão e o gerenciamento e implantação desses bots. Em todas essas três áreas das ferramentas de RPA, há uma série de recursos comuns:
Fluxos de trabalho de arrastar e soltar: Muitas soluções de RPA permitem que os usuários criem fluxos de trabalho com editores visuais de arrastar e soltar. Não há necessidade de codificar ações para os bots executarem. Isso beneficia os administradores que não têm um histórico altamente técnico. Em vez disso, eles podem criar visualizações semelhantes a fluxogramas que descrevem cada etapa de um processo que será eventualmente realizado por um bot.
Gravação de fluxo de trabalho: Outra maneira pela qual as ferramentas de RPA ajudam a simplificar a construção de processos é permitindo que os usuários se gravem realizando tarefas manuais. Os robôs de software podem imitar as ações exatas realizadas pelo usuário e executar as tarefas repetitivas geralmente conduzidas por um funcionário humano.
Modelos pré-construídos: Para facilitar para os desenvolvedores e administradores de RPA, muitas ferramentas oferecem modelos de fluxo de trabalho pré-construídos para que os usuários possam construir processos de forma rápida e eficiente para os bots atuarem. Esses modelos fazem parte do ambiente de arrastar e soltar e gravação de fluxo de trabalho para garantir simplicidade para os usuários.
Visão computacional: A maioria dos fornecedores de RPA possui capacidades de IA e aprendizado de máquina incorporadas em suas ferramentas. Esses recursos de aprendizado profundo podem incluir visão computacional, que pode ajudar a identificar imagens, bem como palavras em documentos por meio de reconhecimento óptico de caracteres (OCR). Esse recurso é importante, pois permite que o sistema "veja" e entenda documentos.
Compreensão de linguagem natural (NLU): Outras capacidades de aprendizado de máquina incluem NLU, um subconjunto de NLP. Com essa funcionalidade, o software pode ler e "entender" palavras e usar esse conhecimento para automatizar processos de forma mais inteligente. Por exemplo, uma organização de mídia poderia usar essas capacidades de NLU para detectar erros ortográficos no trabalho de um jornalista. Se um erro ortográfico fosse detectado, ele poderia encaminhar o trabalho para um editor. Se nenhum erro ortográfico fosse detectado, ele poderia encaminhar o trabalho para a divisão de publicação.
Integrações: As empresas frequentemente implementam ferramentas de RPA para realizar tarefas dentro de outros tipos de aplicativos de negócios, incluindo CRMs, sistemas ERP e software de contabilidade, entre muitos outros. A capacidade de integrar e trabalhar em conjunto com esses sistemas é um recurso importante para o software de RPA.
Agendamento de bots: Ser capaz de agendar implantações de bots com antecedência é um recurso crítico do software de RPA. Os usuários podem definir o bot para iniciar o processo usando gatilhos, como o momento de um evento ou uma ação humana específica.
Análises: Não apenas a implantação e o agendamento de robôs são importantes, mas ser capaz de rastrear o desempenho dos bots é um aspecto crítico do software de RPA. Muitas soluções de RPA oferecem análises e painéis para garantir que os bots estejam conduzindo processos corretamente e de forma eficiente.
Muitas ferramentas de software de automação de processos robóticos também oferecerão os seguintes recursos:
Quais são os benefícios do software de RPA?
Existem várias razões para usar ferramentas de RPA, mas a principal razão é que as empresas podem economizar tempo e recursos, liberando seus funcionários para realizar tarefas mais estratégicas e críticas para os negócios. A automação está se tornando um aspecto chave da transformação digital geral, e o software de RPA tem a capacidade de otimizar a automação de processos para as empresas. Ao implantar bots para realizar rapidamente tarefas repetitivas, as empresas têm o luxo de priorizar trabalhos e projetos que exigem capacidade intelectual humana.
O software de automação é mais valioso para tarefas manuais e demoradas, como entrada de dados, que podem levar horas de tempo e centenas de cliques em um computador para um funcionário humano completar. Os bots implantados em ferramentas de RPA podem realizar essas tarefas laboriosas em uma fração do tempo que os humanos podem. Isso não apenas economiza tempo dos funcionários para as empresas, mas também economiza dinheiro ao não ter que pagar por mão de obra humana.
Além disso, os bots de RPA podem reduzir erros humanos ao realizar certas tarefas. Por exemplo, ao gerar relatórios financeiros com base em dados de livros contábeis, garantir precisão é fundamental. Inserir até mesmo um número incorreto pode comprometer projeções de orçamento e previsão e enganar as partes interessadas. Ao utilizar o software de RPA, os usuários podem garantir que o erro humano seja completamente eliminado desse processo e eliminar esse risco específico. Uma nota importante — o software de RPA não é um substituto para a infraestrutura de TI de uma empresa. Em vez disso, a RPA se sobrepõe e atua como um complemento aos sistemas existentes.
Eficiência: Em qualquer empresa, os processos frequentemente se desenvolvem para incluir várias pessoas e várias etapas. Embora os humanos possam trabalhar juntos para melhorar esses processos, a RPA pode ajudar a torná-los mais eficientes. Por exemplo, os profissionais de RH frequentemente precisam fazer upload de documentos de identificação para novos funcionários. Em seguida, eles podem precisar copiar informações desses documentos e inseri-las em sistemas de gerenciamento de recursos humanos. Esse funcionário de RH pode usar a RPA para remover etapas e tornar isso mais fácil. Nesse caso, tudo o que eles precisariam fazer seria fazer upload dos documentos relevantes, e o bot poderia prosseguir para inserir as informações em vários sistemas e programas.
Precisão: Por mais inteligentes e capazes que os humanos sejam, eles cometem erros. Quando treinados adequadamente, os bots de RPA podem imitar ações humanas perfeitamente. Ou seja, se um humano permitir que o software de RPA capture sua tela e cliques, o bot pode subsequentemente copiar essa ação e repeti-la infinitamente. O lado negativo disso também deve ser considerado: se o software de RPA for treinado de forma inadequada em processos ruins, o bot copiará isso também, levando à repetição de um trabalho ruim.
Retorno sobre o investimento (ROI): O software de RPA é uma ferramenta que otimiza o trabalho e, quando feito corretamente, leva a menos erros. Como tal, pode ter um ROI tremendo. Trabalho melhorado leva a resultados melhorados, o que pode facilmente levar a um aumento de receita. Deve-se notar que há considerações éticas em torno disso. Ou seja, até que ponto uma empresa deve reorganizar seus negócios, implantando bots de RPA em vez de funcionários humanos?
Quem usa software de RPA?
Tradicionalmente, as ferramentas de RPA são usadas por empresas de médio porte e de grande porte. Empresas maiores tendem a ter departamentos mais isolados, e quando ações repetitivas de negócios precisam ser integradas para serem eficientes, o software de RPA é uma solução fácil. No entanto, pequenas empresas também podem colher os benefícios da tecnologia de RPA, pois, afinal, elas também têm processos repetitivos.
Dentro das empresas, as ferramentas de RPA são frequentemente aproveitadas por administradores de operações e TI, e até mesmo CIOs, mas podem se expandir para praticamente qualquer departamento que precise automatizar processos de negócios. Algumas empresas podem ter analistas de negócios dedicados ou diretores de processos que garantem que os processos internos sejam o mais otimizados possível. Aqui estão alguns exemplos específicos de departamentos:
Recursos humanos (RH): Uma das tarefas mais cansativas na administração de negócios é o processo de aquisição, ou o processo de planejamento, monitoramento e compra de um bem ou serviço. Usando software de RPA, as empresas podem automatizar muitas das tarefas administrativas associadas à aquisição. Por exemplo, robôs podem ser implantados para monitorar os níveis de estoque e acionar uma resposta quando o estoque estiver baixo. Gastando muito tempo no processamento de faturas? Usando RPA com capacidades de OCR, os robôs podem escanear e extrair dados de faturas com precisão e postá-los no sistema contábil.
Vendas: O software de RPA pode ajudar a automatizar ações realizadas por uma equipe de vendas, especificamente quando se trata de criação e aprovação de contratos. Muitas ferramentas de RPA oferecem recursos de gerenciamento de documentos especificamente construídos para a criação de contratos. Uma vez que um representante de vendas convence um prospecto a comprar, o próximo passo no fluxo de trabalho é enviar um contrato.
Cadeia de suprimentos: Uma vez que um negócio é finalizado, o próximo passo em um fluxo de trabalho pode ser enviar os bens comprados. Se um documento for assinado, o software de RPA pode ajudar a fazer o pedido exato comprado pelo cliente. É aqui que a ferramenta passa de trabalhar com o software de CRM de uma empresa para trabalhar com seu software de cadeia de suprimentos. O pedido é automaticamente inserido no sistema ERP de uma empresa e os bens são fabricados e enviados.
Contabilidade: Agora que os bens foram enviados e recebidos, o departamento de contabilidade precisa anotar a troca exata de bens (ou seja, quanto foi enviado, quanto pagaram por isso, etc.). Essas informações podem ser inseridas em um sistema contábil usando software de RPA.
A RPA pode ser facilmente integrada ao software de contabilidade de uma empresa. Um dos benefícios dessa integração é o processamento mais rápido de faturas. Primeiro, os bots serão implantados usando OCR para escanear e extrair dados estruturados de faturas. Em seguida, eles montarão os dados em um modelo e os executarão por um sistema ERP para validar as faturas. Faturas não validadas serão arquivadas para um operador humano enviar de volta ao cliente.
É difícil aprender a usar software de RPA?
As tecnologias de RPA são projetadas para serem simples de usar e treinar para não desenvolvedores, e melhorias estão sendo feitas pelas empresas de RPA a cada lançamento para permitir que um número ainda maior de tarefas seja concluído da forma mais fácil possível. Dito isso, a dificuldade da RPA depende quase inteiramente dos sistemas existentes nos quais sua empresa confia e da complexidade das tarefas e processos que você deseja usar a RPA para automatizar. Embora a maioria das tarefas possa ser treinada por meio de gravação de tela simples, sempre haverá soluções mais personalizadas exigidas por cada empresa que precisam de lógica ou programação mais complexas para serem realizadas.
Quais são as alternativas ao software de RPA?
Alternativas ao software de RPA podem substituir esse tipo de software, parcial ou completamente:
Software de gerenciamento de processos de negócios (BPM): Tanto o software de RPA quanto o software de BPM podem ser implementados simultaneamente por uma empresa para realizar diferentes funções de automação de processos. No entanto, uma empresa também pode decidir optar por um ou outro. O software de BPM, que existe há algum tempo, é usado para analisar processos em um nível muito alto, enquanto as ferramentas de RPA executam esses processos. Os usuários podem até usar uma ferramenta de BPM para delinear e planejar processos que atravessam equipes e departamentos e, em seguida, implementar uma ferramenta de RPA para realizar essas tarefas.
Software relacionado à automação de processos robóticos (RPA)
Soluções relacionadas que podem ser usadas junto com o software de RPA incluem:
Software de mineração de processos: Enquanto a RPA realiza fluxos de trabalho e processos em vez de um funcionário humano, o software de mineração de processos monitora esses processos para garantir que etapas não estejam sendo puladas ou ignoradas. Além disso, pode ajudar os líderes de operações e administradores de RPA a entender melhor cada etapa única de um processo. Pode ajudar a identificar lacunas ou vulnerabilidades dentro do processo geral e otimizar conforme necessário. Um número de ferramentas de RPA inclui recursos de mineração de processos, ajudando a avaliar quais processos são melhores para automatizar.
Software de simulação de processos de negócios: Semelhante à mineração de processos, o software de simulação de processos de negócios permite que as empresas avaliem processos de negócios. Este software fornece ferramentas mais robustas para simular esses processos e é focado em testar e validar cenários hipotéticos. Ele fornece ferramentas para criar modelos, bem como visualizar os modelos e resultados. É tipicamente usado por executivos, gerentes e consultores externos que buscam obter uma melhor compreensão dos processos de negócios de uma empresa. Também pode ser usado por consultores para ajudar empresas.
Quais empresas devem comprar software de RPA?
Cada indústria pode se beneficiar de alguma forma do software de RPA e da implementação de uma estratégia de automação. Aqui estão cinco exemplos de indústrias onde os benefícios da RPA estão valendo a pena:
Saúde: Turnos no hospital podem ser mental e fisicamente exaustivos, e a última coisa que um técnico médico precisa é ficar acordado em tarefas repetitivas e de baixa prioridade. O software de RPA pode facilmente manter registros médicos atualizados, automatizar a entrada de pedidos, suporte à decisão e processamento de reivindicações. Isso poderia liberar tempo para os técnicos médicos, permitindo que realizem mais ao longo do dia.
Finanças: A pontuação de crédito precisa e a detecção de fraudes são algumas das tarefas mais tediosas, mas necessárias, na indústria de serviços financeiros. Felizmente, muitos bots podem ser implantados de uma vez para vasculhar contas e dados de transações para detectar comportamentos fraudulentos. No setor bancário, o software de RPA está reduzindo com sucesso a necessidade de analistas humanos caros por meio da automação de fechamentos de contas, cancelamentos de débitos diretos, relatórios de auditoria e muito mais.
Telecomunicações: As empresas de telecomunicações estão sempre procurando melhorar seus processos e trazer os melhores e mais rápidos serviços para seus clientes. Como tal, a RPA pode ajudá-los a otimizar seu trabalho. Por exemplo, pode ajudar a reduzir o tempo que os funcionários gastam na entrada de dados. Um cliente poderia inserir suas informações no site de um provedor de rede. Com pouco ou nenhum feedback humano, essas informações poderiam ser inseridas em vários sistemas, como um CRM, software de marketing por e-mail, e mais. Além disso, com capacidades de NLU, os bots de RPA podem entender inteligentemente o feedback de um cliente e enviar uma resposta com base nesse feedback.
Como comprar software de RPA
Coleta de requisitos (RFI/RFP) para automação de processos robóticos (RPA)
Ao procurar implantar uma solução de RPA, é importante começar do início. Em outras palavras, uma empresa deve começar realizando uma visão geral dos processos de negócios. Se uma empresa está apenas começando e procurando comprar seu primeiro software de RPA, ou onde quer que uma empresa esteja em seu processo de compra, o g2.com pode ajudar a selecionar a melhor opção. Como mencionado acima, também deve-se considerar o software e serviços relacionados e auxiliares que se pode querer implantar junto com a RPA, como software de mineração de processos ou serviços de consultoria de RPA.
Ter uma visão holística dos sistemas e processos de negócios ajudará as empresas a identificar pontos problemáticos. Isso os ajudará a descobrir qual software comprar (por exemplo, se ele pode lidar efetivamente com os processos de negócios) e a desenvolver critérios de compra. Uma lista de verificação cuidadosamente criada pode ajudar a determinar os recursos necessários e desejáveis, como recursos, orçamento, integrações, número de usuários, requisitos de segurança, soluções em nuvem ou locais, e mais.
Um pedido de informações (RFI) pode ser útil, especialmente se a implantação for grande em escala e escopo. Ao produzir isso, uma empresa pode estar bem posicionada para reunir informações dos vendedores. Dependendo do escopo da implantação, pode ser útil produzir um RFI, uma lista de uma página com alguns pontos descrevendo o que é necessário do software de RPA.
Comparar produtos de automação de processos robóticos (RPA)
Crie uma lista longa
A avaliação de fornecedores deve começar com uma lista longa, que ajudará a determinar se uma solução específica é adequada. Os compradores devem criar uma lista ampla de ferramentas que se alinhem com seus objetivos de negócios. Para que haja um campo de jogo nivelado, é importante fazer o mesmo conjunto de perguntas a cada vendedor.
Crie uma lista curta
Em seguida, deve ocorrer uma redução. Por meio de perguntas pontuais, demonstrações e testes, pode-se passar de uma lista longa para uma curta. Embora isso difira para cada empresa e caso de uso, três a cinco produtos é tipicamente um bom número. Com essa lista em mãos, as empresas podem produzir uma matriz para comparar os recursos e preços das várias soluções.
Conduza demonstrações
Para garantir que a comparação seja completa, o usuário deve demonstrar cada solução na lista curta com o mesmo caso de uso e conjuntos de dados. Isso permitirá que a empresa avalie de forma comparativa e veja como cada fornecedor se compara à concorrência.
Seleção de software de automação de processos robóticos (RPA)
Escolha uma equipe de seleção
Antes de começar, é crucial criar uma equipe vencedora que trabalhará junta durante todo o processo, desde a identificação de pontos problemáticos até a implementação. A equipe de seleção de software deve consistir em membros da organização que tenham o interesse, habilidades e tempo certos para participar desse processo. Um bom ponto de partida é ter como objetivo três a cinco pessoas que preencham funções como o principal tomador de decisões, gerente de projeto, proprietário do processo, proprietário do sistema ou especialista em matéria de pessoal, bem como um líder técnico, administrador de TI ou administrador de segurança. Em empresas menores, a equipe de seleção de fornecedores pode ser menor, com menos participantes multitarefas e assumindo mais responsabilidades.
Negociação
O fato de algo estar escrito na página de preços de uma empresa não significa que seja fixo (embora algumas empresas não cedam). É imperativo abrir uma conversa sobre preços e licenciamento. Por exemplo, o fornecedor pode estar disposto a dar um desconto para contratos de vários anos ou por recomendar o produto a outros.
Decisão final
Após esta etapa, e antes de se comprometer totalmente, é recomendável realizar um teste ou programa piloto para testar a adoção com um pequeno tamanho de amostra de usuários. Se a ferramenta for bem utilizada e bem recebida, o comprador pode ter confiança de que a seleção foi correta. Caso contrário, pode ser hora de voltar à prancheta.
Quanto custa o software de automação de processos robóticos (RPA)?
Geralmente, o software de RPA exigirá uma licença (cobrada anualmente ou mensalmente). Além disso, muitas vezes se paga extra por bot, sendo os bots não assistidos mais caros do que os assistidos.
Retorno sobre o investimento (ROI)
Como a RPA frequentemente substituirá as tarefas (ou empregos) dos humanos, deve-se analisar e comparar o custo de implantar bots em relação a ter humanos realizando as mesmas tarefas. Embora a extensão em que o software impacta o resultado financeiro da empresa seja um indicador chave de sucesso, não deve ser o único. Deve-se também investigar o ROI ético, ou o impacto moral que a substituição de empregos terá.
Implementação de software de RPA
Como o software de automação de processos robóticos (RPA) é implementado?
Os robôs são geralmente de baixo custo para implantar e, como aprendemos anteriormente, são bastante simples de programar tarefas, já que não é necessário conhecimento profundo de software. No entanto, como qualquer peça de software, é sempre aconselhável ter um operador humano à disposição para intervir e solucionar problemas quando necessário. O mesmo vale para o software de RPA, especialmente ao lidar com automação em massa. Para determinar quais processos devem ser automatizados, pode-se usar mineração de processos (que pode estar incluída no software de RPA) ou consultores externos.
Quem é responsável pela implementação do software de automação de processos robóticos (RPA)?
Embora algumas soluções de RPA exijam suporte significativo de TI, a maioria das soluções pode ser implantada diretamente por líderes de negócios. Esses líderes de negócios terão a melhor visibilidade dos processos de sua equipe. Para implantações mais complexas, provavelmente será necessário suporte da equipe de TI. A equipe de TI também pode estar envolvida em relação à segurança. Como o software de RPA pode ter acesso às informações mais sensíveis, a TI pode se envolver para testar quão seguro é o software.
Como é o processo de implementação do software de automação de processos robóticos (RPA)?
Não mergulhe de cabeça. Quando se busca automatizar seus processos, comece com uma análise profunda desses processos. Não precisa começar com software caro ou uma equipe externa. Pode começar com papel e caneta ou em um quadro branco, digital ou não. A empresa, ou equipe, pode identificar os processos mais problemáticos ou aqueles que estão prontos para automação, como os mais repetitivos. Somente após esse trabalho árduo a automação real pode começar.
Quando você deve implementar software de automação de processos robóticos (RPA)?
Muitas soluções oferecem testes gratuitos que podem ser usados para testar a eficácia da tecnologia. Isso pode ajudar uma empresa a determinar se a solução é adequada para ela. Se a decisão foi tomada para implantar a RPA, é fundamental que ela não seja isolada em um departamento, caso contrário, sua própria implantação pode levar a mais complicações e confusão em torno dos processos.
Quais são as linguagens de programação mais comuns para software de RPA?
Embora habilidades de programação não sejam um pré-requisito necessário para usar tecnologias de RPA, elas podem ajudar no treinamento para algumas das funções mais avançadas, ao preencher a lacuna entre processos humanos e linguagem de computador. A linguagem de programação específica sendo usada por uma solução de software de RPA é determinada pela linguagem base na qual o aplicativo foi construído, mas algumas das linguagens mais comuns incluem: Java, Python, C++, C#, Visual Basic, e SQL e JavaScript. A linguagem que você precisa é baseada tanto no tipo de tarefa a ser realizada quanto na linguagem base do seu software de RPA.
Tendências do software de automação de processos robóticos (RPA)
Inteligência artificial (IA)
Os fornecedores de RPA estão se esforçando para implementar elementos de IA e aprendizado de máquina em suas soluções para permitir que os bots aprendam e compreendam melhor as funções que estão realizando. No entanto, a maioria das soluções de RPA já usa alguma forma de visão computacional (reconhecimento de imagem) ou NLP para realizar suas tarefas.
Essas capacidades de IA permitem que as ferramentas de RPA observem visualmente os processos e os realizem por conta própria, sem intervenção humana. Como na maioria das iniciativas de IA, os casos de uso no software de RPA são relativamente brutos. No entanto, para alcançar a verdadeira automação, as duas tecnologias precisarão trabalhar perfeitamente juntas. Isso ajudará as empresas em sua transformação digital geral.
Mineração de processos
Como mencionado anteriormente, o ponto de partida para a RPA deve ser os próprios processos. Portanto, cada vez mais jogadores de RPA estão se associando ou incorporando (por meio de aquisições ou desenvolvimento) recursos de mineração de processos em seu software. Isso ajuda os compradores a usar o software da maneira mais otimizada possível, já que estão sendo orientados a automatizar os processos que têm o maior potencial de automação. Também é benéfico para os vendedores, pois quanto mais processos eles puderem ajudar seus clientes a automatizar, mais dinheiro poderão obter.
Quais riscos estão associados à implantação de software de RPA?
Embora o software de RPA possa ser uma ferramenta valiosa na automação dos processos mais tediosos de uma empresa e na economia de tempo dos funcionários, ele não está isento de riscos. O primeiro risco a ser ciente com ferramentas de RPA são as suposições e expectativas iniciais para a ferramenta - muitas empresas abordam a RPA como uma solução mágica que será capaz de realizar qualquer função, às vezes com a suposição de que pode substituir equipes inteiras de pessoas em uma empresa. Essa abordagem pode levar à decepção por parte dos líderes da empresa, baixo ROI percebido das ferramentas e até mesmo perda de talentos de topo e conhecimento institucional de um negócio. Para mitigar esse risco, as empresas que adotam a RPA devem começar pequeno, automatizando apenas alguns processos chave, ter expectativas realistas sobre o que as ferramentas podem realizar e dedicar tempo para planejar como as equipes que realizam processos atuais se adaptarão às suas novas funções modificadas após a RPA. A RPA não deve ser implementada simplesmente para reduzir custos ao reduzir funcionários em tempo integral (FTEs), mas sim aproveitada como uma forma de permitir que esses FTEs se concentrem nos aspectos estratégicos e criativos de seus papéis.
O segundo desafio inerente da RPA é fornecer comunicação clara às equipes sobre as responsabilidades que costumavam ter (e que foram transferidas para a RPA), versus as responsabilidades que ainda têm junto com a RPA. Esse desafio aparece quando a RPA é adotada pela primeira vez, mas também durante as mudanças nos softwares e sistemas subjacentes nos quais a ferramenta de RPA foi treinada. Usar a RPA pode significar que esses processos de negócios principais se tornam menos transparentes para líderes e gerentes não técnicos, e uma empresa que usa a RPA para essas tarefas frequentemente requer especialistas para determinar o que deu errado ao mudar para um novo sistema ou ferramenta. À medida que a complexidade e o escopo das soluções de RPA aumentam, os riscos também aumentam.
Embora existam riscos associados à RPA, a maioria das empresas ganha muito mais valor com a automação de processos do que arrisca com os cenários acima, no entanto, ao entender os riscos de utilizar a RPA e definir expectativas claras e realistas para a liderança e as equipes de execução da sua empresa, seu negócio estará muito mais propenso a se beneficiar dos incríveis benefícios que a automação de processos robóticos tem a oferecer.
